会计档案管理存在的问题及对策
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- - 考试资料. 会计档案管理存在的问题及对策
会计档案是指机关、企业、事业单位或其他经济组织的财会部门或会计人员在经济活动中直接形成的并按照统一规律保存起来备查考的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算材料，还包括实行会计电算化后的存储软件、会计数据磁盘、磁带、光盘和计算机打印出来的记账凭证、会计账簿、会计报表等。会计档案是重要的经济档案，是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案之一，它在会计工作和经济管理工作中具有多方面的重要的利用价值，《会计法》和《会计基础工作规范》以及《会计档案管理办法》等都对会计档案管理做出了规定。会计档案管理是会计工作的重要组成部分，是会计的基础工作。规范会计档案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行为的发生。因此，会计档案管理是会计工作的一项重要内容，必须充分重视和加强会计档案的管理，进一步提高会计档案的管理水平，充分发挥会计档案在各项事业中的重要作用。
一、会计档案的特点及作用
（一） 会计档案的特点
会计档案是国家全部档案的重要组成部分，具有原始记录性、信息性、知识性和价值性，但由于它反映的对象内容及业务性质不同，又决定了它具有自己独有的特点，会计档 - -
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- - 考试资料. 案的特点主要表现如下：
第一，来源的广泛性。会计档案来源于具有独立会计核算的单位。因此，凡是实行独立经济核算、财务收支的单位都会形成会计档案。
第二，内容的专业性。会计档案是通过会计核算的方法形成的，而这种方法是会计特有的专门手段。通过这种专门手段形成的会计档案是与经济活动和财务收支紧密相关的，其内容是直接反映机关、企业、事业单位所有各项经济业务收支情况，表现出会计档案的专业性。
第三，形成过程的严密性。会计核算是利用设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、成本核算、财产清查和会计报表等一系列专门方法，对会计对象进行连续、系统、完整地记录、反映和监督。因此，会计核算的严密性也就决定了会计档案形成过程的严密性。
（二）会计档案的作用
会计档案作为一种经济档案，有着不可替代的作用。首先，上市公司需要对外披露真实准确的财务信息，其合法经营的全部经济活动和经营成果都储存在会计档案中。其次，企事业单位对外融、投资，都需要向协作单位提供几年的有关会计数据，而会计数据也都来源于会计档案。第三，司法部门查处违法乱纪、贪污受贿问题更需要财务方面的确凿证据。第四，国家统计部门的统计数据中也有相当一部分来源 - -
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- - 考试资料. 于财务数据。不仅这些离不开会计档案，而且随着经济、社会的发展，经济活动更加多样化和复杂化，会计档案则保留了全部经济活动的痕迹，为日后分析经济情况、总结经验教训提供依据。只有加强会计档案的科学管理，才能充分发挥会计档案的重要作用，保证为国家、社会、各种机构和企事业单位及时、准确、全面地提供高质量的会计信息。
二、会计档案科学管理工作中存在的问题
（一） 对会计档案管理工作的重要性认识不够
有的单位领导和财务人员对财务档案工作缺乏充分的认识，只注重内部财务项目的实施，认为只要出具了财务报告，提出了财务意见，作出了财务决定，该财务项目就结束了。相对忽视文件材料的汇集、整理和归档工作，甚至认为财务工作过程中大量原始凭证的整理是一件浪费时间和精力的事情，根本不把财务资料的整理归档工作列入议事日程。形成会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化赘理标准知之甚少。也没有参加过会计档案管理知识的培训与学习。不少单位重会计业务，轻会计档案管理，存在会计业务与会计档案管理相脱节的现象。会计档案管理制度也不完善，没有配备专人管理会计档案。有的单位甚至由出纳会计兼管会计档案，这是不符合规定的。
（二）会计档案管理制度不够健全 - -
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- - 考试资料. 有些单位的财务部门，领导对资金的管理比较重视，而对会计档案的管理不够重视，没有建立一整套会计档案立卷、归档、保管、借阅和销毁等管理制度，会计档案管理工作无章可循。当今社会，企业经营机制不断转换，经营方式不断更新，新情况、新问题不断出现，而与之配套的包括会计档案管理在内的机制并未有效建立和健全，缺乏相应的监管机制和监管办法。目前，我国在企业会计档案管理方面的相关法律、法规主要有《会计法》、《档案法》中的少数内容以及不具备法律竞争力的《会计档案管理办法》，而且一些规定与建立现代企业制度的实际不相吻合，没有专门的适应现代企业制度需要的会计档案法律规范。在以法制经济为基本特征的市场经济体制改革日益深化的大环境下，这显然不能满足推进体制改革和实现建立现代企业制度的要求。
（三） 会计档案装订、立卷、归档不规范
