浅谈高校图书馆物业管理_冯瑞祥

2008年第5期中国林业教育浅谈高校图书馆物业管理冯瑞祥　郑　勇(北京林业大学图书馆,北京　100083)摘　要:该文通过对高校图书馆物业管理内涵及内容的分析,论述了图书馆物业管理的必要性和现实意义,并与高校图书馆原有的管理模式的相关指标进行对比,对高校图书馆物业管理的关键问题进行了探讨。

关键词:高等学校;图书馆;物业管理 随着我国高校图书馆事业的发展,高校图书馆日趋现代化、智能化、服务更加多元化,图书情报专业服务以外的多种元素已经融入在图书馆建设中。

在新的环境下,图书馆建设应不断创新工作思路,拓展管理方式方法,将一些功能和服务从图书馆原有的管理模式中剥离出来,通过企业化运作和管理,即引入图书馆物业管理,以节省资源和提高效能。

一、高校图书馆物业管理的内涵物业管理是物业管理企业接受房屋产权人或业主委员会的委托,依照物业管理合同或协议,对已投入使用的各类房屋建筑和附属配套设施及场地进行管理,同时对房屋区域周围的环境、清洁卫生、安全保卫、公共绿地、道路养护统一实施专业化管理,并向住户提供多方面的综合性服务。

物业管理是集管理、经营、服务为一体的有偿劳动,它按照社会化、专业化、规范化原则进行管理,为产权人和使用人提供高效、周到的服务。

高校图书馆物业管理是在传统的图书馆行政后勤管理基础上,伴随着现代图书馆事业的发展及硬件设施不断得到改善而形成的一个崭新的管理系统。

它是在一般物业管理的基础上,注重图书馆学、信息管理学、网络工程等专业的要求,运用现代管理科学和先进的维修养护技术,以经济手段为图书馆提供专业图书情报以外服务的各方面服务,以提高图书馆的使用价值和经济价值,为师生读者做好高质量、高效率的图书情报及附属服务。

二、高校图书馆物业管理的内容(一)一般的物业内容1.对图书馆馆舍和附属配套设施、设备(包括一般办公家具用品、水电气空调电梯等)及场地的维护、修缮,即楼宇自动化部分。

2.安全管理。

包括治安、消防、停车管理等,即安全自动化、消防自动化部分。

3.图书馆环境卫生管理。

包括室外绿化、室内保洁及阅读环境管理等。

(二)特殊的物业内容1.办公专业设备的修缮和养护,即办公自动化部分。

2.对图书馆文献资料、信息资源等的配合管理。

(1)图书资料的保护。

对图书资料的保护及配合管理,主要包括对图书文献的装订、修补、保管、保温、通风、采光、防潮、除尘、防菌、防虫、防鼠等方面的管理,使书刊的使用寿命得到延长,保证图书资料能完整而长久地为广大师生所利用。

(2)图书馆流通业务的配合管理。

在图书馆的指导下完成馆内运输、上架整理等工作。

3.图书馆功能拓展的服务随着图书馆事业的发展,各项服务不断深入,目前图书馆不仅向师生读者提供图书情报服务,而且兼顾了多种配套服务,如计算机网络服务(机房及无线网络等)、提供饮水(含清洁水源、消毒设施)、委托保管物件(含书包、雨具等)、电脑打印、复印装订、代购代办(含订购、交换书刊及文化用品等)、会议室、展览廊、休闲厅、沙龙吧等专项服务以及参与学生社会实践基地管理(公益劳动、勤工助学)、组织文化活动(如交流园地、知识竞赛、讲座培训)等服务。

这些服务并非专业的文献情报服务,可经过约定从原来的管理中完全剥离出来,纳入图书馆物业管理范畴。

三、高校图书馆物业管理的必要性和现实意义(一)图书馆引入物业管理是社会分工的必然结果,会促成各项服务专业化,节省营运成本,提高工作效率社会分工是人类文明的标志之一。

