文件和资料控制程序
文件和资料控制程序 Document number：PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT19981目的和适用范围远大宣言指出：“我们信守万事求源的工作态度，实行以过程为中心的管理原则和以制度为行动指南的管理方针。
”制度的具体表现形式就是文件，每一个远大员工的一切工作必须围绕文件的编制、执行、修改进行。
这样才能使我们：部门之间衔接可靠，员工之间沟通顺畅；工作质量及产品质量稳定；老员工及能力强的员工的经验和智慧得以保存和传播；新员工能迅速熟悉工作；低能力员工能迅速符合岗位要求。
文件能使我们工作差错最少、效率最高。
文件是远大生存的第一条件。
为了对文件实行统一、有效的控制，特制定本程序。
本程序适用于公司所有文件和资料的控制。
2职责2.1总经办负责全公司文件和资料的归口管理。
2.2总经办资料室（简称资料室）负责所有文件和资料的发放和记录。
3文件和资料的分类3.1按文件级别依次分为远大宣言、质量手册和程序文件、管理文件和技术文件、外来资料。
——远大宣言是公司一切工作的行动纲领；——质量手册是质量体系的纲领性文件，支持远大宣言；程序文件是描述各部门为实施质量体系要素进行的活动程序，支持质量手册；——管理文件和技术文件是具体活动的操作规范（或规定），直接支持远大宣言或支持程序文件。
其中管理文件分为生产类、营销类、服务类、行政类等。
技术文件分为设计文件、工艺文件；——外来资料是非本公司编制的资料，补充和支持公司其他文件，包括外来引用资料和外来参考资料；3.2按文件类别分为基础文件、通用文件、衔接文件、部门文件、暂行文件。
——基础文件是规定文件写作、编号和控制等的文件；——通用文件是使用人数多，适合多个部门或公司所有部门的文件；——衔接文件是两个或几个部门共同遵守的文件；——部门文件是部门内部使用的文件；——暂行文件是指明确知道执行期很短（一般指1个月或几个月）的文件。
4文件编制4.1任何人均可提出或参与编制文件。
4.2各部门必须完成职责范围内文件的编制。
4.3编制时务必参考旧文件及其他相关文件。
5文件审核5.1总经办负责组织远大宣言、质量手册、程序文件的审核。
5.2技术课负责机械部分设计文件的审核。
开发课负责电气部分设计文件和工艺文件的审核。
品管课负责检验规程/标准的审核。
工艺室负责其他工艺文件的审核。
5.3其他文件不限审核部门，但以相应职责部门为主。
5.4文件审核时呈报旧文件及其他相关文件。
6文件的批准远大宣言、质量手册由总经理批准；程序文件由管理者代表批准。
6.2机械部分设计、工艺文件分别由总经办和直燃机厂厂长批准，电气部分设计、工艺文件由用户中心主任批准。
6.3销售公司经理、直燃机厂厂长、行政部部长、用户中心主任可批准本部门内部使用的管理文件。
机密/绝密文件、跨部门的文件、与员工利益相关及牵涉敏感性问题的文件，一律由总经办批准。
6.4文件批准时应呈报旧文件及其他相关文件。
重要文件或牵涉面大的文件，应附有参与会审的人员签名。
7 文件的标识7.1文件编号(图纸除外）按《文件编号规定》执行。
7.2机械类图纸的编号按《图纸编号规则及目录》执行。
电气类图纸的编号按《电气工艺手册》执行。
7.3发放的文件应有红色“受控”印章和分发号,但图纸（不含借用的图纸）、对外文件和临时性文件除外。
7.4培训或修改用的文件，经人事课/总经办批准或其授权人批准后可复印，复印件上用红笔注明“学习用”或“修改用”等字样。
7.5试制图必须加盖“试制”印章。
7.6机密和绝密文件分别在右上方注明“+”和“++”。
8 文件的发放8.1资料室负责编制和更新全公司《文件/资料一览表》，文件使用部门负责编制和更新本部门的《文件/资料一览表》。
8.2资料室编制《质量手册发放清单》和《程序文件发放清单》，报管理者代表审批后，按清单发放质量手册和程序文件。
