英语商务信函的委婉拒绝策略与语用功能修改稿
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商务英语信函的委婉拒绝策略及其语用功能
摘 要：委婉地拒绝顾客的要求、请求和建议等在英语商务信函写作中是一种常见现象。本文以布朗和列文森(Brown, P & Levinson)的“面子理论”以及利奇(Leech)的“礼貌原则”为指导，阐述了英语商务信函中常用的三种委婉拒绝策略，即运用第二人称、运用模糊限定语和使用情感词，并从语用角度分析它们的交际功能。
关键词：商务信函；委婉拒绝；语用功能
Tactful Brush-off Strategies of English Business Correspondence
and Its Pragmatic Functions
Peng Huailan
(College of Foreign Language, Zhejiang University of Finance and Economics, Hangzhou;
310018, China)
Abstract: It is commonly used in Business English letters to refuse euphemistically customers‟
requirements, requests or suggestions. This paper based on Face Theory of Brown and Levinson
and Politeness Principle of Leech, expounds three common tactful brush-off strategies in business
English letters, namely applying the second person, using hedge and emotional words, and
analyzes its communicative functions from pragmatic perspective.
Key words: business correspondence; euphemistic refusal; pragmatic function
1. 引言
随着经济全球化进程的不断加快，我国的对外贸易发展迅速。国际商务活动日益频繁，这使得商务信函在国际商务交往活动的重要性日益明显。在商务交流过程中，难免会出现由于某些原因而不能接受顾客的请求、要求或建议等情况，为了最大限度地给顾客以信任和满意，商务人员常常需要借助委婉表达方式，来拒绝对方的请求、要求或建议，以创造良好的商务环境，避免给公司带来经济损失。
在商务英语信函中表达拒绝信息时写信人要完成两个目标：一是主要目标，即传递坏消息，二是次要目标，即与读者保持良好关系。任何不当的拒绝行为实施都有可能造成客户的流失，给公司带来经济损失。同比，写信人在写作过程中必须注重拒绝信息的委婉传递。有鉴于此，本文以布朗和列文森的“面子理论”以及利奇的“礼貌原则”为基础来分析，商务英语信函中常用的三种委婉拒绝策 2 略，即运用第二人称、运用模糊限定语和使用情感词，并从语用角度进一步讨论它们的交际功能。
2． 委婉拒绝遵循的理论和原则
语言交际过程中要遵循一些理论和原则，同样，在委婉拒绝过程中，也需要一些理论和原则来支撑，本文将从面子理论和礼貌原则两个方面进行论述。
2.1． 面子理论
面子理论最早由美国社会学家格夫曼（Goffman）提出，他认为每个人在社会的舞台上都需要展现积极的形象[1] 。布朗和列文森在格夫曼的面子理论的基础上，进一步阐释了“面子”概念[2] 。他们认为“面子”是社会个体意欲在公众面前呈现的个人形象，是每个人的基本需求，它又可以分为积极面子和消极面子。积极面子是指个人希望得到他人的喜爱、赞赏和肯定；消极面子则是指不希望自己的行为受到他人的强制和干涉。Brown和Levinson还指出，绝大多数言语行为都会对说话人或听话人的面子构成威胁，凡是具有理性的人都会极力避免这种面子威胁行为，或者采用某些补救策略以减轻言语行为的威胁程度。
言语行为有可能威胁受话者的积极面子或消极面子，可能会损害或威胁他人的面子，这样的行为被称为“面子威胁行为”。为了减少损害对方面子的可能性，说话人应根据对面子威胁程度的评估选择恰当的言语表达策略。
