edoc2企业文档管理系统简介(系统概述).
企业文档文档管理系统概要设计说明书_企业文档管理系统
企业文档文档管理系统概要设计说明书_企业文档管理系统文档编号：EDMS —XT-0003企业文档管理系统项目系统设计说明书第七小组2012年04月企业文档管理系统系统设计说明书修改记录发布版本变更原因变更内容简述编制/修订者批准者日期胡昶王一然创建开始书写 V1 陈正茂 2012/4胡建飞程金星胡昶王一然 2012/4 陈正茂V2 不合要求删改部分内容胡建飞程金星胡昶王一然 V3 陈正茂 2012/4 不全面添加部分内容胡建飞程金星胡昶王一然陈正茂 2012/4 V4 不全面添加部分内容胡建飞程金星I企业文档管理系统系统设计说明书目录1 引言。
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1 编写目的。
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41.2 项目背景.。
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41.3 定义。
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4 参考资料:。
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... 5 2 条件与限制。
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5 3 需求规定.。
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5 4 运行环境.。
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edoc2文档管理解决方案
edoc2文档管理解决方案随着知识电子化时代的不断发展，人们对文档知识管理的需求，越来越强烈。
企业或组织对其最重要的累积资产——文档信息(如项目文档、档案、电子文件、合同、ISO 9000质量控制文件等)统一管理，越来越多的政府部门和大型企业机关认识到这一需求的迫切性。
文档存放无序：无论是政府机关、设计院、企业等单位，工作体现在大量的文档中，包括项目文档、公文、图纸、票据、文件等。
这些都是人们知识劳动的结晶。
然而，这些文档无论是电子文档还是纸质的文档大多被杂乱地存放着。
文档存储与管理分散：目前公司文件分散地存放在各同事个人电脑中，以临时共享文件夹的方式进行传递与共享。
这样的文件的分散存储与共享存在极大的弊端，比如安全没有保障、共享不太方便、权限无法控制、利用效率低下、业务流程受阻等等。
信息检索困难：由于文档存放无序，大量的文档只能够依靠手工的硬盘备份存放形式或纸质存放形式进行管理，无法从这些海量的文档中快速得到所需要查看的文档。
常常还有遗失的现象，查找起来十分麻烦。
信息可复用程度低下：由于文档信息无法共享，查询检索及其困难，还有许多纸面传真信息的存在，可重复利用的价值几乎没有。
保密性差：由于文档存放无序，没有统一的管理系统，更不可能存在权限的管理，文档的安全性无从谈起。
资源浪费严重：由于信息重复利用率低，增加了大量的重复而繁琐工作，造成资源的巨大浪费。
edoc2图文档解决方案针对企业在图文档管理中那面对的许多问题，edoc2系统都在图文档管理方案中提出了对应的解决方法。
1.为解决文档管理分散的问题，edoc2系统采用集中存储管理的应用模式，将所有图文档集中存放在服务器的电子仓中，所有企业内网中的用户都可以通过对服务器进行访问，让用户在处理文件时，无论何时何地，都觉得在自己的电脑中工作一般，也减少了企业数据管理的难度。
2.为解决用户对信息检索困难的问题，edoc2管理系统把所有保存在服务器的文件都在数据库中建立索引表，大大加快了数据检索的速度。
edoc2_ECM功能列表v481
支持存储文件、数据库、日志文件的备份。
组织成员包括用户、部门、职位、用户组；对所有组织成员迚行增删改查
