高云：如何建设现代化的律师事务所之财务管理篇

如何建设现代化的律师事务所之财务管理篇 高云 一、 律所财务管理现状 就律所总的财务现状来看，管理仍然相当粗糙和落后，突出表现在许多律所的财务管理还仅仅停留在简单的记帐和统计。财务管理所特有的许多作用，例如：有效回避税收风险、为投资决策提供准确财务数据、给予律师办案提供足够财务资源支持以及为律所吸纳人才提供灵活和方便的财务帮助等等，均未能有效体现。 究其原因，可以归纳为“三缺”。 一是缺观念。 由于中国大多数的律所还处在资本原始积累阶段，所以合伙自然倾向于采取个体经营式的简单组合，合伙协议实质只是一个分摊办公场地费用的协议，各合伙人之间的关系是松散的，如有的律所每个合伙人每人一本发票和一个公章、或者是实行承包制。即使是合伙形式较为严密的律所，对财务管理的认识也有所不足，特别是管理权缺乏民主监督机制的律所，对律所大多数的支出往往采取“三拍”政策，即决策者在投资之前自己“拍”脑袋想出一个新奇的主意、决策时对着其他合伙人“拍”胸脯大声说行、事后拍拍走人。在这样的合伙观念指导下当然不可能产生周密和详尽的财务管理。 二是缺政策。 现在中国律师给全社会的印象是高收入和低风险阶层，特别是税收部门更逐步收紧对律所的税务监察，就拿广东省来说，律所税务政策可谓是一年一个样，有些政策虽然不尽合理，却长期得以保留，这些政策都束缚了律所财务管理自主性和独立性的发展。如律师界长期争论的对合伙制律所和对合伙人个人双重征税的问题、如何正确核定律所成本的问题等等。如广州市曾在1997-1999年期间规定，传呼机台费和手机费不能作为企业成本入帐，一经查出将视为企业所得对其征收企业所得税。税务部门曾经沿用这一政策对广州律所作了审查，然后在报纸上刊登了一篇题为“律师岂能知法犯法”的文章，内文主要是指责律所以报销呼机费和手机费的形式偷漏企业所得税，如此政策环境对律所财务管理也造成了一定难度。 三是缺经验。 中国律所特别是合伙制律所建立至今才短短十几年，而且税收政策长期不稳定，使律所对于财务管理方面的研究鲜有系统研究和经验积累，而且许多律所的管理者在选择财务管理人员时，都奉行亲信或亲戚最为可靠的观念，但这样的选择往往仅能照顾到财务安全原则，而忽略了发挥极为重要的财务效率和主动规划功能。在实际工作中，由于选材的局限，这些大部分工作在律所财务一线的管理人员往往难以主动系统总结和积累律所财务管理经验和理论，这也是律所财务管理为什么鲜见有理论成果的重要原因之一。 “三缺”现象其实是合伙制律所发展初期的必然产物。但我们应当看到，随着近年来中国经济的迅猛发展特别是中国即将加入世贸，已经有不少律所开始走向规范化和规模化经营的道路。今天，在中国几个经济发达的中心城市，办公场地在１０００平方米以及员工人数在１００人以上的大型律所已经出现。他们已经超越了一般律所的原始资本和关系积累阶段，进入了企业化经营的轨道。 “家大业大”，面对庞大的人员和资金流动，周密而严谨的财务管理是必然要求。此外，随着律师的收入和社会地位的逐步提高，社会对律师的人格、收入等方面的要求也日趋严格，一个明显的表现是近年来税务机关对律所的税收监管不断加强，各种财务税收政策不断出笼，经营律所的经济风险甚至刑事责任风险日益增加。律所经营只有实施周密和严谨的财务管理，包括财务预算的制定、实施控制、评价以及结算报告等等，才能真正避免潜在的各种财务风险，正确反映律所的经营成果。 二、谋定而后动——谈律所财务预算 律所为什么要制定预算？因为律所的一切计划和未来，包括战略发展、经营管理、人才吸纳等等所有蓝图都必须依赖于对事务所将来收入和开支的估算，所以编制科学和完整的财务预算是律所实施上述计划的前提和基础。很难想象，一个没有财务计划的企业能够在经济社会的大潮中自由冲浪？但可悲的是，这却是许多律所的现状。一个没有财务预算的律所，未必不能生存或者赚钱，但是肯定没有很大的发展前途。 一份完整的财务预算应该包括什么内容呢？ 要回答这个问题，可以从研究财务预算的阅读者——合伙人的要求方面入手，中国律所合伙人大多数没有经过严格的财务理论培训，他们的财务知识来自于日常生活的积累和对国营律所财务知识的保留。因此，一份完整的财务预算应当包括以下几个内容： １、 简洁、通俗易懂但规范的财务术语。 主要包括：固定资产、递延资产、折旧、成本（含可变成本和固定成本）、流动资金、收入、公共积累、利润、合伙人权益。以下简单分析其中几个重要概念： 成本——许多合伙人对什么是律所的成本认识模糊。如认为合伙人的提成不是律所成本；某些实行部分平摊办公开支的律所认为，属于各自支付的部分开支不是律所成本，只有律所公共支付的部分开支才是律所成本等。这种分割计算成本的观念，必然导致律所无法对成本统一核算，从而不能正确地反映律所的盈亏状况，这也是很多律所摆脱不了个体经营模式的反映。 