【设计院管理】工程文件档案管理办法

1目的与作用

为了对工程文件的成果加强科学管理，提高有效利用率，充分发挥其作用，更好地为现代化建设和我院勘测、设计、研究工作服务；加强对质量记录的控制和管理，用以证明勘察、设计产品质量符合规定的要求，为院质量体系有效运行提供客观的证据；必要时也可在顾客对产品质量评价时查阅，对产品的形成过程具有可追溯性，为此特制定“工程文件档案管理办法”（下称档案管理办法）从公布即日起实施。

2 适用范围

2.1 凡院承接的工程设计项目，其设计产品输出的文件及和质量体系有关的质量记录均

应纳入档案管理的范畴。

2.2 凡发生与工程勘察设计过程有关的旁证材料（综合文件），如来往文件、传真、电话

记录、信件、通报、修改通知、会审（会议）纪要、主管部门批复文件、隐蔽工程的施工记录、工程验收报告等均具有可追溯性的作用，应一并归档、保存。

3 职责

3.1 设计输出文件、归档资料、旁证资料、质量记录等的收集、分类、装钉、编码、标识、

贮存、归档、查阅与借阅管理、退档、销毁、处理等均由档案管理员（统计员）操作。

3.2 设计文件、资料、记录等按照建设部、国家保密局的有关《建设工作中国家秘密及其

密级具体范围的规定》（一九八九年十一月二十日）的具体要求，划分保密范围和密级，有关保密文件、资料、记录应由保密管理员处理。

4 工作程序与管理

4.1 设计输出文件、资料归档管理办法

4.1.1 设计工程项目归档的技术文件包括：

a 基础文件：包括设计任务单，上级审批文件、设计合同、有关协议文件、地质勘察

报告、地形图、红线图等。

b 设计文件：包括设计图纸及各专业设计工程计算书。

C 综合文件：包括工艺资料、来往文电、会议记录、校审记录、施工图设计文件审查

意见表、结构设计质量总控大纲、工程结构设计质量管理表、工程竣工验收报告、工程联系单等。

4.1.2 凡完成的设计工程项目，均由项目负责人将所形成的技术文件材料加以收集、整理，

在设计文件输出时，由设计所统计员交院档案室归档。

4.2 设计文件输出及资料的管理办法

4.2.1 为加强输出的设计文件、资料的管理，确保文件、资料的完整性，便于利用和管理，

更好地为勘测、设计、科研工作服务，特制定本办法。

4.2.2 办理出图手续时，必须详细填写“出图任务报告单”，出施工图需经经营管理部审查

签署盖章认可后，送档案室办理文件输出手续；输出的文件，由档案室集中统一保

管，各设计所或个人不得留存，以确保输出文件的完整性。

4.2.3 设计图纸必须审批手续完整，图纸齐全、图纸编号无误，注明年月，方可入库。如发

现图纸名称、专业代号、张数与目录不相符时，底图管理人员应及时通知有关人员更改。

4.2.4 底图调配晒手续：凡已办入库手续的底图，如因工作需要晒图（需晒印作设计参考或

业务洽谈），须经该部门领导（含技术负责人）签署意见后，可晒所需的图纸或工程项目的主要平、立、剖面图。

4.2.5 凡属套用图纸，必须有经营管理部签发的设计委托单（设计合同或收费通知单），经

责任设计所列出套图目录、方可套用出图。

4.2.6 工地设计代表在现场修改和补充的图纸，返院后应作相应的修改，底图交档案室统一

保管。

4.2.7 已入库设计图纸的修改办法及补充

a 凡是已入库的设计图纸、资料，若要更改时应经该所领导或相应授权人批准后，方

可修改。设计图纸修改时，应填写设计更改通知书加盖修改图标，注明修改日期及批准人签名和注册章。

b 图纸修改内容过多时，应重新出图，技术人员必须及时通知档案室，原图作废，更

换新修改的图纸，并作出更改标识，加盖修改图章和注册章。

