管理体系文件管理办法
管理体系文件管理办法
1. 目的
为加强规章制度建设的管理工作，建立和完善规章制度体系，规范规章制度制定程序，促进依法治企，确保企业生产经营管理有序、高效运行，制定本规定。
2. 范围
本规定适用于公司总部及下属分公司、项目部。
3. 工作内容
3.1 制度体系
制度体系包括基本制度、相关制度、流程、表单。
3.2 制度范本。
3.2.1 制度名称包括制度、规定、办法、细则。
3.2.2 管理制度的结构。
管理制度一般由名称、目的、范围、工作内容和附表等组成。
a. 名称。
a）置于页眉中间位置；
b）属于基本管理制度范畴，制度文本一律以“制度”命名。
如《战略规划管理制度》；凡属相关管理制度范畴，即对于业务和操作层面的制度文件，制度文本一律以“规则（规定或办法）”命名。
凡对业务和操作层面进行详细说明，
作为“规定（或办法）”的派生、解释、补充的制度文本一律用“细则”命名；
c）名称力求简练，明确表示出管理制度的主题，使之与其它管理制度相区分。
b. 目的。
“目的”放在正文的起始位置。
以“为了……，制定本制度（规定、办法、本细则……）”为编写格式。
c．范围。
“范围”在“目的”之后。
范围包括管理制度内容范围及其实施范围。
d．工作内容。
a）详细规定该管理活动所涉及的全部内容和应达到的要求，采取的措施和方法；
b）逐步列出开展此项活动的细节，明确每个活动过程中各项工作由谁做、做什么、何地做、怎么做、做到什么程度以及为达到要求应如何进行监督控制，并注明需要注意的例外或特殊情况。
c）工作要求应尽可能量化，不能量化的要求应尽量描述其工作特性。
e．附录。
附录主要是帮助理解管理制度的内容，以便正确贯彻执行。
f．文件编号。
口口—口口—口口口—口口口—口口口口
编写年份
制度编制序号
部门代号
文件级别
文件分类字母
文件分类字母：
用“ZD”表示制度；用“LC”表示流程；用“BD”表示表单。
文件级别：
01代表基本制度即《管理制度手册》中的指导性文件。
02代表相关制度即《相关管理制度》中的操作文件。
流程和表单不设文件级别。
如办公室2011年编制的管理制度手册中的第一个制度文件。
编号为：ZD—02—BGS—001—2011
办公室2011年编制的相关管理制度手册中的第二个制度文件。
编号为：ZD—01—BGS—002—2011
办公室2011年编制的第三个流程
编号为：LC—BGS—003—2011
办公室2011年编制的第四个表单
编号为：BD—BGS—004—2011
g．部门代码。
序号部门部门代号
1 办公室BGS
2 市场经营部SJB
3 人力资源部RZB
4 成本预结算部CJB
5 采购管理部CGB
6 财务部CWB
7 工程管理部GGB
8 管理审计部GSB
3.2.3层次的描述和编号。
a．章是管理制度内容划分的基本单元。
在每项管理制度中，应从第一章内容开始编号，作为一级标题编号。
用“1、2、3、4……”。
标题应置于编号之后，并与其后的条文分行。
b．条是章的细分。
作为二级标题编号用“1.1、1.2、1.3……”“2.1、2.2、2.3……”。
同一层次中有两个以上（含两个）的条时才可设条。
条以下内容，作为三级标题用“1.1.1、1.1.2、1.1.3……”“2.1.1、2.1.2、2.1.3……”
“三级以下用a,b,c, ……”。
3.2.4编排格式。
a．幅面与页边距。
幅面采用A4幅面（210mm×297mm）；页边距设置为上下左右2.5mm，装订线0.5mm页眉1.5mm页脚1.2mm。
b．管理制度名称用小三号黑体加粗，置于页眉居中。
c．正文字体，统一为小四号字，一级标题用黑体加粗，二级标题及正文用宋体。
d．正文前段，一级标题为段前0.5行，1.5倍行距，二级标题及正文用段前0.5行，单倍行距。
3.3 管理制度的编制、修订、废止。
3.3.3各职能部门依据职能分工，承担有关制度的编制、修订任务；在编制修订过程中须广泛征求意见，认真调查研究。
3.3.2 将根据外部环境、内部条件及其运行情况定期对管理制度进行改进和修订。
