档案管理系统培训课件
档案管理ppt课件
档案管理的定义
档案管理的定义： 对档案的收集、整 理、保管、鉴定、 统计和提供利用的 活动
目的：确保档案的 安全、完整和可用 性
范围：涉及各种类 型的档案，如文书 、科技、人事、会 计等
意义：为组织、企 业和个人提供历史 记录和重要资料， 有助于提高工作效 率和决策水平
档案管理的重要性
保持信息的原始性和真实性 维护企业的合法权益 提高企业的经营效益 促进企业的可持续发展
档案存储和保管技术
ห้องสมุดไป่ตู้第三章
档案存储
定义：将档案有序地存放在档案库房中 存储方式：分类存储、按序存储、标识存储 存储设备：档案柜、档案架、档案盒 存储环境：温度、湿度、光照、防虫等
档案保管技术
档案存储和保管的重要性 档案存储和保管的几种常见技术 电子档案的存储和保管技术 档案存储和保管的未来发展趋势
目的：满足用户对 档案信息的需求
开发方式：数字化 、汇编、专题研究 等
提高档案利用效率 的重要手段
档案管理软件和应用
第五章
档案管理软件
简介
优势
特点
应用场景
档案管理软件应用
简介 特点 应用范围 优势
档案管理的发展趋势和展望
第六章
档案管理的发展趋势
数字化：随着计算机技术的不断发展，档案管理逐渐向数字化方向发展，数字化档案 管理可以大大提高档案的利用率和安全性。
档案利用和开发
第四章
档案利用
档案利用的定义： 档案利用是指对档 案实体的查阅、复 制、摘录、加工和 传输。
档案利用的目的： 满足社会和个人的 需求，实现档案的 价值和作用。
档案利用的方式： 现场查阅、复制、 网络查询等。
档案管理培训ppt课件(完整版)pdf
2024/1/26
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目 录
2024/1/26
• 档案管理概述 • 档案收集与整理 • 档案保管与利用 • 档案信息化建设 • 档案管理法规与标准 • 档案管理实务操作
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2024/1/26
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CATALOGUE
档案管理概述
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档案的定义与分类
档案的定义
档案是指国家机关、社会组织、企事 业单位和个人在社会活动中形成的具 有保存价值的各种文字、图表、声像 等不同形式的历史记录。
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档案利用的方式与手续
档案利用的方式
提供借阅、复印、扫描、拍照等多种利用方式，满足不同需求。
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档案利用的手续
申请者需填写档案利用申请表，经审批后方可获取所需档案。同时，需遵守档案室的借 阅规定和保密要求。
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档案安全与保护
档案安全
建立健全的档案安全管理制度，加强档 案室的安全防范工作，确保档案实体和 信息安全。
档案鉴定与销毁
了解档案鉴定和销毁的程序和标准，正确处理档案的保存与销毁问 题，确保档案的安全和有效利用。
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档案保管与利用实务操作
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档案保管的原则和要求
遵循档案保管的原则，确保档案的完整、安全和 有效利用。掌握档案库房管理、档案保护技术等 知识，提高档案保管水平。
档案检索与利用
熟悉档案检索工具和方法，提高档案检索效率。 了解档案利用的规定和程序，正确处理档案利用 中的各种问题。
数据库管理
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制定数据库管理规范，明确数据库管理员的职责和权限。
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档案数据库建设与管理
档案管理知识培训课件
档案管理知识培训课件教案内容一、教学内容本节课教材内容为人教版《档案管理》第五章第二节“档案的保管与保护”。
具体内容包括：档案的保管、档案的利用、档案的保护和档案的销毁。
二、教学目标1. 让学生了解档案的保管与保护的基本知识，提高档案管理意识。
2. 培养学生掌握档案的保管与保护的基本技能，提高学生的档案管理水平。
3. 培养学生热爱档案事业，增强学生的档案保护意识。
