项目监理部资料文件管理办法
工程监理工作资料的管理与归档制度
工程监理工作资料的管理与归档制度
一、建设项目监理工作资料是指监理单位对项目实施监理过程中
直接形成的，具有保存价值的原始记录。
二、监理单位的档案资料管理工作实行总监理负责制。
各项目监理
组设专人负责信息、资料的管理工作。
三、监理档案按单位工程和施工时间的先后顺序整理、分类、立卷
装订，每页要有编号，每卷要有目录。
四、每个单位工程的监理档案封面应注明工程名称、合同号、建设
单位、总包单位、建设日期、完成日期和总监理工程师的审核签字。
五、在工程完工三个月内由资料管理人员整理装订后，提交单位档
案室并办理有关的交接手续。
六、一般工程监理档案在工程保修期满后应保存一年，重要的工程
监理档案应保存延长至三年。
保存期间需要查阅时，应办理借阅和归还手续。
七、对超过保存期的监理档案，应清点核对，装订造册，经总监理
工程师批准后销毁。
八、监理档案应实可靠、字迹清楚；签字要齐全，不得弄虚作假；
不得擅自涂改原始记录，违者追究有关责任人责任。
九、及时下发监理单位向施工单位发出的指示、通知和文件；认真
做好施工单位向监理单位申报的技术文件及资料；及时收集甲方提供的有关资料、合同文本；及时整理监理单位内部的工作记录，
对有关数据及时地统计、记录；并做好记录、收集其他与监理工程有关的工程建政策、法规的资料。
福建华泰工程建设监理有限公司
一九九八年九月一日
――华泰文[1998－14]――。
监理资料档案管理制度
〔试行〕×××××××××××工程项目监理部20XX9 月10 日第一节总则10第二节资料管理的职责划分与要求10一、资料管理的职责划分：10二、资料管理要求：12第三节资料管理措施13第四节资料管理制度13一、发文制度13二、收文制度14三、资料归档制度16四、资料借阅制度16第五节项目监理资料的组成与移交17一、项目监理资料组成17二、项目监理资料移交17一、为规 X×××××项目监理部工程资料管理工作，保证工程资料质量，使其能够完整、准确、安全和有效利用，根据《建设工程监理规 X》〔GB50319-2000〕、XX 省《市政基础设施工程施工质量技术资料统一用表应用指南》与 XX 高速工程股分 XX 《工程项目管理手册》等有关规定和要求，结合本项目实际情况，特制定本管理制度。
二、本制度中所称“资料〞是指工程监理过程中涉与的设计图纸、合同文件、各类工程资料、成果资料、报表、会议记要、往来文件、监理工程师日志、记录与国家标准、规 X 和上级文件等具有保存、查考利用价值的文字材料、图纸、图表、计算、声像等各种形式和载体的文件材料。
三、本管理制度合用于本项目监理实施阶段的资料编制与管理，项目竣工后，应依据业主单位和XX 市档案馆的相关要求进行归档和移交。
项目监理部负责统一管理本项目档案管理工作，业务上受公司总部、上级主管部门与 XX 市档案主管部门的指导与监督。
在总监理工程师的领导下，负责本工程图纸资料保管与技术档案的管理，制订收发文件编号与存档办法，在工作上对总监理工程师负责。
1.1、负责各专业的设计图纸、材质保证书、试验报告、技术核定单、隐蔽工程验收单等有关资料的编号整理与登记工作。
1.2、负责所有监理文件资料的登记、整理、分类、编码、存档保管、借阅注销管理与归档管理。
监理资料档案管理制度
监理资料档案管理制度××××××××××××工程监理资料档案管理制度（试行）×××××××××××工程项目监理部9月10日目录第一节总则............................................................. 错误!未定义书签。
第二节资料管理的职责划分与要求........................ 错误!未定义书签。
一、资料管理的职责划分： ....................... 错误!未定义书签。
二、资料管理要求： ................................... 错误!未定义书签。
第三节资料管理措施 ............................................... 错误!未定义书签。
第四节资料管理制度 ............................................... 错误!未定义书签。
一、发文制度............................................... 错误!未定义书签。
