职能工作分析报告方法(FJA)

第一节职能工作分析方法介绍

职能工作分析方法（Functional Job Analysis,简称FJA）,其主要分析方向集中于工作本身，是一种以工作为导向的工作分析方法。FJA最早起源于于美国培训与职业服务中心的职业分类系统。职能工作分析方法以工作者应发挥的职能为核心，对工作的每项任务要求进行详细分析，对工作内容的描述非常全面具体，一般能覆盖全部工作内容的95%以上。

我们知道，任何工作都是以某种标准去完成某件事情，而工作者要完成任务必须具备通用技能和特定技能，必须能适应其工作环境以满足工作中的需求。三种技能——通用技能、特定工作技能、适应环境能力必须达到某种程度的统一，工作者才能以满意的标准完成工作任务。职能工作分析方法主要分析完整意义上的工作者：不仅是达到特定要求的职能手段，而且是同工作环境密切相关的适应性系统。职能工作分析方法目的旨在获取同这三种技能相关的信息。

为了能够有效获取这些信息，工作分析者有必要掌握职能工作分析方法的一些要点：

1、工作描述语言的控制：工作者要完成什么与工作者做什么来完成

2、工作者职能等级的划分依据：事情、信息、人；职能的定义

3、通用的、特定工作和适应性技能；完整意义的工作者

4、工作系统：工作者、工作组织和工作

5、任务作为工作的子系统和基本的描述单元

6、SME作为基本信息来源的重要性：信度和效度

一、任务和任务陈述

首先，我们需要强调的是，在职能工作分析中，最基本的分析单元是任务，而不是工作本身。因为虽然工作的名称经常改变，包含的任务也不固定，但是相同的任务却在多种工作中反复出现，所以说任务是我们进行工作分析最基本的分析单元，也是培训和绩效评估等人力资源管理活动关注的重点之一。

运用职能工作分析的目标是填写如图8-1所示格式的任务陈述图，工作分析者的职责就是获取足够的信息来完成这张表，从而有可能得到：绩效标准和培训时间信息；任职资格有关的知识、技能和能力。

图8-1 FJA任务陈述图（例：打印任务）

行为（动作）

工具设备

工作帮助

指导

结果

图8-2：任务分析

复杂难度大的工作同简单的工作一样适用于这种结构，搜集相同种类的信息。当工作任务用这种方式表达出来，且包含所示的信息时我们就能够直接得到工作的绩效标准、培训内容和产生满意的绩效所必需的通用的和特定性的技能，而不必进行推断。

二、职能工作分析的框架：

1、完成什么与做什么。在职能工作分析之前，完成什么与做什么这两个概念区分得并不是很清楚，结果造成工作行为和工作结果容易被混淆，进而我们通常混淆工作者实际的工作行为和需要他们来完成的工作行为。例如，通常以“机器”或“焊接工具”开始的描述，实际上却是在描述工作结果。在职能工作分析中，每项任务描述必须以能描述工作者行为的特定动词开始，例如打印、誊写、阅读等等。工作结果以“目的是”或“为了”作为任务描述的结尾。只有同时具备工作行为和工作结果，任务描述才算完整。

2、工作者的职能——物、数据、人。FJA认为所有工作都涉及到工作分析者与数据、人、事三者的关系。通过工作者与数据、人、事发生关系时的工作行为，可以反映工作的特征、工作的目的和人员的职能。

实际上，每一项任务描述应当使用表述最高等级的动词来反映同物、数据和人的最重要联系。只有当同物、数据和人的联系并不显著时，才可以在任务描述中忽略。使用的动词应从实际的工作过程中选取，并要进行精确的描述和定义。当动词以这种方式使用，而且任务描述独立地进行分级，就可能获得很高的效度。图8-2显示了工作者职能的水平等级和取向：

