现代秘书应具备的行政管理素质研究
理论探讨
2010．7 215现代秘书应具备的行政管理素质研究 王 竹 贵州电子信息职业技术学院 贵州 凯里 556000 【摘 要】随着市场经济的不断地发展，社会分工的日益细致，秘书工作在各个部门的日常也发挥越来越重要的作用。而社会的进一步的信息化、法制化、市场化也对秘书提出了更高的要求。本文就新时期秘书应具备的素质和能力作进一步的探讨。 【关键词】秘书 素质 信息化 法制化 市场化 随着市场经济的不断地发展，知识经济时代的进一步深化，现代化对于日常行政工作也进一步要求信息化、法制化、市场化。而秘书的传统工作，例如各类行政文件的整理，资料的收发和传递；对行政相关的文书和档案材料的管理和保管；协调各个行政部门之间相互的关系，协调部门之间领导者和上下级之间的关系；负责一些日常的行政工作如会议的组织和其他综合性的行政，也在这样的一些新的形式变化下有了新的要求。而这些具体的新要求，都是围绕着信息化、法制化、市场化三方面对具体工作的影响而展开的。 一、信息化对秘书工作素质的要求 信息化对当今社会的影响是巨大的，信息化本身所具有的四个特点综合性、竞争性、渗透性、开放性对秘书工作的影响是直接而深刻的：信息化使秘书要面对更加数量庞大的信息体系，而其中不乏一些虚假的信息和对行政工作无益的信息；提供了对信息的处理提供了便捷的途径能够使秘书在更快更便捷的方式获得和传递相关的信息材料；加强了秘书同领导者以及下属人员之间的联系方式，进一步强化了秘书在行政工作中的纽带的作用。总而言之，信息化一方面对秘书工作的具体操作是降低的，但是对秘书对信息处理的要求是大大提高的。这就要求对秘书的信息素质要进一步的加强。而在秘书工作中，具体应当是指对信息的利用和处理能力的。而这样的要求应该具体包括信息意识、信息处理能力两个方面 其中在信息意识方面，要求提高秘书对信息的发现和捕捉利用的能力，这其实就进一步要求秘书对知识的涉猎更为广泛，至少要求对日常生活所遇到的问题有着基本的认识。而且这方面也进一步要求对知识的获取有着更为积极的态度，能够充分利用办公条件主动地获取相应的最新的信息。 而在信息处理能力方面，也就是包括了秘书对信息本身的获取、处理、利用、分类保管等综合性的能力。这项能力是秘书个人综合素质的能力的体现。它具体又体现在三个方面，第一个是计算机操作能力，这个能力已经不是传统的对一些办公软件的应用的能力，而且还包括充分利用各种搜索引擎来实现对各种信息资源的搜集。第二个能力就是数据处理能力，它要求秘书对搜集以及日常工作中获得的信息进行进一步的整合和加工，排除一些虚假信息和无用的信息，对信息进行提炼，使之能够对行政工作有着直接而且有效的指导性或者实践性作用。第三个能力就是对信息开发的能力，它包括了管理活动中对信息处理的流程进行设计，根据信息处理的结果对信息进行评价和决策等等。 二、法制化对秘书工作素质的要求 从法律的角度上来说，秘书工作是行政工作的重要的枢纽环节，但是却也是法律责任中的一块灰色地带。正因为秘书工作仅仅是为了各项工作创造条件，而并不直接的参与到各项工作的集体实践操作，因此，许多秘书往往都不用直接对一个项目的失败承担责任，也不会因为一个项目的成功而直接获得相应的嘉奖。也正因为如此，对秘书的工作的法律素质的要求也更为显得重要，尤其是在公共部门领域，在公共部门领域，秘书在一个项目的分配下往往享有相应的职权，对一些具体的项目的实施和操作有着直接的决定作用，在这一个层面上秘书的法律素质显得更为至关重要，提高依法办事的能力，在具体的实践过程中，要求秘书具备两方面的法律素质： 一个是对具体法律实体性规范和程序性规范的认知，提高秘书对具体法律实体性规范和程序性规范的认知要求秘书认真学习与自己行业相关的法律规范。例如科教文卫的相关秘书要熟练掌握中国的教育法，义务教育法等基本的内容，以及相应的行政法、行政复议法和教育部门以及地方颁布其他相关的法规和规范。提高秘书行政行为中的法律意识和程序意识，要求秘书在组织活动中，要充分注意到行为的程序合理性，严格按照相应的程序进行办事。 另一方面是提高秘书行为当中的法律意识和程序意识，尤其是在日常工作中对程序性的自我要求。要求能够从法律的角度来思考由上级和政府部门下发的有关事项，并且在提出的建议和作具体的法律工作时，要充分依照法律的规范，不得出现与法律相抵触地一些用语。在协调各种关系的时候，要能够合理的利用法律给出合理的意见防止领导者出现不合法和越权的行为。合理利用法律手段解决各种存在的矛盾和冲突。并配合相应司法机关的工作。除此以外，秘书也应该在日常工作中遵循程序优先的原则。 三、市场化对秘书工作的素质要求 市场化是中国改革开放以来体制方面所进行的最为深刻的一次变化。它将经济和人们的认识从供给导向型实现了向需求导向型的转变，这对秘书工作的意义也是巨大的，对秘书工作的要求也就提出了市场导向型思维和创新思维的素质要求。 