公司合同档案管理制度
合同档案管理制度
合同档案管理制度1. 简介本文档主要介绍公司合同档案管理制度的相关内容。
本制度旨在规范公司合同档案的管理，提高合同档案管理的效率和可靠性，防止合同档案遗失或记录错误给公司造成不必要的损失。
2. 适用范围本制度适用于公司的所有员工，包括但不限于合同相关人员、文档管理人员等。
3. 合同档案的分级管理（1）保密等级分级根据保密级别将合同档案分为三个等级：秘密、机密、绝密。
其中，秘密级别的合同档案仅限于与该合同有关的人员使用；机密级别的合同档案仅限于分级管理机构内部人员使用；绝密级别的合同档案仅限于公司高层使用。
（2）存放等级分级根据存放的地点和方式将合同档案分为三个等级：电子档案、纸质档案和实物档案。
电子档案包括存储在电子设备中的所有文件，如Word、Excel、PDF等。
纸质档案包括存放在公司档案室的纸质文件。
实物档案包括存放在公司实物存储室、仓库等地的合同档案。
4. 合同档案的备份和归档（1）电子档案备份公司每天对电子档案进行备份，确保档案数据的安全。
备份数据一般存储在离线介质上，如移动硬盘、云存储等，以保证数据的即时性和安全性。
（2）纸质档案和实物档案归档为确保合同档案的完整性和可用性，公司需要对纸质档案和实物档案进行定期的归档。
对于每份合同档案，公司需按照保密等级、存放等级和合同期限，制定具体的归档计划，明确档案的存放位置和保管期限。
5. 合同档案的检索和查阅为方便员工实现对合同档案的检索和查阅，公司将建立在线合同档案检索系统，员工可以通过该系统快速检索到所需的合同档案。
6. 合同档案的审批和授权在进行合同档案的管理过程中，必须确保有严格的流程和授权机制。
在存储和使用合同档案前，必须获得相关人员的审核和授权。
7. 合同档案的销毁对于已经过期或失效的合同档案，公司应严格执行文件销毁制度。
销毁时应做好记录和备份，以确保文件的彻底销毁，避免泄密和其他安全问题的发生。
8. 总结合同档案是公司非常重要的资产，管理好合同档案对公司的运营和发展至关重要。
合同归档档案管理制度
第一章总则第一条为了规范公司合同归档工作，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有合同归档工作，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。
第三条本制度旨在确保合同档案的归档、保管、利用等环节符合国家法律法规和公司内部管理规定，提高合同管理水平和效率。
第二章归档范围及要求第四条合同归档范围：1. 所有签订并生效的合同文本；2. 合同签订过程中形成的各类文件，如洽谈记录、会议纪要、修改稿等；3. 合同履行过程中产生的各类文件，如发票、收据、付款凭证等；4. 合同变更、解除、终止等相关文件。
第五条合同归档要求：1. 合同文本必须完整、清晰，签字盖章齐全；2. 合同附件、相关文件必须与合同文本一并归档；3. 合同归档应当及时、准确、完整，不得遗漏；4. 合同归档应当按照合同类别、签订时间等进行分类、编号。
第三章归档程序第六条合同签订后，合同承办人应当及时将合同文本及相关文件报送合同管理部门。
第七条合同管理部门对报送的合同进行审核，确认无误后，按照归档范围和分类要求进行整理、归档。
第八条合同归档后，合同管理部门应当编制合同档案目录，并定期对档案进行清理、核对。
第四章合同档案的保管与利用第九条合同档案应当妥善保管，确保档案安全、完整。
1. 合同档案应当存放在防火、防盗、防潮、防虫蛀的专用档案柜中；2. 合同档案的查阅、复制等利用活动，应当遵守国家有关法律法规和公司内部管理规定；3. 合同档案的保管人员应当定期对档案进行检查、维护，确保档案的完好。
第十条合同档案的利用：1. 合同档案的查阅、复制等利用活动，应当由合同管理部门负责办理；2. 需要查阅、复制合同档案的单位和个人，应当向合同管理部门提出申请，并说明查阅、复制的原因；3. 合同管理部门应当在收到申请后，及时办理相关手续，并确保档案的完整性和安全性。
第五章责任与奖惩第十一条合同承办人、合同管理部门及其他相关部门应当严格遵守本制度，对违反本制度的行为，公司将依法依规进行处理。
合同档案管理制度
合同档案管理制度一、概述合同档案是企业管理中不可或缺的一部分，合同档案管理制度旨在规范合同档案的管理流程和要求，确保合同档案的完整性、安全性和便捷性。
本制度适用于所有与我公司签订合同的相关部门。