其他文件按文件审批人/授权人审批的范围发放（图纸除外）。
8.3资料室根据生产任务按工作中心发放图纸，作好发放登记。
8.4资料室负责编制公司文件目录，报总经办批准后，编辑公司文件总册；负责编制营销系统、服务系统、生产系统和行政系统常用文件目录，报总经办批准后，编辑营销系统、服务系统、生产系统及行政系统的常用文件分册。
8.5资料室编制文件总册（分册）发放清单，报总经办批准后，按清单发放文件总册（分册）。
8.6文件总册（或分册）持有人根据文件的更改情况及时修订或提出修订总册文件目录或分册文件目录。
8.7文件年审后，资料室修订并发放总册和分册新的文件目录。
8.8文件发放的同时收回所有作废或失效文件，确保所发放文件正确、完整、统一、有效且不重复。
9 文件的更改9.1文件的更改包括修改（划改、增删内容）和换页。
9.2文件的非受控版本不进行跟踪更改和换版。
9.3任何人均可提出文件更改申请,履行审批手续后即可更改文件。
9.3.1质量手册和程序文件的更改由总经办填写《文件更改单》，分别经总经理、管理者代表批准后实施。
设计文件的更改用《设计更改单》，工艺文件的更改用《工艺更改单》。
9.3.2除质量手册、程序文件、设计文件及工艺文件外，更改其他文件不需填更改单,直接在文件上更改,经相应职责部门审核（相应职责部门提出的更改由原审核人审核），资料室统一报原批准人(部门)批准后实施。
9.4设计/工艺更改单由审核部门填写并编号。
9.4.1设计/工艺更改单将更改原因、更改前和更改后的内容、需同改的相关文件等说明清楚。
必要时，用示意图辅助表示。
Y-Ⅱ-05 版次C 文件和资料控制程序共2页，第2页9.4.2设计/工艺更改单由该文件的原审批人审批。
原审批人不在时，可由具有相应资格的人替代，但其必须获得审批所需的相关资料。
9.4.3设计/工艺文件的修改（划改、增删内容）由审核部门进行，换页/换版由资料室进行。
9.5文件修改多处影响使用时，由批准部门决定换版，换版一律不填更改单。
9.6文件更改的几种特殊情况9.6.1当文件更改不便于实施(如交通原因)时，文件使用人接到更改单/新文件后，按更改单实施更改/将旧文件注明“作废”,并将作废文件寄回资料室。
9.6.2当生产需要或其他原因（如技术性试验等）来不及/不宜立即更改文件时，可用《技术处理单》说明有关处理内容（必须说明时限,或说明针对哪几台产品等），然后和有效文件同置于生产现场,按《技术处理单》内容执行。
技术/工艺负责人每月组织清理此种情况，及时调整相关文件（最长不超过3个月）。
9.7文件更改时，文件更改栏作相应记录：——换页时在标记栏注明“换页PX”字样；——划改(含增删内容)时,注明标记（一般用 a 、b ……）。
10 文件的保管10.1公司内部文件均为秘密文件（密级分为秘密、机密、绝密）。
——机密和绝密文件限定发放和阅读范围。
必须上锁保管;——秘密文件允许在公司内部公开，但不得带出工作区域;——一般性对外文件不属秘密文件，必要时限定发放范围。
10.2文件的保存应有适宜的环境，防止文件损坏。
若损坏影响使用时，文件使用部门可申请更换文件，资料室同意后发放新文件，收回并立即销毁污损文件。
10.3任何文件不许丢失。
文件丢失时，使用人以书面形式说明丢失原因，经部门负责人核准后办理领用手续，并作好有关记录。
10.4临时借用文件（图纸见），需办理借阅手续。
资料室和文件使用人应确保文件不流失。
10.5图纸借用10.5.1外协借用图纸，填写《外协图纸申请表》，由物料课主管审核,总经办批准。
外协完成或终止后，外协员负责收回图纸。
10.5.2设计人员借用图纸必须登记。
借用期间不得损坏和随意修改底图，不得将图纸转交他人带走。
10.5.3电气车间人员借图填写《电气图纸借用申请表》，由车间调度审核，总经办批准。
特殊机组领用图纸，须注明用户名称和机组编号。
10.5.4用户中心外出调试借用电气图纸，由用户中心主任/调试课主管审核，总经办批准。