在对秘书在建议和工作中的市场导向型中，要求秘书在具体的工作中，在提出相应的建议要以市场为导向，在具体的行政工作中，以配合具体的实质性工作的顺利展开为导向，围绕其展开秘书的相关职能。 此外，由于客观形势在不断变化，领导水平在不断提高，办公室工作就要在继承中不断创新，求得突破。首先，要注重培养他们在写作文风上的创新。秘书的文字工作是其工作的一项重要内容， 秘书工作的一个重要的特点就是以文辅政，而市场的日新月异，要求秘书在撰写具体的稿件中应该多吸收采纳新语言和新观点，选材、切入角度也要尽量创新，从而避免陈词滥调。其次，秘书对事物和档案的管理也在其职权范围内应可以采用创新的观点。如根据项目的具体要求，对档案和材料的管理采用不同的体系。根据领导人的具体需要，扩充或者减少向应的职权的范围。 参考文献 [1] 粱京，浅析秘书专业学生信息素质的培养[J]，秘书工作，2005(2)：16． [2] 黄晓征，构建高校秘书信息素养支撑体系的思考[J]，辽宁行政学院学报，2006(4)：75~77． [3]王友建，高校秘书工作的信息职能特点争议[J]，苏州职业大学学报，2004 (2)：91~92． [4]李怀军，高校管理信息化与管理队伍建设探微[J]，扬州大学学报，2004(6)：30~32． [5]陈亚菲，秘书信息服务的六个转变[J]，江汉大学学报，2000(4)：118~120． [6] 张红，浅谈新时期办公室秘书人员应具备的素质[J] ，医院管理，2007：47~49 [7] 卢双，高校行政秘书人才素质的发展趋势[J]，决策与信息： 2009(2)：177-178
2020年现代文秘应该具备基本素质和能力
现代文秘应该具备的基本素质和能力
导读我根据大家的需要整理了一份关于《现代文秘应该具备的基本素质和能力》的内容，具体内容良好的基本素质是秘书人员在知识经济时代得以立足的一个重要条件，而个人的职业能力，则直接影响到工作的质量和效率。下面是我给大家搜集整理的文章内容。现代文秘应该具备的基本素质 ...
良好的基本素质是秘书人员在知识经济时代得以立足的一个重要条件，而个人的职业能力，则直接影响到工作的质量和效率。下面是我给大家搜集整理的文章内容。
现代文秘应该具备的基本素质
职业道德是秘书人员从业立业之根本。秘书相对其他职业而言，最接近决策层，领导层，甚至直接参与其中，知密多、知密早、知密深，如果一旦道德沦丧，造成的损失无法估量。因此，秘书人员的职业道德修养尤其重要。秘书的职业道德，体现在"忠、信、勤、廉、俭"五个方面。
(一)忠于职守。作为文秘人员，要忠诚于职守、忠诚于集体。现实生活中有这样的情况，有的同志仅仅对某个人忠心，处处偏重某个人，甚至无视组织原则和组织纪律，而搞得领导之间不团结。不可否认，由于工作接触多、兴趣相投、性格相近等原因，一个秘书人员同哪位领导联系紧一点，感情深一点，这很正常。但是在实施服务时，都要尽心尽力;在原则问题上，都要一视同仁;在协调工作中，都要按规矩和程序办事。只有这样，才不会引起领导的不满，造成领导之间的隔阂，才不会出现所谓的"排错
队"、"跟错人"，领导和组织就会诚心待你、放心用你。
(二)恪守信用。秘书人员作为决策者和执行者间的桥梁，负责综合协调，担负着上传下达和在领导之间传递工作意见的重要使命。因此，在传达指示、传递意见、反映情况都要重事实，做到准确无误。否则就可能影响工作的展开，甚至导致重大决策的失误。秘书人员要严格遵守诺言，一经允诺的事情就要尽力办到，遇到曲折变化，要事先说明原因，使人信服。严守机密。秘书人员一个显著的特点，是掌握的机密较多，因此，要求秘书人员必须具备严守机密的职业道德，自觉加强保密观念。做到不该看的不看，不该打听的不打听，不该问的不问。在一般场合避免谈论关于工作上的事情。
现代秘书工作概述
现代秘书工作概述
现代秘书是企业中非常重要的角色，他们承担着各种重要的职责和任务，以确保企业的高效运转。随着科技的发展和办公环境的变化，现代秘书的工作方式也在不断变化。本文将对现代秘书的工作概述进行详细介绍。
现代秘书的工作职责非常广泛，可以包括，但不限于以下几个方面：
1. 行政支持：现代秘书应该成为高管办公室的核心支援力量。他们需要协助高管进行日常工作，如预约会议、安排行程、处理来访者、接听电话等。他们还要协助高管完成各种行政工作，如收发邮件、撰写文件和报告、准备会议材料等。
2. 沟通协调：现代秘书通常是公司内外沟通的桥梁。他们需要与各个部门和合作伙伴保持紧密联系，确保信息的透明和流畅。他们还要协调各方面资源，确保各项工作的顺利进行。
3. 会议组织：现代秘书通常负责会议的组织和协调工作。他们需要与与会人员沟通，确定会议时间和地点，准备会议议程和材料，并确保会议的顺利进行。在会议结束后，他们还需要整理会议记录和确定后续行动计划。
