试述信息时代背景下电子档案管理
试述信息时代背景下电子档案管理
发表时间：2019-09-10T11:31:44.267Z 来源：《城镇建设》2019年2卷12期 作者： 石洁青
[导读] 相关部门必须对电子档案管理工作进行进一步研究。本文就信息时代电子档案管理工作进行探究，以供参考。
天津市高速公路管理处 天津市 300300
摘 要：我国信息技术的飞速发展已经给人们的生活和工作带来了巨大冲击，尤其是随着信息时代来临，信息数据收集和分析已经越来越重要。档案作为企事业发展的重要资料，其管理和应用会直接影响企业发展，尤其是电子档案本身的优势性，使企业在开展档案管理工
作时，愈发倾向于电子档案管理工作，因此，相关部门必须对电子档案管理工作进行进一步研究。本文就信息时代电子档案管理工作进行
探究，以供参考。
关键词：信息时代;电子档案;管理
1 信息时代开展电子档案管理的必要性
1.1符合时代发展的需要
随着信息化已经成为我国社会发展的重要趋势，在这种情况下，企业在开展档案管理工作时就必须遵循时代发展的趋势，推动档案管理工作信息化，利用电子档案适应信息时代对档案管理工作的要求，提高档案管理工作的效率和水平，同时提高信息数据的收集效率和利
用水平，使档案管理工作能够更好地满足信息时代的发展需要，提高档案的服务水平，给人们的工作带来更大的便利。
1.2档案管理的重要性
档案管理工作是一项十分重要的工作，主要收集和记录档案信息，并进行分析，然后应用于企业决策发展和管理工作中，已经成为企事业管理工作的重要内容。正因如此，在信息时代，技术在各行各业中都得到了应用，需要将其与档案管理工作相结合，利用信息技术对
档案管理工作进行综合改革，提高档案管理工作的信息化水平，促进档案管理工作在新时期的创新发展。
1.3电子档案的应用优势
在我国的档案管理工作中，电子档案与传统档案相比，在管理和应用过程中具有极大优势。首先，电子档案在管理工作中，管理人员能够利用信息技术收集和整理档案信息，建立电子档案数据库，该过程能够有效提高档案管理的效率和水平，降低工作人员的工作压力;其
次，在档案管理工作过程中，如果档案信息发生了变动，电子档案管理工作能够随时调整和添加信息，从而有效保证档案的完整性;最后，
电子档案管理工作能够提高档案使用的便利性，促进档案信息的传播和利用，同时还可以防止档案在使用中出现损坏和遗失问题。
2信息时代电子档案管理工作存在的问题
2.1电子档案管理体系不完善
我的电子档案管理工作是一项比较专业的工作，該工作对信息技术的应用水平和网络技术水平的要求比较高，利用信息技术和网络技术开展档案管理，在工作过程中很容易受到外部因素干扰，因此，具有一个完善的电子档案管理体系必不可少。但是，在实际管理工作
中，很多企业并没有建立完善的电子档案管理体系，对电子档案管理工作的重要性认识不足，企业的领导者和电子档案的管理人员对档案
管理工作的认识不全面，没有树立起正确的管理理念和管理态度，在工作过程中，仍然按照传统的管理方法开展电子档案管理，严重影响
档案管理的效率。此外，电子档案管理体系不完善，使很多档案管理人员在工作过程中缺乏必要的约束力，难以规范员工行为，很容易导
致电子档案管理工作出现失误，降低管理水平。
2.2电子档案真实性有待提高
在档案管理工作中，档案信息的真实性对于档案管理工作十分重要，会直接影响档案管理工作开展和档案使用，一旦档案出现了虚假信息，就会给企业管理和发展带来不利影响。目前，在我国电子档案管理工作中，与传统纸质档案相比，电子档案在使用过程中，人们无
法对进行随意损坏，还能随时进行备份，在一定程度上提高了档案真实性;在电子档案管理工作中应用信息技术，能够随时增加和调整档案
信息，一旦工作人员在工作中出现了失误，或档案信息原始数据出现变动，就会影响档案的真实性。
2.3电子档案管理人员专业素质不高