三、教学难点与重点重点：档案的保管与保护的基本知识。
难点：档案的保管与保护的具体操作方法。
四、教具与学具准备教具：多媒体课件、档案盒、档案文件夹、标签贴纸等。
学具：笔记本、笔、档案盒、档案文件夹等。
五、教学过程1. 实践情景引入：以学校档案室为例，介绍档案的保管与保护的重要性。
2. 档案的保管：讲解档案的分类、归档流程，以及档案柜的摆放要求。
3. 档案的利用：介绍档案的查阅流程、档案借阅规定等。
4. 档案的保护：讲解档案的防尘、防潮、防火、防盗等措施。
5. 档案的销毁：介绍档案的销毁流程、销毁方法等。
6. 例题讲解：以一份学生档案为例，演示档案的保管与保护过程。
7. 随堂练习：学生分组，模拟进行档案的保管与保护操作。
六、板书设计档案管理保管：分类、归档、摆放利用：查阅、借阅保护：防尘、防潮、防火、防盗销毁：销毁流程、方法七、作业设计1. 作业题目：请列举三种档案保护的方法，并说明其作用。
答案：防尘袋、档案盒、档案柜。
防尘袋可以防止档案受尘土污染；档案盒可以保护档案文件不丢失；档案柜可以防止档案文件被损坏。
2. 作业题目：请简述档案的销毁流程。
答案：档案的销毁流程包括：鉴定、审批、执行、记录。
八、课后反思及拓展延伸本节课学生掌握了档案的保管与保护的基本知识，但在实际操作中仍需加强练习。
下一步，可以组织学生参观档案馆，深入了解档案管理工作，提高学生的档案管理意识。
同时，可以开展档案保护主题活动，让学生亲自动手进行档案保护，提高学生的档案保护能力。
档案管理人员培训PPT归档文件整理
在实际操作中就注 意：
组件时注意批复在前， 请示在后；正文在前， 附件在后；正本在前， 定稿在后；重要规范 性文件的历次修改稿 依次排列在定稿之后； 非诉讼案件材料的结 论、决定、判决性文 件材料在前，依据性 材料在后。这里所说 的“为一件”就是实 体装订在一起，编目 时也应视为一条条目， 但不允许将同一事由 的若干文件作为其中 一份主要文件的附件 装订在一起，这样容 易引起检索混乱，难 以查找。
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四、归档文件整理方法
目前，我国推行的归档文件整理方法有两 种。即改革后的文件级整理方法和传统的案卷 级整理方法。
文件级整理方法，就是将归档文件以“件” 为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、 装盒，使之有序化的过程。
件的定义：件是指归档文件的整理单位。
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归档文件整理方法
分类
装订 排列编号来自装盒22二、区分归档范围
实际操作中应注意：
●判断所收集的文件材料是否归档。 1、对照《机关文件材料归档和不归档的范围》，
将所收集的文件材料分为归档和不归档两部分。 属归档范围的文件材料转入下一流程；不属归 档范围的剔除。 2、注意：
应归档的：主要是本单位形成的文件材 料，反映本单位主要工作职能活动的， 有查考、保存价值的文件材料。
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二、区分归档范围
一方面《规则》强调“本机关”的主体性，有效地从整体上防止文凭材料过于重复 ；另一方面仍然将“主要职能活动和基本历史面貌”作为判断归档范围的基本标准 。
（一）归档文件材料的范围 凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件
材料均属归档范围。 1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对
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如何突出机关文件材料归档范围的特色
在实际工作中，坚持“以我为主”的鉴定原则，来划分归档范围和确定保管期 限，均以文件是否反映本单位的历史面貌和主要职能活动为首要标准。这样做 ，不仅能突出立档单位档案内容特色，保持立档单位档案的有机联系，而且可 以显著减少全宗之间的重复、馆际之间的重复。
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建立完善的档案安全管理制度，明确 各级管理人员和工作人员的职责和权 限，规范档案管理流程。
加强档案安全管理培训
定期开展档案安全管理培训，提高员 工的安全意识和操作技能。
建立档案安全监督机制
设立专门的档案安全监督机构或指定 专人负责监督档案安全工作，确保各 项安全措施得到有效执行。
问题一
档案材料缺失或不全
解决方案
通过调查、询问相关人员或查阅相关记录，尽可能补齐缺 失的档案材料。对于无法补齐的部分，应做好记录和说明 。
问题二
档案材料分类不准确
解决方案
