浙江省省直单位电子公文归档管理暂行办法
浙江省省直单位电子公文归档管理暂行办法
2007/12/04
根据国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》和《电子文件归档与管理
规范》（GB/T18894-2002），并结合浙江实际，制定本办法。
第一条 本办法适用于省直单位电子公文的归档与管理。各单位在业务工
作中所产生的业务电子文件的归档与管理可参照本办法执行。
第二条 本办法所称的电子公文，是指各省直单位在管理过程中通过电子
计算机生成、处理和存储的具有规范格式的公文的电子数据。
第三条 各单位应将电子公文归档管理纳入档案工作管理范围，明确职责，
落实分管领导，协调解决实际问题。
第四条 各单位档案部门的主要职责是：
（一）对本机关文书承办部门电子公文的形成、办理、收集和归档工作进
行监督和指导；
（二）负责归档电子公文的接收、管理与开发利用；
（三）对本单位办公自动化系统的开发设计提出电子公文归档管理要求，
确保电子公文的归档管理纳入办公自动化系统，并同步实施；
（四）对所属单位及本系统开展电子公文归档管理工作进行监督和指导。
档案工作人员应具备相应的档案现代化管理知识，进行相关知识和技能培
训。
第五条 各单位文书承办部门应做好电子公文的形成、办理、收集和归档
等工作。信息网络管理部门应做好电子公文运行及归档管理过程中的技术保障和
数据备份工作，确保其真实性、完整性和有效性。
第六条 电子公文归档坚持实行“双轨制”管理原则。电子公文形成单位
必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储
载体一同归档，并使两者建立参照关系。
第七条 电子公文的归档范围、保管期限和密级的划分工作，参照国家关
于纸质文件材料归档的有关规定执行。
第八条 电子公文的归档方式可分为逻辑归档和物理归档。逻辑归档一般
应在电子公文办理完毕后即时完成，物理归档应按照纸质文件的规定即时或定期
完成。采取逻辑归档时，必须由办公自动化系统提供相应的功能，实行安全、规
范操作。
第九条 电子公文进行物理归档时应做到：
（一）采用的存储载体为一次写光盘，载体应一式3套，一套封存保管，
一套异地保管，一套提供利用；
（二）应保证载体信息的可读性；
（三）存储电子公文的载体上应贴有标签，标签上应注明载体序号、单位
名称、年度等内容，并将标签内容与软硬件环境等其他说明制成《载体登记表》
（见表一）存在同一载体上；
（四）归档电子公文应与其相应的《归档电子公文机读目录》（见表二）
存在同一载体上。
第十条 在接收已完成物理归档的电子公文时，档案人员应对电子公文进
行检验，检验结果填入《归档电子公文移交、接收检验登记表》（见表三）。
第十一条 产生电子公文的来源一般有四类：
一类电子公文是指在办公自动化系统环境中处理后形成的电子公文；
二类电子公文是指通过省委、省政府统一配置的电子公文传输系统处理后
形成的电子公文；
三类电子公文是指在非办公自动化系统环境中形成的电子公文。
四类电子公文是指除一类电子公文以外的通过电子邮件系统接收处理后形
成的电子公文；
第十二条 一类电子公文的归档要求
（一）逻辑归档由相关文书承办部门完成。归档后，电子公文的管理权限
在单位档案部门，任何人员包括信息网络管理人员对归档电子公文的任何操作需
经过机关档案部门的批准和授权。
（二）物理归档由单位档案部门和信息网络管理部门共同完成，并向单位
档案部门移交。
第十三条 一类电子公文归档的内容应包括电子公文的原文及相应的背景
信息和元数据。在元数据等标准未颁布之前，暂时按下列要求归档：
（一）制发的电子公文原文；
（二）制发的电子公文在处理过程中形成的修改痕迹；
（三）发文流程处理单信息（应包括主办部门、拟稿、主办部门意见、核
稿意见、会办部门意见、签发、会签、主送、抄送、附件、主题词、印刷、份数、
校对、封发日期、标题等主要项目）；
