数字档案馆的规划与建设

数字档案馆的规划与建设

国家档案局科研所邱晓威

一、数字化档案馆提出的背景

1、概念的出现

数字档案馆的概念源于三种途径：一是随着计算机档案管理的普及，使档案馆的信息管理数字化，实现了从档案机读目录的管理到档案原文信息的数字化管理；二是随着办公自动化和生产科研的计算机化，直接产生了电子文件和电子档案，实现了档案进馆前的数字化；三是随着信息高速公路的建设与发展，国家基础数字信息工程建设中对档案馆、档案信息以及其他部门的各种信息的综合管理与使用模式提出了新的要求。

数字档案馆的提出与数字图书馆的建设有密切的关系。

可以说是由于包括中国在内的一些国家正在积极建设的数字图书馆工程，带动了档案馆对自身数字化建设的思考，于是出现了数字档案馆的提法。

数字档案馆是信息时代的产物

数字档案馆的规划和建设是信息技术对档案事业发展影响和要求的必然结果。数字档案馆建设过程中要充分运用先进的计算机

和网络等信息技术，配置先进的软硬件设备，研制高性能的信息管理系统；数字档案馆要解决信息技术发展和应用给档案管理带来的复杂问题，要保证归档电子文件的真实、完整、长期可读。

数字档案馆是电子政务、电子商务、单位办公自动化的一个必需的组成部分，是信息社会中档案管理新模式的集中体现，代表着新世纪档案馆工作的发展方向。

2、国际上数字图书馆的建设

? 1994至1995年，美国国家数字技术通讯指导办公室把数字图书馆列为9项重点项目的第一位，排在危机及应急处理、教育及终身学习、电子商务、能源管理、环境控制和废品最小化、保健、加工处理和产品、公众存取政府信息等重要项目之前。这项工程从1999年到2001年为第一阶段，投资4亿美元，2002年以后的第二阶段继续投资6000万美元。其他国家对数字图书馆建设的投资也十分可观，如英国投资4亿美元，俄罗斯每年投资2亿卢布。到2001年为止已经宣布正式开始数字图书馆建设的国家有20多个。由此可见，数字图书馆受重视程度非同一般。

国际数字档案馆建设的情况

? 在美国，20世纪90年代中期，作为数字化图书馆建设项目的一个组成部分，美国国家档案与文件管理局就成立了数字档案馆特别工作组，开始数字档案馆的研究和筹建工作。到了20世纪90

年代末期，随着对数字档案馆研究和认识的不断深入，特别是美国国家档案馆发现其收集的电子文件种类日益丰富，除了文本文件、数据库文件之外，还有电子邮件、地理空间数据、数字影像等结构复杂的数据，数字档案的种类和管理难度日益增加，公众也迫切希望能够通过在线方式获取国家档案馆中保存的数字档案。这些促使美国国家档案与文件管理局决定自2000年起建立一个自动化程度很高的集成系统，在实现数字资源提供利用的同时，管理、维护各种类型电子文件，保证其真实、完整和长期可读。2002年6月18日，美国数字档案馆新馆建筑在华盛顿破土动工，标志着美国国家数字档案馆实体开始建设，数字档案馆建设已经进入新的阶段。

3、数字档案馆与数字图书馆的比较

1）共同性

档案和图书都是信息社会重要的数字资源，数字档案馆和数字图书馆的基础和管理对象都是数字化的信息资源。在建设数字档案馆的过程中，数字档案一方面来源于接收立档单位的归档电子文件，另一方面就是对现有馆藏档案中珍贵的、利用频率高的、易受损的档案进行数字化转换。数字图书的来源也有两个方面，就是新接收进馆的电子图书和对馆藏的珍本、善本等图书转换成电子形式。

2）不同性

第一，数字档案和数字图书的数据类型存在显著差异;

第二，馆藏差异;

第三，数字档案馆和数字图书馆的管理方式存在差异;

第四，安全性要求不同。

第五，数字档案馆在保证馆藏数字档案的真实性、完整性、长期可读性、法律凭证作用等方面也有特殊的要求。

二、数字档案馆的构成与作用

数字档案馆的概念：

首先所谓的数字档案馆不是一个档案馆，而是通过计算机网络连接在一起的档案馆群体。二是数字档案馆中的信息不仅仅是档案，还应包括未归档的各类电子文件和图书、资料，甚至是采集于实物的信息，可以说是上述综合性的数字信息的完整集合。三是数字档案馆不是封闭的档案馆信息网络，而是包含在办公自动化系统、计算机辅助设计和管理系统、公共信息数据管理系统等更为广阔的大系统中的一部分。四是数字档案馆不是仅仅为档案管理服务，而是面向全社会提供服务。