重新审查档案材料的内容和性质，按照正确的分类标准进 行重新分类和整理。同时，加强档案管理人员的培训和指 导，提高分类准确性。
问题三
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目录
• 档案基础知识 • 档案收集与整理 • 档案鉴定与保管 • 档案检索与利用 • 档案信息化管理 • 档案安全与风险管理
01
档案基础知识
档案定义与分类
档案定义
档案是指国家机关、社会组织、企事 业单位和个人在各项活动中形成的具 有保存价值的文字、图表、声像等不 同形式的历史记录。
档案分类
根据档案的性质、内容和载体等特征 ，档案可分为文书档案、科技档案、 会计档案、人事档案、声像档案、实 物档案等。
档案价值与作用
档案价值
档案具有凭证价值和情报价值，是历史文化的传承和发展的重要载体，也是国 家和社会治理的重要依据。
档案作用
档案在各个领域发挥着重要作用，如为领导决策提供参考，为科研工作提供资 料，为教育工作提供素材，为文化传承提供支撑等。
完善档案安全考核机制
企业档案管理培训ppt课件
精品课件
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部分名词释意和说明：
1、全宗名称：即立档单位名称，全称或简称。 2、类目名称：全宗内第一级类目，机构或问题。 3、案卷题名：即该档案的主要内容概括。 4、归档号：文书处理部门编制的案卷顺序号。 5、档号：机关档案室统一编制，由全宗号、目录号、案卷号组成
。全宗号由档案馆赋予；目录号是案卷目录的编号；案卷号是 案卷顺序编号。 6、装订前去掉金属物，对存在问题的文件，做好补齐页面、修复 、折叠等工作。 7、档案装订打孔时，要在一条直线上。 8、装订用财务的装订方式，不能用铁钉式地，防止腐蚀。 9、案卷排列时，一般先按保管期限，再按机构或问题，具体根据 分类方案。 10、购买时需注意，文件夹和文件柜要标准；档案室的文件夹最好 不要超过5种；排排档案之间应有30公分的距离，以防潮。 11、顶楼不可放置档案室；地下室不能放置档案室。
❖ 保存母片的胶片库，温度应控制在13-15 ℃，相对湿度应控制在35-45%。（超 过此范围，会自然氧化，褪色掉了）
❖ 各库房及库外应科学地安设温湿度记录表，潮湿地区应配备除湿机；专门库房 应安装空调设备。库房内外温湿度应定时测记，一般每天两次，掌握温湿度变 化情况，随时予以控制调节。注意积累库房温湿度变化的资料，每年进行一次 综合分析，以便掌握库内外温湿度变化规律，制定综合管理计划。
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什么是档案管理
什么是档案 收集、整理、保管、鉴定、统计和提
供利用等活动。
1、收集：什么需要归档，即归档范围必须要清楚； 2、统计：有什么内容，须统计清楚，实行电脑化管理。 3、档案目录要清楚，并进行编码、整理，并分类保管。 4、档案的保存期限必须明确。
精品课件
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档案管理的作用
凭证作用 参考作用 档案工作
档案管理培训教材50页课件
滥用。
档案的开发与利用
档案数字化
将传统档案进行数字化处理，提高档案的保存和使用效率。
档案编研
对档案进行整理、分类、编目等处理，形成专题资料或研究成果 。
档案利用
通过多种方式提供档案利用服务，如展览、出版、媒体报道等， 发挥档案的价值。
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CHAPTER
档案的数字化与信息化
档案数字化的概念与技术
分类
根据档案的内容、形式和用途， 可以分为文书档案、科技档案、 专门档案等多种类型。
档案管理的目的与意义
目的
档案管理的目的是为了保护和利用档 案，维护历史真实性和传承人类文明 。
意义
档案管理对于国家治理、文化传承、 学术研究等方面具有重要意义，是社 会发展的重要支撑。
档案管理的历史与发展
历史
档案管理经历了从简单记录到系统整理的发展过程，古代的档案管理以纸质为 主，现代则Байду номын сангаас入了数字化技术。
档案数字化的概念
档案数字化是将传统纸质、胶片、录像带等载体的档案转化为数字格式的过程， 包括档案信息的数字化和档案实体的数字化。
档案数字化的技术
档案数字化的技术包括扫描、数字摄影、录音录像等，其中扫描是最常用的方法 。
档案信息化的建设与管理
档案信息化的建设
档案信息化建设是指利用信息技术和网络技术，对档案信息 资源进行数字化、组织化、网络化、共享化，实现档案信息 资源的有效开发和利用。
按照一定的规则和标准，对档案进行分类 和编目，方便查找和使用。
档案利用与传播
鉴定与销毁
在遵守法律法规的前提下，为利用者提供 档案查阅、复制等服务，同时要合理控制 档案的传播范围。