二、档案管理责任1.公司领导层要高度重视合同档案管理工作，并承担最终管理责任。
2.档案管理部门负责具体的合同档案管理工作，包括档案的归档、整理、检索等。
3.相关部门应按照本制度要求，积极配合档案管理部门的工作，并保证档案的及时提交和归还。
三、档案管理流程1.合同登记：签订合同后，相关部门应及时将合同的相关信息登记到档案管理系统中，包括合同名称、合同编号、签订日期、合同金额等要素。
2.合同归档：合同归档由档案管理部门负责，归档前应对合同进行分类和编号。
合同归档采用电子档案和实物档案相结合的方式，保证档案的安全性和便捷性。
3.合同检索：任何相关部门在需要查阅合同时，应通过档案管理系统提交申请，由档案管理部门负责提供相应的合同档案。
档案管理部门应确保信息反馈的及时性和准确性。
4.合同归还：合同期满或终止后，相关部门应及时将合同归还到档案管理部门，由档案管理部门负责更新档案信息，并将合同归档到相应的位置。
四、档案管理要求1.档案接收：档案管理部门在接收合同档案时，应对档案进行严格的验收和登记，并及时确认相关的档案信息。
2.档案保管：合同档案应存放在专门的档案柜或电子存储系统中，并定期进行备份和安全检查。
档案管理部门应制定相应的保密制度，确保档案信息的安全。
3.档案整理：档案管理部门应按照一定的分类和编目规则对合同档案进行整理和归档，确保档案的有序性和完整性。
4.档案销毁：合同档案在符合法律法规的前提下，经过一定期限（如合同期满后）或不再具备业务价值时，应按照档案管理部门的规定进行销毁。
销毁记录应详细记录销毁的档案信息。
五、档案管理考核公司领导层对档案管理工作进行定期考核，并根据考核结果对相关人员进行奖励或处罚。
档案管理部门应结合实际情况对档案管理制度进行持续改进，并提供培训机会，提高相关人员的档案管理能力。
合同及档案管理制度模板
合同及档案管理制度模板一、目的为了规范公司合同的签订、执行和档案管理，确保合同的合法性、有效性和安全性，提高档案管理的效率和质量，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有合同的签订、履行、存档及档案管理等相关工作。
三、管理职责1. 法务部负责合同的审核、法律风险评估及合同模板的制定。
2. 各部门负责合同的起草、履行及相关资料的收集和归档。
3. 行政部负责合同档案的统一管理和保管。
四、合同签订流程1. 需求提出：业务部门根据工作需要提出合同需求。
2. 合同起草：业务部门负责起草合同草案，并提交法务部审核。
3. 法务审核：法务部对合同草案进行法律审核，提出修改意见。
4. 合同审批：合同草案经法务审核后，提交相关领导审批。
5. 正式签订：审批通过的合同，由授权代表正式签订。
五、合同执行与监控1. 业务部门负责合同的履行，并定期向行政部报告合同执行情况。
2. 行政部负责监督合同的执行情况，确保合同按期履行。
六、档案管理1. 归档要求：所有合同及相关文档必须在签订后的规定时间内归档。
2. 档案分类：档案应按照合同类型、签订日期等进行分类管理。
3. 档案保管：档案应妥善保管，防止丢失、损坏或泄露。
4. 档案查询：员工需查询档案时，应向行政部提出申请，并说明查询目的。
七、档案保密1. 所有合同档案均属于公司机密，未经授权，任何人不得擅自查阅、复制或泄露。
2. 对于涉及商业秘密的合同档案，应采取更为严格的保密措施。
八、档案销毁1. 对于超过保存期限或无保存价值的档案，应按照公司规定进行销毁。
2. 档案销毁应有详细记录，并由行政部负责组织实施。
九、附则1. 本制度自发布之日起生效，由行政部负责解释。
2. 对于本制度未尽事宜，按照公司相关规定执行。
请根据公司实际情况调整上述模板内容，以确保其符合公司的管理需求和法律法规要求。
合同台帐_档案管理制度
一、总则为了规范合同台帐档案的管理工作，确保合同台帐档案的完整、准确、安全和有效利用，提高合同管理效率，依据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有合同台帐档案的管理工作，包括但不限于合同签订、履行、变更、终止等环节的档案管理。
三、管理原则1. 完整性原则：合同台帐档案应当全面、真实地反映合同的签订、履行、变更、终止等全过程。
2. 准确性原则：合同台帐档案内容应当准确无误，符合法律法规和公司规章制度的要求。
