物业管理档案资料分类
物业档案管理方案
物业档案管理方案一、档案资料管理运作流程收集——整理——归档——利用1.档案资料的收集:（1）设立档案资专柜, 采取系统化、科学化、电脑化的先进手段, 由档案管理员, 建立相应的管理制度, 对所有的档案资料进行严格管理；（2）资料的收集, 根据实体资料和信息资料的内容, 以实际工作需要出发。
信息资料分为外来资料和内部资料：保洁服务管理、人事资料及财务资料等档案资料；（3）人事档案资料包括但不仅限于员工资料档案、员工合同档案、考勤记录档案、培训资料档案、交接班记录档案、奖惩档案、证件档案；财务资料档案包括但不仅限于物资档案、合同档案、财务账目档案。
（4）资料的分类整理: 收集的所有信息资料, 统一由档案管理员集中整理、分类。
整理的重点是去伪存真, 根据资料信息的来源、内容, 表现形式的特点, 做到条理清晰、分类合理。
二、资料的归档管理1.归档就是根据资料本身的内存规律、联系进行科学的分类与保存；根据实际需要资料归档由管理人员保存, 如: 照片、文件等档案按不同的业务性质编号、造册、编辑并分柜保存, 运用计算机的先进管理手段, 尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存, 便于查找和调用；2.档案的借阅和借出都有严格规定, 必须具备资格的人员经登记后方可借阅、借出；归还时, 须由专人检查, 如有破损, 立即修复, 并视情追究有关人员的责任, 档案管理员需及时收回在外的文件资料, 严防丢失；3.档案管理环境必须做好三防工作, 即防火、防潮、防变质。
三、档案资料的运用充分发挥档案资料的储存和使用价值, 所有资料随时可以查阅调用, 便于工作的监察和检查。
四、人员档案合同规定在物业服务期间, 人员入职、离职档案要及时、完善、齐全, 其中员工档案合同、社保缴费证明等档案, 在人员更换时要及时向甲方备案。
五、项目档案管理目录示范文本。
物业服务资料业主档案管理方案
物业服务资料业主档案管理方案物业服务管理是现代社会中不可缺少的一个环节，而业主档案管理则是物业服务管理中的重要组成部分之一。
业主档案管理是指物业公司根据业主的个人信息和业主房屋的信息将其归档，并根据实际需要进行分类和归档，以便于管理人员及时查找业主相关信息。
它的用户群体是包括业主、物业公司和政府等多方面的人员，贯穿了整个物业管理业务的各个环节。
在本文中，我们将从资料的采集、存储、整理、保管等角度出发，进一步探讨物业服务中业主档案管理的问题及其解决方案，以期为广大物业从业者提供一些有益的建议。
一.资料的采集业主档案管理的关键在于资料的准确性和完整性，因此，必须首先明确哪些资料是必须收集的。
通常来讲，业主档案应包含业主本人的基本信息及其房产的相关信息，大致应包括以下内容：1.基本信息每个业主档案中，必须包含业主的基本信息，如姓名、性别、出生年月、身份证号码、联系电话、邮箱等信息。
2.房产信息业主档案中，还必须包含业主房屋的相关信息，如房屋地址、房屋编号、房屋用途、楼层、面积、建筑结构、竣工时间等。
3.权属证明文件业主档案中，应该包含业主权属证明文件。
比如，在中国，业主的权属证明文件通常为房屋产权证或者土地使用证。
在收集业主权属证明文件时，物业公司还需要确保证明文件的真实性和合法性。
4.租赁协议如果业主将房屋出租，其租赁协议所在位置也需要标明，以便于管理人员在需要时能够快速查找。
5.其它相关资料其它相关资料包括但不限于：业主的电话报修记录、服务申请记录、交费记录等。
二.资料的存储业主档案的存储方式很多，但业主档案最基本的存储方式是以纸质方式进行存储。
对于物业公司来说，如何存储大量的业主档案资料是个极其重要的问题。
物业公司可以将业主档案以每个业主一份的形式存档，同时，根据实际情况，可以按照行政区域、房屋由管理的小区等不同方式进行分类，以便于物业管理人员随时查阅相关资料。
此外，还可在线上进行保存，所有的业主档案都应该进行数据备份，以防止数据丢失。
物业档案管理
物业档案管理物业档案资料是物业管理的重要资源。
为建立完善的档案并进行科学的管理，我们按照档案管理的有关规定的作业指导书《档案管理规定》，对本项目档案进行全面收集整理，将其系统科学的分类，建立完整的资料档案。