在电子档案管理工作中，档案管理人员必须要具备足够的专业素养，能够熟练运用信息技术和计算机网络技术，进行收集、整理和分析档案信息，还要熟练操作电子档案管理系统。但是，我国很多企业的电子档案管理人员素质普遍不高，甚至很多企业会选择即将退休的
工作人员进行档案管理工作，这些工作人员不具备电子档案管理的专业素质和技能水平，导致电子档案管理工作质量低下。
2.4信息技术应用水平低
在信息时代，电子档案是档案管理工作的必要方式，电子档案在管理过程中，应用信息技术十分必要，因为电子档案的内容都是大量数字化档案信息，所以必须要利用信息技术进行辅助管理。但是，在我国电子档案管理工作中，信息技术应用并不到位，很多工作人员没
有掌握相关信息管理技术和系统操作能力，硬件设备十分落后，无法满足电子档案管理的需要，这严重影响了电子档案管理工作的顺利开
展。
3信息时代背景下电子档案管理的有效措施
3.1完善电子档案管理体系
在信息时代，企业想要加强电子档案管理工作，就必须先完善电子档案管理体系，完善电子档案管理体系是企业有序开展电子档案管理工作的重要保障。因此，企业必须要重视电子档案管理工作，对管理人员进行电子档案管理方面的教育和培训，使其了解电子档案管理
工作的重要性，树立起正确的管理理念，强化管理意识，从而促进电子档案管理工作有效开展。一个完善的电子档案管理工作流程中，完
善的管理制度是必不可少的，因此，企业必须要建立完善的电子档案管理制度，有效规范电子档案管理工作的流程以及管理人员的操作行
为，使企业有序开展电子档案管理工作。此外，企业还需要建立与其相配套的奖惩制度，使工作人员在工作过程中重视档案管理质量，规
范自身行为，防止档案管理工作出现失误，提高电子档案管理工作的质量。
3.2提高電子档案的真实性
在电子档案管理工作中，提高电子档案的真实性也是管理工作的重要内容，是保证电子档案发挥作用和提升服务水平的重要途径，因此，企业在开展电子档案管理工作时，必须要加强档案真实性管理。在收集档案信息数据前，必须要利用信息技术扩大信息数据来源，并认真甄别信息，提高信息的真实性;此外，在管理工作的过程中，工作人员必须要严格遵循电子档案管理的相关流程和操作规范要求，加强
对档案的细节管理，规范档案信息格式，提高档案信息数据的真实性。
3.3加强对电子档案管理专业人员的培养
专业的档案管理人员是开展电子档案管理工作的必然要求，因此，企业在进行电子档案管理工作时，必须要对档案管理人员进行专业化培训，提高档案管理人员的专业化水平和技能操作水平，尤其要增强管理人员的电子档案管理系统操作能力。企业想要提高电子档案管
理人员的素质，可以在招聘阶段录取一些网络信息技术的专业人才，或者对管理人员进行专业化培训，提高他们的信息技术操作水平。
3.4加强信息技术的应用
在信息时代，企事业单位想要开展电子档案管理工作，就必须要应用信息技术，尤其是在建立电子档案时，需要收集和整理大量的信息资料。同时，企业要加强信息技术在电子档案中的应用，加强信息技术和系统的有效应用，将这些先进信息技术利用在电子档案管理
中，以此提高工作人员的工作积极性。
4结 语
总之，在信息时代，人们的生活和工作充斥着各种各样的信息，收集、整理和应用这些信息就是人们日常工作的重要内容，特别是对企业档案管理工作而言，档案信息收集和整理至关重要。因此，企业必须要完善档案管理体系，提高电子档案的真实性，并对档案管理人
员进行专业化培训，使企业档案管理工作能够更好地适应信息时代的发展要求。
主要参考文献
[1]高丽晶.信息时代下档案管理工作的创新解析[J].中外企业家，2018（36）.
[2]王剑.浅析信息化时代档案管理工作的创新[J].办公室业务，2018（20）.
[3]李鹏.浅析信息时代档案管理工作的创新[J].办公室业务，2018（19）.
