民营企业档案管理存在的问题与对策
浅谈企业档案业务外包存在问题及对策
浅谈企业档案业务外包存在问题及对策作者：胡剑兰来源：《决策与信息·下旬刊》2015年第08期[摘要]企业档案业务外包能够有效弥补企业档案管理工作的不足，越来越多的企业引入了这种服务外包方式。
本文从档案业务外包存在的问题入手，总结档案业务外包存在的风险，并探讨了防范风险的措施。
[关键词]档案；外包业务越来越多的企业管理者，已经充分认识到档案管理工作在企业生存发展中具有的基础性作用和保护企业知识产权的重要性。
随着档案受重视程度提高，档案及其相关业务也呈增长趋势，越来越多的企业选择将档案及相关业务进行外包，利用企业所不具备的档案专业技术和特定的资源，准确把握档案管理技术的发展趋势，提供高质量的档案管理服务。
同时在一定程度上解决企业对档案专业管理人才的需求，借助外部人力资源来满足企业不断变化的需要，从而增加企业人力资源配置的灵活性。
虽然档案业务外包这种经营管理形式已经被很多企业所采用，但是随着业务外包范围逐步扩大，我们有必要对档案业务外包的问题及风险进行分析。
一、引入企业档案业务外包存在的问题1、档案业务外包行业标准建设滞后，缺乏市场监管机制。
近年来国家层面先后出台了一系列支持服务外包产业发展的政策文件，但是尚未出台专门针对档案管理服务外包的法律、法规及相关标准。
企业与档案外包机构之间在服务内容、服务质量、服务标准、服务价格等方面均缺乏详细的规定，导致在档案业务外包过程中出现诸如偷工减料、整理不规范、编目不科学、查找不方便、保管措施不力等各种质量问题，同时还容易导致安全漏洞。
其次，外包业务过程中的监管缺失。
在企业档案管理业务外包过程中，档案行政管理部门缺乏健全有效的监督机制，对外包机构作缺乏适当的管理和约束，丧失对外包业务的质量、进程和结果的把握控制，在双方合作关系中处于被动地位。
2.档案外包机构的业务能力和管理水平有待提高。
（1）部分档案外包机构为民营企业，家族式管理，规模小，服务水平不高，综合实力不强。
民营企业资料、档案管理规定
民营企业资料、档案管理规定
第一条：公司的文件，有打印必要时方予打印。
私人资料，不得在公司打印、复印。
特殊情况可予以一定方便第二条：收到的文件，应及时给有关部门、人员送发。
档案管理人员应树立严格的保密意识，不得随意将打印、
复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须
保密的事项透露给他人。
第三条：档案归档范围：公司的规划、劳动工资、人事行政档案、决议、合同、项目方案、协议等具有价值的
文件材料。
第四条：档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。
第五条：分管副总及以上人员借阅档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；公司其他人员需借阅档
案时，要经分管副总及以上人员批准，并办理借阅
手续。
第六条：借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如
确属工作需要必须摘录和复制，凡属密级档案，必
须由分管副总批准方可摘录和复制，一般内部档案
办公室主任批准方可摘录和复制。
第七条：任何人非经允许无权随意销毁公司档案；若按规定需要销毁时，凡属机密档案须经分管副总审批，一
般内部档案，须经办公室主任批准方可销毁；经批
准销毁的公司档案，档案管理人员要认真填写，编
制销毁清单，由专人监督销毁。
民营企业档案工作发展的思考
中， 并与经济责任相挂钩 ， 千方百计保证散存在个人