数据-3B-编辑——大约75%的工作用于编辑

人-1A-给予指导/提供帮助——大约5%的工作涉及到人

事—2B操作/控制——大约25%的工作用于操作/控制

理解能力——3—典型的情形中工作涉及到一些具体的变量时，具备一般的理解能力去执行指令。

数据处理能力——1——简单的加减：阅读、抄写或记录数字

运用语言能力——4——起草日常的商务信函。同申请工作者面谈确定最适合他们能力和经验的工作，在服务机构的帮助下与雇主联系。能阅读领会技术手册、书面指导或图示。

3、完整意义的工作者。前面我们已经提过完成工作职能时具备的三种技能：通用技能、特定工作技能、适应性技能，我们对这三种技能定义如下：所谓通用技能，就是这样的能力，它们使人能够将事、人和信息有机联系在一起，虽然受个人偏好和个人能力（例如理解、算术、语言和人际交往能力）的影响，联系的程度存在差异。在任务分析中通用技能表现在培训时间单元中的通用部分。

所谓特定技能，就是这样的能力，它们使工作者能够根据工作标准进行特定的工作。在任务分析中特定技能表现在培训时间单元中的特定部分，可以依照绩效标准将其分成不同的等级。

所谓适应性技能，就是工作者应工作所处的环境要求趋同或是求变的能力，如在物理条件、人际环境和组织结构等方面。从工作指导书或绩效标准中并不能直接得到适应性技能的要求。一般说来，分析这样的问题往往能够得到工作队适应性技能的要求：“你在完成工作时必须具备哪样的的条件”，“为达到某种绩效标准，必须获得哪些指导”。

工作系统：工作者、工作组织、工作。在任务描述的结尾我们能找到工作的目标，多项任务的结果累积形成了工作的目标，多项工作的目标进而累积形成了组织的目标。因此，从这个意义来说，不仅是职能工作分析方法强调和阐明工作者的行为，而且工作行为直接关系到如何实现组织的目标。有人会问详细的绩效标准从何而来，答案就是来自于组织的目标，以及组织提供给工作者完成工作的技术。显然，FJA任务描述只是一个子单元或者说子系统，任务库（工作组织中所有的工作者需要完成的所有任务的集合）才能描述整个工作系

统。

工作系统中的每个部分都有自己的规则和语言。工作者可以通过任职资格和技能组合的来描述；工作组织可以以目标来描述；工作可以以工作者职能（行为）、工作指南和绩效标准来描述。这三者互相联系，密不可分，三者共同促进了工作系统的生产力的发展和工作者个人的成长。

工作分析的作用是明显的。如果不能首先理解工作系统目的是要完成什么，我们就更不能理解工作者的工作行为和任务的结果意义何在。因此，在运用职能工作分析方法之前期，“工作者的产出是什么”“你被期望完成什么”这些关键问题必须搞清楚。

三、职能工作分析的职能等级

作为一种职能分析系统，FJA的核心是分析工作的职能。其对职能的分析是通过分析工作者在执行工作任务时对数据、人、事的特征进行的。行为的难度越大，所需的能力越高，也就说明了工作者职能等级越高。表8-1是FJA的职能等级表，每项职能描述了广泛的行为，概括了与数据（信息）、人、事发生关系时工作者的工作行为。

表8-1 FJA职能等级

如何有效将实际工作信息同FJA职能等级联系起来，下面给出每个等级对应的标准的定义：

信息职能标度

1、比较选择、分类或排列数据，人员和事物，判断他们已具备的功能、结构或特性与先定的标准是类似还是不同；

2、抄写按纲要和计划召集会议或处理事情，使用各种工作工具，抄写、编录、邮寄资料；

3A、计划进行算术运算；写报告，进行有关的预订筹划工作；

3B、编辑遵照某一方案或系统但又有一定的决定权去收集、比较、划分资料、人员、事物信息；

4、分析按照准则、标准和特别原则，按照艺术、技术技巧的要求，去检查、评价（关于人员、事物、数据），以决定有关影响（后果）并选择替代方案；

5A、创新即在整体运行理论原则范围内，保证有机联系的条件下修改、选择、调整现存的设计、程序或方法以满足特殊要求、特殊条件或特殊标准；

5B、协调在适当的目标和要求下，在资料分析的基础上决定时间、场所和一个过程的操作顺序、系统或组织，并且修改目标、政策（限制条件）或程序，包括监督决策和事件报告；

6、综合基于人事直觉、感觉和意见（考虑或者不考虑传统、经验和现存的情况）从新的角度出发，改变原有部分，以产生解决问题新的方法，来开发操作系统；或从美学角度提出解决问题的办法或方案，脱离现存的理论模式；