二、收文制度............................................... 错误!未定义书签。
三、资料归档制度....................................... 错误!未定义书签。
四、资料借阅制度....................................... 错误!未定义书签。
第五节项目监理资料的组成与移交........................ 错误!未定义书签。
工程文件资料归档管理办法
工程文件资料归档管理办法（暂行）第一条依据水电站工程竣工档案编制应遵循《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T1182-8)、《建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28—2002）、《水电工程达标投产考核办法》(原国家电力公司2001年版）、《关于编制基本建设竣工图的几项暂行规定》(建发施字[182]50号）.第二条职责工程项目监理、施工等单位应分别按照各自的职责范围完成工程文件资料的编制整理工作,在规定时间内，各施工单位向工程监理单位提交归档资料，由工程监理单位审核.工程监理单位审核后向各工程项目的业主管理机构移交,并由各工程项目的业主管理机构存档.第三条收集范围凡是反映与水电站工程有关的重要活动、具有查考利用价值的各种载体文件、材料（图纸、照片、录音、录像、磁盘、光盘等），都应收集齐全,归入工程建设项目成套档案。
资料收集范围见附件一.第四条文件材料质量要求4。
1文字材料用A4（70g以上）幅面纸打印，纸质优良,线条、字迹清楚；图样清晰,图标整洁，签认手续完备.4。
2需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。
4。
3复印、打印文件及照片的字迹、红条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。
4。
4声像文件应保证载体的有效性。
4.5长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘.第五条竣工文件的编制5.1竣工文件编制要求5.1。
1标段工程施工及调试完成后,施工单位、监理单位应根据工程实际情况和行业规定、标准以及合同规定的要求编制标段工程竣工文件。
5.1。
2竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核.5。
1。
3 根据附件一及建设项目实际情况，进一步收集所缺少的重要文件;文件数量未满足合同规定份数的,应按要求复制补齐.5。
1。
4对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改或补充标注到相应的文件上。
5。
监理工程资料保存归档范围及保管期限规定
监理⼯程资料保存归档范围及保管期限规定⼯程监理档案资料管理办法1⽬的为使建设项⽬（⼯程）监理档案完整、准确、安全保管并有效利⽤，按照《科学技术档案案卷构成的⼀般要求》（GB/T11822-2000）、《国家重⼤建设项⽬⽂件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002），结合公司⼯程监理档案资料的实际情况，制定本办法。
2适⽤范围2.1监理档案是指从⼯程中标后开始⾄监理⼯作结束全过程中形成的按规定应当归档保存的⽂件资料。
包括各种具有查证、参考和保存价值的各种形式的原始记录、⽂函、会议纪要、签证资料、材料和设备证明、图纸、声像材料等。
2.2电⽹⼯程按照《国家电⽹公司三个标准化项⽬部》⼿册执⾏。
3职责3.1公司的监理档案⼯作实⾏公司技术负责⼈负责制；3.2运营管理处负责对档案资料形成过程进⾏指导；3.3事业部负责对所属监理部档案资料收集整理情况进⾏监督检查。
3.4各项⽬监理部的监理档案⼯作由总监负责，总监办公室具体管理，设专⼈专岗开展此项⼯作，各专业应积极配合并明确责任⼈；3.5⼯程竣⼯后监理部负责资料的归档⼯作，并在竣⼯1个⽉内向公司档案室移交归档资料。
3.6向建设单位移交归档资料的⼯作，具体要求按建设单位的规定执⾏。