（四）通过文字处理技术获得的文本电子公文或通过扫描仪等设备获得的
以TIFF、JPEG等规范格式存在的图像电子公文；
（五）收文流程处理单信息（应包括来文机关、文号、来文日期、附件份
数、收文编号和日期、事由、办公室意见、领导批示、处理结果等主要项目）。
第十四条 二类电子公文的归档要求
（一）凡接收后进入办公自动化系统处理的，其归档要求按照一类电子公文执行；
（二）凡接收后按纸质公文处理的，应由接收电子公文的承办人员按年度
对其进行物理归档，并定期向机关档案部门移交。
第十五条 三类电子公文的归档要求
（一）用word或wps等工具生成的电子公文，归档时采用DOC、WPS等格
式保存；
（二）由机关文书部门将与纸质正式文件内容相同的电子公文的定稿以年
度为单位进行物理归档，并向机关档案部门移交。
第十六条 四类电子公文的归档要求按照《公务电子邮件归档与管理规则》
（DA/T32-2005）标准执行。
第十七条 归档电子公文以件为单位进行整理，按年度将文件以归档的先
后时间顺序进行排列。
第十八条 凡是同一年度形成的来文与复文（包括请示与批复、报告与批
示、来函与复函等）、同一事项（包括会议、活动等）产生的电子公文之间必须
建立有机联系。
第十九条 对保存在一次写光盘上的归档电子公文,应每4年转存一次，原
载体同时保留时间不少于4年。
第二十条 归档电子公文在形成单位的保管、利用、鉴定销毁及统计，可
参照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。
第二十一条 归档电子公文的移交，按《浙江省档案馆电子公文接收暂行
办法》执行。
第二十二条 本办法未尽事宜，参照国家其他有关电子文件的标准和规定。
第二十三条 本办法由浙江省档案局负责解释。
第二十四条 本办法自印发之日起试行。
表一：
载体登记表
公文
特征
单位名称 载体序号
形成部门 年 度
设备
环境
特征
硬件环境（主机、网络服务器型号、制造厂商等）
软件环境
（型号、版
本等）
操作系统
数据库系统
相关软件（文字处理工具、浏览器、
压缩或解密软件等）
公文
记录特征 公文载体
型号：
数量：
备份数：
物理归档部门
经办人
年 月 日
表二：
归档电子公文机读目录
字段名称 备 注
必
须
著
录
项
目
载体序号
字段名 字段类型 字段长度
ZTXH C 5
单位名称
字段名 字段类型 字段长度
DWMC C 50
全宗号
保管期限
组织机构或问题
年度
档案室编件号
责任者
正题名
文件形成时间
文件页数
文件编号
信息类型
纸质文件参照号 反映纸质文件的唯一标识，类同于纸质文件的
“档号”进行组合著录
全文标识
相关公文
反映本办法第十八条所列电子公文之间有机联
系的相关字段
字段名 字段类型 字段长度
XGGW C 100
注：著录格式与著录要求参见《浙江省省直单位档案室电子目录数据库结构
与交换格式》（浙档〔2002〕57号）。
表三：
归档电子公文移交、接收检验登记表
检验项目 检查情况
载体外观检验
病毒检验
硬件环境的有效性
相关软件说明、软件检验
归档范围是否齐全检验
移交人： 年 月 日 接收人：
年 月 日
档案管理--电子文件归档与管理(ppt 71页)
三、电子文件收集的时间与方法
电子文件一般应在电子文件形成或任务完成 后及时收集。对于跨年度完成的任务和项目，要 分阶段收集。
电子文件的收集，有的用计算机网络系统进 行；有的采取脱机的载体传递；还可建立电子文 件的收集数据库，或在电子文件数据库中对在收 集范围内的电子文件进行标识。无论采用哪种方 式收集，收集的电子文件应集中保管，不得由个 人分散保存。由于电子文件收集是个系统工程， 因此，应在档案管理部门指导下，先制定收集方 案，然后按步骤进行，以便有条不紊地开展收集 工作。
（ 1）按载体形式分的归档范围 A．磁带 B．磁盘 C．光盘 D、 优盘
（ 2）按文件内容分的归档范围（电子文件 归档的变化）
