公司档案管理制度
公司档案管理制度 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。 第一章 总则
第一条 公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。 第二条 档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司综合部统一负责，统一管理。 第三条 公司档案具体管理工作由专人负责，各部门在工作和业务经营活动中形成的行政、人事、财务、采购、研发、生产、销售、售后等一系列档案资料均须由公司统一管理，各部门不得分散保存。 第二章 档案的收集、归档 第四条 对在公司经营、生产过程中所形成的一切有查考利用价值的文件资料、电子文件、照片、实物、光盘等均应进行 收集归档，部门和个人不得以任何理由拒绝归档或以副本、复印件代替正本、原件归档。 第五条 归档的文件资料应齐全、完整、法律手续完备且符合耐长久保管的要求，杜绝热敏纸和有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯兰墨水、复写纸等不耐久保管字迹的文件资料的归档。已破埙的文件应给予修整，字迹模糊和易褪变的文件应予复制。 第六条 各部门应指定一名业务熟练，对文件资料的形成、移交、归档有控制作用的人员担任兼职档案员，负责本部门文件资料的收集、移交、归档和留存本部门查阅文件资料的保管。 第七条 行政、人资类的综合部分的文件资料一般要形成两套，一套移交归档，一套留存形成部门备查；财务会计帐务所包含的报表、帐册、凭证等档案由财务部门按有关规定自行归档；市场营销类的市场对外合同、技术协议、项目信息台账等部分的文件资料一般要形成两套，一套移交归档，一套留存形成部门备查；技术研发设计、生产制造安装大类的图纸、说明书、合格证等文件资料一般应形成三套，二套移交归档，一套留存本部门备查。 第八条 综合类的档案一般在形成的当月月底前向档案室移交完毕；技术研发设计、生产制造安装大类的档案应在项目、工程重要节点结束一个月后对应移交归档；重要的合同、协议、会议文件、报表等可及时移交归档；因公出差形成的归档范围 内的文件、资料、图纸返回单位后要及时归档，个人不得留存。 第九条 电子文件的逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。归档的电子文件应使用不可擦除型光盘，一式二套。在接收电子档案前应对档案的每套载体及技术环境进行检验，合格率达100%时方可进行交接。归档的电子文件应有相应的纸质文件一并收集归档。归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》。归档完毕，电子文件形成部门应将存有前电子文件的载体保存至少一年。归档的电子文件应用通用格式，如不能转换，收集时应同专用软件一并归档。 第十条 档案人员参加重大设备到货的开箱验收，现场收集应归档的说明书、合格证、图纸、清册等资料，并在开箱验收记录上签字。档案负责人按年度将开箱记录、设备清单等整理归档。 第十一条 所有归档的文件资料、光盘、实物、照片等档案均应办理移交手续，接受登记表一式两份，一份由档案室存放，一份交移交部门保存。档案人员对不符合质量要求的档案有权拒收，并指导移交人按要求重新收集、整理、归档。 第十二条 档案人员应对文件资料形成的真实性、完整性、和质量进行检查，并对查出的问题依据公司的经济责任制考核办法提出考核意见。 第三章 档案的整理 第十三条 归档的文件资料移交档案室后，档案人员要及时进行高标准的规范整理，使案卷质量达到《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）等的要求， 财务会计账务类档案由财务负责人员按有关规定自行进行整理。 第十四条 按照综合类、财务类、市场类、技术研发类、生产制造类、重大项目类六个分类表对归档文件资料进行分类，做到分类准确无误。 第十五条 合理确定文件资料的保管期限和密级。 第十六条 整理时要做到组卷合理，编目符合规范要求，案卷题名简明、准确地揭示卷内文件内容，著录案卷目录。 第十七条 档案编号方法 1.以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司部门及业务划分，结合档案的内容和档案载体的形式制定编号方法，便于科学管理和开发利用。 2.