企业邮箱使用管理制度
文件编号: FX3A/AD-
企业邮箱使用管理制度
(第A/0版)
编制/日期 审核/日期 批准/日期
发布：2016年 月 日 生效：2016年 月 日
未经同意 禁止复印
1.文件目的
为了加强规范企业邮箱管理，保障公司信息安全以及企业邮箱的合理使用，使对外邮件
收发工作科学化，制度化，特制定本办法。
2.定义
企业是以企业域名做后缀的邮箱，既能体现公司的品牌和形象，又能方便公司主管人员
对员工信箱进行统一管理，还能使得公司来往获得更好更安全的管理。
3.适用范围
本制度适用于公司所有对外收发邮件业务联系的人员。
4.管理职责
行政部企划科负责企业邮箱的收集；
人力资源部负责企业邮箱申请开通的审批；
工程部网络管理员负责企业邮箱的开通和维护事宜。
5.企业邮箱的账号构成
企业邮箱域名后缀
用户命名规则
个人邮箱：名字拼音_姓全拼+邮箱域名后缀，如：
王小明：xiaoming_
部门邮箱：部门代码（大写）+邮箱域名后缀，如：
行政部
部门使用，出现重名或重音的命名规则：
先注册的用户按上述规则命名，重名或重音用户，在上述规则后增数字1、3、5、6、7、
8、9……加以区分，如：
行政部：AD
行政部：AD
……
企业邮箱密码修改
组成，用户初次登陆后请立刻修改密码并完善个人信息，防止邮件被其他人恶意篡改。
6．企业邮箱使用管理办法
频繁与外单位有邮件业务往来的员工可以申请企业邮箱，申请时请填写“企业邮箱申请
表” （附表1）,明确使用企业邮箱的原由，使用的频次，同时按照“企业邮箱申请流程（OA
上线）”严格执行；
由于实际业务调整不再需要企业邮箱，需由员工所在部门的文员通知工程部网络管理员
暂时封锁帐号，经审核确认邮箱无重要信息后，对该账号进行注销；如使用者离职时，则由
所在部门文员向工程部网络管理员报备，待交接结束后将该邮箱更名转移至交接人员，以保
证对外联系的持续；
企业邮箱仅作为业务往来中信息传递使用，禁止将其作为活动存储器使用，工程部不提
供邮箱服务器的管理备份，企业邮箱总容量为50G，每个账户邮箱单封邮件可发送单个附件
大小为3G，单封邮附件总大小为16G；因此每个用户不得长期积压邮件占用企业邮箱空间资
源，必须将重要邮件及附件下载保存至本地磁盘。由于未及时保存造成重要信息丢失的，责
任由用户本人承担。
企业邮箱只能在公司内部电脑登录进行收发邮件操作，如因出差需要临时开通账户异地
登录权限的，由使用人于出差前填写“企业邮箱异地登陆权限开通申请表”，批准后由工程部
网络管理员负责开通，待申请开通期限到，则工程部网管员自动关闭该邮箱异地登陆权限，
如因工作原因，需延长开通时间的，使用人提前向人力部申请报备；
在使用企业邮箱跟外单位沟通过程中，请邮箱使用人做好信息保密工作，同时工程部网
络管理员做好邮箱信息的安全管理工作；
禁止通过企业邮箱对外发送公司机密资料以及所有涉密文件，工程部网络管理员做好邮
箱发送、接收状态监督工作，如有违反，及时将情况反馈至人力部，由人力部根据相关制度
对当事人进行处理；
禁止在企业邮箱内部发送大群组邮件，如有发现此类现象，工程部网络管理员第一次予
以警告，再次发现则管理员有权收回此邮箱使用权并通知员工所属部门文员或领导；
7.相关记录
企业邮箱开通申请表，企业邮箱异地登陆权限开通申请表
8.附则
本制度解释权归属行政管理部所有；
本制度自下发之日起生效实施，如需进行修订时自修订核准之日起生效实施。
附表1：
企业邮箱开通申请表
NO:
申请部门 申请人 申请日期 年 月 日
所属岗位 申请开通邮箱名称
申请事由 使用频次 □1次/天 □2次以上/天 □其他