3. 安全性原则：合同台帐档案应当采取有效措施，确保档案的保密性和安全性。
4. 有效性原则：合同台帐档案应当便于查询、检索和使用，提高合同管理效率。
四、组织机构及职责1. 合同管理部门：负责制定合同台帐档案管理制度，组织实施档案管理工作，对档案的完整性、准确性、安全性和有效性进行监督。
2. 业务部门：负责合同的签订、履行、变更、终止等工作，并对合同台帐档案的真实性、完整性负责。
3. 档案管理人员：负责合同台帐档案的收集、整理、归档、保管、借阅等工作。
五、档案管理流程1. 收集：合同签订、履行、变更、终止等环节产生的相关资料，由业务部门及时收集并报送合同管理部门。
2. 整理：合同管理部门对收集到的资料进行分类、整理，确保档案的完整性和准确性。
3. 归档：按照档案分类、编号、编目等要求，将整理好的档案归档。
4. 保管：档案管理人员负责档案的保管工作，确保档案的保密性和安全性。
5. 借阅：需查阅档案的单位或个人，应向合同管理部门提出申请，经批准后方可借阅。
6. 查询：合同管理部门应建立档案查询制度，确保档案的查询和使用方便、快捷。
六、档案保管期限1. 合同签订、履行、变更、终止等环节产生的档案，保管期限一般为自合同终止之日起不少于5年。
2. 特殊合同，如涉及国家秘密、商业秘密等，其保管期限按照国家有关法律法规执行。
七、档案销毁1. 档案保管期满，需销毁的，由合同管理部门提出申请，经批准后方可销毁。
合同档案管理制度
合同档案管理制度
第一条目的和适用范围
为规范合同档案的管理，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，根据相关法律法规，结合本单位实际情况，特制定本制度。
第二条档案管理机构
设立合同档案管理小组，负责合同档案的收集、整理、保管、使用和销毁等工作。
第三条档案的收集
1. 合同签订后，合同管理部门应在合同生效之日起五个工作日内，将合同文本及相关附件移交档案管理小组。
2. 合同履行过程中产生的补充协议、变更协议、解除协议等文件，也应一并移交。
第四条档案的整理
1. 档案管理小组应对收集到的合同档案进行分类、编号、登记，并建立电子档案。
2. 档案应按合同类型、签订日期等标准进行分类。
第五条档案的保管
1. 档案管理小组应选择适宜的场所和设施，确保档案的安全。
2. 档案应定期检查，防止损坏、丢失或泄密。
第六条档案的使用
1. 档案的使用应严格按照审批程序进行。
2. 使用档案的人员应爱护档案，不得涂改、损坏或带出档案室。
第七条档案的销毁
1. 合同履行完毕或合同失效后，档案管理小组应根据档案保管期限的规定，对档案进行销毁。
2. 销毁档案前，应进行登记，并报请单位负责人审批。
第八条档案的保密
1. 档案管理小组应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案内容。
2. 对于涉及商业秘密的档案，应采取特殊保密措施。
第九条档案的监督检查
1. 单位应定期对合同档案管理工作进行检查和评估。
2. 发现档案管理存在问题，应及时整改。
第十条附则
本制度自发布之日起实施，由合同管理部门负责解释。
合同电子档案管理制度
第一章总则第一条为规范公司合同电子档案管理，确保合同电子档案的真实性、完整性和安全性，提高合同电子档案的管理效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有合同电子档案的管理，包括合同签订、履行、变更、终止等环节。
第三条公司应建立健全合同电子档案管理制度，明确责任分工，加强合同电子档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
第二章合同电子档案的收集与整理第四条合同电子档案的收集应遵循以下原则：1. 完整性原则：收集的合同电子档案应包括合同文本、附件、相关文件等全部内容。
2. 真实性原则：收集的合同电子档案应保证其内容的真实性、准确性和完整性。
3. 及时性原则：收集的合同电子档案应在合同签订后及时整理归档。
第五条合同电子档案的整理应遵循以下要求：1. 分类整理：根据合同类型、业务部门、签订时间等因素，对合同电子档案进行分类整理。
2. 编号归档：对整理好的合同电子档案进行编号，并建立归档目录。
3. 确保安全：对收集整理好的合同电子档案进行备份，确保档案安全。