1、数字档案馆的构成

1）以现代通信、计算机网络、多媒体信息技术设备为基础设施。

这些基础设施不可能全部由档案部门自己建立，而必须依靠国家和社会的支持。

2）以各个时期、各种类别的档案信息库及其他综合信息库为基础资源。这些信息库必须在严格的标准化和规范化的基础上由多个部门联合建立。

3）以智能信息处理技术为主，将原有的数据库转变为知识库，使用自然语言，提供高度有序化的基本管理和应用。

4）支持高层决策、司法凭证、大众教育等综合服务，形成立体应用体系。数字档案馆应成为国家基础信息资源的出入口。

5）以优质快速的不间断服务满足社会需求。

2、数字档案馆的建设遵循如下原则：

1）公益性为主，该项工程由政府投资，目的是充分开发档案等信息资源，实现政府信息资源共享，更好地为经济建设、领导决策、社会公民服务；

2）统一规范标准，工程的目的之一是实现资源共享，因此在建设过程中要统一标准规范，优先采用国际标准和国家标准，以保证工程设备环境兼容、数据统一、软件通用，达到科学、有序的要求；3）以资源建设为核心进行系统开发，工程建设的核心是建立各类信息资源库及开发应用系统，依靠国家建设的骨干通信网络为传输手段，集中力量建设各类数字资源库及应用系统的开发；

4）开放建设、利益共享，工程实现建设与服务结合，坚持开放性，实行广泛的共建共享，调动各方积极性，为此要加强管理协调，避免重复和遗漏；

5）开发与引进相结合，工程坚持采用国内已有的成熟技术与国外先进技术相结合的原则，开发具有自主版权的数字档案馆系列化软件系统。

3、数字档案馆的作用

?使档案信息成为知识经济的基础信息资源组成部分，为现代化建设服务。

?用中国丰富的档案信息去参与解决国际信息环境的中、西文化比例失调问题。

?用翔实的档案信息支持决策、管理、政务公开等，为提高国力和国家的战略地位服务。

?为科学研究、知识普及等提供智能化服务，落实“科教兴国”，营造科研、教育的良好环境。

?改善档案管理工作，提高档案工作的社会地位。传统的档案自动化管理目标一般是提高工作效率和改善工作质量。

三、数字档案馆的技术条件

1、主管部门的组织协调与规划

数字档案馆涉及的部门多，牵扯的范围广，必须由主管部门统一组织协调，进行很好的规划。组织协调的主要工作有：明确指导思想、提出建设原则、确定设计目标、制定建设规划、落实建设资金、指导工程管理、负责部门协调和人员配备等。

其中最应当引起重视的是档案部门与办公或其他业务管理部门的纵向关系和档案管理部门与其他信息管理部门的横向联系，以及负责信息基础设施的国家或地方部门的协调。

2、制度、标准等规范化体系的建立

1）标准化管理与制度管理结合，形成数字档案馆所需的严密的规范化管理体系。

2）首先考虑采用国际标准，其次是国家、行业及地方标准。

标准和规范原则是：

面向计算机和网络及信息平台的处理，直接采用国际和国家标准；面向综合性信息的处理优先采用国家标准；面向档案信息的处理以借鉴为主进行补充。由此形成完整的标准和规范体系。将充分借鉴国际上常用的文件生命周期管理方法，对数字档案馆涉及的各类文件或信息进行从始至终的连续管理，保证真实性、完整性、有效性。

数字档案馆管理系统软件设计需要遵循的相关技术标准主

要包括：《G B2312-1980信息交换用汉字编码字符集、基本集》、

《G B18030-2000信息技术信息交换用汉字编码字符集、基本集的扩充》、《M A R C/C N M A R C机读目录格式》、《I S O/I E C11179元数据的规范和标准》、《可扩展置标语言（X M L）》、《I S O Z39.50检索协议》、《标准置标著录（E A D）》、《资源描述框架标准（R D F）》等以及计算机程序设计通用标准、计算机网络安全等方面的标准。

有关数字档案的标识、存储、交换、检索、管理等方面的标准主要包括：《中国档案机读目录格式》（国家标准）、《电子文件归档与管理规范》（国家标准）、《网站资源归档与管理规范》（正在研究制定）、《归档电子文件真实性鉴定规程》（已列入计划研究制定）、《纸质、缩微、录音、录像档案数字技术规范》（正在研究制定）、《档案管理网络安全测试规程》（已列入计划研究制定）、《数字档案元数据标准》（需要研究制定）等。

