公司印鉴证件档案管理及使用程序

公司印鉴/证件/档案管理及使用程序

目的：

1.明确公司印鉴、证件、档案的保管程序及使用原则；

2.确保印鉴、证件、档案使用符合公司及相关法规，保证公司权益。

范围：

1.带有公司名称的各种印鉴

2.各种证件（营业执照、各类许可证等）

3.财务、工程、文书档案

职责：

1.总经理秘书

1.1负责公司印鉴的保管及加盖，并保持相关记录

1.2负责各种文书档案

1.3更新《部门常规报表/资料明细表》

1.4负责启动并跟进《部门常规报表/资料明细表》时效性的周期评审

工作

2.人事行政部经理或其指定责任人负责

2.1开具公司介绍信

2.2保管及提供公司各种证件、印鉴资料

2.3确保证件的有效性，完成相关审验手续

2.4审批员工与外部机构往来中，涉及个人资料/信息等证明的印鉴使

用申请

3.财务部负责接收和保管财务档案

4.工程部负责接受和保管工程资料

5.印鉴/证件使用者

5.1确保印鉴／证件的安全性

6.部门经理负责

6.1保持部门内的印鉴及相关记录

6.2审核和批准印鉴/证件使用申请

6.3审核《部门常规报表/资料明细表》

7.法务协调员负责

7.1审批公司合同/协议的格式

7.2审批《公司印鉴/证件/档案使用申请单》

8.总经理负责

8.1批准《公司印鉴/证件/档案使用申请单》

8.2批准《部门常规报表／资料明细表》

8.3批准公司印鉴/证件外出携带

8.4批准公司印鉴的更换申请

程序：

1印鉴使用管理

1.1常规性报表／文件／资料

1.1.1公司建有AD-002-FM《部门常规报表／资料明细表》，该表中所

列的各项记录为总经理批准的，与所列记录有关的资料不需要

填写AD-003-FM《公司印鉴/证件/档案使用申请单》即可加盖公

司印鉴。

1.1.2AD-002-FM《部门常规报表／资料明细表》中的“编号”栏由部

门缩写字母加两位数字组成（如：HR－01）。

1.1.3各部门相关人员负责AD-002-FM《部门常规报表／资料明细表》

的填写，部门经理、总经理批准后交总经理秘书存档备查。

1.1.4该表中所各条记录的责任人及相关审核人员对该记录涉及的相

关内容负责。

1.1.5总经理秘书确认需加盖印鉴的报表/文件/资料与AD-002-FM《部

门常规报表／资料明细表》记载的情况一致后，才可加盖公司

印鉴，两页以上资料必须加盖骑缝章。印鉴管理者和使用者均

需签字确认，记录于AD-004-FM《公司印鉴使用记录》。

1.1.6如需加盖公司印鉴的文件为机密文件不方便总经理秘书看到

（在AD-002-FM《部门常规报表/资料明细表》中应以星号特别

标出），则相关人员将文件内容用白纸覆盖，只露出文件名

称，总经理秘书负责审核文件名称是否与AD-002-FM《部门常规

报表/资料明细表》中相符，确认无误后相关人员在总经理秘书

监督下对该文件盖章，两页以上资料文件必须加盖骑缝章。

1.1.7已加盖印鉴的常规类报表/文件/资料，因填报内容有误需要重

新填报后再加盖印鉴的须按本文1.2条款执行。

1.1.8各部门相关人员负责保持AD-002-FM《部门常规报表/资料明细

表》的有效性，总经理秘书负责日常运作中对其进行监督及审

核，如有需要，相关人员可随时提出对明细表的修改。每半年

由总经理秘书组织相关人员进行一次有效性评审工作。

1.2非常规性报表/文件/资料

1.2.1必须填写AD-003-FM《公司印鉴/证件/档案使用申请单》，经相

关人员审核后由总经理批准，不得授权。

1.2.2总经理秘书对获批准的申请单进行编号，并将该编号填写于AD-

003-FM《公司印鉴/证件/档案使用申请单》中，以便于管理、

记录及追溯。编号由六位编码组成，YYMMXX（YY代表年份，MM

代表月份，XX为顺序号）。

1.3部门持有的业务印鉴

1.3.1部门内印鉴的使用需获得部门经理的批准，并由部门经理或其

指定人员保持AD-004-FM《公司印鉴使用记录》。

1.4印鉴申请/更换/取消

1.4.1申请新制或更换公司内印鉴，需获得总经理批准，填写AD-003-

FM《公司印鉴/证件/档案使用申请单》，由行政部安排至市公

安部门指定地点制作。制作完毕的印鉴发放需保留签字确认的

记录，填写AD-006-FM《印模备案表》，由人事行政部经理或其

指定责任人保留。

1.4.2财务印鉴的更换程序及所需资料按照国家及地方职能部门的相

关要求执行。

1.4.3失效的印鉴应获得总经理批准后，在人事行政部经理与责任部

门经理共同监督下销毁，记录于AD-009-FM《印鉴档案销毁记

录》。

1.5印鉴外出携带

1.5.1印鉴外出携带必须填写AD-003-FM《公司印鉴/证件/档案使用申

请单》，获总经理批准后方可借用。同时口头通知总经理秘书

说明需携带印鉴外出的目的、时间及返回时间，以方便其协调

印鉴使用需求。总经理秘书保留AD-004-FM《公司印鉴使用记

录》。

1.5.2携带者须确保印鉴的使用符合公司规定，并将加盖印鉴的报表/

文件/资料的复印件带回公司存档或描述印鉴使用范围及内容。

加盖印鉴时两页以上资料/文件必须加盖骑缝章。

1.5.3携带者必须随身妥善保管公司印鉴，不得转交他人。需在用印

后的当日立即返回公司，并直接将印鉴及用印资料的复印件交

给总经理秘书。AD-004-FM《公司印鉴使用记录》应注明印鉴借

出和归还的时间，由总经理秘书保留该记录。

1.5.4无论任何原因造成印鉴丢失/破损，携带者必须在第一时间向人

事行政部经理报告，确保印鉴遗失申报的及时，防止造成对公

司的任何损失。

1.6介绍信的使用

1.6.1人事行政部经理或其指定责任人负责开具公司介绍信。

1.6.2所有介绍信都应写明被介绍人的姓名、职务、接洽事项、要

求、接洽单位名称等。印刷的介绍信还要填上有效期限，留好

存根，存根内容与介绍信内容保持一致，有骑缝章。总经理秘

书负责核实及用印。

1.6.3AD-002-FM《部门常规报表/资料明细表》中未明确的用于证明

公司及员工身份的介绍信需填写AD-003-FM《公司印鉴/证件/档

案使用申请单》。

2证件使用管理

2.1相关部门对有关证件进行年检时，由人事行政部经理将所需证件及资

料准备齐全交使用人员，并保留AD-005-FM《公司证件/档案使用记录》。