公司电子档案管理制度
电子档案管理制度细则
第一章总则第一条为了规范电子档案的管理工作，确保电子档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》等相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本细则。
第二条本细则适用于本单位及下属单位所有电子档案的管理工作。
第三条电子档案是指以电子形式存储、传输、处理和使用的档案，包括电子文件、电子图表、电子图像、电子音频、电子视频等。
第四条电子档案管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：电子档案应真实反映档案内容，不得篡改、伪造；（二）完整性原则：电子档案应完整保存，不得缺失、损毁；（三）安全性原则：电子档案应采取有效措施，确保其安全保密；（四）可利用性原则：电子档案应便于查询、检索和利用。
第二章电子档案的收集与整理第五条电子档案的收集范围包括：（一）本单位及下属单位在业务活动中产生的电子文件；（二）上级机关、其他单位发送给本单位的电子文件；（三）本单位及下属单位在对外交流、合作中接收的电子文件；（四）其他需要归档的电子文件。
第六条电子档案的收集应遵循以下要求：（一）按照档案收集范围，及时收集相关电子文件；（二）确保电子档案的完整性和准确性；（三）对收集到的电子档案进行分类、编号和整理。
第七条电子档案的整理应遵循以下要求：（一）按照档案分类标准，对电子档案进行分类；（二）对电子档案进行编号，并建立电子档案目录；（三）对电子档案进行备份，确保电子档案的完整性和安全性。
第三章电子档案的存储与保管第八条电子档案的存储介质应满足以下要求：（一）具有足够的存储容量，能够满足电子档案存储需求；（二）具有较好的兼容性，能够适应不同类型的电子档案；（三）具有较好的可靠性，能够保证电子档案的长期存储；（四）具有较好的安全性，能够防止电子档案的丢失、损坏和泄露。
第九条电子档案的存储应遵循以下要求：（一）选择符合国家标准的电子档案存储设备；（二）对电子档案进行加密，确保电子档案的安全性；（三）定期对电子档案进行备份，确保电子档案的完整性和安全性；（四）对电子档案存储设备进行定期检查和维护，确保其正常运行。
公司档案管理部门制度(3篇)
公司档案管理部门制度1、公司档案管理部门，设置档案专管岗位，由专人全权负责。
2、文书结案后，原稿由档案专员归档，经办部门视须要留存影本。
如为特别案件因业务处置须要，原稿须由经办部门保管者，应经档案管理主管引导批准后妥为保留，档案管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送档案管理部门归档并换回影本。
3、检讨文件的本文及附件是否完全，如有短少，应即追查归入。
4、文件的处置手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。
5、与本档案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。
点收文件后，应依下列方法收拾：1、中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
2、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。
3、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。
档案分类应视案件内容、部门____、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。
先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。
档案分类应力求切合适用。
倘因案件较多，前款三级不敷利用时得于第三级之后另增第四级“细类”。
如案件不多，亦可仅应用“部门”及“大类”或“小类”二级。
同一小类之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷应用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。
每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。
档号之表现方法如下aa—bbccd—ee，aa为经办部门代号，bb为大类号，cc为小类号。
d为档卷卷次，ee为档案目次。
档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明简要，以能充足表现档案内容性质为原则，且有必定范围，不宜笼统含糊。
各级分类、卷次及目次的编号，均以十进____伯数字表现；其位数应用视案件多寡及增加情况而考虑决议。
档案分类各级名称经断定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用必定次序依次排列，以便查阅。
公司档案资料管理制度（3篇）