第三章合同电子档案的保管与利用第六条合同电子档案的保管应遵循以下规定：1. 专人负责：合同电子档案由专人负责保管，确保档案的保密性和安全性。
2. 防火、防潮、防磁：存放合同电子档案的设备应具备防火、防潮、防磁等功能，确保档案安全。
3. 定期检查：定期对合同电子档案进行检查，发现损坏、遗失等问题，及时采取措施处理。
第七条合同电子档案的利用应遵循以下规定：1. 保密原则：未经授权，不得擅自查阅、复制、泄露合同电子档案内容。
2. 依法利用：在法律允许的范围内，根据工作需要查阅、复制合同电子档案。
3. 借阅手续：查阅、复制合同电子档案需办理借阅手续，并按时归还。
第四章合同电子档案的销毁第八条合同电子档案的销毁应遵循以下规定：1. 审批手续：销毁合同电子档案需经公司领导批准，并办理相关手续。
2. 安全销毁：销毁合同电子档案时，应采取安全措施，防止信息泄露。
3. 归档记录：销毁合同电子档案后，应将销毁情况记录在案。
合同档案管理制度及职责
一、目的为规范公司合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、安全，维护公司合法权益，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有合同档案的管理，包括但不限于合同签订、履行、变更、解除、终止等各个环节。
三、职责1. 合同管理部门（1）负责制定合同档案管理制度，并组织实施。
（2）负责合同档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
（3）负责对合同档案的查询、借阅、复制等工作进行审核和管理。
（4）负责合同档案的统计、分析和报告。
2. 合同承办部门（1）负责合同的签订、履行、变更、解除、终止等工作。
（2）负责合同档案的收集、整理、归档等工作。
（3）协助合同管理部门进行合同档案的查询、借阅、复制等工作。
3. 合同管理人员（1）负责合同档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
（2）负责合同档案的查询、借阅、复制等工作。
（3）负责合同档案的统计、分析和报告。
四、合同档案管理基本规定1. 合同档案的收集（1）合同签订后，合同承办部门应及时将合同文本、附件等相关材料提交合同管理部门。
（2）合同管理部门应确保收集齐全、准确、完整的合同档案。
2. 合同档案的整理（1）合同档案应按照合同类别、签订时间、项目性质等进行分类。
（2）合同档案的整理应确保档案的编号、名称、日期、页数等信息的准确无误。
3. 合同档案的归档（1）合同档案归档前，应由合同承办部门进行审核，确保档案的完整、准确。
（2）合同档案归档后，应由合同管理部门进行验收，确保档案的归档质量。
4. 合同档案的保管（1）合同档案应按照防火、防盗、防潮、防虫、防霉等要求进行保管。
（2）合同档案的保管应确保档案的完整、安全。
5. 合同档案的利用（1）合同档案的查询、借阅、复制等工作，应按照规定的程序进行。
（2）合同档案的利用应确保档案的保密性。
6. 合同档案的销毁（1）合同档案的销毁应按照规定的程序进行，确保档案的销毁安全。
（2）合同档案的销毁应经公司领导批准。
合同文件档案管理制度
第一章总则第一条为规范公司合同文件档案管理，确保合同文件档案的完整、安全、准确和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有合同文件档案的管理，包括合同起草、签订、履行、变更、解除、终止等各个环节的文件。
第三条公司合同文件档案管理遵循以下原则：1. 完整性原则：确保合同文件档案的完整性，不得遗失、损毁、篡改。
2. 安全性原则：确保合同文件档案的安全，防止泄露、丢失、火灾、盗窃等风险。
3. 准确性原则：确保合同文件档案的准确性，保证合同内容与实际相符。
4. 有效性原则：确保合同文件档案的有效利用，提高工作效率。
第二章管理机构及职责第四条公司设立合同文件档案管理小组，负责公司合同文件档案的全面管理工作。
第五条合同文件档案管理小组职责：1. 制定、修订合同文件档案管理制度，并组织实施。
2. 组织、协调、监督各部门合同文件档案管理工作。
3. 指导各部门合同文件档案的收集、整理、归档、保管、借阅等工作。
4. 负责合同文件档案的鉴定、销毁工作。
5. 负责合同文件档案的保密工作。
第六条各部门应指定专人负责本部门合同文件档案管理工作，具体职责如下：1. 收集、整理、归档本部门合同文件档案。
