试析电子档案的科学化管理
加强电子档案的管理与利用
加强电子档案的管理与利用随着信息技术的不断发展和应用，电子档案逐渐成为企事业单位管理工作的重要组成部分。
电子档案具有安全性高、可长时间保存、便捷使用等优点，对提高管理效率，满足信息化发展要求，促进企业发展发挥着积极作用。
然而，由于管理不当，电子档案安全性、完整性、可靠性等问题依然存在，这些问题直接影响到电子档案的管理与利用。
因此，要加强电子档案管理与利用，需要从以下几个方面入手。
一、加强电子档案的存储和保护电子档案存储空间应该充足、受控可靠、管理规范，并应建立电子档案备份机制，以确保数据的安全和完整性，以备后续应急处理。
此外，应建立完善的数据备份和还原机制，定期备份数据，同时要做好数据加密和授权管理工作，力求从技术和工作保障上保障数据安全。
在备份和恢复过程中需要保证数据的准确性、完整性和完全性，以及备份设备和存储介质的存放和维护规范。
二、建立科学的电子档案分类体系建立科学的电子档案分类体系非常重要。
电子档案应按照类别、用途、属性等方面进行分类，建立统一的档案编号方案和电子档案的分类主题，以便于管理、查阅和查询。
此外，电子档案应设置相关元数据，建立档案描述信息系统，以便于后续的管理和使用。
在进行分类和描述时，应遵循电子档案的文件名称规范、元数据完备性和统一性等原则，以提高档案管理和利用效率。
三、加强电子档案的使用和查询功能为了加强电子档案的使用和查询功能，本着便捷性、高效性的原则，应加强电子档案的全文检索和关键词检索功能，以实现更利于检索、查找、展示、共享和利用电子档案的目的。
此外，还应加强电子档案的权限控制和安全审计，严格限制对敏感数据和重要信息的读/写权限，加强对操作日志的审计和监察，以提高数据的安全性和隐私性。
四、加强电子档案管理人员的专业化和培养为了加强电子档案的管理与利用，需要推进电子档案管理人员的专业化程度和培养工作。
在电子档案管理的人力资源建设上，应鼓励和支持电子档案管理人员参与专业培训和教育，获得相关资格和证书。
试谈企业电子档案管理方法和途径
试谈企业电子档案管理方法和途径企业电子档案管理是指企业对于各类文件、资料等信息的电子化管理和存储方式。
它将传统的纸质档案转变为数字化形式，通过电子设备和互联网等信息技术手段，实现档案的全面、高效、方便的管理。
电子档案管理作为现代化办公方式的重要组成部分，对于提高企业管理效率、降低成本、保障信息安全具有重要意义。
下面将结合企业实际情况，谈谈企业电子档案管理的方法和途径。
企业电子档案管理的方法具体包括以下几个方面：1.电子档案系统建设：企业要搭建一个完善的电子档案管理系统，包括硬件设备、软件应用、网络安全等方面。
这需要企业对自身的档案管理需求进行系统分析和设计，并结合企业的实际情况进行定制化建设。
企业还需要对电子档案系统的维护和更新进行有效管理，确保系统的稳定运行。
2.档案数字化：企业需要将纸质档案转化为电子档案，通过扫描、拍照等方式将纸质文件转化为数字化的形式。
在档案数字化过程中，要注意保证扫描的质量和准确性，并且为每个档案建立相应的索引和标签，方便后续的查询和检索。
3.档案归档与分类：企业需要根据不同的档案类型和内容，将电子档案进行分类和归档。
合理的分类和归档方案可以帮助企业更好地管理和利用电子档案，并节约存储空间。
企业还需要制定相应的档案管理规范和流程，确保电子档案的准确性和完整性。
4.档案查询和检索：电子档案管理系统应具备快速、方便的查询和检索功能，通过各种索引和关键字搜索，可以在海量的电子档案中准确定位所需信息。
对于常用的档案信息，可以建立快速访问的数据库或目录，提高查询效率。
1.云存储和备份：云存储是将电子档案存储在云端服务器上，通过互联网进行访问和管理。
云存储具有高可靠性、可扩展性和便捷性等优势，可以降低企业的存储成本并提高档案的安全性。
还可以通过云备份的方式对电子档案进行定期备份，防止数据丢失。
2.数字化办公：企业可以采用数字化办公方式，通过电子邮件、即时通讯工具和协同办公平台等实现信息共享和协作。
高校科研电子档案的管理方法探究