4资料保存、归档范围及保管期限规定4.1《监理⼯程资料保存、归档范围及保管期限规定》的说明4.1.1本规定是以华联监表（A、B、C）为例进⾏编写的，因各事业部以及各⼯程的建设单位要求不同，执⾏的资料管理标准不⼀，但资料的⼤体内容相同，所以如不执⾏华联监表的⼯程，参照本规定要求执⾏。
4.1.2本规定标题栏归档保存单位栏⽬中：监理部保存资料为施⼯过程中监理部保存的过程资料，公司档案室保存资料为⼯程竣⼯后移交公司档案室的⼯程档案。
建设单位保存资料为⼯程竣⼯后移交建设单位的档案，此栏⽬仅为参考，具体移交内容以建设单位要求为准。
4.1.3需要移交电⼦⽂件的资料，资料的编审批页和盖章页需扫描成JPG格式图⽚⽂件。
项目监理部监理文件档案资料整编
项目监理部监理文件档案资料整编一、背景介绍项目监理部作为项目管理的重要组成部分，负责对建设项目进行全过程的监督和管理工作。
监理文件档案资料的整编是保证监理工作顺利进行的基础，也是项目后期验收和结算的重要依据。
本文将从整编的目的、范围、流程和注意事项等方面进行详细介绍。
二、整编目的1. 提高监理文件档案资料的规范性和完整性，确保监理工作的可追溯性和可靠性；2. 便于监理人员进行文件检索和查阅，提高工作效率；3. 为项目后期的验收和结算提供准确的依据。
三、整编范围1. 监理文件档案资料的整编范围包括但不限于：监理合同、监理计划、监理报告、监理会议纪要、监理意见函、项目变更通知书等；2. 整编的对象为项目监理部的所有文件档案资料。
四、整编流程1. 收集资料：将项目监理部的所有文件档案资料进行收集，包括电子版和纸质版；2. 分类归档：根据文件的性质和内容进行分类，如监理合同、监理计划、监理报告等；3. 文件编号：为每个文件进行编号，以便日后查找和管理；4. 文件整理：对每个文件进行整理，包括文件的整齐摆放、纸张的整洁等；5. 文件索引：建立文件索引表，记录每个文件的编号、名称、分类、存放位置等信息；6. 电子档案建立：将纸质档案资料进行电子化处理，建立电子档案库；7. 文件存放：将整编好的文件按照分类和编号的顺序进行存放，确保易于查找和管理；8. 文件备份：对电子档案进行定期备份，以防止文件丢失或损坏。
五、注意事项1. 整编过程中应严格按照文件的原始顺序进行整理，不得随意更改文件的顺序或内容；2. 对于文件缺失或损坏的情况，应及时与相关部门联系，进行补充或修复；3. 对于涉及商业机密或个人隐私的文件，应严格保密，并采取相应的安全措施；4. 整编完成后，应进行验收，确保整编的文件资料符合要求；5. 整编后的文件档案资料应定期进行维护和更新，保持其完整性和准确性。
六、结论项目监理部监理文件档案资料的整编是保证监理工作顺利进行的重要环节。
监理资料管理规程
• 监理规划应由总监理工程师组织专业监理工程师编制，总
监理工程师签字后由工程监理单位技术负责人审批。 • 监理规划应针对项目的实际情况，明确项目监理机构的工
作目标，确定具体的监理工作制度内容、程序、方法和措
施，并具有指导性和针对性。
四、监理管理文件资料
1.工作指导文件
监理规划
• 监理规划应包括以下主要内容：1）工程概况；2）监理工作的
四、监理管理文件资料
监理管理文 件资料
工作指导文件
工作记录文件
工作成果文件
1、总监理工程师任命书； 2、总监理工程师代表任 命书； 3、监理规划； 4、监理实施细则。
1、监理日志； 2、工作联系单； 3、监理通知单； 4、监理通知回复单； 5、监理会议纪要； 6、工程暂停令； 7、工程复工报审表、 工程复工令
范围、内容、目标；3）监理工作依据；4）监理组织形式、人员配 备及进退场计划、监理人员岗位职责；5）监理工作制度；6）工程 质量控制；7）工程造价控制；8）工程进度控制；9）安全生产管理 的监理工作；10）合同与信息管理；11）组织协调；12）监理工作 设施。
• 在监理工作实施过程中，如实际情况或外围条件发生变化 需要调整监理规划时，应由总监理工程师组织专业监理工 程师修改，经工程监理单位技术负责人批准后报建设单位
号；4.监理工程基础文件资料；5.监理管理文件资料；6.进度 控制文件资料；7.质量控制文件资料；8.安全生产管理文件资
料；9.造价控制文件资料；10.合同管理文件资料；11.竣工验
收文件资料；12.组卷、归档、移交。
一、术语
1.监理文件资料
工程监理单位在履行建设工程监理合同过程中形成或获取的，以