4. 文件管理：现代秘书负责公司的文件管理工作。他们需要建立和维护一个有效的档案系统，确保文件的安全和便捷访问。他们还要负责文件的归档和销毁，以及文件的备份和恢复。
5. 数据分析：现代秘书需要进行一些简单的数据分析工作，以帮助高管做出决策。他们需要处理和整理公司的数据，制作相应的报告和表格，并向高管提供数据分析的建议和意见。
为了完成这些任务，现代秘书需要具备以下技能和素质：
1. 卓越的组织和协调能力：现代秘书需要同时处理多个任务和项目，并与不同的人员和部门进行协调。他们需要有效地安排时间和资源，以确保工作的高效完成。
2. 出色的沟通和人际关系能力：现代秘书需要与各个层级的人员进行沟通和协调工作。他们需要表达清晰、准确的信息，并且能够与不同的人建立良好的关系。
3. 熟练的办公自动化软件和工具：现代秘书需要熟练使用各种办公自动化软件和工具，如Microsoft Office套件、邮箱、日历管理等。他们还需要熟悉云存储和在线协作工具，以便与团队和合作伙伴进行协作工作。
浅谈现代秘书的能力要求
2007年第8期 辽宁行政学院学报No.8,2007
(第9卷第8期) JournalofLiaoningAdministrationCollege(Vol.9.No.8)
人力资源
浅谈现代秘书的能力要求
熊晓岚
(陕西省交通厅收费公路管理中心,陕西西安710021)
[摘 要] 秘书是现代各种职业中重要的一种,而秘书的能力是其完成本职工作的基础,现代秘书的能力要求同以往有了
很大的不同,秘书只有具备现代秘书的能力要求才能很好的胜任秘书工作。[关键词] 秘书;能力;时代
[中图分类号]C969 [文献标识码]A [文章编号]1008—4053(2007)08—0223—01
秘书工作是一项重要的工作,在我国历史悠久,据考证早
在秦朝我国就已经出现了秘书一职,并在历史上一直发挥着
不可替代的作用。在现代社会,秘书人员更是在党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队以及院校内做出了巨大的贡
献,目前,秘书已成为世界范围内覆盖面最广的社会职业之
一,我国从事秘书职业的人员就约有2300万人。[1]尽管秘书出现较早,但每个时代的情况不一样,进入21世纪以来,世界
范围内经济、科技飞速发展,我国的改革开放事业也在逐步深
化,社会主义市场经济体制亦日趋完善,秘书与社会的关系也
越发变得密切了,这样的新形势、新情况对秘书人员素质要求比以往有了很大的提高:作为现代秘书人员不仅要有过硬的
思想政治素质,较高的职业道德素质,扎实的知识素质和健康
的心理素质,宽广的视野,创新的思维,更要有从事现代秘书工作的工作能力。这些能力反映着知识、政治、心理等素质,
同时又高于这些素质的简单相加,它是这些基本素质的体现
和升华,更是做好秘书实际工作的根本保证。
一、获取新知识的能力当今的时代是知识爆炸的时代,知识更新速度加快,新
的知识层出不穷,如果稍有懈怠就有可能落后于时代,导致
知识落伍,难以胜任新时代的工作,特别是随着我国改革开放深入,新的方针政策不断出台、新的法令法规不断制定,新
法律文秘论文题目
法律文秘论文题目
众所周知,在各行各业中都设有文秘人员的岗位,并且文秘人员在具体的工作中发挥着重要的作用。下面是店铺带来的关于法律文秘论文题目的内容，欢迎阅读参考!
法律文秘论文题目(一)
1.论文秘人员的素质修养
2.文书工作探索
3.现代秘书应具备的知识素质研究
4.公文写作与修辞研究
5.写作能力与现代秘书综合素质提高的关系
6.文学修养与提高现代秘书素质的关系
7.应用文写作技巧研究
8.现代秘书写作创新研究
9.公文写作中存在的问题及对策
10.秘书提高写作能力的措施研究
11.现代秘书做好辅助管理工作研究
12.现代秘书应具备的行政管理素质研究
13.秘书实现与时俱进的措施
14.日常应用文写作规范与技法
15.应用文语言也应讲究文采
16.论秘书人员的角色意识
17.试论新世纪秘书的知识结构
18.试论秘书处理人际关系的原则和方法
19.试论知识经济时代的秘书素质
20.试论现代公文写作人员素质的提高
法律文秘论文题目(二)
1. 公文写作中的虚与实
2. 试论传统文化在现代公文写作中的作用
3. 浅谈现代办公自动化对秘书能力的要求 4. 关于秘书价值的思考
5. 试论现代秘书工作的发展趋势
6. 浅议公文语言的精粹性
7. 浅谈秘书人员的语言文字修养
8. 论秘书职业的文化内涵
9. 浅析领导与秘书的相互影响
10. 办公自动化在文秘工作中的作用
11. 恪尽职守以文辅政——略谈秘书的文字撰写工作
12. 论文学修养与秘书语言
13. 秘书参谋的艺术
