公司文件编号规范要求
文件排版及编号管理规定
1.0目的为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。
2.0适用范围适用于公司的所有文件与记录。
3.0内容3.1文件的编制格式3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具体设置参照附件。
（文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使用。
）3.1.2文件编写条目按照以下格式。
1.01.11.1.11.1.1.12.0依此类推，层次分级最多不超过4级。
3.1.3文件页边距设置如下：竖版：上 1.8cm 下 1.5cm 左2.5cm 右1.8cm横版：上2.5cm 下1.8cm 左1.8cm 右1.5cm3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13号，行间距为固定值20磅，数字序列字体为Arial，字号与正文相同，小标题可以加粗。
3.1.5文件文档为word文件，表单不限。
3.1.6页眉：1.5cm页脚：1.0cm页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。
3.2表格记录的编制格式3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。
图（1）集团公司logo标示公司所有下发的公文，logo图标均用带字母标识的，文件头模板可以在OA导航系统中下载3.2.2表格具体排版样式参照附件的样本设置。
3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体，表头字号为16号，表格正文字号13号，表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。
3.3文件的编号3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件）体系文件包含ISO9001质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。
3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册）X1-X2-01流水号：01—99文件类型标示： QM质量手册SM安全手册EM环境手册公司代码：参照附件说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。
公司文件号编制规定
WDL-ZH-2018-001
文件号编制规定
为规范公司文件管理，统一文件编制格式，现对公司内部文件编号方法作如下规定：
1、文件编号结构：公司名称代码+部门代码+年号+顺序号。
2、公司代码为公司名称拼音首字母（大写）组合而成，代码：WDL。
3、各部门代码由部门名称拼音首字母（大写）组合而成，如：
综合部代码：ZH；
财务部代码：CW；
工程部代码：GC；
成本合约部代码：CBHY；
营销部代码：YX；
拆迁部代码：CQ。
4、文件编号格式中的数字根据部门年份发文的数量（2018-001开始）每年依次排序。
5、具体编排方法依次按照上述要求完成，如公司“成本合约部”2018年发出第一份文件：WDL-CBHY-2018-001。
6、各部门须严格按照本规定进行文件编号的编制及管理，不得私自更改编制格式，如因工作需要，需要进行变更时，须提前告知综合部由其进行更改。
本规定由综合部负责解释
2018年8月11日。
公司文件编号规范参考
公司文件编号规范参考1. 引言公司文件编号是组织内部管理的重要环节，它规范了文件的流转和归档，提高了工作效率和信息管理水平。
本文档旨在为公司制定一套统一的文件编号规范参考，以便于文件管理的方便和统一。
2. 文件编号的重要性文件编号是为了方便文件的查找、归档和跟踪而设立的唯一标识符。
文件编号的正确使用可以带来以下几方面的好处：- 提高工作效率：通过编号可以快速定位并查找文件，减少了时间和精力的浪费。
- 统一文件管理：编号规范可以使文件管理更加统一化和有序化，方便文件的分类和归档。
- 加强信息管理：文件编号的使用可以提高信息的跟踪和管理，减少文件遗失和错乱的情况。
3. 文件编号的制定原则为了确保文件编号的有效性和可持续性，制定文件编号规范时需要遵循以下原则：- 简洁明了：文件编号应简洁明了，便于记忆和识别，避免过长和复杂的编号。
- 有序连续：文件编号应按照时间顺序和事务顺序进行编排，保持连续性，方便文件的查找和排序。
- 所见即所得：文件编号应直观反映文件的内容、类型和作用，避免模糊和混淆。
- 无重复性：文件编号应避免重复，确保每个文件都拥有唯一的编号。
4. 文件编号的构成要素一个完整的文件编号通常包含以下几个要素：- 部门代码：表示文件所属的部门或单位，便于区分不同部门的文件。
- 年份：表示文件创建或收到的年份，方便按年份进行归档管理。
- 类别代码：表示文件的类别或性质，便于按类别进行分类和检索。
- 顺序号：表示文件在同一类别中的顺序号，方便按时间和顺序进行查找。
5. 文件编号的示例以下是一些文件编号的示例，供参考：- A001-2022-01：表示A部门在2022年创建的第1份文件。
- B005-2022-02：表示B部门在2022年创建的第5份文件。
- C012-2022-01：表示C部门在2022年创建的第12份文件。
6. 其他注意事项- 文件编号应尽量避免使用重复的数字，可以使用字母来代替。
文件编号及格式规定
