关于电子档案归档及档案信息化建设探讨
试论档案信息化和数字化建设
作 向前发展 的趋势 ， 对档案 工作人员的专业结
构 提 出 了新 要 求 ， 是 档案 人 员必 须 不 断更 新 一
１建 立 档 案 馆 （ ） 页， ． 室 网 开展 网上 利 用服 务。随着各部门 内部局域 网盼建立， 档案部 门 将 充分 利 用 内网制 作 自己的 网 页 ， 极 组 织上 积 网数 据 和 信 息 ，使 档 案 管 理服 务 系统联 网 ， 实 现 档 案 信 息 的 网上 检 索 ， 用 户提 供 更 好 的服 为 务 。 目前 ， 内许 多单 位 档 案馆 （ ） 用 互联 国 室 利 网 开展 的 网上服 务 ， 已成 为 为社 会 和 单 位提 供 档案 利 用 服 务 的一 种 重 要 形 式 。 案 工 作 者要 档 以 网站 为 基 础 ， 进一 步 加 快 档 案信 息资 源 数 据 库 建设 。尤 其是 电子 文 件 全 文数 据 库 建 设 ， 在 网站 上 实现 电 子 文件 的 实时 管理 与利 用 。 现 实 档 案信 息 资 源 数 字 化 、 据 库 化 ， 案 信 息服 数 档 务利用网络化 ， 档案管理工作 自动化 ， 档案信 息 管理 法制 化 。 ： 如 输入 目录管 理 数据 库 。 网 在 上 公 开 部 分 档 案 目录 ， 便 查 询 检 索 ； 案 棺 方 档 （ ） 宣传 部 门密切 配合 ， 以将 本单 位 重 大 室 与 可 活 动 中形 成 的 新 闻录 像 档 案 数 字化 并及 时 归 档 ， 立数字化视频档案数据库 ， 建 以便 于 宣 传
（ ） 势在必行 ， 这给企 事
业 的 档 案 信 息 化 、数 字 化 建 设 提 出 了新 的课
档案管理信息化建设存在的问题与解决措施
档案管理信息化建设存在的问题与解决措施1. 引言1.1 背景介绍近年来，随着信息技术的不断发展和进步，档案管理信息化建设已经成为各个行业普遍关注的话题。
随着企业和组织规模的扩大，传统的手工档案管理方式已经无法满足信息化管理的需求，因此越来越多的机构开始将档案管理数据数字化，以提高信息检索、存储和共享的效率。
档案管理信息化建设也面临着一些问题和挑战。
本文将结合实际案例，分析档案管理信息化建设中存在的问题，探讨相应的解决措施，以期为相关机构提供参考和借鉴。
2. 正文2.1 档案管理信息化建设存在的问题档案管理信息化建设过程中常常面临着技术设施不完善的问题。
许多单位在推行信息化档案管理时，由于缺乏必要的技术设备和软件支持，导致档案管理工作效率低下，无法实现信息的快速检索和共享。
随着信息技术的不断发展，一些机构在信息化建设中存在着安全风险。
档案信息的泄露、篡改和丢失等问题成为档案管理信息化建设的重要挑战，这不仅会影响机构的正常运行，还可能对公民的隐私造成不良影响。
档案管理信息化建设还面临着人员培训和意识普及不足的问题。
许多单位在推行信息化档案管理时，缺乏专业技术人员进行培训和指导，导致档案管理人员对信息化技术的掌握不够深入，无法有效地利用信息化手段进行档案管理工作。
档案管理信息化建设存在的问题主要包括技术设施不完善、安全风险较大和人员培训不足等方面。
为了解决这些问题，需要加强技术设施的建设，加强信息安全意识，提高人员培训水平，推动档案管理信息化建设向更高水平迈进。
2.2 缺乏标准化的档案管理流程缺乏标准化的档案管理流程是当前档案管理信息化建设中面临的一个主要问题。
在传统的档案管理中，由于缺乏统一的标准化管理流程，各个单位或部门可能采取不同的管理方式，导致档案管理的规范性和统一性较差，难以实现信息共享和资源整合。
缺乏标准化的档案管理流程容易导致档案管理工作的混乱和低效。
不同部门或单位的档案管理标准不一致，可能存在重复建档、信息冗余等问题，增加了档案管理的复杂性和工作量。
关于档案信息化管理建设的思考
