第3章 书面沟通
书面沟通的技巧
书面沟通的技巧书面沟通在我们的日常生活和工作中具有重要的地位。
良好的书面沟通技巧可以提高信息传递的准确性和效率，增强沟通的力度和影响力。
下面将探讨一些书面沟通的技巧，帮助我们提升写作能力和沟通效果。
一、明确目的和受众无论是写一封邮件、报告还是其他书面材料，首先要明确自己的目的以及读者的需求和背景。
目的明确后，可以更好地选择适当的语言和思维方式，并关注读者最关心的问题。
同时，了解读者的背景和利益，可以更好地符合他们的期望和利益，提高沟通的效果。
二、简洁明了在书面沟通中，简洁明了是至关重要的原则。
避免冗长和复杂的句子，使用简练的语言和措辞。
使用简单直接的词汇和句式，确保信息传递的清晰和易懂。
同时，删减冗余的内容，只保留关键信息，避免过多的细节和废话。
三、逻辑清晰书面沟通要求逻辑清晰，条理分明。
在写作前，可以先列出自己的思路和要点，确保每个点都有清晰的逻辑关系。
使用适当的段落和标题，帮助读者理解和掌握主题。
另外，可以使用图表和示意图等辅助工具，使信息更加直观和易于理解。
四、注重语法和拼写书面沟通中，语法和拼写的错误会严重影响沟通效果。
因此，务必在写作过程中仔细检查和校对。
注意语句结构的正确性和一致性，避免主谓不一致、动词时态错误等常见问题。
同时要注意拼写错误和标点符号的使用，保证文章整体的准确性和流畅性。
五、尊重文化差异在现代社会，我们的读者来自不同的文化背景和语境中。
因此，书面沟通中要尊重并适应不同的文化差异。
避免使用敏感或具有歧视意味的语言，避免使用隐晦或模糊的表达方式。
同时要注意礼貌和谦逊的态度，避免过于自我中心或傲慢的表达。
六、用例子和故事增加实际感用例子和故事能够增加文章的实际感和吸引力。
引用真实的故事和个人经历，可以使读者更加容易理解和接受作者的观点。
同时，用具体的例子和实证数据支持自己的观点，可以增加文章的说服力和可信度。
七、及时回复和提供反馈在书面沟通中，及时回复和提供反馈是建立信任和良好沟通的关键。
《书面沟通》PPT课件 (2)
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◆美国学者斯蒂芬 · 雷得研究发现：
那些有很强的写作能力的人， 比那些写作能力弱的人的收入要高三倍。
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◆ 如果你的总结写得十分出色， 给客户复函时具有很强的说服 力，就会有更多的晋升和更好 的绩效。
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◆ 对于企业来说，有效的书面沟通有 助于与客户建立良好的关系，也有 助于树立企业的良好形象和声誉。
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收集材料的技巧：
1）从身边的材料开始找起 2）尽量利用高科技手段 3）注重平时积累 4）材料数量要适量
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正式写作的技巧：
1）不要在乎写作顺序 2）合理安排时间间隔 3）不要边写边改
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修改的内容：
1）提炼校正主题 2）增删更换材料 3）调整结构安排 4）斟酌变更写作手法 5）推敲润色语言
秘书认为她的顶头上司过于谨小慎微了。