会计档案不规范主要有以下四个方面：第一，有些单位不能及时装订会计凭证，而是将会计凭证随意放置在办公桌上，或长时间放在一个纸盒里；第二，装订会计凭证不是按照规范的要求进行装订而是用订书钉装订，或用一根绳子穿起来；第三，活页账簿装订时无封面，也不按规定编好页码装订成册，会计报表各月份分散存放，未按要求按月装订；第四，会计档案立卷时不按保管期限分别立卷归档，而是统统装在一个档案盒里；第五，会计档案销毁难，会计档案越 - -
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- - 考试资料. 堆越多。
（四）会计档案管理人员综合素质有待进一步提高
就目前一些部门和单位的实际情况看，存在一些财会档案人员不坚持原则，甚至违法乱纪、伪造、篡改、变换记录凭证；开假发票、建假账、建账外账、虚列成本，想方设法偷税。这不仅给国家税收征管设置人为障碍，而且造成会计信息失真，进而影响了国家宏观决策、危害极大。
三、完善会计档案管理工作的对策
（一） 统一思想，加强领导，提高认识
各单位要加强对会计档案管理工作的领导，要提高对加强会计档案管理的重要性的认识，设立档案管理部门的一定要把会计档案同其他档案同等重视，规范管理，不能厚此薄彼。不具备设立档案管理部门的，应在会计机构中指定专人负责会计档案的装订立卷归档和保管工作，但出纳人员不得兼管会计档案的保管工作。《会计档案管理办法》第3条规定，国家机关，社会团体，企业、事业单位，按规定应建账的个体工商户和其他组织。应当依照本办法管理会计档案。第4条规定：“各单位必须加强会计档案管理工作的领导……”有关法律法规明确规定，各单位都必须加强会计档案的管理，如果不加强这方面的管理就是一种违法行为。因此，各单位的领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识，从法律的高度来依法加强管理，使会计档案管理走上法 - -
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- - 考试资料. 制化的轨道。
（二）制定规范，健全会计档案管理各项规章制度
要做好财务档案管理工作，必须根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》并结合实际，建立和健全一整套相关的制度。首先，建立财务档案归档制度，明确归档范围、保管期限、归档程序、整理方法、归档要求等；其次，建立和健全档案保管、安全保密制度，采用先进手段和科学方法保管档案，明确职责，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。各单位要定期组织对财务档案管理工作的检查，对做得好的要给予表扬奖励，充分发挥其工作的积极性、主动性和创造性。反之，对于工作做得差的要提出批评，责令他们及时纠正，并予以必要的处罚。凡涉及到本部门房屋买卖、土地使用、财产划分、固定资产、债权债务、经济积案、退休退职材料要另编检索工具，以便长久保管，方便查找利用。
（三）规范会计档案装订、立卷、归档和销毁工作
规范会计档案管理工作，需要做好以下三个方面：第一，订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，粘封装订线，并在粘封处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案(凭证)盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。第二，综合档案室的单位，财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的 - -
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- - 考试资料. 单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，要明确专人负责保管工作。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。第三，各单位的会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁；企业单位经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务时为止。
电算化会计档案管理存在的问题和对策分析
电算化会计档案管理存在的问题和对策分析
口麻玉林
１ 目前电算化会计档案管理存在的问题
１．１ 工作人员对电算化会计档案的重要性认识不
到位 许多会计档案管理人员和单位财务领导对电
算化会计档案的组成内容不甚清楚．往往是移植传
统的会计档案管理办法．只对计算机系统巾的数据
进行有效管理．对存储在软盘、光盘等存储介质上作
为备份使用的档案管理不规范．对做好电算化会计
档案的收集、保存、利用等方面的重要性缺乏正确认
识．造成现有会计数据、备份档案和其他会计文档资
料未及时归档
１＿２ 电算化会计档案管理制度不完善 实行会计电
算化后．一些单位没有及时修订本单位的会计档案
管理制度．没有制定相应的电算化会计档案人员责
任制。
１．３人员培训和管理不到位 由于从业人员专业技 术培训的缺乏以及管理的不到位．造成个别会计电
算化档案管理人员素质不高 会计电算化档案管理
人员存在不愿干或不会十的情况 有些管理人员对
计算机知识知之甚少．不能独立备份数据和定期检 验数据，致使调用这些数据时．出现备份小仝、存储
介质损坏、备份数据与当前软件版本 符等问题。
２电算化会计档案管理中需要重点解决的问题
２．１ 强化电算化会计档案归档意识 管理人员必须
树立“与时俱进”的思想．认识到电算化会计档案是