c 对设计图纸的修改要慎重，应按岗位责任制的职责逐级校审。所有修、补、改图纸

一律应及时归档入库，并提交与修改后图纸相一致的电子版图纸。

d 设计图纸修改涉及其他专业时，应与有关专业联系，共同修改、会签。

e 底图修改后，要及时更换已入库相应的图纸。对于已发送至施工单位正在施工或将

要施工的图纸，应及时发函修改。

4.2.8院内套用标准图集（国标和省标）必须写清图集号（按现行目录图号），凭出图单办

理领取图集（每项工程三套），如该图集缺货，可由设计人列出该图集“节点大样”，经标准站办理手续。

4.2.8兴建单位需我院提供竣工图纸时，竣工图纸图标中的“图别”栏中应填写“竣工图”

字样，才能办理出图手续。

4.2.10 兴建单位需加晒图纸，必须持有公函或委托手续，列出详细加晒图号，并预付晒图

费用。

4.2.11 严格遵守保密制度，非库房管理人员不得进入底图库房。

4.2.12 库房内严禁吸烟，保证库房安全。

4.3 档案资料借阅制度

4.3.1 为加强档案管理工作，充分发挥档案在勘察、设计、科研工作中的作用，特制定本制

度。

4.3.2 凡本院职工，填写《档案借阅登记表》，经所或分管领导同意后，可借阅档案资料，

借阅资料期限最长不超过三个月，逾期不还又不办理续借手续者暂停借阅。

4.3.3 借出的档案虽未到期，遇到下列情况之一者，需归还图纸档案管理部：

a 外出培训，学习超过三个月者。

b 如遇工程急需，档案管理人员可以向借阅者催还。

4.3.4 档案可以零散抽借，借阅者在借阅与归还时，必须查点清楚。如有疑问，应在借出前

向管理人员联系，以便妥善解决。

4.3.5 借阅者必须保护档案，在使用过程中应注意以下几点：

a 对借出的档案要妥善保管、爱护、不得损坏、拆散、涂改、剪贴、批注，也不得自

行复制或转借外单位，违者应追究处理。

b 遗失档案，应写遗失报告，报院保密委员会，根据情节酌情处理。

4.3.6 外单位人员查阅办法

a 图纸档案管理部一般不直接对外接待，外单位人员查阅我院档案资料需凭业主单位

正式介绍信或房产证等有效证明，到图纸档案管理部登记、查阅、或晒印。

b 工程档案仅限于在借阅室内查阅、摘抄，查阅完毕按时归还。

c 工程档案一律不得外借。

4.3.8 加强档案利用统计工作，及时收集利用效果，并按时统计上报和反映情况，及时交流

利用经验。

4.3.9 借阅人员应保持室内安静和清洁卫生，严禁在室内吸烟。不得进入档案库房，以保证

库房安全。

4.3.10职工调离、职工离退休必须完整归还所借资料，由资料管理员签字后，人事部门方能

办理离院手续，对于丢失、损坏资料者，除按第3条执行外，还必须赔偿经济损失。

4.4 图纸、资料交流管理制度

4.4.1 外单位来人查阅档案、资料要持正式介绍信，写明查阅理由和范围，并限在图纸档案

管理部阅读。复制提供图纸，必须按照有关手续进行。

4.4.2 凡方案设计阶段或可行性研究阶段的工程技术资料，和其他一切半成品资料以及未正

式投产运行的工程图纸资料，一般不对外提供，特殊情况须经院领导批准，并按批准范围内提供。

4.4.3 资料对外提供办法

a 对外原则上只提供本院的工程资料，对本院从外单位搜集的技术资料，因不属本院

设计成果，本院无权转让，一律不对外提供。

b 对外提供的图纸或资料，一律实行先付款，款到发货。

c 已办理好调晒手续，图纸也按要求晒好，对方拒付款者，以后不再提供资料。

d 全院的技术档案、图纸、资料的对外提供，均由图纸档案管理部统一办理，各勘察、

设计所、公司、个人不得擅自对外单位或个人提供。

4.4.4 收费标准