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碰巧第二天，秘书收到伦敦办事处一位 小秘书发来的传真，也只有一段话，原话是： “我认为，现在你是负责传递某某项目报告最 合适的人。请务必于月初做好这项工作，如果 有困难，不能完成这项任务，请及时告诉我。”
这分传真并没有明显的冒犯语言和老板 腔调，然而这位秘书却被触怒了。她甚至把这 件事告诉了顶头上司，她说：“她想过没有， 她是什么东西？”
缩短投资组合的期限和久期的调整是为了在预期利 率上升时减少资本的损失。相反，延长投资组合的期限 是基于对美国和全球经济的分析，主要是真实利率水平、 货币和财政政策动向、周期性的经济指标。
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● 这是伯克希尔·哈撤韦（Bechshire Hathaway）公司的一个共同基金经理在共 同募集说明书里所写的一段话。
第3章商务沟通策略和技巧
明确直接的答复；
提出附加条件的答复；
否定前提的答复；
找借口托辞；
答非所问；
装傻充愣；
提出反问；
沉默式。
（2）应答技巧
1）不要彻底回答，要留有余地； 2）不要马上回答，回答之前给自己一些思考的
时间； 3）不要随便回答没有了解真正含义的问题； 4）使问话者失去追问的兴趣和机会； 5）如果有人打岔就姑且让他打扰一下； 6）预先准备，有问必答。
管理人员以及工作、生活的看法 建立多种方式，让员工随时了解企业情况
中层管理者的双向沟通策略
1．对下负责 承担起帮助下属成功的责任 促进团队协作 主动沟通 建立起负责机制 鼓舞士气 2．对上负责 积极工作 尽量坦率表达自己的意见 先征求上司的意见再制订计划 对上司的意见做出积极响应 主动询问困扰自己的一切问题和想法
有情绪时不要沟通 就事论事 互相尊重 反应不反抗 倾听 延期交流 表达诚意
二、常见的沟通技巧
（一）常见的沟通语言形式 （二）沟通语言的风格 （三）沟通、陈述、倾听四种，艺术的运用这几 种语言形式，成为沟通顺利的基本条件
1、寒暄 附：如何理解寒暄语言？寒暄语言的选择需要注意的 问题。
1．争取掌控沟通局面。（小品） 2．沟通中语言的运用要适合你的性格、所
处环境及身份、地位等。 3．根据沟通对象的文化背景、风俗习惯使
用不同的语言。 4．把你的想法清楚的表达出来,并且做好交
流。
实现有效沟通（5）
不要伤害我
人际关系和谐 钗头凤（1）（2）
实现有效沟通（9）
语言体态 有效配合
距离、表情 姿态、服饰
。。
多种语言的使用
给人整体印象中
60% 50% 40% 30% 20% 10%
第三章 语言沟通(7讲)
4.交谈的注意事项 有利于交谈的态度 ①充满兴趣，真诚友善 ②面带微笑，轻松自然 ③谦虚多礼，虚心戒骄 ④多虑慎思，灵活多变
不利于交谈的态度 ①武断专横，妄下结论 ②自以为是，傲慢自大 ③争强好胜，不容他人 ④态度生冷，情感淡漠
交谈的基本类型
1.根据交谈的目的分 ①发现问题式交谈：如医护人员病史采集 交谈 ②解决问题式交谈：如医院疑难病例的会 诊讨论
行
为 6．你是否会目中无人或心不在焉? 7．你是否注视听话者? 8．你是否忽略了足以使你分心的事物?
9．你是否微笑、点头以及使用不同的方法鼓励他 人说话? 10．你是否深入考虑说话者所说的话? 11．你是否试着指出说话者所说的意思? 12．你是否试者指出他为何说那些话? 13．你是否让说话者说完他(她)的话? 14．当说话者在犹豫时，你是否鼓励他继续下去? 15．你是否重述他的话，弄清楚后再发问? 16．在说话者讲完之前，你是否避免批评他? 17．无论说话者的态度与用词如何，你都注意听 吗? 18．若你预先知道说话者要说什么，你也注意听 吗? 19．你是否询问说话者有关他所用字词的意思? 20．为了请他更完整解释他的意见，你是否询问?