总结本单位经营管理经验的重要资料．对贯彻党和
国家的经济方针，编制预算决算．节约经费．加强内
部经济管理等工作都有十分重要的作用 基于此．必
须做好电算化会计档案的归档工作 一套完整的电
算化会计档案，应当包括ｉ个部分：一是会计凭证、
会计账簿、会计报表等纸质档案材料；二是存有数据
的软盘、硬盘、光盘等其他介质的业务记录资料及其 备份；三是系统软件、应用软件等配套软件
２．２建立健全电算化会计档案管理制度 第一．建
立电算化会计档案保管制度 对磁性介质会计档案
应以只读形式保管．采用质量较好的存储介质．做双
份备份，每份要注明档案形成的时间与操作员姓名．
会计档案的管理风险及措施
1、会计档案管理不善会带来哪些风险？
2、如何加强档案的内部管理
一、
1、会计档案立卷不规范。有些单位由于不够重视档案管理，就不认真将每年形成的会计档案整理立卷、装订成册、编制会计档案保管清册，比如：不填写“账簿启用表”和“科目表”；会计凭证粘贴和装订不整齐，不牢固；凭证填写要素不完整；个别单位和人员，甚至为了私利，造假帐，建立帐外帐、造假报表
2、会计档案保管不善，有些单位的会计档案未按要求归入单位档案部门保管，有些单位没有成立综合档案室，有些单位虽设有专职档案管理人员，但未接收会计档案；有些单位由于领导不了解《会计档案管理办法》，要求会计人员自行保管会计档案；还有个别单位由于档案柜不足，将会计档案装入纸箱中，任意堆放。
3、会计档案管理及销毁不规范。会计档案管理不科学，存放没有顺序、查找不方便，借阅登记制度不健全 。会计档案销毁也不及时，到期该销毁的不销毁，销毁过程有的也不规范。有些企业甚至为了偷税漏税隐匿会计档案、毁损灭失档案，严重违反了《会计法》等的规定，导致会计信息失真，给会计档案的管理造成一定的混乱，应该归档的会计档案不归档，或者存假档案，造成会计档案失实。
二、
1.规范会计档案立卷严格按照规定认真将每年形成的会计档案整理立卷、装订成册、编制会计档案保管清册
2.加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制
3.规范会计档案保管。财会部门应按档案管理部门的要求办理相关手续，将会计档案移交档案管理部门保管。未建立档案管理部门的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，但要由专人负责。 4.规范会计档案保管的期限管理和销毁管理。各单位会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满需销毁时编造会计档案销毁清册。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务为止。销毁会计档案时，应由会计档案保管部门和财会部门共同派人监销。监销人在销毁会计档案前，应认真清点核对，销毁后，应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告单位领导。
会计档案管理的不足及应对措施
会计档案管理的不足及应对措施
■徐培江 摘要：会计档案是单位档案重要组成部分。目前，许 多单位会计档案管理仍然存在不足和缺陷，影响到会计 基础工作的有效完成和单位整体档案的完整性和规范 性。认真排查会计档案管理中普遍存在的不足和缺陷， 寻找解决会计档案存在问题的有效措施，才能真正为单 位整体档案管理达到规范化铺平道路。 关键词：缺陷与不足应对措施会计档案规范化 管理 会计档案是各单位档案实现规范化管理的重要组成 部分，也是单位会计基础工作的总结和归宿。可是，会计 工作的连续性，导致会计档案工作的重要性易被弱化，会 计档案规范化管理工作的质量、水平也就难以得到保证。 一、会计档案管理中 普遍存在不足与缺陷 １．对会计档案工作实施规范化管理的认识不到位， 导致会计档案管理与单位档案规范化管理出现严重偏离 现象。档案工作主管领导以为只要夯实了会计基础工 作，档案工作自然就做好了，最多用上合乎要求的会计装 具，一切便迎刃而解。这种只重视会计前期业务的行为， 必然导致放松会计档案的管理工作，将档案管理仅仅当 成会计业务的一种简单延续。思想决定行动，有这种观 念的单位，会计管理工作人员往往会缺乏会计档案的管 理意识，也缺乏会计档案基本理论知识，没有经过系统的 会计档案理论学习与操作训练，造成对现代化的会计电 算化档案信息理解不清，最后只能是会计档案的保管员 而不是管理员。 ２．会计业务档案材料和文书档案材料收集不全。很 多单位对会计业务工作材料会注意留存，而对上级机关 及单位收发文没有足够重视，造成上级文件及单位形成 的文书文件遗漏或者不全，导致归档会计文件材料与会 计业务档案材料相脱离，影响会计档案的收集率及归档 的完整性，进而影响单位整体的档案规范化管理。 ３．导向错误。会计工作重业务轻档案管理的现象， 必将导致会计人员档案管理能力弱化。长期以来，一些 单位会计档案人员没有得到相应的待遇，对档案工作失 去兴趣，业务上不求上进，不能安心本职工作，对待会计 档案的管理工作从内心层面就出现了松懈现象：对于不 符合会计档案规定，不合要求的会计档案材料任其合法 化地归档而不清除。这不仅会造成会计档案工作的不规 范，而且直接导致会计信息不真实，对单位、对国家造成 严重的后果。 ４．会计档案规范化管理程度低。由于对会计档案重 要性认识不足，有的单位连基本的档案管理机构也没有， 更谈不上规范化管理。有的单位虽然有会计档案岗位， 但软、硬件设备不足，很难正常开展工作。