文件编号及文件档案管理规定
档案分类及编号规定
档案分类及编号规定第一条为规范公司各类档案分类、编号、标识，便于检索利用，制订本规定。
第二条依据与适用范围1.依据参照XXX《工业企业档案分类试行规则》，结合***实际特制定本方案。
2.范围1）本方案规定了***各类型档案的分类及编号方法。
（2）本方案适用于*****档案实体的分类、编号、排架。
第二章类目设置及标识第三条一级类目：档案共设六个一级类目（具体档案分类表见附件1）：即：WS——文书档案类；KJ——科学技术类；CW——财务档案类；RS——人事档案类；TZ——特殊载体档案类ZL——资料第四条二级类目：1.文书档案设置党群工作类、行政管理类、经营管理类、教育管理类二级类目，标识如下：党群工作类——DQ 行政管理类——XZ经营管理类——JG教育办理类——JY2.科学技术类档案设置科学研究类、建设项目类、设备仪器类二级类目，标识如下：科学研究类——KY建设项目类——JS设备仪器类——SY3.财政档案按其构成特点和文件资料方式分别设置会计凭证、会计账簿、会计报表及其他四个二级类目，标识分别是：01、02、03、04.4.人事档案类按照《人事档案办理规定》（新联投字【2012】38号）包罗入职手续档案资料及入职后档案资料。
5.特殊载体档案类按照其载体设置声像档案、电子档案及实物档案三个二级类目，标识分别为：01、02、03.6.资料包含报刊、书籍、宣传资料等。
第三章档号编制第五条档号编制坚持系统、规范、简单、便于检索的原则。
第六条党群工作类、行政管理类、经营管理类、教育管理类为文书档案，档号设置：保管期限——第七条科学技术类档案，档号设置：1.科学研究类：KY————案卷号2.建设项目类：JS————案卷号JS————案卷号。
档案编号规则(完整版)
档案分类编号方案（一）一、分类原则1、档案分类原则是以本单位所形成的全部档案为对象，依据职能，结合档案内容和载体形态特点，便于科学管理和开发利用。
2、分类后的档案，分别用英文字母按顺序编大类代字。
3、本办法适用于对本单位全部档案进行实体分类、组卷和排架管理。
二、类别设置本单位档案设大类和属类，大类用大写英文字母作代字，属类用阿拉伯数字作代号，本单位全部档案分为八大类，大类和属类设置如下：（1）文书类档案（代字：A）；A1 永久A2 30年A3 10年（2）城市勘测类档案（代字：B）；B1 工程地质B2 水文地质B3 控制测量B4 地形测量B5 摄影测量B6 地图（3）城市规划类档案（代字：C）；C1 国土规划C2 总体规划C3 分区规划C4 详细规划C5 规划基础资料（4）城建管理类档案（代字：D）；D1 土地管理D2 用地规划管理D2.1 建设用地规划管理D2.2 违法用地管理D2.3 选址意见书管理D3 建筑工程管理D3.1 建筑工程规划管理D3.1.1 公共建筑类工程规划管理D3.1.2 联建楼建筑类工程规划管理D3.2 规划设计审批管理D3.3 违法建设管理D3.4 市政基础设施工程管理（5）会计档案（代字：E）；E1 会计报告E2 会计账本E3 会计凭证E4 其他（6）照片类档案（代字：F）;F1 永久F2 长期F3 短期（7）实物类档案（代字：H）；Ｈ１锦旗类Ｈ２奖牌类Ｈ３奖杯类Ｈ４其他类（8）声像类档案（代字：R）；R1 照片（底片）R2 录像带R3 录音带R4 光盘与磁盘三、编号方法1、文书类档案的编号●旧方法: 2007年以前，采用立卷归档方法，其编号结构模式为：大类代字+保管期限代号+文件所属年份+案卷号组成。
保管期限代号：永久1，长期2，短期3；永久长期合编为1 2；永久长期短期合编为0。
例：A 1.2004—001案卷号（第1个案卷）年度保管期限代号（永久）大类代字（文书档案）●新方法：2008开始，采用单件归档方法，其编号结构模式为：大类代字+保管期限代号＋文件所属年份＋件号组成。
各类文件档案编号规范要求(2)
各类文件、合同编号规范为了规范公司目前各类文件、合同管理，便于对文件、合同识别、查询，现对各类文件、合同编号制定本规范。