人员职能标度

1A、指令协助注意管理者对工作的分配、指令或命令；除非需要指令

明确化，一般不必与被管理者做直接的反应或交谈；

1B、服务注意人的要求和需要，或注意人们表示出的或暗示出的希望，有时需要直接作出反应；

2、信息转换通过讲述、谈论和示意，使人们得到信息；在完好的程序范围内明确做出任务分配明细表；

3A、教导在只有两人或一小组人的情况下以同行或家庭式的关系关心个人，扶助和鼓励个体；对进行的日常生活给予关心、利用各种机构与团体有关的指令、建议和私人帮助；

3B、劝导用交谈和示范方法诱导别人喜欢某种产品、服务或赞成某种观点；

3C、转向通过逗趣，使人体或听众分心，以使精神放松、缓和某种气氛；

4A、咨询作为技术信息来源提供服务和提供有关的信息或方法来定义、扩展或完善有关的方法、能力或产品说明（也就是说要告知个人或家庭诸如选择学校和重新就业等目标的详细计划，协助他们作出工作计划并指导完成计划）；

4B、指导通过解释、示范和试验的方法给其他人讲解或培训他们；

4C、处理对需要帮助（如有病）的个人或一小组的人员进行特定治疗或调节；由于特殊个体对规定（化学的、物理的或行为的）的反应可能在预想之外，所以要系统地观察在整个工作框架内个人行为的处理结果；当必要时要激励、支持和命令个人使他们对治疗、调节程序采取接受或合作的态度；

5、管理决定和解释每组工人的工作程序；赋予他们相应的责任（规定性说明和详细的内容）；保证他们之间和谐的关系；评价工作绩效（规定的和详细的）并促进提高效率，在程序的和技术的水平上作出决策；

6、谈判在作为正式工作执行一方代表的基础上进行协商、讨论，以便充分利用资源、权力，减少义务，在上级所给定的权限内或在便程序完整的主要工作中“放弃和接受”某些条件；

7、顾问与产生问题的人们在一起交谈，劝导、协商或指导他们按照法律、科学、卫生、精神和其他专业原则来调节他们的生活；用对问题的分析和

论断及对他们公开的处理过程来劝导他们；

事物职能标度

1A、处理当工作对象、材料、工具等，在数量上只有一件或很少，而工人又经常使用的时候，其精确度要求是比较低的；这包括使用小轮车、手推车和类似工具；

1B、进给或移走从自动的或由工作控制、操作的机器设备处安插、扔掉、倒掉或移走物料；精确的要求，大部分来自于工作的控制；

1C、照管开、关和照看由其他工人启动的机器、设备时，机器精确地运转需要工人在几个控制台按说明去调节并对自动机信号作出反应，包括所有不带有明显结构及结构变化的机器状态；在这里几乎不存在运转周期短、非标准的工作；而且调节是预先指定好的；

2A、操纵当有一定数量的加工对象、工具及控制点时，加工、挖、运、安排或者放置物体或材料，对精度的要求由粗到细；包括工作台前的等待和应用于可换部件的便携动力工具的使用及像厨房和花园工作中普通工具的使用；

2B、操作—控制开动、控制和调节被用来设计构造和处理有关资料、人员和事物的机器设备；这样的工作包括打字员和转动木材等使用机器运转的工作或负责半自动机器的启动、熄火的工作；控制机器包括在工作过程中准备和调整机器和/或材料；控制设备包括控制计量仪、表盘和阀门开关及其他诸如温度、压力、液体流动、泵抽速度和材料反作用这些方面的仪器；包括打字机、油印机和其他的准备和调节过程需要仔细证明和检查的办公机器（这一等级只用于机器和一个单元设备的操作）；

2C、运转—控制（控制机器的操作）为了便于制造、加工和移动物体，操作过程必须被监视和引导；规范的控制行动需要持续的观察并迅速地做出反应（在使用舆工具时，即使工作只涉及人或物，但也应遵循这一原则）；

3A、精确工作按标准工作程序加工、移动、引导和放置工作对象或材料，在这里对象、材料、工具等数量包括在整个工艺内并且期望的准确度是在最终完成工作时工艺要求的宽容量以内（在工作主要为手工操作和使用手动工具时使用这一原则）；