6.4.1档案内容档案管理的具体内容涉及：物业基本档案、管理文件汇编、设备设施检测档案、设备设施维修保养档案、房屋本体维修保养档案和管理运作类档案。
各类档案内容涵盖如下：◆物业基本档案➢物业土建、设备安装竣工资料（图纸、设备资料）➢物业设施设备的质检、消防、劳动及公安音像等管理部门验收合格文件➢物业机电设备保养合同➢物业公共区域设施设备验收记录➢物业公共区域设备设施移交记录◆管理文件汇编➢管理合同、管理公约、服务指南等➢物业各类管理规章制度➢各项管理外包合同➢合格供应商名录及供应合同◆设施设备检测档案➢供电部门对变配电间定期进行电气测试的报告记录➢生活水箱定期清洗消毒记录（包括卫生部门水质检测报告、清洗人员体检证明）➢避雷系统定期检测报告➢定期沉降检测报告➢其他设施设备检测记录资料◆设备设施维修保养档案➢设备设施一览表➢设备台账➢设备设施维修保养计划◆房屋本体维修保养档案➢房屋本体日常维修保养制度及程序➢房屋本体大修计划及实施记录➢房屋本体日常巡检记录◆管理运作类档案➢保洁检查记录➢质量管理监督记录➢管理工作计划与报告➢工程设备管理计划与报告6.4.2档案管理规定整个物业项目的档案资料由管理处主管负责监督保管，各级管理人员按照分工负责汇集整理，由管理处物业助理负责文件存档工作。
对有关物业验收档案、图纸、管理制度、合同及附件、设施设备档案及保养制度、管理报告、员工人事资料等档案要集中存档，档案柜要求上锁，钥匙由文员保管，未经物业主管许可，他人不得查阅。
档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编写目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。
档案的目录及存档文件清单每季度上报公司行政备案。
HL物业档案分类目录及方案资料
员工个人档案 员工人事变动、职 务任免、聘用记录 劳动合同签订记录 员工满意度测评记 录 离职人员资料
文件归档资料基本范围 内容 原始凭证 记账凭证 汇总凭证 总帐 明细账 银行日记账 现金日记账 固定资产账 物业服务费 其它辅助账薄 月、季度会计报表 年度会计报表 其它会计报表 年度收支预算
3-4
4-13
内部审核 4 5 6
4-14
不合格控制
1 1 2
4-15
外部审核 3 4
4-16
数据分析
1 1
4-17
纠正预防措施
2 3
5物业前期介入类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限 一级类目 编号 类目名称 编号 二级类目 类目名称 编号 文件归档资料基本范围 内容
1 2
5-1 物业招投标
项目调研资料 项目可行性分析资 料 投标方案和文件
档案类目分类
档案一级类目表
一级类目 行政管理类 人力资源管理类 财务管理类 品质管理类 物业前期介入类 物业承接验收类 业主入伙管理类 顾客关系管理类 工程管理类 公共秩序管理类 环境管理类 编号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 备注
1行政管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限
2 3 1
5-4
营销配合介入
2 1
5-5 竣工验收介入
2
6物业承接验收类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限 一级类目 编号 类目名称 编号 二级类目 类目名称 编号 1 2 3 4 5 6 7 8 6-1 项目建设资料 9 10
文件归档资料基本范围 内容 建设征用土地文件 建设用地批准文件 固定资产投资许可 证 建设工程规划许可 证 规划报建文件 建筑设计防火审核 文件 物业各分项工程设 计方案 建设工程规划验收 合格证 建设工程竣工验收 质量认定书 建筑工程竣工消防 审核意见书
物业管理档案分类编制方案
物业管理档案编号结构：
— XXX
宗码级
类
目
代
码
级
类
目
代
码
度
码
卷
宗
