浅谈如何提高秘书的公文写作能力

秘书作为掌管文书并协助机关或部门负责人处理有关文书日常工作的人员，其首要任务就是撰写文稿。文稿撰写是同一思想，推进工作的主要手段。可见，写作能力是秘书的基本功。秘书人员所接触到的大多为公文写作，而且公文写作是秘书人员必备的技能之一。秘书为领导服务水平的高低主要体现在文字水平的高低之上，只有文字水平提高了，文字工作做好了，才能确保机关高效运转。因此，面对新形势，新要求，尽快提高秘书的公文写作梦见迫在眉睫。

一、秘书公文写作的主要内容

公文写作是指公文的起草与修改，是撰写者代单位立言，体现领导意图和愿望的写作活动，它包括起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程。公文写作区别于其它应用问写作的独特特点：被动写作，遵命性强；对象明确，针对性强；集思广益，群体性强；决策工作，政策性强；急迫之作，时效性强；讲究格式，规范性强等。基本要求是：保证公文内容在政治上的正确性，实是求是，在业务上符合客观规律，特别注意文字表达，要规范格式与程序。基本规程：1

领导交代发文意图2确定发文的主旨和应当使用的文种3收集和选择所需的材料4拟写提纲，安排结构5落实起草，拟写正文6修改润色，确定初稿。但在具体撰写公文时会常出现以下问题：文种使用不当，格式不规范，不遵守行文规则，名称表述混乱等，造成歧义，不利于工作的开展。

秘书作为公文的撰写者，在撰写公文时，要确保公文质量和效用，顺利达到行文目的，基于这一点，著名教育家叶圣陶先生在《公文写作得含糊草率的现象应当改变》一文中曾经说过：“公文不一定要好文章，可是必须写得一清二楚，十分明确，确保它的质量。”这就把公文写作的明确性问题提高到很高的地位来认识，同时也对秘书撰写公文的要求更为严格。二、提高秘书人员公文写作能力的必要性

（一）社会发展需要

秘书作为一种古老而新兴的职业，在当今社会经济发展中起着不可忽视的作用，企业对人才的需求也日趋提高，秘书这一职业日渐成了人们关注的焦点，然而，由于传统观念中秘书工作面的狭窄，秘书人员自身综合素质的欠缺，人们对秘书职业存在偏见和不理解，秘书一直被人们误解为是一个不需要太多的知识铺垫作支撑的职业，人们普遍认为：懂得计算机，会做一般日常事物，懂得人际交往就可以胜任这一工作，使得秘书能力局限于此，殊不知，秘书不再是简简单单的打字，传递文件，提供信息，而已经扩展为从报告的专写到文书档案的管理，从日常接待联系到内部的沟通协调，由此可见，提高秘书公文写作能力是当今时代和社会形势发展需要。（二）开展工作需要

公文写作以其严格的行文要求和特点，在党政机关，行政机构以及人民团体，企事业单位中具有不可替代的作用，机关企事业单位都离不开公文写作，从年初工作计划制定到大会筹备、召开到落实，工作开展中的信息上报，年中工作检查，向上级领导汇报工作进展情况，工作评比材料，年末工作总结等都需要公文写作来传达意向，而且公文是机关、团体、企事业单位公务活动中的血脉，是一切信息载体和文字体现，公文写作的好坏，直接联系到各项工作的顺利开展与否。学习公文写作，提高公文写作能力不但重要而且必要，它对于企事业单位的发展有着重要的意义。例如：在一个单位中，领导要召开大会，作为秘书就要领悟到上级的发文意图，从而确定发文的主旨和应当使用的文种，确保将领导的意向准确无误地表达出来，只有这样，才可以提高工作效率。（三）服务上下需要

作为秘书，首先就要为领导服务，工作汇报，信息反馈，请求事项等都需要公文来传递，其次，横向服务，联系工作，互通情况等，也需要用公文来沟通，最后，为下级服务，布置工作，答复事项，也需要公文作为载体，可见公文写作在单位中起着桥梁和纽带的作用。

（四）提高自身需要

学习公文写作，对于秘书人员来说，可以获得更多信息，了解更多情况与动态，还可以锻炼能力，把握大局，开阔视野，提高观察分析能力，最后，还可以增加知识，体会领导艺术，讲话与思维，计划性与条理性，分析与解决问题能力，努力提高自己的公文写作能力，这也将是一种宝贵的人力资源。历史记载武则天有一次读到一篇声讨她的文章时，惊问：“这文章是谁写的？”左右回答是：骆宾王，武则天长叹一口气，对身边的宰相说：怎么可以失掉这个人才？”在处于敌对状态下，对方骂得她狗血喷头，她还希望得到好文人，由此看来，提高公文写作能力，作为秘书人员也是十分必要的。我们再来看一个例子：

1956年9月，党的八大召开前夕，毛泽东因筹备会议很忙，委托陈伯达起草大会开幕词，陈伯达认认真真地写了几张纸，内容虽然全面，但是没有重点，

毛泽东看后摇了摇头，这时候离开幕之日没有几天了，毛泽东就找来秘书田家英，说：你来写吧，写的短些，有力些。”田家英写了一个通宵，第二天就交了稿，毛泽东看后赞许地笑了。八大开幕上，毛泽东的这篇不足2000字的开幕词，曾被43次热烈的掌声打断，甚至会后代表们还不断赞扬这篇‘毛泽东风格’开幕词。这件事颇令人深思，田家英的开幕词之所以得到毛泽东的肯定，一是得益于他对毛泽东思想脉络的准确把握，二是领悟到了毛泽东关于开幕词的写作意图，加上他对毛泽东讲话风格的了解，写作成功那是必然的了，而陈伯达接受起草开幕词的任务时，没有具体的指示，也没有领悟到毛泽东的意图，因此，没有得到认可，从这个历史事例中，我们可以得出，提高公文写作能力是秘书人员自身价值的体现，可以更好地为领导服务，反之，得不到领导的认可，自身价值也难以实现。三、秘书人员如何提高公文写作能力

（一）理论知识的积累

恩格斯认为，任何一个民族，要想保持旺盛的发展活力就一刻也不能离开理论思维。相比之下，我们往往不注意对工作进行理论思维而喜欢就事论事，这直接导致我们一些公文起点不高，深度不够，然而只有理论素质提高了才能头脑更敏锐，思维更活跃，眼光更长远，写出来的东西才能有正确的立场观点和深刻的思想内容，才有不可动摇的逻辑力量。理论的作用是潜移默化的，不能指望立竿见影，打牢理论基础必须作出长期艰苦的努力。

具体的累积方法：（作为一名秘书人员），在读书或调查研究过程中，把看到的、听到的有用的观点语言或心得体会，随时记下来，条件许可时，最好剪成册，分类保存，努力建立自己丰富的材料库。当然积累的知识，资料必须从自己的实际情况出发，要有明确的目的目标。