有的单位虽然 有会计档案管理岗位，但领导经常会临时指定某会计人 员兼任，这样做的结果就是单位的会计凭证、会计账簿等 会计档案无法规范化整理，更谈不上会计档案的鉴定及 过期会计档案的销毁工作，这无疑为后续的档案整理带 来极大困难，直接导致会计档案开发利用的效率低，甚至 无法开展利用工作。 ５．电算化会计技术的使用，电子档案的形成增加了 会计档案管理的难度。如果不能及时对电算化会计档案 进行有效收集、整理和保存，同样会导致单位会计信息档 案管理的松懈，容易造成会计档案信息资源的丢失。缺 乏对会计电算化档案存取的研究，或拖延的时间过长，则 会使会计档案信息因为软件的更新换代影Ⅱ向导致无法读 取，直接影响会计档案信息的有效利用。 ６．会计档案信息化管理程度不高。不少单位的会计 档案数字化工作尚未开始，信息化只停留在概念范围内， 并没有付诸实施。外部环境不成熟，内部；隹备不充足是 影响会计档案信息化、数字化发展的内在因素。 二、规范会计档案管理的 应对措施 １．加强组织领导。近几年来，由上级业务主管部门 对各单位档案规范化管理进行年度检查，极大地促进了 单位领导对本单位档案工作的重视。各单位普遍增加了 对档案事业经费的投入，档案管理的软硬件都得到比较 大的提高。从这个方面说，上级业务主管部门的重视和 加大检查力度，能有效地促进单位领导重视会计档案工
新形势下会计档案管理存在的问题及改善措施
档案工作archives work第 128 页2018/12 工作指导 总第305期新形势下会计档案管理存在的问题及改善措施文/中铝宁夏能源集团有限公司 图雅
随着市场经济的发展和计算机技术的普遍应用，会计档案管理进入一个全新的时期。新的时期给会计档案业务和管理带来了新的技术、方法与概念的冲击，特别是实行会计电算化以后，会计档案的内容发生了很大的变化，给会计档案实体管理和信息开发带来了新的机遇与挑战，如何应对新形势下的会计档案管理工作值得认真探讨。一、我国会计档案管理存在的问题分析（一）缺乏有效的会计档案管理法规。现阶段，我国会计档案管理工作缺乏有效的法律法规作指导，导致其档案管理水平较低，无法发挥出实质性的效果，加之企业经营方式的不断转换，使得企业会计档案管理工作迫切需要相关法律进行支持，这成为当下我国会计档案管理工作需要解决的头等问题。另外，由于法律法规的不完善，也使得企业管理层缺乏会计档案管理先进理念，这一方面制约了会计档案管理工作水平的提升，另一方面也对自身的发展造成影响。（二）会计档案管理监督不到位。目前，我国会计档案管理工作在监督方面存在不健全和不完善的情况，详细体现在以下几方面：第一，由于会计档案主管部门的监督管理不到位，使得在档案管理工作中时常出现档案收集不全或整理混乱的现象，这不仅影响了档案管理效率，同时对于企业发展也产生一定的阻碍作用。第二，监督方面的漏洞还体现在注册会计师制度上，由于注册会计师要受托于企业单位进行公平公正的审计，需要审计收费，所以其对于审计单位具有强烈的依赖性，此时如果监督管理不完善，很有可能造成严重的档案管理问题，使得档案管理工作难以正常有序地开展。第三，当下我国很多企业由于缺乏重视，使得会计档案管理制度不健全，无法对档案管理进行指导和约束，经常出现人员工作积极性不高、责任心不强的问题，最终导致会计档案管理工作流于形式，无法发挥实质性作用。（三）网络安全隐患的影响。随着信息技术的不断发展，给企业会计档案管理工作提供了巨大的便利，使其管理效率不断提高，但是与此同时，也使得会计档案管理工作面临诸多安全隐患，这主要受网络不稳定性因素的影响，详细分析如下：第一，由于信息化档案管理主要由计算机系统完成，而计算机系统组成成分较多，有一些部分安全性能较为薄弱，所以很容易受到外来黑客的侵入，导致会计信息被篡改和删除，这不仅给档案管理工作开展造成困扰，同时也对企业发展产生巨大影响。第二，计算机系统自身的安全防护作用较差，很容易受到不法分子的侵入，进而导致会计信息出现不安全的情况，同时由于会计档案管理需要在电算化会计系统中进行，一旦系统安全性受到侵害，必将导致整个档案管理工作出现混乱，进而影响到企业的进一步发展。（四）档案管理人员素质有待提高。档案管理人员素质水平的高低在很大程度上决定会计档案管理工作开展的水平，但是目前我国很多企业由于没有重视这项工作，导致在该方面的投入较低，缺乏先进的会计档案管理人才，有些企业的档案管理人员是其它部门转过去的，不具备相应的档案管理知识和技能，这使得会计档案管理工作开展缺乏理论指导，最终无法发挥其实质性效果。二、新形势下企业会计档案管理问题的改善措施（一）健全会计档案监督管理体系。首先，政府部门要出台相应的会计档案管理条例和法规，以指导新形势下企业会计档案管理工作的有效开展，确保其发挥实质性作用，最终促进企业的进一步发展。其次，企业要建立有效的监督管理机制，加强对会计档案管理工作监督，确保其不会出现问题，有效提高档案管理效率和质量。最后，企业负责人要提高对会计档案管理工作的重视力度，改变传统的管理理念，加强硬件和软件方面的投入，确保其为企业发展创造更高的价值。（二）加强网络安全防护。新形势下，企业档案管理工作在电算化会计系统中进行，如此的信息化管理需要借助计算机系统进行完成，所以为了确保会计档案管理信息不出现丢失和篡改的问题，需要加强对网络安全的防护，一方面需要企业相关负责人加强对网络系统的升级和改造，确保其安全性得到大幅度提升。另一方面，需要应用先进的防护技术，例如入侵检测技术等，这可以有效降低外来不法分子的侵害，进一步提升企业会计档案管理水平。（三）提高会计档案管理人员的综合素质。新形势下，会计档案管理工作要求不断提高，对于会计档案管理人员素质也相应有了新的要求。为了确保档案管理工作的有效开展，需要不断强化企业会计档案管理人员的各项能力，做到以下几点：第一，建立标准的培训机制。企业需要提高重视力度，加大在人员培训方面的投入力度，定期对档案管理人员进行培训，培训内容包括专业档案管理知识、道德品行以及信息化素养等，确保人员素质得到全面提升，为企业创造更高的价值；第二，建立标准的绩效考核机制。很多企业档案管理人才往往由于薪资待遇问题而出现流动，所以为了留住人才，企业要建立标准的绩效考核机制，达到提高档案管理人员工作积极性的最终目的，从而促进企业更进一步发展。三、结束语综上所述，新形势下企业会计档案管理工作存在较多的问题，为了有效解决这些问题，需要企业负责人加强重视力度，不断完善内部的各项管理体系，同时提高人员的综合素质水平，确保会计档案管理工作可以有条不紊地进行。【参考文献】[1]黄焕敏.行政事业单位会计档案管理存在的问题[J].合作