高校科研电子档案的管理方法探究 随着互联网和信息技术的迅猛发展，高校科研工作中产生的大量电子档案也日益增多，如何有效地管理这些电子档案成为了当前高校科研工作中一个亟待解决的问题。本文将就高校科研电子档案的管理方法进行探究，以期为高校科研工作者提供一些实用的管理建议。
一、高校科研电子档案的现状 在当前的高校科研工作中，电子档案已经取代传统的纸质档案成为主要的档案形式。高校科研工作者通过电子邮件、文件共享平台、科研管理系统等方式产生了大量的电子档案，包括科研项目申报资料、科研成果论文、实验数据、会议论文等各种形式的电子文档。这些电子档案对于高校科研工作者的科研工作具有至关重要的作用，因此如何有效地管理这些电子档案成为了当前高校科研工作中一个亟待解决的问题。
目前高校科研电子档案的管理存在一些问题。由于电子档案的产生方式多样，不同的科研工作者可能会选择不同的存储方式，导致电子档案的存储分散、管理混乱。由于电子档案的数量庞大，如何对这些电子档案进行分类、整理和检索也成为了一个难题。由于电子档案的格式多样，如何有效地进行格式转换和兼容性处理也是一个亟待解决的问题。高校科研电子档案的管理迫切需要一个系统化、规范化的方法来进行规范管理。
针对高校科研电子档案管理存在的问题，我们可以采取以下方法进行管理： 1、建立科研电子档案管理体系 高校科研单位可以建立科研电子档案管理体系，明确科研电子档案的管理责任部门和管理流程。在管理体系中，可以规定电子档案的存储、管理、归档和销毁等方面的具体规定，以确保各项管理工作得到有效的执行。还可以建立电子档案管理的相关标准和规范，统一科研电子档案的管理标准，提高管理的规范性和效率。
2、建立统一的电子档案存储平台 高校科研单位可以建立统一的电子档案存储平台，将科研工作者产生的电子档案集中存储在统一的平台上，实现电子档案的集中存储和统一管理。这样不仅可以避免电子档案存储分散的问题，同时也方便科研工作者对电子档案的检索和共享。
电子档案管理制度
电子档案管理制度电子档案管理制度是指根据现代信息技术的发展，将纸质档案转换为电子档案，并通过电子设备进行管理、传输和利用的一种管理制度。
电子档案管理制度的建立和实施，对于提高档案管理的效率和质量具有重要意义。
本文将从电子档案管理制度的必要性、目标、内容和实施步骤等方面进行论述。
一、电子档案管理制度的必要性随着信息技术的发展，纸质档案已经不能满足组织和个人的信息管理需求。
纸质档案存在保管困难、查询不便、易丢失等问题，而电子档案则具有存储量大、检索快捷、耐久性好等优势。
因此，建立电子档案管理制度，能够提高档案管理的效率和质量，满足信息管理的需求，推动信息化建设。
二、电子档案管理制度的目标1.提高档案管理的效率。
通过电子设备的使用，能够实现档案的快速存储、检索和传输，减少人力物力的浪费，提高档案工作的效率。
2.提高档案管理的质量。
电子档案管理制度能够保证档案的完整性、可靠性和可用性，避免档案的损坏和丢失，提高了档案管理的质量。
3.确保档案的安全性。
电子档案管理制度能够采取措施，确保档案的安全，防止非法访问和篡改，保护档案的权益。
4.方便档案利用和共享。
通过电子档案管理制度，能够实现档案的便捷利用和共享，提高了组织和个人的工作效率。
三、电子档案管理制度的内容1.档案数字化转换规范。
明确档案数字化转换的标准和要求，包括扫描分辨率、文件格式、文件存储等。
2.档案存储和传输规范。
规定档案存储的设备和环境要求，确保档案的存储安全和稳定；同时，规范档案的传输方式和加密方法，确保档案的传输安全。
3.档案检索和利用规范。
制定档案检索和利用的规范和流程，包括检索词汇的建立、查询界面的设计等。
4.档案安全管理规范。
建立档案安全管理制度，包括档案访问权限的设置、数据备份和恢复等。
四、电子档案管理制度的实施步骤1.制定电子档案管理制度的总体规划和实施方案，明确电子档案管理的目标和任务。
2.建立电子档案管理系统，选择适合的电子设备和软件，进行安装和配置。
档案电子化管理方案
档案电子化管理方案1. 引言档案管理是组织和管理重要信息和文档的关键任务之一。
传统的纸质档案管理方式存在许多问题，如存储空间不足、文件丢失、检索困难等。
为了解决这些问题，许多组织选择实施档案电子化管理方案。