谈信息时代下电子档案事业的发展
谈信息时代下电子档案事业的发展
摘要：随着科学技术的发展，信息化成为各行业的发展趋势，计算机成为现代办公的主要工具。信息时代下的档案事业也将顺应时代发展需要，朝着电子信息化的新方向发展。虽然电子档案事业已初见成效，但档案信息化管理面临诸多困难和挑战，一些问题亟待解决。现以电子档案的特点为基础，分析当前我国电子档案事业的发展现状及前景展望。
关键词：科学技术 计算机 档案事业 电子信息 挑战
1 电子档案的定义和特点
1.1 定义
电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。其实质是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，然后引入相应软件、硬件等，这些字节和比特就可以随机定位到用户所在的网络终端，以认可的文字、数字、图像、图标、符号等形式显示给用户的档案信息。
1.2 特点
1.2.1 信息存储量大。一张最为普通的3.5英寸磁盘，其容量为1.44mb，照此计算，此磁盘即可存储72×104个汉字，如以电子档案的另一种常用的存储载体，即cd-rom光盘来衡量，则其存储容量更大，相当于3×105汉字的图书1000册、3.5×105张a4打印纸上的文字信息或10×104张图形信息。所以，电子档案的信息
存储量相当大。[1]
1.2.2 多种媒体存储和传递。电子档案可以文字、声音、图片、影像等媒体形式集成保存，并可借助计算机实现任意组合编辑和任意传递，极大增加了档案的编辑性、可读性、可视性、传递性，丰富了档案的内容。
1.2.3 信息的非直读性。电子档案以数字编码将内容记录在载体上，如磁带等磁性载体上记录信息的“磁畴”极性是物质内部的物理特性，无法直观看到；光盘载体上记录信息的斑点是由激光刻写的。[2]此外，电子档案的信息内容可以进行压缩编码或加密等技术处理，所以即使有相应的设备，如果不解压、解密也不能读取其存贮的内容。
档案管理电子化实施方案
档案管理电子化实施方案
随着信息化时代的到来，传统的档案管理方式已经无法满足日益增长的信息管理需求。为了提高档案管理的效率和安全性，我们有必要对档案管理进行电子化实施。本文档将提出档案管理电子化实施方案，旨在为组织和机构提供指导，实现档案管理的现代化和智能化。
一、背景分析
随着信息技术的快速发展，传统的纸质档案管理方式已经逐渐暴露出诸多问题。首先，纸质档案管理存在着信息检索效率低、存储空间大、易丢失等问题。其次，纸质档案管理容易受到自然灾害和人为破坏的影响，安全性无法得到有效保障。因此，实施档案管理电子化已经成为当务之急。
二、目标和意义
1. 提高档案管理效率。电子化档案管理可以实现信息快速检索、全文检索、智能分类等功能，大大提高了档案管理的效率和准确性。
2. 保障档案安全。电子化档案可以实现数据备份、加密存储、权限管理等功能，有效保障了档案的安全性。
3. 降低管理成本。电子化档案管理可以减少纸张、打印、存储等成本，为组织和机构节约了大量的管理成本。
4. 便于信息共享和协作。电子化档案可以实现多人同时访问、在线编辑、版本管理等功能，便于信息的共享和协作。
三、实施方案
1. 档案数字化
将纸质档案进行扫描、数字化处理，建立电子档案库，并制定统一的命名规范和索引体系，以便于信息的快速检索和管理。
2. 档案存储和备份
建立档案存储系统，采用云存储、服务器存储等方式进行档案存储，同时制定定期备份和灾备预案，保障档案数据的安全性和完整性。
3. 档案管理系统建设
引入档案管理系统，实现档案的智能分类、检索、归档、借阅等功能，同时建立权限管理机制，保障档案信息的安全性。
4. 培训和推广
对档案管理人员进行电子化档案管理系统的培训，提高其使用和管理能力，同时开展宣传和推广工作，推动电子化档案管理的落地实施。
四、保障措施
1. 制定档案管理电子化实施方案，并明确责任人和实施计划。
2. 加强信息安全管理，建立档案管理的安全保障体系，包括数据加密、访问权限控制、网络安全防护等措施。
信息时代电子档案管理系统建设
浅谈信息时代电子档案管理系统的建设
摘要：信息时代颠覆了许多传统行业和工作，档案管理工作也需要借助信息技术的力量使其更能为社会的发展服务，本文对于电子档案管理系统的优越性以及系统建设从系统组成和功能划分等方面进行了探讨。
关键词：信息时代；档案管理；电子档案管理系统
中图分类号：g271 文献标识码：a 文章编号：1001-828x（2012）05-0-01
一、引言