档案大类别均以具体类别前两个字拼音首字母命名，具体为： 行政类：XZ 人资类：RZ 财务类：CW 技术类：JS 市场类：SC 制造类：ZZ 3.重大项目编号。以项目合同签订具体时间、名称及产品 为依据进行编号，如以山东晋煤明水惰化保护系统项目为例，其项目大类编号为：20150416-晋煤明水-惰化-01，其中20150416代表项目合同签订日期，晋煤明水代表项目业主及项目现场所在地简称，惰化代表项目产品，01代表项目所处阶段资料的代码（01代表项目市场资料，02代表项目技术资料，03代表项目采购及生产资料，04代表项目售后资料，05代表提交业主资料）。 第十八条 案卷整理应在整理间或办公室整理区域内进行。整理时严禁无关人员进入或停留；因故离开时要将文件资料放好；严禁在整理间或整理区域内抽烟和闲聊，做与工作无关的事情。 第十九条 筛选出的没有存档价值或重份的文件资料要妥善放置或退回到形成部门供查阅使用，严禁随便放置或当废品处理掉，确需销毁处理，必须登记造册，经主管领导批准后进行。 第二十条 归档的电子文件按相关要求进行整理。归档电子文件以件为单位整理。将著录结果制成电子目录和纸质目录。 第二十一条 档案人员对案卷质量负责，如发现问题要立即进行整改。重大失误要按公司相关考核办法进行考核。 第四章 档案的保管 第二十二条 应选用较好的装具装放档案。卷皮、卷盒均应采用无酸材料制成，档案橱架要摆放整齐，实行定置管理，档案排架要有规律、合理，便于搬运和通风。 第二十三条 档案库房要有防火、防盗、防渍、防潮、防有害生物、防光、防尘、防有害气体侵害的措施，相对湿度要保持在45%-60%，温度要保持在14—24℃，定期打扫，保持清洁。 第二十四条 严禁无关人员进入库房；严禁在库房内抽烟和进行与工作无关的事情。 第二十五条 档案库房和档案橱的钥匙要妥善保管，不准交与无关人员，不准随便放在办公桌上。 第二十六条 每年年底要对库存各类档案进行一次统计，登记好统计台帐，在规定的时间内上报上级档案管理部门。 第二十七条 归档电子文件的保管除符合纸质档案的要求外，还要符合下列条件： 1、归档载体应作防写处理，避免擦、划、记录涂层。 2、单位载体应装盒，安全存放，且避免挤压。 3、存放时要远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。 第二十八条 每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换 工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。 第二十九条 对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。 第三十条 对密级到期档案要进行及时解密；对保管期限到期的档案要及时做出鉴定和处理。需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下： 文件等级 文件类型 保管期限
一级 秘密文件 公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、荣誉、经营计划、管理决策，与总部及其他单位往来发文，人事方面的各种文件，财务报表、账册、资产核算，合同及司法文书，各类产品图纸，项目信息等 永久
二级 重要文件 会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复、企划方面的宣传方案、形象展示、涉及工程项目的文件等 5年以上 三级 普通文件 员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、维修登记、材料收发、排产计划，仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管，档案方面的管理指导、档案保管、核算、借阅、销毁，后勤方面的费用申请、办公用品管理、采购、出车及维修记录等。
3年
第三十一条 档案人员调离时，要严格履行交接手续，对检索工具、库房钥匙和档案管理状况等情况进行有效交接。