3B、装配（安装机器设备）插入工具、选择工装、固定件和附件；修理

机器和/或按工作设计和蓝本说明恢复它们的功能；包括主要的精度要求；可以涉及其他工人操作或工人自己负责操作的一台或数台机器；

工作者指导标度

工作者指导标度以工作规范和判断力来定义分派给工作者的责任，依赖于活动可以分成以下几个水平等级：

1、投入、产出、工具和设备以及工作的程序都是指定的。几乎所有工作者需要知道的东西都包含在其的工作任务当中。工作者被期望能在标准的时间单位内（每天、每小时）提供指定的产出。

2、投入、产出、工具和设备以及工作的程序都是指定的。但工作者有少许自由选择工作程序和方法来完成工作任务。几乎所有工作者需要知道的东西都包含在其的工作任务当中。工作的产出以每周或每天的频率衡量。

3、投入和产出都是指定的，但工作者有相当的自由运用工作程序、控制工作时间，包括选用工具和设备，其可能要参照利用一些渠道的信息（工作手册、表格等等）。完成特定产品的时间是给定的，但是可以上下浮动几个小时。

4、工作产出（产品或服务）是指定的（就工作任务而言）。工作者必须自己选择恰当的方式来完成工作。包括工具和设备的选用，操作顺序的选择以及信息渠道的选取。工作者或是自己执行工作，或是为他人制定工作标准或工作程序。

5、同等级4相同，需要补充的是，期望工作者能够运用理论，在处理问题的时候能知道各种可选择方案的由来，从而可以独立从中作出选择。工作者必须要阅读专业资料来获得这种能力。

6、产出有多种形式，能满足技术或者管理的需要。工作者必须仔细研究各种可能的产出，并依据绩效特点和投入需求作出评价。这通常需要工作者能够创造性的运用理论知识，而不仅仅是参考资料。对投入、工作方法、操作顺序等无规定。

7、需求或是问题究是何物，方向如何确定尚有疑问。为了描述、控制、研究各种变量的行为，以形成可能的产出和绩效特征，工作者必须大部分咨询各种不定的信息来源，设计各种调查、调研和数据研究分析。

8、信息和方向以需求（战术的、组织的、战略的、财务的）的方式出现在

工作者面前。工作者必须听取下属有关处理这些问题的方法的报告和介绍，其协调组织和技术信息，从而作出决策。

理解能力开发标度

1、有普通的理解能力，在高度标准化的情形下能执行简单的一到两步工作。

2、有普通的理解能力，在典型的情形下，当工作涉及到一些具体/特定的变量时能执行详细但不复杂的指令。

3、有普通的理解能力，在典型的情形下，当工作涉及到一些具体/特定的变量时能执行指令。

4、了解相互联系的程序构成的系统，例如簿记、内燃机、电路系统、护理、农场管理、航海等等。运用知识来解决每天遇到的实际问题，在只有有限标准化程序的情形下处理多种具体的变量。阐述各种形式的规程，例如口头的、书面的、图表的。

5、了解某个研究领域（工程、文学、历史、工商管理），其能立即解决实际问题。描述问题，收集信息，确认事实，在可控的情形下得出有效的结论。处理一些抽象但大多数是具体的变量。

6、了解某个最为抽象的研究领域（数学、物理、化学、逻辑、哲学、艺术评论等等）。使用公式、方程式、图表等非语言的符号。理解最为深奥的概念。处理大量的变量，在需要时采取恰当的措施。