要较大 的档案室进行存放 。档案信 息化主要借 无序状态 。 随着计算机技术的发展 ， 档案管理正 助于硬盘 、 光盘等存储介质来实现的 ， 这些存储 在逐步 由实体化管理向信息化管理发展。但 目 介质体积小 、 大， 容量 仅需要少量的消磁柜等专 前 大部分单 位 的电子文 件仍 处于无 序管 理状 用设备进行存放即可 。档案信息化在存储上 的 态。主要表现在对 于 自己单位通过网上发送的 优势是显而易见的。 文件仍实行双轨制 ， 即发送 电子文件 ， 纸质文件 ２ 维护优势 。 ． ２ 传统档案管理方式下 ， 每年 存档 ，对于从网上接收的其他单位的来文则只 都要组织人员集 中时 间对上年度的纸质资料进 存打 印出的纸质文 件。有的甚至因计算机系统 行分类 、 整理、 筛选 、 归档 ， 所耗费的时问和精力 的存储容量不够 ， 了接收新的电子文件 已开 为 是相 当巨大的。而档案信息化管理是将 电子文 始清除部分原有的电子文件 ，这样做完全破坏 档在文件办理结案后随时进行归档 ，或在某一 了档案信息的统一性 、 完整性 。由此可见 ， 电子 时问周期定 时统一归档 ，由文件形成部 门通过 文件的管理并不像纸质的管理那样规范。 网络传送给档案部门 ，并用电子数码签名封签 档案信息化建设中的管理人员素 质问题 。 室 普遍存在着人 员少 、 文化 素质 出了更新更高的要求 ， 档案管理由传统方式向 认证 ， 由档案工作人员接收登记 ， 由原则给 目前档 案馆 （ ） 按事 信息化管理转变已迫在眉捷 。 出档案分类号 ， 设定访问限制级别 ， 以便将来用 低 、 身体素质差 的现象 。 特别是档案室的档案管 档案 信息化 管理是顺应 电子信 息科技 发 户查找利用 ，既方便快捷又能保证归档率和完 理人员多数不是专职档案员 ，无暇顾及档案工 展 的产物 ， 是通过数字化技术 、 算机技术 、 计 网 整率。 作， 而且大多也 只停 留在手工操作水平上。 由于 络技术和远程通信技术等现代先进技术 的有机 电子档案的收集 、 存 、 保 维护 与利 ２ 利用优势。 ． ３ 在传统档案管理方式下 ， 查 对 电子文 件、 整合所构成的档案信息远程传输和社会共享 的 询、 阅档案都需要办理 繁琐 的手续 、 借 经过复杂 用接触太少 ， 档案管理人员能熟练使用微 机的 完整服务体系。如何认清当前档案信 息化管理 的程 序到档案室进行 ； 档案 的检索主要依 靠人 为数不多 ，能承担程序设计和数据维护的更是 的现状 ，从而更好地提 出加快推行档案信息化 工查 询卡片实现 ， 给档案利用带来诸多不便 。 档 少之又少， 致使档案信息化程度仍然很低 ， 档案 管理建设工作 ， 了如下思考。 做 案信息化管理在对电子文件归档的同时进 行主 资源中蕴藏 的丰富信息还没有得到充分挖 掘和 ｌ传统档案管理 的缺陷 题 词标 引、 著录 ， 如有 需要 可以编制多角度 、 全 利用 ， 能满足经济建设和社会发展 Ｅ 增长 不 ｔ 益 传统的档案数 据库中分类 信息复杂 ， 需靠 方位 的检索工具 ， 方便检索查询信息。 利用者只 的需要 。 手工查询纸张原件 ， 响应速度慢。 由于档案量巨 须提供文件分类号或 主题词即可获得相应 的文 ４促进档案信息化管理的途径 大， 当需要 查询 档案时 ， 需花费几个小 时 ， 甚至 件和相关的上下级行文及附件 ，从而大大减轻 档案信 息化建设是 一项 需要运用 多种 学 天的时间在档案室查找。耗 时、 耗力 。 档案工作人员的劳动强度 ， 缩短查询时间 ， 高 科知识 、 提 多专业 配合、 多部门协作 、 多环节配套 档案需要 长期保 存， 为避 免可能造成的文 工作效率。 此外 ， 信息化档案可 以通过复制并 存 的复杂 系统工程。因此 ， 我们还 从多方 面努力 ， 档纸张受潮 、 虫蚀以及火灾 等灾害 ， 需要不断优 储于不同介质之 中， 利用者只要获得允许 ， 可 做很多实际工作 ，从而叉好 又快地 推动档 案信 就 化存储环境 ，每年大量投入文档的保管经费已 以随时随地调出查阅所需的档案信息 。 