第五章 档案的利用 第三十二条 公司员工到档案室查阅、借阅、复制存档的文件资料要办理登记签字手续，凡与本职工作无关的档案原则上不与借阅。利用带密级和非工作范围内的档案要填写《档案利用申请单》。机密、绝密档案需经公司董事长批准方可提供查阅，但不能借出和进行复制。 第三十三条 一般情况下不向非本公司人员提供利用。却因工作需要查阅时，必须有我公司接待人员陪同办理利用手续。 第三十四条 公司档案原则上只能查阅不能借出，确因工作需要，履行批准手续后方可复制或借出，借出时间不能超过一天。技术研发设计、生产制造安装大类的图纸、说明书需要借出时只能提供副本，时间不能超过三天。需要进行复制时履行批准手续。 第三十五条 只有授权的人员才能查阅电子档案，有关人员经过批准后可临时授权查阅。归档电子文件的封存载体不得外借。未经批准任何部门或人员不允许擅自复制电子文件。 第三十六条 底图、照片、实物、光盘等原则上不借出档案室。 第三十七条 档案利用者应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，有稳妥的安全保密措施。 第三十八条 档案利用者要爱护档案，不得涂画、损坏、转借，确保档案的安全。 第三十九条 公司员工调离时必须归还所借文件资料，且须经档案人员确认后方可办理离开公司手续。
公司各部门档案管理制度
一、总则为了加强公司档案管理，确保档案的完整、安全与有效利用，提高公司整体管理水平，特制定本制度。
二、档案管理范围1. 各部门在生产经营、管理活动中形成的各类文件、资料、图表、照片、声像等档案资料。
2. 各部门在项目实施、合同签订、技术研发、人力资源管理等活动中形成的具有保存价值的档案资料。
三、档案管理机构与职责1. 公司设立档案管理部门，负责公司档案的统一管理、监督和指导。
2. 各部门设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、归档、保管和利用。
3. 档案管理部门的主要职责：（1）制定公司档案管理制度，并组织实施。
（2）对各部门档案工作进行监督、检查和指导。
（3）负责公司档案的收集、整理、归档、保管和利用。
（4）负责公司档案的数字化建设。
4. 各部门兼职档案员的主要职责：（1）负责本部门档案的收集、整理、归档、保管和利用。
（2）定期向档案管理部门报送档案资料。
（3）协助档案管理部门开展档案管理工作。
四、档案管理流程1. 档案收集：各部门在产生档案资料时，应按照档案管理要求进行收集。
2. 档案整理：档案资料收集齐全后，由兼职档案员进行整理，包括分类、编号、编制目录等。
3. 档案归档：整理好的档案资料，由兼职档案员按照规定的时间、数量向档案管理部门归档。
4. 档案保管：档案管理部门负责对归档的档案资料进行保管，确保档案的完整、安全。
5. 档案利用：各部门需要查阅档案时，应向档案管理部门提出申请，经批准后方可查阅。
五、档案保密1. 各部门应严格执行国家有关档案保密的规定，确保档案资料的安全。
2. 档案管理部门对档案资料实行分级管理，明确档案的保密等级。
3. 查阅档案资料的人员应具备相应的保密资格，并在查阅过程中严格遵守保密规定。
六、奖惩1. 对在档案管理工作中表现突出的个人或部门，给予表彰和奖励。
2. 对违反档案管理制度，造成档案资料丢失、损坏、泄密等行为的，视情节轻重给予警告、记过、降职等处分。
七、附则1. 本制度由公司档案管理部门负责解释。
公司档案管理部门制度模版（四篇）
公司档案管理部门制度模版第一章总则第一条为加强公司的档案管理工作，规范档案管理部门的运作，制定本制度。
第二条本制度适用于公司档案管理部门的日常工作。
第三条公司档案管理部门的主要职责是负责公司档案的收集、整理、保存、利用和销毁工作。
第二章组织机构第四条公司档案管理部门属于公司的职能部门，直接隶属于公司领导。
第五条公司档案管理部门设有部门主管和工作人员。
部门主管负责部门的日常管理和监督，工作人员负责具体的档案管理工作。
第六条公司档案管理部门的职责包括：1. 编制制定公司档案管理规范和标准。
2. 负责公司档案的收集、整理、保存、利用和销毁工作。
3. 提供档案查询和借阅服务。
4. 组织公司档案的数字化和电子化工作。
5. 监督各部门遵守档案管理规范。
6. 定期对公司档案进行检查和评估。
第三章档案的收集与整理第七条公司各部门应按照公司档案管理规范和标准要求，及时将产生的各类档案移交给档案管理部门。
第八条档案管理部门应及时对收到的档案进行组织和整理，确保档案的安全和完整性。
第九条各类档案应按照文件类型、制度和年度进行分类，建立相应的档案目录。
第四章档案的保存与利用第十条档案管理部门应根据档案的重要性和保存期限，制定相应的保管措施和方案。
第十一条档案应妥善保管，存放在专门的档案库房内，严禁随意带出或拿走档案。
第十二条档案管理部门应建立档案借阅制度，对外提供档案查询和借阅服务。
第十三条档案管理部门应定期对档案进行整理和修复，确保档案的可读性和可利用性。
