秘书学第一讲

初级秘书：是指一般日常行政事务的工作人员， 主要办理接待、联络、值班、文书处理、会务服务等， 他们不一定有秘书的职称，也不一定有明确的分工， 但通常也被称为秘书工作人员。
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中级秘书：是指有明确的工作分工，在办公室内 部从事文字工作、信息工作的秘书。他们主要负责文 稿起草、公文办理、信息整理、调查研究等工作。
提前退休的许大姐
• 过了不久，机关里逐渐开始实现办公自动化，电 脑、复印机都用上了，许大姐这下可傻眼了，她 什么都不会，而小朱秘书工作起来越来越如鱼得 水，领导也愈益重视小朱秘书了。 • 又过了一两年，国家机关精简人员，不会操作先 进设备的许大姐不得不提前退休了。
三、秘书工作的性质与特点
1、辅助性 秘书人员处于助手的地位，秘书的工作就是帮助上司或 雇主完成其规定的任务，实现其预定的目标。 2、综合性
第一节 秘书的涵义和职业特征
一、秘书的涵义
1.宫中秘藏之书
“秘书”指的是书而不是人，是指皇宫中秘密珍藏 的图书资料。后设有“秘书监”管理迷藏图书，“秘书” 不仅指书而且也指机构。 当时相当于现代意义上的秘书却称为“史官”、 “御史”、“尚书”、“翰林学士”等等。
2.辅臣 Secretary指的是“大秘书”或者“辅臣”，原指在 英国国王身边参与机要政务、掌管机密文件和玉玺、掌 管宫廷内务的文职大臣。 secretary指的是“小秘书”，指的是帮助上司处理 文书和事物的的人员。
差距
• 同窗王芳和李兰同时应聘在某农产品超市当办公室文 员。不久，李兰受到总经理的青睐，一再被提升，很 快就做到了部门经理，可工作起来同样肯吃苦的王芳 却一南在做着文员。终于有一天。王芳忍无可忍，向 总经理提出辞呈，并痛斥总经理用人不公。 • 总经理耐心地听着，若有所思。忽然他说：“年轻人 ，别忙着辞职，先帮我到今天的集市上看看，有什么 可卖的。”王芳很快从集市回来说：“只有一个农民 拉了一车土豆在卖产。”“一车大约有多少袋，多少 斤？”总经理问，王芳又跑回去，回来说有10袋。“ 价格是多少？”总经理又问，王芳欲再次跑回集市， 总经理望着气喘吁吁的她说，“请休息一会儿吧，你 可以看看李兰是怎么做的。”说完，叫来李兰对她说 ：“请你马上到集市去看看，今天有什么可卖的。”
案例
领导的引荐
• 从一般的秘书的角度来看，小琼并没有失职，她如 实转达了电话内容。但秘书作为上司的助手，小琼 做的远远还不够，本案例中，总裁并无意见罗总， 总裁事务繁忙，时间宝贵，小琼作为总裁秘书应该 了解，不能仅仅满足于传递信息到位，还应该了解 客人的背景情况，向总裁汇报时，可以有针对性的 提出建议。一件安排领导约会的事情，看起来貌似 简单，但是作为一名成熟的秘书就不简单了。
秘书的工作既有日常性的也有突发性的，门类众多，内 容复杂。
3、机密性 秘书工作涉及机关、企业、私人的隐私，保密是职业道 德。
4、服务性
四、秘书工作的作用p11
1、助手作用
秘书人员直接为领导服务，直接关系和影响着领导的工 作，起着助手的作用。这是秘书工作的本性，任何地方、 任何时候都不会改变。秘书人员发挥助手作用，可以比 喻为领导者“手的延长”。
日常工作 （一）整理上司的办公室（二）帮助上司转接电话
（三）帮助上司招待来访的客人（四）上司的日程管理
（五）为上司出差做准备（六）帮助上司起草文件和往来信函
（七）会务工作（八）信息管理（九）照顾上司的日常生活
秘书在处理上述日常工作的同时，还需要处理突发性 工作，如上司出差、上司生急病，员工事故、媒体采访 等。
（三）“辅助管理” 秘书学是研究秘书如何进行辅助性管理活动的 一门科学。 （四）秘书现象 秘书学科的研究对象只能是社会的秘书现象。 （五）秘书行为 秘书学的研究对象是秘书行为。
二、秘书学研究的兴起 秘书工作研究的需要 各大院校开设秘书学专业 创办秘书学相关杂志 全国范围的秘书学协会成立和交流活动 秘书学专著相继出版