社会分工的27冯瑞祥等:浅谈高校图书馆物业管理　优势就是让有擅长的人做自己擅长的事情,使平均社会劳动时间大大缩短,生产效率显著提高。

人尽其才、物尽其用最深刻的含义就是由社会分工得出来的。

社会分工促进人力成本得到了有效的利用,人力资源得到了充分发挥。

因为每个人的擅长不同,术业有专攻,各人干各自的事情才能充分发挥社会分工所带来的好处。

在某方面优秀的人却去干自己不擅长的活,就造成了人才资源的浪费。

把有头脑有思想的人从繁重体力劳动中解放出来,让他们从事与自己目前的职位相匹配的工作,才能使他们真正用脑去做事情,而不是听吩咐去做事情,工作的主动性才能真正地发挥,才能进一步促进事业的发展。

过去高校图书馆馆舍管理相对独立于社会,大多是行政化的管理体制。

图书馆馆长和馆办公室在做好日常行政工作的同时,要花相当一部分精力兼顾图书馆的安全和清洁工作,例如,清洁工和门卫的调进调出、清洁工和门卫的工资发放、保洁用具的添置补充、卫生检查和安全检查等。

在旧的管理体制下,图书馆各部门的卫生保洁、体力工作,包括擦玻璃窗、搬书运书、整架上架等都由各部门人员自己去做,因此普遍存在高学历、高年资的人员放下手头紧要的工作去做杂乱的事情,造成人力资源的极大浪费。

图书馆实现物业管理机制,把非图书情报的业务剥离出来以后以上情况将得以改变,这是社会分工的必然结果,是时代进步的具体表现。

对图书馆物业实施社会化管理,可以更好地营造图书馆优良环境、改善服务手段,提高服务质量和工作效率。

同时,可以节省营运成本,促进各项服务更加专业化,形成多盈的局面。

一方面,高校图书馆实行物业管理,可使图书馆的领导从繁杂的后勤事物中解脱出来,有更多的时间和精力专注于图书馆的核心工作,考虑图书馆的长远发展,全力进行业务和学术创新,更有效地发挥图书馆的资源优势。

能使馆员们从非业务工作中脱离出来,以更饱满的工作热情投入到为教学和科研服务的工作中,使工作人员能够学有所用、用有所成,从而吸引人才,留住人才。

同时,能进一步拓宽读者服务的广度和深度,充分发挥馆员在知识信息服务业的专业优势,实现读者服务系统的优化,真正体现“以人为本”的服务理念,使图书馆的服务水平和服务质量更上一个台阶,从而提高读者对图书馆的满意度。

另一方面,物业管理组织专业对口、人才聚集、经验丰富,借助物业社会化管理,图书馆就可以充分利用外部技术人才资源,解决馆内缺乏专业技术人员的困难,满足图书馆物业服务的实际需求。

通过对图书馆的物业进行科学管理,相对地延长图书馆的使用寿命,从而为国家和学校节省建馆资金,为图书馆工作人员和读者提供优美整洁、安全舒适、文明幽雅的读书治学的环境,同时,通过物业标准化的管理,有助于工作人员及读者养成良好的卫生及生活习惯,会对读者产生潜移默化的育人作用,有助于树立图书馆的新形象。

(二)图书馆实行物业管理是图书馆功能发生变化的客观要求高校图书馆是学校的学习中心和文献信息中心,是为教学科研服务的学术性机构,是学校信息化、数字化的重要基地。

高校图书馆正不断采用现代化技术实行科学管理,图书馆正从传统的图书馆向数字图书馆迈进。

随着图书馆概念的发展和延伸,图书馆的功能也发生了变化,图书馆已不是过去的藏书楼,新型的图书馆既是学习知识、获取信息的地方,又是休闲和娱乐的场所。

图书馆的现代化管理已远远超出了传统图书馆的管理范畴。

随着我国高等教育事业的迅猛发展,各级政府不断加大投入,许多高校图书馆都新建或扩建了馆舍,扩大了书库,增加了阅览室。

计算机、电脑网络、门禁系统、消防、安防监控系统、中央空调、电梯、楼宇智能化、网络布线系统等一大批性能优良的配套设备也被引进了图书馆,各项配套服务也引入了图书馆,因此,图书馆的物业管理内容和方式也发生了很大的变化,再用传统图书馆那种落后的管理方式显然是不行的,必须运用现代化的物业管理模式。

