招投标及施工档案管理制度
招投标档案管理制度
第一章总则第一条为规范招投标活动，确保招投标档案的完整、准确、系统，根据《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有招投标活动的档案管理，包括但不限于招标文件、投标文件、评标文件、中标通知书等。
第三条招投标档案管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：档案内容必须真实反映招投标活动的过程和结果；（二）完整性原则：档案资料应全面、完整，不得遗漏；（三）准确性原则：档案内容应准确无误，便于查阅和利用；（四）保密性原则：对涉及商业秘密、技术秘密的档案资料，应严格保密。
第二章档案收集与整理第四条招投标档案的收集工作由招标部门负责，应严格按照招投标文件的要求进行。
第五条招投标档案的整理工作应遵循以下要求：（一）按照招投标文件的自然顺序进行整理；（二）对文件资料进行分类、编号，编制目录；（三）对电子档案进行备份，确保数据安全。
第六条招投标档案的归档工作应在招投标活动结束后一个月内完成，归档材料应包括：（一）招标文件；（二）投标文件；（三）评标文件；（四）中标通知书；（五）合同；（六）其他相关文件。
第三章档案保管与利用第七条招投标档案的保管工作由档案管理部门负责，应按照以下要求进行：（一）建立档案库房，确保档案存放安全；（二）对档案进行定期检查、消毒，防止档案损坏；（三）对档案进行防火、防盗、防潮、防虫、防尘等保护措施。
第八条招投标档案的利用工作应遵循以下要求：（一）查阅档案需经档案管理部门批准；（二）查阅档案时，应遵守档案保密规定，不得泄露档案内容；（三）查阅档案应填写查阅登记表，记录查阅时间、查阅人等信息。
第四章档案销毁第九条招投标档案的销毁工作应严格按照国家有关规定执行，销毁前需经单位领导批准。
第十条招投标档案的销毁方式包括：（一）物理销毁：如撕毁、剪碎、焚烧等；（二）电子销毁：如删除、格式化等。
第五章责任与奖惩第十一条招投标档案管理人员应认真履行职责，对档案管理工作负责。
招投标工程档案管理制度
一、总则为规范招投标工程档案管理工作，确保招投标档案的完整、准确、真实，提高招投标工程档案管理水平，依据《中华人民共和国档案法》、《建设工程招标投标管理办法》等法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本单位所有招投标工程档案管理工作。
三、档案管理职责1. 招投标工程档案管理部门负责招投标档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
2. 项目部门负责招投标工程档案的生成、提交、审核、验收等工作。
3. 相关部门在招投标过程中产生的文件资料，应及时移交招投标工程档案管理部门。
四、档案收集与整理1. 招投标工程档案管理部门应在招投标活动开始前，明确档案收集范围和内容，制定档案收集计划。
2. 招投标工程档案管理部门应严格按照档案收集计划，对招投标过程中的文件资料进行收集。
3. 招投标工程档案管理部门应按照档案分类、编号、装订等要求，对收集到的档案资料进行整理。
五、档案归档与保管1. 招投标工程档案管理部门应在招投标活动结束后，及时将整理好的档案资料进行归档。
2. 招投标工程档案管理部门应按照档案保管要求，对归档的档案资料进行保管。
3. 招投标工程档案管理部门应定期对档案资料进行检查，确保档案资料的安全、完整。
六、档案利用与保密1. 招投标工程档案管理部门应建立健全档案查阅制度，确保档案资料的合理利用。
2. 招投标工程档案管理部门应加强档案保密工作，对涉及国家秘密、商业秘密的档案资料，严格按照保密规定进行管理。
3. 招投标工程档案管理部门应定期对档案资料进行清理、鉴定，对不再具有保存价值的档案资料，按照规定进行销毁。
七、监督检查1. 项目部门应定期对招投标工程档案管理工作进行检查，确保档案管理制度的落实。
2. 招投标工程档案管理部门应定期向上级主管部门汇报招投标工程档案管理工作情况。
3. 对违反本制度的行为，按照相关规定进行查处。
八、附则1. 本制度由招投标工程档案管理部门负责解释。
招投标文件档案管理制度
招投标文件档案管理制度第一章总则第一条为了规范招投标文件的管理，确保招投标活动的公平、公正、公开，提高招投标工作的效率和质量，根据《中华人民共和国招标投标法》和相关法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于我公司所有的招投标文件档案管理工作。