档案是一份重要的历史资料，对于以后的工作具有重要的借鉴意义，然而由于年代久远而且数量庞大使得档案的管理工作成为一项艰巨的任务。据统计，目前我国各种单位在运作中所产生的各类档案资料中只有不到10％被以档案的形式保存起来，其余90％的资料则被作为无用的信息而予以废弃，这种状况无疑是对信息的巨大浪费。而且，就是那些以档案形式保存的各种档案资料，目前也基本上仍以纸张等传统物理形式存在，其总数量达24亿卷，排级长度约7000多公里。如此巨大的档案资料，在给各种单位带来沉重保管负担的同时，却没有为其管理与决策提供充分的帮助。信息技术的发展为档案的管理工作提供了工作创新的前景和工作，随着计算机技术与网络技术的普及，以及人们对信息管理与利用意识的加强，档案信息资料的电子化管理需求也将成为社会各界关注的焦点。
二、电子档案资料管理
电子档案管理这个概念来自于西方，其在西方发达国家的推广历史与应用现状，是衡量我国电子档案管理系统市场前景的重要参照标准，也是在我国推广电子档案管理系统的良好借鉴。电子档案资料管理系统就是用户在网络上有效控制其文件、档案和资料的创建、存储、流转和分发的应用软件，不仅能够通过扫描、数码摄像等方式对传统物理形式存在的各种信息进行电子转化，而且对新产生的电子档案资料的起草、审核、签发、归档等流转过程进行有效管理，并对档案资料的实际管理和利用进行实时监控。
信息时代电子档案管理论文
关于信息时代电子档案管理的探讨
【摘 要】随着全球化、信息化和网络化的发展，计算机被广泛地应用到各个领域，在各种社会实践活动中也产生了大量的电子档案，电子档案作为信息社会发展的产物，已成为档案必不可少的重要组成部分，这是勿容置疑的。因此，我国档案管理者也应该顺应时代发展的潮流，正确积极地认识电子档案的特点，加强对电子档案管理的研究，推进我国档案管理的电子化进程。
【关键词】信息时代；电子档案；管理
0.引言
所谓电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录，电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，这给档案管理带来了一次革命性的挑战，档案工作者只有对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。
1.电子档案的特点及优越性
1.1与传统档案相比，电子档案具有如下特点
1.1.1文件记录方式多样，变化性大
传统的档案管理工作一般由档案人员手工操作，工作效率较低，而且受传统归档方法的限制，查阅检索较为不便，难以充分将档案的作用发挥出来。但电子档案的出现改变了信息的承载介质，可将档案通过计算机方便快捷地进行存储归档。
1.1.2与传统的纸质档案相比，电子档案信息具有非直读性的优
点
电子档案以数字编码将内容记录在载体上，如磁带等磁性载体上记录信息的“磁畴”极性是物质内部的物理特性，无法直观看到；光盘载体上记录信息的斑点是由激光刻写的。
1.1.3电子档案对元数据和背景信息有很强的依赖性
电子档案的前身是电子文件，其传送往往是在网络上进行，操作者互不见面，体现背景关系的信息直接反映在电子文件上的可能性较小，而是常常被存放在其他地方，如果事先不提供或补充这部分背景信息，将会给将来的档案的有效利用带来隐患。
电子档案管理办法
电子档案管理办法
一、背景介绍
在信息技术高速发展的时代背景下，电子档案的管理变得越来越重要。传统的纸质档案管理方式已经无法满足现代化管理的需求，电子档案管理应运而生。电子档案管理旨在利用计算机技术和信息管理方法，对组织内产生的电子档案进行统一的管理，确保档案的安全、完整和可检索。
二、电子档案管理的原则
1. 法定性原则：电子档案管理应遵循国家和地方法律、法规、标准和规范。
2. 一体化原则：将电子档案纳入整个组织的信息资源管理系统，实现资源共享和信息整合。
3. 安全性原则：确保电子档案的保密性、完整性和可靠性，防止信息泄露和数据损坏。
4. 可检索性原则：建立良好的检索机制，使电子档案能够快速、准确地被获取和利用。 5. 证据力原则：电子档案应具备法律证据性，确保档案能够在司法和行政审批等场合有效使用。
6. 便利性原则：电子档案管理系统应具备方便、快捷的操作界面，提供用户友好的服务。
三、电子档案管理的要求
1. 建立完善的电子档案管理制度：制定电子档案的收集、保管、处理和利用的规范和流程，明确各个环节的责任和权限。
2. 建设合理的电子档案管理系统：选择合适的电子档案管理系统，能够满足组织的需求，并具备良好的安全性和可用性。
3. 统一的档案编码和命名规范：为每个电子档案建立唯一的标识符，方便检索和管理。
4. 定期的档案备份和恢复措施：建立档案备份机制，定期对档案进行备份，以防止数据丢失和损坏。
5. 电子档案安全保护措施：采取物理、逻辑和技术手段对电子档案进行安全管理，包括访问控制、加密和防病毒措施等。 6. 电子档案的长期保存：制定电子档案长期保存计划，确保档案数据的完整性和可读性。
四、电子档案管理的优势