四、高校图书馆物业管理的应用(一)高校图书馆物业管理内容和机构的变化传统的图书馆(非开放式管理)机构设置,一般都设有采访、编目、流通、阅览、系统部、培训咨询、后勤、办公室、读者服务(含书店、商店)等部门;传统的图书馆的各项服务有图书情报(文献检索、图书资料借阅)、打印、复印、会议室(报告厅)、书店、商店、机房、网络服务等。

通过图书馆实行物业管理以后,图书馆将图书情报服务内容作为主业,把其他服务剥离出来全部纳入物业管理中,图书馆机构设置将变得简洁、服务将更加专业。

按照业务内容的需要,图书馆可设置为三个部门:资源建设及研究部(按照学校的发展思路和需求全面负责图书馆图书情报的研28冯瑞祥等:浅谈高校图书馆物业管理　究和建设,涵盖采访和编目),资源推广部(全面负责借阅的指导和文献资料的推广介绍以及文献检索教学等),综合管理办公室(负责协调馆内各项事务及监督管理物业管理合作单位的各项服务)。

(二)高校图书馆物业管理的关键问题高校图书馆实行物业管理,是为了提高图书馆的服务质量与服务水平,确保教学与科研的需要得到更好地满足。

图书馆是以服务为宗旨,而物业管理组织是兼顾服务和效益(盈利),因此,在实行物业管理的过程中,要明确双方的权利与义务,始终贯彻图书馆管理的专业理念,明确物业管理的过程就是服务的过程,加强沟通和协调协作,开辟共赢的局面。

1.合作管理规范化图书馆通过公开招投标的形式,引入有资质、有实力、信誉好、专业技术强的物业管理组织,按照服务需求通过标书和规范合同进行约定,从法律层面进行相互约束。

学校图书馆及相关部门根据需要成立专门的图书馆物业管理招标委员会(或领导小组)负责招标的全过程。

在标书中详细写明项目概况(图书馆的具体情况)、招标内容(如前述的一般内容和特殊内容)以及各相关内容的管理服务要求,严格审查投标单位的相应资质。

中标后,根据图书馆物业管理服务的需求,约定相关服务内容的服务标准和制度规范,并根据国家相关法律法规,签署相应的合同。

2.加强对物业管理组织的监管,实现各项服务制度化、标准化图书馆要求物业管理组织,严格遵循图书馆的工作理念,按照各项服务的需要,通过各项管理制度,使各项服务工作制度化和标准化。

物业管理组织(企业)入驻图书馆后,尽管图书馆内有两个法人实体,但是目标是一致的,就是为读者做好服务。

对于读者来说,他们只认识图书馆,也就是说在对外服务上,于读者来说,是浑然一体的。

因此,在管理过程中,图书馆要严格要求和监督物业管理企业,围绕学校图书馆建设和发展的思路,统一服务理念,并对各项服务体系的制度和相应的规范,通过随时的图书馆日常监督和抽查及读者的意见反馈,进行考评和不断修正。

比如,在对待读者的服务礼仪上严格按照图书馆的服务规范要求,在设备及图书等资产保养管理上,严格落实相关的操作流程和检修制度,在整书上架运输等工作上,严格按照流通服务管理的制度进行。

3.强化沟通和协作物业管理的过程就是服务的过程,管理是手段,服务是目的,管理是为了能更好地服务,物业管理因服务的需要而存在和发展,物业管理既要管物,又要服务于人,还要服务于图书馆的各项业务。

因此,在合作过程中,图书馆作为物业管理组织的服务主体,图书馆不仅需要强化其监管,同时也要加强平等沟通,共同促进各项服务更加深入细致的开展,开辟双赢的局面。

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