11 文件电子化11.1计算机课负责建立“文件电子化系统”，资料室负责系统维护管理。
11.2任何人只能按规定的权限查阅相应文件，不得直接在系统上更改文件。
更改文件必须按第9条办理审批手续。
11.3新编或修改的文件批准后，编制部门负责将文件传给资料室，资料室将其和批准的文件原件核对无误后再录入系统。
12 作废文件的处理12.1作废文件的处理由资料室负责进行。
12.2文件（图纸除外）换页/换版和文件废止时，除留存1份外，其余作废文件（含电子文件）收缴时立即销毁，作好销毁记录。
特殊情况来不及销毁，允许由相关人员在文件封面/作废页上手写“作废”字样（需签名），尽快交回资料室销毁。
12.3文件换版和文件废止时，在《文件/资料一览表》上作好换版、废止等记录。
12.4留存文件加盖“留存”章保存于资料室（开发课可留存电气图），列出清单。
与产品安全性能有关的设计文件和工艺文件（含实验室文件）留存期为20年，其他文件留存期为5年。
留存文件销毁时，须经原批准人(部门)同意。
12.5作废/失效的图纸及其复印件加盖“留存”章保存，列出相应清单。
12.6各部门每月最后一天清理更改单和临时性通知等，将已执行完毕的立即上交资料室。
13 外来资料的控制13.1外来引用资料为公司直接引用的国际、国家/行业标准及执行的有关法规性文件。
引用资料经总经办/用户中心主任或其授权人审批后方可使用。
13.2资料室编制《引用资料审批表》。
对引用资料加盖红色“受控”印章，其发放管理参照第8条和第10条进行。
13.3引用资料年审时，总经办要组织到有关部门核查所使用的标准/法规是否有效版本，及时补充新的引用资料，作废的引用资料除留存1份外，其余的收缴时立即销毁。
13.4除引用资料外，其他均属外来参考资料，由资料室分类存放，以便于检索，不列入受控范围。
14文件的年审14.1总经办组织原编制部门在每年12月1日至次年1月25日(根据需要可改变此期限)对受控文件(不含图纸)进行文件年审。
年审期间审批的文件当年不进行年审。
14.2文件年审时需列出年审文件目录，经原编制部门负责人确认，总经办批准后，交资料室进行文件清理。
14.3年审合格的文件加盖年审章后发放使用。
年审时需更改或作废的文件按第9条和第12条进行。
14.4超过年审期限的文件（指12月1日前批准的文件）未经年审无效。
15禁令15.1不许使用废文件。
15.2禁止私留有效文件或废文件。
15.3禁止任何人擅自复印、打印文件。
15.4不许粗心大意编、审、批文件，承担由粗心大意对待文件造成的后果。
15.5不许明知文件有错而不更改。
发现文件有错应立即修改或边修改文件、边按正确方法工作。
15.6不许违背文件行事。
15.7不许丢失秘密文件。
15.8禁止泄漏机密文件。
15.9严禁泄漏绝密文件。
16主要相关文件Y 文件编号规定YZJ 图纸编号规则及目录YHKF 电气工艺手册17主要相关表格YWZ 文件更改单YWZ 文件/资料一览表YWZ 质量手册发放清单YWZ 程序文件发放清单YZG 工艺更改单YB 设计更改单YB 技术处理单YWZ 引用资料一览表YWZ 外协图纸申请表YWZ 电气图纸借用申请表更多免费资料,尽在。
TS16949文件和资料控制程序
德信诚培训网文件和资料控制程序龟形图过程识别：过程 区分顾客导向过程管理过程支持过程过程关联图使用什么方式？ （材料/设备/装置） 资料室、档案柜、电脑、打印机、 纸张 资料员由谁进行？ （能力/技能/知识/培训）输入 要求是什么？ 待管理的文件 文件控制过程 过程名称输出 （要交付的是什么？） 文件、文件和资料登记 帐 、更改单、借阅登记 台账 、发放记录表；资 料销毁登记表如何做？ （方法/程序/技术） 文件和资料控制程序使用的关键准则是什么？ （测量/评估） 外来文件评审及时率更多免费资料下载请进：好好学习社区德信诚培训网文件和资料控制程序1 目的 确保公司所有内部文件、外部文件、图样与技术资料的准确性和统一性，使 公司所有与质量管理体系有关的文件、图样与技术资料的流通、应用、处理等得 到有效控制， 以控制与本质量管理体系要求有关的所有文件与资料，使所有持有 文件、 图样与技术资料的相关部门、 生产场所能及时获得有效的最新版本的文件、 图样与技术资料。