囹 ｓａｎ ／ｈ ｅｏ ｈＤＡＳａ ｅ０２ ＿ｎｇ ｓａ ｓ６ ｕａｎｌｎ ｓ６ ｃ ＤＡ ＿ｎ ２＿ ａｎ ／ｈ ２＿ ｈ ａｎｃ ０２ ｎｇ ｃ ｏ ｕ ｕ ｏ Ｕ ｏ
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手中的文件材料及其它有价值 的资料及 时收集归
关。重视企业档案资 源建设 ， 从源头上把好 收集 、
归档关 ，否则企业档案资 源建设就会成 为无源之 水， 无本 之木 。 一是要上下重视 企业 档案的收集Ｔ
二 、 业 要 想做 好 档 案 工 作 。 须 企 必 转 变 观 念 ， 实 基 础 ， 大 投 入 ， 时 夯 加 同
作， 其来源 包括 ： 企业 内新形 成的文 件材 料 ； 本 本 企 业弓 进项 目， ｌ 外购设备等带来 的文件 材料 ； 本企
业投资 的全 资 、 控股 、 参股企业应 向本企业 提交 的 文件材料 ； 本企业参与 的合作项 目， 合作单 位按要
把档 案工作纳入 企业 目标管 理 ，这是 做 好 民 营 企 业 档 案 工 作 的 内部 保 证
１ 民 营企业 管理 者 必须 解放 思 想 ， 变观 念 。 、 转 增
对策 。
关键 词 ： 民营企业 ； 档案工作 ； 发展
中 围 分 类 号 ： ２ ５９ Ｇ ７． 文 献 标 识 码 ： Ｂ 文章 编 号 ：０ １ ５６ （０ ６０ —０ ４ ０ １０ — ２ ４ ２ ０ ）２ ０ １— ２
Ａ ｏ ｇ ｔ ｏ ｈ ｖ ｌｐ ｅ ｔ ｏ ｃ ｉｅ ｏ ｋ ｉ ｉａ ｅ Ｅｎ ｅ ｐ ｉｅ Ｔｈ ｕ ｈ ｎ ｔ ｅ Ｄｅ ｅｏ ｍ ｎ ｆ Ａｒ ｈ ｖ ｓ Ｗ ｒ ｎ Ｐｒｖ ｔ ｔ ｒ ｒｓｓ
关于民营企业档案管理模式的研究
的基本思想与方式 ，它具有综合性 、动态性
一
二 、按 管理对 象划分
１ ． 档案综合管理 。指按集中统一管理的
原则 。 由综合档案机构对企业档案实行统一
实践和准则里 。 ”我们 之所以把 知识管理作
为企业 档案工作发展的一个 阶段 ， 是因为企 业档案 工作 可以成 为企 业知识 管理的一部
整理和开发利用 。 对企业档案实行综合管理 是 当前 国有企 业转制 而成 民营企 业 的档 案 管理模式的主流 。 但在具体实施 中往往有差 异 。可以实行集 中统一式的综合管理 ， 也可 以实行统一领导、分级管理式的综合管理。 该 管理模式 有利 于企业档 案工作 的全 面建
个企业可 以采用手工管理方式 ， 也可以采
征， 要完整罗列企业档案管理模式是不可能
档案信 息资源 的意识较弱。
２ ． 档案信息管理。档案信息管理是在档 案实体管理的基础上 ， 重在对档案信息的开
发与利用 ，强调计算机技术 、光盘技术 、网
络技术在档案信 息管理 中的应用 。 其实质是 利用技术手段对信息 的管理。 ３ ． 档案信息资源 （ 知识 ） 管理 。这里所 讲 的知识是个广义概念 。 按詹姆斯・科塔达 等著 的 《 网络时代的管理 》一书的解释是 ： “ 某一框架 内经验、价值观、背景信 息和 内 行观点 和流动组合 ，它源于认知者的头脑 ， 并在其 中得到运用 ， 它不仅存在于机构的文 件和档 案室 ，也存在于机构 的惯例、流程 、
关于民营企业档案管理体制创新的思考
２ ． 社会管理型。一是建立文件保管中心
提出几点看法 ，求教 处（ ）馆（ ）履行企业档案Ｔ作检 查 、 科 、 室 ， 监 或民营企业 案馆。为一些民营企业 代存档 督、 指导以及各类档案集 中统一管理的职能 ； 案，尤其是 一 些规模较小或不具备档案保管 国企档案管理 小型企业可以不设专门档案机构 ，而是 由经 条件 的民营企业 ， 其档案 巾文件保管中心 （ 或
