外贸信函写作技巧与
推销员外贸信函的写作技巧
推销员外贸信函的写作技巧外贸业务员的第一份也是最基本的工作就是写外贸业务信函。
但是如何写好一封商业信函呢？如果得到客户的关注，怎么可能不被客户作为垃圾邮件删除？这就需要大家在日常工作中仔细观察，仔细思考。
以下是一些个人经历。
希望对外贸人员有用。
虽然一封撩人又有趣的邮件有助于吸引客户的注意力，最终勾引客户的兴趣，但由于每个人的阅读习惯和兴趣不同，A认为好的词可能对B没有吸引力，所以我们能做的就是根据回复率不断调整我们信件的方式和内容，以提高客户的回复率。
但是，很明显，我们不能保证哪种方法X好，我们所做的只是增加概率，就像买彩票一样。
不一定。
因为发这种信的时候，很多非人为因素是我们无法控制的——有几个过程需要上帝的加持：首先，我们的邮件不应该作为垃圾邮件被他们的邮件服务器拦截。
(其实被列为SPAM也是我们很多邮件的最终目的地。
虽然我们可以通过避免群发邮件、尽量不发HTML格式的第一封信或者不添加附件等一些小技巧来避免被列为spam，但是来自中国的邮件还是很容易被国外的服务器列为SPAM)其次，客户在阅读邮件标题后并不会直接删除邮件(简单直接的标题对于一些客户来说，他有兴趣阅读并直接打开，但有些客户可能只是第一眼就删除了垃圾邮件。
标题好坏不好说，客户的爱好也是萝卜青菜，各有利弊，不好把握，只能凭运气选择。
)，再一次，就是看你写这封信的人在公司有没有决定权。
如果他不在乎内容，他可能会把它作为垃圾删除，所以在这个过程中运气也很重要。
所以，我个人认为电子邮件开发客户模式可以用一句话来概括，就是用right time inarightway to right person with good luck。
对：什么时候寄信有关系吗？答案是肯定的，这很重要。
一般来说，周一不适合寄信，因为通常周一客户的邮箱里会塞满商务信函或垃圾邮件。
这个时候，他不会把邮件看得那么重，可能会一眼就把它拖进垃圾箱。
对于时差大的客户，比如欧洲、中东、印度的客户，下午发函比较合适。
写外贸商函
写外贸商函要写出高水平的商业书信，一半在于自身是否持正确的态度，另一半才是语法的问题。
即使语法有错，只要撰信人的态度真诚积极，同样可以赢得收信人正面和明确的响应。
与此同时，应该谨记“你写的内容就代表了你当时的想法”。
一般表达自己的最佳方式就是采取主动，切忌消极被动，更不要发号施令。
不管现在的通讯技术如何先进，商业书信始终是人与人之间的一种交流方式，人们大多倾向于响应一些态度积极和语调主动的讯息。
一、态度方面的“十大要诀”1. 清晰 6. 迎合对方兴趣，兼顾彼此需要2. 简洁 7. 强调正面要点，淡化负面影响3. 真诚 8. 切勿恶言讽刺，更忌颐指气使4. 友善 9. 倚重事实真相，力求冷静客观5. 自然 10. 主题前后一致，莫因情绪扭曲二、语法方面的“四大要点”1. 语气主动最自然，态度诚恳又亲切2. 沉闷短语宜少用，免致迂腐且拘泥3. 措词古涩难沟通，行文浅白易答复4. 要凭真意好发问，难却挚诚当回应三、沟通得体和收信人感觉* 采用主动语态及动词 * 清晰明了* 自然畅顺且近口语化 * 顿生好感* 常用客气的提问请求 * 真诚合作，乐于回复四、沟通乏术和收信人感觉* 滥用被动语态 * 含混不清* 滥用名词短语 * 难于解读* 用词艰深晦涩，古旧拘泥 * 无意亦难以即时回复麻烦帮忙写一封外贸商函的反还盘信外贸函电不好学，所以需要你自己“发现”订单，开动你的大脑！1、保单正在制作过程中，这一、两天内就会寄给你方。
2、请即告知你方想为此批货物投保的详细险别。
3、为安全起见，我们建议你方为该批货物投保一切险。
4、因为这批货容易破碎，我方建议加保碰损、破碎险。
5、我认为，这类性质的货物水渍险已足够了外贸函电范文包括询盘、发盘、换盘、接受1. Dear Mr. Li, Your firm has been remended 1 to us by the Dickson Electrics Company, with whom we have done business for many years. We are interested in your Electric Typewriters for use in offices and shall be glad if you will send us a copy of your