公司档案资料管理制度是公司为了规范、科学、高效地管理和使用各类档案资料而制定的一套管理规范和流程。
其重点是对公司档案资料的收集、归档、保管、利用、借阅、销毁等各个环节进行规范和控制，确保公司档案资料的安全性、完整性和可用性。
以下是一个典型的公司档案资料管理制度的内容：1. 机构设置和职责：明确公司档案管理部门的职责和人员编制，确保有专门人员负责档案资料的管理和维护。
2. 档案分类和归档：制定档案分类标准，根据内容、形式、价值和保管期限等要素，将各类档案资料进行分类和归档。
并建立档案目录和检索系统，便于查找和利用。
3. 档案收集和整理：确定档案资料的收集渠道和时间，保证及时获取相关档案资料。
对新收集到的档案资料进行整理和编目，确保档案完整有序。
4. 档案电子化和数字化：对重要档案资料进行电子化和数字化处理，提高档案管理的效率和可靠性。
同时，制定相应的电子档案管理规范，确保电子档案的安全和可查询性。
5. 档案借阅和使用：制定档案借阅和使用的流程和规定，保证档案资料的合法、安全和高效使用。
制定借阅申请表和借阅期限，确保档案被用于正当的目的。
6. 档案保管和安全：制定档案保管的规划和原则，包括物理安全和网络安全方面的措施。
确保档案资料的完整性、机密性和防灾备份。
7. 档案销毁和归档：制定档案销毁的规定和程序，对符合销毁条件的档案资料进行销毁。
对到达保管期限的档案资料进行归档，保证档案的历史性。
8. 档案培训和考核：开展档案管理方面的培训和培训，提高员工的档案管理意识和操作技能。
建立档案管理考核机制，对档案管理工作进行评估和奖惩。
这是一个常见的公司档案资料管理制度的框架，不同公司可以根据实际需要进行调整和完善。
制度的严格执行和有效监督是确保档案管理工作顺利进行的关键。
公司档案资料管理制度（二）第一章总则第一条为加强公司档案资料的管理，规范档案资料的收集、保管、利用和销毁，维护公司档案资料的完整性、安全性和可查找性，提高档案管理的效率和科学性，制定本制度。
电子档案 管理制度
电子档案管理制度第一章总则第一条为了规范电子档案的管理，提高档案管理的安全性和效率，根据国家有关法律法规和标准规定，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位在业务活动中产生的全部电子档案管理工作。
第三条电子档案是指以电子形式产生的档案资料，包括但不限于文档、电子邮件、图片、音视频等。
第四条电子档案的管理要符合国家有关法律法规，保证档案的完整性、真实性、可靠性和保密性。
第五条电子档案管理要建立规范的工作流程和制度，保证档案的查阅、借阅、复制等活动的规范进行。
第六条电子档案管理要注重信息化手段的运用，提高档案管理的效率和便捷性。
第二章电子档案的管理第七条电子档案的分类、归档、整理和保管应当按照相应的规定进行。
第八条电子档案管理要建立档案目录与检索系统，便于查阅和利用。
第九条在采购、使用电子档案管理软件应当符合国家有关标准和规范。
第十条电子档案的备份、存档要根据实际情况制定相应的备份计划。
第十一条硬件设备的管理是电子档案管理的基础，应当保证硬件设备的正常运转。
第十二条对于重要的电子档案需要进行加密和备份，保证其安全性以及备份完整性。
第三章电子档案的利用第十三条电子档案的查阅、借阅、复制等活动要严格按照档案管理规定进行操作。
第十四条电子档案的利用要区分权限，严格控制访问权限，保证档案的安全性。
第十五条电子档案的利用要精确记录查阅、借阅和复制等操作，确保档案管理的安全性。
第十六条对于不合理修改或删除电子档案的行为要追究相应的责任。
第四章电子档案的保存和销毁第十七条对于电子档案的保存和销毁，要严格按照国家有关规定进行操作。
第十八条电子档案的保存时间应当符合国家有关规定，到期后可以根据实际情况进行延长保存。
第十九条电子档案的销毁应当经过严格的审核程序，确保销毁的合法性。
第二十条对于需要销毁的电子档案要彻底销毁，保证档案不被恢复。
第五章电子档案的安全第二十一条对于电子档案管理要严格控制权限，确保档案的安全性。
第二十二条对于重要的电子档案要进行加密，保证档案的安全存储和传输。
电子档案管理制度及流程规范
一、目的为加强电子档案的管理，确保电子档案的真实性、完整性和安全性，提高档案管理水平，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内部各部门及下属单位在处理业务过程中产生的电子档案。
三、电子档案管理制度1. 电子档案的收集（1）各部门在办理业务过程中，应按照规定收集、整理相关电子文件，确保电子档案的完整性。
（2）电子档案的收集应遵循以下原则：真实、准确、完整、及时。
2. 电子档案的整理（1）电子档案的整理应按照档案分类、编号、标题、日期等要素进行。
（2）电子档案的整理应遵循以下原则：分类清晰、编号规范、标题准确、日期正确。
3. 电子档案的归档（1）电子档案的归档应按照档案分类、编号、标题、日期等要素进行。
（2）电子档案的归档应遵循以下原则：归档及时、归档完整、归档规范。
4. 电子档案的存储（1）电子档案的存储应选择安全、可靠的存储设备。
（2）电子档案的存储应遵循以下原则：存储设备安全、存储环境适宜、存储介质可靠。