2 范围 本程序适用于本公司质量管理体系所涉及到的有关产品和原/辅材料的采 购、制造（包括设计/开发、样件生产、试生产、批量生产等） 、检验和试验及校 准、仓储、包装到交付各层段作业的所有文件、图样与技术资料和顾客、供应商 提供的相关文件、图样与技术资料及与国际/国家政府、安全和环保法规有关的 相关外部文件与资料的控制。
3 引用文件 QP-4.2-02 QP-7.1-01 4 术语和定义 体系管理文件：一层文件、二层文件、三层文件和四层文件为操作说明书、 检验标准/检验规程、操作标准/操作规程等。
一层文件：质量手册； 二层文件：程序文件； 三层文件：作业指导书（包括：操作说明书、检验标准/检验规程、操作标 准/操作规程、在过程中所需使用的工艺文件、工序卡片、图样与技术资料等） ； 技术文件： 指本公司内部编制的工程规范、 工程标准、 工作规范、 作业标准、 检查基准、图样、包装标准、工艺技术文件/顾客提供的图样、工程规范、工程 标准/技术标准、技术条件/协议、质量规范、检验规范、检验标准、电脑数据软 盘/软件、样品等和/或本公司与供应商签订的协议等。
文件和资料控制程序(9个记录表格)
A) 文件需更改、修订时，文件编写部门提出《文件制修订申请表》，经部门经理/总监 或以上职位人员核准后，由原制修订部门职位承办人参照“文件标准格式”修订内容， 确定文件版次号，联同《文件制修订申请表》呈交相关责任人员审批，审批权限见第 四条；
B) 文字错误，而不影响实质文义时，则直接由各制修订部门在文件上更改签章后，一并 纳入下次新版修订内容之一。
70保存期限71封面标准格式???????????rsa0001二年72发放范围及修改记录标准格式????rsa0002二年73正文标准格式???????????rsa0003二年74文件制修订申请表?????????rsa0004二年75文件废止申请表??????????rsa0005二年76文件收发记录表??????????rsa0006二年77受控文件最新版一览表???????rsa0007二年78受控文件遗失报告表????????rsa0009二年编制审核批准日期a0文件编号hjop001998081封面标准格式附录一82发放范围及修改记录标准格式附录二83正文标准格式附录三84文件制修订申请表附录四文件废止申请表附录五86文件收发记录表附录六受控文件最新版一览表附录七88文件销毁申请表附录八受控文件遗失报告表附录九编制审核批准日期记录编号
6.1.5 文件版次号（包括表单格式版次号以 A、B、C……26 个英文字母编列 ） A) 首版一律为：文件版次号：A0 或格式版次：A0 B) 每修订一次，顺次提升版本/版次号，如：第一次修订，版本号：A1；第二次修订， 版本号：A2；…… C) 所有文件修改 5 次后换版,（质量手册换版参照《质量手册》中的规定）
GM(JM)-0201文件与资料控制程序
1.0目的:确保质量体系所使用之文件及资料处理迅速、正确发行，使应用程序得以控制，确保各相关部门能及时获得有效之最新版本文件。
2.0范围:适用于质量管理体系有关之质量手册、程序文件、作业标准、质量记录、其它相关文件及有关外来文件之控制。
3.0定义：文件类别区分：3.1质量手册：对质量体系全面的概略的描述。
3.2程序文件: 具体、详细地说明各项质量活动（如文件控制、内部审核、管理评审等）进行的方法、步骤的管理文件。
3.3作业标准：指导各项具体作业的作业指导书，工艺操作规程、检验规程、技术图纸等技术文件及其他制度、规定等。