14. 秘书人员的道德建设
15. 新形势下办公室工作人员的知识结构
16. 论现代秘书创造性思维的运用和开发
17. 秘书与文学修养
18. 试论公文的美感
19. 试论公文写作的程式性
20. 浅谈如何提高会议效率
21. 浅谈秘书部门信息工作的重要意义
22. 加入世贸后转变秘书人员观念的思考
法律文秘论文题目(三)
1. 试论法律文秘专业大学生写作能力的培养
浅析现代办公条件下秘书素质
２００８年第６期 （总第８２期） 现代企业文化 ＭＯＤＥＲＮ ＥⅣＴＥＲＲＩＳ ＣＵ『Ｊ兀ＪＲＥ ＮＯ．６，２００８ （ＣｕｍｕｌａｔｉｖｅｔｙＮＯ．８２）
浅析现代办公条件下秘书素质
李红英
（中铁二局第五工程有限公司，四川德阳６１８０００）
【摘要】随着现代办公条件的不断改善，秘书人员的素质也应
不断地提高，文章将从秘书人员的知识素养、基本素养、工作能力
和工作技能等方面进行探讨。
【关键词】现代办公条件；秘书素养；秘书能力 【中图分类号】Ｇ７１２ 【文献标识码】Ａ
【文章编号】１６７４—１１４５（２００８）０６—００７８—０２
随着我国科技手段的不断进步，办公条件也在不断改善，各
种信息技术的应用，催生了现代秘书素质的不断发展。
一、秘书人员的知识素养
（一）基础知识和理论 基础知识是知识结构的根基，是学习专业知识和辅助知识，
掌握业务能力的前提条件。基础知识越是丰厚，获取专业知识就
越是有力，发挥创造的潜力就越大。 １．哲学知识。秘书工作面对的事务特别繁多，每天要解决各
式各样的大小问题，如果不学会一些哲学的思维方法，就可能陷
入烦琐的事务漩涡，使秘书人员产生力不从心之感。
２．文史知识。秘书作为领导的助手，一是记录和抄写；二是 文稿起草。记录，有领导的口授记录，有接待来访者的记录，还有
会议记录和电话记录等等；起草文稿，是秘书工作的主要部分。文
稿的起草过程，常常是由领导和秘书合作进行的。文字水平，是一
个工作人员素质的综合反映，是办公室秘书的最基本要求。 ３．外语及计算机操作能力。作为现代秘书必须具备较强的
专业能力，除了语言文字应用表达能力外，还要有外语能力、计算
机操作能力及速记等能力。计算机操作能力是现代秘书应具备的 又一个基本能力要求，秘书要能够熟悉ＯＦＦＩＣＥ办公软件的使用
并熟悉计算机网络，还要对办公室常用设备的使用达到熟练程 度。速记是近年来被提到日程上来的一种录入能力，领导在口头
秘书工作中的职业技能与职业道德研究
秘书工作中的职业技能与职业道德研究
随着现代企业的发展和秘书这一职位的不断升级，对秘书的职业技能与职业道德要求也越来越高。秘书作为一种为高层管理者提供各种助理服务的职业，其工作与企业的发展息息相关。了解秘书职业技能和职业道德的发展趋势，了解如何应对工作中的各种挑战，对秘书来说是非常重要的。
一、秘书工作需要掌握的职业技能
1.语言沟通能力
秘书工作需要频繁的与管理者、同事、客户进行沟通，因此语言沟通能力是秘书必备的技能之一。秘书需要具备清晰、准确、具有说服力的语言表达能力，使他们能够有效地传递信息和实现目标。
2.书写能力
秘书需要处理各种文件、报告等文件，因此需要具备良好的书写能力。秘书需要能够使用各种文书格式、写出清晰、简洁、易读的文件。
3.信息处理能力
秘书工作需要处理复杂的信息，包括邮件、电话、文件、报表等等，因此需要具备较强的信息处理能力。秘书需要能够快速、准确地处理各种信息，并将其转化成有用的数据，以帮助管理者做出决策。
4.时间管理能力
秘书工作需要处理大量的事务，因此需要具备良好的时间管理能力。秘书需要根据紧急程度和优先级，为工作分配时间，保证工作的高效完成。
5.团队合作能力
秘书工作需要与各种人员进行合作，因此需要具备良好的团队合作能力。秘书需要与同事、管理者、客户等进行合作，协调各种资源，以完成各种任务。
二、秘书工作需要具备的职业道德
作为一种为高层管理者提供各种助理服务的职业，秘书需要具备高度的职业道德。以下是秘书需要遵循的职业道德：
1.保守秘密
秘书经常接触机密信息，因此需要具备严格的保密意识和保密职业道德。秘书需要遵守机密协议，并不得泄密。
2.尊重职业道德规范
秘书需要尊重职业规范、遵守职业道德和法律法规。他们需要随时注意自己的行为，保持自己的职业形象。 3.服务意识
秘书的服务意识是非常重要的。他们需要聆听客户的需求，提供高质量的服务，以获得客户的信赖和尊重。
有关秘书工作的认识（2篇）
有关秘书工作的认识
现代文秘人员是一个很大的群体，通俗地说，他们是工薪族中的白领阶层，可以胜任经理助理、秘书、统计员、推销员、文书、资料员、档案员等职位的工作，这些高素质的劳动者经过培训、锻炼还可以成为各行各业带文职性质的技术人才或基层领导人。那么，文秘人员应该具备哪些能力，才能适应新时期的要求，才能有效地完成自己的工作呢?