2. 保管好本部门合同文件档案，确保其完整、安全。
3. 按规定向合同文件档案管理小组报送合同文件档案。
4. 协助合同文件档案管理小组做好合同文件档案的鉴定、销毁工作。
第三章收集与归档第七条合同文件档案的收集范围：1. 合同文本及附件。
2. 合同签订、履行、变更、解除、终止等相关文件。
3. 合同履行过程中的各类凭证、记录、证明材料。
4. 合同纠纷解决的相关文件。
第八条合同文件档案的归档要求：1. 合同文件档案按照年代、项目性质进行分类编号。
2. 合同文件档案的归档时间应在合同签订后一个月内完成。
3. 合同文件档案的归档材料应齐全、完整、准确。
4. 合同文件档案的归档应按照档案管理要求进行装订、封存。
合同档案归档管理制度范本
第一章总则第一条为规范公司合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、安全，提高合同档案利用效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部各类合同档案的归档、保管、利用和销毁等工作。
第三条合同档案归档工作应遵循以下原则：（一）统一管理，分级负责；（二）及时归档，安全保管；（三）规范整理，便于查阅；（四）确保完整，防止遗失。
第二章归档范围第四条合同档案归档范围包括：（一）公司对外签订的各类合同、协议、章程等；（二）公司内部各部门之间签订的各类合同、协议、章程等；（三）公司对外提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订的合同；（四）公司对外投资、融资、租赁、担保等签订的合同；（五）公司对外捐赠、赞助、联营等签订的合同；（六）公司内部各部门之间发生的其他合同、协议、章程等。
第三章归档要求第五条合同档案归档应满足以下要求：（一）合同档案应齐全、完整，包括合同文本、附件、相关文件等；（二）合同档案的纸张、墨水等应符合档案保管要求；（三）合同档案的装订、装框、编号等应符合档案规范化要求；（四）合同档案的归档时间应遵循以下规定：1. 合同签订后，应立即归档；2. 合同履行过程中产生的相关文件，应在合同履行完毕后及时归档；3. 合同终止、解除或变更后，应将相关文件一并归档。
第四章归档程序第六条合同档案归档程序如下：（一）合同签订部门负责收集、整理合同档案，填写《合同档案归档登记表》；（二）合同签订部门将合同档案送交档案管理部门进行审核；（三）档案管理部门对合同档案进行审核、整理、编号、装订，并存档保管；（四）档案管理部门将合同档案信息录入档案管理系统，实现电子化管理。
第五章保管与利用第七条合同档案保管应满足以下要求：（一）档案管理部门应配备专门的档案保管设施，确保档案安全；（二）档案管理部门应定期对合同档案进行检查、整理，确保档案完整、准确；（三）档案管理部门应建立合同档案查询制度，方便相关人员查阅。
第八条合同档案利用应遵循以下规定：（一）查阅合同档案应经相关部门负责人批准；（二）查阅合同档案应填写《合同档案查阅登记表》；（三）查阅合同档案应遵守档案保密规定，不得泄露公司商业秘密。
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公司合同档案管理制度
1.总则
为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理办法的规定，制定本办法。
1.2 合同档案的保存期限为 5 年，由公司指定档案处负责人保管。
1.3 公司办公室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。
2.归档
2.1 合同订立后，公司应将合同文本的复印件送经理和办公室各一份。
同时指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。
2.2 合同履行完毕后
10 日内，公司应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交经理办公室，并制作副本一份交办公室。
2.3 办公室接收资料时应当出具收据。
3.档案借阅
3.1 根据工作情况，需要查阅档案的，应当由查阅部门提出申请，报经主管总经理批准同意后，到档案处办理借阅手续。
3.2 借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。
