第九章 元数据与电子文件管理
2000-2011年我国电子文件管理元数据研究综述
认为，元数据与著录信息在作用、获取方式、稳定性等方
面都有所不同，因此不能单纯的将元数据定义为著录信 息。为此，刘越男提出“在电子环境中可以将文件管理元
数据理解为著录信息”④的论点，并从现代著录定义的拓
展、国际元数据标；隹与档案著录标准的关联以及电子环
境中两者的本质等方面对这一论点进行了论证。
电子文件管理元数据阶段。这一阶段我国档案研究
者们引入了国际档案界提出的“电子文件管理元数据”概
念，即“在对电子文件及其与文件创建和管理有关的人、
过程和系统进行确认以及为其提供凭证和背景信息的过
程中，有关文件的管理、利用和文件可理解性的元数
据。”电子文件管理元数据是专门设计用于满足电子文 件管理需求，有关保证文件的真实性、可靠性、稳定性、安
全性、完整性、可理解性与可利用性的数据。可以看出，这 两个元数据的概念是从作用的角度对电子文件领域的元
数据加以定义的，体现了元数据在电子文件管理中的作
用。同时通过赋予电子元数据不同的作用和用途，将电子 文件管理元数据与其他领域的元数据区分开来，使其具
备档案学的专业内涵。
２．１．２电子文件管理元数据的功能
我国档案学界对电子文件管理元数据的功能进行研
究的学者较多。目前主要有四种代表性观点：
（１）用系统论观点，将元数据的功能分为总体功能和 局部功能。代表人物为徐维，他指出“元数据的功能就是
指元数据系统在电子文件管理计算机系统中所能发挥的
作用和能力。电子文件管理的目的就是通过元数据的功
能来实现的。元数据的功能可以分为总体功能与局部功
能。”④同时系统的阐述了元数据功能在文件阶段的不同
体现以及总体功能与局部功能的关系。 （２）用比较研究法，建立新的元数据功能认识模型和
联系模型。档案学者张正强通过对国际档案学者、国际标 准化组织、国际元数据项目以及国际标；隹等提出的元数
据功能系统进行比较分析，并从行为、能力和功效这三个
方面对这些功能加以重新认识和理解，最终建立起基于
《电子文件归档与电子档案管理规范》(GBT 18894-2016)解读
《电子文件归档与电子档案管理规范》(GBT 18894-2016)解读
摘要：本文对国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）的内容进行了解读，重点分析了相关的术语和定义、业务系统的功能要求、电子文件的归档、电子档案的管理等核心内容，并对该标准提出了个人的修改意见。
关键词：电子文件归档电子档案管理规范
Abstract： In this paper， the content of the national
standard Specification on Electronic Documents Ar？ chiving
and Electronic Records Management is ex？ plained. This
paper focuses on the analysis of terms and definitions， the
functional requirements for busi？ ness system that form
electronic documents， the ar？ chiving of electronic
documents ， the management of electronic records and？so？on. Moreover， this paper put forwards some personal
opinions for the revision of this standard.
Key words： Electronic documents； Archiving； Electronic
records； Specification.
2002年12月4日，??家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布了《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）（以下简称为2002年《规范》），并于2003年5月1日实施。[1]该标准明确界定了电子文件、元数据、迁移等关键性术语的概念，规定了电子文件的归档管理流程以及电子文件的存储载体和存储格式，对于规范我国电子文件的归档管理发挥了重要作用。随着我国各项电子业务的迅速发展，电子文件的类型、格式及生成环境发生了很大变化，2002年《规范》已经不能满足电子文件归档与电子档案管理的现实需要。2016年8月29日，国家质量监督检验检疫总局与国家标准化管理委员会联合发布了新的国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）（以下简称为2016年《规范》），2017年3月1日开始实施，[2]代替2002年《规范》。本文分析了2016年《规范》在结构和内容方面的特点，并指出其不足之处。
电子的文件元数据要求规范
电子的文件元数据要求规范(总100页)
-CAL-FENGHAI.-(YICAI)-Company One1
-CAL-本页仅作为文档封面，使用请直接删除 3 电子文件元数据规范
1 范围
本规范适用于九省区各级国家档案馆、各级党政机关、社会团体、企事业单位对电子文件进行以保证凭证性为目的的管理活动。其他社会组织可参照执行
在电子文件管理过程中使用元数据可实现以下目的：