档案管理存在的问题及改进措施
档案管理存在的问题及改进措施
随着信息化的发展，档案管理在企业、政府机构以及其他组织中变得越来越重要。好的档案管理可以提高工作效率，减少错误和遗漏，保护信息安全，同时也对组织的未来发展起到重要作用。然而，即使档案管理的重要性被广泛认可，但仍然存在一些问题需要解决，为了提高档案管理的效率和质量，需要采取一些改进措施。
问题一：档案管理的规范性不足
许多组织在进行档案管理时存在规范性不足的问题，导致档案管理工作随意性较大，可能造成档案遗漏、错放等问题。不规范的档案管理不仅会浪费时间和人力，还可能给组织带来风险和损失。
改进措施：
1.建立档案管理制度。制定档案管理规章制度，明确档案管理的责任部门、流程、标准和要求，确保档案管理工作有序进行。 2.开展档案管理培训。定期组织档案管理培训，提高员工对档案管理的认识和专业水平，确保档案管理工作符合规范。
3.使用档案管理系统。采用专业的档案管理系统，对档案进行分类、归档、检索和借阅，提高档案管理的效率和准确性。
问题二：档案保密性不足
随着信息化和网络化的发展，档案安全性面临更多挑战，档案的保密性不足成为一个问题。档案管理中可能存在泄密、丢失、篡改等情况，给组织带来严重的风险和损失。
改进措施：
1.强化档案保密意识。加强员工对档案保密性的培训和教育，增强他们的保密意识和责任感，防止档案泄密风险。 2.加强档案安全管理。建立完善的档案安全管理制度，包括权限控制、备份和恢复、安全审计等措施，保护档案安全，防止档案丢失和篡改。
3.定期进行档案安全检查。定期对档案安全进行检查和评估，发现和解决安全隐患，确保档案信息的安全性和完整性。
问题三：档案管理的数字化程度不高
随着信息化的发展，档案管理的数字化已成为趋势，但仍有许多组织在档案管理中采用传统的纸质方式，数字化程度不高。传统的档案管理方式效率低下，难以满足现代化管理的需求。
改进措施：
1.推动档案数字化。加大对档案数字化的投入，利用信息技术对档案进行数字化处理，提高档案管理的效率和质量。 2.建设档案管理平台。建立档案管理信息系统，实现档案的电子化管理与存储，方便档案的检索和共享，提高档案管理的便捷性和可视性。
企业会计档案管理存在的若干问题与对策
企业会计档案管理存在的若干问题与对策 曹日红 佛山市注册会计师协会广东佛山６２８０００ 随着我国社会主义市场经济的不断发展，企业在经济活动中需要 查阅会计历史资料的情况已经越来越多，如企业改制、重组、兼并、诉讼 等均须不同程度查阅以前年度的会计资料，企业会计档案管理规范与 否将直接影响其能否准确及时提供历史会计资料，从而影响企业的经 济活动，因此会计档案管理的重要性也就愈发重要。笔者通过多年的会 计实务，总结了企业在会计档案管理方面存在的一些问题，并提出了相 应的解决对策，供同行参考。 一．目前企业在会计档案管理过程主要存在以下问题： １、未建立会计档案管理制度。 会计档案管理办法》要求各单位建 立会计档案的立卷、归档、保管查阅和销毁等管理制度，有些单位对此 重视不够，没有按规定建立会计档案管理制度，有些虽然建立了会计档 案管理制度，但制度不够完善。特别是对于那些开业不久的企业，在会 计核算方面也不规范，会计人员经验不足，在档案管理方面更是一片空 白，不知道哪些会计档案要归档保存，有的企业是只要搞完上年度企业 所得税汇算清缴，就把上年度的账给销毁了，使以后查账无从查起。 ２、未能正确理解会计档案的范畴。《会计档案管理办法》明确了△ 计档案的范畴，指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料 均属于会计档案，实务中有些财务人员对此理解不够完整全面，在实务 中没把握好哪些属于会计档案，哪些属于非会计档案。还有的企业既设 有企业档案室，又设有会计档案室，但对哪些属于会计档案室应保存的 档案，哪些是公司档案室应保存的档案，没有明确的区分，互相混淆，一 旦找不到会计档案，就互相推诿，使难已追究档案丢失的责任。 ３、未及时将会计档案归档。Ⅸ会计档案管理办法》规定各单位每年 形成的会计档案，应当由会计机构按归档要求，负责整理立卷，装订成 册，编制会计档案保管清册。实务中存在有些财务人员未能在会计年度 终了及时归档，而是按自己的时间整理归档会计档案的现象，从而造成 一些会计资料的损毁或遗失。在企业的Ｅｌ常业务中有的企业在归档时， 将合同、报告等单独从凭证后抽出来装订，结果造成这些重要的合同与 会计凭证无法关联，使查找起来特别困难。还有的企业会计只是做凭 证，而把凭证附件的整理和凭证的装订交给文员去处理，由于文员没有 做过会计，缺乏专业知识和工作经验，结果将一些重要的原始凭证如重 要的合同、支付凭证、供应商开具的收据、委托付款函等没有装订在内， 造成会计档案的不完整，证据链缺失，一旦公司发生诉讼，造成败诉等 极不利的局面。 ４．借出或擅自提供查阅复制会计档案。