公司合同管理办法

公司合同管理办法为了加强公司的合同管理，维护企业合法权益，我们制定了本办法。

本办法适用于本公司及其分支机构在经营管理活动中的经营性合同的管理。

我们将依据法律法规和公司实际情况，以事前防范为主、加强事中控制和事后补救为辅的企业经营风险管理体系，建立和完善公司合同管理。

本办法所称合同是指本公司及各分支机构在与其他平等主体的法人、自然人、其他组织之间在生产经营活动中签订的设立、变更、终止民事权利义务关系的合同、协议。

但劳务合同、集体劳动合同等有关身份关系的合同，不适用本办法。

公司合同管理实行分级管理、统一授权、分工负责的管理体制，并遵循依法管理、过错追究、公司利益最大化、职权、授权与最终决定权相结合的职责管理制、部门、岗位各司其职与相互配合、效率优先相结合的原则。

公司各部门及各分支机构应该重视合同管理工作，配备兼职合同管理人员，做好合同评审、签订、履行、纠纷处理等各环节管理工作，提高合同管理的水平和质量，保证合同的合法性、规范性、有效性和可操作性，规避公司经营风险，维护公司的合法权益。

公司法定代表人对合同管理工作负有第一领导责任；公司分支机构对经公司或公司法定代表人授权签订的合同负第一领导责任。

公司指定一名领导分管合同管理工作，负担合同管理工作的第二领导责任。

公司法务部为公司合同归口管理部门，全面负责公司合同管理工作。

其主要职责包括宣传、贯彻、执行国家有关合同和合同管理的法律、法规；制定公司合同管理办法，建立合同管理制度，负责合同日常管理工作并监督执行；参与公司重大合同的论证、谈判和签订工作，监督履行并进行备案管理；审查、修改以公司名义订立的合同文本；建立合同管理统计分析和工作报告制度；定期、不定期检查监督合同的执行情况，指导公司合同管理工作，纠正违反合同管理制度的行为提出整改意见及奖惩建议；办理公司的《专项授权委托证明》和《法人授权委托书》及其审核工作；配合公司各部门、各分支机构办理合同的报批、公证、见证等事项；处理对公司有重大影响的合同纠纷案件，建立合同纠纷预警机制。

公司应对合同管理人员和业务人员进行法律培训，并对他们的合同管理工作进行业务指导。

此外，公司还应建立合同专用章管理及使用制度，对合同管理档案进行检查，以及履行其他应由法务部履行的合同管理职责。

为了做好合同管理工作，公司的采购、工程、市场、财务、行政人事等部门应根据本部门职责和公司法务部的要求，对合同条款进行审核联签，形成联查机制。

这些部门还应提出意见和建议，监督和评价合同履行及履行后的结果，并与法务部相互支持、配合。

公司从事生产经营活动的部门/分支机构应配备具有一定法律知识和经营管理知识的兼职合同管理员。

这些管理员的职责包括日常管理合同、参与合同谈判和签订、审查合同文本、跟进合同履行情况、督促合同经办人员保管好合同订立、履行、变更、解除等过程中产生的各种文件，并及时归档，向本部门/分支机构负责人提出有关合同管理的意见和建议，汇总分析报送有关合同管理情况及统计资料。

公司法定代表人根据公司的具体情况决定委托代理人及其代理事项和代理权限，发给专项委托代理人《专项授权委托书》，发给长期委托代理人《法人授权委托书》。

长期委托代理人的代理事项以委托代理人所在部门/单位职责界定，《法人授权委托书》中必须明确代理事项，专项委托代理人的代理事项根据具体情况决定。

长期委托代理人一般委托期限为一个季度，专项委托代理人一般一事一委托。

被授权人员必须具备德行操守良好、业务素质良好、法律意识强的条件。

委托代理人的职责包括根据授权书的范围代表公司签署合同，并在合同履行过程中进行监督和管理。

委托代理人应当在代理事项范围内进行谈判和签订合同，并竭尽所能维护公司利益。

同时，他们不能违法越权或消极推诿。

对于需要上级领导批准的合同，委托代理人应当办理相关手续并提出自己的意见，并对自己的意见负责。

委托代理人应当全面履行所签订合同的责任，及时发现问题并上报，设法解决。

委托代理人应当整理所签合同的所有资料，并及时将其上交给本部门的合同管理人员。

同时，授权委托书应当妥善保管，防止遗失，并且不得转借他人或作他用。

委托代理人工作变动时，应当将授权委托书交回公司法务部。

在获得公司法定代表人书面同意后，方可出具加盖合同专用章的空白合同、业务介绍信和空白授权（委托）书。

在合同订立前，应当进行充分的背景和风险分析，包括业务背景分析、合同对方当事人的资信情况分析、双方履行能力分析、政策/法律风险分析等，并进行必要的尽职调查并形成报告。

对于首次合作的业务对象或新的业务模式，必须形成可行性研究报告。

公司各部门应当建立客户/供应商信用分析、评价和预警机制。

对于首次合作的业务对象，应当在合同签订前通过适当方式进行客户信用调查分析。

这包括要求对方提供的证明材料，如营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户证明等，以及进行实地调查，如在对方当事人注册的工商行政管理部门查阅其企业基本信息，聘请律师事务所、会计师事务所、专业调查公司等中介机构进行专项调查，并出具调查报告。

第十九条规定，对于风险较大的合同，应要求对方提供有效担保。

这是为了保障公司的利益和权益。

第二十条规定，重大合同的谈判应有法务部人员或外聘法律顾问参加。

如果无法现场参加，合同经办部门应及时将谈判情况传递给法务部人员或外聘法律顾问，以便及时提出法律意见供参考。

本办法规定，重大合同是指企业收购和兼并、重大资产处置、合资合作及其他法律关系复杂或以公司名义对外签订的标的额在50万元以上，或可能对公司及股东权益造成重大影响的合同。