A、本单位的发文。主要指本单位有文号的正 式发文（磁盘、光盘等），本单位形成的 无文号的材料（磁盘、光盘等），本单位 用电子计算机辅助设计（ＣＡＤ）、辅助 制造（ＣＡＭ）的各种电子文件材料。
6、电子文件的格式必须统一。
文本文件：通用格式为： XML 、 RTF 、 TXT ， 并注明文字处理工具，如 WORD 等。
扫描型电子文件：通用格式为： JPEG 、 TIFF ， 如为非通用格式，应转换为通用格式；当无法转 换时，应收集其相关软件。
视频、多媒体、超媒体文件：通用格式为： MPEG 、 AVI ，如为非通用格式，应收集其压缩 算法和相关软件。
二、电子文件的分类
• 一是文本文件（ text,字或表处理文件）。
是指用文字处理软件生成的，由字、词、 数字或符号表达的文件。
• 二是数据文件(date，数据库电子文件)。以
数据库形式存在的具有文件属性的记录。 数据库、记录、字段是其三个层次。
• 三是图形文件（graphic）指根据一定算法
浙江省公共数据和电子政务管理办法
浙江省公共数据和电子政务管理办法第一章总则第一条为规范与促进我省公共数据和电子政务发展，推动公共数据和电子政务统筹建设与资源整合，提升政府信息化治理能力和公共服务水平，根据法律、法规和国务院有关规定，结合本省实际，制定本办法。
第二条本省行政区域内公共数据和电子政务的规划与建设、管理与应用、安全与保障等活动，适用本办法。
本办法所称公共数据是指各级行政机关以及具有公共管理和服务职能的事业单位（以下统称公共管理和服务机构），在依法履行职责过程中获得的各类数据资源。
本办法所称电子政务是指各级行政机关运用信息技术与网络技术，优化内部管理，并向社会提供优质、高效、透明的公共管理和服务的活动。
第三条公共数据和电子政务管理遵循统筹规划、集约建设、汇聚整合、共享开放、有效应用、保障安全的原则。
第四条县级以上人民政府应当加强对公共数据和电子政务工作的领导和协调，将公共数据和电子政务建设纳入国民经济和２——社会发展规划，统筹推进本行政区域内公共数据和电子政务建设，所需经费列入本级财政预算。
第五条省人民政府办公厅，设区的市、县（市、区）人民政府办公室（厅）或者设区的市、县（市、区）人民政府确定的部门是公共数据和电子政务的主管部门（以下统称公共数据和电子政务主管部门），负责指导、监督本行政区域内公共数据和电子政务管理工作。
省人民政府办公厅所属的数据管理机构和设区的市、县（市、区）人民政府确定的有关机构（以下统称公共数据和电子政务工作机构），具体承担公共数据和电子政务管理工作。
县级以上人民政府有关部门在各自职责范围内，做好公共数据和电子政务相关工作。
省级行政机关应当指导、监督本系统公共数据和电子政务管理工作。
第二章规划和建设第六条省公共数据和电子政务主管部门会同同级有关部门，编制全省公共数据和电子政务发展规划，报省人民政府批准后实施；设区的市、县（市、区）公共数据和电子政务主管部门根据上级人民政府有关发展规划，结合本地实际，编制本行政区域公共数据和电子政务发展规划，报本级人民政府批准后实施。
某某大学电子文件归档管理暂行办法
****大学电子文件归档管理暂行办法总则第一条为了适应****大学信息化建设和自动化网络办公的需要，规范电子文件的归档管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》、中华人民共和国国家标准《电子文件归档与管理规范》等有关法规，制定本办法。
第二条本办法所称电子文件：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件；归档电子文件：是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
第三条电子文件的归档范围、归档鉴定按照学校纸质文件的归档管理办法执行，归档电子文件的档号编制按照《****大学归档范围及保管期限（试行）》编写。
第四条归档电子文件必须保证其真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全和信息可用性。