1. 资源共享和信息整合：电子档案管理系统能够整合组织内各类电子文件，提供统一的数据访问接口，实现资源共享和信息整合。
2. 空间节约和环保：电子档案不需要占用大量物理空间，可以减少纸张的浪费，节约资源，保护环境。
电子档案与传统档案管理的异同对比
电子档案与传统档案管理的异同对比
近年来，随着科技的不断进步和信息化的快速发展，电子档案管理逐渐取代了传统档案管理的地位。电子档案管理以数字化的形式保存和组织档案信息，与传统档案管理方式存在着一些显著的异同。本文将对电子档案与传统档案管理进行详细对比，以期能够更加全面地理解它们之间的差异。
一、档案保存形式的异同
1. 电子档案管理
电子档案管理是以数字化的方式存储和组织档案信息的管理方式。电子档案可以保存在计算机或服务器上的硬盘、光盘、磁带等介质中，也可以通过云存储等方式进行保存。它不占据实际物理空间，便于查询和传输，并且具有防火、防水、防盗等安全功能。
2. 传统档案管理
传统档案管理是指以纸质形式保存档案信息的管理方式。传统档案通常存放在专用的柜子或文件夹中，需要大量的实物空间进行存储。由于其需要手工整理和分类，查询和传输效率相对较低。此外，纸质档案容易受到自然灾害和人为破坏的影响。
二、档案获取方式的异同
1. 电子档案管理 电子档案管理可以通过计算机和网络实现快速获取档案信息。用户只需要在计算机上进行相应的搜索和查询操作，便可以快速找到所需的档案信息。此外，电子档案还可以进行全文检索、自动索引等高级搜索功能，提高了信息的查找效率。
2. 传统档案管理
传统档案管理需要手工整理和分类，查询方式相对较为繁琐。用户需要根据档案的分类和位置进行搜索，并手动查阅相关资料。由于人工操作的限制，传统档案管理方式容易产生查找不便和信息丢失的问题。
三、档案保密性的异同
1. 电子档案管理
电子档案管理可以通过密码、权限设置等方式来实现档案的保密性。只有经过授权的人员才能够访问和操作相关档案信息，有效保护了重要数据的安全。
2. 传统档案管理
传统档案管理需要依靠人员的管理控制来维护档案的保密性。它们通常存放在专用的保险箱或密闭空间，只开放给特定的人员进行查阅和管理。尽管有人员的限制，但传统档案管理方式相对容易被非法获取或遗失。
信息化时代背景下档案管理探析
现代商贸工业
信息化时代背景下档案管理探析
纪翠林1阎丽2
(1.招远市城子水库管理所，山东烟台265400;.招远市金岭水库管理所，山东烟台265400)
摘要：档案管理关系到维护党和国家历史真实面貌的一项崇高而神圣的事业。由于受到信息科技革命的
影响，档案管理信息化成为档案工作的必然趋势。如何在信息化时代背景下做好档案管理工作，是当前档案管理
工作者必须肩负的使命。为此，从信息化时代背景下档案管理面临的机遇和挑战、以及应对措施进行探讨，为我
国的档案管理事业适应中国特色社会主义现代化建设服务。
关键词：信息化；档案管理；探析
中图分类号：F27 文献标识码：A doi：10. 19311/j. cnki. 1672-3198. 2017. 01. 029
当今社会，信息技术已经渗透到社会的各个领域，
使整个社会步入了信息化的时代。毋容置疑，档案管
理工作不可避免地受到了信息化浪潮的冲击，它就像
一把双刃剑一样，给档案管理工作发展带来新的契机
的同时，也带来史无前例的挑战。如何迎接机遇，应对
挑战，使档案管理不再局限于传统管理方式，实现档案
管理信息化，成为我国档案管理工作者必须肩负的历
史重任，同时这一实践课题的提出也为我国新时期的
档案管理提供了有益的参考。
1信息化时代背景下带给档案管理工作的机遇
档案管理之所以要实现信息化管理，是因为实现
档案管理信息化能够解决传统的档案管理方式越来越
不能满足人们日益增长的档案需求的矛盾。因此，信
息化时代下给档案管理也带了不可估量的机遇，抓住
这个机遇，方能在信息化的浪潮中能够制胜。
1.1促使了档案的载体、记录方式呈现多样化的趋势
随着信息化技术的发展，越来越多的社会实践不
再采取传统的文本纸张形态，而是出现了一大批类型
的新型载体和记录方式。例如，声像型的影片、照片、
唱片、录像带，机读型的磁带、磁盘，还有就是将计算机
网络化技术引入档案管理等等。这些存储文件具有体
信息时代的电子档案管理探讨
信息时代的电子档案管理探讨
【摘要】
信息时代的电子档案管理在当今社会扮演着至关重要的角色。本文探讨了电子档案管理的基本概念，强调了其在信息时代的重要性，并指出了面临的挑战。文章还探讨了电子档案管理的发展趋势和信息技术在其中的应用。结论部分分析了信息时代电子档案管理的未来发展和其价值，同时提出了改进策略。通过对信息时代电子档案管理进行全面的讨论，有助于更好地理解其在当今社会中的作用，并为未来的发展提供方向和指导。
【关键词】
电子档案管理，信息时代，信息技术，发展趋势，价值，挑战，改进策略，未来发展.