第三条招投标文件的管理应当遵循科学、规范、公开、透明的原则，保证文件的真实、完整、准确和及时性。
第四条公司招投标管理部门是招投标文件档案管理的主体，负责制定具体的管理办法和制度，对招投标文件的收集、整理、保管、利用和销毁实施监督和管理。
第五条公司全体员工都应当遵守本制度的规定，认真履行招投标文件的管理责任。
第二章招投标文件的收集第六条公司招投标管理部门负责收集公司各个部门提交的招投标文件，包括招标公告、招标文件、投标文件、评标文件、中标文件等。
收集的招投标文件应当按照年度、项目和类别进行归档，建立档案档案目录。
第七条公司各部门应当按照要求提供符合规定格式的招投标文件，并及时报送到招投标管理部门。
第八条招投标管理部门应当做好收集工作的相关记录，包括文件来源、时间、内容等信息的登记。
第三章招投标文件的整理第九条招投标管理部门应当对收集的招投标文件进行整理，包括文件的分类、编号、名称、编号、时间等信息的整理。
第十条招投标文件应当按照年度、项目和类别进行分类，建立相应的档案目录和档案手册。
第四章招投标文件的保管第十一条招投标管理部门应当建立健全的档案保管制度，包括档案保管人员的权限、档案保管的安全措施、档案的存放位置等。
第十二条招投标文件应当进行数字化的存储，建立电子档案，同时备份存储在安全的地方，确保档案的安全可靠。
第十三条招投标文件的保管期限应当根据相关法律法规和公司内部规定进行确定。
第五章招投标文件的利用第十四条招投标管理部门应当对需要使用招投标文件的部门进行审核，提供相应的文件，同时做好相应的使用记录。
第十五条招投标文件的利用应当严格按照规定程序办理，不得随意调用或更改。
招投标公司档案管理制度
第一章总则第一条为加强招投标公司档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据国家档案管理的相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有招投标项目、内部管理、员工培训等形成的各类档案资料。
第三条公司档案管理工作遵循以下原则：（一）统一领导、分级管理；（二）集中统一、科学分类；（三）真实准确、完整齐全；（四）安全保密、便于利用。
第二章档案管理机构与职责第四条公司设立档案管理部门，负责公司档案的收集、整理、保管、利用等工作。
第五条档案管理部门的主要职责：（一）制定档案管理制度，组织实施档案管理工作；（二）负责档案的收集、整理、立卷、归档、保管和利用；（三）负责档案的鉴定、销毁、统计和报告；（四）负责档案的保密和安全工作；（五）负责档案信息化建设，提高档案管理效率。
第三章档案收集与整理第六条档案收集范围：（一）招投标项目文件，包括招标文件、投标文件、中标通知书、合同等；（二）公司内部管理文件，包括规章制度、会议记录、工作计划、总结等；（三）员工培训资料，包括培训计划、培训记录、考核成绩等；（四）其他具有保存价值的文件资料。
第七条档案整理要求：（一）档案分类要科学、合理，便于查找和利用；（二）档案立卷要按照时间顺序、内容性质、重要程度等进行分类；（三）档案封面要标明项目名称、类别、卷号、保管期限等信息；（四）档案装订要牢固、美观，确保档案资料安全。
第四章档案保管与利用第八条档案保管要求：（一）档案库房要符合防火、防盗、防潮、防虫等要求；（二）档案资料要按照类别、时间顺序进行分类存放；（三）档案资料要定期进行消毒、防霉处理；（四）档案资料要定期进行核对、整理。
第九条档案利用规定：（一）档案查阅需经档案管理部门批准，并办理相关手续；（二）查阅档案需遵守保密规定，不得泄露公司秘密；（三）查阅档案需爱护档案资料，不得擅自涂改、损坏或带走；（四）查阅档案需在档案管理部门指定的场所进行。
工程项目档案管理制度流程
一、总则为了规范工程项目档案管理，确保档案的齐全、完整、准确、系统，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。
二、档案管理机构及其职责1. 成立工程项目档案管理领导小组，负责组织、协调、监督和指导工程项目档案管理工作。
2. 项目部设立档案管理岗位，负责具体实施档案管理工作。
3. 档案管理岗位职责：（1）负责工程项目档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作；（2）负责工程项目档案的统计、分析、利用和保密工作；（3）负责档案管理制度的制定、修订和实施；（4）负责档案管理人员的培训、考核和奖惩。