归档电子文件与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。
管理体制和职责第五条根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，在原有档案管理工作网络的基础上，分管领导应该加强电子文件的管理和归档工作，负责本单位形成的电子文件收集和向档案馆移交的工作。
第六条各归档部门从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，对其实施同步管理并纳入部门的工作内容。
电子文件的形成、承办、运转、整理与归档等工作，由承办（业务）部门负责，要将电子文件的整理归档工作纳入电子文件承办人的岗位职责。
第七条对电子文件日常管理的监督、指导、检查和分类保管、开发利用等工作，由档案馆负责。
档案馆要建立相应的工作制度，对电子文件的收集、鉴定、归档及电子档案的保管、利用实行全过程管理。
第八条档案馆要设置电子档案管理部门，配备政治业务素质较高的计算机或相关专业技术人员管理电子档案；同时配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读和数据管理。
全校档案人员要学习掌握计算机和电子文档管理系统的操作技能，利用归档的电子文件，积极开展档案编研、信息开发和服务利用工作。
事业单位公文管理制度及办法
事业单位公文管理制度及办法公文作为一种特殊形式的书面文件，在事业单位中具有重要的作用。
为了提高公文管理效率，保证公文的准确传达和及时办理，事业单位需要建立科学的公文管理制度和办法。
本文将详细介绍事业单位公文管理制度及办法的相关内容。
一、公文管理制度的建立1. 制定管理规定：事业单位应根据国家有关法律法规和自身实际情况，制定公文管理的基本规定。
规定中应明确公文的分类、编号、密级、骑缝章、签署等要求，以及公文的送达、回复和归档等流程。
2. 设立公文管理组织：事业单位应设立专门的公文管理组织机构或工作小组，负责公文的协调、统一管理。
该组织应有专职人员，并负责培训和指导员工的公文写作和处理。
3. 制定公文模板：为提高公文的规范性和一致性，事业单位应制定公文模板。
模板中应包含标准的格式、字体、间距和标题等要求，以便员工在撰写公文时能够按照规定进行。
4. 审核制度：为确保公文的准确性和合法性，事业单位应建立公文审核制度。
制度中应规定公文审核的程序和责任人，确保每份公文都经过专人审核后才可以发出。
二、公文的书写要求1. 标题：公文的标题应简明扼要地概括主要内容，使用宋体、小二居中字体，字号不得大于五号。
标题的前面要注明文件字号和日期。
2. 正文：公文正文是公文的核心部分，应明确表达事项的内容、要求和意见。
正文要使用宋体、小四字体，行间距为1.5倍。
段落间要留出合适的间距，以增强版面的整洁美观。
3. 附件：若公文需要附带相关材料，应在公文正文之后另起一页，使用宋体、小四字体，行间距为1.5倍。
附件的内容应清晰明了，与公文内容相互独立，方便查阅和处理。
4. 页眉页脚：公文的每一页应编写页眉和页脚，页眉中标明文件字号和标题，页脚中标明页码和起讫日期。
页眉和页脚的字号应适中，使用宋体。
三、公文的处理流程1. 登记：收到公文后，事业单位应及时登记并编号，以便于后续的查找和跟踪。
登记中应包含公文的日期、来源、分类和相关责任人等信息。
电子公文传输管理办法
电子公文传输管理办法（国务院办公厅国办函〔2003〕65号发布，2003年10月1日起施行）第一章总则第一条根据《国家行政机关公文处理办法》的有关规定，为使国务院办公厅和各地区、各部门之间电子公文传输工作规范化，确保电子公文传输的安全有效，制定本办法。
第二条电子公文是指通过国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。