Ⅸ会计档案管理办法》规 定各单位保存的会计档案不得借出，如有特殊需要，经本单位负责人批 准，可以提供查阅或复制。实务中有些财务人员为图自己省事，将单位 的会计档案借出，或者未经单位负责人批准，擅自提供查阅复制会计档 案，会计档案借出去后不及时要求借阅人归还，时间久了，造成会计档案 丢失或主要的附件丢失，造成单位会计档案的毁损。 ５．未正确区分会计档案的保管期限。《会计档案管理办法》规定 会计档案的保管期限分为永久和定期两类，定期保管期限分为３年、５年 １０年、ｌ５年和２５年。实务中有些财务人员对此未能正确区分，从而造成 会计档案管理混乱。 ６、未按规定销毁会计档案。《会计档案管理办法》规定保管期满 的会计档案须由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，单位负 责人在会计档案销毁清册上签署意见后由档案机构和会计机构共同派 员监销。实务中有些单位存在由财务人员直接销毁会计档案的现象，使 一些舞弊证据得以毁灭。 ７．未能妥善保管好为结清的债权债务原始凭证。Ⅸ会计档案管理 办法》规定保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事 项的原始凭证不得销毁。实务中有些单位在销毁保管期满的会计档案 时对此关注不够，使得未了事项的原始凭证也被销毁，给单位造成不应 有的经济损失。 ８．未保存纸质会计档案。《会计档案管理办法》规定采用计算机 进行会计核算的单位应当保存打印出的纸质会计档案。实务中有些财务 人员过分信赖计算机，将会计核算资料全部保存在计算机中，忽略了计 算机病毒和计算机丢失损毁可能造成会计核算资料灭失的风险。 二 完善会计档案管理工作的对策 １，统一思想，加强领导。提高档案管理的重要性的认识。规范管理。 《档案法实施办法》第五条指出：“机关、团体、企业事业单位和其他组 织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。”《会 计档案管理办法》第四条则更加明确地规定：“各单位必须加强对会计 档案管理工作的领导，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严 防毁损、散失和泄密。”由此可见，是否重视对会计档案的管理，是一种 严肃的法制行为。各单位的领导一定要提高依法加强会计档案管理的 意识，从法律的高度来依法加强管理，切实把会计档案管理列入领导工 作的议事Ｅｌ程，使会计档案管理走上法制化的轨道。 ２、加强会计档案工作人员的全面培训，提高管理人员的综合素质。 会计档案管理人员的综合素质包括思想素质、业务素质和职业道德。提 高会计档案的案卷质量，会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计 人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了。会计档案案卷 质量的高低。《档案法实施办法》第八条则将“组织、指导本行政区域内 档案工作人员培训”，作为县级以上地方政府档案行政管理部门的重要 职责之一。《档案法 第九条规定：“档案工作人员应当忠于职守，遵守 纪律，具备专业知识。”因此，各单位应该依法加强对会计档案工作人员 的全面培训，把增强会计档案管理知识和操作技能，作为会计人员岗前 培训的重要内容，除要搞好关于会计和档案的岗位培训外，还要搞好后 续教育，在财务档案管理的过程中，如果能够统一思想，坚持科学管理 和责任心，则可以有效地防范档案管理工作中诸多问题，使得财务档案 相关信息在质量上得到提高，对企事业增强活力、竞争力，适应社会主义 市场经济的发展起到重要的作用。 ３．建立健全财务档案管理的规章制度。要使财务档案规范化，必须 将档案管理工作纳入Ｅｌ常工作的总体，制定档案工作管理目标，明确责 任，并建立健全一套档案管理制度，如《财务档案工作人员职责》、《财 务档案保管制度》、Ⅸ立卷归档制度》、《财务档案保密制度》、 财务档 案移交、销毁制度》等，规范档案资料的收集、整理、归档、保存、利用 等各项工作程序、使财务档案管理工作有章可循。 ４ 要定期进行会计档案资料鉴定销毁。《会计档案管理办法》第 十条对保管期满的会计档案的销毁程序作了明确规定。会计档案人员 会同财会部门，积极搞好会计档案的鉴定工作，有价值的妥善保管，无 价值的大胆销毁，对于涉及保管期限已满、暂未清结的债权债务和其它 未了事项的原始凭证不得销毁，应单独抽出重新立卷，并在销毁清册的 备注栏内及保管清册的相关栏内注明。 ５．同步计算机相关系统和档案管理文件的升级。在近几年财务会 计档案查询中，常常出现打不开档案管理系统的事件。这种情况的出 现，通常由于计算机现在的会计电算化系统和保存资料的系统版本不 一致。只需将系统恢复ＮＩＥＩ的版本即可解决，但该问题的出现严重影响 工作效率，所以，在进行管理系统升级时，需要同步升级旧的资料文件。 磁性储存介质应该放置在远离磁场的地方，并注意防高温、防霉、防尘 保护。 ６．不定期抽查档案的保管情况。公司财务负责人或审计负责人应 不定期的对会计档案进行抽查，包括档案室的环境，是否干净、防潮、 防火、防虫蛀，其次就是看档案是否装订好，摆放整齐，按类别放置， 如会计凭证是否放一起，账簿是否放一起，重要的备查档案是否放在一 起；第三是看档案是否完整，对照档案柜上贴的档案清单，一项项进行 清查，看是否完整，有没有丢失的凭证或账簿，摆放是否有规律，是否 按时间顺序摆放，对发现的问题要当场指出，立即纠正。 总是企业不能忽视会计档案的保管，要提高会计档案重要性的认 识程度，做好会计档案的保管工作，使得企业不因会计档案的保管不善 而给企业造成不必要的损失。