一.表达能力
文秘人员种种职能的实现，都离不开语言文字的表述，有人说文秘人员的工作是“写出来，说出来”的，这是有一定道理的。良好的表达能力是对文秘人员的特殊要求，而文字表达和口头表达是表达能力的基本体现。文字表达能力被看作是文秘人员的“看家本领”和基本功。文秘写作的涉及面很广，小到一个电话记录、一个通知、一个情况汇报，大到年度工作总结、任期工作报告等。因此它要求文秘人员不仅要懂得语法、逻辑、修辞和一般的写作知识，而且还要掌握各种文体的写作技巧，努力把自己锻炼成公文写作的高手。口头表达能力是文秘人员的“口功”。文秘人员人员对上级汇报工作，请示问题，提出建议;对下传达指令，沟通情况，组织协调;对外开展公关，公务交往，社会应酬。都对其口头表达能力提出了很高的要求。文秘人员的口头表达要用精练的语言，表达出最必要的内容，做到“文约而意丰”、“言简而理周”。要了解交流对象的特征，准确把握对方的意图和要求，充分认识语言表达的环境，研究表达的时机和方式。
二.办事能力
文秘人员每天都要面对大量的事务性工作，如文书事务、接待事务、电话事务、会议事务、领导者交办的事项等，办事成了文秘人员的一项基本职能。要提高自己的办事能力，文秘人员首先要熟悉办事渠道，了解有关部门的职权范围，知晓办理各项事务的方式和途径。其次，掌握办事程序。如公文的管理，介绍信的开具，会议的组织，来宾的接待等事务的办理，都具有程序化的特点。遵循既定程序办事，可以少走弯路，提高效率。最后，要善于交往和应变。办理事务的过程，其实就是人与人交往的过程，因此，要了解人事关系，长于接人待物，善于交际艺术。同时，文秘人员要具备较强的应变能力，能根据事务的不同情形和特点及时准确地予以办理，尤其是对于突发事件，更要机敏应对，能在坚持正确原则的前提下，审时度势，灵活机动的处理。
提高企业办公室行政秘书工作水平研究
秘书工作Secretary work第 74 页2019/4 工作指导 总第313期提高企业办公室行政秘书工作水平研究文/中铁十六局集团第二工程有限公司 李清芳
一、简析企业办公室行政秘书工作（一）企业办公室行政秘书的岗位职责。第一，负责会务工作。行政秘书需要在会议开展之前做好各项准备工作，对会议内容进行记录以及会议之后的资料整理；负责通知所有参会成员及时参会，并对其出勤率进行考察；负责会议进行过程中的各项服务工作。第二，开展内务管理。行政秘书的日常工作就是协助领导人员开展工作，将各项制度与文件向有关部门进行部署；协助各个部门的工作人员做好安全监督管理以及检查工作；负责部门人员值班工作计划表的制定；对企业内部人员日常工作情况进行考核以及考勤。第三，文书整理。行政秘书在工作过程中对各个部门发出的文件进行及时有效的登记、借阅、归档；对各部门发出的文件与档案进行整理、校对以及存档。第四，对企业的财务进行管理。企业办公室行政秘书对各个部门的经费报销与领取负责；对各个部门领取的办公用品进行记录；对各个部门员工的奖金与工资领取情况进行统计与登记。（二）企业办公室行政秘书的工作现状。第一，企业办公室秘书综合素养与岗位要求不相符。现阶段随着经济社会的发展和企业的壮大，企业对秘书人员的工作要求与标准变得越来越高，其秘书人员当下的工作水平和工作素养与企业的实际发展需求之间存在较大的差距。与此同时，企业在对秘书进行招聘时将更多的关注点放在其职业背景层面，在对秘书招聘后很少会对其进行职业素养与工作技能培训；甚至于一些秘书在开展工作前没有经过正规系统的秘书工作培训，通常都是依靠以往的工作经验或者是一边工作一边摸索规律的形式开展工作，其对于领导人员布置的工作通常难以胜任。第二，企业办公室秘书在工作岗位上处于被动地位。当下企业办公室秘书的工作内容繁多而复杂，需要涉及多个领域的多样内容，在具体工作开展过程中很难对每件事情都做到面面俱到，因而在工作岗位上常常处于被动的地位。二、 提高企业办公室行政秘书工作水平的途径（一）树立服务意识。企业办公室秘书的主要工作职责就是服务于上级领导人员、服务于企业的经营与发展，其内在本质与核心就是服务。以此，若想提高其行政工作水平，必须要牢牢树立服务意识，并以此为基础开展各项工作。企业办公室秘书在日常工作中要时刻保持一颗充满活力与热情的心，对于上级领导布置的工作任务要协同各个部门积极主动地去完成；对待那些来请示以及意见征询的基层工作人员要以笑脸相迎，保证信息传达的及时性与可靠性。只有企业办公室秘书以“服务至上”的理念来开展工作，真正服务好领导人员与企业的日常工作，才可以将企业办公室的中枢调节职能发挥到最大效用，进一步促进企业的经营与发展。（二）清晰的角色定位。当下企业办公室秘书行政水平提高与发展的首要前提与基础就是对自身的工作岗位有清晰明确的认知，并对自身的工作职责与工作角色进行定位。首先，企业办公室行政秘书需要对自身的工作发展以及职业素养进行全面细致的思考与规划，根据自身不同阶段的发展情况为其制定具体而详细的计划。其次，企业办公室的行政秘书还需要对自身的心理状态、家庭情况等方面进行科学评估，了解现阶段自身的职业技能与工作能力。最后，企业办公室秘书还需要对现阶段企业的经济发展状态与运行情况进行了解，根据自身情况制定长期、中期、短期三种不同的职业发展规划。（三）提高自身工作能力。提高企业办公室秘书行政工作水平的首要途径就是要通过培训来不断提高自身的职业素养与工作技能。首先，办公室秘书在选择培训机构时需要从工作能力、知识技能、思想行为等方面进行综合考量，在学习秘书学的相关知识后对政治、经济、文化、法律等学科进行学习，为今后高效秘书工作的开展奠定坚实的基础。