稽核九大循环--固定资产循环

核准 會簽 審核 提案 版 本：A

管理部

財務部 龐賢文

原 版 日 期

2009/12/15 換 版 日 期

文件名稱: 固定資產循環 文件編號: JH004 固定資產循環目錄 一、 流程圖 二、 作業說明 1.固定資產預算作業 2.固定資產取得作業 3. 工程管理作業 a.工程設計 b.工程發包與訂約 c. 工程進度管制及監工 d. 工程估驗 e. 工程驗收

4. 固定資產之處分作業 a. 報廢 b. 遺失災害 c. 出售

5. 固定資產之保管記錄

6. 固定資產之投保 7. 固定資產之維護與盤點 8. 固定資產之差異分析 固定資產循環 預算作業

購置/建造 采購作業 工程管理作業 購置 建造

保管作業 維護作業 處分作業 盤點作業 投保作業

差異分 析作業 固定資產之取得作業 使 用 單 位 管 理 單 位 財 會 單 位

請購作業 比議價作業 零星采購 招標作業 核准 驗收作業 財產登錄 入賬 Y

N 采購聯繫廠商處理 Y 受贈取得 核准

估價作業

請購單 驗收單 財產明細 評估報告 資產購置分析表

財產標簽 工程發包與訂約作業 工 程 小 組 合 格 承 包 廠 商

核准 編制工程預算 N

詢價、比價、議價、招標 Y

核准 商討工程合約細節

工程合約正本 Y 工程合約簽定 按工程合約施工 工程進度管制及監工作業 施 工 單 位 工 程 小 組 監 工 人 員

工程施工計劃 預訂工程施工進度 工程施工計劃表

確認 N

確定施工進度 依計劃施工 Y 監工日志 監工日志 隨時掌握工程進度 進度改善 N 依計劃施工 Y

工程進度表 工程估驗作業 工 程 小 組 會 計 課

接受廠商估驗報價 請款單 發票 實地堪估 核准 N

核查 Y

N

核准 Y

編制傳票入賬 付款作業 N Y

發票 請款單

請款單 發票

驗收單 采購入庫單 驗收單 采購入庫單

驗收單 采購入庫單 固定資產之處分作業 管 理 單 位 財 會 單 位

作業項目 作業程序及控制重點 依據資料 報廢 遺失 出售 核准 折舊年限 除賬

向稅捐稽徵機關及海關報解除監管

Y N 固定資產明細 固定資產之預算作業 作業程序： 1. 固定資產管理單位應配合年度預算，於每年第四季彙總整理出各單位當年度設備運用情形，預估下年度之設備增添或淘汰之數量與金額，並編製下年度固定資產購置預算表。 2. 固定資產管理單位應將經權責主管核准之固定資產購置預算及各單位現有設備之數量、耐用年限、購買日期等資料送交財務處彙總年度預算。 控制重點 1.固定資產之預算是否合理，所依據之資料是否合理。 2.各單位所提供之資料是否完整。 1.預算報表 2.固定資產明細表 3.機器設備一覽表

作業項目 作業程序及控制重點 依據資料 固定資產之取得 作業 請購作業 作業程序 1.固定資產之請購，必須配合公司年度資本支出預算辦理。 2.請購單位填具「請購單」時，須備妥詳細之規格、圖樣、型錄、施工說明，或其他可資參考之文件，由權責主管核示。 3.請購之固定資產不在年度預算范圍之內時，應組織相關單位進行專案性檢討並填寫評估報告，需購買生產設備時，填寫生產設備購置分析表。 4.請購之設備據所需資金大小，金額較大者應由財會審核預算確認資金來源，並由固定資產管理單位查詢是否有無閒置資產可供流用及采購之規格。 控制重點 1.固定資產之請購是否依照核決權限辦理。 2.固定資產之請購是否依據預算辦理，超過預算時，是否經過公司相關部門進行專案檢討並經（副）總經理核准。 1.預算報表 2.請購單 3.機器設備購買評估單 4.固定資產購置分析表

作業項目 作業程序及控制重點 依據資料 固定資產之取得 作業 訂購作業 作業程序 1.採購單位依核決權限核准之「請購單」之設備進行詢價工作，除因特殊情形外，原則上應取三家以上供應商報價。 2.採購單位於詢、比、議價後，將所有廠商之報價單附於「采購單」之後，依核決權限核准後辦理採購事宜，如需先洽會辦部門者應先會辦後再呈核。 3.購置進口機器部份應通知關務確定進口報關各項事宜後進行，如有異常時是否及時通知需求單位。 4.確定采購廠商後應根據請購單位需求時間進行跟催，以保證請購單位之需求。 5.達到一定金額之資產應與廠商簽訂合約，合約應考慮到付款時間、交貨時間、保固、試產期限等相關事項, 付款應以分期為宜。 6.采購人員應配合驗收單位確認設備之相關保固手冊及相關操作手冊是否齊全。 7.如為專業設備時，采購人員應該尊重請購單位之采購意見，再進行議價作業。 控制重點 1.比議價作業是否取得三家以上供應商報價。 2.采購單位是否及時進行跟催並知會需求單位。 3.采購合約簽訂是否合理。 4.新購設備之資料是否齊全。 1.請購單 2.采購單 3.比議價表 4.合約