商务英语信函是对外贸易活动的信息沟通重要方式，在对外贸易进程中履行着明确的商务交易意图。为确保其交际意图的顺利实现，发信方必须充分考虑到收信方的面子需求，在实施面子威胁行为时，应从实际出发随机应变地综合运用恰当的面子管理策略。一般来说，对收信方有利的威胁面子言语行为，表达可以相对直接些；对收信方不利的威胁面子言语行为，表达宜采用委婉表达，让对方觉得写信人是在遵循社会言语行为规范，从而减少对面子的损害程度。在拒绝类信函中，双方利益矛盾，冲突明显，措词不当不仅不能实现交际意图，相反会激化双方的矛盾，导致双方贸易关系的破裂。显然，这类信函对维护面子的言语行为策略要求最高，因此，一般采用委婉表达策略。
2.2． 礼貌原则
提起“礼貌原则”，人们也许会马上想到Lakoff(1973)认为在某些类型的言语交际中，礼貌因素在决定会话的有效性上占有上风[3]。指出礼貌受三条规则支配：不要强加，给人以选择机会，友好相待。这三条规则随后得到了进一步阐释，Lakoff(1977)提出了“语用能力”的两条原则[4]：清楚和礼貌。她认为其中的清楚原则主要针对信息，大致等同于Grice的“合作原则”[5],在所有的语言交际活动中为了实现特定的目标，说话人和听话人之间存在着一种默契，一种双方都应该遵守的原则。礼貌原由以下三个规则构成：①．拘泥性：不要强加／保持距离；②．犹豫，给听者选择；③．平等或同志般友情。她还认为礼貌规则虽因文化而 3 异，但其基本实质是一致的。其实Lakoff的理论就是 Brown & Levinson 消极礼貌策略[6]的具体化。
礼貌原则的提出正是为了补充合作原则的不足，本文所涉“礼貌原则”是英国学者Leech(1983)提出来的，此后在国内外语言学界引起了很大的反响。其中，发话人话语的命题内容越有利于受话人，话语越礼貌，反之就越不礼貌。话语提供受话人的自主选择度则是由话语表达的间接程度决定的，发话人采用越间接的话语方式，其加强程度就越小，受话人自主选择作出被要求行动的自由度越高，话语的礼貌程度也就越高。因此，在商务信函的交流过程中，当顾客利益将要受到损失时，写信方常常通过委婉地拒绝顾客。
3. 常用英语商务信函中委婉拒绝策略
在商务活动中要讲究一定的策略，方能百战百胜。而在商务信函交流过程中，同样需要一定的写作策略，当拒绝顾客的请求、要求或建议时，更需要采用一定的策略，如采用委婉间接表达方式等。当然，委婉表达法有很多种，常用的委婉表达法有：使用第二人称代词；使用模糊限定语和使用情感词。
3.1． 使用第二人称代词
现在西方国家的商人在商务英语函电中，常用“体谅”顾及对方的要求、愿望和感情，强调“多为顾客着想”。他们认为“体谅”就是在书写外贸函电时要把收信人考虑进去，要顾及收信人读函电时可能出现的反应等[8]。因此他们常以第二人称的“您”为出发点，而不是以第一人称“我”或“我们”为出发点，试着站在对方的立场去考虑他们的愿望、要求和困难。用对方能够接受的口气来谈论问题，可以使我们婉拒要求而保持继续往来。这是委婉表达法在商务英语中运用的主要方式和特点之一。试比较：
(1) We can not offer you any refunds because the goods you returned are dirty
and unusable.[9]
(2) You could obtain a refund if the goods you returned had remained clean and
usable.[9]
上面两个例句表述的都是关于对方能否得到赔偿的问题。前者是用的“I／We-Attitude”，强调的是“我方”；后者用的是“You-Attitude”，强调的是读者的可得利益，设身处地的为对方着想。
3.2． 模糊限定语
Lakoff把模糊限制语定义为“把事物弄得模糊的词语”[10]。根据Hyland的观点，模糊限制语分可为以下几类[11]：
①．情态动词： ②．认知型动词： ⋯；③．数量限定型模糊限制语：about，some，many，several，large number of, more than，approximately；等等。
在商务英语信函的写作过程中，常常使用模糊限定语来委婉含蓄得体地拒绝 4 客户的要求、强求和建议等，如：善于使用情态动词、认知型动词以及数量限定型模糊限定语。
3.2.1． 情态动词
情态动词是一种本身有一定的词义,表示说话人的情绪,态度或语气的动词如：may，might，will，would，must，can，could，shall，should，ought to，need等。情态动词的使用能够缓和语气，委婉拒绝顾客的要求、请求和建议，避免和顾客产生矛盾，让顾客感受到写信人的诚意，从而能够让顾客更加容易的接受。试比较：
(3) After carefully considering it, however, we have decided that you have to