3、计算机网络和通信基础设施的建设

一般要求，内部应具备连通各个部门的计算机网络平台，外部应有支持高速信息通信的宽带公共通信网络。因此在经济较发达和技术条件好的地区起步建设数字档案馆是一种必然的选择。数字档案馆外部的公共网络通信基础设施建设必须依靠国家为主、地方和部门为辅的综合性投资。

4、综合信息数据库的建设与充实

数字档案馆的核心是综合信息数据库的建设。某数字档案馆工程设计规划中所包容的数据库有：来自多个档案馆（室）的由传统档案数字化转换后获得的数据库、办公自动化系统生成的电子档案数据库、来自政府机构和职能部门的各类信息库。

5、智能性知识库的管理技术应用

数字档案馆管理的数据种类多、数量大、结构复杂，普通数据库管理系统难以适应。某数字档案馆工程正在计划进行智能知识库管理技术的开发。负责系统研制的合作者具有系列档案管理商品化软件研制丰富经验，其初步设想是在多层网络结构和分布式数据库的基础上加设知识索引，同时为管理者到家庭的多种类用户开发独立于特定系统的产品化智能搜索引擎。

6、适合于开放网络环境的档案信息安全保密管理手段

数字档案馆必须采取一系列措施保证档案信息的使用与用户的权限相符。通常采取的措施可分为管理制度和技术保证两类。数字档案馆对此，应形成一套法规标准的管理制度体系，此外还需要有相应的技术措施进行自动控制，才能做到更为严密。

7、各类相关人才的培养使用

遵循如下原则：1）做到有提前量，使有关人员对新技术新设

备提前了解；2）针对不同对象分层次培养，做到岗位与知识技能相吻合；3）充分依靠社会支持，吸引人才但不浪费人才，做到人员结构合理。

四、数字档案馆建设遇到的问题

1、规划问题

国家档案局对于数字档案馆的建设很重视，已组织了若干相关课题推动这项工作。但全国统一规划尚未完成，目前国家级的数字档案馆的建设模式还没具体化，所以这项工作暂时处于自下而上的实验摸索状态，先行一步的地方，这项工作难度很大。尤其是在缺少总体规划的情况下，很难向有关领导清晰描述和解释，同时与其他部门的协调也会困难重重。

2、标准问题

档案工作的标准化工作还处于逐步完善过程之中，而数字档案馆的建设可以说在很多方面带有开创性，标准化工作只能与其建设同步进行。其中有些标准规范要超出档案工作的范围，如文中举例的数字档案馆的综合数据处理格式就满足跨行业、跨部门的要求。还有些标准规范必须与其他法规配套，制定的程序复杂、要求很高，仅靠地方部门组织制定困难很多。

3、技术开发问题

数字档案馆的建设和运行需要解决一些特殊问题，为此必须开发应用一系列新技术，如：身份认定、智能检索、信息隐蔽、数字水印、电子签章、操作跟踪、信息加密等。其中有很多技术带有创新性，对开发者的能力是很严格的考验。

4、技术力量的短缺问题

数字档案馆的建设依靠的是物力和人力的综合投入，其中尤其难以解决的是技术力量或人才问题。文中举例的数字档案馆建设遇到的关键问题之一就是较全面深入了解数字档案馆建立需

求的人员短缺，而如果对需求不能做到全面、准确，系统开发者能力再强也很难完成任务。该工程承担各方人员克服了很多困难才对建设需求有了较明确的理解。

五、数字档案馆建设实例

1、深圳数字档案馆工程建设情况

深圳数字档案馆工程于2000年5月经国家档案局批准立项

分三期实施，目前已完成一期工程，具体情况为：

（1）《数字档案馆总体规划书》已经通过专家评审，《第一期工程需求分析报告》、《工程实施方案》、《数字档案馆总体方案》、《数字档案馆应用需求分析报告》等综合性、指导性文件已经定

稿并付诸实施。

（2）应用系统已基本成型，并完成《深圳市电子文件归档与管理办法》、《电子邮件公文归档与管理规则》、《电子文件元数据标准》等8种标准规范（征求意见稿）的起草工作。这些材料也放在会场供各位参阅。

（3）研制了数字化加工软件，建立了档案数字化加工生产线，日加工能力达5万页。现已完成数字档案馆第一期工程的扫描任务，共20个全宗160多万页纸质档案及3000多张照片档案，第二期的扫描工作也已着手进行。