部门领导
意见
签名/日期：
人力部领
导意见
签名/日期：
工程部网
管员意见
签名/日期：
注：新个人用户申请开通企业邮箱按表填写要求填写；如为申请开通部门或科室邮箱，则在“所属
岗位”栏中进行说明。
附表2：
企业邮箱异地登陆权限开通申请表
NO:
申请部门 申请人 申请日期 年 月 日
所属岗位 开通权限邮箱名称
申请事由 开通时间范围 月 日—— 月 日
部门领导
意见
签名/日期：
人力部领
导意见
签名/日期：
工程部网
管员意见
签名/日期：
注：本表单适用于出差在外，需要开通异地登陆权限，进行业务联系的人员使用；申请开通的期限
到，则工程部网管员自动关闭该邮箱异地登陆权限，如因工作原因，需延长开通时间的，使用人自
行向人力部申请报备。
公共邮箱邮件管理制度
公共邮箱邮件管理制度一、引言邮件是个人和企业工作和沟通的重要工具，合理的邮件管理制度可以帮助提高工作效率和保护信息安全。
本文主要针对公司内的公共邮箱邮件管理制度进行规范，以确保邮件的安全、准确和高效的管理。
二、邮件账号管理1. 邮箱注册：员工入职时，由部门管理员负责为新员工开通公司公共邮箱账号，并且定期清理不需要的邮箱账号。
2. 邮箱权限管理：公司内部公共邮箱权限设置安全级别比较高，除了邮件的收发权限外，其他权限一律交由企业邮箱管理员来设置，私人邮箱不得强制登陆企业邮箱。
3. 邮箱密码保护：每个员工必须设置较为复杂的密码，并且定期更改密码，更改密码时，要求对密码进行复核，确保密码不能易被破解。
三、邮件发送管理1. 邮件内容规范：所有公司员工在发送邮件时，必须遵守公司的邮件发信规范，不得发送不良信息和不当内容。
2. 邮件签名：公司要求所有员工在邮件收件方箱签名，应该包含姓名、职位、公司名称、联系电话等信息。
3. 邮件发送权利：公司内部公共邮箱对发送邮件的权限设置为内部的部门领导和企业邮箱管理员，普通员工只有接收的权限。
四、邮件接收管理1. 邮件接收规范：接收邮件的员工要对收到的邮件进行查看和筛选，对于不必要的邮件及时删除，对于需要留存的邮件，要进行归档存储。
2. 邮件查看义务：接收邮件的员工有义务对上级领导发出的邮件进行及时查看和回复。
拒收领导邮件将视为不履行职责。
五、邮件归档管理1. 邮件归档规范：公司要求员工将工作邮箱内及时处理完毕的邮件进行归档。
对于需要长期保留的邮件，应该存档保存。
2. 邮件存档与备份：公司对邮件服务器定期进行数据备份和存档，确保邮件信息不会因为系统故障而丢失。
3. 邮件管理权限：公司邮件管理由邮件管理员负责，禁止随意删除或篡改邮件记录。
必要时，需要提请公司领导授权，由邮件管理员进行处理。
六、邮件敏感信息保护1. 邮件涉密信息：公司内邮件中存在涉密信息的需要，由公司内部邮件管理员进行标识处理，并设置保密权限，以防泄露。
公司电子邮件使用规范制度
XXX有限公司电子邮件使用规范制度一、施行目的为了规范公司电子邮件的使用和日常管理，提升工作效率，结合公司管理现状，特制定本管理制度。
二、本管理规范的适用范围（一）本管理规范适用于XX有限公司、XX有限公司X分公司及其关联公司的所有员工。
（二）工作邮箱由公司统一发放，即后缀名为“XX”的企业邮箱。
如分公司、子公司或关联公司另有邮箱后缀名的，按该关联方的实际情况执行。
三、使用电子邮件的情形（一）正式的工作汇报和交流，对内/对外；（二）重要信息的传递和工作安排；（三）涉及公司商务合作、技术信息、商业秘密的文件或资料；（四）难以简单使用口头表达说明清楚的事项；（五）需要获得部门之间配合或协助的事项和请求；（六）没有见面交流条件的其他交流内容。