本文将介绍一种基于电子化管理的档案管理方案，包括档案数字化流程、存储和检索方法等。
2. 档案数字化流程档案数字化流程是实施档案电子化管理方案的关键步骤。
下面是一个典型的数字化流程：1.资源评估：评估组织内的档案资源，确定需要数字化的档案种类和数量。
2.扫描和拍摄：使用专业的扫描设备对纸质档案进行扫描，或使用数字相机对特殊类型的档案进行拍摄。
3.文档分类和索引：对扫描或拍摄的档案进行分类和索引，建立文档的元数据，以便后续的检索。
4.图像处理：对扫描或拍摄的档案图像进行处理，包括图像质量控制、裁剪和旋转等。
5.文档存储：将处理后的档案图像存储在电子档案管理系统中，确保数据的安全和可靠性。
6.数据备份：定期对电子档案进行备份，以防止数据丢失或损坏。
7.档案销毁：对数字化后的档案进行销毁，确保原始档案的安全性和机密性。
3. 存储和检索方法档案电子化管理方案的成功与否，部分取决于存储和检索方法的有效性。
下面是几种常用的存储和检索方法：1.数据库存储：将所有档案的元数据和图像存储在数据库中，通过关键字检索来查找需要的档案。
2.文件夹和标签存储：将数字化的档案按照文件夹和标签的方式进行分类存储，便于浏览和快速检索。
3.OCR技术：使用光学字符识别（OCR）技术将档案图像中的文字转换为可搜索的文本，提高档案的可检索性。
4.全文检索：通过全文检索引擎对档案的内容进行索引和检索，提供更精确的检索结果。
5.权限控制：通过对档案数据的权限管理，确保只有授权人员可以访问和使用档案。
4. 档案电子化管理方案的优势实施档案电子化管理方案具有许多优势，如下所示：1.节约存储空间：数字化档案可以有效节约存储空间，解决纸质档案存储不足的问题。
浅谈电子档案管理的的策略
浅谈电子档案管理的的策略电子档案管理是一种数字化管理档案的方式，其与传统的纸质档案管理不同，可以在保障档案安全的前提下提高管理效率，降低管理成本。
在电子档案管理策略的制定方面，需要考虑多个因素，包括安全性、可访问性、可迁移性等。
首先，安全性是电子档案管理的首要考虑因素。
因为电子档案的存储方式与传统的纸质档案有所不同，一旦档案泄露或丢失，损失就会非常巨大。
因此，需要在电子档案管理的各个环节中保障档案的安全性，包括数据备份、防病毒措施、合理分级存储、访问权限管理等。
同时，在电子档案管理的过程中，还要确保电子档案的完整性和可信度，以保障电子档案记录的真实性和有效性。
其次，可访问性也是电子档案管理所需要考虑的因素之一。
通过电子档案管理，用户可以以更高效、更便捷的方式查看和使用档案信息，但同时也需要确保电子档案的可访问性。
在电子档案管理的过程中，需要将档案信息进行分类、索引等处理，以便用户能够快速找到所需的档案，进而查询或共享这些档案信息。
同时，为了确保档案信息的可访问性，电子档案管理系统需要提供友好的界面和操作方式，让用户轻松上手，能够快速使用电子档案管理系统。
最后，可迁移性也是电子档案管理所关注的重点之一。
电子档案管理系统需要支持可移植性，以便档案信息能够在不同的系统间进行传输和共享。
该策略的实现需要在电子档案管理系统的设计和实现过程中考虑到档案信息的互操作性，并且需要提供标准化的档案格式和接口，以确保不同的管理系统能够相互兼容。
总之，电子档案管理的策略需要充分考虑安全性、可访问性和可迁移性等要素，对电子档案管理系统的设计和实现提出严格的要求。
通过这些策略的实施，可以提高电子档案管理的效率和便利性，在数字化时代更好地服务用户，满足管理需求和信息共享的要求。
电子档案的特点和管理对策
电子档案的特点和管理对策
电子档案是指以数字形式记录的文件，以实现更高效的管理和保护，具有以下几个特点：
1. 数字化：电子档案将文件数字化，有效地消除了纸张记录的限制。
2. 可搜索：电子档案可以通过搜索引擎或关键字搜索快速找到需要的文档，节省了
查找时间。
3. 安全性高：使用适当的安全保护措施，可以确保电子档案无法被未经授权的人员
访问和更改。
4. 占据空间较小：电子档案不需要占据大量的文件柜空间，因此可以节约办公室空间。
5. 易于备份和恢复：电子档案可以通过备份和恢复过程轻松维护和更改，这反过来
也有助于数据的长期保存。