提供批量导入用户的方式
用户密码策略管理
登弽限制的设置 组织的操作日志记弽
用户登弽的日志记弽
已注销的用户维护界面 统计弼前在线用户
设置用户的后台权限
扩展第三方的组织信息 支持浏览器方式同时上传多个文件任务，支持迚度显示
支持通过接口实现从第三方软件获取数据
通过安装在客户端的虚拟打印功能，将第三方系统中的业务内容通过虚拟打 印技术生成pdf文档 一般文本格式在线预览(word，excel，ppt，pdf，txt，log，xml） 一般图片格式在线预览，包括bmp,.jpeg,.jpg,.png,.gif,tif,tiff,psd,tga 多媒体在线预览支持的格式：.avi、.mpeg、.mp3、.3gp、.wma、.wav 、.mid、.mp4、.ape、.asf、.mpg、.wmv、.mov、.rm、.rmvb、.flv。
海量存储，支持局域网内文件夹对应存贮区，一存贮区可无限扩展多个存贮 路径
支持NAS,SAN存贮架构
支持主WEB服务、从WEB服务（上传，下载，预览）和转档应用服务的独立
服务器运行，以分离需占用徆大带宽和系统性能的上传、下载和转档等劢作 执行，从而保证主应用系统的持续稳定运行。
需实施部署
支持广域网的分区域存储部署
知识地图-多维度展现 数据
可以根据搜索结果，元数据类别，标签等内容迚行内容目弽树的组织
知识地图-元数据自劢 配置
可以根据元数据的分层信息，自劢配置建立内容目弽树的各级节点
知识地图权限
支持知识点的只读、编辑和管理共享
文件附件
可以关联相关的文档附件
edoc2文档管理软件 减少企业成本的“必杀技”
edoc2文档管理软件减少企业成本的“必杀技”随着企业的发展壮大，总会产生大量的信息。
据调查统计，80%以上的企业信息为非结构化数据，由技术方案、演示材料、设计图纸、报告、照片、广告视频、合同、传真等等海量文档组成。
这些都是最宝贵、最具价值的知识资产。
然而，这些文档(文档管理软件)却分散在服务器、员工的PC机、笔记本电脑上，不管是在资料整理，还是需求查找时，都相当耗时耗力。
或许有很多企业已然意识到了这个问题的严重性，想要改善却不得其法。
edoc2文档管理遵循以项目为核心、以任务为基点、以流程为准则、以知识为载体的设计理念，助力国内企业的成长和创新，得到了电子、通信、医疗、化工、金融、政府、咨询、设计等行业客户的广泛应用和好评。
捷为项目知识管理是项目产出物的统一管理和知识的沉淀利用，为企业提供一个集电子文档、纸质文档、数字资产、文控等各类文件管理于一体的整体解决方案。
全格式文件集中存储，多个版本文档关联，全文搜索引擎犹如企业内部的“小百度”，用户能够精准快速从海量资料中查找所需文档。
很多企业用户表示，自从使用edoc2文档管理软件后，因为海量的文件造成版本混乱、文件丢失、查找效率低等一系列问题不复存在，保住了企业的知识财富，大大提高了工作效率。
节省企业成本机密文件零泄漏在银根继续紧缩的背景下，现金为王才是硬道理，使得企业不得不采取一切手段提升企业核心竞争力，控制成本。
edoc2文档管理软件的使用，从控制打印费用与文件泄露产生的无形损失两方面减少了企业成本。
对于很多单位来说，各种方案、合同、卷宗资料等许多重要纸质文件，都需要打印传阅或者整理归档，然后打印成本很高，浪费严重。
除了更换打印设备，还有更好的节省打印费用的方法吗?当然有，那就是减少文档打印。
edoc2文档管理系统，为企事业搭建多类型、全格式、安全的文件网络集中存储的平台。
信息可以轻松、安全地实现内外部共享，不仅提高协同办公效率，同时还减少不必要的文档打印，从而节约了企业经营成本。
企业文档管理系统
企业文档管理系统一、什么是企业文档管理系统？企业文档管理系统（Enterprise Document Management System，EDMS）是一种以电子化文档为基础，通过软件系统完成信息管理的工具。
它能够实现对企业内部所有文档的创建、存储、检索、流转、审批、归档和销毁等全生命周期管理。
EDMS可以提高企业文档管理效率，降低运营成本，保障企业信息安全，具有非常重要的作用。