四、电子邮件使用基本作用使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成；能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能。
五、邮件发送的对象（一）收件人：是要受理邮件所涉及的主要问题的相关人员，要求收件人在规定时间内对邮件予以回复响应。
（二）抄送人：只是需要知道邮件描述的问题或事项的人员，被抄送的人没有义务对邮件予以回复响应，如果有建议，也可以回Email。
秘送人：即收件人是不知道此封邮件发给了密送的人，这个可能用在非常规情况。
（三）各收件人的排列应遵循一定的规则，比如按部门排列、按职位等级从高到低。
（四）邮件发送人只给需要信息的人发送邮件，将抄送人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，注意信息保密，同时以免造成不必要的垃圾邮件。
六、工作计划、安排类的邮件（一）主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关负责人。
（二）有计划的重要的会议通知，会议召集人或其指定人员应以邮件形式发出并用电话、微信、钉钉或QQ提醒，并且增加会议相关附件，以便与会人员提前了解会议主题及相关内容，提高会议效率。
邮件收发管理制度
邮件收发管理制度一、总则为规范企业内部邮件的收发行为，提高邮件的有效性和准确性，加强信息管理，特订立本邮件收发管理制度。
二、适用范围本制度适用于企业内全部员工及相关管理人员，包含内部邮件和外部邮件。
三、邮件收发权限1.全部员工和相关管理人员具备邮件收发权限，但必需经过信息部门的授权和设定。
2.未经授权的员工不得私自替换他人发送邮件，也不得非法窜改或泄露邮件内容。
四、邮件收发规范1.收件人指定：发件人发送邮件时，应明确指定收件人姓名和邮箱住址，确保邮箱住址的准确性。
2.主题清楚：发件人应在邮件主题中简要概括邮件的内容，避开使用过长或不相关的主题。
3.简明扼要：发件人应尽量使用简洁扼要的语言表达，避开冗长、多而杂的句子和段落。
4.正文规范：发件人在撰写邮件正文时，应注意字数适度，段落分明，使用合适的字体、字号和格式。
5.附件使用：如有必需，发件人可添加附件，但应提前确认附件内容的准确性和完整性，避开无意义或冗余的附件。
五、邮件发送流程1.发件人准备：发件人在发送邮件之前，应对邮件内容进行审核和校对，确保准确、完整、合规。
2.发件人发送：发件人应使用指定的企业邮箱发送邮件，确保邮件具备发件人的真实身份和权威性。
3.邮件传输：发件人发送邮件后，应及时确认邮件的传输状态，避开邮件因网络等原因未能及时送达。
4.邮件保密：对于涉及保密信息的邮件，发件人应使用加密或密码保护等方式，确保邮件内容的安全性。
六、邮件接收与处理1.邮件接收：收件人应定期登录企业邮箱进行邮件的接收和处理，确保未读邮件及时查看并回复。
2.邮件处理：收件人在处理邮件时，应认真阅读邮件内容，依据邮件的紧要性和紧急程度进行及时回复或处理。
3.回复时限：收件人在接收邮件后，应依据邮件内容和工作情况尽快回复，确保邮件的及时性和有效性。
4.垃圾邮件处理：收件人对于明显的垃圾邮件，应在接收到邮件后及时删除或标记为垃圾邮件。
七、邮件备份与归档1.邮件备份：企业信息部门应定期对企业内外的紧要邮件进行备份，确保邮件的安全性和可恢复性。
(完整)企业邮箱管理规定-18
制度编号：HFGZ-20XX-X018编制部门：行政管理中心批准人：行政总裁生效日期：年月日企业邮箱管理规定第一章总则第一条为加强对企业邮箱的管理，规范企业邮箱的日常使用，保证邮箱系统正常运行，特制定本规定。