会计档案整改总结报告
会计档案整改总结报告
尊敬的领导：
根据您的要求，我对会计档案进行了整改，并在此向您提交整改总结报告。经过认真分析和整改，我将整改过程与结果进行了总结，希望能够对以后的工作提供一定的借鉴和参考。
一、整改背景及目的
会计档案是公司财务管理的重要组成部分，对于公司财务稳健运营和合规发展具有重要意义。然而，在之前的工作中，我们发现了一些会计档案存在的问题，例如档案分类混乱、文件缺失、归档不及时等，这些问题严重影响了公司的财务管理工作，并可能带来合规风险。因此，我们进行了会计档案的整改，旨在规范档案管理流程、提高档案归档效率，并确保档案的完整性和可追溯性。
二、整改措施及过程
1.建立档案管理规范：制定并完善会计档案管理制度，明确档案的归档、查阅和销毁流程，确保档案管理规范可操作可行。
2.优化档案分类体系：对现有的档案分类方式进行评估，调整档案分类编码，使之更符合公司业务特点和需求，并提供相应的档案分类手册，方便档案整理和检索。
3.加强档案整理与归档：根据档案分类手册，对过去的会计档案进行整理和分类归档，确保每份档案都得以正确归类并妥善保存。
4.完善档案查阅与追溯机制：建立档案查阅登记制度，规范档案的查阅权限和登记流程，同时引入电子化档案管理系统，提高档案的检索效率和追溯能力。
5.定期开展档案检查与核对：每季度对已归档的档案进行检查和核对，确保档案的完整性和准确性，并及时发现并处理任何问题。
三、整改结果及效果
通过上述整改措施的逐步落实，我们取得了以下成果：
1.档案管理制度的制定和完善，确保了档案管理工作的规范运行。
2.档案分类体系的优化，使档案的归类更加准确，方便了档案整理和检索工作。
3.档案整理与归档工作的落实，使过去的会计档案得以整理归类并妥善保存。
4.档案查阅与追溯机制的建立，提高了档案的查阅效率和追溯能力。
5.定期的档案检查与核对工作的开展，确保档案的完整性和准确性。
四、存在的问题及改进措施
行政事业单位会计档案管理存在的问题
行政事业单位会计档案管理存在的问题 ［提要］ 由于单位性质、规模、业务 特点、电算化技术的发展等多方面的原 因，对行政事业单位会计档案管理提出了 新要求。本文从会计档案管理存在的问 题、产生的原因以及相应对策三个方面， 对行政事业单位加强会计档案管理、完善 相关管理制度作初步探讨，以期进一步提 高会计档案管理水平，充分发挥会计档案 的重要作用。 关键词：行政事业单位；会计档案；问 题；对策 中图分类号：Ｆ２３文献标识码：Ａ 原标题：浅谈行政事业单位会计档案 管理存在的问题及对策 收录日期：２０１３年１１月６日 会计档案是记录和反映经济业务主 体经济活动的重要史料和证据，是国家档 案的重要组成部分，其收纳范围包括会计 凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专 业材料。在实行会计电算化的情况下，除 了打印输出的证、账、表以外，整个系统开 发形成的全套文档资料、存储有会计数据 的有关介质等都属于会计档案的范畴，也 应妥善保管。 行政事业单位会计档案作为记录单 位经济业务的重要史料证据，在加强财政 财务管理、开展资金绩效评估、实施责任 审计、提供宏观决策信息等方面具有不可 替代的作用。在具体工作中，尽管《中华人 民共和国会计法》、《会计基础工作规范》 以及财政部《会计档案管理办法》等都对 会计档案管理作了明确具体的规定，但由 于客观条件的变化和主观因素的影响，各 行政事业单位的会计档案管理还是存在 许多问题，一定程度上成为了财务管理工 作的一个薄弱环节，直接影响了财务管理 的质量和水平。加强和规范行政事业单位 会计档案管理，进一步提高会计档案的管 圈 口丈／黄焕敏 （遵义师范学院贵州・遵义） 理水平，充分发挥会计档案的重要作用， 成为当前迫切需要解决的问题之一。本文 拟从存在的主要问题、原因分析和对策建 议三个方面探讨完善行政事业单位的会 计档案管理制度。 一、存在的主要问题 （一）相关人员对会计档案管理的重 要性认识不够。从会计档案的责任者、管 理者、使用者分析，都存在对其重要性认 识不足的问题。从责任者的角度看，一方 面很多财会人员明知会计档案管理是财 务管理的重要环节，但秉持“铁路警察，各 管一段”的错误理念，认为仅是会计档案 管理人员的事，却不知会计档案的管理与 其形成过程是紧密相关的；另一方面，会 计档案管理人员又认为每一份会计档案 在其各个责任环节分别有经办人、审核 人、归档人等责任主体，会计档案的管理 就是保管和销毁。从管理者的角度看，单 位领导甚至财务负责人对资金管理和会 计核算一般都很重视，但对会计档案的立 卷、归档、保管、查阅和销毁等管理工作往 往忽视。从使用者的角度看，在需要的时 候会很重视会计档案管理，但对会计档案 使用的相关手续办理却不很理解，甚至觉 得繁琐，对档案管理人员不尊重。 （二）会计档案管理制度不完善或执 行不严格。绝大多数行政事业单位没有根 据国家规定结合自身实际制定本单位会 计档案管理制度，或仅作为财务会计制度 的一个部分。有些单位虽然有制度，但也 没有严格执行。两者共同的结果，往往是 单位会计档案管理职责不清、程序不严、 要求不明、手续不全，久而久之，单位会计 档案管理就会错漏丛生，问题不断。 （三）会计档案管理投入不足。一是硬 件投入不足，表现在档案存放场所过于简 陋、防盗防潮防火防虫防光防温防尘等设 施不齐全、档案陈列架、盒等存放设施不 符合要求等，同时很多单位没有电子档案 和图片档案管理设施；二是软件方面，没 有配备必要的管理软件、也没有制定和严 格执行相应的制度措施；三是部分单位没 有配备专（兼）职会计档案保管人员，已配 备的单位，往往也存在业务素质不高的问 题。 （四）会计档案立卷、归档、保管、查阅 和销毁等工作不规范。在立卷和归档上， 有些单位没有建立预设案卷制度，导致分 类、立卷和归档混乱。在保管上，没有建立 会计档案定期归档、入库验收等制度，导 致部分会计档案得不到及时归档整理，同 时一些装订不规范、签章不齐全的会计档 案‘蒙混过关’’进入了保管库房。在查阅和 销毁上，主要是手续不齐全、交接不清楚、 程序不规范，造成查阅困难、销毁不及时、 积案过多、毁损严重等。 二、主要原因分析 （一）单位没有建立会计档案人员长 效培训机制。会计档案的整理归档一般都 由会计人员完成，会计档案案卷质量的高 低则取决于会计人员对会计档案规范化 整理的熟练程度。但是，几乎所有单位都 没有组织相关人员进行会计档案管理知 识培训，财政部门和档案管理机构也很少 进行相关业务指导，绝大多数的会计档案 归档和技术处理主要靠本单位老会计人 员的言传身教。这样的后果：一是造成相 关会计档案管理人员和责任对象没有规 范的档案法制意识；二是没有规范的档案 管理技术可供借鉴和参考，容易和档案事 业发展的技术脱节；三是对会计档案管理 的重要性缺乏认识，在工作中容易忽视管 理细节，责任心不强。 （二）档案管理制度不完善、甚至缺 失。由于行政事业单位类别较多，情况庞 杂，很多行政事业单位对业务工作档案很 重视，管理制度很规范、措施也得力，但对 《合作经济与科技》２０１４年１月号下（总第４８１期）
档案工作存在的问题及整改建议
档案工作存在的问题及整改建议
一、问题描述
在当前数字化快速发展的时代，档案工作扮演着重要的角色。然而，档案工作中存在着一些问题，这些问题影响了信息保存与利用的效率和质量。本文将从以下几个方面对档案工作存在的问题进行详细描述，并提出相应的整改建议。
1. 档案管理体制不健全：目前许多单位缺乏统一、科学、规范的档案管理体制。部门之间、岗位之间职责模糊，导致档案管理缺乏协同性和连贯性。
2. 缺乏专业技术支持：许多机构和企业在档案管理过程中没有足够的专业知识和技术支持。这导致了操作不规范、数据录入错误等问题，长期下来可能会导致档案信息丢失或损坏。
3. 各类电子文件管理困难：随着电子文件数量快速增长，针对电子文件的分类、鉴定、归档等工作变得更加困难。很多单位还没有完善的电子档案管理系统，在找回需要的文件时耗费了大量时间与精力。
4. 档案安全问题：档案保存过程中经常出现安全隐患。包括物理安全和网络安全两个方面。一方面，缺乏有效的防雷、防火、防水等设施，可能导致文件被损坏或丢失；另一方面，没有科学的网络安全措施，档案信息可能会被非法侵入者获取。
二、整改建议
针对上述问题，提出以下整改建议，以期提高档案工作的效率和质量：
1. 建立健全的管理体制：各级单位应建立统一科学的档案管理体制，明确各部门和岗位之间的职责与承担。同时还需加强档案人员培训，提升他们的专业能力。
2. 加强技术支持：机构和企业应积极引进最新的科技手段来辅助档案管理工作。如利用人工智能技术进行文献分类、数据录入验证等操作，可以大幅度减少错误。 3. 建立电子档案管理系统：单位需要投资建设电子档案管理系统，并制定相应的规章制度，确保电子文件按照正确分类标准进行归类和归档。此外还需定期对系统进行维护和更新，确保其正常运行。
4. 强化档案安全保护：各单位应及时补充防雷、防火、防水等安全设施，并制定安全管理制度，加强员工的安全意识培训。同时，在网络方面加强防护措施，监测和预警潜在的网络攻击。
会计档案管理工作中存在问题与对策
广东科技2013.3.第6期会计档案管理工作中存在问题与对策分析
李萍
（中国能源建设集团湖南省火电建设公司，湖南株洲
412000）
摘要：随着社会的不断发展，会计档案也随之而步入信息化的时代。会计档案对于公司的科学管理来说是一个不可或缺的部分，也是
组成国家档案的一个重要部分，由此可见会计档案的重要性和必要性。主要就会计档案的基本概念、特征、管理等方面的知识进行介
绍，并根据笔者多年的经验提出其中的一些问题，且提出相应的科学管理方式。
关键词：会计档案；科学管理；财会部门
会计档案主要是指一些企业单位、事业单位、机关机构等
单位的财会部门对于本单位的经济活动形成的一个统一的规
范的材料（如：会计账簿、报表、凭证等以及一些会计软件、磁
带、光盘、计算出打印的会计账表等）。会计档案不仅仅是一种
经济档案同时也是国家档案的一个重要组成部分，所以其对于
单位的经济管理和会计工作等都具有不可或缺的价值和意义。
我国的《会计法》、《会计档案管理办法》、《会计基础工作规范》
等都会会计方案的管理提出一系列的方法和措施。会计方案是
一个单位财会部门的基本工作，同时也记录着本单位的经济支
出和收入，所以对于单位的管理具有重要的意义，同时对于防
止单位出现经济舞弊等现象也具有重要的价值，所以我们必须
制定科学合理的会计档案管理方式，提高对会计档案的管理水
平，将会计档案的作用发挥到最大。
1会计档案的特点及作用
1.1会计档案的特点
会计档案因为是国家档案的一个组成部分，所以具有一般
国家档案的基本特点，如：信息性、知识性、记录性、价值性等，
但是会计档案又是一个不同于一般国家档案的具有特殊的对
象和业务的档案，所以它又具有相对独特的特征，如下所述：
（
1）广泛性的来源：会计档案是一个相对独立的能够自己
进行会计核算的单位，所以只要是满足能够独立核算特点的单
位就都能制作会计档案，所以具有来源上的广泛性。
（
2）专业性的内容：会计档案是一个企业或单位利用会计
方法核算整理而成的记录企业或单位经济活动的档案，所以相