人事档案管理办法

人事档案管理办法
为了加强单位人事档案管理工作，提高人事档案管理水平，
促进人事档案管理的规范化、制度化，根据国家有关规定，结合
本单位实际情况，制定本办法。
第一条 人事档案管理权限及职责
单位人事档案按照人事管理权限实行集中管理。
（一）单位人力资源部依据此规定，管理单位人事档案，并
配备政治上可靠、责任心强的中共党员作为专职或兼职档案管理
人员。
（二）档案管理员及其直系亲属的档案，由上一级档案管理
人员（或分管领导）负责保管。
第二条 人事档案管理职责
（一）保管人事档案；
（二）收集、鉴别和整理人事档案材料；
（三）建立人事档案名册，办理人事档案的查阅、接收和转
递；
（四）登记人员职务、工资的变动情况；
（五）档案管理人员岗位变动时，应及时对所管档案进行清
点，并履行交接手续；
（六）为有关部门提供人员情况；
（七）做好人事档案的安全、保密、保护工作；
（八）办理其他有关事项。
第三条 人事档案的整理
整理人事档案须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录
详细、装订整齐、格式统一。
（一）人事档案材料按照以下分类整理：
1．履历材料；
2．自传材料；
3．鉴定、考核、考察材料（包括各种考核、考察、述职、鉴
定材料）；
4．学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、
培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料）、职业技
能鉴定材料；
5．政治、历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据
材料、党籍、参加工作时间等问题的审查材料）；
6．参加中国共产党、共青团、民主党派的材料；
7．奖励材料（包括授予各种荣誉称号、立功嘉奖、先进人物
登记表及模范事迹材料，以及科技、业务工作等方面的奖励材料）；
8．处分材料（包括甄别、复查等材料，免于处分的处理意见、
违法犯罪判决书等）；
9．工资、录用、任免（聘用）、转业、待遇、出国、退（离）
休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料；
10．其他可供组织上参考的材料。
（二）人事档案材料按照上述十个类别的顺序排列，应符合
以下有关要求。
1．第一至四类、七类、十类材料，同一问题按形成时间先后
顺序集中排列，以最后时间为准。
2．第五类、八类材料，同一问题材料集中后，按材料的主次
关系排列，具体顺序是：上级批复、结论或处分决定；本人对结
论的意见；调查报告、证明材料、本人检讨、交代材料。
3．第六类材料，按以下顺序排列：入团志愿书、入团申请书、
离退团材料；入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记
表；加入其他党派材料。
4．第九类材料，按所列材料的性质的不同排列，每一种材料
再按时间先后顺序排列（如工资、任免等）。
（三）人事档案材料页码的编写要求：
1．对每份材料逐页分别编写页码，页码用铅笔标注在档案材
料右下角（双面书写的材料，其背面页码标注在左下角），档案材
料目录不编页码。
2．每份材料的编号由材料的类别号、份次号组成，用铅笔标
注在每一份材料的右上角，中间用短横线连接。例如：编号为3
—1，是指第三类的第一份材料。
（四）人事档案目录的编排：
1．类号。标明本类档案材料的类别，根据档案种类材料的多
少，每页档案目录可放两类或三类，由上而下排列。
2．材料名称。指档案材料的标题，档案材料没有标题的，应
当依据材料内容拟写标题；原有标题太长的应适当压缩。
3．材料制成时间。填写档案材料形成的年、月、日，用阿拉
伯数字标注。
4．页数。填写每份档案材料的页数。
5．书写目录要工整、正确、美观，不得使用圆珠笔、铅笔、