第二条本规定是对企业邮箱进行监督与管理的基本依据，适用于公司全体员工。
第二章企业邮箱的管理第三条行政管理中心负责企业邮箱的管理，由行政管理中心负责人执行监管。
第四条行政管理中心统筹企业邮箱的日常维护，为各部门提供企业邮箱各类技术支持，确保企业邮箱正常使用。
第五条行政管理中心须做好企业邮箱的监管，并及时调整企业邮箱的使用人员，确保企业邮箱仅用于公司在职员工。
第六条行政管理中心须依据公司对企业邮箱管理的安全需求，定期评估企业邮箱安全隐患，提交解决方案、风险管理控制措施等。
第七条公司宣传画册、对外宣传资料及其他需标注企业联系邮箱的事项须统一使用企业公众邮箱账号。
第八条行政管理中心定期监督检查邮箱的规范使用情况，对不按规定使用邮箱的员工给予口头警告，三次以上的屏蔽其邮箱使用权。
第三章企业邮箱的使用第九条企业邮箱类型及用途（一）企业公众邮箱：代表公司官方沟通渠道，用于公司层面对外沟通，包括与政府机构、合作单位之间的文件收发、节日慰问、事务咨询等。
（二）企业员工邮箱：仅用于员工日常工作交流使用，包括对外业务、部门沟通、事务咨询等。
第十条企业邮箱账户开通与注销（一）行政管理中心统筹负责企业邮箱账户开通与注销，以最新人员变动情况进行账号管理。
（二）原则上公司正式员工都将分配企业员工邮箱，员工离职时进行注销。
（三）若需开通专项用途的企业邮箱账号，由申请人填写《企业邮箱开通申请表》，经审批后方可开通。
第十一条企业邮箱使用要求（一）企业邮箱仅限于工作使用,不得从事与工作无关的事情。
（二）企业邮箱用户不得将其帐号、密码转让或出借予他人使用。
如用户发现其帐号遭他人非法使用或出现安全漏洞时，应立即向行政管理中心汇报。
（三）企业邮箱用户在使用邮箱帐号的过程中，必须遵循以下原则：1、遵守公司相关规章制度；2、不得因非法目的使用企业邮箱；3、不得利用企业邮箱进行任何可能对公司的正常运转造成不利影响的行为；4、不得利用企业邮箱上传、展示或传播任何虚假的、骚扰性的、中伤他人的、辱骂性的、恐吓性的、庸俗淫秽的或其他任何非法的信息资料；5、不得侵犯其他任何第三方的专利权、著作权、商标权、名誉权或其他任何合法权益；6、公司邮件服务器将开启垃圾邮件过滤功能，为避免发生邮件被劫持为垃圾邮件，需注意以下事项：①发送邮件必须填写邮件主题，不得以空白主题发送邮件；②邮件附件应采用压缩包形式；③邮件正文避免出现网页地址链接内容，容易被识别为垃圾邮件；④在论坛或其他网站注册时，须填写其他私人邮箱，禁止使用企业邮箱注册（容易被垃圾邮件攻击）。
单位企业邮箱管理制度范文
单位企业邮箱管理制度范文单位企业邮箱管理制度一、概述本制度旨在规范单位企业邮箱的使用和管理，确保单位企业邮箱的正常运行和信息安全。
二、适用范围本制度适用于单位内所有员工，包括全职员工、兼职员工和临时员工。
三、邮箱申请与权限管理1. 邮箱申请（1）员工入职时，需要填写邮箱申请表，由人力资源部进行审核和审批。
（2）部门负责人可以根据业务需要向人力资源部提出新增邮箱的申请。
（3）离职员工的邮箱会在离职当天被停用，并进行备份保存。
2. 邮箱权限管理（1）根据岗位职责，设置不同的邮箱权限，包括读取、发送、删除等权限。
（2）部门负责人有权根据业务需要申请调整员工的邮箱权限，并及时向人力资源部备案。
四、邮箱使用规范1. 邮箱命名规范（1）邮箱账号的命名应遵循“姓氏+名字”的规则，例如********************。
（2）邮箱昵称应使用真实姓名，严禁使用不当昵称。
