物业管理档案的建立与管理43页PPT
物业档案管理 PPT课件
--接待投诉时，通过日常接待和处理投诉，掌握动态、修正 原有记录；
--维修更新时，应将维修更新后的物业变动情况记录在案； --检查评优时，此时应将已经建立的物业档案资料进一步整
理完善，以备查考。 12
（二）检素利用： 1.常用检索工具：清册、目录 2.利用的方式：查阅、外借、制作副本、综合分析等；
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二、物业档案资料管理： （一）物业档案资料管理：
包括物业管理机构在物业管理活动中，对管理 服务事项的原始记录进行收集整理、归档、检 素、保存、分析利用，在某一时点上，及时、 准确、全面地反映物业实物形态和使用状况的 有关资料与数据。
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1、档案的收集与整理：
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注意事项：物业档案资料收集工作要尽可能完善、及时、不错 不漏。
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装修管控记录链条
记录链条1：
装修预控方案 装修手册、装修管理控制程序 装修备案表 装修平面图 装修许可证 装修人员出入证（A、B） 装修现场巡查表 违规整改通知书 挂号或快递存根联 执法部门的整改通知或照片
记录链条2： 装修备案表及相关表单 装修许可证 装修人员出入证 装修现场巡查表 违规整改通知书
2、保证档案资料的完整、准确、及时、安全（保管 上的安全，保密上的安全）。
3、做到“十清”，即来源清、数量清、质量清、价值 清、结构类型清、设备设施清、绿化苗木清、租 金费用清、使用情况清等
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（四）项目经理要充分利用档案
1、投诉统计数据的分析与利用 周检\周会 月计划 主管面谈等
2、满意度调查的分析与改进
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培训计划与实施存在的共性问题：
1、培训制度未健全或无建立； 2、未见年度计划或有建立年度计划但不健全； 3、未见各级员工培训记录； 4、相关培训实际操作性不强、目的性不明确 5、没有固化作业标准，提升实操技能的培训效果；
物业管理档案的建立与管理
物业管理档案的建立与管理
物业管理档案的建立与管理
1. 简介
物业管理档案是物业公司或物业管理部门用于记录和管理物业
管理工作的文件集合。
建立和管理好物业管理档案对于提高物业管
理工作的效率和质量至关重要。
2. 物业管理档案的建立
2.1 归档原则
物业管理档案的建立需要遵循一定的归档原则，包括按照时间、地点、项目等分类归档，确保档案的有序和易查性。
2.2 归档内容
物业管理档案的内容包括但不限于以下几个方面：
物业权属证明文件
投资、建设和规划文件
客户合同和租赁协议
物业设备维护记录
日常巡视巡查报告
报修和投诉记录
安全和消防检查报告
突发事件处理报告
物业费收款记录
3. 物业管理档案的管理
3.1 档案存储
物业管理档案应统一存放于专门的档案室或档案柜中，确保档案的安全和完整性。
3.2 档案管理职责
物业管理公司或物业管理部门应指定专人负责档案管理工作，包括档案的整理、归类、索引、借阅和销毁等工作。
3.3 档案查询和调阅
任何人员需要查询或调阅物业管理档案时，应填写相关申请，并经过相关负责人的批准，确保档案的安全和保密。
3.4 档案备份
为了防止档案的丢失和损毁，物业管理部门应定期进行档案备份工作，确保档案的安全性和可持续性。
4. 结论
建立和管理好物业管理档案对于物业管理工作的高效和有序进行至关重要。
物业公司或物业管理部门应遵循归档原则，建立完善的物业管理档案系统，并加强档案管理和保护工作，以确保物业管理工作的顺利进行。