illustrated catalogue 2 and current price list. Yours sincerely, Susan Block Manager A Reply Dear Ms Block, We wele youfor your enquiry of Fed. 1 and thank you for your interest in our modities. We are enclosing 3 some copies of our illustrated catalogues and a price list giving the details you asked for. We trust that you will agree that our products and price appeal to 4 the most selective buyer. And we also allow a proper discount 5 according to the quantity ordered. Thank you again for your interest in our products. We are looking forward to your order and you may be assured 6 that it will receive our prompt and careful attention. Yours truly 2. Dear Mr. Lu, We have noticed from your advertisement 1 in 2 that you export large quantities of cushions 3 to European market. Being specialized in this line for a long time, we are well connected with 4 many customers in our country. At present, we are interested in back cushion fine in quality and low in price. It will be highly appreciated if you could send us some brochures and samples for our reference and quote 5 your lowest price on CIF basis including our 3% mission 6 . Should your goods prove satisfactory and price be found petitive 7 , you may expect substantial 8 orders from us. We are looking forward to your early reply. Yours faithfully A Reply Dear Mr. Bean, We warmly wele your enquiry of April 4 and thank you for your interest in our cushions. We are enclosing samples and price list of back cushions giving the details you asked for. We feel confident that you will find the goods both excellent in quality and reasonable in price. Best regards, Yours sincerely高二下学期外贸商函半学期没怎么听讲考试感觉压力好大怎么弥补TO:Hunan Provincial Light Industrial Products Corporation Ltd.Dear Sirs,We are sorry to inform you that the goods high density polyethylene arrived in Singapore was found damaged due to improper packing. And