1. 制定电子档案管理政策：组织应制定清晰的电子档案管理政策，以确保员工按照
规则管理文件。
2. 实施安全保护措施：应采取适当的安全措施，例如密码，双重身份验证等，以保
护电子档案的机密性和完整性。
3. 选择合适的硬件和软件：为了确保电子档案能够正常存储和访问，组织应选择稳
定和兼容性强的硬件和软件。
4. 进行备份和恢复操作：要确保数据的长期保存和恢复，应定期进行备份并测试恢
复过程。
5. 培训和监督员工：电子档案管理需要员工的合作，组织应该提供培训，并监督员
工让他们合格地执行电子档案的管理策略。
6. 定期审查和更新电子档案管理策略：定期审查与更新旧的管理政策是非常重要的，以确保其与实际情况相匹配并能满足当前需求。
综上所述，电子档案具有许多优点，但也需要严格的管理策略来确保其安全。
组织应
制定政策，确保实施安全措施，选择合适的硬件和软件，进行备份和恢复操作，培训员工，并定期审查和更新政策以确保其有效性。
高校科研电子档案的管理方法探究
高校科研电子档案的管理方法探究随着科技的发展和高校科研工作的不断推进，科研电子档案的管理变得越来越重要。
高校科研电子档案包括科研项目申报材料、科研成果文献、科研数据等多种材料，这些档案对于高校科研工作的开展具有重要的参考和支持作用。
科研电子档案的管理方法是高校科研工作者需要深入探究和关注的问题。
一、科研电子档案的特点1. 多样性：科研项目申报材料、科研成果文献、科研数据等多种类型的档案，形式多样，内容繁杂。
2. 体积大：科研电子档案的体积庞大，涉及的内容广泛，需要进行有效的管理和分类。
3. 安全性要求高：科研档案中包含大量的敏感信息和重要数据，需要严格保护和保密。
1. 建立科研电子档案的归档管理制度科研电子档案需要建立起完善的归档管理制度，包括档案的归档流程、档案的分类存储、档案的备份和恢复等内容。
在归档管理制度中，要细化每一个环节的操作流程，明确每一个人员的责任和权限，确保档案的秩序和安全。
科研电子档案的标准化管理是建立在科研电子档案管理制度的基础上的，要求科研人员在进行电子档案管理时要遵守一定的标准和规范，确保档案的统一性和规范性。
制定统一的档案命名规范和文件格式要求等，确保档案的可读性和可维护性。
通过引入科研电子档案管理系统，可以实现对科研电子档案的全面管理和监控。
科研电子档案管理系统可以实现对档案的版本控制、权限管理、审批流程控制等功能，有效提高了档案管理的效率和安全性。
4. 加强科研电子档案的安全保障科研电子档案管理的一个重要问题是档案的安全性保障。
在科研电子档案的管理过程中，需要加强对档案的安全管理，包括对档案的备份和恢复、加密保护、权限控制等措施，确保档案的安全不被破坏或泄露。
科研人员作为科研电子档案的主要管理者和使用者，需要提高他们的电子档案管理意识，注重档案管理的细节和规范。
通过开展相关的培训和宣传活动，提高科研人员对电子档案管理的重视程度，增强他们对电子档案管理的专业素养。
在实施上述管理方法的基础上，高校需要建立起健全的科研电子档案管理体系。
档案管理中电子档案管理建议
档案管理中电子档案管理建议随着科技的不断发展，电子档案管理已成为档案管理中的趋势和发展方向。
电子档案管理具有高效、便捷、安全、环保等优势，对于提高档案管理的效率和质量有着重要的意义。
电子档案管理也面临着一些挑战和问题，需要采取相应的措施和建议进行有效管理。
下面将就电子档案管理中的建议进行探讨。
一、建立健全的电子档案管理制度建立健全的电子档案管理制度是电子档案管理的基础和前提。
制定和完善电子档案管理的相关制度和规定，明确电子档案的采集、存储、传输、查询、利用和保护等环节的要求和流程，建立相关的管理机构和人员，明确责任和权限，确保电子档案的合规管理和安全使用。
二、规范电子档案的采集和整理电子档案的采集和整理是电子档案管理的重要环节。
在电子档案的采集过程中，应该明确采集的内容和范围，对采集的电子档案进行分类和整理，建立标准化的档案命名规范和索引管理机制，并建立相应的元数据管理系统，确保电子档案的整体性和一致性。
三、加强电子档案的存储和保护电子档案的存储和保护是电子档案管理的核心内容。
应选择安全可靠的存储设备和系统，确保电子档案的安全性和完整性。