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物业中的公共设施和房屋公共部位，是多个产权人共有 财产，其维修养护费用应由共有人按产权比例分担
产权备案和权属登记的区别？
✓ 权属登记：是政府行政部门（深圳市规划与国土资源局）的 行业管理，包括土地使用权的出让、房地产开发、房地产转 让、房地产租赁，以及房地产抵押等等，目的是为了保护产 权人的权益，促进房地产市场公开化，规范房地产市场行为， 加强房地产行业的管理
归档管理
❖ 对业主和企业利益影响较大的档案应加以保存
❖ 档案管理人员应编制统一的档案分类说明书及档案 总目录，并按部门内容、部门、年度、保存期及保 密程度的分类顺序进行组卷，逐一编号、登记造册、 编制目录、分柜保存
❖ 为保证档案的安全与完善，档案室应随时保持干燥、 通风、清洁、注意防盗、防火、防虫、防鼠、防潮
❖ 分类存档——按照档案资料本身内在的规律进行科学的划 分
❖ 一个有序的资料库是一个完整的树形图 ❖ 归档要及时，分类要合理 ❖ 档案的分类方法有很多：年度分类法、组织机构分类法、
问题分类法、作者分类法、地区分类法、文件名称分类法 等；一般采用两种以上的分类方法结合使用
三、物业档案的管理
1、什么是物业档案的管理？
联系电话 其他 其他
业主档案的分类
组团按柜 每栋按位 每单元按盒 每户按册
用户档案的建立
✓ 是通过收集、分类存档和建立管理、使用制 度完成的
收集资料
分类存档
建立管理、使用制度
用户档案的建立
人名索引
◆人名索引是揭示档案中所涉及的任务并指明其档案出处的检 索工具
◆人名索引一般由人名和档案两部分组成 ◆借助人名索引可以查到记载某一人物的材料 ◆人名索引一般按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序等方法排列
物业管理档案的建立与管理课件
物业的接管验收材料
在物业竣工时开发商与设计单位、施工单位积极合作， 力争全面、准确地收集到工程建设的产权及工程技术 资料等原始资料，这样才能保证物业管理验收接管时， 物业服务企业从开发商手中得到完整的资料：
房产资料。包括房屋、设备及其附着物清单、清册及 表格。
技术资料。包括竣工图、地质勘察报告、工程预决算 书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平 面图、房屋及设备使用技术资料。
3.物业档案的保管 物业档案保管工作的基本原则：
（1）分类保管。（2）以保护为宗旨，以利用为目的。（3）以防 为主，防治结合。
4.档案的销毁 5.物业档案管理的要求 （1）档案的出入室应有严格规定。 （2）明确收集、整理、分类、归档、销毁等各项管理制度。 （3）按时存档，定期查档。 （4）采用多种形式的储存、保管文档。 （5）保存档案的环境应干燥、通风、清洁，做到防火、防盗、防 光、防尘、防潮、防鼠、防有害气体、防虫等“八防”。
委托管理招标文件；物业管理投标文件；物业服务合 同。
招商阶段 招租物业的平面图纸；招租许可证及委托书；租金及物业服务测 算书；租赁合同；广告策划资料。 用户入住信息 入住通知书、住户须知；用户资料（包括业主及使用人）；管理 规约；签定有关协议，如消防安全协议书、装修责任书等；用户 手册；用户进户验收表；用户进户交费单；用户进户的水、电、 燃气表初始读数登记单。 日常管理信息 业主、租户变动、更换情况；各部门工作（操作）规范、管理制 度；各部门工作记录；大、中、小修记录；维修承包合同及预决 算；保安、清洁、绿化等项目的承包合同资料；用户来往信件、 投诉及处理资料；年度工作计划、总结、报告；人事档案；保险 资料；法律法规及政府有关文件；财务报表、工资报表、管理费、 租金收缴凭证等资料。 按来源划分，从各有关渠道应收集的物业管理档案资料有：
物业档案的建立与管理
物业服务相关档案的建立与管理项目物业管理档案的建立与管理主要是围绕执行规章制度而进行的，严格执行规章制度，就需要通过档案管理手段相关记录进行规范、整理、归档。