1、范围：集团公司（包括所有分公司、子公司）内所有传阅文件、对外、对内签订各类合同、行政主管单位下发文件、通知等纸质材料或电子文档（需转为纸质材料）。
2、职责：各部门对纸质材料按照本规范执行，并交由档案管理员扫描归档。
3、文件编号方法：（年月日）公司名称简称---部门名称简称第1.2.3……3.1年月日：YYMMDD，月、日中不足两位用0补充。
例标识：（20170101）或（20171111）3.2公司名称简称例公司名称：浙江建设集团股份有限公司例标识：ZJJSJT3.3部门名称简称例部门名称：行政事业部例标识：XZ3.4编号为文件起始号码，并按序号编辑。
完整示例：（20170101）ZJJSJT—XZ第1号文件4、合同编号方法：（年）公司名称简称—工程项目简称第1.2.3…4.1年月日：YY。
例标识：（2017）4.2公司名称简称例公司名称：浙江建设集团股份有限公司例标识：ZJJSJT4.3项目名称简称例项目名称：二十一中项目部例标识：21中（工程项目采取便于记忆及不混淆方式）4.4编号为文件起始号码，并按序号编辑。
完整示例：（2017）ZJJSJT—21中第1号文件。
5、外部会议培训资料编号方法：（年月日）HP第1.2.3….提交人姓名5.1年月日：YYMMDD，月日不足两位用0补足。
例标识：（20170101）或（20171111）5.2会议培训简称：统一使用HP5.3编号为文件起始号码，并按序号编辑。
5.4注明提交人完整示例：（2017）HP第1号文件周凤中提交。
6、内部合同编号方法：6.1年月日：YYMMDD，月、日中不足两位用0补充。
例标识：（20170101）或（20171111）6.2公司名称简称例公司名称：浙江建设集团股份有限公司例标识：ZJJSJT6.3合同性质简称例名称：内部承包合同例标识：NB6.4编号为文件起始号码，并按序号编辑。
档案文件编号规范
PDU档案文件编号规范
为规范PDU组档案文件管理，特制定本编号规范。
一、文件编号结构
1.文件编号由四部分组成，每部分之间用“—”连接。
第一部分：表明发文机构
第二部分：表明文件的密级程度
第三部分：表明文件的属性，即文件的类型、发文年份、文件发文的顺序号。
第四部分：表明文件的状态，即反映对原文件所作的修改。
2.各部分表示方法
1)第一部分：来源机构
2)第二部分：文件的密级
3)第三部分：文件类型及流水号
注：流水号为“四位数年份+三位数字”。
4)第四部分：文件状态
举例：PDU组发布的员工手册（第一版）
文件编号：PDU-SC00-RUS.2013001（员工手册）-Rev1.0。
文件资料编号规则
/XX.A 01
版本号——顺序号
分类号
企业代号
4、质量体系文件编号格式说明
1.质量体系文件编号规则
企业代号：用企业名称简写的汉语拼音字母表示：
MLH——美联汇汽车部件有限公司
2.文件分类号标识：
QM——质量手册QP——程序文件
QR——质量记录QZ——作业指导书
QL——管理制度QS——设备操作规程
重庆美联汇汽车部件有限公司
编号
MLH/QP.A01
标
题
页码
1/2
生效日期
2018年6月20日
文件、资料编号规则
一、目的
确保对公司文件、资料及记录进行有效控制，便于识别、记录和查询，为文件资料和记录的保管查阅创造条件。
二、范围
适用于本公司质量管理体系要求的文件、资料识别，以及质量管理体系实施过程中有关质量记录的标识。
X X X[X X X X]第X号
发文顺序号
发文年份
企业代号
六、文件发放
对发放至有关人员的文件资料属于受控的都应编制发文编号，加盖“受控文件”章，并作相应记录。
七、存档文件按《文件控制程序》、《档案管理程序》执行。
编制/日期
审核/日期
批准/日期
QT——日常点检表QJ——技术资料
3.版次编号：对文件进行修改时需要对次数编号，修改次数的编号以大写英文字母标识。如版本号A01——B01