——确保并证明归档电子文件的真实性、完整性与有效性，从而保证其凭证价值；
——有利于归档电子文件的保护，实现长期保存；
——在异构的信息系统中对归档电子文件进行规范、有效的管理，保证归档电子文件的可捕获、可收集、查长期利用；
——对归档电子文件及馆（室）藏档案数字化资源进行集成管理,实现有效、方便地查询、检索与利用。
2 规范性引用文件
下列文件中的条款通过本规范的引用而成为本规范的条款。凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本规范，然而，鼓励根据本规范达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集 基本集
GB/T 3760-1995 文献叙词标引规则
GB/T 3792.1-1983 文献着录总则
GB/T 7156-2003 文献保密等级代码
GB/T 7408-2005 数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法
GB/T 9704-1999 国家行政机关公文格式
GB/T 11714-1997 全国组织机构代码编制规则
GB/T 11821－2002 照片档案管理规范
GB/T 13959-1992 文件格式与代码编制方法
GB/T 13967-1992 全宗单
GB/T 15418-1994 档案分类标引规则
GB 18030-2000 信息技术 信息交换用汉字编码字符集 基本集的扩充
GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范
电子地文件资料元大数据要求要求规范
实用文档
电子文件元数据规范
1 范围
本规范适用于九省区各级国家档案馆、各级党政机关、社会团体、企事业单位对电子文件进行以保证凭证性为目的的管理活动。其他社会组织可参照执行
在电子文件管理过程中使用元数据可实现以下目的：
——确保并证明归档电子文件的真实性、完整性与有效性，从而保证其凭证价值；
——有利于归档电子文件的保护，实现长期保存；
——在异构的信息系统中对归档电子文件进行规范、有效的管理，保证归档电子文件的可捕获、可收集、查长期利用；
——对归档电子文件及馆（室）藏档案数字化资源进行集成管理,实现有效、方便地查询、检索与利用。
2 规范性引用文件
下列文件中的条款通过本规范的引用而成为本规范的条款。凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本规范，然而，鼓励根据本规范达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集 基本集
GB/T 3760-1995 文献叙词标引规则
GB/T 3792.1-1983 文献著录总则
GB/T 7156-2003 文献保密等级代码
GB/T 7408-2005 数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法
GB/T 9704-1999 国家行政机关公文格式
GB/T 11714-1997 全国组织机构代码编制规则
GB/T 11821－2002 照片档案管理规范
GB/T 13959-1992 文件格式与代码编制方法
GB/T 13967-1992 全宗单
GB/T 15418-1994 档案分类标引规则
GB 18030-2000 信息技术 信息交换用汉字编码字符集 基本集的扩充
GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范
DA/T 1-2000 档案工作基本术语
DA/T 12-1994 全宗卷规范
DA/T 13-1994 档号编制规则
电子文件管理
. .
. .word. 一、名词解释
1、电子文件的全程管理:是一种系统的管理，建立在大文件的概念根底上，注重电子文件生命周期各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾，强调各项管理容和要求的无缝连接、系统整合和总体效应。
2、前端控制:前端控制是现代文件、档案管理理念的重要容，它以文件生命周期理论为根底，把文件从形成到永久保存或者销毁的不同阶段看做的过程。
3、真实性保障原那么:电子文件的真实性是指文件容、构造、背景信息经过传输、迁移等处理后仍然保持不变，与形成时的原始状态一致。真实性是保障电子文件行政有效性和法律证据性的根底，是电子文件反响历史面貌、构成社会价值，得以作为社会记忆长久保存的前提。
4、电子文件的完整性：电子文件的完整性包括两个方面的含义，一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全；二是每一份电子文件的容、构造和背景信息没有缺损。P17
5、数字档案馆：数字档案馆是一种技术模式，是一种数字化的信息系统，是以文件和档案信息为特定对象的有序的信息空间和开放的信息环境。P23
6、电子文件标准: 是按照规定的工作程序制定，经公认的权威机构批准的有关电子文件制发和管理的规那么、方法、技术要求等方面的规定，是电子文件管理人员应遵守的业务技术规。
7、价值鉴定：价值鉴定即根据一定的方法和原那么，判断电子文件的历史和现实价值，确定其保管期限；对保存期已满的电子文件进展复审，并按照复审结果对电子文件作相应处理〔销毁或继续保存〕的过程。P36
8、电子文件的技术鉴定：技术鉴定的任务是对电子文件的各方面技术状况进展. .