数学能力开发标度

1、会简单的加减：读、抄写或记录数字。

2、会所有数字的加减乘除。会读刻度，会使用电动仪器测量。

3、会进行分数、微积分和百分数的运算。会依照仪器说明书操作。

4、在标准的应用程序中，进行代数、算术和几何运算。

5、了解高等数学和统计技术，例如微积分、因素分析和概率统计。工作中会遇到多种理论数学概念。创造性运用数学工具，例如微分方程式。

语言开发能力标度

1、不能听写，但是能遵从简单的口头指令。

能签名，有人解释可以理解日常的、例行的合同，例如租房合同、劳动

合同。

能阅读表格、地址和安全警告。

2、可以阅读简短的句子和一些简单的具体的词汇，掌握一些避免复杂的衍生词义的单词。

可以同服务人员交流。

可以精确无误的抄写书面材料。

保存出租车司机的里程记录或服务记录。

3、能理解某个技术领域的口头表达的专业术语（行话）

能阅读类似《读者文摘》水平的材料，能阅读理解报纸等媒体上的新闻报道，涉及到不复杂的词汇和句子，更加关注事件本身而不是对其的分析。

抄写书面材料，能发现语法错误。

会填写各种表格，例如医疗保险表等。

4、起草日常的商务信函。

同申请工作者面谈确定最适合他们能力和经验的工作，在服务机构的帮助下与雇主联系。

能阅读领会技术手册、书面指导或图示。

5、为生产线整体各部分编写指导手册。

编写如何正确使用机器的指导手册和工作说明书。

起草广告。为报纸和电视等媒体报道新闻。

准备并在非正式的场合为寻求信息的听众发表演说，例如有关艺术、科学或是人文学科的内容。

6、为科技期刊或是高级文学批评期刊发表报告、编辑文章。

对运用FJA的工作分析者来说，弄清前文的概念以及其对工作分析的重要性是有效开展工作的基本前提。

第二节职能工作分析程序

为了得到职能工作分析的任务库，需要遵循一些基本的步骤才能覆盖任职者定工作状况下75%的工作。这些步骤如下：

1、在同SME会谈前，回顾现有的工作信息。

2、安排同SME的小组会谈

3、分发欢迎信。

4、确定FJA任务描述的方向

5、列出工作产出表（产品或服务）

6、产生任务

7、修改任务库

8、产生绩效标准；说明关键任务

9、编辑任务库

下面逐一阐述这九个步骤：

1、回顾现有的工作信息

工作分析者必须首先熟悉SME的语言（行话）。每一份工作都有其独特的语言，因为其处在特定组织文化和技术环境中，必然带有特殊的烙印。现有的工作信息，包括工作描述、培训材料、组织目标陈述等等，应该使工作分析者深入了解工作语言、工作层次、固定的操作程序以及组织的产出。工作分析者应该尽可能准备一些在FJA格式下可得的信息，如果不能准备所有的话，其目的在于其一说明在那些方面需要补充信息，其二可以以此向SME演示。这个步骤通常会花费1-3天的时间，取决于可得的信息量以及时间的压力。在此花费的精力会减少小组会谈的时间和精力。

2、安排同SME的小组会谈。同SME进行的小组会谈通常要持续1-2天时间，选择的SME从范围上要尽可能广阔地代表从事工作者。会议室要配备必要的设备：投影仪、活动挂图、涂改带，会议室的选址要离开工作地点，把工作的影响减到最小。

3、分发欢迎信。自我介绍之后，工作分析者应当分发一封欢迎信，来解释小组会谈的目的，尤其要点明参与者将要完成大部分工作，而工作分析者只是作为获取信息的向导或是促进者的角色存在。

4、确定FJA任务描述的方向。工作分析者事先应该至少准备好三张演示图。第一张是类似于图8-1的图，显示了任务的结构。第二张图同图8-2一样，是一个打印任务的例子。如果可能的话，第三张图最好准备一个难度、复杂程度中等的任务的例子，实际上在步骤1时我们就可以做相应的准备。这三

张演示图的目的实际上是给SME提供了任务陈述的格式和标准。这个过程大概会花费20-30分钟。

5、列出工作的产出。我们首先希望SME小组能将工作的产出列出来。我们通常会问这些专家们这样一些问题：“你认为从事工作者被雇佣应该要生产或者提供什么？工作的主要结果是什么？”一般说来，大概15分钟，小组就能将以他们自己的语言将工作结果列出来。工作结果可能是物（各种类型的实物）、数据（报告、建议书、信件、统计报表、决议等等）、服务（对人或者是动物）。通常工作结果很少超过10条，多数的情况是5-6条。我们将这些工作结果整理好列在活动挂图上，挂在墙上。