第三条电子公文传输指电子公文的生成、发送、接收过程。
第四条国务院办公厅秘书局负责对电子公文传输工作进行指导和检查。
各地区、各部门办公厅（室）主管本单位的电子公文传输工作。
第五条电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法定效力。
电子公文的处理应当符合《国家行政机关公文处理办法》的有关规定。
第二章电子公文的传输第六条电子公文的传输应当在“全国政府系统办公业务资源网”平台上进行。
各地区、各部门办公厅（室）按照系统命名规范，建立各自的公文发送、接收专门用户，并向国务院办公厅秘书局备案。
第七条传输电子公文应当使用国务院办公厅统一提供的以下设备和软件：（一）电子公文传输系统（包括：密码设备，公文发送、接收管理系统软件）；（二）彩色激光打印机。
第八条电子公文传输系统所用密钥、IC卡等密码设备应当按照中办机要局的要求管理：（一）电子公文传输系统配用的“公章密钥库盘”、“系统管理卡”、“公章卡”、“用户卡”，是系统重要的保密部件，必须指定专人管理，正确使用，确保安全。
（二）国务院办公厅使用中办机要局制发的“公章密钥库盘”，各地区、各部门使用中办机要局制发的“系统管理卡”。
（三）各地区、各部门使用的“公章卡”和“用户卡”，由国务院办公厅负责制发。
（四）电子公文传输系统密码的安装及密钥的定期更换：省（区、市）人民政府与省（区、市）委机要局联系办理；国务院部门与中办机要局技术服务中心联系办理。
各省（区、市）人民政府、国务院各部门办公厅（室）应将密钥更换情况报国务院办公厅秘书局备案。
浙江邮政公文处理办法
浙江省邮政公司公文处理办法第一章总则第一条为进一步加强省公司公文处理工作的规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的质量和效率。
根据国家有关规定，结合省公司实际情况，制定本办法。
第二条省公司公文，是省公司在依法实施管理和进行业务活动的过程中，所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具，是企业对内指挥、管理和对外联系沟通的重要方式。
第三条公文处理指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，必须做到准确、及时、安全。
第五条公文处理工作应执行《中华人民共和国国家通用语言文字法》，以国家通用语言文字即普通话和规范汉字作为省公司公文的用语用字，制发的公文须符合有关规范和标准。
第六条公文处理工作必须严格执行《中华人民共和国保守国家秘密法》及国家和企业的有关规定，确保国家和企业秘密的安全。
第七条省公司本部工作人员，特别是各级负责人，应高度重视公文处理工作，在公文处理过程中要讲究效率和质量，按程序办事，行文须注重效用，树立良好的文风，坚决精减不必要的行文。
第八条积极推进公文改革，改进传统的公文形式，建立高效的公文运转机制，提高企业运营效率，努力减少文件数量，改进信息传递方式，积极扩大安全电子邮件的使用，最大限度地利用OA 系统功能，充分发挥其效用。
第九条积极稳妥地推进办公自动化，不断提高公文处理的信息化水平。
电子公文与纸质公文具有同等效力。
省邮政系统范围内逐步实现无纸化办公，电子公文在省邮政OA 系统中流转。
第十条省公司办公室是公文处理的管理机构，负责省公司本部并指导省公司下属单位的公文处理工作。
省公司各部室和下属单位，应当设立文秘机构或者配备专职人员负责公文处理工作。
第二章公文的分类与文种第十一条省公司公文分为通用公文和专用公文。
（一）通用公文是指内容比较重要、格式完整、眉首有套红的发文单位标识的公文。
【公文格式】工大电子公文处理暂行办法
工业大学电子公文处理暂行办法第一章总则第一条为规范学校电子公文运行管理，促进学校电子化办公的推广应用和信息资源共享,提高办公效率，根据《教育部办公厅关于开展教育系统办公自动化建设和应用试点工作的通知》（教厅综〔2001〕14号）、《教育部办公厅关于加快推进教育系统政务信息化建设的通知》（教厅综〔2001〕26号）等文件精神，结合学校实际，特制定本办法。