档案行政管理部门与企业主管部门相配合 的 和保管 ， 为企业的各项活动提供服务， 获取相 案的安全和保密 ， 不经所有者许可 ， 不得擅 自
传统国有企业档案管Ｎ＇ ｔ已缺失 ＿主管部 应效益 ， ｆｉ ＊ｉ ０ 『 使投入的人力 、 物力 “ 物有所值” 。
提供 他 人利 用 。 是建 立 民 营企业 档 案 协会 。 二
济主体 。民营企业 档 配备人员就少配备人员 ，能设兼职 岗位绝不 业务指导 ， 点保管本企业的行政管理 ， 生产 案Ｔ作越 来越受 到档 会设专职岗位 ， 体现着精简和效能的原则。 这 Ｔ艺 、 科研项 目、 基本建设 、 产品营销等档案。 案界 关注 与重 视 ， 种状况下按照传统的档案管理体制按部就班 其他档案 ， 成 如会计档案 、 审计档案 、 设备档案 、 档案 、专业技术职称档案等可以根据保 为 学 术 界 探 讨 的 热 地进行档案管理 已不可能 ，一个部¨管理以 员 １ 点。围绕 民营企业 档 往多个部 门的工作 ，一名Ｔ作人员身兼数职 管条件实行分室管理 。 驻地分责 ， 指定专 、 兼职档案人员从事企 档案馆 ） 代为保管 文件保管中心（ 或档案馆 ） 随着 我 同经济体 业 的档案管理业务。民营企业档案机构 的设 由档案 号业人员组成 ， 为民营企业有偿服务 ， 制与政 治体制改革 以 置要精干 、 ， 高效 体现市场经济低投 入 、 高产 按 照档案 的数量和 内容重要程度进行收费。 及 民营企业 的迅猛发 出的效益观念。 文件保管中心（ 或档案馆 ） 和民营企业双方签
民营企业发展现状的调查报告最新6篇
民营企业发展现状的调查报告最新6篇民营企业现状调研报告篇一改革开放以来，凭借蓬勃发展的民营企业，浙江省的GDP从从1978年的124亿元猛增到了20xx年的649亿元。
浙江省已成为中国民营经济的第一大省。
我们浙江大学“民营经济之旅”的营员调研了浙江省杭州市萧山区衙前镇的两家民营企业。
它们分别是恒逸集团和东南网架两家企业。
恒逸集团是一家生产PTA、聚酯纺纤、化学加弹等的一家大型民营企业集团，集团的综合实力位居全国前三甲。
东南网架公司是一家集设计、制造和安装于一体的大型专业建筑钢架构企业，现也已发展成为行业里的龙头企业。
从调研中，我们首先体会到了浙江省民营企业的活力和竞争力，其突出表现在以下几个方面：一、浙江省的民营企业家富有坚忍不拔的创业精神和敢为天下先的创新精神，恒逸集团原先是一家很小的织布厂，后来企业创办人敏锐地观察到国内PTA和化纤行业的巨大商机，逐步发展成为了行业的排头兵。
企业家精神已经成为浙江经济发展中一种宝贵的人力资源。
二、浙江省的民营企业在很多领域取得了行业的领先优势，其生产设备和技术有的已经达到了国内甚至国际的最先进水平。
民营企业从过去集中于劳动密集型的企业，正逐步向资本和技术密集型企业转变。
企业在升级过程中也更加注重产品研发和质量提升，积极推出新产品、新品牌。
在恒逸集团和东南网架两家厂区的参观，其先进的自动化设备给我们营员留下了深刻的印象。
而且在日趋激烈的竞争中，企业有动力去引进先进设备和自我创新。
三、随着企业规模的扩张，浙江省民营企业的融资渠道日趋多样化。
在创业初期，企业家更多地利用自有资本进行融资。
随着企业的扩张，为突破资金瓶颈，企业向银行的借款也会越来越多。
另一方面，为了保持企业的资产负债率，股票筹资方式也成为越来越多的企业进行筹资的一种方式。
比如，东南网架公司与萧山建设银行签订了年度授信协议，并且今年5月份刚刚在深圳证券交易所上市。
四、浙江省的民营企业在积极拓展国内和国外两个市场，而不是仅仅局限于浙江本地市场。