其次，秘书作为一门需要负责诸多内容的岗位，其不仅需要掌握多项现代化办公技能，还需要综合学习社交文化、公关礼仪、办公程序等内容，逐步提升自身行政工作素养，帮助上级领导解决诸多工作问题。（四）提升文字功底。现代化企业办公室秘书工作的最基本要求就是具备扎实的文字功底。因而，企业办公室秘书文字功底的提高需要从以下几个方面入手：首先，办公室秘书在日常工作中要细心观察写作的特点与方式，对多样的作品结构与格式进行全面透彻的分析，掌握与了解作品后将其转化为自身的写作素材。其次，企业办公室秘书要做好充足的思想准备工作，在接到上级领导的写作任务后要快速准备材料与素材，尽早完成上级领导交代的工作任务。（五）提高技术素养。现阶段随着科学信息技术的进步与经济社会的发展，企业秘书原有的工作模式已经远远不能满足现代化企业的实际发展诉求。因此，提高企业办公室秘书的工作技术水平变得尤为重要。首先，企业在对办公室秘书进行招聘时要将更多的关注点放在其职业素养与现
秘书职业素养培养与时代要求
1 1 秘书职业素养培养与时代要求 摘要: 现代秘书岗位是一项综合性工作岗位，对从事秘书工作者的素质要求愈来愈高。要做一名合格的办公室秘书，必须具备扎实的文字功底，敏锐的政治头脑，刻苦的学习态度，较强的交际能力，熟练的协调技术，务实的工作作风。依靠高素质水平赢得时代的认可，并能以此作为谋生的直接的、终身的手段，为秘书工作的长远发展创造一个良好的职能环境，为新时代的发展贡献新的力量。 关键词:秘书、素养、时代、要求。 一、 秘书素养的解析及培养 素养意为修习涵养。 每一个人在学习当中都应该努力提高自身素养，特别是在近些年来，随着形势的发展，秘书工作内容越来越丰富，工作领域越来越宽广，工作要求越来越严格。这就需要我们不断与时俱进，开拓进取，进一步增强“讲学习、讲奉献、讲责任”的工作意识，倡导“团结、务实、创新”的工作精神和树立“精、紧、细、严”的工作作风，只有这样，秘书人员才能取得领导的信任和支持、赢得群众的认可和拥护，才能不断树立务实、创新、高效的新形象。 那么该如何提升自身的素养呢？首先必须具备以下基本素质： 1、要有扎实的文字功底。 秘书作为领导的助手和参谋，一是记录和抄写；二是文稿起草。记录，有领导的口授记录，有接待来访者的记录，还有会议记录和电话记录等等；抄写，即对字迹潦草或因在起草过程中经反复推敲、多次修改和勾划的文稿进行誉写以便于继续修改或交付打印。帮助领导攥写稿件使之能腾出时间去做其它工作，这是秘书应尽的责任。起草文稿，是秘书工作的主要部分。文稿的起草过程，常常是由领导和秘书合作进行的。有时，是领导亲自动手，秘书帮助誉写。以及做一些收集、补充和核实；有时，是领导口授主要内容，秘书记下后负责文字的加工整理；有时则是领导只口授一个要点，或者同秘书一起在讨论中形成一个要点，然后由秘书据此去收集材料、推敲观点，形成文字。这最后一种，领导只是出题目，而从拟定提纲、收集材料、起草文稿到讨论修改，则都由秘书单独负责。特别需要指出的是，在起草文稿的时候，秘书不但可以在酝酿和讨论文稿的时候提出自己的意见供领导参考，而可以在起草时直接把自己的想法写上去，形成初稿，让领导人去决断，而不是照葫芦画瓢，这样形成的文稿才能真实、全面、生动地反映传达领导的决策、方针、意图等，并使之成为群众性的行动。 2 2 2、要有一种务实的工作作风。 一是对事业有春天般的热情。既然有幸走上这个岗位，就要义无反顾地投入春天般的热情，爱岗敬业，任劳任怨，执着地追寻它，尽力地干好它。只要每一件工作当成一种事业去追求，就会在工作实绩中获得无限的乐趣和丰厚的精神回报，我们的精神境界就会得到升华，人生价值就会得到实现。二是对他人有大海一样的胸怀。做好秘书工作离不开方方面面的配合与支持。对人虚怀若谷、宽厚容人，就会走出世俗，接近崇高。这是秘书的美德。俗话说：“有容乃大，无欲则刚”，我们要容人胜己，不嫉贤妒能，甘为他人做嫁衣、作铺垫，以“甘为人梯”的风格送温暖、献爱心，只有这样，才能赢得更多同志对我们工作的支持与合作，你工作的环境也才会更加宽松、和谐。三是对自己像旁观者一样清醒。能不能知己所长、知己所短，是衡量办公室秘书是否成熟的重要标志。知己所长，是要保持一种乐观向上的自信心，而不是感到高人一等。知己所短，是要不断反省自我，扬长避短，取长补短。要坚持正确的思想导向，大力提倡埋头苦干，任劳任怨的奉献意识。要经得住诱惑，耐得住寂寞，以苦为荣，以苦为乐，把精力用在想事干事上，要通过默默无闻的工作，实现自身的价值，赢得社会的尊重。 总之，作为一名合格的办公室秘书，除了要具备良好的职业素质外，更要不断提高自己的观察力和实践能力，不断提升自己的综合实力，在工作中与同事建立融洽的协作关系，增强同事对你的信任感和认同感，与大家和谐相处，就一定能成为一名合格的办公室秘书。 二、浅谈时代发展对秘书人员的要求 较全面地论述我国新时期秘书工作的变化发展：秘书工作在职能、内容、理论研究、手段等四个方面的变化发展及给秘书工作人员在工作中带来的新机遇，同时还论述了秘书工作人员为满足秘书工作发展的需要，适应时代的要求，必须不断提高自身的整体综合素质，改变传统的上传下达、综合协调、督促检查、调研信息为基本职能，使秘书工作的职能进一步扩展。本文主要从提高政治素质、业务素质、人格完善三个方面加以论述。