招商集团档案管理制度

招商集团档案管理制度

1、总则

1.1为规范档案管理，特制定本制度。

1.2档案是指公司在经营、管理、生产、建设等活动中直接形成、对本单位和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、光盘、实物等不同形式、不同载体的记录。

1.3本制度适用于档案的收集、整理、分类、利用、及归档。

2、归档范围及分类

2.1一类文件：集团重要会议形成的各种文件；集团及各子、分公司证、章、章程等重要资料；保存在公司的员工资质证书；人事档案；审计资料等。

2.2二类文件：公司行政事务产生的各种总结、报告、会议纪要、通知等资料；工程类归档文件；对内分包合同、对外分包合同等。

2.3三类文件：集团颁布的各种规章制度及其它归档范围。

3、档案日常管理

1档案管理员职责

3.1.1贯彻执行档案工作的各项规章制度。

3.1.2负责档案接收登记、编号、存档、办理借用登记、归档、整理、保管等。

3.1.3登记文件、合同资料详细信息，并编制《文件目录》，以便检索利用。

3.1.4科学排列各文件资料，按编号顺序存放于文件夹内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。

3.1.5维护档案安全，保守档案机密

3.2各单位档案管理职责

3.2.1各单位在各项活动中形成的具有保存价值的文件、声像等资料，均由各单位按照归档范围收集齐全、集中、及时整理立卷，并提交至中心档案室归档。

3.2.2各单位须指定人员定期向中心档案室移交档案，移交时应准确填写档案移交清单，随同档案一起提交至中心档案室验收。

3.3档案借用

3.3.1档案外借一般只借复印件，原件的借用须经公司领导批准同意。档案交还时，须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应及时上报。因特殊情况需超过拟借用时间，须重新办理手续。

3.3.2借用人须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、调换、摘抄、复印、摄影及转借他人使用等。

3.3.3外单位人员原则上不允许借用档案，如遇特殊情况，借用与其单位有关联的资料文件，应持单位介绍信，并经分管领导批准后方可借用。

3.3.4借用审批要求：一类文件，需各单位负责人审核，并经集团分管领导批准；二类文件，需各单位负责人审批；三类文件，所有公司成员可以借用。

3.4档案销毁

3.4.1对失去利用价值的档案，销毁时，须写销毁申请报告，并编制销毁目录，报部门负责人和分管领导审核，最后经总裁批准后，方可销毁。

3.4.2执行销毁任务时，须二人以上人员监销，并在销毁目录上签字。最后，将批准文件及销毁目录一并存档。4、档案管理要求

4.1所有一类、二类、三类文件的归档须有原件及电子

件。

4.2声像和实物类：

4.2.1照片档案收集整理要求

4.2.1.1收集要求:电子照片、光盘及文字说明齐全; 电子照片、光盘的命名一致，文字说明与光盘相符；电子照片应单独整理存放，光盘和文字说明一同整理存放。

4.2.1.2文字说明的编写：应包含事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素，概括地揭示照片影像反映的全部信息。

4.2.2录音、录像文件等档案收集整理要求。

4.2.2.1文字说明参考照片档案的六要素及编写要求, 采用标签注明。

4.2.3归档时间：各声像档案经整理和编写说明后，及时归档；其它实物档案视实际情况而定。

4.2.4保管

4.2.4.1所有电子照片、录音、录像文件需刻盘保存。

4.2.5借用

4.2.

5.1借用声像档案应及时归还，不得损坏、随意复制、转借。

5、附则

本制度由企业管理部负责解释。