第五章档案的数字化与电子化第十四条档案管理部门应加强对档案数字化和电子化工作的推进，提高档案管理的效率和便利性。
第十五条档案管理部门应建立档案数字化和电子化的技术平台，确保数据的安全和可靠性。
第十六条档案管理部门应加强对档案数字化和电子化技术的培训和推广，提高员工的技能和操作水平。
第六章档案的销毁与报废第十七条档案管理部门应制定档案销毁和报废的程序和流程，确保档案的安全和合规销毁。
小型公司人事档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司人事档案管理，确保人事档案的机密性、完整性和准确性，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工的人事档案管理。
第三条人事档案管理应遵循安全、保密、规范、高效的原则。
第二章管理范围第四条人事档案管理范围包括员工的基本信息、劳动合同、工作经历、培训记录、考核结果、奖惩情况等。
第五条人事档案管理应涵盖公司所有员工的入职、在职、离职等各个阶段。
第三章管理职责第六条人力资源部负责公司人事档案的日常管理工作。
第七条人力资源部应指定专人负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
第八条各部门应积极配合人力资源部做好人事档案的管理工作。
第四章档案管理内容第九条档案收集（一）员工入职时，需提交相关证明材料，包括身份证、学历证书、资格证书等。
（二）员工离职时，需提交离职证明、离职交接清单等。
第十条档案整理（一）按照档案类别进行分类，包括基本信息档案、劳动合同档案、工作经历档案、培训档案、考核档案、奖惩档案等。
（二）对收集到的档案材料进行整理、归档。
第十一条档案保管（一）档案保管实行专人负责制，确保档案安全。
（二）档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫等设施。
（三）档案存放应按顺序排列，便于查阅。
第十二条档案利用（一）员工本人需查阅档案时，应经本人申请，经人力资源部审核同意后方可查阅。
（二）非员工本人需查阅档案时，需经公司领导批准，并办理相关手续。
第五章奖励与处罚第十三条对认真履行职责，在档案管理工作中做出突出贡献的，给予表彰和奖励。
第十四条对违反本制度，造成档案丢失、损坏、泄密的，将依法依规追究责任。
第六章附则第十五条本制度由人力资源部负责解释。
第十六条本制度自发布之日起施行。
第七章保密协议第十七条公司与员工签订保密协议，确保人事档案信息的安全。
（一）员工在任职期间，应遵守国家有关保密法律法规，对所接触的人事档案信息负有保密义务。
（二）员工离职后，仍应遵守保密协议，不得泄露公司人事档案信息。
企业档案管理制度范文(5篇)
企业档案管理制度范文一、目的为了加强公司系统的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，根据《____档案法》的有关规定，结合公司实际情况，制定本制度。
二、管理权限、职责1、公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由公司综合部负责监督和指导。
2、综合部负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。
3、公司各部门负责人负责本部门文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。
4、公司开展的项目及专项工作由项目负责人对归档文件的完整和系统负责，配备专职或兼职档案人员。
5、公司各部门专兼职档案人员应负责收集、整理归档文件，对归档文件的整理质量负责。
三、归档范围与分类1、凡是反映公司建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的各种载体式、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片等)均属归档围。
2、公司文书档案设置____类，分为行政管理类、经营管理类、生产管理类、党群管理类、人事类、会计类。
公司科技档案设置____类，分为基建类、设备类、科研类、产品类。
公司声像档案、实物档案另行归档。
具体参照《gt管业文件材料归档范围及保管期限表》执行。