5. 电子档案的利用（1）电子档案的利用应遵循以下原则：合法、合规、及时、高效。
（2）电子档案的利用应按照档案分类、编号、标题、日期等要素进行检索。
6. 电子档案的销毁（1）电子档案的销毁应按照国家相关法律法规和公司制度要求进行。
（2）电子档案的销毁应遵循以下原则：合法、合规、安全、环保。
四、电子档案管理流程1. 收集：各部门在办理业务过程中，收集相关电子文件。
2. 整理：按照档案分类、编号、标题、日期等要素进行整理。
3. 归档：按照档案分类、编号、标题、日期等要素进行归档。
4. 存储：选择安全、可靠的存储设备进行存储。
5. 利用：按照档案分类、编号、标题、日期等要素进行检索，提供档案利用服务。
6. 销毁：按照国家相关法律法规和公司制度要求进行销毁。
五、监督检查1. 公司内部审计部门定期对电子档案管理制度及流程的执行情况进行监督检查。
2. 对违反电子档案管理制度及流程的行为，依法依规进行处理。
合同电子档案管理制度
第一章总则第一条为规范公司合同电子档案管理，确保合同电子档案的真实性、完整性和安全性，提高合同电子档案的管理效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有合同电子档案的管理，包括合同签订、履行、变更、终止等环节。
第三条公司应建立健全合同电子档案管理制度，明确责任分工，加强合同电子档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
第二章合同电子档案的收集与整理第四条合同电子档案的收集应遵循以下原则：1. 完整性原则：收集的合同电子档案应包括合同文本、附件、相关文件等全部内容。
2. 真实性原则：收集的合同电子档案应保证其内容的真实性、准确性和完整性。
3. 及时性原则：收集的合同电子档案应在合同签订后及时整理归档。
第五条合同电子档案的整理应遵循以下要求：1. 分类整理：根据合同类型、业务部门、签订时间等因素，对合同电子档案进行分类整理。
2. 编号归档：对整理好的合同电子档案进行编号，并建立归档目录。
3. 确保安全：对收集整理好的合同电子档案进行备份，确保档案安全。
第三章合同电子档案的保管与利用第六条合同电子档案的保管应遵循以下规定：1. 专人负责：合同电子档案由专人负责保管，确保档案的保密性和安全性。
2. 防火、防潮、防磁：存放合同电子档案的设备应具备防火、防潮、防磁等功能，确保档案安全。
3. 定期检查：定期对合同电子档案进行检查，发现损坏、遗失等问题，及时采取措施处理。
第七条合同电子档案的利用应遵循以下规定：1. 保密原则：未经授权，不得擅自查阅、复制、泄露合同电子档案内容。
2. 依法利用：在法律允许的范围内，根据工作需要查阅、复制合同电子档案。
3. 借阅手续：查阅、复制合同电子档案需办理借阅手续，并按时归还。
第四章合同电子档案的销毁第八条合同电子档案的销毁应遵循以下规定：1. 审批手续：销毁合同电子档案需经公司领导批准，并办理相关手续。
2. 安全销毁：销毁合同电子档案时，应采取安全措施，防止信息泄露。
3. 归档记录：销毁合同电子档案后，应将销毁情况记录在案。
公司员工档案管理方法与制度（5篇）
公司员工档案管理方法与制度1、要保证有专人(专职或兼职)管理、有制度规范、有场地存放，即做到有人熟悉档案管理工作，档案保管要保密安全，档案管理工作有制度约束、规范及保障。
2、要确保所存档资料:复印件和原件相符;资料是原始且有价值的;以蓝色或蓝黑钢笔或碳素笔填写;名字、日期等内容填写规范;存档所用纸张规范工整。
3、存档资料要分类按顺序存放。
例如可分为基本情况类、合同协议类、证书证件类、培训学习类、考核考察类、岗位变动类、奖惩类、薪酬类、其它及离职类等。
顺序可以按照时间顺序或自定顺序来存放。
4、档案一人一档，用档案盒按员工编号存放，不建议用档案袋和档案夹存放，不建议按部门存放。
5、电子档案要与纸质档案同步更新，不用每次查询资料都需要翻纸质档案。
注意:电子档案并非是将纸质档案扫描，而是将纸质档案信息保存在一些软件工具中，如E-HR系统、E____CEL表格等，如果有时间和精力再进行扫描的工作。
6、其它档案与员工档案资料有重叠的，原则上员工档案保存原始资料。
员工档案的作用1、为员工晋升提供依据通过对员工档案的员工的薪酬情况、绩效情况、培训情况和技能情况等进行记录和分析，可以制定相对应的激励和培养方案，为员工晋升提供通畅的渠道，激发员工的工作积极性。
2、对人力资源进行盘点员工档案记录了员工的基本情况，进公司后的学习培训情况、岗位变动情况、薪酬情况、考核情况等。
通过对员工档案记录的情况进行人力资源状况分析，对制定人力资源计划或规划起着至关重要的作用。
3、促进人力资源配置通过对员工档案的查阅和整理，对员工的德、能、勤、绩进行全面分析，因事择人，因人治事，将人才的使用更加合理化和最大化，实现人力资源的优化配置。
4、提供历史资源查询了解员工发展情况，制订符合员工发展的培训计划和成长规划;了解员工的需求点，以便更好的关怀员工;记录员工在公司的轨迹，在做企业文化宣传或其它宣传方面，能提供一定素材，同时也给予员工自豪感;离职的员工可能再回来，档案资料可以接续使用。