2.根据交谈的人数分： ①个别交谈 ②小组交谈
根据交谈的方式分： ①有目的询问式交谈 ②无目的开放式交谈
根据交谈的职业特性分： ①互通信息性交谈 ②治疗性交谈
根据交谈的性质和要求分： ①正式交谈 ②非正式交谈
沟通并不简单！
二、有效交谈的技巧
1.倾听 3.提问 5.申辩 7.移情
第一樽金像，稻草从左耳进去右耳出来； 第二樽金像，稻草从左耳进去嘴巴出来； 第三樽金像，稻草从左耳进去掉入肚中。
沟通技巧第3章掌握更多技巧
沟通技巧第3章掌握更多技巧沟通技巧第3章掌握更多技巧来源：珠三⾓采购⽹优秀的沟通者⽆论在单个⼈还是在⼤庭⼴众⾯前，都能成功地传达书⾯和⼝头信息，使各⽅都能理解信息内容。
3.1有效地下达指⽰在沟通过程中，⼀项基本活动是向他⼈解释委托给他们的任务，包括任务之⽬的、⽅法与范围。
学会如何向顾客、同事或供应商介绍情况，这将助你踏上成功之路。
⼩提⽰44：给他⼈的⾃主权宁多⽏少。
3.1.1选择指⽰的形式指⽰有多种形式，可以是将来要采取的⾏动，也可以是解释事情原委的汇报。
如果涉及到顾客，它就兼有汇报与⾏动计划的性质：既要详述⾏动细节，⼜要阐明顾客需充当的⾓⾊。
注意对⽅提供的反馈，以判断你是否已提供了⾜够信息。
3.1.2提供信息如果你把⼀份书⾯介绍材料交给同事或顾客，同他（她）详谈以扩充或澄清有关要点，检查他（她）是否已完全理解。
介绍情况时，良好的⽬光接触有助于集中注意⼒⼩提⽰45：为使员⼯有机会发挥其主动性，书⾯指⽰的规定不应过细。
3.1.3编写书⾯指⽰介绍任务时，应商定你们中将由谁把谈话内容整理成书⾯材料。
编写书⾯材料时应注意：l l开宗明义；l l指出哪些资源可供利⽤；l l规定时限；l l指明⼯作⽅式；l l如果该说明书须形成⽂件，应指出⽂件发给哪些⼈；即使你授权他⼈做的⼯作很简单，你的指⽰明确些仍可少出错。
书⾯指⽰l l制作问卷，调查员⼯对餐饮部的看法。
（讲清⽬标）l l使⽤公司打字员并索要复印报价表。
（指明可利⽤资源并提出预算建议）l l星期五中午以前完成。
（规定期限）l l编写问卷前，在各楼层各访谈⼀⼈。
（指出为实现预定⽬标应采取的⾏动）l l把问卷交给我审批，然后发给各部门主管。
（指出问卷应发给谁）⼩提⽰46：如果执⾏原来的指⽰，但项⽬进展并不顺利，那么应尽快重新作指⽰。
3.1.4授权⼤多数指⽰都涉及权⼒移交问题。
如果⼀项任务由你负责，并由你指派他⼈具体执⾏，那么，你就向该⼈授权。
此时，在书⾯指⽰中，你⼀定要讲清受托⼈的责任范围，你希望他向你汇报些什么内容以及你是否会做出进⼀步指⽰。
书面沟通技巧培训课程(PPT 39张)
办公人员在传达文件的时候，一定要严 格按照文件管理标准的要求，一定要有 传达的书面函件，该签字的要求签字， 该署名的要求署名。否则，出现上述情 况，既耽误了工作，又难以说清责任， 同时还反映了公司管理水平的落后和管 理方式的不足。
项目三 书面沟通
书面沟通
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A Y N E C O N S U L T I N G
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这是来自微软的信，继我们上周
的电话谈话后，我很高兴再邮给您一 本我公司的最新宣传册。 您曾表示过贵公司对安装新型计 算机软件感兴趣，我相信我们的服务 符合您的要求，会让您满意的。 期待您的回音，并期望很快能和 您会面。 此致 敬礼 比尔盖茨
3.3 书面材料的写作过程
书面沟通很重要的一个方面就是如何进行 写作。一般来讲，顺利完成写作大致包括 三个步骤：
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写作过程
整理写作思路 考虑文书内容 一口气写完 写 完 后 重 读 修改文书 大胆删减
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确检 认查 无细 误节
商务信函的标准
④书面材料缺少非语言信息