四、立卷归档要求1、经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件应在办理完毕后的第二年一季度归档。
2、科研开发、项目建设等文件应在其项目验收、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档。
3、产权产籍、质量认证、资质信用、知识产权等文件应随时归档。
外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。
4、公司档案的保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为____年、____年。
凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，具有长远保存利用价值，为永久保管。
对在一定时期内有利用价值的，应酌情列为定期(____年或____年)保管。
凡介于两种保管期限之间的，按照保存时间较长的一档确定保管期限。
大型集团公司档案管理制度范本(4篇)
大型集团公司档案管理制度范本第一章总则第一条为规范公司档案管理工作，确保档案的真实性、准确性和完整性，提高档案管理工作效率，制定本制度。
第二条档案管理的目标是：建立健全各类档案的管理制度，确保档案能够按照规定的时限和程序被查阅、提供和利用，保护档案的安全性和完整性，并根据需要提供档案的信息与服务。
第三条档案管理的原则是：依法、规范、透明、高效、全面、综合。
第四条档案管理的主要内容包括：档案的立卷、管理、保管、利用、调阅和销毁等。
第五条档案管理的职责分工为：集团公司设立档案管理部门，具体负责公司档案工作的组织和实施。
公司各级部门和单位都要配备档案管理人员，参与档案管理工作。
第六条档案管理人员应严守保密义务，禁止私自提供、泄露档案资料。
第七条档案管理制度的执行情况应当进行定期评估，评估结果作为档案管理工作的重要依据。
第八条档案管理制度的修订，由档案管理部门根据实际需要提出，经公司领导审批后执行。
第二章档案的立卷管理第九条档案的立卷应当按照规定的格式和内容进行，确保档案的准确性和完整性。
第十条档案的立卷责任人应当对档案的真实性、准确性和完整性负有责任，并签字确认。
第十一条档案的编号应当按照规定的编码体系进行，确保档案的唯一性和顺序性。
第十二条档案的立卷材料应当按照规定的分类标准进行分类，确保档案的便于检索和利用。
第十三条档案的归档应当按照规定的程序和时限进行，确保档案能够及时归档并能够追溯。
第十四条档案的归档位置应当按照规定的存储方式和环境条件进行，保证档案的安全和保密。
第十五条档案的移交应当按照规定的程序和时限进行，移交记录应当详细、准确。
第三章档案的管理和保管第十六条档案的管理和保管应当按照规定的要求进行，确保档案的安全和完整。
第十七条档案的管理责任人应当制定档案管理工作规范，确保档案管理工作规范化和标准化。
第十八条档案的保管应当按照规定的要求进行，确保档案的安全和完整。
第十九条档案的保管位置应当按照规定的存储方式和环境条件进行，保证档案的安全和可读性。
公司技术部档案管理制度
一、总则为加强公司技术部档案管理工作，确保档案资料的安全、完整、准确，提高档案管理水平，特制定本制度。
二、档案管理范围1. 技术文件、图纸、标准、规范、手册等资料；2. 技术部内部文件、报告、会议纪要等；3. 技术研发、项目实施、成果转化等相关资料；4. 其他与公司技术部工作相关的资料。
三、档案管理职责1. 技术部经理负责档案管理工作的全面领导，对档案管理的质量和效率负责；2. 技术部档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作；3. 各部门负责人及员工应积极配合档案管理员开展档案管理工作。
四、档案管理制度1. 档案收集与整理（1）档案管理员应按照档案管理范围，及时收集各类档案资料；（2）档案资料收集后，应按照分类、编号、登记等要求进行整理；（3）档案资料应完整、准确，不得有遗漏、错误。
2. 档案归档与保管（1）档案资料整理完成后，应按照规定的时间、顺序归档；（2）档案资料应按照档案保管要求，存放于专用档案柜或档案室；（3）档案资料应定期进行清洁、消毒，确保档案资料的安全。
3. 档案借阅与销毁（1）档案借阅应办理借阅手续，填写借阅登记表；（2）档案借阅期限一般不超过一周，特殊情况需经档案管理员批准；（3）档案资料借阅后，应及时归还，不得擅自复制、篡改；（4）档案资料到期后，应按照规定程序进行销毁。