二、企业文档管理系统的功能1、文档管理：包括文档的批量上传、下载、修改、重命名、复制、粘贴等，支持搜索、检查、过滤功能。
2、流程管理：文档的审批、验证、授权、分发等业务流程管理。
3、版权管理：对文档的来源、整个环节的修改及流转都进行记录，确保报告的真实性和完整性。
并可以进行文档冻结，保证文档不被篡改、删除等非法操作。
4、安全管理：安全管理是企业文档管理的重要组成部分，可以通过管理员来对用户的权限进行设置，限制某些用户对某些文档的操作，以保障企业文档的安全。
5、文档归档：将文档按照一定的规则进行归档，使得文档能够长期保存，并且可以随时进行查询。
6、文档销毁：包括文档的销毁、改写、拒绝、备份、恢复等操作，以保障企业文档的安全。
三、企业文档管理系统的优势1、提高工作效率：通过EDMS可以实现文档的快速存取、重复利用、共享查看等功能，大大提高员工工作效率。
2、降低运营成本：EDMS系统可以让企业免去管理大量纸张的成本，同时也带来了办公环境清爽，工作效率提高，协同效能增加等多方面好处。
3、保障文档安全：通过对文档流转、备份、权限控制等各方面进行安全管理，可以有效保障企业的文档安全。
4、提升数据分析能力：通过对文档进行标签、分类、规范，还可以支持数据采集、提取等大数据分析功能。
四、应用实践1、应用于相关行业：医院、金融、教育等各行业可以通过EDMS提升信息化水平、提高工作效率。
2、公共服务机构：政府部门、法院、社区等公共服务机构可以将EDMS用于文书管理、公示公告、群众投诉等相关业务。
文档管理系统
文档管理系统在现代信息化社会中，各种文档的管理变得愈发重要。
随着信息技术的快速发展，电子文档逐渐取代了传统纸质文档，使得文档管理更加便捷和高效。
为了满足企业和组织对文档管理的需求，文档管理系统应运而生。
一、什么是文档管理系统是一种基于电子化的平台，用于统一管理、存储和共享各类文档。
它提供了全方位的文档管理功能，包括文档的创建、编辑、存储、检索、版本控制、安全权限管理等。
通过文档管理系统，用户可以轻松地管理和查找所需的文档，极大地提高了工作效率。
二、文档管理系统的特点1. 中心化管理：文档管理系统通过中心服务器实现文档的集中存储和管理，相比传统的分散存放，极大地方便了文档的查找和管理。
2. 版本控制：文档管理系统具有版本控制功能，可以追踪和管理文档的修改历史，确保文档的版本一致性和可追溯性。
3. 检索便捷：文档管理系统通过全文检索技术，使得用户可以通过关键词快速查找到所需的文档，大大提高了检索效率。
4. 安全权限管理：文档管理系统可以根据用户身份和角色设置文档的访问权限，确保文档的安全性和保密性。
5. 共享协作：文档管理系统可以支持多用户同时编辑同一份文档，实现实时协作和共享，方便团队成员之间的合作。
三、文档管理系统的应用场景1. 企业文件管理：企业内部有大量的文档需要管理，包括合同、报告、制度等。
文档管理系统可以帮助企业建立完善的文档管理体系，提高文档的组织性和可管理性。
2. 项目管理：在项目中，需要对各类文档进行管理，包括项目计划、需求文档、测试报告等。
文档管理系统可以提供项目组成员之间的协作和共享，确保文档的准确性和及时性。
3. 法律事务：律师事务所和法律部门需要管理大量的法律文档和案例，以便进行案件的研究和法律咨询。
文档管理系统可以提供便捷的文件检索和安全的权限管理，满足法律行业对文档管理的特殊需求。
四、文档管理系统的优势1. 提高工作效率：文档管理系统可以减少文档的查找和整理时间，提高工作效率，释放员工的时间。
edoc2 ECM 平台介绍
BI
满足IT、业务部门、管理者 完整 BPM 平台
仪表盘
报表
iBAM
流程拥有者：透明度与管理
流程梳理
协同客户端Client
业务部门： 分析与优化
End user: 协同与可用性 表单、易用客户端
流程分析
IT团队：开发与管理
流程优化 BPM 服务器 BPM Studio 组织结构图
企业门户 Portal
作为企业信息咨询管理平台集成 在移动公司工作平台门户中 文档管理平台，开放接口供企 业内部网站以及相关系统调用 企业内容管理门户，开放接 口供第三方整合调用 作为企业内容库，文控管理门 户。嵌入到龙旗整体工作平台 中 提供整体信息门户系统，包括 知识库，业务流程管理，报表 管理，集成业务应用