3.4质量记录:生产记录、校验记录、检验记录（报告）、运行保养记录等。
3.5外来文件:客户提供之图样、标准，以及本公司程序文件或作业标准所依据并引用之有关国家或行业标准。
4.0 职责:4.1人事行政部文件管理人员负责文件之编号、分发、回收、销毁等综合管理。
4.2各单位负责相关文件之撰写、会审、使用和保管及增修申请。
5.0程序细则:5.1文件编号:5.1.1编号原则：各类文件顺序号：从01起依序编列文件类别代号：详见5.1.2公司代号5.1.2文件代号：5.1.2.1.质量手册：015.1.2.2.程序文件：025.1.2.3.作业标准：035.1.2.4.记录表单：04，(各种表单编号、版次及保存期限由文控统一确定）5.1.2.5外来文件:Ｗ-□□□序号，从001开始5.2版本/版次:5.2.1第一次制订之原版以A/0表示,A版第一次修订以A/1表示,第二次修订以 A/2表示，依此类推。
5.2.2为避免版次修订次数太多,影响文件之真实内容,凡版次经5次修订后, 原制订单位应变更版本,发行第B版、C版……5.3文件制订、修订、废止作业:5.3.1文件之制订作业：5.3.1.1制定部门指定专人完成提案后视需要召集相关单位会审,无异议后，送人事行政部文件管理人员依文件编号规则予以编号印刷,并依4.3之规定送相关主管审批发行。
文件和资料控制程序范文
文件和资料控制程序范文1、目的本程序规定了文件的编写、批准、发布、标识、发放、修订和销毁等活动的要求和控制，通过对文件、资料进行控制，以确保各相关场所使用的文件为有效文件，防止使用失效和作废的文件。
2、范围本程序适用于公司质量管理体系文件、技术性文件、外来文件的控制，质量记录是一种特殊类型的文件，应依据《质量记录控制程序》加以控制。
3、职责3.1 办公室是文件控制的归口管理部门，负责质量管理体系文件、其他质量文件、及各种记录的接收、发放、更换和销毁等工作。
3.2 办公室负责编写、修订、换版质量管理体系文件。
3.3 总经理负责质量管理体系文件、质量方针、质量目标的批准。
3.4 质量保证负责人负责质量管理体系文件的审核。
3.5 各有关职能部门负责本部门应贯彻实施和发放、签收的文件、资料，部门负责人审核，质量保证负责人批准，各职能部门负责本部门文件的管理工作。
3.6 技术部负责技术文件的编制，外来文件的采用、发放、回收、销毁等管理工作。
3.7 技术部部长负责技术文件审批。
4、工作程序4.1 本公司文件控制范围a. 质量管理体系程序文件及各种质量记录；b. 技术文件：如产品标准、技术标准、检验规范、工艺文件、图纸、作业指c. 外来文件：如国家标准、行业标准、企业标准、法律、法规等。
d. 其他支持性文件：如各项管理制度、操作规程、工作标准等。
4.文件的编号4.. 1现行国家标准、行业标准和地方标准以原标准号为准422企业标准的编号方法422.1技术标准a企业技术文件Q / SSZ XX---XXXX发布年号：用四位阿拉伯数字表示标准顺序号企业特征代号企业标准代号4.2.2 .2管理标准编号QG / SSZ XX---XXXX发布年号：用四位阿拉伯数字表示要素号企业特征代号管理标准代号4.243质量体系程序文件编号QP / SSZXXX---XXXX发布年号：用四位阿拉伯数字表示要素号企业特征代号程序文件代号4.2.. 2.4 质量记录编号422.5操作规程编号4.3文件的编写、审批和发布431为了确保文件的充分性，办公室组织编写质量管理体系文件，质量保证负责人审核，总经理批准。
文件和资料控制程序
文件和资料控制程序1.目的:对公司管理体系文件和资料进行控制,确保各相关部门使用的文件为有效版本。
2.范围:适用于全公司管理体系有关的文件和资料的控制。
3.职责:3.1管理者代表负责组织管理体系文件的编制、审核。
3.2最高管理者负责管理体系文件管理手册、程序文件的批准;作业指导书、记录文件由部门负责人审核,分管领导批准。