第二十一条规定，合同经办人员应妥善保管谈判过程中的书面资料，并在出现不同意见时，立即以书面形式回复对方，避免因缔约过失而承担经济责任。

这些资料应交由合同管理人员统一保管。

第二节规定了合同评审的程序。

第二十二条规定，合同签订前应进行评审。

通过招标方式订立合同的，合同评审应在招标文件发出前进行。

合同评审可以通过会签方式或集体会审进行。

参与评审的部门应按各自的职责审核合同的相关条款。

法务部负责合同的合法性和权利义务的对等性；合同经办部门负责提交资料的真实性、业务的可行性及技术条款的适宜性；财务部门负责核查对方银行资信，并对公司财务风险性负责；采购部门或其他具有采购职能的业务部门负责对供应商价格的合理性进行审核。

未经法务部评审通过的合同，不得加盖公司公章或合同专用章。

为确保合同评审的及时性和有效性，第二十六条规定了合理的评审时间。

一般情况下，合同评审时间不超过一个工作日；对于法律关系较为复杂的合同，评审时间不超过三个工作日；而对于法律关系特别复杂的合同，评审时间不超过五个工作日。

根据第二十七条规定，合同经办部门应当根据合同评审意见修改合同文本，并将有关情况反馈给参加评审的各相关部门。

为了保证合同文本的规范性和维护公司利益，第二十八条规定了法务部根据公司业务特点，结合公司所属分支机构、业务部门、项目部提供的合同示范文本草稿，拟定合同示范文本，作为公司对外签约的推荐文本。

合同文本中，双方当事人的权利和义务必须明确、具体，文字表达清楚、准确。

合同文本应注意的主要问题包括：在合同首部，写明供需双方的全称（与印签相符）、签约日期、签约地点；在正文部分，注意产品名称应具体写明牌号、商标、生产厂家、型号、规格、等级、花色、是否成套产品等；技术参数、质量标准要明确具体；数量要明确计量单位、计量方法、正负尾差、合理秤差及自然损耗率等；运输方式及运费负责应具体明确；交（提）货期限、地点及验收方法应明确；价格以双方约定价格为准；付款方式、时间、违约责任的约定应明确具体，有法定违约金的须按规定填写清楚，法律未规定或规定不具体的，应明确具体的处理方式，违约责任须写清楚约定的违约金数额、比例及计算方法；纠纷处理方式选择应明确详细，没有歧义。

合同一律采用书面格式，国家规定采用标准合同文本的则必须采用标准的合同文本，有关修改合同的文书、图表、传真件、电子邮件等均为合同的组成部分。

文字有修改内容的，须双方签字或加盖公章确认。

合同的编号也应遵循规定格式。

第二十九条规定，签订合同应当遵守国家法律、法规的规定，坚持平等、自愿、公平、诚实信用的原则。

除以下情况外，应当采用书面形式订立合同。

公司的日常办公用品和低值易耗品等业务应及时结清。

在签订合同前，经办部门应按公司规定对合同进行编号，并由法务部核定。

如果使用对方的合同编号，则在签订合同后，法务部应按内部格式重新给予编号。

对外签订合同应以企业法人名义进行。

职能部门不得以自己的名义签订合同。

如果需要以分支机构名义签订合同，则须报公司法务部同意，并事先取得公司法定代表人的授权。

对外签订合同应由法定代表人或其委托的代理人进行。

如果委托代理人签订合同，则必须由法定代表人签发《法定代表人授权委托书》，并在委托书中明确委托代理的权限和期限以及是否可转委托等事项，并加盖公司公章。

委托代理人代表公司签订合同时，必须在授权范围及期限内行使代理权，禁止越权代理。

采用信件、数据电文等形式订立合同的，应当以书面确认书作为合同成立的条件。

以传真方式签署的合同，应当在条款中明确传真件与原件具有同等法律效力。

合同的末页应当载有相关条款或“此页无正文”的说明。

合同文本拟定完毕后，经相关部门和批准人在《合同审核单》上签字确认后，合同可以正式签订。

由委托代理人在正式合同文本上签字并加盖合同专用章后，合同生效。

签订合同应当使用合同专用章，除特殊情况外，不得使用行政公章或以其他印章代替。

合同文本两页以上的，应当加盖骑缝章。

合同原件我方保留两份或两份以上，合同经办部门应当向财务部门和法务部提交合同原件。

保密合同按照相关部门需执行的事项，分别摘抄报送相关部门。

在合同履行过程中，涉及多个部门的，应当由合同经办部门牵头，各部门密切配合。

合同生效后，应当全面履行合同。

如果出现履行不能的情形，应当及时采取补救措施，减少损失或与对方协商变更或解除合同。

对合同履行过程中发现的问题，合同经办部门和承办人员应及时处理，包括发现合同内容存在缺陷、无法操作时应及时报告主管领导和法务部，发生合同收款或付款延迟时应及时通知主管领导、财务部门和法务部，并说明理由和拟采取的措施，以及履约条件发生变化时应及时与对方进行协商，采取补救措施，并将相关情况报告主管领导和法务部。

行合同的要求；二）对方发来的函电应及时回复，回复内容应当真实、准确、完整；三）对方发来的函电如有涉及合同履行的问题，应当及时向主管领导和法务部报告并妥善处理；四）对方发来的函电如有明显错误或不当之处，应当及时指出并提出修改意见；五）对方发来的函电如有要求变更合同条款的，应当及时报告主管领导和法务部，并经过法务部审查后再作回复。

在处理来往函电时，应当注意保护公司利益，维护公司形象，严格遵守保密规定。