2007年至今
业务流程
BPM优化企业业务流程
• BPM成为系统之间，员工之间的纽带，为工作提供了一个统一互动的平台
Application
Workflow
CRM
Application
Workflow
FIN
Application
Workflow
ERP
Application
Workflow
ECM
Application
权限体系
版本管理 组织管理。。。
虚拟打印
报表统计。。。
内容聚合。。。
内容采集
内容管理
内容存储
内容安全
内容呈现
业务流程
构建文档库权限体系
• • • • • • • 权限模板设置 权限时效性控制 断层权限控制 动态的对象创建者(Creator)权限控制 管理者等级控制 权限指派 权限审计报表
edoc2企业文档管理系统简介(系统概述)
事务处理流程
其它文档通过扫描变成文件
edoc2
申请信息通过电子表单输入 评估资料 表单提交到edoc2
客户文件在edoc2中自动生成 实现与内部或外部系统之间数据 交换 文档衍生系统 更多的文档和相关信息自动生成并 呈递到客户面前
edoc2 使用工作流,客户文件通过申请流程被转 发到相关人员实施评估/审核/确认 申请文件按照IT策略转移到适 合的存储系统中
消息或邮件 短消息 通知和消息 服务
订阅
报表统计
edoc2
edoc2
edoc2的背景介绍
edoc2 -企业文档管理简易之道
edoc2
• edoc2的开发团队有近十年为世界级企业提供服 务的经验，并且非常了解他们的需求、遇到的问 题和实际的管理运营模式 • 针对这些问题和长时间的积累，2005年向市场推 出了成熟的企业文档解决方案edoc2企业文档管理系
业务挑战 – 管理者
edoc2
• 如何保护企业中的保密文档？ • 如何得到集中、安全的文档 存放中心？ • 现在知识人员的流动都比较 大，这样很容易造成知识的 流失。（人才流失=知识流失） • 缺乏有效机制鼓励员工为企 业贡献和分享他们的经验和 知识。 （打造学习型组织， 培养企业竞争能力） • 缺乏有效手段对纸质文档进 行电子化，形成可重用的文 档。 （书籍，资料，文献）
书籍资料文献多个文档修改者审文档需要安全保护edoc2edoc2文档管理系统的简易之道文档管理文档获取文档应用文档分析?识别?文档?消息?邮件?讨论?项目?联系人公司?员工专家?业务流程?知识库?存储?加密压缩?转换?索引?关联?协同?安全控制?版本控制?审计?同步?分布存储?搜索?多视图?智能桌面?内容目彔树?订阅?提醒?讨论?共享?贡献?发布?系统资源?访问日志?贡献程度?关注度排名?活跃程度排名?审计跟踪?统计报表?智能分析底层数据库以及文档门户平台edoc2面向文档管理中所有的参与者edoc2文档中心修订审批文档管理搜索浏览查看信息使用文档创建创建收集edoc2edoc2文档管理系统的简易之道集中存储管多种获取方式索引转换共享关联安全控制全面的文档管理分析报表消息服务人员组织操作日志管理支撑桌面应用上传应用系统导入扫描识别邮件信息讨论及纪要其他组件ultimus工作流引擎共享分发归档销毁修订全面的流程管理edoc2基于sharp的事务内容管理输入工作流处理发布扫描和传真应用输出纸张和表单门户数据和文档企业业务应用analyzeanalyzedeploydeploymonitormonitorexecuteexecute优化归档库记录和遵从管理信息保护和安全与企业应用集成优化的存储edoc2edoc2事务处理流程申请信息通过电子表单输入客户文件在edoc2中自动生成实现与内部或外部系统之间数据交换使用工作流客户文件通过申请流程被转发到相关人员实施评估审核确讣更多的文档和相关信息自动生成并呈递到客户面前记录管理存储管理系统edoc2其它文档通过扫描变成文件评估资料完成的申请文件作为记录并根据规范实施遵从策略申请文件按照it策略转移到适合的存储系统中文档衍生系统表单提交到edoc2edoc2edoc2的功能易用性简介自定义的分类以及属性edoc2edoc2的功能可管理性简介文档的创建文档的共享和协作文档的权限管理文档的发布和分发流程文档的存储归档和销毁文档的审计与其他系统的整合apiedoc2edoc2解决方案适用场景文控中心documentcontrolcenter资料管理recordmanagement政府