企业会计电子档案管理制度
一、总则第一条为加强企业会计电子档案管理，确保会计电子档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合企业实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于企业内部所有会计电子档案的管理工作。
第三条企业会计电子档案管理应遵循以下原则：（一）真实性：确保会计电子档案反映的会计信息真实、准确、完整。
（二）完整性：确保会计电子档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节完整无缺。
（三）安全性：确保会计电子档案的存储、传输、使用等环节安全可靠。
（四）可追溯性：确保会计电子档案的生成、变更、删除等环节具有可追溯性。
二、职责分工第四条企业内部各部门应明确会计电子档案管理的职责分工：（一）财务部门负责会计电子档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
（二）信息技术部门负责会计电子档案系统的建设、维护、升级等工作。
（三）审计部门负责对会计电子档案的管理工作进行监督、检查。
三、会计电子档案的收集与整理第五条会计电子档案的收集应遵循以下要求：（一）收集范围：包括会计凭证、会计账簿、会计报表、财务分析报告等会计核算专业资料。
（二）收集方式：通过电子化方式收集，包括电子文档、电子表格、电子影像等。
第六条会计电子档案的整理应遵循以下要求：（一）分类：根据会计电子档案的内容、性质、用途等进行分类。
（二）编目：对会计电子档案进行编目，包括案卷名称、类别、所属年月、编号等。
（三）归档：按照归档要求，将会计电子档案整理、立卷、装订成册。
四、会计电子档案的保管与利用第七条会计电子档案的保管应遵循以下要求：（一）存储介质：采用安全可靠的存储介质，如光盘、硬盘等。
（二）存储环境：确保存储环境符合国家档案管理的相关规定。
（三）备份：定期对会计电子档案进行备份，包括本地备份和异地备份。
第八条会计电子档案的利用应遵循以下要求：（一）查阅：查阅会计电子档案应履行审批手续，确保信息安全。
（二）复制：复制会计电子档案应履行审批手续，并注明复制原因。
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公司电子档案管理制度第一章总则第一条目的。
为了加强公司电子文件归档管理，保管电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用，更好地为公司发展服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关文件规定，结合本公司实际，特制定本制度。
第二条适用范围。
本制度适用于本公司及下属各项目公司。
第三条定义。
1.本制度所指的电子档案是指依赖计算机等数字设备阅读、处理，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，具有参考和利用价值的电子文件。
2.本制度所指的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理并可在通信网络上传送的文件。
第四条职责。
1.电子档案工作管理体制：(I)电子档案工作实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准的原则。
(2)行政部是各下属单位电子档案工作的主管部门，督办指导各单位的电子档案管理工作。
(3)公司各单位接受行政部的业务指导、检查和监督。
(4)各部门及项目单位总经理是电子档案管理第一责任人，分管电子档案工作的公司领导和各公司综管部长为档案管理主要责任人，各专(兼)职档案管理员为电子档案管理直接责任人。
2.电子档案工作管理职责：(1)各单位应当将电子档案工作纳人本单位发展规划和工作计划，为电子档案工作规范管理提供保障，将文件形成、积累和归档要求纳人各部门员工岗位职责。
(2)行政部档案主管对各项目单位专(兼)职档案管理员移交档案的完整性、规范性和及时性予以评分考核，综合评分将纳人各单位及行政工作考核得分。
各单位综管部长有权根据档案收集情况，对本单位各部门及相关人员职责履行情况进行考核。
第二章电子档案的收集与积累第五条电子档案的收集范围。
1.文书文件。
即各单位在经营过程中反映本单位工作活动，具有查考价值的电子文件均属于收集范围。
例如：公司重大会议纪要、总经理工作汇报资料、各类公文、公司管理制度等的正本及历次稿件及意见，上级单位针对本公司的指导性或通知类公文、各类评比活动形成的公文材料、下级部门呈送的报请类公文、其他商洽性或审批性公文。
文本文件收集时应将其转换为txt,docx>XlSX等通用格式的文档。
2.图像文件。
指用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件。
例如公司开业庆典、开业活动、上级领导巡视、捐赠仪式等。
对于该类图像文件的获取应突出其主题，时间、地点及人物等。