使秘书职业以一个新的面貌展现在时代的面前，摆脱人身依赖性，把秘书工作职业化、专业化、效率化。 1、秘书工作新特点： 在人类社会漫长的历史发展过程中，秘书及秘书工作也经历了一个漫长渐变的过程。在原始社会只有以神职为主而以记事辅政为辅的巫祝类秘书。奴隶社会3 3 则主要是以记事编年为主而以传达王命、撰拟诏制为辅的史官类秘书。在中国漫长的封建时代里，随着强大、统一的中央集权制封建国家的建立，中央和地方各级政府的专职秘书机构也建立起来，并随着封建政治体制的变化(从三公九卿制到三省六部制，再到内阁制)不断扩大，专职秘书的队伍也在不断扩大，其职能和作用也在不断延伸、加强。与此同时，秘书人员的选拔、试用及考核形成一定的制度。这是中国古代政府秘书工作的一个比较成熟的时期。当然，与我们今天的秘书及秘书工作相比，它们在含义、工作性质、工作范围等方面都存在着巨大的差异。 秘书工作作为国家行政及社会事务管理的有机组成部分，与每个时期的进步与发展紧密相连。新中国成立以后，我国的秘书工作从制度到理论进入了一个全面发展的新阶段。秘书工作机构和秘书工作人员在各级政府的组织系统中处于独立而重要的地位，从中央到地方都建立了按层次设置、管理幅度适当、工作职能明确的秘书工作体系，党政秘书工作制度日趋完善，秘书工作已经涉及到社会的各个组织、各个行业，成为各个社会组织中不可缺少的重要组成部分。党的十一届三中全会以后，特别是党的十七大以来，随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立和经济建设的飞速发展，许多新兴的产业和行业纷纷出现，认识和研究社会生活各个侧面的新兴学科和交叉边缘学科相继诞生，在各种社会组织的管理活动中原来以行政手段为主体的模式被打破，经济手段、法律手段、系统论、控制论和信息论等被广泛引入管理领域，传统的秘书工作受到极大的挑战。为了适应时代发展的要求，全面而准确地反映时代的变化，秘书工作在职能、手段等方面都得到了较大发展。 2、.秘书人员新要求： 因秘书工作内容广泛，道德规范要求不一，下面仅以公务秘书为例，从政治素质、业务素质、人格完善三个方面加以论述。 (一)加强政治理论修养 从领导活动的特点与领导意图形成的角度来看，秘书工作必须有较高的理论修养，特别是马克思主义理论修养，只有这样才能理解、贯彻和实现领导的意图。尤其我们现在面临着一个复杂的国际环境，西方敌对势力对我国实施“西化”、“分化”的政治图谋一刻也没有停止过。加之我国正处在新旧体制转变的重要时期，经济社会发生了深刻变化，经济成分经济利益多样化，影响到人们的思想道德观念，一些深层次的矛盾逐步暴露出来，社会稳定也遇到了新问题和新挑战。4 4 在这种错综复杂的新形势面前，由于秘书部门的枢纽作用，秘书工作人员介于领导和群众之间，他们在明辩是非和观察处理问题时，就应表现出较高的政治敏锐性和鉴别力，比别人反应敏捷和善于判断，若没有较高的理论修养，就很难具备这种能力。正由于此，对秘书工作人员来说，提高政治素质，加强理论修养显得尤为重要。因此，秘书工作人员必须加强马克思主义哲学、政治经济学和科学社会主义学说等基本原理的学习，加强毛泽东思想和邓小平理论的学习，从理论上进一步深刻理解党的路线、方针和政策，并在行动中坚定不移地贯彻和执行，坚持理论与实践相结合。在制定计划、调查研究的过程中，坚持从实际出发实事求是的原则，用唯物辩证法的观点分析、处理和解决问题；坚持正确的政治方向和政治立场，善于从政治的高度思考、解决问题，在大是大非面前保持清醒的政治头脑。 同时，要学好党和国家的方针政策，掌握好本领域内的形势政策动态，随时为领导决策和工作实施提供咨询等服务。这点对参谋智囊型的秘书工作人员极为重要。 (二)树立终身教育观念，不断提高自身业务素质和创新能力 江泽民总书记在98年6月会见“两院”院士时指出，“当今世界，以信息技术为主要标志的科技进步日新月异，高科技成果向现实生产力的转化越来越快，初风端倪的知识经济预示着人类的社会经济生活将发生新的巨大变化。”知识经济的到来，使人类知识的更新加快，终身教育将成为现实。因此，秘书工作人员必须树立终身教育观念，不断加强学习。 各种不同的工作岗位对其工作人员都有相应的素质要求。作为新时期的秘书人员，这种素质要求显得更严格、更全面，甚至更苛刻一些。是否具有良好的素质，对于做好领导秘书工作是一个非常重要的问题，也是评价一位秘书人员是否称职的基本依据。因此，秘书人员必须刻苦学习，努力提高自身的思想素质。 秘书工作头绪繁多、涉及面广，要求秘书人员有尽可能广博的知识，做一个“通才”和“杂家”。现代社会科学技术的发展突飞猛进，知识更新速度加快，因此，秘书人员应该具有广博的科学文化知识，以适应工作的需要。 总的来说，秘书是一份严谨的工作，必须努力提升自身素养，以便跟上时代的步伐。
浅谈新时期下对秘书素质的要求