we can provide Inspection certificates as evidence which is issued by Singapore Exit and Entry Inspection Bureau. Thus, we have to claim for USD3000 aspensation or you could return the damaged goods and reship the equivalent goods ASAP. If by the latter way, the extra fees would be on your account.Please let us know which way you would prefer? We are lookingforward to hearing from you soon.Best RegarsPurchasing ManagerSeow Khim以上是电子邮件的格式。
外贸信函的写作方法及技巧
外贸信函的写作方法及技巧
外贸信函的写作方法及技巧
1.外贸信函的概念
商贸英文书信在我国又称为外贸书信，它是指外贸公司(企业)及其人员在对外贸易活动中，与涉外企业及其人员之间相互往来的以商贸交往为内容的各种英文信件。
广义上的商贸英文书信还包括电报、电传、明信片以及各种商务报告书、广告词等。
商贸英文书信是外贸交往的重要工具，外贸人员不仅要懂得外贸英语，而且必须善于运用外贸英文与贸易伙伴进行书信交流。
与普通信件相比，商贸英文书信有其特殊的格式、固定的商业术语和特定的商业习惯用语。
由于东西方文化的差异，它与中文书信在形式和内容上也都有很大的`不同。
因此，要写好商贸英文书信，除了要求撰写人精通英语，具有较高的商贸专业水平和政策、法律水平以外，还必须认真研究商贸英文书信的写作特点和技巧，即信封的写法和信内的信头、收信人名址、称呼、正文、结尾、签名等几大部分。
2.外贸信函的分类
外贸信函从功能、用途上可分为：建立商贸关系、寻求代理、查询信用、推销产品、询问报价、订购货物等数种。
3.外贸信函的结构
(1)信封。
信封一定要写得准确、整洁，是写信封的基本要求。
但英语和汉语在地址的写法上是截然不同的。
英文信封的基本格式是(美国式)：
THE TENTH NATIONALBANK，Stamp
101 Wall Street，
NEW YORK 5.N.Y.，
U. S. via airmail
Mr.Liming，
No 363，Renmin Road，
Chong Qing，630000
China。
外贸信函之技巧
外贸信函之技巧外贸信函之技巧一、版式设计1、字体大小。
一般用12号号，不要过大或过小，不要全部用大写或小写。
2、字体。
一般用Arial或Times New Roman,不要用太过花哨的字体。
3、颜色。
一般用白底黑字，可以加黑加粗以示突出，不用彩色。
4、强行分行。
为体现文章的层次和逻辑，方便读者阅读，可以把文字预先强行分行。
5、段落长短。
要注意分段，每段一般只有一个主题，段落不宜过长。
6、保留原件。
如果是回复对方的邮件，请务必保留对方原件在你回复邮件的下方，以便于对方查对。
二、标题设计外贸开发信的标题是不能心存欺骗，但是，如何巧妙吸引客户点开你的邮件，要花费心思，多动脑筋。
（一）标题是你的生命，语不惊人誓不罢休为了吸引对方来读你的外贸开发信，你的标题要提供给读者所期望的奖励，即告诉他们：通过你的产品或服务，他们可以节省、获得、达到、取得什么东西；他们应如何避免、降低、祛除他们的问题、风险、困难、担心、害怕等。
总之，外贸开发信标题的最基本要求是：你要告诉读者他们可能得到的好处和利益。
（二）引起注意、激发兴趣、刺激好奇心一定要认真研究读者心理，出奇制胜。
只要让对方产生好奇，他才有可能点开阅读你辛苦写作的正文。
以下介绍数种写作的思考方向，作为你写作标题的参考。
1、做出承诺。
如：让我告诉你某某最新技术，可以让你成倍地提高效率。
2、提出问题。
如：您想知道如何用一半的价格运送集装箱跨越太平洋吗？3、引发梦想。
如：忘记船期、质量、汇率等问题，无忧无虑地在加勒比海度假吧！4、口吻亲切。
如：距离圣诞节还有36天，你还记得某某吗？5、用语特别。
如最新商业情报，你的同行已经开始使用“现金兔子品质物流体系”了。