第二条本办法适用于我校党政机关的电子公文处理工作。
第三条电子公文是指通过教育行政办公系统处理后形成的，依赖于计算机系统阅读、处理，并可通过网络传输的具有法定效力和规范格式的公务文书。
第四条我校电子公文处理通过校园网进行，电子公文处理软件目前采用教育部信息中心开发的“教育行政办公系统”。
第五条电子公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第六条学校各级负责人应当高度重视电子公文处理工作，模范遵守电子公文处理办法，并加强对本单位电子公文处理工作的领导和检查。
第七条校长办公室是学校教育行政办公系统推广应用的主管部门，负责指导、督促、检查校内各单位的电子公文处理工作。
第八条信息中心负责教育行政办公系统的技术支持和系统维护。
第九条档案馆负责全校电子公文的归档，并对归档的电子公文按照档案管理的有关规定进行文件管理和查询利用等工作。
第二章用户与系统安全管理第十条各单位上报用户均在系统中分配唯一用户名。
上述人员调离工作岗位，所在单位应及时办理销户手续。
第十一条新增人员的开户和调离岗位人员的销户由相关单位提出申请，经校办审核后，由信息中心负责办理。
第十二条系统中用户拥有的公文处理权限由校办和信息中心根据各用户的岗位职责分配，并根据岗位的调整作相应调整。
各单位用户如发现自己的公文处理权限不对，应立即与校办或信息中心联系，以便及时调整。
第十三条各单位用户应妥善保管自己的ID文件和密码。
登录系统后因故离开要退出系统，以确保安全。
第十四条信息中心应加强服务器管理，做好定期备份，防止系统中数据的丢失和被非法使用，确保系统安全和正常使用。
公司行政电子公文处理办法
XX有限公司行政电子公文处理办法第一章总则第一条：为提高工作效率，规范电子公文管理，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条：例》、国家质量技术监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会《党政机关公文格式》及XX市委办公厅《XX市党政机关电子公文处理暂行办法》，特制定本办法。
第二条：本办法中的电子公文特指非涉密的公司各类行政公文，是在公司日常工作中通过电子公文处理系统形成的具有规范格式的公文的电子数据,具体包括公文形成、办理、传输和存储的信息记录。
第二章组织管理与职责第三条：总经理办公室负责电子公文系统的日常运行管理；信息化办公室负责电子公文系统的技术支持和系统维护；档案馆按照档案管理的有关规定负责对归档的电子公文进行管理和查询利用；保密办负责电子公文保密监督管理。
第四条：电子公文系统的系统管理员由总经理办公室选配。
系统管理员负责系统的日常维护，并配合档案馆做好电子公文归档工作。
第五条：公司各部门要明确本部门电子公文系统应用的分管领导、选配电子公文部门秘书。
电子公文部门秘书负责本部门电子公文的流转和系统培训。
第三章帐户管理与安全保密第六条：公司各部门领导、电子公文部门秘书以及其他与公文处理相关人员（统称用户）均在系统中分配唯一实名制帐户，用户名、密码与公司统一身份认证系统相同。
第七条：系统中用户拥有的公文处理权限由总经理办公室根据该用户的岗位职责设定，并根据岗位和分工的调整而变更。
新增人员的开户和调离岗位人员的销户由公司各部门提出申请，经总经理办公室审核后由系统管理员办理。
第八条：各类用户应妥善保管帐户、密码等，严禁提供给无关人员。
用户密码应经常更换，登录系统后因故离开时需退出系统，以确保帐户安全。
用户密码遗失或遗忘应及时通知公司统一身份认证系统管理员，进行相应的操作。
第九条：公司各部门用户应定期查杀病毒，以最大限度保障系统的正常运转。