当前档案管理面临的问题及解决对策
程， 文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、 保存 、 编 目或者提供利 关法规和管理制度 ， 对于维护电子档案 的原始性 、 真实性 ， 保证其安 用。这就是说档案人员如果不进入到信息集成系统 中去 ， 则很难掌 全具有重要的意义。 要通过法律形式将电子档案的保管和利用标准 握 到信息的核心部分甚至接收不到档案。 规定下来 ， 使人们能够 自觉地遵守这些规定。同时要通过立法确认 无时无刻不在产生的电子文件、 电子 图纸使档案工作者再也无 电子文件 、 电子档案 的法律凭证作用 ， 确保Байду номын сангаас国家档案行政管理部 门 法坐等档案 的最后形成与归档了。 他们必须在产生 电子文件的源头 依法管理电子文件和电子档案 。 就行使档案的监督指导职能 。参照国家有关文件制定出本单位 的 ３ ， ３ 制定科学 、 合理 、 严密 的电子档案工作标准和规范 《 电子文件管理办法》 ， 提请信息集成系统的编制人员在其系统 的设 随着 电子文件的大量产生 ， 迫切需要建立一套科学 、 合理 、 严密 计 和运行过程当中加入电子档案文件的鉴定 、 归档、 保存 、 利用等档 的电子档案管理标准和规范。 将 电子文件的形成 、 积累、 整理 、 鉴定、
１ 现代的档案管理工作的转变 １ ． １ 档案载体 的转变 在管理活动 中， 电子文件 以其快捷的办文进度和传递速度逐步 取代了纸质文件 。 电子 图纸也 以手工制作所无可比拟的优势大量出
得到所需的信息 。这种方法确实为档案的归档存储简化了程序 ， 也 方便了利用 ， 但是一旦网络突然瘫痪或被毁 ， 如出现“ 黑客” 问题 ， 遇 到病毒问题或其它方面的故 障，电子文件可能会在一 瞬间同时消 失， 造成难 以弥补 的损失 。 现。 通过计算机辅助设计使产 品图纸的设计、 存储 、 查询和修改变得 ２ ． ４ 档案管理软件的统一性 问题 快捷又方便 。 例如生产或开发一项较大项 目的产品就需产生上万份 计算机软件研制大大落后 于硬件的发展， 远不适应各方面存储 的图纸 ， 而其 中许多又要承袭老产 品的大部分成果 ， 因此电子 图纸 的需要 。 档案系统各地 区之间、 单位之间不使用统一的软件 ， 势必会 显示了其 比纸质图纸更旺盛 的生命力 ， 保存电子图纸要 比保存底 图 影响到互相之间的利用 以及全 国的联 网。 方便、 省时 、 省力并且有意义得多。 ３ 建议采取的对策
我国非国有档案信息资源管理中存在的问题及对策
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国家档案信息资源 ， 是指一个国家在过去 、 现在和将来 所有
二 、 国 有 档 案信 息 资 源 管理 落 后 的 原 因 非
１ 周有档案信息资源管理落后 的经济原因。建 国以来 ， ． 非 我 国长期实行 以公有制为主体 的计划经济体制 在计划经济体制
下 ， 济 活动 主要 靠 计 划来 完 成 ， 经 政府 占据 主导 地位 ， 济 纠纷 主 经
学 、 为 社 会 主义 现代 化 建 设 有 效 服 务 的具 有 中 国 特 色 的 档 案 能
３非 国有档案信息资源 的所有 者档案意识淡薄 。人类社会 ． 已经步入知识经济时代 ， 信息化和网络化成为时代 的显著特征 ， 人 们愈来愈意识到合理开发 与利用信息资源对增强竞争 力 、 获 得 竞争优势的重要性 。但是 ， 国有 档案信息资源的所有者尤 非 其 是民营企业的负责人 ， 他们创业起点低 、 规模小 ， 追求利润最