书面语言中所涉及的非语言信息只有材料的 写作格式，发文者的语气、强调重点、表达 特色等经常被忽略，这样会大大降低有效信 息的容量，甚至由于表达不准确产生一些误 解。
总之，和口头沟通相比，书面函件成本 大，效率低，时间长；但是同时书面函件却 具有是非分明、防止扯皮、内容清晰可查、 具体明确、具有证据力等众多优势。 因此，权衡利弊之下，企业管理起用书面 函件沟通方式，形成制度并监督执行到位是 非常必要的。
《旅游沟通技巧》教案--项目三 书面沟通
《旅游沟通技巧》教案设计讼请求。
顺义法院认为：原告为被告承建养猪舍工程，被告应按约定给付工程款。
被告为原告出具的证明，应视为欠款证明，法院对原告的请求应予支持；被告辩称此证明为还款证明，未提供相关证据证实，法院不予采信。
最终判决被告北京某农业公司给付原告黄先生工程款28800元；案件受理费1162元由被告负担。
课堂教学探究书面语言与口头语言区别[20分钟]任务一：小组讨论学习，列出“书面语言”与“口头语言”区别表格；任务二：探究书面语言的要素。
（一）完整；（二）准确；（三）清晰；（四）简洁；（五）具体；（六）礼貌；（七）体谅。
1.分析学生讨论结果，总结“书面语言”与“口头语言”区别区别；2.引导探究书面语言的要素1.以组为单位搜集资料；2.讨论学习1.课程教学平台；2.小组合作。
在讨论总结的过程应加强对学生的引导。
课堂讨论任务一：列举你所知道的书面沟通，并说出格式1.布置小组学1. 小组互相讨1.课程教学平台；在小组讨论学习的教学书面沟通的类型和写作过程[30分钟]（一）备忘录（二）电子邮件（三）建议书（四）报告和摘要（五）商务信函（六）传真任务二：以组为单位讨论书面沟通的写作过程，列出思维导图。
思考：写给谁？写什么？为什么？提纲：主要点，使用索引卡。
整理：按逻辑排列各要点的位置，去掉无关的和重复的内容。
习内容；2.巡回指导。
论学习；2.列出思维导图。
2.网络资料。
过程中要注意给学生适当的指导。
课堂教学提交书面沟通文本[25分钟]每组自己提交一种书面沟通文本，类型不限，然后以组为单位进行阐述，其他组进行评价分析。
1.巡回指导；2.总结分析。
1.完成视频分析；2.加强学习。
课程教学平台注意巡回指导，总结分析。
书面沟通技能
书面沟通技能书面沟通是一种通过书面方式进行信息传递与交流的技能，它在当今社会中具有重要的意义。
良好的书面沟通能力不仅有助于提高个人在学术、工作和生活中的表达能力，还能提升人际关系、拓宽人际交往领域，对个人的发展具有积极的影响。
本文将就书面沟通技能进行细致的分析和总结。
首先，良好的书面沟通需要有清晰明确的目标。
在进行书面沟通之前，要明确自己的目的和意图，决定所要传达的信息。
只有明确了目标，才能更好地展开写作。
在确定目标之后，就要根据目标对信息进行分类和梳理，将其精炼成简洁明了的语言，以满足读者的需求。
其次，书面沟通中需要注意语言的精确性和准确性。
书面沟通是通过文字表达思想和想法，所以文字的准确与否直接影响到信息的传达效果。
在书面表达中，要使用准确、简练的语言，避免使用模糊、含糊不清的词汇和表达方式，以保证读者能够准确理解所传达的信息，并能完整接收到信息。
第三，书面沟通中需要注意信息的层次结构和逻辑性。
一个好的文章要有一个清晰的层次结构，使读者能够迅速理解文章的主题和框架。
同时，文章应该有一定的逻辑性，使得读者能够顺畅地读下去，并能够理解作者要表达的观点，逻辑关系的合理性对于传达信息起着至关重要的作用。
第四，书面沟通中要注意节奏和节制。
优秀的文章一般都会有一定的节奏感，通过合理的段落分隔和句子构造，使得文章有一种自然流畅的感觉。
同时，要注意节制，在书面沟通中不要过多地使用修饰词和冗长的句子，以免给读者带来疲劳感。
第五，要善于利用丰富多样的修辞手法和写作技巧。
修辞手法和写作技巧是书面沟通中的一把利器，它们可以使文章更富有感染力和趣味性。
例如，巧妙地运用比喻、夸张和反问等修辞手法，可以使文章更加生动有趣，引起读者的共鸣和兴趣。
最后，要注重语法和拼写的正确性。
语法和拼写是书面沟通中的基本要求，它们对于确保信息传达的准确性和流畅性必不可少。
在书面沟通中，要注重语法和拼写的规范性，避免常见的语法错误和拼写错误，以保证文章的质量和可读性。