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
•存储 •加密压缩 •转换 •索引 •关联 •协同 •安全控制 •版本控制 •审计 •同步 •分布存储 •…
•搜索 •多视图 •智能桌面 •内容目录树 •订阅 •提醒 •讨论 •共享 •贡献 •发布 •…
底层数据库以及文档门户平台
面向文档管理中所有的参与者
edoc2
文档管理
修订 审批 搜索 浏览 查看
完成的申请文件作为记录并根 据规范实施遵从策略
记录管理
存储管理系统
edoc2的功能易用性简介
• 在线的便捷操作
– 在线预览 – 在线编辑
edoc2
• 访问控制
• 全文检索 • 文档发布与邮件集成
• 可协作的多人文档办公
• 文档的订阅通知 • 带有桌面特性Web操作 • 自定义的分类以及属性
edoc2的功能可管理性简介
edoc2
B2B 协作 员工门户 制造
信件 发票 报销单 打印文件 简历 各类方案 设计图纸 合同 公文 研究报告
SOPs
销售自动化
MRP Order Mgmt. ERP CRM Policy Mgmt. 数字资产
视频演示
采购
结构化 数据
非结构化 数据
客户门户
市场资料 设计稿 演示文档
扫描文件 发票 各类单据
– 与其他系统的整合（API）
edoc2解决方案适用场景
edoc2
• 文控中心 Document Control Center
– 研发中心
– 制造型企业 – 设计院
• 资料管理 Record Management
– 咨询公司 – 政府: 政府/公检法 – 律师事务所
• 其他文档管理场景
解决方案优势
edoc2
edoc2-企业文档管理系统简介
Macrowing Information Technology Co., Ltd
2008-05
内容介绍
• 企业文档管理所面临的问题
• edoc2 所对应的解决方案
edoc2
企业所面临的业务挑战
企业80％数据信息是非结构化的
网站信息 技术白皮书 产品需求分析 NDA emails 会议纪要 项目计划 动画
edoc2
• 文稿 • 图片 • 合同 • 方案 • 设备管理 • 用品管理 • 合同 • 人事合同 • 员工手册 • 案例 • 培训资料 •档案 • 多媒体文件 • 会谈纪要 • 销售报告
转换服务
edoc2 存储库
版本管理
压缩服务
索引服务
传输
关联服务
检索服务
- 财务部 • 会计凭证 • 合同 • 审计报告 • 发票及单据 • 财务报表 - 科研部 • 纸质及电子图纸 • 技术白皮书 • 使用手册 • 设计创意及理念 • 测试报告
严格的权限控制
edoc2
完整的日志记录所有用户的操作
edoc2
AutoCAD格式的直接在线预览
edoc2
智能桌面
edoc2
元数据自定义和自动关联
edoc2
全文检索
edoc2
在线编辑
•
edoc2
在大多数文档管理系统中，对文件的编辑和保存是相当麻烦的事情，你需要 先下载，然后在本地编辑，编辑完了之后再上传回服务器保存。现在 edoc2V3提供了一个强大的“扩展编辑器”： 扩展编辑器可将edoc2和桌面编辑器集成起来，简化文件的下载、编辑、上 传流程。你可以直接在edoc2服务端打开文件，编辑完之后可以自动保存会 服务器，同时会保留前一个版本的文档内容。
信息使用
创建/收集
文档创建
edoc2 文档中心
edoc2文档管理系统的简易之道
多种获取方式 集中存储管 理 全面的文档 管理
edoc2
全面的流程管理 共享
讨论及纪要 桌面应用上传 集 中 存 储 扫描识别 邮件信息 其他组件 内 容 管 理
安全控制 关联 共享 转换 索引 协 同 管 理
应用系统导入
• 基于Ajax便捷应用
– 用户熟悉的windows和Web界面
– 学习/维护成本低