6、产生任务。我们告诉SME从任何一个工作结果着手，请他们开始描述通过完成哪些任务才能得到工作结果。通常大家起初技能不太熟练，存在一个逐渐适应的过程。工作分析者应该不断进行鼓励，给大家创造一个好的开始。工作分析者可以以这样的问题来激发大家的思维：“工作是以工作说明或是指示开始吗？工作是日常例行不需要特殊的指导吗？工作者个人需要主动干些什么？首先干什么？你是怎么知道应该这样干？”很快，在完成了几个任务之后，大家会很快掌握到工作的精神和诀窍，接下来工作进程会大大加快。

这项工作一直要持续到小组的一致意见要覆盖95%以上的任务，没有遗漏重要的任务项。当然中间可以灵活安排几次休息的时间，保持工作的良好节奏。

每项任务产生后工作分析者将其写在活动挂图上。因为这个过程有多人参与，很可能还要进行字句上的斟酌和替换。常常开始大家有一个趋势，就是直接给出工作最终的结果，将其作为过程的工作行为。这就需要工作分析者进行指导，帮助小组将过程行为从最终结果中挑选出来。举例说明：SME通常会以“决定”或是“推荐”这样的词汇来开始描述任务。实际上，“决定”一般是分析和协调行为的最终结果，同样“推荐”也是数据处理和咨询这样行为的结果。工作分析者应该强调“目的”，应该询问：“什么导致“决定”和“推荐”行为？比如：

最初的句子是这样的：

决定雇员填补空职必须具备的资格。

改为：

分析以经验和心理为基础的工作说明书数据目的是决定雇员填补空职必须具备的资格。

7、推敲任务库。每一个工作产出对应的任务都被写出来之后，我们会发现一些任务会在几个工作产出中反复出现，比如说“沟通”。在其他的一些情形下，同样的任务会在信息来源或是最终结果上有细微的差别。另一方面，SME 应该说明有多少任务会以相同的行为开始。这些工作使小组对他们的工作有一个全面深刻的认识，不仅让他们认识到不同工作之间的相似之处，而且可以使他们看到哪些任务是琐细的，应该作为其他的一部分而存在，而哪些却是可以拆散为多个部分的。

8、产生绩效标准。SME满意地完成了任务库之后，我们下一步就要让他们列出为了满意的完成任务而需要具备什么素质：“大家可能注意到我们只是整理分析了动作、最终结果、信息来源、指导以及工作设备，而没有涉及到需要具备什么素质才能做好工作。我们可以设想我们是某个工作的管理者，我们需要为这个工作找一个合适的雇员，你将以什么标准来进行甄选？请大家考虑素质和特点的时候，尽量同任务尤其是任务对应的行为联系起来考虑。”

我们可能会得到很多一般性的东西，有必要进一步进行分析，最好能让大家举出例子：“这些素质特征以什么方式在何处体现出来？”

通常很多任务都需要相同的素质特征，我们应该请SME进一步说明其中哪些素质特征是比较重要，而哪些是最为关键的，同样在分析这些素质特征赖以成长的经验时亦是如此。完成这些工作后，小组会议就可以结束了。

9、编辑任务库。工作分析者将活动挂图上的信息收集起来，在此基础上用前文所述的格式进行任务库的编辑。我们要对这些信息进行整理，疏通语句，斟酌用词，特别是动词的使用。数据库即将完成之时，应该抄录一份给SME小组作最后的修改纠正。

第三节小结

FJA非常清楚地阐述了组织内部关于工作与人的一些理论：必须对工作者“做了什么”和“需要做什么”作基本的区分；工作者在工作范围内所做的主

要是处理与信息、人和物之间的关系；对应这三种基本关系，工作者的职能体现在不同方面，处理与物的关系，工作者主要是利用身体方面的能力，处理信息，工作者主要运用智力因素，而处理与人的关系主要使用交际能力；所有的工作都在一定程度上要求工作者处理这些基本的关系；尽管工作者的行为或任务可以用无限种方法来描述，但在本质上每个职能对工作者特征和资格的要求种类和程度都落在一些相对比较狭窄和具体的范围内；与处理各种关系相适应的职能都遵从由易到难的等级和顺序；三个等级序列提供两个衡量指标：复杂性水平和参与比例。职能等级反映了工作者处理各种关系时的自主决策空间的大小。

FJA的不足之处在于操作比较复杂，而且难以把握。