流
水
码
例
1 —001
一
号
卷
宗
业
管
理
类
业
管
理
文
件
年
一
份
卷
宗
5、保管期限
短期：15年
长期：50年
永久：地籍产权终止日
物业管理档案一级类目分类编号表
（一）物业管理档案类目代号表
（一）物业管理档案类文件材料归档范围及保管期限表
（三）物业接管档案类目代号表
（五）设备设施档案类目代号表
（六）维修、维护档案类目代号表
（六）维修维护档案类文件材料归档范围及保管期限
（七）声像档案类目代号表
（七）声像档案类文件材料归档范围及期限表
（八）会计档案类目代号表
（八）会计档案类文件材料归档范围及管理期限表
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园区物业档案管理制度
第一章总则第一条为了规范园区物业档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本园区实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于园区内所有物业档案的管理工作，包括物业设施设备档案、业主档案、物业管理合同档案、物业维修保养档案等。
第三条物业档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，分散使用；（三）真实完整，安全可靠；（四）便于检索，提高效率。
第二章档案分类与编号第四条物业档案分为以下类别：（一）物业设施设备档案；（二）业主档案；（三）物业管理合同档案；（四）物业维修保养档案；（五）其他档案。
第五条档案编号采用分类编号法，具体如下：（一）物业设施设备档案编号：由类别代码、年份、流水号组成；（二）业主档案编号：由类别代码、年份、业主编号组成；（三）物业管理合同档案编号：由类别代码、年份、合同编号组成；（四）物业维修保养档案编号：由类别代码、年份、维修保养记录编号组成；（五）其他档案编号：由类别代码、年份、档案名称组成。
第三章档案收集与整理第六条档案收集应做到及时、准确、完整，确保档案的原始性和真实性。
第七条档案收集范围：（一）物业设施设备档案：包括设备购置、安装、验收、运行、维修、保养等资料；（二）业主档案：包括业主基本信息、入住登记、物业费缴纳、投诉处理等资料；（三）物业管理合同档案：包括物业管理服务合同、委托代理合同、租赁合同等；（四）物业维修保养档案：包括维修保养计划、实施记录、验收报告等；（五）其他档案：包括物业管理活动记录、会议记录、培训记录等。
第八条档案整理应按照档案分类、编号、编目、装订等要求进行。
第九条档案整理流程：（一）收集：对收集到的档案进行筛选、分类；（二）编目：对档案进行编号、编制目录；（三）装订：按照档案类别、年份、流水号进行装订；（四）归档：将整理好的档案送至档案室进行归档。
第四章档案保管与利用第十条档案保管应确保档案的完整、准确、安全和便于利用。
物业档案资料目录
物业管理档案资料目录序号1 2 物业规划档案物业接管验收资料具体内容用地批准文件项目批准文件移交证明资料验收证明资料物业项目部专业化管理资料小区规划图建设用地规划许可证建设工程规划许可证施工许可证建造物命名、更名审批资料用水指标批文用电指标批文物业移交会议记要或者移交证明工程设备交接资料工程、设备技术资料交接清单房屋钥匙交接清单工程竣工验收证明消防验收资料环保达标(噪声)验收资料房屋验收表物业项目部简介物业项目部成立文件管理服务收费标准及批复停车场营业执照停车场组织机构代码证停车场税务登记证停车场收费许可证、价目表会所卫生许可证游泳卫生许可证3 4 5 房屋本体维修基金管理房屋使用资料房屋使用及公众制度公众制度业主委员会筹建及成业主委员会立资料当地房屋本体维修基金管理规定房屋本体维修基金管理制度三方返修合同本体维修基金收支账目 (放季度管理报告中)及使用审批手续房屋使用说明书房屋质量保证书业主手册市容和环境卫生管理条例业主公约精神文明建设公约消防管理规定装修管理规定室外广告、招牌管理制度筹建业主委员会的申请报告及批复筹建工作计划筹建委员会委员简介6 7 8 