作業項目 作業程序及控制重點 依據資料 固定資產之取得 作業 驗收 作業程序 1.廠商交貨，收貨單位應指示廠商卸貨地點，卸貨完畢後，收貨人員應即核對物品種類、數量等，若有任何不符時則應要求廠商處理。 2.資產點收後，收貨人員應填具驗收單送請購單位及相關管理單位驗收。 3.需試產之設備需按合同進行試產作業，如試產期間發生異常時，采購需聯繫廠商處理。 4.驗收合格後，采購單位將驗收單連同送貨單、發票或收據等轉送財會單位辦理付款。 5.財務應查核每筆驗收單或已驗收證明之請款單，及廠商發票、辦理付款作業，上述單據資料如有任何遺缺者，則不予付款。 6.驗收至安裝試車完成期間成本之歸屬及轉列完工時點須參考一般會計原則及合約內容予以合理成本歸屬。 7.管理部根據資產編碼原則編碼，財務入賬。 控制重點 1.驗收不合格時，依批示結果辦理換退貨、扣款貨索賠手續。 2.國外採購貨品抵達時，若數量不符貨損毀，是否應即通知保險公司理賠，須經過試車驗收者，是否依合約書行之。 4.固定資產取得後，應由管理部編訂固定資產編號，並予設置財產標簽，登錄財產清冊。 5.對各固定資產之號碼應作成標籤並貼於固定資產上面。 6.各資產取得後，應將有關資料交財務入賬，財務根據使用年限設定折舊相關參數。 1.采購單 2.驗收單 3.收貨單 4.入庫單 5.合約 6.機器設備一覽表 7.固定資產明細 8.折舊明細

作業項目 作業程序及控制重點 依據資料 固定資產之取得 作業 受贈與抵減 作業程序 1.若有捐贈資產，須經總經理核准後始可接受，受贈資產由設備課會同使用單位執行領取點收編碼及市價估價手續，並將相關資料轉知財務完成入賬手續後，由設備使用單位登錄財產清冊及固定資產明細，黏貼財產標籤。 2.投資抵減或免稅設備須於資產清冊上面中予以適當註記。 3.根據公司及相關法令進行固定資產重估價作業。 控制重點 1.捐贈之固定資產是否經總經理核准後方接受。 2.固定資產估價是否合理。 3.捐贈與抵減之固定資產是否適當備注。 1.機器設備一覽表 2.相關法令 3.固定資產明細表

作業項目 作業程序及控制重點 依據資料 固定資產之取得 作業 折舊計提及記錄 作業程序： 1.視使用狀況決定其殘值、使用年限及定期維修周期。 2.固定資產項目之折舊由財務會計人員每月提列，並編製財產目錄及製作傳票入賬。 3.資產管理單位應視取得固定資產新增或減少金額及條件是否達本公司所規定之標準，若已符合者，應會同財務檢具交易之相關資料。 控制重點： 1.固定資產之分類、編號、殘值、耐用年限折舊計算等是否正確。 2.已重估資產是否依重估後價值計提折舊。 3.固定資產如已發生報廢或出售，其賬面總值已減少，計算折舊時，是否依據減少後之數額計算。 4.固定資產新增或擴充，計算折舊時是否依據增加後之數額計算。 1.固定資產明細表 2.財產目錄 3.固定資產折舊明細 4.機器設備一覽表

作業項目 作業程序及控制重點 依據資料 工程管理作業 工程設計 作業程序： 1.工程興建必須配合公司年度資本支出預算。 2.廠房設計，須符合政府核准施工標準，並參照建築師等專業人員之建築圖說或設計圖說，會同相關單位檢討修正並經政府機關報建核可。 3.工程的設計應以實用化及成本最低化設計。 控制重點 1.工程興建是否符合公司年度資本預算。 2.工程設計是否符合國家相關建築法令規定，有無因為違反而導致罰款之情形。 1.預算報表 2.設計圖 3.建築相關法令 4.費用明細表

作業項目 作業程序及控制重點 依據資料 工程管理作業 工程發包與訂約 作業程序 1.工程發包應簽訂「工程合約書」，合約條款承包方式、工程造價、施工期限、及付款辦法、工程延續、責任分配、投保營造工程險（含僱主責任險、第三責任險等）及違約處理等事項。 2.工程發包應經詢價、議價、比價或招標程序，並要求承包廠商提供具體之估價資料，憑以審核；另需填具經核決權限核准後方可執行。若因考量嚴格控制工程品質，營造工程發包得委由關係企業承作，其議價過程亦應循一般程序呈核。 3.合約簽訂後由工程小組通知承包廠商施工日期、地點及施工期限。 4.工程進行中若發現有工程應追加或追減之情形時，工程小組應和承包商檢討追加和追減之原因並分清責任歸屬，追加時比照前述請購、採購發包程序辦理。 控制重點 1.工程合同簽訂是否合理，有無對公司不利之處。 2.工程的發包是否嚴格按照采購程序作業，比議價或招標是否在合法、公正的前提下進行。 3.工程中發現需要追加工程時，追加是否合理，有無查明追加原因，若屬於承包商責任時，費用是否由該廠商承擔。 1.工程合約 2.相關法令 3.工程款項明細

作業項目 作業程序及控制重點 依據資料