应收应付款管理办法

应收应付款管理制度
一、概念：
1、应收款：公司销售产品向客户收取协议的款项，或公司为客户提
供服务而签定合同（或协议）应收取的款项。
2、应付款：公司采购产品向供给方支付协议的款项，或公司为取得
服务支持而签定合同（或协议）应支付的款项。
二、现金收款管理
1.送货人员在为客户送完货验收完成后，应要求客户方收货人员签回
《送货单》。
2.货款额低于5000元者，应尽可能要求客户现金或支票支付。
3.对于第一次购买的客户要求其预付货款的30%才可以送货，多次
购买且信用差的客户要求其预付货款的70%才可以送货；多次购买
且信用好的客户可按照客户财务规定进行月结付款，客户财务信用由
会计审核评定。
4.原则上现金支付必需由财务人员亲自办理，若送货人员接受委托在
收取客户现金货款后，必需在回到公司后第一时间上缴到财务部，并
填写《现金缴款单》，与公司出纳进行交接，不得以任何形式擅自坐
支公款。
5.出纳应在收款后第一时间知会会计，便于应收帐务处置。
6.会计应按期统计整理欠款客户名单、欠款金额、欠款时间、预处置
方式等。
三、月结收款管理
1.对于月结付款客户或欠款客户，由会计成立应收账款管理台帐，列
出明细，按客户财务月结时间之前一周由前台向客户发出《请款单》，
由会计向对方相应人员催欠。
2.在对方明确表示货款清结时间后肯定收款方式，为客户寄送货款发
票，如需要进行现款回收时公司派出收款人员收款，以下为公司委托
员工向客户收取货款的规定：
① 有关人员进行收款业务时，须先到前台文员处办理客户回签白单的领出记录
和有关委托手续。对于未收到款项的白单在回到公司后及时返还给前台文员，并
作出还单记录；对于已收到的款项，收款人要凭有出纳盖章确认的《现金缴款单》
到前台文员处进行销单手续。
② 有关人员收到的货款，必需在回到公司后第一时间上缴到财务部，不得擅自
坐支公款。
③ 如所收款项属打折收取的，必需经得总领导签名认可，不然财务部将按单据
的实际金额向收款人收缴。
3.在公司发出《请款单》且对方无法明确货款清结时间时，会计将此
项货款催欠工作移交给该项业务联系的业务员，进入欠款处置流程。
四、采购付款管理
1.采购部必需按照多途径，少环节，货比三家，适时、适质、适量、
适价保证原物料的供给，提供报价单至少有三家可选择比较。
2.采购部必需有完整的采购结算档案，并成立有效的采购分析档案。
采购部应在每批原料收货后一周内及每一个月底与供给商查对帐务，
避免出现过失。采购部和财务部应于每一个月末与供给商查对供货数
量、应付货款和商务处置等资料，采购部应对供货市场，供给商情况，
需购原物料质量、价钱、数量、运输资料、进销数据、原物料库存、
原物料耗用情况等作出按期分析，并及时提交原物料的市场行情、月
原物料采购计划、外欠货款及资金需求计划给总领导（助理）。
3.一批原物料验收完毕，采购部应及时整理各类单据，打印“付款申
请单”一并送财会部做为付款凭证。原料的付款凭证有：采购申请单、
合同、原料收货报告、发票；物料的付款凭证有：采购申请单、合同、
验收单、发票。
4.采购部按照所订原料的到货期及付款条件，填报“采购用款计划”
报财会部筹款，每周应提报“付款计划”报财会部和总领导。原物料
采购须遵循“货到付款”的原则，严格控制原物料预付货款。在部份
原物料紧张处于卖方市场时，供给商坚持要求先款后货，因此需要带
款提货（带款提货必需确保采购资金的安全，本款提货人若是是新进
员工，款额不得超出当月工资），其所需货款须由采购部、财会部和
总领导严格审查批准方能办理。
5.必要的原物料预付货款应遵循以下几点：
(1)必需是信用良好的固定供给商，对贸易公司性质的供给商不得采
用预付货款的结算形式。
(2)必需事前派专人或信用良好的第三方，如派采购、品管人员一路
去实地调查供给商的实物供给，质量保证情况和目前的经济状态等情
况，并将调查报告提交总领导(助理)。
(3)必需有完整的正式合同，重要合同须经国家认可的公证机关予以
公证。在合同中必需有明确的交货地址，交货期限，质量标准，和在
需方所在地的法院管辖范围内履约。
(4) 每一项预付款的额度控制，须由总领导决定，必要时作出相应对
策既要保证生产的需要，又要保证货款安全。
(5)原物料预付货款支付以后，采购部和财会部必需同时明确专人负
责该项原物料和货款的追踪记录，并按如实际情况按天或周，或旬将
记录提交给总领导(助理)，直至该合同履行完毕。
6.汇票特户和信用卡转帐，在具体付款之前，须经部门领导审核，呈
报总领导批准，由财会部授权办理。
7.如发生付款后进货量不足等情况造成公司多付款或供给商欠款，财
务部要责成具体经办人员尽快追回，必要时应采用法律手腕追回。
8.经办人员按照采购凭证、入库单或相关协议（合同）与财务部肯定
付款方式，由财务部填写《请款单》，按财务权限审核。
9.要求供给商或请款方提供正规的发票，同会计审核请款手续。
10.所有手续合格后，出纳付款。
11.对于频繁业务往来或超过5000元以上的应付款，公司原则上进
行月结或分批付款，特殊情况由总领导批准后进行。
五、其他付款管理
1.公司人员工资、奖金的发放，须严格依照规定执行。每一个月的工资、奖金由
行政主管部门填写发放表，经会计师、总领导签字同意后，财务部审核发放。
2.需交纳的各项税费，按国家税法有关规定办理，经财务部会计师审核，总领导
批准后缴纳。
3.因工程需要所发生的生产、技术和管理人员外出培训费用由公司分管领导、会
计师、总领导按管理预算费用标准严格控制批准。
4.收到贷款利息通知单，财务部会计签字认可后进行帐务处置。支付贷款利息时，
由财务部会计签字，总领导批准。
5.各项业务前期费用、项目开发管理费、技术服务费、生产准备费等不直接记入
资产本钱、需按规定分摊的其他费用开支，由经办部门按规定程序签字后由会计
师、总领导审批。
6.所有付款凭证必需由财务部负责人(或被授权人)签字、总领导审批后才进行办
理。
7.应填写资金开支申请表的付款业务，经办人员必需将资金申请表和付款单据一
并交财务部，由财务人员办理具体的资金支付手续。无资金申请表，财务人员不
予付款。
8.经办部门持发票报销时，发票内容必需与资金申请表内容相同，且金额不得超
出资金开支申请表金额。发票必需有效、填写齐全、规范，不符合财务报销规按
时，必需改换发票，不然财务人员不予受理。
9.经办部门要依照要求认真填写付款凭证，由经办部门负责人签字，未注明相应
合同编号、定单编号和不按合同规定办理预付款和结算款的，财务人员不予受理。
10.本规定由公司财务部负责解释。