红色及纯蓝墨水书写。
6．书写目录时，每类目录之后须留出适当的空格。
职务变动登记表。根据任免呈报表的变动情况，按变动时间
顺序逐年填写，排放在档案目录后面。
工资变动登记表。根据工资变动情况，按变动时间顺序逐年
填写，排放在人事档案第九类前面。
（五）人事档案的装订立卷：
1．拆除档案材料上的金属品，按照排好的顺序打孔，连同档
案目录装订成卷。
2．将装订成卷的人事档案放入相应的档案盒，并在档案盒上
标明编号、姓名。
（六）人事档案的补充：
1．人事档案要及时整理，对于工作中形成的需要归档的材料，
应逐份插入相应类别，逐页标注页码，及时分类填写档案材料目
录。
2．职务、工资有变动时，应依次填写变动登记表。
3．中层以上管理人员人事档案归档材料，须由单位组织人事
部提供并审核后，方可归档。
4．基层管理人员人事档案归档材料，须由所在单位组织人事
（劳资）部门提供并审核后，方可归档。
5．专业技术人员的学历认定、职称晋升等材料，须由单位组
织人事部提供并审核后，方可归档。
第四条 人事档案的保管
（一）根据安全、保密、便于查找的原则要求，对人事档案
应严格、科学地保管。
（二）人事档案保管应设专门的档案库房，配备档案柜，房
内应备有防火、防盗、防光、防高温等安全防护措施，要保持库
房的清洁和适宜的温湿度（温度14——24℃，相对湿度45——
64%），并经常进行检查。
（三）人事档案的保管必须建立登记制度，并定期进行核对，
发现问题及时解决。
（四）档案库房的钥匙不得随身携带，档案柜平时要锁好并
保管好钥匙。
（五）严禁任何个人私自保存和复制人事档案。
第五条 人事档案的查阅须遵守下列规定：
（一）查阅人事档案必须是工作需要并与其所从事业务相符，
并按人事管理权限征得有关部门领导同意后方可查阅。
（二）查阅单位中层管理人员人事档案，须经人力资源部领
导同意后，方可查阅。
（三）人事档案只限在档案库房查阅，一般不得借出。特殊
情况需要借出，须按人事管理权限征得有关部门领导批准。
（四）查阅档案人员要爱护档案，切实维护档案的完整与安
全，不得私自将档案卷折叠、拆卸调换、涂改、划道、复制、更
不得遗失。
（五）查阅档案人员要遵守有关保密工作规定，不得随意将
档案内容向无关人员泄露。如违反规定造成不良影响应承担相关
责任。
（六）因工作需要从人事档案中取证的，经主管领导审查批
准后，才能复制有关档案材料。
（七）对利用信函了解档案有关内容的，经主管领导批准后，
只能提供与信函有关的项目。
（八）任何个人不得查阅或借阅本人及亲属的档案。
第六条 人事档案的转递
（一）因工作调动、职务变化、退休等需将人事档案转给新
的主管单位时，应及时办理档案移交手续。严格转递手续，以保
证人事档案的绝对安全。
（二）转出人事档案，要认真对其清理并整理，填写转递通
知单，注明转出时间和原因，在名册上注销。
（三）转出的人事档案均应包装密封，贴好封条并按管理权
限加盖部门印章。
（四）转递人事档案，不得以平信、挂号、包裹等公开邮寄，
必须通过机要交通转递或由组织指定专人递送，不准本人自带。
（五）对转出的人事档案不得扣留或分批转出。对转出的人
事档案，超过一个月未收到回执，应及时催问。
（六）接收转入的档案要核对是否是本单位所属人员档案，
认真核对档案材料数量，确认无误后，将转入的档案详细登记，
在转递通知单回执上盖章，将回执及时退回寄出单位。
第七条 人事档案的统计
人事档案要定期进行统计，确保所管理的档案与所管人数相
符。人员调动、离退休、死亡后，应及时进行分类保管，随时做
好接收、转出变动情况的登记以及档案数字统计。
第八条 档案材料的销毁
（一）经鉴别属于重复或不应归档的材料，要进行清退或销
毁。销毁材料要进行登记，并经分管领导批准签字后进行。
（二）销毁档案材料必须到保密部门指定的场所进行，其中
要有两名正式党员负责监销。
第九条 本办法的解释权属单位人力资源部。