2. 邮箱密码安全（1）初始密码由人力资源部提供，并要求员工在首次登录时强制修改密码。
（2）密码应缺省8位以上，由数字和字母组成，并定期更换密码。
（3）严禁将密码泄露给他人，并定期提醒员工保护密码的安全。
3. 邮件收发规范（1）严禁发送垃圾邮件、含有不良信息或涉及商业机密的邮件。
（2）禁止发送大量重复的邮件，以免占用邮箱空间和影响系统正常运行。
（3）接收邮件时可以通过设置过滤规则进行自动归档和分类。
4. 邮件管理（1）员工应及时清理邮箱，删除过期和无用邮件，保持邮箱整洁。
（2）附件过大的邮件应通过网盘等方式共享，避免占用邮箱空间。
五、邮件备份与恢复1. 邮件备份（1）单位将定期进行邮箱备份，确保员工电子邮件的安全性和完整性。
（2）备份数据应储存在安全的服务器中，同时进行数据加密。
2. 邮件恢复（1）发现邮箱数据丢失或损坏的情况，员工应及时向IT部门报告，并提供相关信息进行恢复。
（2）IT部门应定期测试恢复系统，确保数据的可靠性和完整性。
六、违规处理1. 违反本制度的员工将受到相应的违规处罚，包括口头警告、书面警告、扣除绩效工资等。
企业邮箱权限管理条例
╳╳╳企业邮箱管理制度
一.目的
为规范公司邮箱管理，正确使用邮箱平台，规范邮件发送权限。
二.适用范围
本制度适用于全体员工。
三、邮箱管理制度
1.员工不得利用企业邮箱全公司群发个人日结果日计划、个人周结果周计划、部
门内部工作安排、工作回复（只抄送给相关人员即可）。
上级有特殊要求的员工并经过部门负责人/大区负责人邮件审批的除外。
2．员工不得利用企业邮箱群发任何虚假的、骚扰性的、中伤他人的、辱骂性的、恐吓性的、庸俗淫秽的或其他任何非法的信息资料。
3.员工利用企业邮箱群发文章分享的，内容必须符合公司文化和要求，禁止分享
与工作无关的文章、图片等。
4．未经部门负责人或ROD允许，不得越级发送邮件（全员群发的邮件除外）。
5．╳╳╳节日通知、问侯等全员邮件，由总部HR部门通过公共邮箱发出。
6．所有制度类全员公示邮件，由总部行政部门通过公共邮箱发出。
7．╳╳╳O级及以上领导、大区总监及助理、各部门总监\经理、CEO办助理、秘书、COO助理拥有全员群发权限，其它人员无权群发邮件。
四.处罚措施
如违反以上制度，视情节严重罚款100~1000元不等，情节恶劣者予以开除处分。
本规定最终解释权归信息部，此前与本规定相冲突者，均以本规定为准。
本规定自文件发布之日起正式生效执行。
北京╳╳╳文化发展有限公司
信息部。
企业通讯软件管理制度
企业通讯软件管理制度第一章总则第一条为规范企业内部通讯软件使用，提高效率，加强信息安全管理，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有通讯软件的使用与管理，包括但不限于企业邮箱、即时通讯工具等。
第三条公司员工应严格遵守本制度的规定，不得擅自使用未经公司审批的通讯软件，不得滥用通讯软件聊天、娱乐等，不得泄露公司机密信息。
第四条公司将定期对员工的通讯软件使用进行监控与检查，发现违规行为将给予相应处罚。
第五条公司将为员工提供必要的培训与指导，帮助员工正确使用通讯软件，提高工作效率。
第六条公司将建立信息安全管理制度，对通讯软件进行加密、备份等操作，确保信息安全。
第七条公司将建立通讯软件使用情况记录，定期进行汇总与分析，为公司决策提供参考依据。
第八条公司将设立通讯软件管理委员会，负责对通讯软件的监管与管理，落实本制度。
第二章通讯软件使用规定第九条公司为员工提供统一的企业邮箱，员工应当优先使用企业邮箱发送工作邮件，不得使用个人邮箱代替。