不要有先入为主的想法，对于不同的标题要在实践中不断检验效果，并做修改提高。
（三）传达明确、简要、完全的信息外贸开发信标题写作的文字风格要简单、快捷、清楚、易懂。
如果使用音节短的词汇，多用最常用的词语，句式不要复杂重叠，要用富有色彩的短语，多用强而有力的积极词句等。
外贸信函的基本格式
外贸信函的基本格式
外贸书信常见格式有三种：
(1)平头式(Block form)：信件每行都向左对齐，不留空格，包括日期、地址、事由、结尾敬语。
(2)缩进式(Indented form)：信头、信内地址及签名每逢换行都向右缩进3-5个字母的位置，正文各段缩进5-10个字母，其他部分的排列是：日期位于右边，事由居中，结尾敬语位于右边或中间。
(3)混合式(Modified block form with indented paragraphs)：大体与平头式相同。
不同点：日期位于右边，事由居中，结尾敬语靠中右，正文每段开始都采用缩行。
目前最常用的是平头式，其次是混合式。
撰写外贸函电时，要采取体谅、诚恳的态度，要站在收信人的位置上来考虑，选择最适当的方式将信息传递给收信人，要使语言、信息适合收信人的需要;同时应注意表达清晰、简洁、具体、完整，要使传递的信息明确、生动，尽量不要使用一些抽象的词，也要避免使用模棱两可、意思不明确的句子及冗长、重叠的表达方式。
语气以达到的目的不同而不同，应注意礼貌，不要盛气凌人，避免命令和粗鲁。
外贸英语书信写作应注意的问题
外贸英语书信写作应注意的问题
在外贸英语书信写作中，有几个重要的问题需要注意：
1. 语气和格式：外贸英语书信通常需要以正式和礼貌的语气表达。
适当使用敬语、客套话和客户称谓可以展示专业和尊重。
2. 主题清晰：确保信件的主题明确，用简洁的语言概括要点。
这有助于读者快速了解信件的目的以及您期望的行动或反馈。
3. 结构完整：书信应该包括标准的信头、称谓、引言、主体和结尾。
在正文中，按照逻辑顺序组织内容，将具体问题或要求明确传达。
4. 使用正确的词汇和术语：对于外贸行业中的特定词汇和术语，确保使用准确和适当的表达方式。
避免使用过于复杂或模糊的术语，以免产生误解。
5. 避免语法错误和拼写错误：仔细校对信件，确保没有语法错误、拼写错误或其他语言上的问题。
这有助于提高信件的专业性和可信度。
6. 尊重文化差异：如果您与不同文化背景的人进行交流，尊重对方的文化差异是很重要的。
了解一些与文化相关的礼仪和习惯，避免使用可能会冒犯或引起误解的语言表达。
7. 内容简洁明了：尽量使用简明扼要的语言，避免使用冗长或复杂的句子。
如果需要解释或提供详细信息，可以使用附件或链接提供更多资料。
8. 好的开场和结尾：在信件的开头，给出一个友好的问候和引言，以建立联系。
在结尾，表达感谢和诚挚的道别，并提供联系方式以便进一步沟通。
最重要的是，根据具体的情况和对方的要求，个性化书信，确保与读者建立良好的沟通和业务关系。
外贸函件的信封写法
外贸函件的信封写法
外贸函件的信封写法一般遵循以下几点：
1. 接收人信息：将接收人的姓名、职位和公司名称写在信封的正中央，尽量使用英文书写。
例如：
Mr. John Smith
Chief Executive Officer
ABC Company
2. 公司地址：在接收人信息的下方，写下公司的详细地址，同样使用英文书写。
例如：
123 Main Street
Anytown, USA
3. 发件人信息：在信封的左上角或右上角留出一小块空白区域，写下发件人的姓名和地址。
例如：
Jane Doe
XYZ Company
456 First Avenue
City, State, ZIP Code
Country
4. 邮编邮区：在地址的最后面加上邮编邮区信息，可使用英文或数字书写。
5. 国家名称：在信封的最底部写上国家名称，使用英文书写。
6. 邮票：在信封的右上角附上足够的邮票，确保信封可以寄出。
请注意，以上仅为一般的写法参考，具体写法还需根据信件的目的、国际邮寄规则和收件国家的规定进行调整。
建议在编写信封前，先了解目标国家的邮寄规则和标准信封格式，以确保信件成功寄出。
外贸函件的信封写法
外贸函件的信封写法
外贸函件的信封写法一般遵循以下规范：
1. 收件人姓名和地址位于信封的正面左上角。
首先写收件人的姓名，接着写收件人的地址。
地址包括国家/地区、省/州、市/县、街道、门牌号等信息。
请确保收件人的姓名和地址准确无误，以便确保信件能够准确送达。