4.顺序标识：此文件在分类标识中的顺序号，不随版本改变而变。
5.例如：
MLH/QS.A01
表示该文件是：美联汇公司发布的设备操作规程文件第01号A版本。
5、行政性文件收发编号
行政公文的公文编号与档案编制要求
行政公文的公文编号与档案编制要求行政公文是政府机关以及其他行政单位在行政管理中使用的一种书面形式，它具有明确的格式与要求，其中公文编号与档案编制是十分重要的环节。
本文将详细介绍行政公文的公文编号规定以及档案编制要求，旨在帮助读者更好地理解和运用行政公文。
一、行文格式与公文编号在行政公文中，公文编号是对该文档进行唯一标识和管理的重要手段。
公文编号的设立有利于行政管理的规范性与便捷性，同时也方便了日后的查阅与归档。
以下是行政公文常用的公文编号格式：1.编号位置：一般位于公文正文右上方的固定位置；2.编号形式：由汉字、阿拉伯数字、罗马数字、英文字母等组成；3.编号分类：可以按照不同的公文类型进行分类，如公告、通知、报告等；4.编号规则：根据各级政府机关和行政单位的规定，具体编号规则可能会有所不同，但一般都包括年份、文号、发文单位等要素；5.编号顺序：按照时间顺序递增，即越早发文的公文编号越小；6.修改与作废：如公文需要修改或作废，则应注明新的编号或标注作废标识。
例如，某市政府于2022年1月1日发布的第1号通知公告的编号可以按照以下格式进行编制：“2022年1月1日第1号通知（某市政府）”，其中“2022年1月1日”表示发文日期，“第1号”表示该年度第一份通知公告，“某市政府”表示发文单位。
二、档案编制要求行政公文在编制过程中需要符合档案管理的要求，以确保公文能够有效保存、检索和利用。
以下是行政公文的档案编制要求：1.封面标识：每份行政公文都需要附有封面，封面上应注明公文的标题、发文单位、发文日期等信息；2.装订与页码：公文装订时应保持整洁，并在每页右上角标注页码，以方便查找和归档；3.密级标识：根据行政机关的规定，对于涉及国家秘密等级的公文，需要标明密级，并进行专门保管；4.归档分类：按照公文的性质、内容等特点，进行分类归档，确保档案的有序化和方便查阅；5.文件号码：每份公文应设立独立的文件号码，以方便日后的跟踪管理；6.档案移交：公文的档案管理一般需要定期进行移交，确保档案的流转与保存。
文件档案管理制度规定
文件档案管理制度规定为了员工的职责管理,对于文件档案的管理工作,需要设立制度来加强规范。
那么,我们该怎么拟定制度呢？下面是由我给大家带来的文件档案管理制度规定7篇，让我们一起来看看！文件档案管理制度规定（精选篇1）一、必需设有特地库房或专柜对各类档案进行保管。
二、档案库房是机要重地，除管理人员外，其他人员不得随便进入档案库房。
三、库房要保持清洁和相对温湿度，以利档案保管。
同时做好“八防”（防火、防盗、防光、防虫、防灰尘、防潮、防高温、防有害气体等）工作。
四、库房内除密集架、档案装具和调卷所必需的用具外，不得摆放任何与档案库房无关的物品，档案装具排放，应做到整齐划一，符合通风、防尘要求。
五、依据档案库房情形需要，可配备换气扇、灭火器等专用设备，并定期保养，使库房环境处于良好状态。
温度基本保持在14—24℃，相对湿度40%—60%之间的规定要求。
六、档案室要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯；档案室不应靠近易燃易爆和散发有污染腐蚀气体的场所。
七、档案管理人员必需每季度对库房内的档案进行核对，做到帐物相符。
八、档案库房及档案柜箱钥匙必需由办公室专人负责保管，不得丢失。
文件档案管理制度规定（精选篇2）第一条归档的文件材料必需完整、系统、精准明确，各项签字手续完备。
第二归档的文件必需字迹清楚、工整、纸张及文件格式负荷规范要求，书写材料要适合长期保存，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水及热敏纸。
第三条归档文件应为原件。