理通知单要求的时限和标准进行整 改完毕后向项目监理机构报送的回 复意见。 • 监理通知回复单应包括针对监理通 知单提出问题的整改处理方法（方 案），处理结果、达到的标准，必
监理档案资料管理制度
监理档案资料管理制度一、总则1、监理资料管理是项目监理工作的重要组成部分，工作内容包括资料的填写制作、收集整理、归档移交。
监理资料的管理工作由总监理工程师负责，并指定专人实施。
2、监理资料必须及时整理、认真完整、分类有序，资料应真实可靠、字迹清楚、签字齐全，不得弄虚作假或擅自涂改原始记录。
二、工程竣工前监理资料建档1、监理资料就按照《监理归档资料分类表》（附表1）归类建档，分册装盒。
2、资料整理时，第一，按资料科目的顺序号排列。
在同一科目中按资料发生时间顺序排列，工程报验单按项目划分表的分项、分部和单项工程顺序排列。
第二，按资料科目归册，视资料多少可以装订成一册或若干册。
3、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程分别建档。
4、册内文件排列①文字材料按事项、专业程序排列。
同一事项的请示与批复不能分开、同一文件的印本与定稿不能分开、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。
②图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。
③既有文字材料又有图纸的，文字材料在前，图纸在后。
5、每册内应设目录（按统一格式）。
资料归档时按目录内容要求即时记录，便于查询和以后整理，工程竣工前可暂不编页码。
目录排列在册内文件首页之前。
6、每册卷盒封面和脊背正确填写档号、资料科目（资料科目填写在案卷题名栏中），封面还应该填写资料内容（按《监理归档资料分类表》），文字内容应与册内整理内容相吻合。
三、工程竣工后监理资料归档整理和移交工程竣工后，监理人员应按照如下要求将监理资料归档整理：1、归档资料的分类、排列、归档、封面脊背等要求同本规定第二条。
2、资料页码规定：①每册内资料均单独编号，页码从“1”开始。
②页码编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。
折叠后的图纸，页码一律在右下角。
③成套图纸或印刷成册的科技文件资料，自成一册的，原目录可以替代卷内目录，不必重新编写页码。
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项目监理部资料文件管理办法
一、现场监理文件资料的质量要求
1、归档的工程文件监理形成资料应为原件，建设单位发放、施工单
位提供资料尽量索要原件（如是复印件单独加盖提供单位红章）
2、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关勘察、设计、施工、
监理等方面的技术规范、标准和规程。
3、工程文件的内容必须真实、准确与工程实际相符合。
4、工程文件应才用耐久性强的书写材料，不得用易褪色的书写材料
（黑色或蓝黑色的水性笔、钢笔）。
5、工程文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章、手续完
备。
6、工程文件文字材料宜为A4幅面，图纸宜采用国家标图幅。
7、竣工图移交：图纸一般采用蓝晒图与全套电子版合并移交，在施
工过程中产生的变更，应在蓝图上标注清楚。
二、现场监理文件管理要求
1、现场监理文件资料分三大类：
（1）文件、规范标准、工具书
（2）监理资料按国标《建筑工程施工质量验收统一标准》
GB50300-2013、地方资料管理规程进行存档（天津按《建筑工程施工
质量验收资料管理规程》DB29/209-2010、西安按《陕西省建筑工程
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施工质量技术资料管理整编规定》、黑龙江新地标正在更新待定）、
公司制定存档资料。
（3）办公用品发放记录
2、每种文件或质量记录要求进行编号标识，建立目录清单，记录清
楚。
3、监理资料必须及时整理，存放有序，便于查找。
4、工程竣工验收后一个月内，总监理工程师组织项目监理人员对监
理资料进行整理、审核，符合要求后，编制人签名、总监签名后，报
技术部审核，经总工程师批准，符合要求后，由项目监理部进行装订、
归档、移交。
三、工程竣工监理资料整理、立卷、移交