的“ 所有制歧视 ” 。不论从融资 、 税收 、 市场准人方面来讲 ， 还是从 企业监管方面来看 ， 民营企业 的“ 身份 ” 都受到歧视 。而国家在政
国的非 国有档案研究 基础薄弱 ， 最终导致《 档案 法》 对非 国有 档
案管 理的规定相 对不足 （ ） 国《 案法》 ２我 档 中有关 非 国有档 案 信息 资源管理 的条文大 都 比较笼统 ， 可操作性不 强 。另外 ， 我
动 员 ” “ 判 员 ” 一 身 的 政 府 职 能 ， 然 导 致政 府 对 民营 企 业 和 裁 于 必
民营企业档案管理方法雏议
收集、整理和保管，这些资料很 可能 专 门 的档案管 理机构 ，形 成专档 专 需要及客户的刹用价值 ，从而根据客
流失、残缺。 ３ 、建 立企 业文化。企业文化是 管、专管专用 的机制。 ２ 、全面 收集 ，科 学整理 ，专业
户价值对客户进行细分。 专业保 管 。要 求档案 由专人 保
模式的企业档案分类方法千差万别 ，
企业的经营有着连续性和 重复性的特 理专业人 员上 岗，也可以将现有人员 点 ，以往的经营管理经验对企业后续 送到专门机构培训 ，使之能够胜任。
发展具有重大 的参考价值 。对 以往成 要保证档 案管理人 员从业的稳定性 ，
功经验 的利用 ，以及对 以往失败教训 以免交接不善造成保管有失或查找 困 但分类原则是统一的，那就是便于查
２ 兰 台 纵 横 ４
民营企业档案直接作用于企业的
经营管理 ，具有 可观的现实价值 ，但 由于 民营企业档案管理具有相 当大 的 随意性 ．极大地降低 了民营企业档案
的作用。 因此 ，民营企业必须建立档 案管理制度，形成适合 自己的档 案管 理模式，激活档案的使用价值。
一
管 金 楷
造成无法估量 的损失。而避免这种情 民营企 业档 案管理 应 以效益性 为原 案、声像 档案 、 电子档 案等 ，每 种 况发生的最好措施，就是规范的档案 则。当企业规模 不大 ，形成 的档案材 载体 都有 其特 点和益处 ，且各 载体
管理。
２பைடு நூலகம்
、
料有限时，可 以指定 １ 名专业人 员 之 间可 以互相配合 使用 ， 需要全 面 —２ 为后 续经营管理提供参考。 进行档案管理。企业可以招聘档案管 收 集 。 科学整理。首先 ，是对档案进行 合理分类编 号，不同企业和不同经营
混合所有制企业档案管理模式分析及相关建议
机电兵船档案2020.6ＪＩＤＩＡＮＢＩＮＧＣＨＵＡＮＤＡＮＧＡＮ论坛随着经济的不断发展，诸多民营企业利用其在企业管理和发展中的特有优势，通过成功的运营，在社会经济中占据十分重要的地位。
而国有企业在国民经济中发挥着中流砥柱的作用，拥有丰富的资源和完善的管理体系。
利用民营企业的优势实现国有资产的价值提升，是当前经济体制改革做出的重要尝试。
档案管理工作如何在两种体制中开展，对于企业长远稳定发展有着重要的意义。
一、混合所有制企业的特点及分析为进一步鼓励民营企业的发展，发挥民营资本在新时代国民经济中的重要作用，国家鼓励国有企业将一部分资源的配置利用层面引入民营企业共同发展，以国有带动民营，以灵活促进发展，实现国有资产高效利用与民营资本扩大生产、规范经营的多重效益，发展混合所有制经济。
本文针对近年来混合所有制经济发展中的一些特点，从股权结构、人员结构、决策流程等方面进行简要分析。
(一)混合所有制企业的股权构成为激活国有资产的潜在价值，国家鼓励在资产的经营上引入民营资本，利用其灵活迅速的市场执行力，实现国有资产的价值提升。
在此背景下，一批混合所有制企业相继组建。