3.行政职位 在我国秘书一直被当作一种行政职位，秘书人员是 行政人员。秘书是行政首长的得力助手，秘书长为政务 类公务员，一般秘书为事务类公务员。 4.社会职业
秘书属于社会性服务行业的一种职业，是政府机关、 社会团体、企事业单位及私人的工作或生活助手。
秘书是以其处理文书、事务的知识与能力以及管理 能力为社会服务。
差距
• 李兰很快从集市上回来了，汇报说到现在为止，只有 一个农民在卖土豆，有10袋，价格适中，质量很好， 她带回几个让总经理看看。这个农民过会儿还将弄几 筐西红柿上市，据李兰看价格还公道，这种价格的西 红柿总经理可能会要，所以，她不仅带回了几个西红 柿做样品，还把那个农民也带来了，他现在正在外面 等着回话呢！ • 面对着一切，王芳忽然明白了，李兰比她多想了几步 ，于是她在工作上总会取得成功。 • 思考： • 1、王芳和李兰的差距在哪里？ • 2、秘书应该如何为领导提供优质的服务？
三、秘书的职业特征
1.服务的直接性
秘书服务不存在中间层次，是“一对一”的服务形式。
秘书工作内容与领导一致；秘书工作内容由领导指派， 秘书直接向领导汇报请示；秘书工作对领导负责。
2.服务的稳定性
秘书与其服务对象相对固定，秘书为其特定的上司服务， 直到秘书自己辞职或被解聘才告结束。 3.知识化 秘书以处理书面信息为主要工作内容，办公室或写字间 为主要工作地点，以笔墨、打印机、复印机、电话电脑 等为主要工作手段。
三、秘书学的研究发展方向 1．对秘书学基本理论的研究。 2．对秘书人员的研究。 3．对秘书具体业务的研究。 4。对秘书专业技术的研究。 5．对中外秘书史的研究。 6．研究秘书学与相邻学科的关系的研究。
四、秘书学研究的方法与方式 1．从实际出发，由经验上升为理论 2.运用其他学科的先进方法 3.有经验的秘书人员与理论研究人员相结合
高级秘书：主要是指秘书机构的领导、办公室主 任、一些公司、企业的行政总监等。这一级别的秘书 的职责基本是参与政务和管理事务两个方面，他们不 仅是组织和机构中领导的重要助手，同时也可以是领 导中枢的重要成员。 高级秘书动脑子出点子的，中级秘书动手摇笔杆 子的，初级秘书跑腿办事的。
• 在国外，秘书人员根据其学历、资历和条件 的不同以及承担责任的大小，在纵向上有着 不同层次的划分。比如在英国，就将属于政 府文官系统的秘书分为四个等级： 1．行政级。 2．执行级。 3．文书级。 4．助理执行级。
四、秘书工作的作用p11 5、公共关系作用 秘书机构素有“关口”“、窗口”之称。秘书工作 是一个组织与各方面联络、接洽的门面和窗口，反映了 这个组织工作作风和领导水平的高低优劣，对于树立组 织的良好形象影响很大。秘书人员要增强公关意识，如 组织形象意识、沟通协作意识、公众至上意识、环境预 警意识等，做好各项工作，为加强本组织与外界的沟通， 树立良好的组织形象发挥自身的作用。
二、秘书工作的要求
1、四个转变 一、办文办事转变为办文办事又出谋划策 二、传递信息转变为综合处理信息 三、被动服务转变为主动服务 四、凭老经验转变为科学管理 2、六个强调 调查研究、信息、新房、协调、督查、党务和政务工作。
提前退休的许大姐
• 许大姐是一家国家机关的老秘书了，工作非常认真，将 办公室的事务安排得井井有条，深得领导的喜欢，领导 总是夸许大姐是个得力的好帮手。前几年，办公自动化 逐渐普及的时候，领导曾有意安排许大姐去接受培训， 许大姐觉得那个东西没什么用，她心里想：秘书工作我 都干了这么十几年了，驾轻就熟，完全应付得来。于是 就委婉地谢绝了领导的好意，将机会让给了刚分到单位 的小朱秘书。 • 许大姐的丈夫听说了，责备许大姐说：“好好的培训机 会让给了别人，现在没有办法，那你就自己平时买点书 看看，再利用节假日到电脑培训中心学习吧，这些东西 多学学还是有用的，俗话说：技多不压身嘛。”可许大 姐也没有把这些话放在心上，只是想：“你也不看看， 我一作一天到晚多忙。
关于秘书与教师的转行现象