静态文件收集时应将其转换为JPG、JPEG、PDF等常用格式。
3.图形文件。
指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。
4.声音文件。
WAV、MP3格式声音文件可以作为电子档案直接存储。
5.多媒体文件。
指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含文字、图像、图形、声音及影像等两种以上的复合信息形式。
第六条电子档案的类别。
1.电子档案分类总则。
电子档案先按照类别分类，再按部门(公司)、时间顺序整理，先总后分，即总体性、年度性在前，季、月在后。
6.一级类目设置共三类：(1)综合类。
(2)业务类。
(3)会计类。
7.二级类目的设置。
按照企业管理职能和管理特点设置，类目的级位表示上下位的隶属关系。
综合类的二级类目分为：行政类、人资类、党群类、监审风控类；业务类的二级类目分为：营销类、推广类、招商类、物业类、招采类、设计类、工程类、成本类、运营类；会计类的二级类目分为：会计类。
第七条电子档案收集、积累要求。
1.记录了重要文件的主要修改过程、有查考价值的电子文件应当被保留。
当正式文件是纸质时，如果保管部门已经开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可以根据实际条件或需要确定是否保留。
2.在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件,应当保证电子文件不被非正常改动。
同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并且对有档案价值的电子文件制作纸质或者缩微胶片拷贝件保留。
3.用文字处理技术形成的电子文件，收集时应当注明文件存储格式、属性；用扫描仪等设备获得的图像电子文件，若采用非标准压缩算法，则应当将相关软件一并收集；用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应当注意其对设备的依赖性、易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
4.用视频设备获得的动态图像文件，收集时应当注意收集其压缩算法和软件；用音频设备获得的文件，收集时应当注意收集其属性标识和相关软件。
由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应当注意参数准确和数据完整。
5.通用软件产生的电子文件，收集时应当注意收集其软件型号和相关参数。
专用软件产生的电子文件，收集时应当连同专用软件一并收集。
6.计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应当与电子文件一同收集。
第八条电子档案的收集、积累方法。
1.按照要求制作电子文件备份，每份电子文件均需要在电子文件登记表中登记；电子文件登记表应当与电子文件的备份一同保存。
2.电子文件登记表如果制成电子表格，应当与备份文件一同保存，并且附有纸质打印件。
3.电子文件性质代码：R一稿性电子文件；U一非正式电子文件；O—正式电子文件；N一无纸电子文件；T一文本文件；1一图象文件；G—图形文件；V—影像文件；A一声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。
第三章电子档案的移交第九条各单位电子文件在每年6月前将上年度的应归档的电子文件向公司档案保管部门归档，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、账目一致、手续清楚、移交清单一式二份，交接双方签字后各执一份。
第十条电子档案提交格式：文件夹格式为“时间一单位一部门一一级类目一二级类目”（例：20XX年XX公司一综合类一行政类），文件内容（名称）格式为“时间一文件名“（例：202101OlXX公司电子档案管理制度）。
第十一条各单位电子文件在每年6月前将上年度的应归档的电子文件向公司档案保管部门归档，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、账目一致、手续清楚、移交清单一式二份，交接双方签字后各执一份。
第十二条电子档案提交格式：文件夹格式为“时间一单位一部门一一级类目一二级类目”（例：20XX年XX公司一综合类一行政类），文件内容（名称）格式为“时间一文件名”（例:20210101XX公司电子档案管理制度）。
第四章电子档案的归档第十三条电子文件的归档。
1.归档范围。
电子文件的归档范围按照国家关于文件材料归档和不归档的范围等业务规定执行。
2.归档时间。
逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。
3.检测。
在进行电子文件归档工作时，应当按其基本技术条件进行检测。
其内容包括硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。
4.归档前的鉴定。