从股权结构上，混合所有制企业大致分为国有控股和国有参股两大类，国有控股一般执行国有企业的管理标准，国有参股一般由企业管理者自身指定管理标准并执行，但整体上民营企业控股的混合所有制企业管理能力及管理水平与国有企业相比还存在一定的差距。
本文主要针对国有参股的混合所有制企业进行分析并提出建议。
(二)混合所有制企业的人员构成国有参股的混合所有制企业一般由国企股东和民企股东共同选派人员组建公司高管，并按照公司业务需求公开招聘一般管理人员。
高管中董事长及监事一般由国有股东派驻，其他董事会成员由民营股东派驻。
经理层一般由民营股东派驻，国有股东派驻一执行副总。
公司经营管理事宜包括档案管理模式，均在该人员结构体系下决策，有档案管理专员参照执行。
(三)混合所有制企业档案管理制度的审批程序企业档案管理制度由企业办公室档案专员起草，报经理办公会审阅修订，并报董事会审批同意后执行，无需进行股东会层面的审议，具体根据业务发展的需要，由档案管理专员落实具体工作，并指导全公司员工协同开展档案管理工作。
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淮 阴 工 学 院 学 年 论 文
作 者: 学 号： 系 (院): 人文学院 专 业: 工商管理（商务秘书） 题 目: 民营企业档案管理存在的问题与对策
指导者： 2014 年 6 月 教授 淮阴工学院学年论文 第 1 页 共 8页
民营企业档案管理存在的问题与对策 摘要 目前民营企业是我国社会主义经济体制重要组成部分，但大部分民营企业尚未对企业的档案管理工作足够重视，没有认识到企业档案和档案管理工作在生产、经营和维护企业权益等活动中发挥重要作用。本文将从分析民营企业管理现状入手，指出建设民营企业档案管理工作的现实意义，探讨如何加强民营企业档案管理工作，维护档案的完整与安全，实现档案的有效利用。
关键词 民营企业档案 民营企业企业文化 信息技术
Problems and Solutions existence of private enterprise file
management Abstract Currently private enterprises is an important component of China's socialist economic system, but most of the private enterprises have yet to enterprise file management enough attention, did not recognize the file and the file management companies play in the production, operation and maintenance of important business interests and other activities effect. This paper will analyze the status of private enterprise management, it is pointed out that the construction of private enterprise file management practical significance to explore ways to strengthen private enterprise file management, file integrity and security maintenance, to achieve efficient use of the file.