三、档案管理流程1. 档案收集（1）在工程项目招投标阶段，档案管理人员应参与项目策划、招标文件编制等工作，确保档案收集工作的顺利进行；（2）在工程项目实施过程中，档案管理人员应按照档案收集范围，及时收集各类文件、资料，包括但不限于：a. 工程设计文件；b. 施工图；c. 施工组织设计；d. 施工日志；e. 材料验收报告；f. 质量检验报告；g. 工程变更及洽商记录；h. 竣工验收报告。
2. 档案整理（1）档案管理人员对收集到的档案资料进行分类、整理，确保档案的有序性；（2）对整理后的档案资料进行编号、登记，建立档案目录。
3. 档案归档（1）档案管理人员按照档案归档范围，将整理好的档案资料归档；（2）归档时，应确保档案的完整性和准确性。
4. 档案保管（1）档案管理人员应按照档案保管要求，对档案进行分类存放，确保档案的安全；（2）定期对档案进行检查、维护，确保档案的完好。
5. 档案利用（1）档案管理人员应按照档案利用规定，为工程项目相关单位和个人提供档案查阅、复制等服务；（2）档案管理人员应做好档案利用登记工作，确保档案的保密性。
6. 档案鉴定（1）档案管理人员应定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值；（2）对无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。
四、奖惩1. 对在工程项目档案管理工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励；2. 对违反档案管理制度，造成档案丢失、损坏、泄露等行为的，按照相关规定进行处罚。
招_投标文件档案管理制度
第一章总则第一条为规范招投标文件档案管理工作，确保招投标文件档案的完整、准确、安全，提高档案管理效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有招投标文件档案的管理工作。
第三条招投标文件档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保招投标文件档案的完整、准确，不得遗漏、损坏或篡改。
2. 安全性原则：加强招投标文件档案的保密和安全管理，防止丢失、泄密和损坏。
3. 规范性原则：按照国家档案管理的标准和要求，建立健全招投标文件档案管理制度。
4. 利用性原则：提高招投标文件档案的利用率，为招标投标工作提供有力支持。
第二章组织机构与职责第四条本单位设立招投标文件档案管理领导小组，负责领导、协调和监督招投标文件档案管理工作。
第五条招投标文件档案管理领导小组下设招投标文件档案管理办公室，负责招投标文件档案的日常管理工作。
第六条招投标文件档案管理办公室的主要职责：1. 制定招投标文件档案管理制度，并组织实施。
2. 负责招投标文件档案的收集、整理、立卷、归档、保管、查阅等工作。
3. 加强招投标文件档案的保密和安全管理，确保档案安全。
4. 定期对招投标文件档案进行清理、鉴定和销毁。
5. 向领导汇报招投标文件档案管理工作情况。
第三章招投标文件档案管理流程第七条招投标文件档案的收集1. 招投标文件档案的收集应遵循全面、准确、及时的原则。
2. 收集内容包括招标文件、投标文件、评标文件、合同、会议记录、来往函件等。
3. 收集工作由招投标文件档案管理办公室负责。
第八条招投标文件档案的整理1. 按照档案管理的分类标准，对收集到的招投标文件档案进行分类、编号、装订。
2. 按照档案管理的要求，编制招投标文件档案目录。
3. 整理工作由招投标文件档案管理办公室负责。
第九条招投标文件档案的立卷1. 根据招投标文件档案的内容和特点，按照档案管理的要求，将整理好的文件材料立卷。
招投标档案管理制度_
第一章总则第一条为了规范招投标档案管理，确保招投标活动的透明度和公正性，依据《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有招投标活动产生的档案资料的管理。
第三条招投标档案管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：档案资料必须真实反映招投标活动的过程和结果；（二）完整性原则：档案资料应全面、完整地反映招投标活动的各个环节；（三）安全性原则：确保档案资料的安全，防止丢失、损毁和泄密；（四）可追溯性原则：确保档案资料的查询和追溯。
第二章档案资料收集与整理第四条招投标档案资料包括：（一）招标文件；（二）投标文件；（三）评标委员会的评审报告；（四）中标通知书；（五）合同；（六）其他与招投标活动相关的文件资料。
第五条招投标档案资料的收集应按照以下程序进行：（一）招标文件、投标文件等招标资料在招标过程中收集；（二）评标委员会的评审报告、中标通知书等评审结果在评审结束后收集；（三）合同及其他与招投标活动相关的文件资料在合同签订后收集。