物业委托管理合同争创规划方案争创规划和实施方案实施情况质量保证制度及工作制度管理制度及工作标准收费管理制度安全管理制度筹建委员会会议记要业主委员会委员自荐/推荐表业主委员会委员候选人简介业主大会通知及会议记要业主委员会选票、选举结果公告业主委员会备案申请报告(附委员名单、业主委员会章程、业主公约、物业委托管理合同)及批复业主委员会公章刻制手续开辟商物业委托管理合同业主委员会物业委托管理合同争创优秀示范小区规划和实施方案成立争创小组的通知实施过程的相关资料争创工作总结公司质量管理体系文件标准政策法规清单标准政策法规物业项目部收费管理制度物业项目部财务公开监督制度控制中心管理制度无线电通讯设备管理制度维修管理制度环境管理制度客户服务管理制度行政后勤管理制度空置房管理制度停车场管理制度非机动车辆管理制度停车场收费管理制度消防管理规定消防设施养护及使用规范防火岗位责任制维修服务承诺及回访制度房屋维修养护制度节能降耗管理制度设备机房管理制度保洁工具用品使用及管理方法绿化设备使用及管理制度保洁岗位责任制消杀类农药管理制度客户投诉处理、回访制度物业项目部值班制度接待参观来访管理制度商铺管理制度公司人事行政管理制度文档资料管理制度信息工作管理制度人事资料9 人事、考核管理档案员工培训记录员工考核记录工作例会制度办公室管理制度资料室管理制度培训室管理制度仓库管理制度食堂管理制度宿舍管理制度员工餐厅管理制度采购管理制度资产管理制度办公设备管理制度办公用品管理制度员工个人资料人事任免、调动记录年度培训计划月度培训计划培训签到表培训考核记录培训效果评估记录安全训练记录预案演习记录员工月/季度开合记录101112131415 各类人员岗位资格证书服务人员仪容礼仪标准物业项目部自治机构及岗位职责办公自动化资料财务管理档案工程档案礼仪标准财务管理制度财务收支情况竣工资料员工奖罚通知书持证上岗人员清单岗位资格证书复印件通用礼仪规范各岗位专业礼仪规范物业项目部组织结构图物业项目部岗位职责物业项目部办公自动化设备清单物业管理工作软件安装手册物业管理工作软件手册物业管理企业财务管理制度物业管理服务收费指导标准公司财务管理制度物业项目部收费管理制度物业项目部财务公开监督制度各类收费标准批文会计科目表季度管理报告收入成本明细账完税证竣工总平面图地下管网竣工图1617技术资料产权资料业主档案单体建造、结构、设备、附属配套设施竣工图绿化竣工图房屋种类、数量、用途的分类表设施设备安装、试验、调整、验收资料设施设备图纸、合格证明、使用说明的技术资料房屋及公用设施设备大中修、改造变更资料设施设备台账(设备管理软件)房屋产权清册管理用房产权证明商业用房产权证明及清册配套设施产权证明及清册土地使用权出让资料地界界桩放点报告入住通知书业主委托书业主及加糖成员等级资料委托银行代收款协议书房屋交付验收表181920 租户档案值班制度及记录客户服务档案钥匙(门禁卡)发放记录停车场车位租用协议书家庭服务协议书装修合同复印件装修施工单位资质证明装修申请表(附图纸)装修管理责任书装修施工人员登记表装修许可证装修现场监控记录房产证租赁许可证暂住人员登记资料租户管理协议书停车场车位租用协议书停车场服务协议书家庭服务协议书物业项目部值班制度工作信息记录本客户投诉处理、回访制度投诉/建议及处理回应投诉(建议/咨询)处理任务书客户来信212223242526 客户意见调整资料维修服务资料各类标识清单房屋管理档案装修管理档案共用设施设备管理档案共用设施设备管理资料共用设施设备运行维业主恳谈会议记要客户意见调查表整改措施维修服务承诺及回访制度居家服务情况记录表开辟商制作的各类指示牌清单(平面示意图、路标)物业项目部制作的各类标识清单房屋维修养护制度、记录空置房管理规定空置方检查记录装修管理制度外立面配件(如：推拉闸、窗花、不锈钢防盗门、天顶遮阳棚、凉台遮阳棚、窗台遮阳棚)标准款式及安装要求设备维修保养责任制设备维护分工表设备档案卡维修工具清单设备年度检查记录2728 