宴请规章制度
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宴请规章制度
一、目的
1.规范公司宴请接待活动,执行发起申请、审批程序,配合全面预算管理,合理控制接待费用,达成公关目标。
二、适用范围
1.公司各部门的宴请公关接待
三、组织管理与权责
1.业务发起部门:部门负责人负责发起宴请接待申请
2.总经理:负责审核并审批宴请申请
3.综合部:负责协助宴请发起部门完成宴请准备,必要是可以陪同
四、宴请方式
1.餐饮、娱乐、健身、酒店安排、馈赠礼品等方式
五、宴请招待原则
1.对公司业务有较大促进,能为公司带来较大利益或必须处理的重要社会关系等。
六、宴请流程
1.宴请客人,业务发起部门按排经办人填写《宴请申请单》,注明详细宴请事由,宴请客人数,报部门分管领导签字后,报总经理审批。然后持《宴请申请单》至财务申请备用金,原则上安排在公司协议单位宴请。确因特殊情况不能安排在协议酒店接待的,经总经理审批后方可接待。擅自在外以及未经审批私自安排的宴请,经办人承担一切费用。
2.特殊情况下没有在公司填写《宴请接待单》的,应先电话申请,事后补办手续。综合部电话通知协议单位预定,由发起部门经办人签字确认。
3.烟、酒审批支付程序:公司宴请应自备酒水,在《宴请接待单》上注明水酒需求,由公司综合部按宴请标准配备。统一在综合部领取。
4. 工厂因业务发生的工作餐接待,由业务发起部门填制《工作餐申请单》,
提前1个工作日报综合部,由综合部负责审核安排。
七、宴请招待标准
1.原则上根据客人的重要程度分为三类:
2.接待部门
营销客户和一般的来客由各业务和职能部门分别出面接待。确需公司领导出面或其他部门协助接待的,提前通知秘书处上报并组织安排。贵宾的接待均由秘书处统一安排。
3.如需安排酒店的,按公司协议酒店标准间安排,重要客人的住宿根据领导指示进行安排。
4.接待场所及接待物品
5.秘书处负责接待前各项准备工作,包括场地卫生、沏茶、水果等相关接待物品。
八、宴请礼仪
1. 在外宴请客人时,应注意主次位置,待客人就坐后方可就餐,不得醉酒失态,不要在客人面前领取票据或付款,要等主要客人离席后方可离席。
九、宴请费用结算报销
2. 由申请人持总经理签字同意的《宴请接待单》原件、发票及点菜单当月内至公司财务及时报帐。
十、宴请陪同人员
1. 客户来访5人以内,我方接待人员最多不得超过一比一陪同;超过5人的,我方接待人员酌减。客户来访1人,我方接待人员不得超过2人。原则上应按对方比例和相同级别接待。所有宴请均应注明我们的陪同人员。
附录(一)宴请申请单
备注:宴请费用不能超过申请的标准,超出部分由申请人自理。
附(二)宴请通知单
填写人:填写日期:年月日