（4）建立了档案局馆网站，向社会全面介绍档案工作的政策法规和规章制度，并及时公布一些开放档案目录。

（5）深圳市档案馆新馆（含数字档案馆）正在进行网络布点、布线，有关设备正在分批购置。今年10月，市编办已经批复同意市档案局成立文件管理中心，副处级建制，定编9名。文件管理中心的成立将为数字档案馆的有效运作打下良好的基础。

（6）总结阶段性研究成果，已完成《数字档案馆概论》一书的初稿。由于还未出版，这次会议只印发了简本供大家参考。

网络是数字档案信息资源传输、交换和共享的必要手段。只有建设先进的信息网络，才能充分发挥数字档案馆的整体效益。深圳数字档案馆的网络建设包括三个部分，一是以本局馆为服务对象的内部网，即局域网；二是以政府部门为服务对象的政务网；三

是以社会大众服务的公众网。内部网和政务网主要向经过授权的用户提供未公开的档案文件信息，公众网向用户提供开放的档案文件目录及有关全文信息。这三网实行物理隔离，形成三个相互独立的网络。目前，深圳市档案局馆已建立了内部局域网，并对即将搬入的市民中心新馆的网络建设进行了长远规划。整个新馆布信息点1645个，是市民中心布点最多的单位；所铺设的光纤可连接内网、政务网、互联网、保密网等。政务网和公众网这两个网络的建设在深圳市政府的规划和领导下，发展也十分迅速。市政府已构筑了连接80多个市直机关和6个区的光纤网络，并已开始试运行。三网的建立，为数字档案馆提供了重要基础，也为满足不同层次的利用需要确定了物质保障。

?满足群众需求既是我们档案工作的出发点，又是我们档案工作的目的。建设数字档案馆，就是为了更好地为社会服务，进一步提升档案馆的服务质量和服务水平，这是档案工作贯彻落实“三个代表”重要思想的一个具体措施。

?社会各界要求档案服务工作迅速快捷、方便周到、充分全面，我们在数字档案馆建设中，充分运用各种现代化技术，在服务手段上，加强了智能化、自动化的检索，简化了操作手续，进一步提高档案信息的查全率、查准率和查询速度；在服务方式上，打破传统档案利用的单一模式，利用者可以通过网络、电话等现代化工具，在任何地方、任何时候查询数字档案馆的信息资源；在服务内容上，突破传统档案馆馆藏的限制，向利用者提供历史的和

现行的、馆内的和馆外的、开放的和未开放的（当然，这需要一定的身份确认、申请等过程）等各种档案资源，使数字档案馆真正成为社会各界了解党和国家方针、政策的窗口，成为社会各界查询信息的中心数据库。

信息化人才对档案信息化建设的发展有着决定性影响。由于数字档案馆是一个新兴事物，所需的各种人才还十分缺乏。为此，我们把建设数字档案馆的过程作为锻炼队伍、培养人才的过程，通过各种方式，培养一支懂得现代化、信息化知识的干部队伍。一是建立培训中心，加强全市档案工作人员的计算机、数字档案馆方面的培训，在全局掀起学计算机、用计算机的高潮，目前，全局干部职工均已通过市人事局组织的公务员计算机考核。二是邀请有关专家学者前来讲学、作报告，积极组织人员出去参观、学习，加快档案工作人员的知识更新。三是大力引进智力资源和加强合作，充分利用社会力量开展数字档案馆的有关工作，这样一方面保证了数字档案馆建设的顺利进行，另一方面，带动和促进了干部整体业务素质的提高。

2、青岛市数字档案馆建设构想与实践

1）数字档案馆建设项目的提出

1996年投资100万元建设《青岛市档案馆计算机管理信息系统》，以目录数据作为主要管理对象，到2000年底，已经完成了馆藏档案案卷级目录、文件级目录、人名索引、大事记等资源数

据库建设，输入各种目录数据270万条，在档案利用中发挥了重要作用。同时，在信息化建设过程中，也培养了一批档案信息技术管理人才。为了促进档案信息化建设向更高层次迈进，在此基础上，提出了建设数字档案馆工程，得市委、市政府及关部门的重视和支持，列入了<<青岛市信息化建设和信息产业发展“十五”规划》和《青岛市国民经济和社会发展第十个五年计划纲要>)，与此同时，国家档案局也把青岛列为档案信息化建设试点城市之一。