approach another manufacturer in this instance.[9]
(4) After carefully considering it, however, we have decided that it would be
better for you to approach another manufacturer in this instance.[9]
可以看出，例(4)使用了情态动词“would”使语气更加含蓄委婉，同时也委婉地向顾客提供了“最好和其他厂商联系”的建议；而例(3)使用了“have to”语气比较强硬，有种命令人的感觉，让顾客难以接受。这种使用情态动词的委婉拒绝策略不仅让顾客看到了诚意，同时也保全了顾客的面子。
3.2.2． 认知型动词
认知型情态是指说话人对真实值表示不确定或缺少承诺，是说话人对所陈述命题现有知识状态的反映，它常常通过使用认知型动词来实现。常见的认知型动词有：predicate，suggest，conclude，calculate，propose，show，appear，seem等。它被看做一种较为常见的模糊策略。在商务英语信函中，也常常使用这种模糊策略来委婉拒绝顾客。如：
委婉语在商务英语信函中的认知语用分析
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委婉语在商务英语信函中的认知语用分析
作者：卜伟 王晓龙
来源：《大学教育》2019年第11期
[摘要]委婉语能够减少人际交往摩擦，使语言交际在和谐融洽的基础上实现沟通目标，取得良好的交际效果。文章以顺应理论为视角，对商务英语信函中委婉语的生成进行顺应性解释，并结合关联理论分析该文体中委婉语的理解机制，以期减少商务英语学习者和工作者的语用失误。
[关键词]委婉语;顺应理论;关联理论;商务英语信函
[中图分类号]H315[文献标识码]A[文章编号]2095-3437（2019）11-0124-03
无论是在日常生活还是在商务交际中，使用委婉语这一语用现象无处不在。束定芳认为，交际者为了礼貌、自尊或是获得某种暗示效果而使用委婉语[l]。委婉语是交际者在遵守交际规则的同时，为达到交际目标所采取的特殊语言。委婉语是交际者根据对方预期进行语言表达上的调整通融，顺利实现交际目标的重要手段。鉴于其在语言交际中举足轻重的作用，委婉语历来受到语言学家的关注。委婉语的相关研究日趋成熟，众多研究者从修辞学、语义学、模糊语言学、社会语言学等角度人手，对委婉语进行了分析。但这些研究往往是静态描述，鲜见对委婉语认知语用机制的探索。本研究以商务英语信函这一文体为载体，从顺应理论和关联理论的视角探讨委婉语生成和理解的认知语用本质。该研究有助于读者加深对商务英语信函文体特征以及委婉语语用策略的认识，也对商务英语函电教学的创新与改革具有一定的现实指导意义。
一、理论基础 龙源期刊网
（一）顺应理论
顺应理论是由瑞士语言学家Verschueren提出的。他指出，为实现交际目的，交际者会根据交际语境的变化，灵活选择不同的语言手段。顺应理论研究交际者应该怎样顺应语境做出语言选择，并探索交际过程中交际者的心理机制？Verschueren认为，选择语言的过程是对语境因素、语言客体的动态顺应，从而产生一定的意识凸显度[2]。
商务英语谈判的语用策略及_赞同_与_拒绝_常用句型翻译
随着我国加入“WTO”及经济全球化进程的加快，我国的
经济迅速发展，进出口贸易空前活跃，国际商务活动频繁。作
为国际商务活动主要内容之一的商务谈判是集政治、经济、技
术、法律、语言、心理、社交等诸多学科在一起的工作。因此商
务英语谈判人员不仅要熟识谈判原则、相关法律和商务业务，
而且要积极地运用一些英语语用策略，掌握一些常用表示赞
同和拒绝的有效句型，顺利赢得谈判。本文就此展开讨论，旨
在提升我国商务英语谈判人员的素质，有效地提高谈判成功
率。
一、有效的语用策略
如何在商务谈判中充分发挥语言的力量，获得自己想得
到的利益?这就需要我们在谈判过程中，巧妙地应用语言策略
以实现自己的目标。
（一）礼貌的语用策略
礼貌是建立良好的人际关系和合作关系的前提。如果没
有稳定和谐的人际关系和合作关系，谈判将难以开展。正确
使用礼貌和体谅的语言对谈判有很大的促进作用，并能加速
谈判目的的实现。用以表达礼貌的语言形式和方法有很多，
现简要介绍一些常用方法：
1.将命令式改为请求式
将祈使句改为以“will”或“would”开头的疑问句，如：
例1.WouldyoupleaseofferyourlowestquotationofCIF
NewYork.