29给排水系统管理档案供配电系统管理档案电梯系统管理档案护记录给排水系统维护保养二次供水清洗资料电梯管理资料公用设施检查记录公用设施保养维护记录电讯系统检查、维护保养记录停电/点/气/试消防通知书给排水系统检查记录给排水系统运行维护保养记录泳池、泳乐设施运行记录泳池、泳乐设施维护保养记录水景设施保养维修记录事故应急处理方案当地生活饮用水二次供水管理制度二次供水清洗消毒许可证二次供水清洗消毒人员上岗证二次供水设施清洗消毒合同二次供水水质检测报告二次供水设施清洗消毒记录暂时用电管理制度供配电系统检查记录发机电运行、维护养护记录供配电系统运行、维护保养记录停电应急处理方案电梯故障应急处理方案3031 32小区封闭式管理档案安全管理档案安全防范措施电梯准用证年检合格证电梯检查记录电梯系统维护保养记录电梯维护养护记录电梯供方维护保养记录电梯供方维护保养评估记录来访人员登记表公司进出人员登记表物资搬运放行条安全岗位设置巡逻路线配置图安全管理资料巡逻签到点规划安全员装备清单控制中心交接记录安全员交接班记录安全员巡查记录安全工作记录暂住人员情况登记表拾遗物品登记表邮件签收记录夜间查岗计划安排表安全工作检查记录夜间查岗情况表治安事件应急预案消防管理资料33 消防管理档案消防应急方案消防工作记录消防系统运行维护记录应急预案演习记录紧急集合记录当地消防管理条例物业项目部消防管理制度消防设施清单消防设施分部平面图消防设施养护及使用规范小区义务消防队资质架构及职责义务消防队员名单防火责任制区域防火责任人分工消防作战示意图及岗位职责消防演习情况记录表消防安全知识宣传资料消防系统检查记录消防主机运行记录消防联动柜运行记录消防主机/联动柜保养维修记录自动灭火系统保养维修记录消防管网系统保养维修记录消防器材保养维修记录方排烟送风系统保养维修记录343536 37停车场管理档案非机动车辆管理档案保洁管理档案消杀服务档案停车场管理资料停车场管理记录保洁管理资料保洁工作记录当地停车场管理制度物业项目部停车场管理规定停车场车位清单租、售车位登记表停车卡发放记录停车场车辆情况登记表实处车辆异常情况登记表车辆收费情况登记表车辆进出凭证非机动车辆管理规定非机动车辆停放点位置图非机动车辆检查记录保洁工具清单保洁工作作业细则保洁人员分工表保洁岗位责任制保洁工具用品使用及管理办法保洁工作检查记录洗手间定时清洁记录供方保洁工作检查记录保洁服务供方工作评估报告消杀农药管理制度38394041 商业网点管理档案宠物管理档案绿化管理档案社区文化活动档案绿化管理资料绿化工作记录创建安全文明小区资料社区文化活动资料消杀工作记录消杀效果检测评估记录商铺管理规定租赁合同从业人员登记资料商户管理协议书商户消防管理协议书(如购买包括人股数、业主档案)当地限制养犬规定物业项目部宠物管理规定小区宠物登记表宠物管理宣传资料绿化工具清单绿化苗木清单绿化工作安排表绿化设备使用管理规定绿化设备保养维修记录绿化养护巡查周记表创建安全文明小区申请创建方案创建工作总结社区文件活动计划424344 经营管理档案行政管理档案后勤管理档案管理服务费收缴资料便民有偿服务档案政府部门来文集团来文公司往来文件物业项目部日常行政管理文件采购文件资料仓库管理记录社区文化活动通知社区文化宣传资料社区文化活动记录及效果评估社区文化活动影集或者录相新闻媒介报导剪辑管理费收缴统计表家政服务人员管理规定常规服务项目表长期家政服务清单物资申请供方评估服务评估物资出入库登记物资领用登记物资报废处理不合格物资处理其他内务管理记录质量推进活动资料文件资料管理记录45 质量管理档案质量控制记录突发事件处理记录钥匙管理记录其他质量记录内务检查记录物业项目部书籍清单其他活动课题活动记录活动考勤活动情况文件领用审批表文件资料存储清单文件发放签收表借阅登记表文件资料报废申请表内部质量审核报告不合格服务个案表预防措施报告突发事件处理记录表突发事件相关记录钥匙配置申请表钥匙清单钥匙使用登记表客户委托钥匙管理记录其他物业项目部签订的各类合同合同评审记录46 合同管理档案合同登记表其他。
物业服务中心物业档案管理作业规范
物业服务中心物业档案管理作业规范一、引言物业档案是物业管理的重要组成部分，它包含了物业管理的相关信息和记录，对于物业管理的顺利进行具有重要意义。
为了规范物业档案管理工作，提高档案管理效率和质量，制定一套完善的档案管理作业规范势在必行。
二、档案分类与整理1.分类原则：按照物业管理的不同性质及用途进行分类，如行政管理档案、财务管理档案、设备设施档案等。