1. 引言
1.1 信息时代的电子档案管理探讨
随着信息技术的飞速发展，电子档案管理已经成为了当今社会中不可或缺的一部分。在这个信息爆炸的时代，数据和信息的管理变得愈发重要。电子档案管理作为管理和保存数字化记录的一种方式，成为了保护和管理信息资产的关键工具。
随着数字化的大潮席卷而来，传统的纸质档案管理已经无法满足现代社会对信息管理的需求。电子档案管理通过数字化、存储、检索和共享信息，极大地提高了信息的利用率和效率。通过数字化管理，可以更快速、更准确地找到需要的信息，大大提高了工作效率。
电子档案管理也面临着一些挑战。数据安全、隐私保护、数据存储和备份等问题成为了电子档案管理中需要重点关注的方面。信息的爆炸性增长也给电子档案管理带来了巨大的压力，如何有效管理这些海量数据成为了摆在我们面前的一道难题。
在未来，信息技术的不断发展将进一步推动电子档案管理的发展。新技术的应用将提升电子档案管理的便捷性和安全性，带来更多的管理和利用可能。信息时代的电子档案管理将在不断探索和创新中不断进步，为我们提供更好的服务和保障。
2. 正文
2.1 电子档案管理的基本概念
电子档案管理是指利用信息技术对电子文件进行组织、存储、检索、保护和传播的管理过程。它是一种现代化的档案管理方式，旨在提高档案管理的效率和可靠性。电子档案管理的基本概念包括以下几个方面：
浅议信息化时代下的档案管理工作
Ｊ 育广角 —～一 ． 塑竺 塑鲨 随 薹 快国家信息化步伐和发展档案事业的需 要。数字化档案管理不仅是档案部门在 工作方式上的创新，更是参与国家信息 高速公路的具体体现。数字化档案管理 的落实将促使与之相关的计算机技术、 通讯技术、网络技术和多媒体技术等高 新技术在档案领域中得到广泛应用，从 而促进档案管理理论、档案管理技术和 方法的变革，最大程度地实现档案信息 资源的有效利用和共享，进一步发挥和 ｒ＿］ 提升档案工作在信息化社会中的地位和 １＝Ｌ 作用。实现档案管理现代化可进一步改 玉 善储藏结构，节约空间，增加信息存储 浑 量；可减轻从业人员工作量，提高档案管 理效率；可实现实时档案信息的传输、交 换和共享。数字化档案管理为利用者提 供了及时、准确、系统且具有较高权威性 和参考价值的档案信息，它不仅能够满 足科学研究的需要，还可以满足家庭教 育等的需求。 那如何做好电子档案的管理工作 呢？ 一、树立档案工作的新观念 与档案信息化建设关系最为密切 的，首先是档案信息资源观。过去我们普 遍将档案信息作为一种文化资源，主要 发挥了档案信息的凭证价值，而今后也要将档案信息作为经济 资源对待，并发挥其独特的情报价值。其次，是文件与档案的公 开和开放观念。我们在过去的工作中比较重视档案的开放和开 发利用，而对于现行和半现行阶段的文件则一般不予公开和开 放。今后则应在档案信息化建设中重点研究如何加强现行与半 现行文件的公开与开放，制定有关现行文件开放的政策与法规。 最后是终身学习观念。随着新技术和新知识不断应用到档案管 理中，给档案人员带来许多未曾遇到的问题。因此，树立终身学 习观念就成为档案信息化建设成功的基本保证。 增强档案管理现代化意识。管理理念现代化是档案管理现 代化的灵魂。档案管理工作人员要树立科学实践观，依靠先进的 科技手段、前沿的管理方法切实改变轻利用、等客上门、封闭保 作的有效实现。档案主管部门应加大基础设施的投入力度，给各单 位配备统一、专、【『，的软硬件没备及相应管理系统，并实现网络互 通，实现信息的实时传递、交流和共享。通过配发使用没备，实现所 管辖单位档案部门内的统—标准，为档案信息化管理提供有利保 障。