息化建设步伐 ，使其 与社会信息化建设协 调发 在所难免 ， 且传统文档缺乏备份 ， 如若丢失不可 ３档案信息化管理的现状及不 足 展。 复原， 失极大。 损 在档案 信息化管 理建 设的进 程中 ， 经过一 第一 ， 加快意识 和观念 的转变。档案工作 反复 查 阅档 案不可避 免会造成 原件受 损 段时间的建设 ，档案信息化管 理工作取得 了一 者必须强化信息意识和信息观念，变静 态档案 或遗失 ，给文档的保管与利用带来管理上的困 定的成绩， 但一定程度上 ， 在主观和客观两方面 信息为动态信息 ， 搞好信 息资源 的开发和 利用 。 扰。 在已认知 的低档平板扫描仪 录入的方式下 ， 都存在一定 的问题 ： 尽管传统档案管理将存在相 当一段 时间，但档 大 量文 档的电子化进程是不可想 象和解决 的 ， 档案信息化建设观念 相对落后 。 国相 当 案管理者不能因此而 轻视档 案的数字化 、 自 我 动 且大量电子化文档如何管理 、 查阅 、 用有待全 部分领导 的档案意识 淡薄 ， 应 认为档案无足轻 化 、 网络化建设。 而应积极寻求新形 势下档案管 面解决。信息化是 当今世界经济和社会 发展 的 重 ， 没有多大用途。因此 ， 档案事业难 以得到应 理的新方式 ， 设法改 变条件 ， 着力构建档案信息 大趋势。计算 机技术 的快速发展使我们 步人 了 有的重视 ， 造成档案事业 的先天不足 ， 经费投入 化平台 。 个信息化的时代 ， 无论是从政治、 经济 、 文化 、 得 不到保证 。 同时 ， 档案工作者对档案信息化意 第二 ， 加快档案信息化基础设施 建设 。常 科技、军 事等多个领域还是到人类生活 的各个 识不够 ， 缺少服务意识 ， 档案信息化建设过程 中 言道 ：工欲善其事， “ 必先利其器 。没有计算机 ， ” 角落 ， 信息技术无不显示其独特的魅力 ， 成为现 非积极投入及非规范行为 ，最终会造成档案信 或者说有了计算 机而没有进入 网络 ，档案信息 代社会和现代生活不可缺少的工具 。 以说 ， 可 现 息化建设的延缓 ， 造成档案信息交流的障碍 ， 影 化管理只能 是一句空话 。随着档案信息量的剧 代信 息技术成为实现科学开发档案信息资源的 响档案信息化建设 目 的实现 。 标 增 ，人们需要采用先进的计算机技术实现档案 关键条件 。 档案信 息化建设 的基础设施相对薄弱 。 档 全方位 、 多层次 、 多功能 的现代 化管理 。 尤其是 ２档案信息化管理的优势 案信息化建设必须具备一定的硬件条件 ，如要 使用多媒体技术 ，传统的纸质载体 的档案材料 纸张发 明以来 ， 纸质档案逐 步取代 其他 材 配备计算机 ， 建立局域网 ， 需要 大容量 的服务 转化为全文 、 图 、 全 全声的光 盘储 存 ， 并实 现全 料成为档案的主要载体 。随着办公 自动化的不 器 ，建立数据库等 ；开发研制档 案管理专用 软 屏幕 自动检索 。 所以 ， 计算机及其配套设施必须 断深入 ， 电子文档将 逐步取代纸质文档 ， 成为档 件 ， 加强网络 日 常管理与维护等 ， 这些都需要 大 跟上 ， 足档案管理信息化的起码要求 。 以满 案资料的主体。档案信息化管理具有传 统管理 量的资金投入 。 前档案管理机构吃财政饭 ， 目 没 第 三 ， 开发和利用现有信息 资源。在 加快 首先要克服“ 的思想 。 等” 不能因为档 方式不可 比拟的优 势 ， 也将会逐步成为档案管 有能力通过提供社会化服务增加适 当收入 。一 这一方 面， 理 的主要方式。 旦国家未能投入 ，档案信息化建设再好 的蓝 图 案管理要实现信息化便将现在的所有 档案材料 ２ 存储优势 。传统档案管理是对纸质 资 也 难 以实 现 。 ． １ 藏于“ 死库 ”抛弃 不用 ， ， 一切 从“ 开始 ， 要 零” 而 料进行分类 、 整理 、 筛选 、 归档的 ， 数量庞大 ， 需 档案信息 化建设 中的 电子 文件管 理处 于 重视其继承性 ， 要对现有的 （ 下转 ３７页 ） １