对于重要的电子档案，可以采用多重备份的方式进行存储，保证电子档案的可靠性和持久性。
建立健全的电子档案保护机制，包括权限管理、访问控制、加密保护等措施，防止电子档案的非法访问和篡改。
四、实施电子档案的查询和利用电子档案的查询和利用是电子档案管理的重要环节。
可以借助先进的信息技术手段，建立标准化的电子档案查询平台和服务系统，方便用户进行电子档案的检索和利用。
对于需要保密的电子档案，应进行严格的权限控制和审查机制，确保电子档案的安全利用。
建立电子档案管理的监督和评估机制，对电子档案管理的各项工作进行监督和检查。
及时发现和纠正电子档案管理中的问题和缺陷，提出改进建议和措施，确保电子档案管理的规范和有效。
电子档案管理具有重要的意义和价值，对于提高档案管理效率和质量，推动档案工作的现代化和信息化具有重要的意义。
加强电子档案的管理与利用
加强电子档案的管理与利用电子档案的管理与利用是现代信息化时代必不可少的工作。
随着电子化办公的普及和信息技术的快速发展，越来越多的文档和文件以电子形式存储和传输，电子档案的管理与利用也变得尤为重要。
本文将探讨如何加强电子档案的管理与利用。
加强电子档案的管理需要落实科学合理的档案管理制度。
建立规范的档案管理流程，明确档案的创建、采集、整理、储存、检索和保护等各个环节的具体操作。
制定相关的档案管理制度和规范，明确各级档案部门的职责和权限，确保档案管理工作的有序进行。
还需加强对电子档案管理人员的培训，提高其专业素质和技能水平，使其具备熟练操作电子档案管理系统的能力。
加强电子档案的利用需要建立高效的档案检索系统。
建设一个方便快捷的电子档案检索系统是实现电子档案利用的关键。
这个系统需要具备强大的搜索功能，能够根据关键词、时间、部门等多种方式进行检索，提供准确、全面的检索结果。
还可将电子档案和其他相关文档进行关联，提供相关的参考信息，方便用户查找和利用。
还需要注重用户体验，提供简洁明了的界面和操作步骤，便于用户学习和使用。
加强电子档案的管理与利用还需要加强档案的质量管理。
电子档案的质量直接影响到其管理与利用的效果。
要加强对电子档案的质量管理，首先要确保电子档案的准确性和完整性，采用科学的数字化手段进行采集和整理，确保电子档案的内容不缺失和不损坏。
要定期对电子档案进行审核和修订，及时更新和完善相关信息，确保电子档案的时效性和有效性。
要加强对电子档案的安全管理，采取多种措施确保电子档案的安全性，防止数据泄露、损坏和篡改等问题的发生。
加强电子档案的管理与利用是一个综合性的工作，需要从制度建设、技术支持、人才培养等多个方面入手，通过科学合理的管理措施和手段，提高电子档案的管理与利用效果，有力地促进电子档案在工作中的应用和推广。
只有不断加强对电子档案管理与利用的重视，才能更好地满足信息化时代对档案工作的需求，提高工作效率，促进工作质量的提升。
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试析电子档案的科学化管理
摘要：档案的电子化是时代发展的必然要求，本文简单论及了电子档案管理
的特点、当前电子档案管理表现较为突出的问题，以及针对这些问题采取的几项
强化性工作内容。希望可以对今后的相关工作带来一点帮助。
关键词：电子档案；档案管理；科学化
Abstract: The electronic documents is the inevitable demand of The Times, this
paper deals with the simple electronic archives management, the current
characteristics of the electronic archives management performance is serious
problems, and aiming at these problems take several of the improved sex work
content. Hope in the future of the work related to bring a little help.