第六条招投标档案资料的整理应按照以下要求进行：（一）按照招标项目进行分类；（二）按照档案资料的性质、形成时间等顺序排列；（三）使用统一的档案卷号、目录、索引等标识。
第三章档案保管与利用第七条招投标档案资料应实行专人保管，确保档案资料的安全。
第八条档案保管应遵循以下要求：（一）档案室应具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠等安全设施；（二）档案资料应按照规定的存放要求进行分类存放；（三）档案资料应定期检查，发现问题及时处理。
第九条招投标档案资料的利用应遵循以下原则：（一）依法公开原则：除涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私外，档案资料应依法公开；（二）合理利用原则：档案资料应按照实际需要合理利用；（三）保密原则：未经授权，不得泄露档案资料内容。
第十条招投标档案资料的查询和利用应按照以下程序进行：（一）查询人提出查询申请；（二）档案管理人员进行审核；（三）批准查询后，提供档案资料。
招投标档案管理制度范文
第一章总则第一条为了规范招投标档案管理工作，确保招投标档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有招投标活动产生的档案资料的管理。
第三条招投标档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理：严格遵守国家法律法规，确保招投标档案的合法性和有效性；（二）全面管理：对招投标活动全过程产生的档案资料进行全面收集、整理、归档和保管；（三）规范管理：按照统一标准，对招投标档案进行分类、编目、编号和装订；（四）安全保管：确保招投标档案的物理安全和信息安全，防止档案丢失、损坏和泄密。
第二章档案管理职责第四条招投标档案管理工作由本单位档案管理部门负责，具体职责如下：（一）制定招投标档案管理制度，并组织实施；（二）负责招投标档案的收集、整理、归档和保管；（三）负责招投标档案的查询、借阅和利用；（四）负责招投标档案的鉴定、销毁和统计工作；（五）负责招投标档案的数字化管理和信息安全保障。
第五条各部门应积极配合档案管理部门做好招投标档案管理工作，具体职责如下：（一）按照规定收集、整理、归档本部门招投标活动产生的档案资料；（二）对归档的招投标档案进行审核，确保档案的真实性、完整性和准确性；（三）配合档案管理部门做好招投标档案的查询、借阅和利用工作。
第三章档案收集与整理第六条招投标档案收集范围：（一）招标公告、投标邀请书、招标文件；（二）投标文件、投标保证金、投标报价；（三）评标委员会组成人员名单、评标办法、评标结果；（四）中标通知书、合同签订、履约验收等相关文件；（五）招投标活动中的其他相关资料。
第七条招投标档案整理要求：（一）按照招标项目分类整理，每个项目为一个案卷；（二）每个案卷应包括封面、目录、备考表、文件材料等部分；（三）文件材料应按照时间顺序排列，编号、装订整齐；（四）案卷封面应填写项目名称、招标编号、整理人、整理日期等信息。
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招投标及施工档案管理制度
一、工作目的
每一个员工的工作目的只有一个，那就是使工作顺利进行，业绩不断提升，公司不断发展、前进。
在每一个工程的前期都做好充分的准备，把招投标工作顺利有序的完成，使每一个工程的竣工资料齐全完整。
二、工作流程
招投标工作流程：文件制作完成后自检后，再经由经理及相关部门审核无误后定稿。
三、职责
（一）招投标工作
1、正式招投标：
前期：准备招标文件，包括工程项目大概的开竣工日期（工期）、图纸、工程量清单、工程的施工范围及施工内容以及需要特殊的注意事项（如合同付款方式）。
给甲方提供联系单（三个不同公司），及时告诉联系人，以免公司人员不知此事造成误会。
（以上均应为与已成熟的建设单位合作）
招标开始：
（1）在中国招标与采购网上查询招标公告（非会员无法查到
工程项目的具体名称及项目编号、包号，只能直接打电话通过招标公司请求提供招标公告），通过招标公告进行报名购买招标文件（招标文件会发送到各个联系人的邮箱，收到后互相转告），收到招标公告后把招标编号、工程名称及招标编号以邮件形式发给财务，以便购买招标文件时所需。
（2）投标文件的制作：认真仔细的阅读招标文件，有特殊要求及规定应及时向上级领导汇报沟通；准备所需资料，每个公司的资料应及时更新，与各合作单位保持联系并就此次项目进行沟通，确保所提供的资料有效；与预算部门沟通，规定完成时间及金额，具体事项工程部应与预算部交代清楚。