4. 档案信息化管理（1）技术部应积极推动档案信息化建设，实现档案资料的电子化管理；（2）档案管理员应定期对电子档案进行备份，确保电子档案的安全；（3）档案管理员应加强对电子档案的管理，确保电子档案的准确性和完整性。
五、奖惩措施1. 对在档案管理工作中表现突出的个人或部门，给予表彰和奖励；2. 对违反档案管理制度，造成档案资料损失、损坏的，视情节轻重给予批评、警告或处罚。
六、附则1. 本制度由公司技术部负责解释；2. 本制度自发布之日起施行。
公司员工个人档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司员工管理，规范员工个人档案的收集、整理、保管和使用，确保员工个人信息安全，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有员工，包括正式员工、临时工、实习生等。
第三条公司员工个人档案是公司人力资源管理的重要组成部分，对员工的工作、学习和生活具有重要意义。
第二章档案内容第四条员工个人档案应包括以下内容：1. 个人资料：身份证、学历证书、学位证书、专业技术资格证书、职业资格证书、户口簿、婚姻状况证明等复印件。
2. 应聘资料：应聘登记表、面试评估表、考试卷、录用通知、劳动合同、员工手册、培训记录等。
3. 工作资料：岗位变动表、绩效考核表、工作评估表、奖励证明、处罚单、离职证明等。
4. 其他资料：员工照片、体检报告、献血证明等。
第三章档案管理第五条员工个人档案由人力资源部负责管理，具体工作如下：1. 档案收集：在员工入职、转正、晋升、离职等环节，及时收集员工个人档案相关资料。
2. 档案整理：对收集到的档案资料进行分类、整理、归档，确保档案的完整性和准确性。
3. 档案保管：采用防火、防盗、防潮、防虫等措施，确保档案安全。
4. 档案使用：员工个人档案仅限于公司内部使用，未经本人同意，不得向外部单位或个人提供。
第六条员工个人档案的查阅和使用，应遵循以下原则：1. 公开、公正、公平原则。
2. 保密原则：未经本人同意，不得向外部单位或个人提供档案信息。
3. 有限制原则：查阅档案的人员仅限于公司内部相关人员。
第四章档案变更第七条员工个人档案如有变更，应及时更新，确保档案信息的准确性。
1. 员工基本信息变更：如姓名、性别、出生日期、婚姻状况等，应及时更新。
2. 工作资料变更：如岗位变动、绩效考核、奖励处罚等，应及时更新。
3. 其他资料变更：如体检报告、献血证明等，应及时更新。
第五章档案销毁第八条员工离职后，其个人档案的销毁应遵循以下规定：1. 员工离职前，应将档案中的相关资料进行整理、归档。
2. 员工离职后，其个人档案应保留一定年限，具体年限由公司根据实际情况确定。
集团公司档案管理制度(3篇)
集团公司档案管理制度一、档案是指公司各项工作中形成的，具有保存价值的各种载体的文件材料。
二、档案应有专人统一管理，维护其完整、准确、系统、安全，并便于集团内共享和方便使用。
三、经营公司行政办为档案的业务主管单位，对档案形成部门进行业务指导和监督检查。
四、处理部门在文件材料办理完毕后，应及时将具有保存价值的文件材料整理、组卷，并向单位档案部门移交。
五、文件材料的归档实行随办随归的办法。
六、档案的保管期限规定为永久、定期两种。
凡是反映单位主要职能活动，有长远利用价值的档案，列为永久保存。
七、电子版文件形成后，应制成相应的纸质文件与电子文件一同归档，并保证两者内容、形式的一致。
八、经营公司行政办对营业执照、____代码证、税务登记证、贷款卡等正副本原件及电子版必须统一存档管理，建立借阅登记和张贴存放登记制度。
九、经营公司行政办对员工个人档案必须统一存档管理，如____复印件，户口本复印件，最高学历复印件，驾照复印件，获得的各类证书复印件，在公司工作期间获得的各类奖励等。
新员工入职时进行现场复印，每月____日-____日将新员工档案提交集团综合管理部;员工花名册电子版(基础信息，培训信息，养老医保信息)每月的____日-____日将电子版发集团综合管理部(利于保险等增减变动);员工调动时原单位将员工档案交集团综合管理部，由集团综合管理部登记后转移给新单位行政办。
十、为了便捷工作，公司章程、股东会决议、验资报告、审计报告、房租合同等要求同时备份电子版存档。
十一、公司签收的政府职能部门的批复文件，建设过程中的规划、图纸资料，公司下发的文件等必须由行政办保存原件，并完善借阅手续。