：！ ： 堡室 堕 坚 垦 坚 垒／／ 浅谈新时期下对秘书素质的要求 ◎裴鑫 （西安航空技术高等专科学校基础课部，陕西西安７１ ００７７） 摘要：在新形势下研究和探讨秘书工作的基本特征，从而寻求秘书工作的规律，具有很强的现实意义。现阶段秘书人员不仅 应该具备以往对于秘书素质的基本要求，还应该不断加强学习沟通和管理能力，具备更高的素质来适应时代的需求和社会的发 展要求。 关键词：工新时期；秘书；素质 中图分类号：Ｃ９３１．４６ 文献标识码：Ａ 文章编号：１６７３—０９９２（２０１ ０）０７Ａ一００１７—０１ 新世纪的来临开始了一个新的时代，社会经济生活发生了很大 的变化。秘书的工作只能也在不断的发生着变化。二十一世纪的人类 社会，是一个经济和社会高速发展，人类文明高度发达的社会。这个 时代是知识经济的时代。国内和国外的有关于秘书的工作环境和工 作要求有了很大的变化。传统秘书角色的消失，取而代之的是从事专 门行政管理工作的文职人员。这些变化也带来了对于秘书素质的新 要求。传统的秘书素质的要求已经不合时宜，社会对于秘书的职业素 养有了新的要求。职业化的现代秘书要跟上时代的步伐，就必然面临 着一个对已有的知识结构进行调整、优化、重新整合的要求，以适应 秘书工作的新形势。 一、秘书素质概况 （一）秘书素质的界定 众所周知，秘书队伍建设的核心问题是秘书素质问题。秘书素质 是什么呢？有学者曾提出没有必要先界定秘书素质再去抓秘书队伍 建设。作者立论的依据是马克思主义中存在决定意识的认识论原理。 初看起来，这种观点似乎很有道理。但是，马克思主义也认为，存在和 意识从来就不是截然分开的，正是在这个意义上，毛泽东同志指出， “认识的能动作用．不但表现于从感性的认识到理性的认识之能动的 飞跃，更重要的是还须表现于从理性的认识到革命实践这一飞跃。 所谓秘书的素质就是指秘书这一特殊群体，在先天察赋的生理 素质的基础上，经过后天的工作和学习养成的一种相对稳定的、内在 的，在日常工作中经常起作用的、秘书必备的总和。 （－－）秘书工作的特点 新时期下。秘书工作的性质和任务决定了秘书工作与以往的秘 书工作相比较而言．具有如下特点： １．形象代表功能 在新的时代背景下，秘书不仅仅是从事其本职工作，更重要的 是。随着秘书管理功能的加强，很多时候，秘书要取代公司的主管进 行公司对外的活动。秘书在对外的一言一行均代表着公司的形象。这 就凸显了秘书作为公司的形象代表特点。 ２．综合性和琐碎性 新时期文秘工作的综合性，是由秘书机构的综合性决定的。现代 秘书机构属于综合机构，它不但要对各部门工作有所了解，协调它们 之间的关系，还要把它们联系成一个有机整体。有时需要秘书机构站 在全局性的立场上，运用综合的眼光观察和思考问题。 ３．辅助性和被动性 秘书的工作既然是各级领导在管理过程中的辅助工作，那么它 的全部工作内容都只能对领导起到辅助作用。秘书在处理任何问题 时，都只能按照领导的决定、决议和指示精神办，不能代替领导做出 决定。 二、建立新时代的秘书素质要求 除了原有的一些关于秘书素质的要求，比如道德素质的要求之 外，为了与新时代背景下秘书工作的特点相适应，秘书素质也应该有 一些新的要求。 （一）形象素质的要求 １．进行形象素质的培养的原因 秘书是公司和主管的门面，所以秘书的外在形象应该具有专业 但保守的穿着，以及优雅的举止和端庄的态度。形象的树立有助于提 高个人竞争能力，良好的形象也能为个人创造独一无二的品牌。一位 受人欢迎的秘书除了要具备各种各样的专业技能，还需要拥有职业 化的形象。这也是新时代对于秘书素质要求的其中一个方面。 当秘书在公司的对外交往方面越来越多的走向前台后，秘书的 形象往往会直接影响到该公司在外人眼中的形象。如果秘书的整体 形象给外界以邋遢、不专业的感觉，那么企业在外界的严重的形象也 会受到影响。以往的关于秘书素质的要求多着重于秘书身体和心理 方面的健康问题，对于秘书的形象素质问题只字未提。 （－－）情绪管理的能力 １．进行情绪管理的原因 情绪是无所不在的，即使是一个身心健康的人，情绪问题也会时 不时困扰到他。情绪可以从一个人的脸部表情、行为举止和处世态度 上看的出来。个人的情绪很容易受到外界的刺激或个人身心变化的 影响而改变。一个秘书是否能够控制好自己的情绪做好本职工作，是 秘书素质要求的重要部分。 秘书在日常工作中，面对大量的工作压力和主管的压力常常会 出现出情绪上的不稳定。情绪需要调节，而不是被压抑、否定或任意 放纵，因为任何情绪通过适当的表达和管理，才能够达到宣泄，避免 负面作用。秘书在工作中必须具备情绪管理的能力。否则就会因为不 良的情绪影响到工作，也会限制个人能力的发挥。 ２．如何进行情绪管理 首先，作为秘书，应该允许情绪的存在，不仅包括正面的，也包括 负面的，要去认识、接纳它。一旦认识并体验到了负面情绪，实际上有 一部分情绪就已经得到了释放。当自身接纳好了自身的情绪时，别人 也就容易接纳。彼此建立了支持和信赖关系后，这样就可以降低负面 情绪对与工作的影响。 其次，秘书应该认识到，秘书的工作内容虽然多变，但是也并非 完全不可掌握，遇到问题不需要压抑，应该找到一个合适的宣泄途 径，但是要注意的是宣泄的场合，不能在工作场合放纵自己。恣意的 放纵自己的情绪。在这里最重要的是秘书自身控制情绪的能力，一旦 秘书可以控制这方面的问题，情绪也就不再成为困扰秘书工作的“杀 手”了。 小结 ２１世纪，经济全球化的趋势不可逆转，秘书人才作为是商层次 的组织管理型专业人才这一观点已经得到了国际上的认可。现代社 会的多样化和复杂性，社会主义市场经济的竞争性和骤变性，都促使 秘书的角色职能由传统型向外向型、全能型转变。原先的对于秘书素 质的要求、标准已经不再符合时代的发展，新的形势要求秘书既能文 又能武，既会管理，又懂专业，既是信息员，又是公关人．既是谋士，又 是参事，即是领导的工作助手，又是领导的生活助理，能扮演智囊和 多重角色，全方位、全功能的为领导服务。 参考文献： 【１】向国敏．（觋代秘书事务 ，首都经济贸易大学出版社．２００８ 【２】杨素华． 书实 》，北京大学出版社．２００８