第十条公司允许员工使用即时通讯工具进行工作沟通，但不得私聊、无关话题聊天等，应当保持工作相关。
第十一条公司禁止员工使用通讯软件发送、接收任何不良信息，包括但不限于色情、暴力、政治敏感等内容。
第十二条公司鼓励员工在通讯软件中进行知识分享、经验交流，提高团队合作效率。
第十三条公司禁止员工在通讯软件中进行商业宣传、个人推销等行为，严禁违反相关法律法规。
第十四条公司将向员工提供相关通讯软件使用手册，员工应当认真学习并按照手册规定使用通讯软件。
第十五条公司将对员工的通讯软件使用情况进行定期检查，发现问题及时处理。
第十六条公司鼓励员工提出对通讯软件的改进建议，公司将认真考虑并及时调整管理措施。
第三章信息安全管理第十七条公司将为通讯软件设置合适的权限管理，根据员工职责进行分级授权。
第十八条公司将对通讯软件进行定期备份，确保信息不丢失。
第十九条公司将加强对通讯软件的数据加密，保护信息安全。
企业邮箱管理规定
企业邮箱管理规定一、引言本规定旨在规范企业邮箱的使用、管理行为，保护企业信息安全，维护企业形象和利益。
二、企业邮箱开通与注销1. 开通邮箱企业员工在服务台或人力资源部门登记个人信息后，可向信息技术部门提交开通企业邮箱的申请，待审核通过后，信息技术部门予以设置和开通。
2. 注销邮箱离职员工应当主动申请注销企业邮箱，由信息技术部门予以注销。
三、企业邮箱的使用规范1. 邮箱的使用对象企业邮箱仅限授权员工使用，不得外借或共享。
2. 邮箱的使用目的企业邮箱仅限于企业工作，不得为个人恶意活动、非法行为、垃圾邮件、传播病毒等目的所使用。
企业员工应正当合理地使用企业邮箱，遵守国家法律法规和公司规章制度。
不得私自转发、删除、篡改、泄露、盗用公司邮件。
4. 邮箱内部审查信息技术部门可以对企业员工的邮件进行随机抽查，以确认员工的安全行为规范整改情况。
但应当保护员工个人隐私。
5. 员工行为的监管企业应当对员工违规行为予以监管，发现员工违规使用企业邮箱的，应当给予停用邮箱、公开通报等措施，并降低其相关工作评定的分数、奖金等考核权益。
四、企业邮箱管理1. 邮件的备份信息技术部门应该定期对邮箱内容进行备份，以确保企业关键信息的安全。
2. 邮箱的存储空间企业员工应当根据超出的使用情况进行申请，信息技术部门视情况给予增加存储空间或者优化邮箱设置。
企业邮件中涉及到商业机密、隐私数据等需要保密的信息，应当予以加密、权限管理等安全措施。
4. 邮箱的加强安全防护信息技术部门应该对企业邮箱进行安全管理和风险控制，建立监控系统、流程规范等，确保企业邮箱的可靠和安全。
五、企业邮箱的维护与更新1. 邮箱的维护信息技术部门应定期维护企业邮箱，以确保其正常运行和可靠性。
2. 邮箱的安全更新信息技术部门应该对企业邮箱进行定期更新，升级防火墙、杀毒软件等安全防护措施，以应对各种安全威胁。
六、企业邮箱管理异常处理1. 安全漏洞信息技术部门应及时对企业邮箱出现的安全漏洞进行处理，采取补丁、封堵等安全措施，同时提醒员工对应安全风险。
邮件管理制度
邮件管理制度一、前言随着信息技术的快速发展，电子邮件已经成为现代企业日常工作的重要工具之一。
电子邮件的高效传递信息和方便沟通的特性，使得它成为了企业内部与外部沟通的主要渠道。
然而，电子邮件的使用不受限制，如果没有合理的管理制度，就会给企业带来诸多问题。
建立健全的邮件管理制度，对于保障企业信息的安全、提高工作效率以及规范员工工作行为具有重要意义。
二、邮件管理基本原则1. 信息安全原则：电子邮件是企业内部和外部信息传递的主要手段之一，因此必须遵循信息安全的原则。
电子邮件管理制度要求对重要、秘密信息进行加密发送，确保信息传递的安全性。