“1967年7月, 学中文的李××大学毕业被分配到四川阆中县一所 普通中学任教。1971年夏天,阆中县政府将他调到了县政府办公室 当秘书。喜好写作的李××利用工作之余开始创作。 他创作出了 《平原春天》、《残阳冬雪》、《鬼谷情冤》 等多部作品。1987 年,44岁的李××被上级任命为地委秘书长…… 秘书“工作负担重, 生活待遇差” 是否还符合今天的现实？ 您所了解的人当中是教师转行当秘书的多,还是秘书转行当教师的 多？ 秘书的实际待遇真的比教师低、付出的劳动真的比教师多吗？ 为什么会有许多教师去报考公务员中的秘书职位、而很少有政府秘 书愿意辞去公职而转行当教师？
三、秘书的职业特征 4.年轻化 世界范围，秘书队伍比较年轻，秘书岗位是由操 作层通往管理层的最好阶梯。 5.女性化 女性的心理素质决定其适合秘书职业，细心、耐 心，乐于做重复性、程序性工作，善于沟通和协调。 初级、中级秘书多为女性，而高级秘书多为男性。
第二节 秘书工作的内容、特点和作用
一、秘书工作的内容 文书、事务、一般管理p8
案例
领导的引荐
小琼是天津某软件公司总裁秘书，这天，总裁正在 召集会议，公司财务部许总给小琼打来电话：“你好， 小琼，我是许飞。” “许总，您好！” “大老板明天有空吗？北京星河证券公司罗总来访 ，一起吃顿饭。” “老板正在开会，等散会后问问他的意思，回头再 打电话给您，您看可以吗？” “好的，谢谢！”对方挂断电话。 散会后，小琼马上把财务部许总的意思告诉总裁。 总裁想了一会，问小琼：“你看我有必要见这个罗总吗 ？” 小琼没有想到总裁会这样问自己，一时不知如何回 答才好。她看到总裁眼睛里露出了些许失望的神色。
第三节
秘书学的涵义、研究对象和研究方法
一、关于秘书学的涵义 秘书学是研究秘书工作和秘书活动规律的学科，是 一门综合性、应用性的科学。 二、秘书学的研究对象与研究内容 （一）“秘书工作” 秘书学“以秘书工作为研究对象，是研究秘书 工作的产生、发展、特点、任务、原则和方法的一 门新科学”。 （二）“对象多元” “秘书学以秘书、秘书机构和秘书工作为研究 对象”。
2、参谋作用
秘书部门和秘书人员经常调查情况，研究政策，向领导 提供信息、资料、文件等决策依据；出谋划策，提出工 作建议和决策方案，辅助领导进行决策，制订工作计划 等，起到参谋作用，可以比喻为“脑的延长”。这是领 导对秘书高度信任的表现，也是对秘书工作提出的高要 求。
四、秘书工作的作用p11
3、协调作用
秘书学概论
任课教师：王文静 办公电话：62168117 邮箱(msn)：betty0927@163.com
秘书学考核方式：考试（开卷）
期
末 考 核
平时成绩 （50%）
出勤
（50%） （30%）
作业成绩
课堂 学习表现 （20%）
期末考试成绩 （50%）
第一章 绪论
秘书，在我国是政府机关、企事业单位普遍设置的一种 行政职位；在世界范围内乃是最广泛的社会职业之一。 秘书是为领导提供各种辅助性服务 的人员，而辅助性服务所涉及的范 围非常广泛，包括信息、文件、档 案、会议、接听电话、收发信件等 多个方面。这些具体和繁琐的工作 不可能由领导来做，如果没有秘书， 将很难有效地完成。
秘书部门和秘书人员运用各种工作方式和手段在单位与 单位之间、部门与部门之间、个人与个人之间联络、沟 通、协商、平衡、调解，使之消除隔阂，解决矛盾，目 标统一，步调一致，密切合作，同心协力，达到最佳工 效果和最高工作效作率。协调，可以是政策协调、工作 协调，也可以是人际关系协调。 4、信息枢纽作用
秘书人员和秘书部门在领导者和其他组织成员及社会成 员之间充当中介环节，发挥沟通协调的作用，以使各方 建立和谐的关系。这一作用，可以比喻为领导者的“喉 舌的延长”。
二、秘书的类别和层次
1.秘书的类别 横向分类，秘书人员服务的单位性质或者根据秘书 人员工作的内容、专业不同，是对在不同的社会行业或 岗位群就职的秘书加以分类。
美国对秘书人员的分类： 1．行政秘书 2．公司秘书 3．通讯秘书 4．技术秘书 5．医学秘书 6．法律秘书
2.秘书的层次 纵向分类，主要是针对秘书人员服务机关单位的层 级、规模不同，以及秘书人员工作职责范围的大小及所 承担责任的轻重的不同，从纵向角度上划分出的秘书不 同的层次级别。