3.3.3不适应企业管理的制度应予以废止。
3.4 制度的审批程序。
3.4.1基本制度由党政联席会批准后实施。
3.4.2相关制度、流程、表单由总经理批准后施行。
3.5 本办法的解释权归办公室。
体系文件下发管理制度
体系文件下发管理制度第一章总则第一条为了规范体系文件的下发管理，提高文件下发的效率和准确性，保证文件下发的合法性和权威性，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部对各类体系文件的下发管理。
第三条文件下发应当遵循合法、权威、准确、及时、完整、保密的原则，确保文件的下发符合相关规定。
第四条全体员工都有义务遵守本制度的规定，对违反本制度的行为要严肃处理。
第五条公司应当建立规范的文件下发管理制度，明确各级人员的职责和权限，保证文件的下发规范。
第二章文件下发流程管理第六条文件下发应当经过一定的流程，按照相关规定进行管理。
第七条公司应当明确文件下发的申请程序、审批程序和下发程序，并建立相应的流程管理制度。
第八条文件下发流程应当注重信息的准确性和完整性，确保文件下发的内容不出现错误和遗漏。
第九条文件下发应当加强保密管理，确保敏感信息的安全性。
第十条文件下发应当按照相关规定妥善保管，避免文件遗失或泄露。
第十一条公司应当建立文件下发的追踪和监督机制，对文件的下发进行记录和监督。
第十二条公司应当建立文件下发的档案管理制度，对文件下发进行归档和保存。
第十三条公司应当建立文件下发的回收和销毁制度，对不再使用的文件进行回收和销毁。
第三章文件下发责任管理第十四条公司应当明确各级人员对文件下发的责任和权限，并建立相关的责任管理制度。
第十五条文件下发的申请人应当保证所申请文件的真实性和合法性，对不真实或不合法的申请要进行严肃处理。
第十六条文件下发的审批人应当对所审批文件的内容进行认真审查，确保文件的下发符合相关规定。
第十七条文件下发的下发人应当按照相关规定对文件进行下发，并对下发后的文件进行追踪和监督。
第十八条公司应当建立文件下发的责任追究机制，对不遵守文件下发管理制度的人员进行纪律处理。
第十九条公司应当对文件下发中出现的问题进行及时整改和处理，确保问题不再出现。
第四章附则第二十条公司应当加强对文件下发管理制度的宣传和培训，提高全体员工对文件下发管理制度的认识和执行力度。
物业公司体系文件管理办法
物业公司体系文件管理办法1目的为体系文件编制、更改、审批、分发、回收和作废处理提供指引，保证文件受控。
2.范围适用于XXXX物业总公司及所属子（分）公司。
3.定义3.1文件：信息及其承载媒体，即指凡被引用作为标准、规范、作业指引等的文件。
3.2标识文件：对文件进行编号，并标记其版本和修订状态的工作。
4.3受控文件：一般是指受到更改的控制，当文件发生更改时，文件使用人所持文件应给予相应更改。
5.4非受控文件：当文件更改时，文件使用人所持的文件不作相应更改。
6.5外来文件：指来自于外部，且与体系运行有关的所有文件；包括：上级来文、外购的法律、法规、规范、标准或客户提供的图纸、规定等。
4.职责5.1各部门1）根据业务需要，提出体系文件新编或修订需求；2）编写或修订属本部门职能范围的作业文件及表格；3）负责对与本部门工作有关的体系文件进行管理和控制。
4.2子（分）公司综合管理部1）为所属公司体系文件管理的归口部门。
2）负责审核各部门提出的体系文件编写与修订需求；3）负责组织编写或修订所属公司的体系文件；4）负责所属公司体系文件的标识、分类、发放、回收、归档及管理工作；5）负责检查监督各部门体系文件受控、执行情况。
6）负责定期或适时组织对所属公司体系文件的评审，并适时对体系文件进行修订。
4.3总公司综合管理部1）为全公司体系文件管理的归口部门。
2）负责制定体系文件的管理细则。
3）负责审核各公司提出的体系文件编写与修订需求。
4）负责组织编写或修订一级体系文件；5）负责检查监督各公司体系文件受控、执行情况。
6）负责定期或适时组织对公司体系文件的评审，并适时对体系文件进行修订。