其实，律所要实行企业化经营，收入和成本就必须统一规划和控制，这就意味着预算必须统一编制，这是律所从个体经营向企业化经营转化的关键。所有经营律所必须支付的开支，包括所有律师（含合伙人）的提成、工资、租金、水电费、办公费用、福利费等，均应统一计入律所的成本中。 流动资金——律所除了一次性出资外，还必须投入一定的流动资金，存于事务所的基本帐户上，用作支付律所日常的开支需要。有某些律所认为，每个合伙人每年应投入一部份现金用作支付事务所的成本，称为每年的出资，并将该部分出资剔除在事务所的成本预算之外，其实这是不正确的。从财务专业的角度来看，这部分追加的资金其实是流动资金，用作循环支付律所成本。 收入——主要是指律师费，其次可能还有的如利息收入、会费结余、无形资产转让费等。 公共积累——指法定提留的风险基金、住房基金、福利费以及合伙人会议决议提留的任意基金等，这些款项与事务所帐面资金数目往往有所区别。 合伙人权益——这一概念相当于财务报表中的所有者权益项目，但又有所不同。主要的区别是合伙人权益一般仅计算有形资产，不包括无形资产；其次是合伙人权益一般只是一个表示合伙人拥有财产份额的帐面数字，除非新合伙人加入、律所结业或清算，否则一般不按此标准对律所财产进行分配。 ２、合伙收入有多少？ 主要解释的问题包括：预计收入的项目、金额、理由，提高收入所依赖的关键因素以及收入减少时的财务应急方案等； 估算中国律师的收入即律师费创收额是非常困难的事情，因为中国的法律服务现状是客户寻找法律服务提供者主要还是基于对律师个人的才能以及关系的信任上，而不象外国是基于对律所的信任。因此，在收入预测方面，要考虑的因素太多，目前在这方面尚未见有太好的方法。笔者根据经验，总结出以下几种方法： 历史趋势法——思路是根据该律师过去３年来创收额的平均增加幅度推算今年的创收水平。这个方法相对简单，但是不能将许多因素考虑在内，因此应当将该计算结果以关键客户法等方法作适当加权调整，才能比较符合实际情况。 具体计算公式是： 预算收入＝（１００％＋该律师近３年创收额平均增加幅度百分比）＊该律师上一年律师费创收额 关键客户法——适用这个方法要有一假设前提，就是该律师已经拥有一批相对稳定的客户以及稳定的律师费收入，由该批客户带来的律师费应当占该律师当年律师费创收总额的主要部分，如５０—７０％。在此基础上，结合使用历史趋势法，即计算出该关键客户近３年来的律师费平均增加幅度，结合上一年度关键客户律师费创收额以及律师费创收总额，即可相对准确地推算出该律师的收入。 具体的计算公式是： 预算收入＝（１００％＋关键客户近３年律师费平均增加幅度百分比）＊（上一年度关键客户律师费创收额／上一年度律师费创收总额）／１００％ 另外可以参考的方法还有：同行基准法、个人目标测定法等等。 特别要值得注意的是，一份好的财务预算，应当能够做到为决策者分析出如下结论：在未来的一年里，能够使律所保持或者增加收入的关键客户属于哪个范围？律所决策者可参考此结论决定来年应当投入多少财务资源予此范围的客户，以维护律所稳定的收入来源。 ３、 合伙成本有多少？ 主要解释的问题包括：投入的具体项目、金额、理由，控制成本的关键因素以及成本意外增加时的应急方案等； 要准确地预测律所成本，除了要对律所的整体发展战略、人力资源规划、经营管理方针有充足和深刻了解外，还必须掌握一定的技巧。 首先，成本预算不能一成不变，照搬过去的模式，应当根据现实情况和决策者的经营思想和理念，予以灵活地增减； 其次，如根据支付的时间和自由度区分，律所成本大致可分为两大类，即固定成本和可变成本。 固定成本指无论律所经营状况如何，都必须定期、定项和定额支付的成本，如房租、水电费、电话费、工资、律师协会会费、营业税费、基本的培训和福利费用等。这些成本基本可以维持原状不变。 所谓的可变成本是指其开支的时间和金额均有一定弹性，值得我们重点关注的成本，如添置固定资产、办公费用、外聘人员工资、市场拓展费用、特殊技能培训费用、特别福利费用等等。这些成本在支付的项目、金额或时间上均有很大的灵活性，也是最能体现财务预算方案水平的地方。具体的作方法有很多，如成本分类法、总体比例控制法、基金累积法等等，这里由于篇幅所限省略。 一般而言，成本的推算和设计的常规方法有历史趋势法和同行基准法等，笔者在此另外介绍两种方法： 新增效益基准法——即根据新招聘人才能够为律所带来多少经济效益为标准，决定律所可以新增投入多少成本。当然，实施该办法的前提是律所必须对人才有一套科学、严密的评价程序，才能确保计算结果的准确。 单位成本测定法——律所在扩张时往往要涉及两个关键问题，一是在扩充场地的同时需相应增加多少成本？二是要新招律师时必须同时增加多少财务资源？单位成本测定法可以解决这两个问题。 其基本的方法是以办公面积或者律师人数为基准计算律所的单位成本，再按照单位成本