文件编号及格式规定文件编号批准日期生效日期等级版本修改状态总页数正文附录编制审核批准关联文件编号：文件编号及格式规定共页第页版次：A/0 页版号：修改记录页号页版修改内容修改人批准人修改日期版次：A/0页版号：0031 目的规范文件编写，以求文件格式与风格的统一。
2 范围适用于本公司除外来文件、图纸、工艺文件等之外的所有文件的编号与编写。
3 职责3.1管理性文件，体系文件，技术文件的文件管理负责人由管代、技术负责人担当；3.2一般性文件，通知，会议记录等的文件管理负责人由关联部门领导指定的人员担当；3.3文件管理负责人负责对文件进行编号，并对编号的唯一性负责。
并保证文件编号、书写符合本规范。
4 工作内容4.1文件编号的标记方法4.1.1标记在显眼的位置。
原则上为纸的右上角。
4.1.2原则上当一个文件有多页时，每页都要标记上编号。
4.1.3原则上在版面的右上角还应标上版次，左上角标上页号。
4.2文件种类的划分表1文件种类文件的种类对象文件类别代码性质编号方法体系文件质量手册、程序文件、质量环境管理方针、目标见表2 一级文件见§4.3 规程文件操作规程、规范见表2二级文件见§4.3 作业标准通用标准（含外来文件）见表2 二级文件见§4.3 设计文档图表、规范书、说明书、设计书等SM 二级文件见§4.3 质量记录产品质量环境记录、通用记录JL 三级文件见§4.4其它业务通知行政通知，人事通知财务通知，市场，商务，支撑通知质量检查通知，技术通知等TZ 三级文件见§4.4 技术报告技术报告、普通报告、调查报告等BG 三级文件培训资料公司内培训资料顾客培训资料PX 三级文件目录、手册销售资料（产品手册等）其它资料（公司介绍手册等）ML 三级文件上记以外的文件产品业务文件产品外业务文件（联络书，说明书，议事录发送件，报告书等）NT 三级文件4.3 体系文件的编号办法4.3.1 体系文件必须按本规定进行编号，编号应便于识别，•统一打印在文件的右上角。
《公司编号规则》word版
XXXX文档编号规范主题： XXXX文档编号规范发文目的: 为规范公司文档管理,确保重要文件具有唯一编号,方便文件的查询,故制定以下编号规则发文说明：本文件一式七份，每个部门保存一份，各部门主管签收后经董事长核准后生效执行。
知会部门Notice Dept.Delivering Dept./发文部门：人事部Date/发文日期： X 年 X月X日Dispatch No./发文字号：XXXXXXXXX版本说明Version information一：公司文件架构为符合ISO9001质量体系要求，公司文件架构共为四阶定义如下1：文件等级分类◆管制文件：必须随时需要更新的文件，无效时需要收回销毁，必须经过各相关部门签收才能生效；例如公司手册，程序文件，作业标准，企业标准等。
◆机密文件：公司各种开发技术，生产技术，设计图纸；采购信息，市场信息等资料，未经本部门主管同意不得流入到其它部门。
2：文件编号原则文件编号以十二码表示，其代表意义如下：2.1 文件编码的具体说明 第一码第二码第六、七码为系统手册及程序文件流水号类别代码如QP64301000-00代表质量体系生产部生产制作条文下的第一份程序文件第八、九、十码为三阶作业指导书流水号类别代码由001—999如QP64301001-00代表质量体系生产部生产制作条文下的第一份程序文件所衍生的第一份作业标准书。
第十一、十二码由作业标准书所衍生出的记录表单或相关附件由数字01—99表示如QP64301001-01代表质量体系生产部生产制作条文下的第一份程序文件所衍生的第一份作业标准书下的第一份表单。
注：所有编号如编到9或者99或者999，后续还需要增加的可以从A—Z,或者A1—ZZ,或者A01—ZZZ.二：公司文件制作流程。
文件编号格式管理规范
财务部
CW
行政部
XZ
经营部
JY
3.1.5.4.文件类别：
行政制度
B
会议纪要
传真稿件
F
工作报告
T
一般文书
G
合作商议事录
Y
合同文本
C
通知
W
培训资料
P
申请单据
L
指导书、规范
S
其他
O
3.1.6.文件编号例：
XZ-11 S 001
文件顺序号
文件类别
年份
部门简写
意为行政部2011年规范类001号文件
3.1.4.公司内部文件由人事专员负责汇总并统一编号
注：在所需编号文件的首页右上角设“编号：”
标准名称
审批
拟稿
标准编号
版本号
发行日期
（图1）
3.1.5.编号原则：
3.1.5.1.内部文件：部门简写-年份+文件类别+文件顺序号；
对外文件：卓然简写-部门简写-年份+文件类别+文件顺序号；
3.1.5.2.卓然简写：DH
标准名称
文件编号管理规范
审批
拟稿
标准编号
XZ-11S001
版本号
A/0
发行日期
3.内容：
3.1.定义：
3.1.1.对外文件由各职能部门起草文稿(文案、报价等），由人事专员填写（图1）表格统一编号，经理批准后，分发执行；
3.1.2.公司内部各项制度、规范、程序由各职能部门起草相关标准，由人事专员填写（图1）表格统一编号，经理批准后，分发执行；
3.1.3.公司对外签订的合同各部门以公司名义签订的各类合同，由各职能部门起草合同，由人事专员填写（图1）表格统一编号，经理批准后，分发执行；
公司文件编号规则【范本模板】
文件编号规则1。
目的加强公司文件的标准化管理,便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转.2。
适用范围适用于公司文件的编号管理和控制。
a)技术类文件:是指在公司的研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料.b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等;c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。
3. 编号办法3。