试析电子档案管理信息化的建设与发展
一
、
电子档案管理信息化的发展必要性
档 案是 连接信息 的一个纽带 。对于世界文 明有着承接过去 ， 启 示现代 ， 发展未来的作用。它本身具有 的强大无形力量 是不可 忽视的 。因此档案管理就彰显 出颇为重要的地位 。也是我们 一 项重要 的事业。那么在这个数字信息化高速发展 的时代 ， 档 案管 理 要求电子信息化就更是迫在眉睫了。 １ ． 现代企事业单位中 ， 档案管理信息被每天不断更新变化 的 数 字 化 网络 冲 击 着 ， 其 形 式 由原 来 的 传 统 手 稿 文件 ， 装 件 人 盒 的 方式， 被迫进入到 电子机器的识别 时代 。并且经历 了从单机数据 到网络信息 ， 而且还在不断的更新迭代中。 ２ ． 随着办公 自动化软件逐渐进入各个单位 中， 那些单位落后 的档案管理 体系 已经不能适应 时代发展的需求 。这就要 求我们 档 案管理层 也要 不断的去 改变 自己原有的管理模 式， 去加速适 应 网络信息化 发展 的需求 。如果还 不改变就无法适应其它 单位对 你 传达 的信 息 。 ３ ． 电子 档 案 管 理信 息化 可 以 实现 高 效 、准 确 、公 正 、科 学 的 档案管理 。随着企事业单位的人数增加 以及各个企事业单位合作 的加深 ， 人工管理档案的模式 已经不能适应新 的社会需求 ， 这样就 需要将档案管理 电子化 、数字化 ， 这样 ， 我们在使用 电子档 案时不 仅可 以查询任意时间 内所需要 的资源信息 ， 而且 可以大大提升 电 子档案资源的利用率， 以及工作效率 ， 可谓是事半功倍 。 ４． 电子 档案管理信 息化还具有完整性 、有效性 、保 密性 、 规范性 。因此 ， 对于档案管理价值 的发展与开拓就非常重要 。
档案信息化建设面临的问题与对策
档案信息化建设面临的问题与对策随着信息化时代的到来，档案的信息化建设越来越受到重视，但在实际建设过程中，还面临着一些问题。
本文将探讨档案信息化建设面临的问题以及对策。
一、问题1. 资源不足：档案信息化建设需要大量的技术、人员、资金、设备等资源，然而这些资源不可避免地存在不足的情况。
2. 技术难度：档案信息化建设需要采用较为复杂、高端的技术，这对于技术水平不够的机构或个人是一个挑战。
3. 安全隐患：档案作为信息化建设的对象，自身信息的安全是尤为重要的。
然而，在网路安全技术还不完善的情况下，档案信息的泄露、丢失、篡改等问题容易发生。
4. 习惯问题：档案工作传统上采用纸质档案模式，很多机构或个人对于信息化建设的接受程度有限。
二、对策1. 整合资源，加大投入：对于资金、技术、人员、设备等资源的不足，机构或个人需要加大投入力度，在整合资源的同时，寻找更多的资金来源，以支持档案信息化建设。
2. 提高技术水平：在面对技术难度较高的问题时，机构或个人可采取培训、学习等方式，提高自身的技术素养和水平，以应对信息化建设中的挑战。
3. 加强安全措施：档案信息的安全应始终作为重点思考的问题，机构或个人可采取各种安全策略和技术手段，比如访问控制、加密等，以确保档案信息的安全性。
4. 倡导信息化意识：机构或个人可以加强对员工、社会公众对信息化建设的宣传和推广，提高大家的认知度和接受程度，从而克服机构或个人由于惯性思维而对信息化建设的抵触情绪。
总之，档案信息化建设面临诸多问题，需要机构或个人加大投入力度，提高技术水平，加强安全措施，同时倡导信息化意识。
只有这样，才能促进档案信息化建设的发展，提高档案管理工作的效率和质量。
电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用
当务 之 急。
基 于上 述定 义 ， 实现 电子 档案 规 范 管理 必 要
（ 业务人 员素质有待提 高 二）
须具备有配套的软硬件基础设施 ， 主要 包括 网络