第四条科技成果鉴定、基建工程验收必需保存档案的完整性。
文件材料不完整、不系统的不能通过鉴定、验收。
第五条移交单位在正式移交前应对移交的文件材料进行组卷并编制移交名目，双方履行签字手续文件档案管理制度规定（精选篇3）一、档案科全部工作人员都有珍惜档案义务，档案属于涉及托管人员隐私，未经许可不得外借、外传。
二、各类档案的借（查）阅，必需填写《档案借（查）阅申请单》三、个人档案一律须托管人员本人或托付书指定的托付人，经过相关审批流程后方可借阅。
文件编码管理制度范文
文件编码管理制度范文文件编码管理制度范文第一章总则第一条为了规范文件编码的管理，提高文件管理的效率和质量，更好地保护和利用机构文件资源，根据《文件管理办法》等相关法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于机构内的各类文件编码管理工作。
第三条机构应当建立健全文件编码管理工作的机构和人员，明确职责和权限。
第二章文件编码的原则和要求第四条文件编码应当遵循以下原则：（一）统一性原则：对于同一机构内的文件，应当采取统一的文件编码标准和规范。
（二）纪实性原则：文件编码应当真实、准确地反映文件的内容、形式和性质。
（三）顺序性原则：文件编码应当按照文件产生的时间顺序进行。
（四）完整性原则：文件编码应当包含完整的文件识别信息和编码元素。
（五）可检索性原则：文件编码应当便于快速检索和查找。
第五条文件编码应当满足以下要求：（一）文件编号长度不得超过10位；（二）文件编码应当包含机构名称、文件类别、年份和序号等编码元素；（三）文件编码应当使用阿拉伯数字和英文字母进行组合，不得使用特殊符号和空格；（四）文件编码应当采用确定的规则进行生成和管理，不得随意变更；（五）文件编码应当与文件目录和档案管理系统相衔接，便于管理和利用。
第三章文件编码的管理机构和责任第六条机构应当设立文件编码管理机构，负责文件编码的制定和管理。
第七条文件编码管理机构的主要职责包括：（一）制定文件编码的标准和规范；（二）审核和颁发文件编码；（三）指导和监督文件编码的实施；（四）解决文件编码管理中的问题和纠纷；（五）定期评估和改进文件编码管理工作。
第八条文件编码管理机构应当明确责任，并配备专门的工作人员，负责具体的文件编码管理工作。
第四章文件编码的制定与发放第九条文件编码的制定应当按照以下步骤进行：（一）明确文件编码的标准和规范；（二）确定文件编码的生成规则和格式；（三）建立文件编码的数据库和管理系统；（四）制定文件编码的发放程序和要求。
第十条文件编码的发放应当遵循以下要求：（一）申请人应当提交《文件编码申请表》，注明文件的基本信息和要求；（二）文件编码管理机构应当及时审核申请表，并在3个工作日内予以答复；（三）申请通过后，文件编码管理机构应当将文件编号和编码确认书发放给申请人；（四）申请未通过后，文件编码管理机构应当给予明确的理由和解释。
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质量管理体系支持性文件
文件编号及文件档案管理规定
(XCJ-CX4.2.3/G(01)-2008)
文件序号： 1 1.目的
对质量体系文件编号及文件档案管理做出规定，使文件便于受控使用和保存。
2.范围
文件编号及文件档案可包括本公司质量体系文件，质量体系支持性文件和相关质量记录、表单，与质量体系有关的外来文件以及工程建设管理规定，工程建设标准规范，工程设计图纸及设计文件等。
3.文件编号规定
3.1 每个文件应有唯一的文件编号；
3.2 代号
文件代号使用汉语拼音第一个字母大写表示；
3.2.1 公司代号：“XCJ”；
3.2.2 质量手册代号：“ZSC”；Z－质量，SC－手册。
3.2.3 程序文件代号：
按GB/T 19001-2000（idt ISO 9001:2000）《质量管理体系要求》中程序文件对应的序号，再加“CX ”两个字母；CX－程序（所有产品通用）；JLCX－监理程序；DJCX－代建程序。