请报纽约最低到岸价。
例2.Willyoupleasequoteyourtermsforprovidingthere-
quiredcover，whichshouldincludeloadinganddischarging?敬
请报知贵方客户指定的保险收费条件，包括货物装卸费在内。
2.使用过去时形式的虚拟语气
过去时形式的虚拟语气，像would...，should...，might...，
could...等可以用来表达委婉的语气和礼貌的情感，以改进谈
判的效果。如：
例3.Wewouldappreciateitifyoucouldsendusanup-to-
datepricelist.
你们若能寄来一份最新价目表，我们将不胜感谢。例4.Wewishyoucouldeffectinsuranceonthegoodswith
英语作文婉拒信
英语作文婉拒信：艺术与礼貌的交融
In the realm of communication, the art of polite
refusal holds a unique place. It is not merely about
declining an offer or a request; it's about doing so in a
manner that preserves harmony, respects the other party's
feelings, and maintains a positive relationship. This essay
explores the nuances of writing a polite refusal letter in
English, focusing on the blend of diplomacy, gratitude, and
clarity.
The essence of a polite refusal letter lies in its tone
and phrasing. It should begin with a warm greeting,
acknowledging the recipient's time and consideration. This
sets the tone for a respectful and friendly exchange. For
instance, starting with "Dear [Recipient's Name]," followed
by a heartfelt acknowledgment of their offer or invitation,
establishes a positive foundation.
浅析外贸英文函电中的拒绝的策略
龙源期刊网
浅析外贸英文函电中的拒绝的策略
作者：崔维兰
来源：《青年时代》2020年第04期
摘 要：外贸英文函电是国际贸易中沟通信息最基本的途径之一，是外贸业务中各个环节进行磋商的重要书面文件。委婉地拒绝顾客的要求、请求和建议等是外贸英文函电中一种常见的现象。本文以布朗和列文森的“面子理论”以及利奇的“礼貌原则”为指导，浅析了外贸英文函电中的拒绝策略，旨在提高学生外贸英文函电的写作水平。
关键词：外贸英文函电;礼貌原则;拒绝策略
一、面子与礼貌原则
面子理论最早由美国社会学家格夫曼提出，布朗和列文森在格夫曼的基础上进一步阐释了“面子”，并将面子理论分为两类：积极面子和消极面子。基于“礼貌”和“面子”的考虑，利奇提出了礼貌原则。
外贸英文信函是对外贸易活动中信息沟通的重要方式，它明确了双方的商务交易意图。在拒绝类信函中，双方利益矛盾，冲突明显，措施不当容易导致双方贸易关系破裂。因此，综合运用恰当的面子管理策略及礼貌原则，实现拒绝对方信函的撰写。
二、拒绝策略
外贸英文函电是国际贸易中业务双方重要的沟通手段之一，是国际商务普遍使用的规范语言，它具有明显程式化的特点。因此，下面主要从使用模糊限定语、缓冲语、情感词，进行合理解释，提出可行建议五个方面分析外贸英文函电的拒绝策略，并用面子理论和礼貌原则对其进行探讨解释。
（一）使用模糊限定语
模糊限定语指语义、界限不清的语言。尽管外贸英文函电的写作具体、准确、清楚，但适当地运用模糊限制语，可使表达更加灵活、礼貌、得体。信函中表达拒绝的时候，模糊限制语的使用使语气变得缓和，较少伤及对方面子和情感，体现了外贸英文函电的礼貌原则，保证了双方业务关系的维系。外贸英文函电中模糊限制语，主要有情态动词、认知型动词和数量限定型模糊语could，should，would;suggest，appear，show;a little，more，approximately等。
英语婉拒信作文40字
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英语作文高分模板16谢绝信
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【写作要点】
我们在开头对对方的邀请表达感谢，可用的句式如下：
1. many thanks for your letter dated 10th October ,inviting me to …….