硬 １ 用户 管理 问题 。所 面对 的 用户将 不是传 统 环境 、 件 环境 和 系统 软件 建 设 三部 分 。 网络 环 、 与互 联 网连 接 的公 众 网 ， 实行 并 意 义上 的 用 户 ，需要 对 用 户作 出一 定 的 限制 ， 对 境 分 为局 域 网 、
电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用
电子档 案管理 在 推进档案 工作 信 息 化 建 设 【 硇 应用 ｌ 】
云南 省 小龙 潭矿 务局 陶丽萍
摘
要 ： 好 电子档 案 管理 是 实现 档案 信 息 做
电子 档 案 管 理 工作 将 是 一 个依 赖 于 通 讯 和
Байду номын сангаас
化 的 前提 和 条件 。 结合 工作 实 际 ， 电子档 案 管 网络 的全 新 工作 ， 就 实现 档 案 信 息 电 子化 ， 必 须 就 理 在 推 进 档 案 工 作 信 息 化 建 设 中应 用 与 实践 作 要 有 现代化 的人 。这首先 就要 求档 案 专业人 员要
潜力 ， 功能涵盖档案的数字化加工 、 其 电子 档 案 息 管理部 门三 结合 的 方 法。电子 档案 形成 部 门熟 信 息的采集、 理 、 处 存储 、 档 、 用及 电子 档 案 悉各 项 管理 业 务 ， 归 利 了解 电子 档 案 的 自然形 成 规律
资 源 管理 全过 程 。 所采 用 的许 多关键 技 术 ， 于 和 历 史联 系，是 承担 归档 工作 的 主要 责任 者 ， 属 在
档案管理信息化建设存在的问题与解决措施
档案管理信息化建设存在的问题与解决措施随着信息化建设的不断发展，档案管理也在逐步向数字化和智能化的方向发展。
但是在实际的操作中，仍然存在许多问题需要解决，以下是一些常见的问题以及解决措施。
一、电子档案安全性问题在信息化建设中，电子档案是不可避免的。
但电子档案容易面临黑客攻击、病毒感染等风险，信息安全是档案管理信息化建设中亟待解决的问题。
解决措施：1.加强信息安全意识，让所有用户都知道使用电子档案系统时需要遵循哪些安全规则。
2.采用安全可靠的技术来保障电子档案系统的安全，如防病毒软件、数据加密措施等。
3.建立完善的安全监控机制，实时监测电子档案系统的安全情况，及时发现和解决安全隐患。
二、电子数据存储问题由于档案管理信息化建设所产生的大量电子数据，需要有足够的存储空间来存储。
解决措施：1.选用存储容量适中、速度快、平稳可靠的存储设备。
2.根据不同的档案类型、保管级别、保存期限等因素进行分级存储，将存储工作做到集约化、标准化。
3.对存储设备进行定期维护和备份，确保数据的安全性和可靠性。
三、归档流程不畅在档案归档过程中，可能出现由于人为原因、档案资料缺失等问题导致渠道不畅，延误归档时间等问题。
解决措施：1.建立科学合理的档案系统，清晰的档案分类体系和目录结构，以确保文件归档不出错、不漏。
2.构建高效的档案存储系统，实现档案信息的快速检索，减少归档和检索的时间成本。
3.加强人力资源管理，配备专业的档案管理人员或建立专业的档案管理机构，定期开展培训提高工作人员的工作水平与能力。
四、信息化程度不高虽然档案管理信息化建设已经得到广泛应用，但仍有许多机构和企业存在信息化程度不高、应用不广泛的问题。
解决措施：1.重视信息化建设，明确档案管理信息化的优势和必要性，提高领导干部和员工信息化思想意识和技能水平。
2.制定档案管理信息化建设的发展规划，明确信息化建设目标、任务和进度，确保档案管理信息化建设与实际工作相结合。
3.加强信息化建设的宣传，让参与者充分了解档案管理信息化建设的意义和价值，进一步推动信息化进程。
档案馆信息化建设存在的问题与对策
档案馆信息化建设存在的问题与对策随着信息化时代的到来，档案馆作为保护和管理重要档案的机构，也面临着信息化建设的挑战和机遇。
档案馆信息化建设过程中依然存在着一系列问题，包括技术设备不足、人才缺乏、档案数字化进程缓慢等。
本文将探讨档案馆信息化建设存在的问题，并提出相应的对策。
一、问题分析1. 技术设备不足档案馆信息化建设需要大量的技术设备支持，包括数字化扫描设备、存储设备、网络设备等。