3.3管理者代表负责组织管理体系文件的定期评审和修订。
3.4综合管理部负责管理体系文件的分类、编号、标识、发放和更改等的控制和管理。
3.5 管理体系文件由综合管理部归档管理,各部门使用的文件由各部门自行归档保管。
4、工作程序:4.1文件和资料的分类及编号4.1.1文件和资料分为如下几类:A. 管理体系手册、程序文件、作业指导书,包括各类管理体系活动的记录表单、报告、合同及统计分析资料等,记录按《记录控制程序》进行控制;B.与管理体系相关的外来文件,包括政府部门或上级管理机构发布的各类强制性法律、法规、条例及须引用或参照执行的标准等;C.技术文件资料;D.其他管理文件。
4.1.2本公司管理体系文件和资料分为受控文件和非受控文件两种状态。
受控文件是指需对文件的编制、发放、标识、更改、回收等进行控制的文件,非受控文件是指不受更改控制的文件,如提供给客户的文件和资料。
《受控文件目录》由综合管理部负责编制,管理者代表批准。
受控文件在其封面加盖红色“受控”印章,非受控文件在其封面上加盖红色“非受控”印章。
4.1.3 管理体系文件的编号由综合管理部负责按照《管理体系文件编写规则及编号规定》统一编制。
4.1.4 管理体系文件和外来文件的受控目录由综合管理部负责编制。
4.1.5各部门应编制本部门所使用文件的《受控文件目录》,并报综合管理部备案。
4.2文件的编制:4.2.1 管理体系手册由管理者代表组织编制;4.2.2各业务部门负责编制程序文件和作业指导书,包括管理体系记录表式;4.2.3其他管理文件由相关人员负责编写;4.2.4文件的编写格式和要求按照《管理体系文件编写规则及编号规定》的规定实行。
文件和资料控制程序
文件和资料控制程序20**年**月**日发布实施QB **-**-**1 目的为了确保本公司职业安全卫生和环境管理体系运行的所有场所和人员所使用的文件和资料处于受控状态特制定本程序。
2 适用范围本程序适用于与职业安全卫生和环境管理体系有关的文件和资料的控制。
3 引用文件 (无)4 术语与定义4.1重大作业项目：可能对人身、设备安全产生重大影响的作业项目。
4.2一般作业项目：可能对人身、设备安全产生一般影响的作业项目。
5 职责5.1职业安全卫生和环境管理体系管理手册由最高管理者批准发布，程序文件由管理者代表批准发布。
5.2标准部负责职业安全卫生和环境管理体系管理手册、程序文件的组织编写、发放、更改以及组织职业安全卫生和环境管理体系文件的评审工作，负责组织适用法律、法规的获取与识别。
5.3公司各部门、项目部、专业公司负责相关文件的实施，文件制订意见的提出以及本单位文件和资料的日常管理。
5.4公司各部门、项目部、专业公司负责本单位作业范围内作业指导书、安全操作规程等职业安全卫生和环境管理体系支持性文件的制订、报批和实施。
5.5 总工程师或项目部总工程师负责重大作业项目作业文件的最终审批工作。
5.6项目部安监部负责重大作业项目作业文件的审批、上报及一般作业项目作业文件的审批工作。
6 工作程序6.1 职业安全卫生和环境管理体系的文件结构一级：管理手册二级：程序文件三级：作业文件6.2文件的制（修）订6.2.1文件制（修）订的条件：a) 公司的组织结构、技术改造、设备更新等变化，现文件不能满足需要；b) 上级文件或标准进行修订，公司现行文件与之不符；c) 经使用单位（部门或分公司及其部门）反映，文件的可操作性不强或与实际生产活动中行之有效的做法不相符；d）与公司其他体系文件相抵触。
6.2.2 文件制（修）订的提出与归口使用文件的单位负责文件制（修）订意见的提出，涉及到管理手册和程序文件的由标准部负责统一修订，作业文件由各单位自行修订。
质量管理文件和资料控制程序
附一质量管理性文件和资料控制程序1 目的为使公司所有的管理文件的编号、编制、批准、发布、使用、更改等活动均处于受控状态，从而保证文件的适用性和有效性。
2 适用范围本程序适用于公司与质量有关的管理性文件的控制。