Keywords File private enterprise private enterprise culture IT 淮阴工学院学年论文 第 2 页 共 8页
民营企业档案是指民营企业在生产、经营、科研等各项管理活动中形成的对企业有查考保存价值的各种文字、声像、电子文件等不同形式的记录。民营企业档案是企业全部活动的真实记录，它体现企业成长与发展历程，是企业重要资产和信息资源。因此，档案管理是企业各项管理工作的基础环节，对民营企业经济发展产生重要影响，是民营企业在市场竞争中赢得主动权的有力保证。
1 民营企业档案管理工作发展现状 1.1 档案意识薄弱 民营企业档案工作的好坏，决定于管理者对档案工作的重视程度。由于民营企业均以盈利为目的,精力和资金主要放在生产、经营管理和销售上，加之档案作用的滞后性，带来的经济效益不明显。因此大多数民营企业主档案意识薄弱，不了解企业档案的重要性，缺乏档案法制观念，认为对档案工作没有必要投入人力、物力、财力，从而影响了民营档案管理工作的健康开展。
1.2 档案管理模式落后 民营企业目前普遍存在两种档案管理模式：一是规模较小的家族企业，档案分散在家族成员手中保管，以防泄密。二是虽有一定规模但内部管理与企业发展规模脱节，企业档案分散保管在各职能部门内，但他们之间互相封闭，整体上处于零散无序状态。大部分档案者又未经过正规培训，不懂档案整理，很多档案实行简单“信袋式”管理，影响档案的查阅利用。
1.3 档案管理水平不高 随着电子信息化的发展，办公自动化、电子文件、等新生事物相继出现，使民营企业档案形成方式发生很大变化。民营企业的档案工作有较大的自主性和随意性，企业中的档案人员多为兼职，工作量大，业务杂，缺乏一定的专业水平，且人员经常变动。大多数的民营企业档案管理存在“无库房、无装具、无制度”的“三无”现象。档案分散在各相关人员手中，得不到有效的保管。 淮阴工学院学年论文 第 3 页 共 8页
1.4 缺乏监督和制约机制
由于民营企业是我国私有经济的主要组成部分，民营企业档案属于企业主私人资产，不受行政干预，不属于档案部门职责范围。因此，随着当前民营企业发展迅速，档案部门来不及仔细研究其档案工作管理问题，只好顺其自然，导致大部分有的民营企业形成的材料没有发挥重要的社会作用。此外，民营企业内部缺乏健全管理制度，使企业档案材料散失现象频频发生，严重影响了民营企业档案的完整与安全。
2 加强和规范民营企业档案工作的现实意义 2.1 档案管理是民营企业管理的基础工作 民营企业档案是管理的基础工作，忽视档案管理工作，企业的管理就成无本之木。企业档案材料无序零散保存，势必为某些重要档案信息资源持有者提供可趁之机，造成企业主管理上的被动，引起企业内部管理混乱。由于市场经济人员流动性大，把企业档案保存在个别人手中或由各职能部门自行保管，缺乏有效监督管理机制，一旦出现关健人员“跳槽”，轻则使企业管理层面断裂，工作无法延续；重则导致企业独有知识产权和信息流失，造成无法挽回的损失。各企业档案都有其独有的原始记录，记录着未公开的、未申请专利的技术。占有这些资料就是占有企业的技术秘密。因此，民营企业做好档案管理工作，可以避免因技术、知识产权的流失而影响民营企业的生存与发展。
2.2 企业档案是企业信用管理的重要保证 档案是民营企业构成信用信息的核心资源。首先，完善的档案管理可作为展现企业诚信的一个窗口。企业档案反映企业的管理水平、财务状况等重要内容，它能从一定程度上为企业赢得客户信任，获得客户重要支持。其次，在社会信用体系建设中，信用档案建设已成为社会各界关注的焦点。近几年政府工作报告中就强调“要加快建立企业、中介机构和个人的信用档案，使有不良记录者付出代价，名誉扫地，直至绳之以法”，可见民营企业档案纳入社会信用系统是必不可少的因素。 淮阴工学院学年论文 第 4 页 共 8页
2.3 企业档案是民营企业文化建设的核心