许多档案馆的技术设备更新缓慢，不能满足信息化建设的需求。
部分档案馆因为资金短缺，无法购买最新的技术设备，导致信息化建设进程受阻。
2. 人才缺乏档案馆信息化建设需要专业的技术人员，包括信息工程师、数字化专家、数据管理人员等。
许多档案馆在这方面人才匮乏，导致信息化建设的进程受限。
即使有一些档案馆在拥有技术人员，但是他们的专业水平和能力也无法满足信息化建设的需要。
3. 档案数字化进程缓慢档案数字化是档案馆信息化建设的重要内容，然而档案数字化的进程依然较为缓慢。
部分档案馆在数字化工作上投入的精力和资源不足，导致档案数字化的速度缓慢，甚至出现了工作质量不高的情况。
由于档案数量众多、种类繁复，数字化工作也面临着巨大的挑战。
二、对策1. 加大资金投入，更新技术设备对于技术设备不足的问题，档案馆需要加大资金投入，更新技术设备。
政府可以通过加大对档案馆信息化建设的资金支持，鼓励档案馆更新技术设备，提高信息化建设的水平。
档案馆也可以通过引进社会资本的方式，积极争取企业和社会各界人士的捐赠和支持，以解决技术设备不足的问题。
2. 培养专业人才，加强队伍建设为了解决人才缺乏的问题，档案馆需要加强队伍建设，培养专业人才。
档案馆可以通过引进外部人才、加强内部培训等方式，逐步提高信息化建设队伍的整体素质和能力。
政府可以通过出台相应的政策措施，鼓励档案馆加强人才培养和引进，从根本上解决人才缺乏的问题。
为了加快档案数字化进程，档案馆需要制定相关的数字化工作计划，提高工作效率。
档案信息化建设困境及对策
档案信息化建设困境及对策近年来，随着十九大提出“数字中国”的战略，信息化建设成为了不可或缺的一环。
作为一个国家重要的信息资源，档案的信息化建设也成为了重要的问题。
然而，在信息化建设过程中，档案馆遇到了很多的困境，本文将结合实际情况探讨一些解决办法。
一、档案馆信息化建设困境1、档案数字化程度低。
档案的数字化程度主要指的是电子信息化。
相较于西方国家，我国档案的电子化率明显偏低，在高清扫描等方面也存在较大的差距。
这种情况下，遇到档案卷宗的查阅和信息导出等问题是不可避免的。
2、数字化档案存储不便。
数字化档案比纸质档案更易管理，但数字化档案存储容量上限会受到设备限制。
而且，针对保密程度较高的文件，对其存储时的物理环境监控往往成为了不可回避的问题。
3、存在着信息孤岛问题。
档案信息化建设的一个主要目标是将信息流动化，更好的服务于社会。
但在实际操作过程中，不同部门之间会存在着一定的数据共享和交换问题，导致信息孤岛现象的出现。
4、缺乏高效的信息查询和管理系统。
因为档案数量庞大、管理复杂，档案无法通过传统的查档方式进行检索。
如果没有完善的查阅系统，往往会导致查询的错误和时间浪费。
二、档案馆信息化建设对策1、强化数字化档案的导入和存储管理。
数字化档案管理可以更省时省力。
对于电子化比较填字段级别较高的档案，可以采用云存储的方式，但对于较为机密的数据还是应该进行本地存储管理。
在存储和监控方面，最好有专职管理人员随时跟进。
2、研发相关信息查询系统。
我们可以研发一套高效的信息管理和查询系统，提高信息查阅效率，理顺信息流通的管道。
必要时，可以请一些互联网公司的技术人员参与开发、测试和上线工作。
3、搭建数字化档案平台并强化安全防范。
创建数字化档案平台可以把相同档案集中管理，集中技术、统筹资源。
同时，加强技术和人员方面的工作对安全的防范。
4、加强档案馆的人才队伍建设。
一个优秀的人才队伍对于工作的开展至关重要，这也是数字化档案翻新过程中的难点。
信息化环境下如何做好电子档案的建设和管理工作
网络化・电子化・数字化办公室业务・office opertions95办公室业务2012・5文／王丹浅析信息化环境下如何做好电子档案的建设和管理工作【摘要】在当今信息化环境下，电子档案的建设与管理工作已经成为一个越来越重要的问题。
本文根据电子档案的特点，探讨了电子档案建设和管理工作中应注意的几个问题。