做到每一项管理工作都有计划、有制度规范、有工作详实记录，并配备档案管理人员，对所有档案资料进行严格的、科学的、系统的管理，为整个管理工作的分析、改进、预防和提高提供可靠的依据。
第一节建立物业管理档案资料的重要性1、物业管理档案是所做工作的见证。
推行整合型管理体系，对所展开的每一项工作进行记录，作为分析前期工作成效、改进后期工作的依据。
2、有利于规范管理，理顺管理关系。
物业管理的对象是物业，包括房屋主体建筑、配套公共设施、机电设备、安全、环境卫生、社区服务等，服务对象是物业使用人，服务范围广泛，管理对象多而复杂，监督困难。
建立一套完善规范的物业管理档案，既便于有条不紊地开展工作，又方便客户对管理工作进行监督，使我们的服务始终能满足客户的要求。
这样不仅仅要求我们开展实实在在的工作，而且要求我们能想客户之所想，客户未想到我们也已想到，客户想到的我们已做好，真正做到“超前”服务。
在实际工作开展过程中或之后必须做好记录，并及时对客户进行回访，根据客户反馈的意见不断完善我们的服务工作。
做到管理规范化，决策科学化，工作程序化，最终达到客户满意。
3、有利于收集有关法律、法规，及时引进管理的新方法、新理念，作好来往文件、信息、意见的记录、归档和处理工作，使我们的工作做到有法可依、有法必依，并不断改进和提高，始终保持管理的科学性、规范性和高效率。
综前所述，档案资料管理工作作为物业管理的软件部分，与硬件的管理同等重要，缺一不可，两方面的工作必需齐头并进才能达到规范化管理的要求。
第二节物业管理档案资料的建立1、我公司在建立完善档案资料过程中，为使其更加科学、严谨、高效，已经导入ISO9000质量管理体系，结合项目的具体情况，我们将导入ISO14000、OHSAS18001管理体系，根据公司的档案员岗位责任制度、档案管理规定以及质量体系中的质量记录控制等程序，使物业管理档案的建立有章可循，有根可查。
物业管理档案的建立与管理
物业管理档案的建立与管理1. 引言物业管理是指对房地产物业进行维护、管理和运营的一系列活动。
对于物业管理公司来说，建立和管理物业管理档案是一项关键工作。
物业管理档案记录了物业的信息、维护保养记录、业主信息等重要内容，对于提高物业管理工作效率和提供良好的服务至关重要。
2. 物业管理档案的建立物业管理档案的建立是物业管理公司的首要任务。
以下是建立物业管理档案的几个关键步骤：2.1 收集物业信息物业管理公司需要收集物业的基本信息，包括物业的地质、面积、楼层分布等。
还需要了解物业的产权情况、使用性质等相关信息。
2.2 记录维护保养信息物业管理公司还需要记录物业的维护保养信息，包括维修记录、保养计划等。
这些信息对于及时维修和保养物业非常重要。
2.3 归档业主信息物业管理公司需要归档业主的信息，包括业主的姓名、、房屋信息等。
这样可以方便与业主进行沟通和联系。
2.4 建立档案管理系统物业管理公司需要建立档案管理系统，对物业管理档案进行分类和整理。
合理的档案管理系统可以提高档案的查找和管理效率。
3. 物业管理档案的管理物业管理档案的管理是物业管理公司的重要任务之一。
以下是物业管理档案的管理内容：3.1 档案分类与整理物业管理公司需要对物业管理档案进行分类和整理，确保档案能够快速地被找到和查找。
常见的分类方式有按物业地质、按物业类别等。
3.2 定期更新档案物业管理档案需要进行定期的更新和维护。
物业管理公司应设立专人负责定期检查档案，并及时更新档案中的信息。
3.3 保密管理物业管理档案中包含了大量的敏感信息，物业管理公司需要建立严格的保密制度，确保档案的安全性。
3.4 档案备份与归档物业管理公司需要定期进行档案的备份，以避免档案丢失。
已经不再使用的档案需要进行归档，以节省存储空间。
4. 物业管理档案的应用价值物业管理档案的建立和管理对于提高物业管理工作效率和提供良好的服务具有重要意义。
它可以帮助物业管理公司更好地了解物业的情况，及时发现和处理问题。
物业管理档案的建立与管理
物业管理档案的建立与管理物业管理档案的建立与管理是物业管理工作的重要组成部分，它涉及到物业的各个方面，包括但不限于物业的基本信息、业主资料、物业设施设备、维修记录、安全记录等。