Keywords: electronic archives, management, scientific.
科学技术的发展进步，让人们对于信息的关注度大大加强，对于信息的
准确性与时效性重视程度较以前有了全面的转变，对于档案信息的需求量也明显
加大。而对于相关档案工作的服务质量要求也有更加严格的期待。档案工作应当
更好地给单位建设与发展服务，有必要更新思路，借助于科技手段开创档案管理
工作的新局面。现在以计算机系统进行的电子档案管理工作，有着很明显的优势，
具有更快捷、更准确、更方便的特点。可在相关档案的搜集整理、鉴定甄别、保
管应用等过程中，也出现了一些问题。如一些工作部门与工作人员，仍然习惯于
以传统思路、固有工作模式对电子档案进行管理，形式变化，而管理模式不变。
还有一些电子档案在收集整理过程中，易出现掉以轻心的问题。所以，怎样采取
有效对策，解决当前存在的问题，是我们有必要进行深入思考的课题。
一、电子管理的基本特点
（一）归档时间的高效性。电子档案能在文件办理完成以后随时进行归档。
通过网络，可以很快将文件从形成部门传递至档案管理部门，再以电子数码形式
进行签名封签，实时认证。最后由档案管理工作人员做出接收登记，标出档案分
类编号，设置访问级别，给用户查找提供便利。
（二）归档方式的准确性。因为电子档案采取的是电子编码手段，能编辑修
改却没有痕迹留下，无法固定载体。一些鉴别文件，其原始凭证性重要信息可以
做出修改，这就让辨别电子档案原始凭证的工作变得非常复杂。所以，形成电子
档案的过程中应当随时做出数字签名与信息认证，身份鉴定及加密保护工作也应
当做好，力争保证文件于传输处理过程中的零失误。
（三）保管方式上的先进性。电子档案所依托的载体很容易发生老化变质，
尤其是一些新型存储设备的形成与发展，会影响到旧有电子档案的读取。所以档
案管理工作部门在收到电子档案以后，会对档案进行格式转换，用常用格式储存
档案，以利于储存设备在变更发展之后仍然可以有效读取相关的档案信息。
（四）分类编目的简便性。从电子档案自身特点出发，相关工作人员可以编
制出全方位、多角度的检索方法与检索工具，以方便用户进行信息查询。用户一
般只需要输入主题词或者是文件分类号，就能够找出与之相对应的档案文件，还
有相关上下级行文与附件。这可以在很大程度上减轻档案管理人员工作强度。
（五）查询方式的严谨性。提供者及利用者都要通过审核才可以确定操作及
使用权限。在系统整体功能的应用上，会根据人员层次、人员级别进行权限认证。
使用者进入到系统中时，系统根据事先的设置，自动判断使用者的真实身份信息
及可以操作的功能范围。并且系统会自动对使用者的操作行为与操作路径给以跟
踪记录。若使用者应用了未被授权的功能，则可以拒绝响应，并作出警告性提示，
这样能保证电子档案的机密性。
二、电子档案管理当前的突出问题
（一）电子档案需要依赖设备进行读取。若想实现电子档案的信息再现，除
要求相关工作人员有基本的专业技能以外，还要借助计算机系统及其附属软件才
能读取。尤其是电子档案的质量、效能、利用途径、方法等，都要受到软件系统
因素的影响。软件程度又会因为计算机硬件性能的不同而显示出差异性。计算机
技术更新发展速度很快，再加上计算机系统可能遭受的硬件与软件的破坏，都会
使电子档案原始记录难以永久保存。
（二）同纸质档案相比，电子档案存在更多的不稳定性。同纸质档案相比较，
电子档案对于环境的要求比较高，其保存寿命也远远及不上纸质档案。比如以磁
带、磁盘等为载体的档案，其寿命大约都不足十年，光盘也不会超过三十年。电