【关键词】信息化环境；电子档案建设；电子档案管理在迈入信息化社会的今天，人们感受到了越来越多的便捷，也有越来越多新的事物去学习探索。
电子档案工作正是这种环境下催生的新生事物，也因为其具有较之纸质档案的不可比拟的优点，而越来越受到使用者和广大研究者的关注。
一、电子档案的特点不言而喻，电子档案是档案的下位类，具有档案的相关属性和特点，但又不同于传统意义上的纸质档案，同时还兼具电子文件的一些特征。
（一）电子档案的优点。
首先，电子档案打破了传统的纸质档案信息不能与其依附的载体相分离的限制。
纸质档案的数字化，使得信息与传统纸质载体不再捆绑在一起。
其次，电子档案较之传统纸质档案不同的另一点在于电子档案依托计算机系统存在，占用的存储空间很小，但是信息存储量大。
第三，通过计算机专门的检索系统，用户在查阅所需的档案信息时，耗时短耗力小，方便快捷，而且能够通过互联网即时传输，省时省力，打破了时间和空间对档案的限制，可以极大的提高档案部门的服务效率和服务质量。
（二）电子档案的缺点。
首先，电子档案必须依托于计算机系统才能存储、读取，虽然一定程度上摆脱了纸质存储载体，但是却又产生了新的依赖。
电子档案运行时对于计算机的硬件系统和软件系统均有特定的要求。
其次，电子档案在传输过程中，很可能会造成最终接收的电子档案信息与最初发出的电子档案信息不一致，甚至由于现行的信息封装技术存在一定的缺陷，电子档案的内容存在被不法篡改的风险，从而导致电子档案的安全性降低，进而影响了电子档案的价值。
二、信息化环境下如何做好电子档案的建设工作（一）制定适合电子档案建设的工作流程。
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关于电子档案归档及档案信息化
建设探讨
档案信息化建设是时代发展的必然趋势，通过档案信息化
建设可以对档案归档及后期管理工作等方面提供较大的便利，
具体体现在能够最大程度的减少归档过程中存在的问题，保证
电子档案的真实性和可靠性较高等方面，并且管理人员能够在
网络平台上对电子档案进行管控，对档案丢失和随意更改等情
况进行规避，从而使电子档案归档和管理工作的效果有所提
升。
1 电子档案归档现存问题分析
电子档案归档工作是档案管理部门重要的内容之一，但是
当前仍然存在一些问题，下面对几种常见问题进行说明：其
一，电子档案独立性较差。当前多数企?I的电子档案均由纸
质档案生成，独立性较差，并且多数企业对电子档案管理工作
过的重视程度不够，随意更改和丢失等情况时有发生，导致电
子档案的真实性和完整性明显减低；其二，电子档案归档流程
存在问题。电子档案归档主要指工作人员对整理完成的电子文
件的属性进行判断，之后对其进行拷贝，进而实现长期存储的
目标，但是当前一些企业在电子档案归档过程中不能严格按照
相关流程进行，例如：未对电子档案真实性和属性等进行判断
便直接进行归档处理，这种情况导致归档工作杂乱无章，工作
效率和效果较差；其三，档案管理人员专业水平有限。电子档
案归档工作对工作人员的专业知识和技术有较高的要求，但是
当前工作人员在专业水平上存在较低的问题，在实际工作过程
中会出现一些人为失误，导致电子档案归档工作无法取得预期
效果。
2 提高电子档案归档工作效果的措施
第一，构建合理的电子档案归档管理体系。为了对电子档
案归档的合理性进行提升，档案管理部门需要根据实际情况对
归档管理体系进行构建，主要包括如下内容：其一，所有待归
档的文件不能分散保存，需要及时进行归档；其二，制定科
学、统一的整理方法，在正式归档前工作人员需要做好电子文
件整理、鉴定及监测工作，此工作由文件形成部门负责；其
三，对电子文件载体质量，格式以及规格等进行明确规定，让
各部门对待归档文件按照规定要求进行调整；其四，制定责任
制度，保证电子档案归档中每一项工作均有直接负责人，保证
每项工作可以落实到实处，从而使电子档案归档工作保质保量
的完成。
第二，对电子档案的真实性和完整性进行严格检查。在电
子档案归档前工作人员需要对其真实性及完整性进行严格的检