2. 使用合法原则：邮件管理制度要求员工在使用电子邮件时，必须遵守国家法律法规及企业内部规章制度，不得发送损害企业利益或违反法律法规的信息。
3. 私人使用原则：员工在使用企业邮箱时，应当遵循私人使用的原则，不得利用企业邮箱进行私人活动。
4. 知情权原则：企业员工在收发邮件时，必须保障他人的知情权，对于涉及他人利益或隐私的邮件，需经过对方同意后方可发送。
三、邮件管理制度内容1.邮件发送规范（1）邮件主题应当简洁明了，不得使用虚假、迷惑性的主题；（2）邮件内容应当准确、清晰、规范，不得发送含有欺骗性、低俗色情、暴力等内容；（3）严禁发送商业广告邮件，宣传攻击他人、侮辱诋毁他人的言论；（4）邮件发送时间应当合理，不得在非工作时间滥发邮件；（5）对于需要批准的重要文件，必须经过相关领导批准后方可发送。
2.邮件接收规范（1）接收邮件时应当及时查收，不得存在长时间不查阅邮件的情况；（2）对于重要邮件应当及时处理回复，避免耽误工作；（3）对于垃圾邮件和不必要的邮件，应当及时删除或进行垃圾邮件过滤，以免影响工作效率。
3.邮件存档规范（1）对于重要邮件，应当进行合理的归档保存，以备日后查阅；（2）对于涉及重大事项的邮件，应当由相关部门做好备份存档工作。
4.邮件监控规范（1）企业对员工发送和接收的邮件进行必要监控，以便及时发现并处理违规行为；（2）在进行邮件监控时，必须保密，不得泄露个人隐私信息。
企业邮箱安全管理制度
第一章总则第一条为加强企业邮箱的安全管理，保障企业信息资源的安全，维护企业正常运营秩序，根据《中华人民共和国网络安全法》等相关法律法规，结合本企业实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于企业内部所有使用企业邮箱的员工、部门及外部合作伙伴。
第三条企业邮箱安全管理工作应遵循以下原则：1. 预防为主，防治结合；2. 规范管理，责任到人；3. 信息安全，人人有责；4. 紧急应对，及时处理。
第二章组织机构与职责第四条成立企业邮箱安全管理小组，负责企业邮箱安全管理的日常工作。
第五条企业邮箱安全管理小组职责：1. 制定和修订企业邮箱安全管理制度；2. 监督企业邮箱安全管理制度执行情况；3. 组织开展企业邮箱安全培训和宣传活动；4. 协调处理企业邮箱安全事件；5. 负责企业邮箱安全事件调查和报告。
第六条各部门及员工应积极配合企业邮箱安全管理小组开展工作，履行以下职责：1. 遵守企业邮箱安全管理制度，使用企业邮箱进行工作；2. 定期检查企业邮箱安全设置，及时更新密码；3. 不得利用企业邮箱进行违法活动；4. 及时报告企业邮箱安全事件。
第三章安全管理制度第七条企业邮箱账号管理：1. 企业邮箱账号由企业统一分配，不得私自创建、修改或转让；2. 员工应妥善保管企业邮箱账号及密码，不得泄露给他人；3. 账号密码应定期更换，密码设置应符合复杂度要求。
第八条企业邮箱访问管理：1. 企业邮箱访问采用实名认证，确保账号安全；2. 员工不得使用企业邮箱进行与工作无关的活动；3. 企业邮箱访问日志应定期备份，以便追踪和审计。
第九条企业邮箱数据安全：1. 企业邮箱数据应定期备份，确保数据安全；2. 对敏感数据，应进行加密存储和传输；3. 不得在企业邮箱中存储、传输、复制违法、违规信息。
第十条企业邮箱安全事件处理：1. 发现企业邮箱安全事件，应及时报告企业邮箱安全管理小组；2. 企业邮箱安全管理小组应立即启动应急预案，采取相应措施；3. 对企业邮箱安全事件进行调查、分析，制定整改措施；4. 对造成企业邮箱安全事件的责任人，依法依规进行处理。