1、文件资料整理方法：
（1）、文件、规范标准、工具书不用装订，移交办公室，规范、标
准、工具书交还技术部（原则是哪部门发放，交回哪部门）
（2）、监理资料归档按专业、按楼栋号分开归档、设A、B、C三类
资料整： A类为建设单位、勘察、设计等资料；B类为监理单位资
料；C类为施工单位上报资料；各栋号如有重合文件可在一栋楼资料
内统一留存，其他楼栋在应留存的位置插入白纸标明此项已存入具体
栋号资料内。
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资料具体留置要求见表1
表1：
序号 类别 备注
1 建设单位提供文件 按地方标准标要求需留存的文件按序
组卷、甲方下达的执行单另单独组卷
2 设计文件（图另放） 包括图纸会审、设计交底、图纸变更、
图纸会审记录
3 合同文件 施工合同、勘察合同、设计合同（可
为复印件，需加盖公章）
4 资质文件 总包、分包（可为复印件，需加盖公
章）
5 施工单位报验、审批文件 按地方标准标要求需留存的文件按序
组卷
6 进度控制报验、 年、月进度计划及报审表
（周报可根据工程重要性）
7 造价控制报验、审批文件
8 质量控制报验、审批文件 若分部资料太多可按检验批或资料种
类按形成先后顺序成册（成卷）
9 工程验收报验、审批文件
10 监理规划
11 监理细则
12 监理合同文件 原件公司留存（项目存复印件）
13 监理通知及回复单 质量、安全、各专业独立编号分别组
卷
14 监理会议记录 第一次会议纪要、例会、专题例会、
安全例会按形成日期分别归类组卷
15 监理日记
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16 监理月报
17 监理旁站记录
18 工程竣工质量评估报告 分部质量评估、单位工程质量评估
19 监理工作总结
20 监理交底
21 文件收发记录
22 物资进场台账 按物资种类建立台账
23 试块、试件、材料试化验台账 按种类建立台账
24 实测实量记录 按形成日期顺序成册（成卷）
2、文件资料立卷方法和要求：（1）、归档文件每盒为一卷，卷内可
作为一册或多册；（2）、案卷内一般不应有重份文件（特殊要求除
外）、文件资料（包括目录清单），按书写内容在右下角进行编页码，
从“1”开始，以册分别编号；（3）、成套图纸或印刷成册的文件资
料自成一册的，不必要重新编写页码；（4）、每册文件应有册目录
（如册为单一文件，可直接用目录清单代替）；（5）卷封面可用盒
面代替见。
3、归档资料装订、移交：（1）归档资料经生产技术部门审核、报总
工程师批准后才能装订。（2）、文字材料必须装订；即有文字材料、
又有图纸的案卷应装订；装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、
牢固，便于保管和利用。（3）、图纸按目录清单顺序捆好。（4）、
装订必须剔除金属物。（5）、装订、立卷、并卷内外内容填写完整
后，并写明监理文件资料移交说明，填写监理资料移交目录表，办理
移交手续。（6）、监理资料审核备考表，填写齐全、归档；。
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四、归档监理资料的借阅、保存与销毁
1、监理文件资料归档后，因工作需要借用时，经办公室领导同
意后，并办理借阅手续，用毕归还。
2、监理资料保管期限：长期
3、如超过保存期限的监理文件资料，需销毁的由办公室统一造
册，经管理者代表批准后销毁。
后有附表卷内目录、卷内备考表
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卷 内 目 录
序号 文件编号 责任人 文件题名 日期 页次 备
注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
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卷内备考表
本案卷共有文件材料 XXX 页，其中：
文字材料 XXX 页，图样材
料 XXX 页，
照 片 XXX 张。
说明：资料真实完整。
立卷人：
XXXX年XX月XX日
审核人：
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