2. 发件人姓名和地址位于信封的正面左上角的右侧，与收件人信息相对。
同样，首先写发件人的姓名，接着写发件人的地址。
3. 正确显示国家/地区的名称。
如果您发送的信件是国际邮件，务必确保正确显示收件人和发件人所在国家/地区的名称。
4. 选择合适的信封尺寸。
根据您发送的信件的尺寸和形状，选择合适的信封尺寸，并确保信件能够完整地放入信封内。
5. 确定信封的密封方式。
根据您的个人喜好，可以选择信封上有胶带，自封式信封或者其他密封方式。
确保信件在运输过程中不会被打开或遗失。
请注意，在写信封时要保持字迹清晰、工整，并确保没有错误。
这样可以避免信件在邮寄过程中出现问题。
外贸商务信函写作格式范文
外贸商务信函写作格式范文嘿，朋友们！今天咱们聊聊外贸商务信函，这可是个大事哦。
想象一下，你正坐在办公室里，手边是咖啡，脑子里想着如何把你的产品推向国际市场。
可是，这封信该怎么写呢？别担心，我来给你支支招，让我们一起把这个看似无聊的任务变得有趣又简单！信的开头一定要抓住对方的眼球。
你可以用一些简单的问候，比如“希望您一切都好！”或者“很高兴再次与您联系！”这些话听起来很普通，但其实给人一种亲切感，像是朋友之间的聊天。
让人感觉你很在乎他们的状态，这可是拉近关系的小妙招哦。
要介绍一下你自己和你的公司。
这部分不需要太长，简单介绍一下你的角色，比如“我是一名外贸专员”或者“我负责市场推广”。
然后说说你的公司，“我们是一家专注于环保产品的公司”。
简单明了，直接进入正题。
可千万别拖沓，谁都不喜欢那种啰嗦的开场。
说到重点，嘿，这才是重头戏！把你的产品或服务介绍清楚。
用活泼的语言描述，比如“我们的产品就像阳光一样，能让您的生活更加美好！”或者“想象一下，您只需一键就能解决所有烦恼！”要让他们感受到你的热情，让他们觉得你的产品就是他们需要的那块“金砖”。
别忘了，添加一些数字和数据来支持你的说法，比如“我们的产品在去年销售增长了30%！”这样的信息会让你的信更有说服力。
然后，再聊聊合作的机会。
这时候可以说：“我们非常希望与您合作，共同开拓更广阔的市场。
”或者“相信我们的合作会给您带来可观的收益。
”把握好时机，给对方一种信心，让他们觉得合作是个双赢的好主意。
说到这里，别忘了提一下对方的优势哦。
“我注意到贵公司在市场上享有良好的声誉，真是太棒了！”这种夸奖的话，谁听了都觉得心里美滋滋。
建立一个良好的氛围，能让接下来的沟通更加顺利。
最后别忘了感谢对方的时间和考虑。
“非常感谢您抽出时间阅读这封信！”或者“期待您的回复，我们一同探讨合作的可能性。
”这种礼貌的表达，能够展现出你的专业性和对对方的尊重。
记得在信的结尾，附上你的联系方式，像“如果您有任何问题，随时联系我哦！”这种语气让人觉得你随时乐意沟通，打破了那种冷冰冰的距离感。
国际贸易商务信函写作技巧
国际贸易商务信函写作技巧第一章外贸函电写作的一般技巧一．外贸函电写作文法技巧1.主客分明、意思清晰例子: Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.” 应改为Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We决定呀, 不是report.)2.表达明确，决无模棱两可例子: He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance. 应该连在一起.3.结构对称,易于理解.例子: The owner questioned the occupants lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings. 应改为: The owner questioned the occupants lease intentions and ink alterations of the contract.4.单复数不乱,不然会好刺眼,看不舒服. 例如: An authorized person must show that theyhave security clearance.5.动词主谓要呼应.A.This is one of the public-relations functions that is underbudgeted.B. This is one of the public-relations functions, which are underbudgeted.6.