2）数字档案馆建设进展情况

市财政分两次拨付数字档案馆工程专项资金400余万元，数字档案馆工程主要设备都已基本到位，并逐步投入使用，主要包括服务器8台、光盘镜像服务器l台，交换机8台、缩微胶片数字化设备1套、视频音频信息采集设备1套、数码摄像机3台、数码照相机3台、计算机90台、扫描仪20台、以及相关的编辑、喷绘、光盘刻录等设备，改造装修了计算机中心、信息处理工作间、扫描工作间、喷绘工作间等，馆藏档案数字化已进入实施阶段，电子文件归档、接收正在试点，多媒体信息采集已大规模展开，青岛档案信息网已正式开通，有关部门专门为我馆铺设了连接市委、市政府计算机中心及。国际互联网的光缆。这一切，为青岛市数字档案馆建设奠定了有利的基础。

3．数字档案馆建设基本构想

青岛市数字档案馆建设主要包括三大目标：

(1)构建起一个包括各类软硬件设施在内的数字化设备-体系。这个体系的构建没有绝对的标准，我们从青岛市档案馆的实际情况出发，主要配备了这样一些设备：一是包括各类扫描仪、微胶片转换仪、数码摄像机、数码照相机、视频音频信息采集、网络信息采集等一系列数字档案信息采集设备；二是包括服务器、光盘镜像服务器、磁盘阵列柜、磁带机、光盘刻录机等档案信息存储、备份设备；三是包括各类计算机、投影仪、多媒体信息编辑、播放等信息处理和应用设备；四是包括局域网、政府网、国际互联网三网并存的网络传输设备等。

(2)构建起若干个档案信息资源数据库。青岛市数字档案馆工程目前主要构建了四个大型数据库：档案目录数据库、档案全文数据库、照片档案数据库、多媒体档案信息数据库。

(3)构建起一整套数字档案信息采集、存储、加工、传输、利用系统。青岛市数字档案馆工程共构建了从档案信息采集、加工到开发利用共12个管理系统。

青岛数字档案馆建设体会：

（1）增强数字档案馆建设的紧迫感和责任感

尽管目前对数字档案馆的基本概念还有若干不同的解释，但这并不影响数字档案馆建设的实施。如果我们指望把一切都弄得很清楚再去动手，也许我们将落后于社会发展一大截子，或者说如果不动起来，我们可能永远得不出正确的认识，实际上，不论

对数字档案馆的概念如何阐释，都离不开将档案资源数字化，都要配备相应的数字化设施，都要构建一套便于数字档案信息采集、处理、存储、传输、利用的管理系统。数字图书馆的建设，已经为我们提供了一些可资借鉴的经验，数字档案馆的建设也不能总是停留在口上纸上，鉴于数字化技术在一些发达地区已广泛运用，如果我们不能尽快将数字档案馆建设提上日程，必然造成大量数字档案信息资源的浪费，同时也不能满足观代社会快速、便捷利用档案资源的要求。因此，从本地区经济和科学技术发展现状出发，从档案工作自身发展需要出发，加快数字档案馆建设是势所必然的。

（2）统筹规划，渐次推进

所谓统筹规划，既包括全国范围内对数字档案馆建设的统筹规划，防止建设过程中的浪费，少走弯路，有序发展。对于一个具体的数字档案馆建设而言，也需要统筹规划，例如必须保证所配置的设备与数字档案馆发展总目标或阶段性目标相配套，必须保证馆藏档案资源与尚未进馆的档案资源在数字化标准上的一直性等等。先确定档案数字化的有关标准，先搞档案的数字化，然后再构建数字档案馆，也不防先从进馆单位做起，使之形成的电子文件按规定的标准先行归档，将来适时地接收进数字档案馆之中等等。

（3）配备一支与数字档案馆建设相适应的人才队伍

数字档案馆与传统的档案馆既有不可分割的联系，又有质的

区别，因此要建设数字档案馆，必须进行思想观念、管理机制、工作方法、技术手段的全面更新，必须有一支与之相适应的人才队伍，所谓人才队伍，既包括懂数字信息技术的工程技术人员，也包括能够把握数字档案馆发展方向和建设目标的管理人员，还包括能熟练操作数字技术设备，从事数字档案信息采集、存储、加工、传输的专门工作人员。要建设一支有不同层次、不同类型人才的队伍，在各档案馆人员基本饱和的情况下，除了适当引进少量工程技术人员外，更重要的是加强对现职专业人员的教育和培训，同时广泛借用社会力量来推进数字档案馆建设，也不失为加快数字档案馆建设有效途径。

可关注的数字档案馆项目

?天津经济技术开发区数字档案馆项目

基于S A N结构；

文档一体化管理；

面向管理层、企业用户层和公众层。

?上海浦东信息中心

建筑理念新颖；

多种电子文件整合；

多媒体信息综合处理。