企业文化是从企业的历史积淀中提炼出来，反映在完整系统的企业档案之中。企业档案是文化事业的象征，是企业文化发展的真实记录，是企业文化存储的主要形式。企业文化建设应立足于本企业发展的历史和现状，积淀出企业的本身特色。企业文化可以是一种价值观，也可以是一种信念、一个仪式、几种符号或是一种行为方式。但无论是哪一种都离不开载体，而民营企业档案为宣传、传承企业文化提供了最真实、最客观、最形象的素材。企业档案管理是维护企业历史面貌的一项重要事业，只有管好企业档案，才能保障企业文化建设和发展。
3 推动民营企业档案管理工作发展的对策 加强民营企业档案工作，既是企业发展的内在需要，也是档案部门面临的新课题。企业老板、档案管理机关及有关部门，应从战略的高度、长远的目光，重视、关心和研究加强民营企业的档案和档案工作，为企业的生存与发展，解除后顾之忧。现代企业档案管理制度运行机制的构筑可以从内外两个方面展开。
3.1 运行机制的内部构筑 3.1.1 配备与企业规模相适应的档案工作机构或人员 在档案机构设置与人员配备上民营企业拥有自主权。目前，民营企业档案工作中存在的突出问题是有相当一部分单位未配备档案工作机构或人员。据上海市工商联2004年8月调查，624家企业中建有档案部门的有303家，占48.6%，没有档案部门的321家，占51.4%；587家企业中有专兼职档案人员的321家，占54.7%，没有专兼职档案人员的占45.3%。③为有效推动民营企业档案工作的开展，配备与企业规模相适应的档案机构或人员，是民营企业档案工作有效运行的最基本的条件。 3.1.2 建立规范化的档案管理制度 前述档案管理模式的选择，实际上只涉及到档案管理模式的基本形态，这对民营企业而言是相对较易确定的，问题的关键是不论选择何种管理模式均需有相应管理制度的支持。目前，不少民营企业有档案管理制度，但没有档案工作；或淮阴工学院学年论文 第 5 页 共 8页
有制度但不科学、不规范。人们常说无以规矩，不成方圆。现代企业主管领导应督促档案部门建立一套规范化的档案管理制度和档案人员任职制度，克服档案管理任意化的倾向，用制度来规范与导向档案工作。 3.1.3 强化服务 企业档案人员的主观能动性对推动企业档案的运行固然重要，但推动企业档案工作运行的动力机制主要源于企业领导的重视。由于民营企业的私有性，企业领导对档案工作的态度决定了企业档案工作的状况。企业的档案意识是企业领导档案意识的反映，企业领导对档案工作的重视程度来自档案工作服务的水平与效果。在市场经济体制下，为企业服务依然是推动档案工作发展的动力，只有通过服务显示出档案的价值和影响力，使企业领导体会到档案工作与企业发展密切相关，才能取得企业领导的重视和认可，才能为自己的发展寻得更大的空间。 3.1.4 企业档案工作与企业同步发展 无论是转制形成的民营企业，还是靠民间资本形成的民营企业，企业档案工作与企业发展紧密结合是推动民营企业档案工作最有效的动力。目前较成功的经验有： 3.1.4.1 实行“三纳入”。将科技文件工作纳入科技工作程序，纳入生产、
科研、基建等工作计划，纳入有关人员和部门的职责范围，促进档案工作规范化、制度化。 3.1.4.2 纳入企业质量认证活动。民营企业为提升竞争力，近年来相当一
部分企业参与了质量、环境、安全认证活动，例如上海华东电器集团通过了ISO9002、ISO14000质量认证，上海亚晨科技发展有限公司通过ISO9001、ISO14000质量认证，上海双菱电梯工程有限公司通过ISO9000、ISO14000质量认证。质量体系中的文件大都属归档范围的文件，质量认证活动是档案工作与企业质量管理的结合部，是实现档案工作规范化、程序化管理最有力的保障措施，档案部门应积极参与进去，并成为质量认证活动的一个职能部门。 3.1.4.3 纳入企业信息化进程。在企业信息化进程中，档案部门应不失时
机地使档案工作与企业信息化同步发展，通过现代信息技术的应用，加强对电子文件的管理和提升企业档案工作的信息化水平。