第四章电子公文的办理第十条：行政电子公文主要包括收文、发文、内部请示和会议纪要，流程由总经理办公室依照公司领导的分工和各部门的职能对系统进行设定。
电子文件归档与电子档案管理办法
电子文件归档与电子档案管理办法第一章总则第一条为适应紫金矿业集团股份有限公司（以下简称“集团公司”）档案信息化、数字化建设需要，规范集团公司电子文件的归档与电子档案管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文件的安全，发挥电子文件的凭据参考、便捷检索与高效利用作用，依据国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》和《电子文件归档与管理规范》（国标GB/T18894-2002），结合集团公司实际，特制定本办法。
第二条本办法适用于集团公司各部室、各单位从事生产、经营、管理、投资融资、项目建设、地质勘查、教育培训、科研试验、工程设计等活动中产生的电子文件的归档与电子档案管理。
第三条基本术语解释（一）电子文件，指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
（二）电子档案，指经过鉴定，具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。
（三）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
第四条集团公司已经利用计算机或计算机网络开展办公自动化或信息应用业务管理，各单位、各部室应和信息部充分合作，使各应用系统具备与数字档案管理系统归档无缝连接接口。
各单位要实现对电子文件生命周期的全部管理活动实行有效控制，实现公文和文档流程化管理，实现电子文件的逻辑归档及在线管理与利用，使用集团公司统一推广的数字档案管理系统开展电子档案管理工作。
第五条以电子文件形式记载集团公司秘密的载体在制作、收发与传递、使用、保存和销毁时，应严格按照集团公司《保密制度》的规定执行。
第六条各单位档案部门配置的计算机等数字设备和应用软件，必须能有效读取归档的电子文件。
电子文件形成单位及集团公司信息部应积极协助和支持集团公司各级档案部门开展电子文件归档管理的日常监督、指导及电子档案的保管、利用等项工作。
我国电子文件立法工作现状探析
口 黑龙江大学档案馆 杨 杰
摘 要 关键 词 本文 立足 于我 国电予 文件 的立 法工 作 现状 ， 阐释 了电子 文件 未来 发展 的趋 势 。 电子 文件 立 法 档 案 法规
所谓电子文件是指以数码形式记录于磁带 、磁盘 、光盘等载 体， 依赖计算机系统 阅读 、 处理并可在通信网络上传输 的文件【 Ｊ Ｊ 。电
达国家设立 的电子 文件证据力保 障机制取得成功 ，值得借鉴的经 验也很多。如加拿大的《 统一 电子证据法》 英国的《 ； 电子文件信息 《 电子签名指令》 日本的《 ； 电子签名及认证服务法》 及美 国、 国、 英 澳大利亚 和欧盟等国家 的《 电子文件 管理系统功能要求》加拿大 、 ；
Hale Waihona Puke 将来临的文件管理革命》记述 了电子文件 即将在我国出现并发展 ， 的趋势。我 国电子文件管理相关规范的制定最早 可以追溯到清华 大学档案馆在 １９ ９ ５年 １ ０月制定的《 关于机读 （ 电子 ） 文件归档 的
暂行规定 （ 试行 ） ， 》它对电子文件的归档范 围、 归档单位 与分工 、 归
、
研 究现 状
号 ）随后 ， ， 浙江省制定了《 浙江省省直单位电子公文归档管理暂行 处理意见》 云南省发布了《 、 云南省 电子文件归档管理暂行规定 》 ，
２ ０ 年 ８月 １日起深圳市实行 了《 ０３ 深圳 市电子文件归档及 管理办 法》 。地方法规的出台和执行 ， 等 对于推动区域性电子文件管理 的 推广普及和有序管理起 到了积极的促进作用 。
档案管理与保护规范 、 中国档案机读 目录格式 （ 国家标准 ） 等。
在国家政策的推动下 ，地方档案部 门也积极制定适合本地 区