有些标准的制定需要耗费巨大的人力、物力，不但涉及数据格 式，还将涉及运行坏境等诸多冈素，其本身就包含小止一项的复杂 课题，所以更应统一领导，集中力量，锲而不舍，不断推进。 三、开展深层次档案信息服务合作 档案部门应改变以往“单干”的做法，利辟ｊ自身优势，积极参 与网络信息资源的建设、开发和利用，及时抓住网络化的有利时 机，与图书部门、情报部门、博物馆及其他部门其同开发利用档 案信息资源，以提高档案信息编研和深层开发的质量。 档案主管部门要加强专项教育，避免出现过分强调本单位 的特殊 ，对标准化管理不能予以充分重视的情况。要通过精细 筛选案卷去除糟粕、分类重组案卷、规范著录，以及规范提名保 障榆索查准率等［作，建 健全和完善档案管理业务流程及技 术规范。 四、促进档案管理者思想和管理方法与时俱进 要实现档案管理的现代化，档案管理者思想观念的转变是 关键。档案管理者要摒弃落后的思想观念，打破传统的、旧的』＝ 作格局，要充分认识到档案工作在社会主义市场经济建设巾的 重要作用。档案管理者需要以灵活多样的形式，有针对性地向社 会各界开展多种形式的服务，要在工作的广度和深 上不断 拓，提高档案部１＇１］的整体素质，增强应变能力，提高档蘖：工＝作的 社会地位。由于管理设备的现代化、档案种类及载体的多样化， 管理水平的不断革新，对档案管理人员在业务知识、科学技术知 和管理水平、能力等多方面都提出了新的更高的要求。档案管 理人员除了应具备广博的知识外，还要有一个结构合理的人才 群体和合理的人才比例，有较好的知 结构、年龄结构、素顷结 构等，将不同类型的人才按照优化原则结合住…起，扬长避短， 各显其能，发挥“交叉”优势，使管理工作达到最佳状况。 利用新技术和新手段管理档案是档案事业发展的必然趋 向，也是提高档案管理水平和档案工作效率的…项重大措施．．档 案信息化建设是把分散于不同载体、不唰地理位置的信息资 以数字化的形式存贮、以网络化的方式互相连接，从而提供及时 利用，实现资源 享。具体到每～ 个档案馆，就是将馆藏档案进 行数字化处理，逐步建立一套完善的数字化档案工作体系。因 此，作为档案人员必须积极开发信息，充分利用计算机、光盘等 先进技术与手段，探索信息时代档案管理的新途径与新方法。 档案管理：［作现代化是火势所趋．势 必行。健全档案管理 守等观念，实现主动式服务、开放式服务，使档案管理从经验管 行政体制，建直档案管理完整制度，强化档案管理 亭，审慎选 十目 １ ｌ 目 。 伴、】西 还用耕 升玟 品，是 代档案酋 与档案管理现代化 二、加大投入并配备专业的软硬件设备 的根本。所以要求备级档案部门…方丽要积极推行，另一方面要 信息化时代下档案信息的共享与网络的沟通更依赖于统… 从实际出发，在充分研究的基础上制定出切实可行的措施，有力 的标准来进行规范，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、 推进档案信息化建设进程。 档案资料的共享等，都需要通过制定和建立各类档案管理标 （作者单位：海东人口计生委） 准，形成档案管理标准体系，才能够确保档案管理现代化各项工 （责任编辑 陈景东） ９４ ｌｒ青海教百 。’。年第 一。期 时代下的档案管理工作
信息时代电子档案管理应采取的对策