档案管理 电子文件管理
电 子 文 件 管 理
电子文件管理困难吗？
个人电子文件怎么管理？
公务电子文件怎么管理？
难在何处？
电子文件概念
学术概念（GBT 18894-2002 ）：电子文件是以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。
实践概念（中办文件）：电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
电子文件的构成要素
文件的内容信息
指文件中所表达的对象，包含了表达作者意图的信息，包括文件形成者形成的文字、数字、图像、声音等。
它是构成电子文件最基本的要素。
文件的结构信息
结构信息是指文件内容信息所依托的载体和所呈现的形式，包括物理结构和逻辑结构。
物理结构：记录电子文件的存储结构。如电子文件的内容信息是如何存储在光盘、磁盘还是磁带上；
逻辑结构：记录电子文件的显现和还原信息。如电子文件的文字段落安排、格式以及载体附件等方面信息。
电子文件的背景信息
背景信息是指有关文件及形成、维护文件管理背景的描述信息。如：反映文件来龙去脉和与其它文件的关联信息、收文与发文机构的沿革和职能描述、文件保管系统的功能要求和系统环境信息等。
电子文件信息的描述—元数据
元数据：是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
元数据与著录信息的关系
两者既有联系又有区别。
在内容上，两者呈现交叉关系，有些元数据可直接转化为规范的著录信息，但不是所有的元数据都是著录信息。
在作用上，元数据的作用要比著录信息广泛，除了便于检索的功能外，还包括维护电子文件的真实性、完整性和有效性等功能。
总的来说，元数据的外延和作用要大于著录信息。著录信息主要侧重于档案特征的描述，而元数据则有着更广泛的用途和更深入的环境特征描述。
电子文件管理细则第部分文书电子文件元数据方案(
电子文件管理细则 第一部分：文书电子文件元数据方案
（征求意见稿）
1 范围
本标准规定了电子文件形成、交换、归档、移交、保管、利用等全过程元数据设计、捕获、著录的一般要求。
本标准适用于各级档案馆和各级机关，企事业单位和其他社会组织可以参照执行。
本标准适用于原生电子文件，以及纸质档案数字化图像、文本的管理。
2 规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 2260 中华人民共和国行政区划代码
GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集 基本集
GB/T 4880.2 语种代码名称 第2部分：3字母代码 （eqv ISO 639-2:1998）
GB/T 4881 中国语种代码
GB/T 7156-2003 文献保密等级代码与标识
GB/T 7408-2005 数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法 （idt ISO 8601:2000）
GB/T 9704-1999 国家行政机关公文格式
GB/T 11714-1997 全国组织机构代码编制规则
GB/T 13967-1992 全宗单
GB 18030-2005 信息技术 中文编码字符集
GB/T 18391（所有部分） 数据元的规范与标准化 [idt ISO/IEC 11179（所有部分）]
GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范
DA/T 1-2000 档案工作基本术语
DA/T 13-1994 档号编制规则
DA/T 14-1994 全宗指南编制规范
DA/T 18-1999 档案著录规则
DA/T 19-1999 档案主题标引规则
DA/T 22-2000 归档文件整理规则
元数据技术与电子文件管理关系探析
新技术应用与档案坝代化管理
社会信息化的趋势使得世界各国在政治、
经济、军事等方面对信息基础设施的依赖性不
断加强。一方面，随着信息化与办公自动化
（ｏＡ）程度的不断加深，传统的纸质文件与档案
逐步被电子文件所替代．真正的“无纸化”时代
在不久的将来就会成为现实。由于电子文件
较之传统文件的较多的不同之处，使得管理原
理与方法都要发生相应的改变。另一方面，社
会的不断进步使得人们对档案信息的价值也
更加重视。对信息的利用也提出了更高的要 １．电子文件元数据的定义
在计算机专业术语中，这样定义元数据：
“元数据是关于数据的数据。是数字信息组织
和处理的基本工具。为各种形态的数字化信息
单元和资源集合提供了规范，普遍的描述标准
和方法。”对于元数据的解读，各个领域由于
对元数据应用的侧重点各不相同，对元数据的
定义也各不相同。最早将元数据引入到档案
界的是美国匹兹堡大学的戴维一比尔曼，他在
１９９２的“Ｄｏｃｕｍｅｎｔｉｎｇ ｄｏｃｕｍｅｎｔ”一文中首先
毳数携撒黎扬电芬文懈蟹谵
圆鼠圜回
山东大学 王云庆 刘振华
求。由于电子文件具有信息与载体的可分离