以下是对物业管理档案建立与管理的一些关键点：1. 档案分类：- 将档案分为基本资料、业主资料、设施设备、维修保养、安全监控等类别。
2. 档案收集：- 收集物业的基本信息，如物业名称、地址、建筑面积、产权情况等。
- 收集业主的基本信息，包括姓名、联系方式、房屋面积等。
3. 档案整理：- 对收集的资料进行归类整理，确保信息的准确性和完整性。
4. 档案存储：- 选择合适的存储方式，可以是纸质档案或电子档案，确保档案的安全和易于检索。
5. 档案更新：- 定期更新档案信息，特别是业主变动、设施设备更换或维修等情况。
6. 档案保密：- 保护业主的隐私，对敏感信息进行加密处理，限制档案的访问权限。
7. 档案利用：- 档案应便于物业管理人员查询和使用，以提高工作效率。
8. 档案审计：- 定期对档案进行审计，确保档案的准确性和合规性。
9. 档案数字化：- 利用信息技术，将纸质档案数字化，提高档案的检索效率和安全性。
10. 档案培训：- 对物业管理人员进行档案管理培训，提高他们的档案管理能力。
11. 档案法规遵守：- 遵守相关的法律法规，确保档案管理的合法性。
12. 应急预案：- 制定档案丢失、损坏等情况下的应急预案，确保档案的安全。
通过上述步骤，物业管理档案的建立与管理将更加规范和高效，有助于提升物业管理的整体水平。
物业管理公司档案管理制度
物业管理公司档案管理制度标题：物业管理公司档案管理制度
引言概述：物业管理公司作为管理大型物业项目的专业机构，其档案管理制度的建立和实施对于保障公司运营效率、提升服务质量至关重要。
本文将从档案管理制度的建立、档案分类管理、档案存储和保护、档案检索和利用以及档案销毁五个方面进行详细介绍。
一、档案管理制度的建立
1.1 制定档案管理制度的必要性
1.2 确定档案管理责任部门和人员
1.3 设立档案管理流程和标准
二、档案分类管理
2.1 建立档案分类体系
2.2 区分不同保管期限的档案
2.3 制定档案分类管理规范
三、档案存储和保护
3.1 选择合适的档案存储设备和环境
3.2 制定档案保护措施和应急预案
3.3 定期进行档案存储环境检查和维护
四、档案检索和利用
4.1 建立档案检索系统
4.2 制定档案利用规定和权限控制
4.3 提供员工档案管理培训和技术支持
五、档案销毁
5.1 制定档案销毁标准和程序
5.2 确保合规性和安全性
5.3 审计档案销毁过程和记录
结论：物业管理公司档案管理制度的建立和实施是公司管理工作的重要组成部份，惟独建立科学规范的档案管理制度，才干有效提高公司的管理效率和服务水平，确保公司运营的顺利进行。
希翼本文的介绍能够为物业管理公司档案管理制度的建立和完善提供一定的参考和指导。
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56、死去何所道，托体同山阿。 57、春秋多佳日，登高赋新诗。 58、种豆南山下，草盛豆苗稀。晨兴 理荒秽 ，带月 荷锄归 。道狭 草木长 ，夕露 沾我衣 。衣沾 不足惜 ，但使 愿无违 。 59、相见无杂言，但道桑麻长。 60、迢迢新秋夕，亭亭月将圆。
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26、要使整个人生都过得舒适、愉快，这是不可能的，因为人类必须具备一种能应付逆境的态度。——卢梭
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27、只有把抱怨环境的心情，化为上进的力量，才是成功的保证。——罗曼·罗兰
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28、知之者不如好之者，好之者不如乐之者。——孔子
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29、勇猛、大胆和坚定的决心能够抵得上武器的精良。——达·芬奇
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30、意志是一个强壮的盲人，倚靠在明眼的跛子肩上。——叔本华