5.方法和过程控制5.1提出编写或修订需求1.1.1各部门根据工作实际提出编写或修订体系文件的需求。
5.1.2各子（分）公司应根据体系运行状况确定是否需要编写或修订所属公司的体系文件。
5∙13总公司综合管理部门应根据各子（分）公司体系运行状况确定是否需要编写或修订体系文件。
管理体系文件管理流程及说明
管理体系文件管理流程及说明一、引言管理体系文件是组织建立和实施管理体系的基础，对于组织的正常运转至关重要。
本文旨在介绍管理体系文件的管理流程以及相关说明，确保文件管理的高效性和可靠性。
二、定义1. 管理体系文件：指组织在运营管理过程中所制定、发布、更新、分发并控制的各类文件，包括政策、程序、指南、手册、规程等。
三、管理体系文件管理流程管理体系文件的管理流程主要包括文件编制、审核、批准、发放、控制和更新。
下面将详细介绍每个阶段的具体步骤。
1. 文件编制文件编制是管理体系文件管理的初始阶段，具体步骤如下：（1）明确编制文件的目的和内容，并进行初步的文档规划。
（2）收集相关信息，包括法规要求、技术标准、管理需求等。
（3）整理和归类信息，确保文件的逻辑性和一致性。
（4）编写文件内容，包括文件的标题、引言、正文以及相关附件。
（5）对编写的文件进行内部审核，确保内容准确、完整且符合组织的要求。
2. 文件审核文件审核是为了确保管理体系文件的质量和有效性，具体步骤如下：（1）组织文件编制人员和相关专家进行审核。
（2）审核内容包括文件的准确性、适用性、合规性等方面。
（3）根据审核结果，提出修改意见和改进建议。
（4）修订文件内容，消除审核中发现的问题和不足。
3. 文件批准文件批准是确认管理体系文件的最终版本和生效时间，具体步骤如下：（1）组织领导层或相关授权人员对文件进行批准。
（2）对批准的文件进行签署，并记录批准日期。
（3）将批准的文件归档，并给予唯一标识，如文件编码或版本号。
4. 文件发放文件发放是将批准的管理体系文件传递给相关人员并确保其有效使用，具体步骤如下：（1）明确文件的发放对象和范围。
（2）将文件以适当的方式提供给相关人员，如印制纸质文件、电子邮件发送等。
（3）记录文件的发放情况，包括发放日期、接收人员等。
5. 文件控制文件控制是为了确保管理体系文件得到正确的使用和保密，具体步骤如下：（1）建立文件控制清单，记录所有管理体系文件的相关信息，如名称、版本、生效日期等。
管理规章制度和体系文件
管理规章制度和体系文件第一章总则第一条为了规范企业管理行为，提高管理效率和工作质量，保障员工和企业利益，建立健全的管理规章制度和体系文件，特制定本文件。
第二条本文件适用于本企业及其下属公司，所有员工和管理人员都必须遵守并执行本文件规定。
第三条本文件包括管理规章和制度文件两部分，管理规章是对管理行为的总体要求和限制，制度文件是对具体管理事项和程序的规定。
第四条本文件更新版本由企业领导小组审批并发布，所有员工须及时了解和遵守。
第二章组织结构第五条本企业设有总经理办公室、财务部、人力资源部、市场部等职能部门，各部门分工明确，协作配合。
第六条总经理为企业领导，负责决策、计划和领导企业发展，各部门负责人为部门领导，负责部门管理和运作。
第七条企业采取平等、合作、竞争的管理模式，建立协作共赢的企业文化。
第三章人员管理第八条企业员工应具备相关专业知识和能力，且接受过必要的培训。
第九条员工入职需签订劳动合同，并遵守员工手册和企业规章制度。
第十条员工应服从领导安排、听从指挥，保持良好的工作纪律和态度。
第十一条员工应尊重他人、团结合作，共同营造和谐、稳定的工作环境。
第四章资金管理第十二条企业应建立健全的财务管理制度，保障资金安全和合理运用。
第十三条财务部应依法、依规进行会计核算和报表编制，确保财务数据真实、准确。
第十四条企业资金应按规定用途使用，不得挪作他用，严禁私自使用企业款项。
第五章绩效考核第十五条企业定期进行员工绩效考核，评选出先进员工和优秀团队，激励员工工作积极性和创新能力。
第十六条绩效考核结果作为员工晋升、薪酬调整的依据，保证绩效考核公平、公正、公开。