查，检查内容主要包括：对其同纸质文件内容是否相同及文件
载体、格式和规格是否符合规定要求等进行判断，进而为其真
实性提供更多保障。为了实现上述目标工作人员可以从如下几
点着手：其一，在收集电子档案时需要对一些重要文件的原本
进行保留，如果后期需要修改必须在保留原本的情况下进行，
此种做法可以保留多种不同版本的电子档案，可以为后期真实
性检查工作提供便利条件；其二，对一些新式的设备和软件进
行合理应用，使用其对电子档案中数据计算是否准确进行检
验，在发现问题后可依及时进行调整，从而对其准确性进行提
升。
第三，对电子档案归档方法进行合理选择。现阶段电子档
案归档方法主要有物理归档、逻辑归档和双套制归档三种，下
面分别进行说明：其一，物理归档。物理归档方法又分为介质
归档和网络归档，前者主要指文书部门将整理完成的电子文件
储存在相应的介质后上交至档案管理部门，后者主要指在网络
平台上将电子文件传送至档案管理部门相应的设备上。其二，
逻辑归档。逻辑归档主要指文书部门将电子文件相对应的逻辑
地址发送给档案管理部门，其在网络上对电子档案进行管控，
此种归档方法能够保存电子档案原有的物理存在位置，并且不
能进行随意更改，电子档案完整性较好。其三，双套制归档。
双套制归档主要将上述两种方法进行联合使用，并且需要将相
应的电子档案制成纸质版同时进行归档，此种方法能够对电子
档案丢失后造成的影响进行规避，可以根据纸质版再次生成电
子文件。在实际归档过程中档案管理部门需要根据电子档案的
类型对归档方法进行合理选择，从而保证归档工作的质量和效
果。
3 加快档案信息化建设速度的措施
第一，构建电子档案管理记录系统。为了更好的保证电子
档案的真实性和完整性，档案部门需要对构建电子档案管理记
录系统工作产生足够的重视，利用此系统可以自动的对电子文
件生成、增添、删除以及归档时间等进行准确记录，能够最大
程度的减少随意更改情况出现的可能，同时可以为档案信息化
建设工作提供更多的数据支持，加快建设速度。除此之外档案
管理部门需要建立专门的电子档案数据库，在数据库中对各类
档案的多种形式和版本进行保存，为后期工作人员研究过程提
供更多的有利条件。
第二，对档案信息化技术水平进行提升。通过提高信息化
技术水平可以为档案信息化建设工作奠定坚实的基础，档案管
理部门可以从如下几方面进行：其一，加大基础设施投入力
度。档案管理部门需要根据实际情况对计算机，路由器，扫描
仪以及服务器等基础设备进行合理配备，以供工作人员开展各
类工作进行使用，通过配备上述基础设备后一些工作的效率和
效果均明显提升，并且为电子档案归档及后期管理提供更多的
便利。其二，在电子档案数字信息录入工作产生更多重视，工
作人员需要边整理边录入，从根源位置对数据和信息错误的情
况进行杜绝，使用双套制的方法进行归档，在保证归档效果的
同时可以最大程度的减少工作量。其三，设定相应的权限。档
案管理部门首先需要对密级标准进行合理制定，在制定完成后
严格按照其要求对归档的电子档案进行分类，主要包括公开档
案、内部档案和机密档案等，之后需要设置登录名和登录密
码，在查找或者阅读机密电子档案时需要进行身份验证，在验
证成功后才能进行一些服务，从而保证电子档案的安全性，减
少丢失或者篡改等现象出现的可能。
第三，对电子档案工作人员进行培训。当前从事电子档案
管理工作的人员在专业水平和素质等方面存在参差不齐的问
题，一些工作人员对此项工作内容和相关标准的了解较为粗
浅，无法更好的进行工作。为了对上述问题进行解决档案管理
部门需要对工作人员进行专业培训，通过培训过程让其对电子
档案工作产生更多的了解和认识，并且能够对自身知识和技术
进行丰富，为后期实际工作奠定基础。与此同时在引进先进的
设备或者技术后也需要对工作人员进行培训，让其对设备和技
术的使用技巧进行掌握，能够将其正确的应用于工作中，从而
推动档案信息化建设步伐。
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