3.2.4 支持性文件代号
a.行政管理类文件：按办公室规定的行文编号。
b.技术质量文件类：归于程序文件下，同时加“J”标识；J－
技术。
c.技术管理文件类：归于程序文件下，同时加“G”标识；G－
管理。
d．记录表单：
e．监理/代建作业类文件:采用主题词汉语拼音第一个字母大写标识。
监理/代建大纲:“DG”；监理/代建合同：“HT”；监理/代建规划：“GH”；监理细则：“XZ”；监理/代建月报：“YB”；会议纪要：“JY”。
3.2.5 发布年份、文件顺序和版次
文件顺序号用二位阿拉伯数字；
发布年份用四位或二位阿拉伯数字；
版次在文件封面用大写数字表示，同时在页眉亦有表示，页眉：文件名称：文件编号：版本：修改码：；
3.3 文件编号方法：
3.3.1 质量手册编号：“XCJ－ZSC－年份”
XCJ-公司代号（下同）；ZSC－质量手册代号（下同）
例如：协诚监理公司2008年第二版《质量手册》的编号为：“XCJ-ZSC-2008”，并在封面标“…第二版‟”字样;
3.3.2 程序文件编号:“XCJ－CX?.?.?－年份”
CX:程序文件代号（下同）；
?.?.?－GB/T 19001-2000（idt ISO 9001:2000）《质量管理体系要求》中程序文件对应的序号(下同)
例如：协诚监理公司2008年第二版《文件控制程序》的编号为：“《XCJ－CX4.2.3－2008》”，并在合订册封面标“…第二版‟”字样；
3.3.3 程序文件中的技术质量文件编号：“XCJ—CX?.?.?/[ J+
（文件顺序号）]－编制年份或修改年份”
J-技术质量文件代号
例如：协诚监理公司2007年“模板工程专项施工方案”审查指引，编号为：“XCJ- CX7.5/ J（01）－2007”；
CX7.5－该文件归属于“《XCJ－CX7.5－2008》”《监理服务过程控制程序》
3.3.4 程序文件中的管理文件编号：“XCJ—CX?.?.?/[ G+（文件顺序号）]－编制年份或修改年份”
G－管理文件代号（下同）
例如：协诚监理公司2008年《文件编号及文件档案管理规定》编号为：“XCJ- CX4.2.3/ G（01）－2008”；
CX4.2.3－该文件归属于“《XCJ－CX4.2.3－2008》”《文件控制程序》
G－技术管理文件
01－管理文件第1个
3.3.5 质量手册和程序文件中的记录编号：“XCJ—ZSC或CX?.?.?/[ J+（顺序号）]－编制年份或修改年份：”
J－记录代号
例1：协诚监理公司2008年《文件控制程序》第2个记录表单编号为：
“XCJ- CX4.2.3/ J（02）－2008”；
CX4.2.3－《文件控制程序》
J－记录代号
02－《文件控制程序》中第二个记录表单
例2：协诚监理公司2008年《人力资源控制程序》第1个记录表单编号为：“XCJ-CX6.2/ J（01）-2008”；
CX6.2－《人力资源控制程序》
J－记录代号
01－《人力资源控制程序》中第1个记录表单
3.3.6各部门除程序文件以外的自发文件编号：按办公室规定的编号
3.3.7各部门的管理规定编号：按办公室规定的编号
3.3.8监理/代建大纲，监理/代建合同，监理/代建规划，监理细则，监理/代建月报的文件编号:
（1）监理/代建大纲编号：以电子版保存，按工程名称即可，无须编号
（2）监理/代建合同编号：“XCJ—（年份+）HT—合同顺序号”
HT－合同代号（下同）
例如：公司2008年第6个监理合同编号为：“XCJ-2008HT-06”；
（3）监理/代建规划编号：按工程名称即可，无须编号
（4）监理细则编号：
公司范本编号为：“XCJ－XZ＋（顺序号）－编制年份或修改年份”
XZ－细则代号
例如：公司2008年第6个监理细则的编号为：“XCJ-XZ（06）-2008”
各个项目细则编号按范本一一对应排序，遇缺项时该顺序空缺，
增项时在序尾依次增加
（5）监理/代建月报编号：“XCJ—YB－某年序号”.