第六章安全管理第十七条企业应建立完善的安全管理体系，确保员工生命财产安全。
第十八条各部门应定期检查设备设施、消防通道等安全设施，及时消除隐患。
第七章知识产权保护第十九条企业应加强对知识产权的保护，不得侵犯他人知识产权。
第二十条员工在工作中创造的任何知识产权归企业所有，员工不得私自利用或泄露。
质量体系文件管理规定
质量管理体系文件管理规定1 目的与适用范围1.1 目的：对质量体系文件（包括表格）进行管理，确保相关部门及时得到并使用有效的版本。
1.2 适用范围：适用于酒店内对质量管理体系有关的文件（包括质量表格）的管理。
2 规范性引用文件2.1 GB/T19001-2008《质量管理体系—要求》国家标准3 职责3.1 最高管理者负责对质量管理体系文件的审批；3.2 管理者代表负责对酒店各部门的质量管理体系文件进行审核；3.3 质检部负责对各部门提交的质量体系文件进行沟通、修改，并报管理者代表审核；3.4 各部门负责本部门质量管理体系文件的编写、使用和保管；3.5 质检部负责质量管理体系文件的发放与管理。
4 工具内容与方法4.1 文件编写导则4.1.1 文件内容与格式4.1.1.1 版面：采用A4版面，便于使用和保管；4.1.1.2 章节编号：内容的条目分章、节、条、款，条目用阿拉伯数字加“ .”分隔的方法表示，如“1.1.1.1”表示第一章第一节第一条第一款。
款以下若还有内容需要区分，可用小写英文字母a）、b）、c）……做为区别；a）、b）、c）后还有内容需区分可使用1）、2）、3）……做为区别。
4.1.2 文件内容要求4.1.2.1 文件的内容分为六章，显示如下：a) 目的与适用范围b) 规范性引用文件c) 职责d) 工作内容与方法e) 相关文件f) 相关记录4.1.2.2 内容说明a) 目的与适用范围：简要准确的叙述制定该程序的目的与改程序适用于哪些范围活动；b) 规范性引用文件：本文件中所涉及到得行业标准与国家相关标准；c) 职责：本文件实施所涉及到得责任部门和责任岗位；d) 工作内容与方法：为实现目的需进行的工作及操作顺序，必要时应附工作流程图；e) 相关文件：列出编制该文件应参考或引用的内部文件；f) 相关记录：工作执行过程中使用到得质量表格、记录。
4.1.3 文件编写形成流程图4.2 文件标识4.2.1 酒店各部门名称、代号与质量体系文件分发号4.2.1.1 酒店内部各部门的代号以部门英文名称的单词第一个字母组合成部门代码，如：总经办——GM，行政人力资源部——HR，财务部——ACC，质检部——QC，安全部——SE，行政管家部——HK，销售部——SA，前厅部——FO，餐饮部——FB，SPA部——SPA，工程部——EN。
公司体系文件管理制度
第一章总则第一条为加强公司体系文件的管理，确保体系文件的完整、准确、有效，提高公司管理水平和工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有体系文件的编制、审批、发布、实施、修订和废止等各个环节。
第三条公司体系文件包括但不限于以下内容：公司章程、组织架构、管理制度、操作规程、工作标准、质量手册、程序文件、作业指导书等。
第二章文件编制第四条体系文件的编制应遵循以下原则：1. 符合国家法律法规和行业标准；2. 符合公司发展战略和经营目标；3. 简明扼要，易于理解；4. 结构合理，层次分明；5. 便于实施和监督。
第五条体系文件的编制由相关部门负责，涉及多个部门时，由牵头部门组织协调。
第六条体系文件的编制应经过以下步骤：1. 确定文件编制的目的和范围；2. 收集相关资料，进行调研和分析；3. 编写初稿，征求相关部门意见；4. 修改完善，形成正式文件；5. 提交审批。
第三章文件审批第七条体系文件的审批程序如下：1. 初步审核：由编制部门对文件内容进行初步审核，确保文件符合相关要求；2. 专家评审：邀请相关领域的专家对文件进行评审，提出修改意见；3. 领导审批：文件经专家评审后，提交公司领导审批；4. 公示：文件经领导审批后，进行公示，征求员工意见；5. 发布：文件经公示无异议后，正式发布实施。