电子文件的归档鉴定工作，参照国家关于文件的现行有关规定执行，鉴定结果在电子文件的机读目录上制作相应的标识。
具体如下：(1)有效性和完整性鉴定。
归档前，应当由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。
如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
(2)保管期限划分。
电子文件保管期限的划分参照国家关于文件的现行有关规定执行。
第十四条电子文件归档要求。
1.把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式两套，一套封存保管，另一套供查阅使用。
必要时，复制第三套，异地保存。
对于加密电子文件,则应当解密后再完成上述工作。
5.本管理制度推荐采用的载体按优先顺序分别是只读光盘、一次性写人光盘、可擦写光盘、磁带等。
禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
6.存储电子文件的载体或者包装盒上应当贴有标签，标签上应当填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境。
7.将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。
8.需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上。
如果是自行开发的应用软件，也应当将软件及相关数据存在同一载体上。
9.在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应当按上述归档过程完成物理归档。
10电子档案的文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应当按照顺序排列在一起，即正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其他文件材料根据其形成规律或特点，应当保持文件之间的密切联系，并进行系统的排列。
第五章电子档案的整理第十五条电子档案的排列编号：根据分类方案，按照移交清单的顺序，对接收的档案逐件编号。
第十六条电子文件应按《档案著录规则》著录，并制成机读目录。
第十七条归档电子文件应按照“件”进行管理。
一般情况下，一份电子文件为一件，密不可分的几份电子文件则归为一件进行管理，例如：正文与附件，制度章程等的历次修改稿等。
第十八条对归档文件要进行鉴定，准确划分保管期限。
根据文件资料之间的有机联系、保存价值、保存期限将档案分为“永久保存期”"定期保存期（30年）”“定期保存期（10年）”三档，以便长远利用和保管。
第六章电子档案的保管第十九条公司档案保管部门负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。
档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。
归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%o与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法，样本数不少于总数的20%,合格率应达到100%o归档载体应做防护处理，不得擦、划、触摸记录涂层；载体应直立存放，做到防尘、防变形。
第二十条入库的电子档案，每满1年应对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记；每满2年进行一次抽样机读检验,抽样率不低于10机如发现问题，应当及时采取恢复措施。
第二十一条随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案进行同步更新、复制或补救新版本，原载体同时保留时间不少于3年。
磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。
原载体同时保留时间不少于4年。
第二十二条保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备，环境温度选定范围宜在14〜24（；相对湿度选定范围宜在45%〜60%o第七章电子档案的利用第二十三条封存的电子档案不得外借，利用时使用复制体,联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。
第二十四条借阅基本程序：公司档案原则上不予外借，员工确因工作需要借阅时，应当在办公系统上填写“档案借阅审批表”报部门负责人审核、相关权限人员审批。
档案管理部门审核，确认无误后取出该项档案，将档案交与借阅人。
对于跨部门借阅电子档案的，需加签至档案形成部门负责人审核。
第二十五条具有保密要求的电子档案上网时，必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。
第二十六条电子档案的销毁鉴定。