４６兰台纵横 僖鏖阿 电署茵寨 蟹飕应孺藤的舸黑 李爽 一、加强立法，建立统一的电子 档案归档基本结构标准 加强立法，确保电子文件的法 律效力，使电子文件具有充分的证明 力。在已有相关立法的基础上，如《档 案法》中，进一步明确电子文件的法 律地位，并制定与《档案法》相配套 的切实可行的电子文件管理法规及实 施细则，保证电子文件的关联性、真 实性、凭证性作用，从而保证电子文 件的法律效力；建立统一的电子档案 归档基本结构标准。在电子文件大量 产生的今天，档案部门进行电子文件 接收归档的首要任务是对所需归档电 子文件信息内容的原始性、真实性进 行鉴定，而“保护体系”的实现正是 为解决这一问题而提出的一个重要设 想与方法。制定科学、合理及符合我 国实际情况的统一的归档电子文件及 电子档案的基本结构标准，是全面实施 电子文件归档及电子档案管理的基础。 二、对档案信息进行数字化处理， 抓好档案信息数据库建设 计算机对档案信息的处理技术， 最初只是用于信息的检索。近几年， 借助于图形处理技术和光盘大容量存 贮技术进入到原文图形信息管理，成 为全文信息检索系统。目前，数字化 信息处理技术和电子存贮技术的发 展，更为档案信息数字化提供了技术 手段和可能 利用这些技术可以“捕 捉”任何现存的东西，包括照片、纸 张等非常容易损坏变形的档案材料， 把它们转换成数字形式妥善地保存起 来，利用计算机、扫描仪等现有技术 和设备，将档案信息数字化，建成各 兰台内外２０１０ ｓ’ 种专业性、综合性档案信息库，不但 方便档案信息的检索和查询，同时， 也是保护档案信息的重要手段。从目 前已有的档案计算机管理系统来看， 系统处理对象正由档案１７１录信息向全 文信息发展。今后一段时期，档案工 作的重要任务是利用现有技术和服 务，对档案信息进行数字化处理，建 成各种档案信息资源数据库。 三、开展保护技术的研究，确保 电子档案在保管和传输过程中的安全 为防止档案信息被窃取、删除和 修改，防止网络“黑客”的进入，常 用的技术方法有签署技术、加密技术、 身份验证、防写、档案备份、专机专用、 设置防火墙、安装杀毒软件等。这些 技术措施对于证实电子档案内容的真 实、可靠，确保电子文件在存储、传 输过程中的安全、保密，防范对电子 文件的非法访问和随意删改都具有很 好的效果。应当不断改进现代化管理 手段，努力提升馆藏档案的安全保护 水平。要及时修补管理软件的安全漏 洞，对防火墙和防病毒软件实现全天 候自动升级，搞好档案上传、下载的 安全等级和访问权限。在硬件管理上， 要进一步完善电子文件和计算机设备 的保管设施和环境，强化防磁设施的 完善和维护，有条件的应及时升级服 务器主机和数据库的硬件设施，确保 档案电子信息数据在保存和传输过程 中安全、稳定。 四、促进和推动多媒体技术在档 案管理中的应用 随着信息技术的发展，档案信 息载体的多媒体化是档案信息载体发 展进程中的一种必然趋势。特别是电 子图文显示技术、声像技术的开发利 用，使档案信息存储向大容量、高密 度、电子化方向发展。利用多媒体技 术可以对文书档案、科技档案、专门 档案进行存储和管理，并能很方便地 进行有关图形、图像的存储、显示和 打印，特别是能够将档案库中保存的 档案资料进行储存与管理，以保护档 案原件，并可对某些因时间太长而破 损的重要的历史档案原件，利用多媒 体计算机的编辑功能进行存储、修补 和复原，以提高档案信息的管理能力。 五、优化专 止结构，抓好队伍建设 在电子文件日益发展的今天，培 养和造就一批通电子技术、懂档案管 理的人员是当务之急。档案部门和各 级政府，要重视和加强列档案管理人 员的培养。一方面，要多渠道引进专 业技术和管理人员，使用素质高、思 想好、责任心强的人员做文书、档案 工作。另一方面，要对现有的档案人 员进行专业培训，特别是加大对现代 科技知识和电子技术的培训。档案工 作的深入发展，对档案工作人员的专 业构成提出了新要求，档案工作的现 代化，不仅取决于工作人员原有的知 识与水平，更大程度上取决于他们的 知识补充和更新程度。必须改变保管 型人员过多、结构单一的状况，建立 一支具有较高素质、结构合理的档案 工作队伍。 （作者单位：长春市第六医院）