第四章文件实施第八条体系文件发布后，相关部门应按照文件要求进行实施，确保文件的有效执行。
第九条公司应定期对体系文件实施情况进行检查，及时发现和纠正问题。
第十条公司应加强对体系文件实施的培训和宣传，提高员工对文件的认识和执行力。
第五章文件修订第十一条体系文件应根据以下情况及时修订：1. 国家法律法规、行业标准发生变化；2. 公司发展战略、经营目标调整；3. 管理制度、操作规程等发生变化；4. 文件实施过程中发现的问题。
第十二条文件修订程序与文件审批程序相同。
第六章文件废止第十三条体系文件废止应满足以下条件之一：1. 文件内容与现行法律法规、行业标准相抵触；2. 文件内容与公司发展战略、经营目标不符；3. 文件内容已经过时，不再适用；4. 文件内容与其他文件重复。
管理体系文件管理制度
管理体系文件管理制度1. 文档管理的目的和范围本制度的目的是规范企业内部管理体系文件的编制、审批、发布、实施、更改和废止的程序和要求，确保文件的合规性、可用性和连续改进。
此制度适用于公司内全部管理体系文件，包含但不限于政策、程序、指南、工作指令等。
2. 文档编制与审批2.1 管理体系文件的编制由相关部门或岗位负责人负责。
编制人员应依据实际情况，充分调研、分析，并结合法律法规、行业标准和公司要求进行撰写。
2.2 新编制或修订的管理体系文件需经过相关部门或岗位负责人审核，并交由管理体系文件管理员进行审查。
2.3 管理体系文件的审批由高层管理人员或指定的审批人员进行。
审批人员应对文件内容进行审核，并确保其与公司战略目标和政策的全都性。
2.4 编制和审批过程中，应确保文件的准确性、完整性、清楚性和易读性，并重视文档的格式和排版。
3. 文档发布与掌控3.1 经过审批的管理体系文件应由文档管理员进行发布。
发布内容包含文件的标题、版本、发布日期和适用范围等。
3.2 发布后的管理体系文件应在公司内部网络或其他指定的平台上进行存档，以便全部相关人员能够方便地查阅和使用。
3.3 文档管理员应定期检查已发布的管理体系文件，确保其更新和有效，并及时进行修订或废止。
3.4 全部相关人员应遵守管理体系文件的使用规定，不得任意更改或私自废止文件。
3.5 对于紧要或涉及安全、质量等方面的管理体系文件，应对文件进行加密或设置访问权限，以确保机密性和安全性。
4. 文档更改与废止4.1 如需对已发布的管理体系文件进行更改，应提交更改申请，并经过相应的审批程序。
4.2 更改后的管理体系文件应及时替换原文件，并进行相应的通知或公告。
4.3 已废止的管理体系文件应由文档管理员进行归档，并对废止原因进行记录。
4.4 更改和废止后的文档应及时通知相关人员，并确保其不再使用。
5. 文档培训与沟通5.1 公司应定期对管理体系文件进行培训，以提高相关人员对文件的理解和应用本领。
4质量管理体系文件的管理制度
一、目的：为了规范质量管理体系文件的建立、修订、审批和撤消程序，使质量管理体系文件的管理工作严谨有序。
二、依据：根据《中华人民共和国药品管理法》、《药品经营质量管理规范现场检查指导原则》(总局食药监药化监〔2016〕160号）的要求，制定本制度。
三、范围：适用于本公司各类质量相应文件的管理。
四、职责：1）企业负责人：负责质量管理体系文件的批准。
2）质量负责人：负责质量管理体系文件的审核。
3）质量管理部：负责质量管理体系文件的起草、修订、换版、解释、培训、指导、检查。
4）采购部、销售部、财务部、储运部、信息部：负责协助、配合质管部开展工作5）行政部负责质量管理体系文件分发。
五、内容：1、本公司主要质量管理体系文件分为四类，即：1．1．质量管理制度类；1．2．质量职责类；1．3．质量管理程序类；1．4．质量记录类；2、当发生以下状况时，应对质量管理体系文件进行相应内容调整、修订。
2.1质量管理体系需要改进时；2.2有关法律、法规修订后；2.3组织机构职能变动时；2.4使用中发现重大问题时；2.5经过GSP认证检查或内审后以及其它需要修改的情况。