3 职责3.1 管理文件和资料由技术部统一负责管理、控制，并建立管理性文件的总台账。
技术部负责管理性文件的电子版本的控制。
3.2 管理部资料室负责文件的标识、复制、印刷、发放、存档及处理等。
3.3 作业指导书、质量记录由相应责任部门负责编制。
3.4 各部门负责持有的管理性文件的保管，建立分台帐，并在台帐中注明接收份数。
4 定义所指管理文件和资料均为质量方面的。
4.1 受控文件：公司内部使用并与质量有关的所有文件和资料。
当正本更改时，所有副本随之更改。
4.2 非受控文件：仅指送给顾客的质量保证文件，当正本更改时，对副本可不作跟踪更改。
5 工作程序5.1 管理性文件控制流程图：5.2受控文件类别和管理范围：5.2.1 受控文件的类别：5.2.1.1 受控的质量手册5.2.1.2 程序文件5.2.1.3 作业指导书等第三层次文件5.2.1.4 电子版本的原本5.2.2 控制的范围：控制范围为文件的编号、编制、审核、批准、发布、发放、使用、更改、作废、留用、回收以及标识等。
5.3文件的编制：5.3.1 应根据公司建立管理体系的要求编制文件，由技术部具体组织各职能部门编制。
5.3.2 文件编制的方法、格式、编号及要求按《技术文件编号规则》和《文件编制的一般规定》执行。
5.4 文件的审核和批准：5.4.1 文件编制后，必须经过授权审核、批准后方为有效文件。
凡未经审核和批准的体系文件均为无效文件。
5.5 文件的发布与发放：5.5.1 经过审核批准后的管理文件根据类别分别由分管副总签字发布执行。
5.5.2 管理部资料室按签发的发放范围将文件发给规定的持有者。
5.5.3 持有者收到文件后必须签字，以证实收到所发放的文件。
QP文件与资料控制程序DOC
本文件隶属公司财产,任何人未经许可,不得私自影印
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文件总目录表
东莞三虎工业产品设计有限公司
文件总目录表
HT-QR-AD-001。
A/0
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文件发放与回收表
东莞三虎工业产品设计有限公司
文件发放与回收表
文件名称：版本：
制表：发放日期：
HT-QR-AD-002。
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文件更改申请单
东莞三虎工业产品设计有限公司
文件更改申请单
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HT-QR-AD-003。
A/0 外来文件登记表
东莞三虎工业产品设计有限公司
外来文件登记表
本文件隶属公司财产,任何人未经许可,不得私自影印
记录人:
HC-QR-AD-004。
A/0文件销毁清单
东莞三虎工业产品设计有限公司
文件销毁清单
本文件隶属公司财产,任何人未经许可,不得私自影印
HT-QR-AD-005。
A/0。
文件和资料控制程序
4．4．2 程序文件（B 类文件）由质管科组织编制、审 核，管理者代表批准发布。 4．4．3 操作性文件（C 类文件）和其它文件由各主管 部门组织编制、审核，主管副经理批准发布。 4．5 文件和资料的发放 受控文件必须由批准发布者审批发放范围，文件领 用人在“文件和资料发放、回收登记表”上签名领取。 4．6 文件和资料的更改 4．6．1 文件和资料需要更改时，由文件更改提出部门 填写“文件和资料更改审批单” 说明更改原因，对重要 的更改还应附充分的证据，交原文件编制部门审查。 4．6．2 文件和资料更改由原发布批准人审批。当原审 批人不在职时，由接替其岗位的人员审批。 4．6．3 文件和资料更改批准后，由文件管理员持“文 件和资料更改审批单”实施更改：按文件更改顺序列出 文件和资料更改一览表，便于查阅；文件更改时注明更 改标记和更改生效日期等，并按“文件和资料发放、回 收登记表”的名单发放修改后的文件，同时收回作废的 文件，确保各场所使用的文件和资料为有效版本。 4．7 文件和资料的换版和作废 4．7．1 文件和资料经过多次修改或文件一次更改三分 之一以上内容时应进行换版，原版次文件作废，换发新 版本。 4．7．2 文件作废应由文件原编制部门填写“文件和资 更 更改审批单号 更改人 审核人 批准人 生效日期 改 记 录