1 公司名称约定公司全称：简称：3.2 日期表示格式：yyyy—mm-dd或yyyymmddyyyy：年份：用四位数字表示公元年份，如2012表示公元2012年.mm月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。
dd 某日:用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。
例如: 2012-10—12或20121012 表示(2012年10月12日）3。
3 文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为0.1，0。
2, 0。
3，。
., 0。
10。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层,例如，0.1，0.1。
1，0。
1。
1。
1。
一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自1。
0，版本编号不断变化为：1。
0, 1.1, 1.2, 。
..，1。
10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1，2。
2 等。
3.4 技术文件命名格式：FIRST-AA—NN-YYYYMMFIRST：公司名称缩写AA：项目名称NN：版本号,参见3.3节YYYYMM:年月3.5 其他文件的编号3。
5。
1 公司规章制度和管理文件公司规章制度和管理文件的编号格式为：FIRST（—DN）—TT—nnn—dd —YYDN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件,适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号,表示该制度由部门内部使用.相应的部门代号如下：综管部：ZG采购部：CG生产部：SC销售部:XS财务部：CWTT文件类型：①规章制度—RR,指公司颁布执行的各种规章制度；②质量管理文件—QS，公司运转过程中的各类文件和记录。
企业文件编号规范【范本模板】
企业标准文件编号规范1目的为规范公司文档管理，特制定本文件编号规范。
请各部门在以后的文件编号中严格按照此规定进行文件编号。
2范围本标准规定了XXXXXXXXX公司标准文件和流程的编码规范，本企业内控标准的编号代号缩写、分类及分项代号和发布顺序号、年代号的编排方法。
本标准适用于本企业内控标准、流程的代号编制。
3文件编号格式文件序号发文部门文件分类公司代码集团代码XXXXXXXXX公司标准体系编号由集团代码、公司代码、文件分类代号、起草部门、文件序号组成.各部分编号间用“—”间隔。
3.1各部分表示方法1)第一部分：集团代码，XXXXXXXXX，缩写：2)第二部分:公司代码，XXXXXXXXX，缩写:3)第三部分：文件分类代号流程文件—A；标准规范类文件—B;指导书说明书类文件—C;公共制度文件-D.4)第四部分：发文部门5)第五部分：文件序号采用三位流水码，记录文件顺序号，以发布先后确定，即001、002…..099……999等。
3.2举例: 文件编号：含义4文件编号格式4.1文件表头4.2页眉页脚5要求5。
1 文件的编号由XXX负责，各部门使用时到XXX申请，不得自行编号及发行。
5。
2 以XXX公司名义发布的文件必须由XXX登记编号。
5。
3 已发布的标准如需修订并重新发布,其编号不变,只需要更改表头内的版本号。
标准修订及编号的改变应在修改履历中说明。
附件《标准文件模板》特别说明：文件编码编制前，请先对公司文件进行分类规划，根据分类规划情况，进行分级，及选择有代表意义的编码。
选择编码时，可以用分类名称的拼音字母首位表达，可以用其英文单词首位编码表达等.。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
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公司文件编号规范要求
1. 引言
本文档旨在规范公司文件的编号要求，以确保文件管理的有效性和一致性。
2. 目的
公司文件编号的规范要求有助于以下方面：
- 提供文件检索和辨识的便利性；
- 优化文件跟踪和版本控制；
- 促进文件安全和保密性。
3. 编号规则
公司文件应遵循如下编号规则：
- 采用阿拉伯数字作为主要编号方式；
- 使用有意义的命名规则，以便快速识别文件内容；
- 编号格式为：[部门简写]-[文件类型简写]-[序号]，示例：HR-POL-001；
- 序号从001开始，自动递增；
- 部门简写和文件类型简写应在公司内部公布并统一管理。
4. 文件分类
公司文件按照一定的分类进行编号，以便更好地组织和管理：
- 行政类文件：编号前缀为ADM；
- 人力资源类文件：编号前缀为HR；
- 财务类文件：编号前缀为FIN；
- 销售类文件：编号前缀为SAL；
- 技术类文件：编号前缀为TEC；
- 其他类文件：根据具体内容和需求进行编号前缀确定。
5. 文件管理系统
为了更好地管理和跟踪文件，建议公司使用电子文档管理系统。
该系统支持自动生成文件编号，并提供检索、审批、存档和版本控
制等功能。
6. 文件编号记录
公司应建立文件编号记录，将文件编号和对应文件的相关信息
及其存档位置一一对应，并进行定期更新和维护。
7. 培训与执行
公司应定期组织员工培训，确保员工了解文件编号规范要求并有效执行。
8. 结论
通过遵循公司文件编号规范要求，将提高文件管理的效率和准确性，优化公司运营及决策过程。
以上为公司文件编号规范要求文档内容。
请全体员工遵守此规范，并根据具体情况进行执行和调整。
文档编号规范将有助于提高公司的工作效率和文件管理的整体质量。