订单及发货流程

产品订单及发运流程相关规定

为确保公司产品销售、发运井然有序，准确及时，职责分明，往来清楚，特制定本工作流程及相关规定。

1、市场部根据销售合同及其合同评审结果下达《销售订单》（见附件1，简称《订单》）。

《订单》一式五份，经总经理签批后分别送至技术部、生产部、计划、质检部。市．

场部对订单

．．．．．．．．．。

．．．．．的．完整性、准确性负责

2、订单中应明确货物交运日期及方式。货物运输应以“采取最廉价方式发运”为原则，

对提出送货上门、客车代运等非最．廉价方式发运要求的，必须在《订单》的“交货

方式”中注明，并提醒总经理审示。

3、各部在接到订单后，应及时明了订单内容，如对订单存有质疑，必须在2小时之内

反馈到市场部。市场部应对提出的问题及时澄清，做出解答，对引起误解的部分予以文字补充说明。文字补充说明不应使订单内容发生实质性的改变，若有实质性变动，应按照本规定第6条“订单修订”有关要求进行。

4、销售订单一旦确定下发，必须严格执行。对执行过程中出现的新问题造成不能满足

订单要求或不能按时完成订单时，应在第一时间（即0.5小时内）反馈至市场部协调解决。对确认不能满足订单技术或时间要求的，分下面两种情形由市场部负责上报总经理。

a、经与用户沟通用户接受修订后的交货条件：修改《订单》，上报总经理知晓；

b、经与用户沟通用户不接受修订后的交货条件：第一时间上报总经理裁定。

5、对经再次协调确定的与原订单不一致的内容，市场部必须对订单进行书面修订。

6、订单修订：

①、订单修订由原“下单员”负责完成，并对此项工作的彻底

．．性和正确性

．．．．．负责。

②、若存在技术修订，该单技术负责人应提出书面技术修订方案，经总工程师审

批后送达市场部实施“订单修订”。

③、在修订内容不多，不影响订单内容清晰完整，不会造成误解的情况下，下单

员可在市场部留存的《订单》上直接进行修订。被修订的留存《订单》在报

送总经理复审签批后，下单员到现场对所有原订单进行修订；

④、对修订内容较多，或影响订单的清晰完整，或易造成误解的，必须将原订单

全部收回，重新下达、审批、下发。必要时，在新订单下达前重新进行合同

评审。市场部留存的重新下达的《订单》应与留存的原单一并保存；

⑤、在原订单上进行内容修订，必须采用划改（划改

．．——在原内容文字上画上一道，以示原内容作废，但又不影响原内容辨认，之后在其上方或下方写上正

确的内容。见附件2：“划改示意说明”），在．原单上修订

．．．．；

．．．．．不得涂改

⑥、下单员对所有被修订《订单》的每一处

．．确认；

．．．修订都必须签章

⑦、订单中止（撤单），视为特殊的订单修订。订单一旦被确认中止，市场部必须

在第一时间向总经理汇报，在得到同意撤单指示后，市场部应随即口头通知

生产部准备进行生产和采购计划调整；同时应在2小时内完成下列工作：a、

在留存的该原订单上注明撤单原因，送总经理签批；b、收回已下发的所有该

《订单》合订保存；

⑧、生产部门不得接受任何来自非市场部的订单修订或撤单要求。所有

．．订单修订或撤单要求必须通过市场部按照有关程序及要求实施。

⑨、收到修订文件的部门负责人应在下单员指定的文件上签字认可。

7、生产部每天下午下班之前，把按订单要求第二天要发运的、或未到订单要求发运时

间，但第二天也可以发运的产品通知市场部。

8、市场部根据生产部的通知做出发运安排，并将与发运安排相一致的《配货清单》（见

附件3）送达生产部。

9、《配货清单》是《订单》的组成部分，其产品名称、规格型号、编号应与订单相一

致。当《订单》要求的产品不能一次性发运完毕时，应在《配货清单》编号后添加能够表明发运批次的后缀。

10、生产部根据市场部的发运安排，于次日下午四点半之前，把要发运的产品按照《订

单》和《配货清单》的要求成套包装入库，并通知成品仓库做好出库准备。配货清单上所标出的内容必须逐条验对后在“□”处打上“√”。验对人应在《配货清单》上“核准人员”处签名。

11、由市场部根据产品准备情况，开具三联式《出库单》（如附件4），分别作为成品库

出库、市场部发货、财务监督的下账凭证。市场部对出库单的准确性负责

．．．．．．．．．．．．．。

12、出库单“经理”一栏由主管销售的副总经理签署，以示对用户、产品及其配套物品

的确认。主管销售的副总经理不在岗时，由主管生产的副总经理代签，待主管销售的副总经理到岗后，由下单员送交补签。

13、成品库管理人员按照《出库单》上的产品规格型号、变比、数量、准确级及负荷对

待出库产品逐一进行核对，确认无误，成品库管理人员在出库单上签字，实施出库。

成品库

．．．．．与出库单的一致

．．．。

．．．．．．．性负责

．．．管理人员

．．．．对出库产品

14、所有出库产品，事先必须办理入库手续。产成品原则上不允许先出后入，以防止漏

办错办。

15、产品出库后，市场部应及时开出《货物发运通知单》（见附件5，简称《通知单》）

实施发运，并对出库待发运产品进行标识，防止错发、漏发。

16、《货物发运通知单》一式二份，负责货物发运人员和市场部各一份。货物发运人员

在接到发运通知单后，对通知单上发往各目的地的发送件数进行核准，确认无误，发运人员在《通知单》上签字。

17、《通知单》应至少包含以下内容：客户名称（或订单编号）、发运日期、目的地、货

物件数、联系人、联系电话、发运要求及付款方式。市场部对

．．．．．．．．《．货．

．．．．待发运货物标识和

物．发运通知单》的正确性负责

．．．．．．．．．．．．。

18、发运人员凭《通知单》通知生产部主任安排待发运货物装车事宜。货物装车是生产

全过程的一部分，生产部主任应按照通知要求及时安排人员认真实施，不得推诿、

延误。发运人员应保证

．．．与《通知单》

．．。

．．．．．．相．一致

．．及．其．目的地

．．．．．．．所发运

．．．货物

19、非常规出库/发运，是指无论工作日或休息日当成品库管理人员不在岗情况下需办

理的出库/发运。遇此，生产部主任应事先安排其他人员临时负责成品库工作，履

行产成品出入库职责，同时

．．把指定的成品库临时负责人告诉市场部知晓。除此之外，非常规出库/发运其余各岗位流程及要求不变。

20、成品库管理人员对其不在岗情况下办理的出入库手续，应在到岗后4个工作时内完

成核对、登帐，不得拖延。发现问题及时纠正。

21、通常情况下，发运人员应在货物发出后第二天，持“物流货物运单”到市场部复命。

市场部应对“物流货物运单”与《通知单》要求进行核对，核对无误在“物流货物运单”上签字认可。此签字作为货物发运费用签批报销依据。