3、文件的起草、修订、审核、批准、分发、保管、以及修改、撤销、替换销毁等按照GSP要求操作，并保存记录。
4、文件的编码要求：为规范文件的管理，有效分类便于检索，对各类文件实统一编码管理。
具体编码如下：4．1．编号结构文件编号由2个英文字母的公司代码、2个英文字母的文件类别代码、3位阿拉伯数字的序号、4位阿拉伯数字的年号加1位修订号编码组合而成，详如下图：□□□□□□□□□□——□□公司代码文件类别代码排序年号——修订号4．1．1．本公司代码为“DJ”。
4．1．2．文件类别代码：A质量管理制度的文件类别代码，用英文字母“QM”表示。
B质量职责的文件类别代码，用英文字母“QD”表示。
C质量管理工作程序文件的文件类别代码，用英文字母“QP”表示。
D质量记录类文件类别代码，用英文字母“QR”表示。
ISO管理体系文件管理规定
目录项目管理部文件管理制度为了规范施工项目管理部文件管理,理顺各类文件的收集、整理和归档职责,做到文件往来清晰有据、检索方便、可追朔性强,特制订项目管理部文件管理制度;一、项目文件分类二、项目文件说明1、总承包人项目规划文件;包括：项目管理实施规划、项目协调程序、质量计划、安全/HSE管理规划、进度控制规定等;这类文件由项目管理部各职能组或专业技术人员根据项目情况编制,内部审核后报业主确认,作为项目指导控制类文件;2、合同协议类文件;包括：总承包合同、分包施工合同、补充协议、纪要;3、总分包资质备案文件;包括：分包资格报审、现场管理体系核查;该类文件需要向业主/监理报审;4、计划进展类文件;包括：1、开工报告;包括总承包商向业主/监理提交的开工报告及分包商向总承包商提交的开工报告;开工报告是确定工期、合同履行的重要依据;2、施工总进度计划,季、月计划和三周滚动进度计划,上述进度计划报审表;3、工程暂停/复工令,工程延期审批;4、项目施工月进展报告;5、工程施工日志;工程施工日志由各职能组负责人组织每日编写,施工经理负责督促检查,按月汇集成册后交项目秘书归档;工程施工日志表格使用项目所在地规定的通用表格;6、会议纪要;按照管理关系和形成纪要方可按以下分别存放、归档;业主/总包会议纪要,纪要由业主方形成；总包/业主会议纪要,纪要由总包方形成；监理/总包会议纪要,纪要由监理方形成；总包/分包会议纪要,纪要由总包方形成；其他,纪要由组织方形成;纪要应由现场负责人统一签发,项目秘书收集保管;7、申请/报告类文件;主要是对业主、监理、质量监督站、检测机构等形成的文件;跟踪该类文件的审批、回复,文件存放需要闭合;8、工作联系单/工程备忘录类文件;按照管理关系和形成文件方,可按以下分别存放、归档;跟踪该类文件的审批、回复,文件存放需要闭合;1、总包/业主工作联系单/工程备忘录,文件由总包方形成;2、总包/分包工作联系单/工程备忘录,文件由总包方形成;3、总包与其他相关方的工作联系单/工程备忘录,文件由总包方形成;4、分包/总包工作联系单/工程备忘录,文件由分包方形成;9、总包通知;对施工分包商/设备材料供应商的指令性管理文件,由项目经理/施工经理统一签发,必须有分包商的回复文件,文件存放需要闭合;10、造价费用控制文件;应由造价员师组织整理,包括对业主的资金计划、付款申请及审批,对分包商的进度款审批,变更费用控制文件,竣工结算;其中现场签证、报价确认单等与施工管理密切相关工作;11、安全管理文件;安全管理文件主要包括但不限于以下：1、总包人安全管理规划、方案,管理规定;2、分包人安全资质、人员资格资料备案审查文件;3、安全专项方案及报审文件;4、总包人现场核查记录文件;5、总包人内部人员培训文件;6、总包人安全检查文件;7、总包人安全管理总结文件;12、现场采购文件;应由采购组整理,还需及时将业主采购的设备/构配件/材料的质量保证资料,做详细统计,以备工程验收需要;13、图纸;除按合同规定向有关方提供的施工图纸外,工程项目管理部现场应至少保存两套完整的施工图纸,由项目资料员按专业统一编目保管;图纸原则上不外借,内部借阅需报项目经理批准,并办理借阅手续;借阅人对所借图纸的完整性、安全性负责;14、