一个监理/代建工程监理/代建月报用一个固定编号，每月月报均用此编号，只在月报封面以某年“第×期”，“总第×期”加以区别。
YB－月报代号
例如：公司2008年“爱情海”项目的第3期监理月报的编号为：“XCJ-YB-2008”；（第3期，总第27期）
（6）监理/代建档案编号：“XCJ—J/DD（年份＋HT＋合同顺序号）－归档年份”。
J/DD－监理或代建档案代号；卷？－第几卷
例如：公司2008年归档2006年第5个监理合同项目的监理档案编号为“XCJ—JD（06HT05）－2008（卷一）”，余类推。
4.文件档案管理规定
4.1 文件档案存档保管按《文件控制程序》（XCJ-CX4.2.3-2008）第
5.1条和GB/T50328－2001《建设工程文件归档整理规范》执行；
4.2 文件资料要求专人管理，及时整理，建立卷盒，分类编目，分类归档；
4.3 公司存档保管的文件档案，由办公室设专门的档案室和档案柜存放，并由专人保管；
4.4 文件档案由各部门做好文件的编目、分类和存档，需公司存档的，应送办公室一份存档；
4.5 工程项目的监理/代建工程档案是文件档案的主要组成之一，监理/代建工程档案由项目监理/代建部做好整理、分类、编目归档和使用期的保管工作，工程竣工后报送公司办公室存档
4.5.1 监理过程工程档案按顺序统一划分为五个分卷：一、第一卷监理手册及工程验收；二、第二卷合同预算及投资控制；三、第三卷进度控制；四、第四卷质量技术；五、第五卷综合五个分卷。
需要存放工程设计图纸及设计文件档案的，列入第四卷质量技术分卷档案内；
监理过程工程档案五个分卷参见本规定附件5：“监理过程工程档案卷内资料目录”；
4.5.2 监理/代建工程档案存档后统称监理/代建档案，统一使用硬面档案卷，内页装订使用A4复印纸；
4.5.3 监理/代建工程档案封面及内页档案卷内目录格式见附件1：“监理档案封面及内容”；
4.5.4 监理/代建工程档案各卷可由一册或多册组成，每个档案的每册装订页数不超过200页，每页应有连号页码；同时应有文件资料总目录，本卷目录和本册目录；
4.5.5 监理/代建工程档案，应按厦门市规定时间由项目监理/代建部整理上报业主和有关部门，并同时报送公司一份存档；
4.5.6 应用计算机进行辅助管理的部门和监理/代建项目，其监理/代建档案资料应利用计算机进行处理并及时备份1份，将计算机存盘资料和其它声像资料一并作为监理/代建档案报送存档。
4.6 各类档案应妥善加以保护，防止损坏；
4.7 档案保存期参照厦门市工程建设档案保存时间和有关规定执行；
4.8 超过保存期的档案,可作销毁处理,销毁程序按《文件控制程序》（XCJ-CX4.2.3-2008）执行。
5. 附件
5.1 附件1：《监理/代建档案案卷封面》
5.2 附件2: 《监理/代建工程档案卷内目录》
5.3 附件3：《监理/代建工程档案卷内备考表》
5.4 附件4：《案卷脊背》，见GB/T50328－2001《建设工程文件归档整理规范》
5.5 附件5：《监理工程过程档案内容》
5.6 附件6：《监理工程竣工档案内容》
5.7 附件7：《代建工程竣工档案内容》
附件5
厦门协诚工程建设监理有限公司
监理工程过程档案内容目录
厦门协诚工程建设监理有限公司
监理工程过程档案内容目录
第2
厦门协诚工程建设监理有限公司
监理工程过程档案内容目录
第3页共7页
监理工程过程档案内容目录
监理工程过程档案内容目录
第5
页共7页
监理工程过程档案内容目录
第6
监理工程过程档案内容目录
第7
页共7页
4：案卷脊背：档案编号栏：
案卷题名栏：。