非常感谢你10月10号写信邀请我去……（学生英文讲座）
2. Thank you for inviting me to the meeting.
谢谢你邀请我去参加会议。
3. Thank you for your interest to pursue a career with our company.
非常感谢你乐于和我们公司合作开创事业。
然后委婉地表达拒绝，可用句式如下：
1、I am sorry to tell you that I shall not ……because……
很遗憾地告诉你我可能去不了……，因为……
2、I 'd like to go very much, but it is pity that I am so busy with my work
for the moment and I cannot go.
我很想去，但是很可惜我那个时候工作太忙了去不了。
内容部分也就是文章的主体，我们需要详细阐述拒绝的原因，如：
I have to go back my own hometown, a hot and noisy city, for my sister just got an
admission from a university and she is preparing for it. As an elder brother, I must
help her in both mental and physical ways.
我必须回家乡，因为我的妹妹刚刚通过了大学的申请并全力准备着，我必须为她提供身体力行的帮助。
结尾就是我们常说的客套话，再一次表达歉意，尽可能地提出补救措施，同时表达自己的美好祝愿，常用的句式有：
商务信函中委婉语的使用策略
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11 An Analysis of The Bible’s Influence on British and American
Literature 12 顺应论视野下茶文化负载词的英译策略 13 目的论在英语儿歌翻译中的应用 14 英语影视的课堂价值 15 加工层次理论指导下的商务英语词汇学习 16 顺句驱动原则下英汉同声传译中英语非动词转换为汉语动词的研究 17 Symbolic Meanings
of Babel in The Dogs of Babel 18 A Study of C-E Translation of
Tourist Materials from the Perspective of Cross-culture 19 《麦田里的守望者》主人公的性格分析 20 广告语中预设触发语的语用分析 21 英语专业学生议论文写作中连接词使用情况研究 22
《野性的呼唤》中的自然主义 23 《紫色》中“家”的解读 24 男权制度下的悲剧——论《德伯家的苔丝》 25 《尤利西斯》与《春之声》中意识流手法的不同 26 丹尼尔·笛福的社会地位和鲁滨逊漂流记 27 商务信函的写作原则与技巧 28 从日常交际礼貌用语失误看中西方文化差异 29 《愤怒的葡萄》中圣经的象征和隐喻 30 A Brief Study of Chinglish in C-E Translation 31 从符号学理论角度探讨网络命名的文化倾向 32 房间和风景的象征意义：读福斯特的《看得见风景的房间》 33 《远大前程》中皮普的心路历程 34 查尔斯•达尔内——《双城记》中一个内心充满矛盾的人物 35 关于攀枝花市公示语汉英翻译的调查与分析 36 论《西游记》中文化因素的翻译策略——以詹纳尔和余国藩的英译本为例 37 寂静的声音——《送菜升降机》中的沉默
英语商务信函
英语商务信函
第一篇：英语商务信函
建立办事处 Establishment of new branch
Dear Mr./ Ms,Owing to the large increase in the volume of
our trade with this country we have decided to open a branch
here, with Mr.Wang Lo as manager.The new branch will open on
1st March and from that date all orders and inquiries should be
sent to Mr.Wang Lo at the above address, instead of to our
London office.We take this opportunity to express our thanks for
your cooperation in the past.We hope the new arrangements will
lead to even better results.Yours faithfully
歇业 Discontinuation of business
Dear Mr/Ms,With the demolition of our premises at the
above address under a redevelopment scheme, the part of our
business carried on there will be discontinued after the end of
October.On Monday, 1st October, we are holding a closing-out
sale.Stock on hand will be cleared regardless of cost.There will be
常用商务信函英文范文
常用商务信函英文范文
我们用英语写商务信函时，会从简练的方式去写吗?下面是店铺给大家整理的商务信函英文范文，供大家参阅!