现场施工文件;包括：1、综合部分施工组负责整理、汇总;包括：A、设计交底、图纸会审,设计变更、洽商;按照专业分类,编制资料统计表,标明专业、已发单位;B、施工组织设计、施工方案及审批文件;编制资料统计表,标明专业、分包单位;C、设备/构件/材料报验资料;包括：报验申请表、数量清单、质量证明文件及复试报告;编制资料统计表,标明专业、涉及部位、采购单位、数量清单、质量证明文件及复试报告份数;业主采购设备/构件/材料的资料按前述“12”执行;2、土建建筑与结构工程部分：包括测量定位资料、地基资料、施工试验记录、隐蔽工程检查记录、施工记录、质量检验记录、质量事故处理记录等;由各专业组形成整理、专业组负责人审核、施工组汇总;当为分包项目时,分包人负责按照要求形成整理,总包专业负责人审核、施工组汇总;3、安装工程部分：包括非标设备件制安、工业设备、工业管道、电气装置、自动化仪表等安装工程的质量检验及报验表、质控表、中间交接表、隐藏工程检查记录、相关试验检测记录等;由机电安装组或专业技术人员形成整理、施工组汇总;当为分包项目时,分包人负责按照要求形成整理,总包专业负责人审核、施工组汇总;15、竣工验收文件：包括竣工总结、竣工验收记录、工程交接证书等;由项目经理负责,施工组具体组织实施;16、文件收/发放记录包括图纸发放记录;上述文件应按类别存放于按国家标准定制的档案盒中,建立目录统计,随工程进展同步;工程竣工时,经相关人员检查统计后形成最终卷内目录,形成卷内备考表;同时在条件允许时应建立一套电子版档案;三、项目文件记录1、项目文件要以项目工程的特点、建筑工程资料管理规程、城建档案管理规定、施工合同、造价管理规定以及甲方、监理的要求和现场的实际情况为依据形成;2、形成文件时一定要真实、及时;尤其是经济签证文件,原则上要坚持先签证后施工;未及时签证的,一定要在签证事项发生后规定的时效内,补送签证文件;技术性文件要同步工程进展及时收集整理归档;3、以项目管理部名义向外发送文件必须经过项目经理的签发;要求外发文件：规范、文体一致、诉求明确、用词准确、言之有物、有礼有据有节;4、当特殊情况下需要以总公司名义向业主、监理或其他相关部门和单位行文时,项目管理部先起草稿,经总公司领导审定后再行正式文;5、文件往来一般采用直接送达和挂号信两种方式进行;直接送达时须收文方进行签收;直接送达成本高或有可能拒收签时采用挂号信寄发,寄发后须保存好存根存根交资料员保管,以备用;6、项目管理部内部文件往来实行收发文本登记制度;收文方既要在发文方的发文本上签收,又要在己方的收文本上登记;7、收发文登记要记录序号、文件名称、收发文方、收发日期、收发人等内容;登记要及时,以免漏记错记;四、发文管理1.项目管理部上报下发正式文件的权力集中项目管理部经理;项目管理部业务各部门或个人一律不得自行向上、向下发送正式文件;项目管理部上报下发的正式文件一律需加盖项目管理部公章后方可生效;2.项目管理部业务部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置的均需项目管理部经理同意后方可加盖项目管理部公章上报或下发,并由项目资料员登记台帐;3.凡是以项目管理部名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围;4.项目管理部下发文件主要用于：1公布项目管理部规章制度；2转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；3公布单位重大生产、技术、管理等工作的决定；4发布有关奖惩决定和通报；5其他有关重大事项；5.