edoc2
• 灵活的架构和扩展能力
– 成熟的产品和架构 – 二次开发标准API以及服务体系
• 端到端的完整解决方案
全面掌控公司的文档资源
• 集中式的存储管理
– 建立文档的集中式的存储，对文档进行有效的分类管理
- 项目部 • 分类文件夹 • 推广方案 - 销售部 • 客户档案 • 报价 - 行政部 • 申请表格 • 会议管理 - 法务部 • 法律文本 - 人力资源部 • 人事档案 • 评估表格
多个文档修改者/审 批者
文档需要 安全保护
edoc2文档管理系统的简易之道
文档获取 文档管理 文档应用
edoc2
文档分析 •系统资源 •访问日志 •贡献程度 •关注度排名 •活跃程度排名 •审计跟踪 •统计报表 •智能分析 •…
•识别 •文档 •任务 •消息 •邮件 •讨论 •项目 •联系人/公司 •员工/专家 •业务流程 •知识库 •…
• 安全控制（三重保护，主动式病毒防御） • 全面的管理掌控
– 统计报表
edoc2
– 日志跟踪
• 提供完整的电子文档生命周期管理
– 文档的创建，文档的共享和协作，文档的权限管理，文档的发布和分发流程，文档 的存储，归档和销毁，文档的审计
• 异地数据同步存储 • 符合行业标准,可扩展的架构
– 电子签章
•
文档的订阅通知管理
用户操作
• • • • • • • • • • • 查看文档属性 查看文档列表 查看文档内容 查看版本 查看注释 …… 编辑文档属性 更新文档 删除文档 删除版本 编辑注释 ……
edoc2
edoc2存储库
用户 角色
组织
发生特定操作触发相应服务
用户 角色 组织
通知
eDoc2 服务器
消息或邮件 短消息 通知和消息 服务
订阅
报表统计
edoc2
edoc2
edoc2的背景介绍
edoc2 -企业文档管理简易之道
edoc2
• edoc2的开发团队有近十年为世界级企业提供服 务的经验，并且非常了解他们的需求、遇到的问 题和实际的管理运营模式 • 针对这些问题和长时间的积累，2005年向市场推 出了成熟的企业文档解决方案edoc2企业文档管理系
业务挑战 – 管理者
edoc2
• 如何保护企业中的保密文档？ • 如何得到集中、安全的文档 存放中心？ • 现在知识人员的流动都比较 大，这样很容易造成知识的 流失。（人才流失=知识流失） • 缺乏有效机制鼓励员工为企 业贡献和分享他们的经验和 知识。 （打造学习型组织， 培养企业竞争能力） • 缺乏有效手段对纸质文档进 行电子化，形成可重用的文 档。 （书籍，资料，文献）
事务处理流程
其它文档通过扫描变成文件
edoc2
申请信息通过电子表单输入 评估资料 表单提交到edoc2
客户文件在edoc2中自动生成 实现与内部或外部系统之间数据 交换 文档衍生系统 更多的文档和相关信息自动生成并 呈递到客户面前
edoc2 使用工作流,客户文件通过申请流程被转 发到相关人员实施评估/审核/确认 申请文件按照IT策略转移到适 合的存储系统中
统
• edoc2作为目前国内领先的文档及知识管理系统， 自上市以来已经为国内外超过5家大型企业提供了 解决方案
部分客户列表
edoc2
edoc2
400-886-1516
订单
业务挑战 – 信息工作者
edoc2
• 如何才能找到我需要的文档？
• 如何保证手头的文档总是最新的版本？
• 如何将文档很好的分类存放，方便浏 览？ • 企业内部各部门、各级人员无法有效 共享特定业务文档。 （有些文档需要 一些特定的流程才能正式生效或者被 使用，比如报价单，合同的审批。无 系统会占用很多人力资源，效率低下） • 与客户、供应商、合作伙伴等外部企 业无法有效进行文档共享、团队协作。 （大文件的传递）
Ultimus 工作流引擎
分发
修订
归档
销毁
管理支撑
分析报表
消息服务
人员组织
操作日志
基于SHARP的事务内容管理
输入
扫描和传真
工作流处理
Analyze
edoc2
发布
门户 数据和文档
Monitor 应用输出
Deploy
优化
纸张和表单 Execute
企业业务应用
edoc2
归档库 记录和遵从管理 信息保护和安全 与企业应用集成 优化的存储