体系文件管理制度

体系文件管理制度

编制日期

审核日期

批准日期

修订记录

1.目的

规范公司体系文件，包括组织管控文件、流程文件、作业指引、表单记录管理，确保使用文件的充分、适用和有效性。

2.范围

适用于公司体系文件编制、标识、审核、批准、修订、发放及归档。

3.术语与定义

3.1.组织管控（GK）文件：对组织架构、责权进行规定的文件。指组织管理手册、授权手册。

3.2.流程文件（LC）：为进行某项活动或过程所规定的途径而形成的文件。对于主责范围内

跨部门事务工作程序制定，可结合《授权手册》审批权限，明确关键环节工作职责进行拟订。

3.3.作业指引(ZY)：本部门为确保作业过程有效策划、运作和控制所需的文件。对于流程文

件各环节操作规范及涉及事项的细化，明确工作细则及标准。

3.4.制度/规范/规定/办法/细则(ZD)：针对各部门所负责模块的内部管理纲性规则拟订。3.4.1.制度：强调共同性甚至全民性，是基础性的约束条文。例如：社会主义经济制度

3.4.2.规范：指群体所确立的行为标准。例如：***行为规范

3.4.3.规定：强调预先（即在行为发生之前）和法律效力，用于法律条文中。例如：普通高

等学校学生管理规定

3.4.4.办法：也就是处理问题的方法，强调上级对下级的指导性。例如：出版管理行政处罚

实施办法

3.4.5.细则：是对个别或一些制度、措施、方法中的详细地方加以规范，强调详细的解释，

说明及法律性。

3.5.记录(R)：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。

3.6.文件标识：指体系文件编号，并对其版本及修订状态进行标记的工作。

3.7.体系文件:指包含组织管控文件、流程文件、作业指引、制度/规范/规定/办法/细则文

件，统称为体系文件。

3.8.流程体系文件：除组织管控文件以外的文件，指流程文件、作业指引、制度/规范/规定

/办法/细则文件，统称为体系文件。

4.职责

4.1.营运管理部负责制定体系文件的编制规范，发布及更新。

4.2.各部门负责本部门/本模块的流程体系文件编制及优化。

4.3.营运管理部组织跨部门体系文件的优化及报批。

4.4.人力资源部负责组织管控文件的更新及优化。

5.方法和过程控制

5.1.体系文件的编制及审批：

5.1.1.部门根据本部门的业务需要，负责本部门/本模块体系文件的编写。

5.1.2.部门内部文件，不涉及跨部门流程，由责任部门直接进行编制，营运管理部参照《授

权手册》进行审批。

5.1.3.若为跨部门的流程优化，由营运管理部组织责任部门及相关部门进行讨论，如有必要

则组织专题会进行研讨。体系主管参照《授权手册》进行审批。

5.2.体系文件的优化及审批：

5.2.1.部门如需要修订优化流程体系文件，填报《体系文件优化审批表》，注明文件修订的

原因、修订的内容、修订前后版本及修订状态的变化等情况。营运管理部根据公司运行状况确定是否需要新编或修订，将《体系文件优化审批表》传递到原编写部门，由该部门组织修改编制。参照《授权手册》进行审批。

5.3.体系文件的标识：

5.3.1.文件标识：经审核同意编写或修订文件后，由营运管理部负责给定文件编号。

5.3.2.模块名称及代码：

5.3.3.文件类型代码：

5.3.3.1.流程：LC

5.3.3.2.指引：ZY

5.3.3.3.制度/规范/办法：ZD

5.3.3.4.表单/附件：R

5.3.3.5.组织管控：GK

5.3.4.编号示例：

5.3.4.1.流程：公司代码-流程模块代码-LC+顺序号

JDDSY-YJ-LC01

5.3.4.2.指引：公司代码-流程模块代码–ZY+顺序号

JDDSY-YJ–ZY01

5.3.4.3.制度：公司代码-流程模块代码-ZD+顺序号

JDDSY-YJ-ZD01

5.3.4.4.表单/附件：JDDSY-R-模块名称+顺序号

JDDSY-R-XZ01

注：如果一个表单在多个流程/指引中出现，按照价值链的顺序，以在第一个流程中出现的表单编号为准，在其他流程中出现的该表单也用上一流程中出现的编号, 保证每个表单的编号唯一。某一模块中涉及到的表单统一放在同一个文件夹中“相关记录”，加上“00模块名称表单记录目录”。（如：00行政管理表单记录目录）

5.3.4.5.组织管控：公司代码-GK-顺序号

JDDSY-GK-01

5.3.5.文件有效版本标识

5.3.5.1.所有文件均要标明版本及修订状态，即版本号。其编号规则为：文件每修订一

次，修订状态从0、1…到9依次递增，超过10次时其版本由A、B…到Z依次递增。

例：A/0、B/1。

5.3.

6.文件的生效日期：体系文件必须标明生效日期，即为文件报批签字生效日期。

5.3.7.文本板式：参照本文件的字号及排版。

5.4.体系文件的发布：营运管理部负责体系文件的发布，组织相关部门学习优化后的体系文

件。

5.5.体系文件的归档：营运管理部体系主管负责保存体系文件及《体系文件优化审批表》，

每年1月，定期向档案室归档。

6.支持性文件

无

7.相关记录:

7.1.《体系文件优化审批表》 JDDSY-R-YJ01