确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可带出。
4.责任
4.1 借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、500- 1000 元罚款，并扣发 3 至 12 个月工资的处罚。
6.实施
6.1 本办法自2011 年 6 月 1 日起施行。
总则：
为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，实现公司合同档案管理工作的规范化、制度化、科学化，现结合公司的实际情况，特制定本制度。
适用范围：
本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以采购、销售、预算及其它项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、投标文件、技术方案、施工图、项目合同文件、项目设计方案、项目验收资料、预算资料等。
合同档案管理原则：
1.合同档案由公司工程部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
2、工程部负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档资料
3.财务部可除外(可留下项目合同复印件做为做催收货款的使用)。
4、合同档案要实行分类管理，便于文件的管理及查找。
合同文档的移交：
1、各部门在正式签署合同后须将合同正本原件移交工程部。
2、合同项目终止后各部门须将该项目的所有技术资料汇总成册，经部门经理鉴定，具有长久保存价值的技术资料向工程部移交。
3、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。
4 、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点，填写《文件归档登记表》 (见附件表一 ) 。
双方签字认可后方为完成交接手续。
合同文档的管理办法：
1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号(按公司原制定的项目文件编号方法编号)。
2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。
3、工程部要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。
4、工程部应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。
5、各部门员工可在工程部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须填写《合同档案借阅登记表》经工程部经理签字同意后，方可在工程部办理相关借阅手续，以复印件借出。
合同原件无特殊情况不得外借。
6、借阅者有义务保持所借文件资料的完整、整洁，如果为光盘软盘类资料要尽量保持载体无划损。
7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节轻重予以处罚。
8、所有借阅者不得将借出的保密性文件资料在未经许可的情况下私自复印、拷贝或其它任何方式留有复件。
如是工作需要须复印文件资料的，须在《合同档案借阅登记表》备注说明原因。
9、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，也不得在公司内部传阅，违者视情节予以处罚。
10、为方便信息资料的流通，所有文件资料均有一定借阅期限，借阅期限依文件资料的类别由档案管理员告知归还日期，如因工作需要文件资料还需继续使用的，需办理续借手续。
11、档案封存是档案管理员独立完成的基础工
作，包括：编订和存放，编订时，固定档案的所有属性、目录、编码、加密都按规定执行、同时做好档案的装订工作；存放时、根据档案存放的不同地点、柜组做好标记、并登记入册、经简便、明确和易于查收为原则，同时可建立相关的总目录和查找索引。
12、档案查找，由管理员根据查找人的要求完成，同时及时将查找结果转达如需要其它服务可在查找后将查找内容复印，将原件归档，留复印件作查询用。