更 改 记 录
更改审批单号
更改人
审核人
批准人 生效日期
6
沧州市通用建材有限公司
Q/CTG﹒B﹒03-2000
文件和资料控制程序
2000-03-15 发布 沧州市通用建材有限公司
2000-04-01 实施 发布
起 草 康玉铃 审 核 郭希圣 文件和资料控制程序 批 准 岳新生 GBT19002－1994 对应条款号：4．5 共 6 页 第二版 1．目的 ． 为了对质量体系运行中使用的文件和资料进行有效 控制, 防止使用作废的文件； 同时， 通过对文件更改的控 制，保证文件的适用性。 2．范围 ． 本程序适用于质量体系要求有关的所有文件和资料 的控制。 3．职责 ． 3．1 技术科是技术文件和资料的管理部门；并负责技术 文件和资料的编写﹑发放﹑更改的控制﹑归档管理。负 责外来技术文件和资料的归档管理。 3．2 质管科是受控文件和资料控制的管理部门；负责对 各部门受控文件和资料控制的检查﹑监督工作。 3．3 质管科负责国家有关法律﹑法规﹑行业主管部门等 有关质量方面文件的管理工作。 4．控制程序 ． 4．1 文件和资料的分类 文件分类方法比较复杂， 本程序只做如下简单分类： （1）按文件的重要性分为受控文件和非受控文件。 Q/CTG．B．03-2000 更 改 记 录 更改审批单号 更改人 审核人 批准人 生效日期
文件资料控制程序
文件和资料控制程序1.目的对与质量体系有关的文件和资料进行控制，确保各有关场所使用的文件均为有效版本。
2.适用范围适用于质量体系有关的文件和资料的控制，包括公司文件资料和部门文件资料的控制活动。
3.职责3.1质量手册和程序文件由总经理组织有关部门进行编写；3.2质量体系的支持性文件（规范）由相关部门编制，部门经理审核，总经理批准。
3.3质量记录模版和技术文件由各职能部门组织编制，各部门经理审核、批准。
3.4办公室负责质量体系文件发放、更改、回收和管理。
3.5办公室负责除顾客提供的技术文件之外的外来文件的收集、保存和借阅。
3.6各职能部门负责顾客提供的技术文件的管理，负责本部门质量记录和技术文件的发放、更改、回收和管理。
4.工作程序4.1受控文件的分类4.1.1本公司受控文件包括：（1）质量体系文件：质量手册、程序文件、规范和其它质量文件；（2）技术文件：项目实施过程中产生的技术性文件；（3）外来技术文件：项目实施过程中所依据的资料。
4.1.2办公室负责质量体系文件的管理；各职能部门负责技术文件的管理；受控质量体系文件必须由办公室在其封面或首页加盖“受控”印章；其他受控文件用【受控文件清单】的形式进行控制。
4.1.3受控文件的编号受控文件的编号参见《文件编号规则》。
4.2文件的编写4.2.1质量手册、程序文件由总经理组织本公司各部门编写；质量体系的支持性文件（规范）由相关部门编写。
4.2.2各职能部门负责组织编写本公司产品所使用的技术文件。
4.3文件的审批4.3.1质量手册由总经理审核、批准；程序文件及支持性文件（规范）由相关部门编制，部门经理审核（如文件编制人为部门经理，则由管理者代表审核），总经理批准。
4.3.2技术文件拟定者对技术文件的准确性、可靠性、安全性、完整性、经济性等方面负责。
4.3.3技术文件由各职能部门经理审核批准并对技术文件的正确性、技术要求的合理性、完整性、齐套性、协调性、形式格式以及贯彻标准法定计量单位使用的正确性等负责；并对技术文件完整性、齐套性、协调性以及形式格式负责。