2.分类标准：根据档案内容和用途进行分类，确保档案的整理和检索方便快捷。
3.整理方法：采用文件夹或文件盒进行整理，确保档案的存放有序。
4.档案标识：每个档案文件夹或文件盒上应有明确的标识，包括档案名称、编码、责任人等信息，方便进行档案的查找和管理。
三、档案保管与借阅1.档案保管：档案应存放在专门的档案柜或档案室中，避免受潮、受热等情况，确保档案的安全性和完整性。
2.档案借阅：档案借阅需要填写借阅申请表，经批准后方可借出，并且应在借阅记录中详细登记借阅人、借阅时间等信息，还档案时要及时归还，并进行复核。
四、档案销毁与归档1.档案销毁：档案的定期销毁工作应在符合国家相关法律法规的前提下进行，由专门委员会进行审批，并记录档案销毁的时间和方式。
2.档案归档：档案归档是指将已经完成的档案移交到档案库进行保管，并进行备份和整理。
归档流程应有清晰的工作规范，确保每一份档案都能被妥善保管。
五、档案管理制度与培训1.档案管理制度：物业服务中心应制定相应的档案管理制度，明确各类档案的处理流程、权限和责任。
2.档案管理培训：物业服务中心应定期对档案管理人员进行培训，提高其档案管理的专业能力和意识，确保档案管理工作的规范性和高效性。
六、档案管理的流程与监督1.档案管理流程：物业服务中心应建立完善的档案管理流程，包括档案的收集、整理、存储、借阅、归档和销毁等环节。
每个环节都应有相应的流程和标准。
2.档案管理监督：物业服务中心应设立档案管理监督机构，负责对档案管理工作的质量和流程进行监督和检查，及时发现和处理问题。
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物业管理档案资料分类
物业管理档案资料分类
随着物业管理行业的迅速发展和规范化趋势的逐渐明显，物业管理档案资料的分类以及管理方式越来越受到业内人士的关注。
物业管理档案资料分类是为了记录和管理业主、房屋、设施等信息，便于管理人员和业主能够更加方便快捷地掌握和查阅，以提高管理效率、便利业主生活。
物业管理档案资料分类的目的
物业管理档案资料分类是为了使业主、房屋管理人员和物业公司能够更加方便、快捷地查找、整理和管理房屋和物业等相关信息。
通过档案资料的分类，可以帮助管理人员更好地掌握物业、房屋等情况，更好地协调各项工作，更好地服务于业主，减少管理复杂性。
物业管理档案资料的分类
1. 业主档案资料分类：包括业主基本信息、联系方式、权益证明、房屋信息、欠费情况、物业使用情况等，以方便查询、分类管理和进行业务操作。
2. 房屋档案资料分类：包括房屋基本信息、设计图纸、质量验收报告、物业服务合同等，以方便管理人员查询、维护和管理房屋资产。
3. 设施档案资料分类：包括楼梯、电梯、水电设施、空
调等设施的检查、养护、修理和保养资料，以方便物业公司进行设施维护、养护工作。
4. 其他档案资料分类：包括项目规划、竣工验收、物业
管理合同、收费标准、账目汇总等资料分类，以方便进行各项业务操作和重要信息的归档、存档等工作。
物业管理档案资料的管理方式
物业管理档案资料管理是物业管理的一个重要方面，正确的管理方式可以提高物业服务的质量和效率。
下面是一些物业管理档案资料的管理方式：
1. 完善档案管理制度：制定科学合理的档案管理制度，
包括档案的归档、存储、保护、使用、调阅、清理和销毁等方面的管理规定，加强档案管理的标准化、规范化和制度化。
2. 建立档案管理系统：通过建立物业管理档案管理系统，实现统一管理、集中存储、便捷检索、方便审批、安全保密等功能，提高档案管理效率和质量。
3. 加强信息安全管理：严格控制档案信息的泄漏和损毁，建立档案安全管理制度，限制档案查阅范围，建立档案定期清理制度。
4. 定期档案检查：定期检查和整理物业管理档案资料，
发现问题及时加以解决，保证资料的完整性、准确性和完备性。
总的来说，科学高效的物业管理档案资料分类和管理方式，是实现物业管理的重要保障，有利于提高物业服务质量和效率，加强物业管理行业的规范化和标准化建设。
因此，物业管理行业需不断探索创新，加强档案资料分类和管理方式的改进和提升，推动物业服务向着更加科学、规范、高效、便捷的方向发展。