商务信函英文范文：要求开立信用状
Dear Sir or Madam:
This is in regards to your order for 5,000widgets and our sales
confirmation No. 341. We would like to remind you that the
delivery date is approaching and we have not yet received the
covering letter of credit.
We would be grateful if you would expedite the
establishment of the L/C so that we can ship the order on time.
In order to avoid any further delay, please make sure that the L/C
instructions are in precise accordance with the terms of the
contract.
We look forward to receiving your response at an early date.
Yours sincerely,
Hillary
商务信函英文范文：修改信用状
Dear Sir or Madam:
Your letter of credit No.8844 issued by the Royal Bank of
Canada has arrived.
Upon further examination, we have found that
transshipment and partial shipment are not allowed.
商务英文信函拒绝的艺术
经济与社会发展研究 教育科研 ２０１５年第４期 ・１１５・
商务英文信函拒绝的艺术
于贤荣
（上海电机学院外国语学院，上海，２０１３０６）
【摘要】商务荚文信函是现代外贸交流中不可或缺的重要部分
有时难免要对对方的不合理要求说“不”，既要维护自身利益，
又要照顾对方面子，因而如何拒绝是一门艺术。
【关键词】英文信函面子理论
国际商贸交流中，交易双方或各方在某些问题上难免持不同
意见，如何否定或拒绝对方意见说出对己方有利的建议，是关系
到己方能否获利并促成生意顺利的关键点。因而拒绝就变得不再
轻松，有礼、有理、有利、有节的说“不”是一门艺术。
一、面子理论 “面子保全论”是Ｂｒｏｗｎ和Ｌｅｖｉｎｓｏｎ于１９７８年提出的礼貌
理论：交际中的人都是“具有面子需求的理性人”，这种典型人
具有面子（ｆａｃｅ）和理性（ｒａｔｉｏｎａｌｉｔｙ）两种特殊品质。典型人所具
有的面子（ｆａｃｅ）即是每一个社会成员意欲为自己挣得的在公众中
的个人形象（ｐｕｂｌｉｃ ｉｍａｇｅ），它分为积极面子（ｐｏ￣ｔｉｖｅ ｆａｃｅ）和消 极面子（ｎｅｇａｔｉｖｅ ｆａｃｅ）两类。【ｌ 积极面子是指希望得到别人的
恭维和赞扬。消极面子是指不希望别人强加于自己，自己的行为
不受别人的干预和阻碍。“面子威胁行为理论（ＦｒＩＡ）是继“面
子保全论”后Ｂｒｏｗｎ和Ｌｅｖｉｎｓｏｎ提出的又～理论。他们认为讲究
礼貌就是要减轻某些交际行为给面子带来的威胁，社交中既要尊
重对方的积极面子，又要照顾对方的消极面子，这样才能够给对
方留面子，同时也给自己挣面子，避免难堪的局面或关系恶化。
英文商贸信函中的礼貌表达即体现了礼貌原则，又保全了双方面
子，使商贸交流得以顺利圆满的完成。
二、拒绝的艺术
“和气生财”是商人皆知的生财之道，直接生硬、咄咄逼人
的语言必然招致对方不悦，非但不利于问题的解决，反而恶化甚
至断送来之不易的合作关系。
客观明理说“不”法