在此同时，通知财务部电汇投标保证金（三家）。
2、非正式招投标（邀标形式）：
提供三家公司联系单，收到邀约书后应及时通知投标部，根据招标文件具体要求编制投标文件，工程部要提供预算书，并与工程部联系是否需要公司派人参加开标。
3、新建合作单位
在招投标工作中与其他新建合作关系单位之间的沟通，所发生的费用及电汇单、收据等的填写方式及要求应交代清楚，所需资料准备齐全，事后费用的退还应由财务部及办公室共同进行处理。
4、注意事项
招标文件中需注意事项：付款方式是否合理（针对每个项目
的区域及甲方不同，是否做出不同的调整），工程部需要确认。
签订合同时注意事项：签署页中“甲方法人或代理人签字”
处所签字人是否有效，是否与所盖公章的法人一致。
（二）工程档案管理
1、目的
为进一步规范工程档案管理工作，有效地为公司投标、施工、生产等各项工作服务。
2、适用范围
（1）、所称工程档案是指公司在投标、施工、生产活动中直接形成的，对公司具有保存与利用价值的各种文字、图表、等不同
形式的历史记录。
（2）、工程档案是维护企业历史真实面貌的重要依据，是公司信息资源的重要组成部分，任何个人不得将档案据为己有或拒绝
归档。
3、要求
项目部负责人(或指定专人)按工程进度随时做好档案资料的收集工作。
以工程名称命名文件夹。
签证及技术联系单原件必须存档（应有甲方确认签字盖章）。
4、归档时间及要求
施工过程中形成的工程档案资料，在项目竣工后(或按阶段)整理归档。
5、工程资料归档范围及装订顺序
5-1、前期文件
A、卷内目录（每卷必有）；
B、施工组织设计；
C、开工报告、竣工验收申请/报告；
D、图纸会审记录；
E、工程联系单。
5-2、装饰部分
A、单位工程观感质量评定表；
B、室内/外观感质量评定表；
C、电气、水暖安装工程观感质量评定表；
D、单位工程质量综合评定表；
E、土、水、电质量保证资料核查表；
F、分部工程质量评定汇总目录；
G、各分部工程质量评定表；
H、分部分项工程质量评定汇总目录；
I、分部分项工程质量评定表；
J、各分部隐蔽工程检查验收记录汇总目录；
K、隐蔽记录。
5-3、电气部分
A、绝缘电阻测验记录；
B、电力电缆试验；
C、分部工程质量评定表；
D、分项工程质量评定汇总目录；
E、各分项工程质量评定表；
F、隐蔽记录汇总目录；
G、隐蔽记录。
5-4、水暖部分
A、分部工程质量评定表；
B、分项工程质量评定汇总目录；
C、各分项质量评定表；
D、隐蔽记录汇总目录；
E、隐蔽记录。
5-5、土建部分
A、工程定位测量报验/报告；
B、分部工程质量评定表；
C、各分部质量评定汇总目录；
D、分部分项质量评定表；
E、隐蔽记录汇总目录；
F、隐蔽记录。
5-6、材料出厂检测报告及试验报告：装饰部分、电气部分、水暖部分、土建部分。
5-7、公司要求的施工日记及技术交底资料。
有些资料可根据甲方及监理单位要求进行编制。
表格中的内容可参考有关资料书籍。
四、各部门的配合工作
1、工程部：
（1）如需制作招标文件，应提前通知（至少提前一天），并提供大概的开竣工日期（工期）、图纸、工程量清单、工程的施工范围及施工内容以及需要特殊的注意事项（如合同付款方式）。
（2）应该通知公开招标公告的大致时间。
（3）有关甲方对竣工资料提出的要求要表达清楚，事先说明。
必须将最后完整的竣工资料（包括竣工图）回传公司。
（4）项目部、采购部全程参与投标，全程配合投标。
2、财务部：
（1）购买招标文件，电汇投标保证金及中标服务费，并提供投标保证金电汇单底联复印件。
（2）投标保证金的退还，需开收据。
3、办公室：
（1）招投标过程中的一些回执（传真形式或邮件形式）需要传给招标公司。
（2）封标时需要办公室人员配合完成。
（3）退还投标保证金的收据快递给招标公司，中标单位附合同有效页复印件。
（4）投标时需要提前帮忙定好车票和宾馆。
五、其他事项
1、所有招投标文件均会发至公司邮箱及所在项目经理的邮箱中，
包括招标文件、投标文件及报价书等，请个相关部门进行下载存档。
2、所发的竣工资料表格各项目部要保存好。
3、招标公司的基本资料（开户行名称、账号、公司地址、联系电话及传真）、电汇款要求及项目名称编号等提供给财务部及办公室后，请各部门保存。
（以上所提内容，各相关部门均需存档保存，必要时可另存到U 盘中。
除特殊情况外，不在重复发送。
）
4、投标文件编制的前提：有招标文件或邀约书。
二者都没有，不予提供投标文件，除非在总经理的安排下。
5、办公室人员应将中标通知书与合同一并保存。
6、编制招投标流程程序，各部门所提供资料一览表，此表各部门存档。