时态和语气不要转变太多7.标点要准确. 例如: He did not make repairs, however, he continued to monitor theequipment. 改为: He did not make repairs; however, hecontinued to monitor the equipment.8.拼字正确. 有电脑拼字检查功能后,也需要认真检查.9.大小写.非必要不要整个字都是大写:,例如: MUST change to OS immediately. 外国人就觉得不礼貌和喝令人一样. 要强调的话,用底线,斜字,粗体就可以了。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
外贸信函写作技巧与
外贸信函写作技巧与注意事项
外贸信函是商务沟通的一种重要方式，其准确、简洁、清晰的撰写，直接影响着业务合作的展开和成败。
在撰写外贸信函时，要尽量避免语言表达、格式、用语等方面的错误，以此提高信函的学术性和商务性。
为此，在本文中，我们将探讨一些写外贸信函的技巧和注意事项，以便更好地撰写外贸信函，促进公司业务的发展。
一、外贸信函的格式
外贸信函的格式非常重要，遵循国际标准的格式，能够体现公司的专业性和可靠性。
常见的外贸信函格式包括信头、日期、收件人地址、主题行、正文、结束语和签名等。
其中，信头包括公司名称、地址、电话、传真、邮编、邮箱等信息；日期和主题行要准确明确地标注在信件最上方；收件人地址包括公司名称、地址、电话、传真、邮编、彩信等信息，注明收件人的姓名和职务；正文要分段落，尽量避免大段文字和句子过长；结束语应该礼貌、简单，包括感谢词和询问对方是否需要更多信息或是否有问题要反馈；签名可以用手写签名或电子签名。
二、外贸信函的内容
外贸信函的内容要求简明扼要、清晰易懂，以达到快速传递信息的目的。
常用语言应该尽量地准确和规范，措辞要恰当
得体。
一般要求说明公司的意向、具体请求、具体安排、承诺等。
如果是新的合作关系，应简单介绍一下公司及其业务特点，以此加强合作的信任度。
如果是跟进项目，应该客户了解项目的当前进展情况以及未来计划。
这样可以让客户对公司业务的整体了解得更加清晰。
三、外贸信函的语言
外贸信函的语言要求准确、规范，使用一般语言和专业术语。
尽量避免使用生僻词汇，应该使用通俗易懂的语言。
一般形容词和副词不要使用过于生动的形容词和副词，而是用简单的词汇。
尤其是涉及到对方文化背景，要注意使用合适的礼仪用语，以避免因文化差异引起的不必要的误解。
四、外贸信函的用语
外贸信函的用语要求准确、简洁，以及规范。
注意一些常用的用语和专业术语。
要注意准确描述公司的业务特点和合作内容，以及提前沟通工作和细节。
在叙述业务合作时，要注意用适当的词汇，如“有意”、“愿意”、“愿意”等，直接提出建议，不要含混不清。
五、外贸信函的技巧
1. 确定信函的目的。
在编写商务信函之前，必须先确定
信函的目的。
写信的目的是什么？要向收件人传递什么信息？要让收件人采取什么行动？这些问题在写信之前必须先进行策划。
2. 明确受众。
写信之前必须了解收件人的背景、知识水
平等，以便确定使用适当的用语和语气。
3. 引出主题。
在信函中引出主题往往是非常重要的。
可以使用客套话，或者介绍一些相关背景等。
4. 使用逻辑清晰的结构。
在信函中分段，使用逻辑清晰的结构，可以更好地向受众传递信息。
5. 避免语法和拼写错误。
语法和拼写错误会降低信函的质量，削弱公司的专业性和可靠性。
写信之前，必须仔细检查时态、语义、单复数等语法问题，以及拼写和标点等书写问题。
6. 注意礼仪用语。
在写信时，必须注意应该如何在商务信函中使用适当的礼仪用语。
7. 突出重点。
在信函中，必须突出重点，即让受众很快地了解信函中最重要的信息。
8. 结尾要简洁。
在礼貌地结束信函时，必须简洁明了。
通常情况下使用“谢谢”，“祝愿”等。
总之，外贸信函的写作需要注意格式，用语和语言特点，句法和拼写错误。
特别是在商务与文化交际中，应该注意礼仪用语和文化差异对与会议、电话会议、商务通信等非面对面沟通方式，社交技能和情境适应能力非常重要。
上述方法可以通过加强语言特色、强化商务意识、提高论文写作技巧等途径来实现。