十二、集团存档管理内容：1、营业执照办理或变更;2、每年的审计报告存档;3、公司建设过程中政府职能部门或工厂红头文件、批复、图纸等等(原件);4、各公司的营业执照、____代码证、税务登记证、贷款卡等电子版;5、员工个人档案。
____复印件，户口本复印件，最高学历复印件，驾照复印件，获得的各类证书复印件，在公司工作期间获得的工厂公司各类奖励证书等。
公司为个人建立档案管理制度
一、总则第一条为加强公司对个人档案的管理，确保个人档案的完整、准确和安全性，提高档案管理水平，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有员工、实习生、离职员工等个人档案的管理。
第三条公司应建立健全个人档案管理制度，确保档案的收集、整理、保管、利用等环节的规范化和标准化。
二、档案收集第四条个人档案的收集范围包括：1. 入职登记表、劳动合同、身份证、学历证书、资格证书等身份证明材料；2. 工作表现、绩效考核、培训记录、奖惩记录等工作相关材料；3. 休假记录、工资发放记录、社会保险缴纳记录等福利待遇相关材料；4. 离职证明、离职原因、离职交接单等离职相关材料；5. 其他对公司有保存价值的个人材料。
第五条个人档案的收集由人力资源部门负责，其他部门和个人不得擅自收集、使用个人档案。
三、档案整理第六条个人档案的整理应遵循以下原则：1. 分类整理：按照档案类型、时间顺序、重要程度等进行分类整理；2. 规范命名：档案命名应简明扼要，便于查找；3. 编号管理：为每份档案赋予唯一编号，方便归档和查询；4. 立卷归档：将整理好的档案立卷，按照编号顺序归档。
四、档案保管第七条个人档案的保管应遵循以下规定：1. 专人负责：公司应指定专人负责个人档案的保管工作；2. 安全存放：档案应存放在通风、干燥、防潮、防虫、防尘、防盗的专用档案柜或档案室；3. 定期检查：定期对档案进行检查，确保档案的完整性和安全性；4. 保密原则：对涉及个人隐私的档案，应严格按照国家有关法律法规进行保密。
五、档案利用第八条个人档案的利用应遵循以下规定：1. 严格按照档案利用审批程序办理，未经批准，不得擅自查阅、复制、摘抄档案；2. 查阅档案时，应遵守档案室规定，不得损坏、污损档案；3. 查阅档案时，不得泄露个人隐私和公司秘密；4. 查阅、复制、摘抄档案后，应立即归还，不得擅自带走。
六、附则第九条本制度由公司人力资源部门负责解释。
第十条本制度自发布之日起实施。
公司技术部档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司技术部档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司技术部所有档案的管理，包括技术文件、图纸、资料、报告、会议记录、专利、软件等。
第三条公司技术部档案管理工作应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则；（二）确保档案完整、准确、安全原则；（三）方便利用、高效服务原则；（四）规范管理、持续改进原则。
第二章档案分类与归档第四条公司技术部档案分为以下类别：（一）技术文件档案；（二）图纸档案；（三）资料档案；（四）报告档案；（五）会议记录档案；（六）专利档案；（七）软件档案；（八）其他相关档案。
第五条档案归档范围：（一）技术文件档案：包括设计文件、施工图、工艺流程图、技术规范等；（二）图纸档案：包括施工图纸、竣工图纸、设计变更图纸等；（三）资料档案：包括技术标准、规范、手册、参考资料等；（四）报告档案：包括技术报告、项目报告、总结报告等；（五）会议记录档案：包括技术会议、项目会议、评审会议等记录；（六）专利档案：包括专利申请文件、授权证书等；（七）软件档案：包括软件源代码、安装包、使用手册等；（八）其他相关档案：包括合同、协议、证明文件等。
第六条档案归档要求：（一）档案内容应真实、完整、准确，符合国家相关法律法规和行业标准；（二）档案形式应符合国家档案管理部门的要求，如纸质、电子文档等；（三）档案归档时应注明归档日期、归档人、档案编号等信息；（四）档案归档前应进行审核，确保档案质量。
第三章档案保管与维护第七条档案保管责任：（一）技术部指定专人负责档案的保管工作；（二）档案保管人员应具备一定的档案管理知识和技能；（三）档案保管人员应定期对档案进行检查，确保档案安全。
第八条档案保管要求：（一）档案应存放在安全、干燥、通风的场所；（二）档案存放应分类、分架、有序，便于查找；（三）档案存放应采取防火、防盗、防潮、防虫等措施；（四）档案保管人员应定期对档案进行整理、清理，确保档案的整洁。