性、信息的可操作性、信息的流动性、数字信息
的不稳定性等特性，使得电子文件的真实性与
完整性的鉴定变的非常困难。所以．如何保证
电子文件的信息真实性与完整性已经成为信
息化时代电子文件管理领域最重要的问题之
一。元数据技术成为管理维护电子文件的最
重要的工具之一。由于电子文件元数据记录
了电子文件的特征及其变化情况．是电子文件
内容、结构、背景等信息的反映，所以掌握了电
子文件元数据就可以对电子文件进行有效与
安全的管理与控制，保证电子文件的完整性、
真实性，从而保证其证据效力。
术概论 使用元数据这一概念。据文献分析，在档案或
电子文件管理领域，元数据存在以下定义：
（１）ＧＢ／ｒ１８８９４—２００２（电子文件归档与管
理规范》：“元数据指描述电子文件数据属性的
第九章元数据编目及其相标准.doc
第九章 元数据编目及其相关标准
1.元数据及其应用
1.1元数据的概念
元数据(Metadata)通常被定义为“关于数据的数据”。具体来说,元数据是用来描述数据
本身的内容特征和其它特征的数据,其目的是加强对网络信息资源的发现、识别、开发、组
织和评价,而且对相关的信息资源进行选择、定位、调用,追踪资源在使用过程中的变化,实现信息资源的整合、有效管理和长期保存。人们很早就开始不自觉地利用元数据,例如,地图中
的图例,图书馆的卡片目录等都可以说是元数据。但是,元数据的重要性是在计算机科学发展
后才被人们认识到,并利用它来解决实际问题的。 1.2元数据的类型
从元数据在组织信息资源的功能上区分,元数据有以下类型: (1)管理型元数据。用来管理与支配信息资源的元数据,如信息收集、版权与翻版跟踪、
排架信息、数字化标准选择、版本控制等。 (2)描述型元数据。用来描述与识别信息资源的元数据,它支持资源的发现和鉴别,如记
录编目、寻找帮助、专题索引、资源链接、用户注释等。描述性元数据通常都是公共信息,
因而比别的元数据都得到了更好的标准的支持。 (3)保存型元数据。与信息资源保存有关的元数据,如资源的物质条件、数字资源的保存
行为(数据更改与迁移)。 (4)技术型元数据。与系统怎样运行有关的元数据,如硬件与软件、数字化信息的格式、
压缩比率、定标例程、系统响应跟踪、数据验证与安全(如加密键、密码)等。 1.3 元数据在数字图书馆建设中的应用
由于数字图书馆存储了大量的类型的信息资源，而且还要对信息资源进行组织管理，其
中包括数字信息的著作，标引，各类供查询的信息，这些编排都是手工难以实现的，中能依
靠计算机进行自动化处理，但尽管有计算机的帮助，数字信息资源仍然需要有一个来描述自
身的标准，从而达到组织数字信息资源的目的。所以就引入元数据来解决此问题了。
在海量的信息面前，如何来组织信息资源从而可以达到资源共享，是一个关键问题。这是目前众多研究数字图书馆管理系统的人都普遍认同并努力的方向。对于信息检索系统，如
电子文件管理元数据漫谈
龙源期刊网
电子文件管理元数据漫谈
作者：赵屹
来源：《北京档案》2015年第01期
摘要：从元数据的定义、元数据的作用、元数据与电子文件和背景信息的关系、元数据在电子文件管理中的使用四个方面对电子文件管理元数据进行研究和阐述。力求将研究性、知识性与易读性结合，有助于档案工作者了解元数据，进而依据元数据标准在实际工作中进行应用。
关键字：电子文件元数据标准封装
Abstract：This paper research and expound the four aspects of the metadata in electronic
document management. The four aspects are the definition of metadata，the function of metadata，the relation？ ships with electronic documents and background in？ formation，the use of the
metadata in electronic doc？ ument management. There are the characters of re？ search，knowledge
and legibility in the paper and strive to help archivists understand metadata and then use metadata
based on metadata standard in practical work。
Key words：Electronic documents；Metadata；Standard；Encapsulate
一、涵义：关于数据的数据
数字时代要完成对海量数字信息的管理，尤其是对网络信息资源的管理，信息管理者急需解决如何对信息进行有效组织。信息组织是采用一定的方式，将某一方面的大量的、分散的、杂乱的信息经过整序、优化，形成一个便于有效利用的系统的过程。在这个过程中，人们引入元数据概念来解决数据描述的问题。