根据相关规定和标准，对无保存价值的档 案进行鉴定和销毁，避免浪费资源。
档案管理培训课件完整版
档案管理培训课件完整版一、教学内容本节课主要围绕档案管理的基本理论和方法进行讲解，涉及教材《档案管理学》的第二、三章内容。
具体包括档案的定义、分类、特性、档案管理的原则和任务，以及档案的收集、整理、保管和利用等环节。
二、教学目标1. 了解档案的定义、分类、特性和档案管理的基本原则，掌握档案管理的基本任务和方法。
2. 学会档案的收集、整理、保管和利用等实际操作技能，提高档案管理工作的效率。
3. 培养学生的档案意识，使他们认识到档案管理在组织和个人发展中的重要性。
三、教学难点与重点1. 教学难点：档案管理的原则、任务和方法在实际操作中的应用。
2. 教学重点：档案的收集、整理、保管和利用等环节的操作要领。
四、教具与学具准备1. 教具：多媒体教学设备、投影仪、白板、板擦、教鞭等。
2. 学具：教材《档案管理学》、笔记本、文具等。
五、教学过程1. 导入：通过展示一组档案管理实际案例，让学生了解档案管理在现实生活中的应用，激发学习兴趣。
2. 理论讲解：（1）档案的定义、分类、特性（2）档案管理的原则和任务（3）档案的收集、整理、保管和利用3. 实践操作：（1）分组讨论：让学生分组讨论如何进行档案的收集、整理、保管和利用。
（2）案例分析和解答：分析教材中的案例，让学生了解档案管理的实际操作过程。
（3）随堂练习：针对每个环节的操作要领，设计相关练习题，让学生现场操作。
六、板书设计1. 档案管理基本理论和方法2. 内容：（1）档案的定义、分类、特性（2）档案管理的原则和任务（3）档案的收集、整理、保管和利用七、作业设计1. 作业题目：（1）简述档案的定义、分类、特性。
（2）论述档案管理的原则和任务。
（3）结合实际，设计一份档案收集、整理、保管和利用的工作方案。
2. 答案：（3）工作方案可根据实际情况自行设计，但要符合档案管理的原则和任务。
八、课后反思及拓展延伸2. 拓展延伸：（1）了解档案管理的发展历程，了解国内外档案管理的先进经验。
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档案管理系统培训课件
档案管理系统培训课件
随着信息时代的到来，各行各业对于信息的管理变得越来越重要。
在企业中，档案管理系统起着至关重要的作用，它不仅可以帮助企业高效地管理和利用信息资源，还可以提高工作效率，减少工作负担。
因此，学习和掌握档案管理系统的使用成为了每个企业员工必备的技能之一。
一、档案管理系统的概念和作用
档案管理系统是一种用于组织、存储、检索和保护档案信息的软件系统。
它可以帮助企业对档案进行分类、归档、检索和销毁等操作，从而实现对档案信息的全面管理。
档案管理系统的作用主要体现在以下几个方面：
1. 提高工作效率：档案管理系统可以帮助企业员工快速找到需要的档案信息，减少查找时间，提高工作效率。
2. 保护档案安全：档案管理系统可以对档案信息进行权限管理，确保只有授权人员可以访问和修改档案，保护档案的安全性。
3. 节省空间成本：档案管理系统可以将纸质档案数字化存储，减少实体档案的占用空间，降低企业的存储成本。
4. 便于信息共享：档案管理系统可以实现多人同时访问和编辑档案信息，方便信息共享和协作，提高团队的工作效率。
二、档案管理系统的基本功能
档案管理系统一般包括以下几个基本功能：
1. 档案录入：将纸质档案或电子文件导入系统中，并进行分类和归档。
2. 档案检索：根据关键词、日期、文件类型等条件进行档案检索，快速找到需
要的档案信息。
3. 档案浏览：查看档案的详细信息，包括文件内容、创建日期、修改记录等。
4. 档案编辑：对档案进行修改、删除、移动等操作，保持档案信息的更新和完整。
5. 档案共享：将档案信息共享给其他人员，方便协作和共同编辑。
6. 档案销毁：对于不再需要的档案，可以进行销毁操作，确保档案信息的安全性。
三、档案管理系统的使用技巧
为了更好地利用档案管理系统，提高工作效率，以下是一些使用技巧供大家参考：
1. 合理命名：在录入档案时，给档案文件起一个简洁明了的名称，方便后续的检索和管理。
2. 分类归档：将档案按照一定的分类标准进行归档，如按照部门、日期、项目等进行分类，方便后续的检索和管理。
3. 设置权限：根据不同人员的工作职责和权限，对档案进行权限设置，确保档案的安全性和隐私保护。
4. 定期备份：定期对档案管理系统进行备份，以防止数据丢失或系统故障。
5. 学习使用技巧：掌握档案管理系统的快捷键和高级功能，可以提高工作效率和操作便捷性。
结语：
档案管理系统是企业中不可或缺的一部分，它可以帮助企业高效地管理和利用信息资源，提高工作效率。
通过学习和掌握档案管理系统的使用技巧，我们可
以更好地利用这一工具，提高工作效率，减少工作负担。
希望本次培训课件可
以帮助大家更好地理解和应用档案管理系统，为企业的信息管理工作做出贡献。