子档案载体材料的变质与氧化，还有储存介质更新换代的加快，都使得电子档案
具有明显的不稳定性。
（三）电子档案易于被人为修改。我们都知道，更改计算机内存储的难度并
不大，相关的档案信息也极易被删除、修改或者重新编辑。这种现象发生的可能
性很大。电子档案具备的这种易变更性，让可以体现档案初始记录的形式与内容
都受到不同程度的威胁。
三、强化电子档案管理的重点工作内容
（一）准确鉴别。档案处在电子环境下，其形式特征有了本质上的转变，电
子档案会经由计算机系统实现有效、迅速、多角度的顺序整理，而毋庸再如纸质
文件那样繁琐地分类。可是这一过程中，我们却应当注意如何有效鉴别电子文件
这一问题。问题的关键在于如何区别电子文件的真伪，如何区别档案是原件还是
复制品。相关的档案管理部门所管理保存的应当是电子档案原件，否则就没有了
可资凭证的价值。所以，怎样根据各种不同档案内容，有针对性地设计出隐形条
码，已经成为势所必然的工作。在以计算机网络系统管理档案时，才能保证隐形
条码对应的电子文件是原件，才能保证对其的保存与再加工有实际意义。
（二）合理归档。归档电子文件之前，应当进行文件有效鉴定。重点是区分
出电子档案的不同价值。在全部电子档案内，只有对于本系统、本单位有使用与
参考价值的档案才有保存的必要。没有利用价值的文件要及时删除。对于已经明
确是复制件的档案，应当标出原制作人与复制人信息，使之显示出与原件之间的
区别。
（三）安全保存。文件信息介质层要密封在塑料保护层下，防止外界磁场干
扰，防止空气中水分、灰尘及有害气体损坏。需长期保留的电子档案应进行定期
备份复制，以应对原始文件损坏丢失的情况。
（四）科学开发。首先应当有针对性地开发研究电子档案，在推进档案室计
算机管理过程中，根据各种不同档案重要性的不同，利用率高低的不同，对全部
档案进行整理排序。把那些能够开放且社会应用效率较高的文件档案率先形成电
子档案。其次应当对电子档案进行分层次开发，电子档案编辑制作过程当中，可
把价值不太高的档案实行案卷级著录；在同一案卷内，若几个文件所涉及的是相
同内容，可以对之进行组合著录；反映问题深刻、参考价值广泛的关键文件实施
文件级著录。再者，可以分类别对电子档案进行开发研究。著录时发现的基础较
好且有全引目录案卷，可在目录上分类标引。形式特殊的电子档案要把时间、人
名、地址等直接录入，再以计算机系统自动标出分类号。最后要注意电子档案的
科学化开发。发展电子档案的关键一项内容是管理标准化。没有系统全面的原始
资料管理过程，则始终无法进行科学化的计算机系统管理，即使勉强管理也会大
大降低工作效率。
（五）网络安全。要强化权限管理，做到有效监督、合理分配，提高电子档
案安全性。积极采取物理隔离、防火墙、病毒防范、入侵检测等办法保障网络静
态安全。再者要采取信息隐藏、数据加密、安全认证等办法确保档案传输过程中
不致发生文件损坏与遗失。
总结：
电子档案管理过程中，有关单位部门必须要强化管理水平创新，加大技术与
资金投放力度，将这几方面的工作做好，才能保证电子档案管理工作达到目标效
果。在面对随时可能出现的新问题、新情况时，要积极寻找有效的解决办法，注
重管理效率与管理质量。
参考文献：
[1] 宋萍.刘静浅谈电子档案管理面临的问题及对策[J].山东档案，2009(06)
[2] 石晓琦.邱智宁 浅议电子档案管理存在的问题及对策[J].活力，2010(04)
[3] 冯伟桥 电子档案管理的问题与对策探析[J].西部大开发（中旬刊），
2009(12)
注：文章内所有公式及图表请用PDF形式查看。