项目管理部上行文、外发文主要用于：对上级机关、总公司、业主、监理或设计院呈报工作计划、请示报告、处理决定等；五、收文管理1、文件的签收：项目管理部外部文件均由项目管理部资料员负责登记签收;项目管理部外出人员开会带回的文件及资料应及时送交项目管理部资料员进行登记、编号、存档、建立台帐;复印件供使用和传阅;2、文件编号保管：项目管理部资料员签收后应及时附上"文件处理传阅单",作分类登记编号、保管;3、文件阅批与分发：凡正式文件均需由项目管理部资料员及时送项目经理批示;按照批示,资料员区别对待文件传阅和复印件分发;文件传阅和复印件分发要及时送达有关人员或业务组,并履行相关手续;4、文件传阅与催办：传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,对尚未传达的文件不得向外泄露内容；阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交项目管理部资料员,阅批文件一般不得超过当天,阅后应签名以示负责;项目管理部主要负责人如有“批示”、“拟办意见”,项目管理部资料员应负责督促、提醒有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜;六、立卷与归档1、文件的归档范围：1.凡下列文件统一分别由资料员负责归档：1上级机关来文,包括上级对项目管理部报告、申请的批复；2项目管理部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等；3各种例会记录；4参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报材料等；5上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录,以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料；6反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品；8项目管理部向上级请示批复的文件及上报的有关材料;2.业务部分：各分部日常工作中形成的活动资料,由各业务组和各分部负责立卷归档;各分部要建立健全文件管理制度,分部文件由分部业务组统一管理;2、立卷要求1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序,分门别类地进行整理归档;2.立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性;3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则;重要工作、重要会议或涉及造价形成的文件材料,要及时立卷归档;4.竣工验收前,各业务组文件要按竣工验收资料规范和城建档案要求整理,交资料员统一归档;七、资料移交1、项目竣工初验后,根据验收意见全面整理竣工移交资料;2、送城市档案馆初验移交资料,按档案馆意见现行整理;3、整理符合要求后,正式移交资料前必须事先报告总公司主要负责人,根据领导意见,掌握好移交时间;4、移交时必须取得移交证书;郑州xxxx有限公司二0一四年八月十日。
体系文件管理制度
体系文件管理制度
一、总体目标
本文件是指出新建立或修改的文件管理体系的宗旨，目的和职责，致
力于在一个规范化、正式化的环境下，有条不紊地管理公司文件。
二、定义
文件管理包括：文件的编制、审核、校对、使用、存储、保护和销毁
等工作，其目的是有效利用，保证文件的完整、有效、科学、安全、高效
管理。
三、文件管理体系
1.文件的编制
人力资源部将根据业务需求，严格按照政策和规定，制定文件编制规则，对所需文件进行编制，完善文件制作的各项细节。
2.文件的审核
文件审核人严格按照文件审核规则，审核每一个文件，包括文件格式、文字、内容等，确保文件完整、有效。
3.文件的校对
文件校对人将仔细核对文件内容，包括文字的排列顺序、内容和格式，确保文件的准确性和完整性，并及时发现错误，及时进行纠正。
4.文件的使用
所有文件都必须有明确的使用权限，并要求使用者严格遵守公司有关文件使用的规定，以确保文件的安全有效使用。
5.文件的存储
文件存储必须严格按照规定进行，设立文件管理制度，建立合理的文件存储系统，根据文件的价值，采取不同的存储方式，保证文件传输的迅速有效。
6.文件的保护。