003.信息交流控制程序
信息交流控制程序
1.目的规定公司内、外部信息交流渠道，确保公司内部及公司与外部相关方之间的信息能有效传达。
2.范围适用于公司内、外部信息交流活动。
3.职责各部门负责职责范围内的内、外部信息交流。
4.工作程序4.1信息交流分类1）信息交流分内部信息交流和外部信息交流：a.内部信息交流指公司管理体系运行中各层次和各职能间的信息交流。
b.外部信息交流指公司与相关方的信息交流。
4.2内部信息交流1）内部信息交流内容、主管部门（即传递信息部门）、执行程序见表1。
2）内部信息交流可采用口头、文件、会议、电话、公告栏、网络等方式。
对无文件规定的信息，通过《业务联络单》进行沟通。
表1 内部信息交流一览表4.3外部信息交流1）外部信息交流内容、主管部门（即信息接收、处理及回应部门）、执行程序见表2。
2）主管部门收到信息，处理后回应相关方，并作好记录。
3）当公司非对应的责任部门接到相关方信息时应负责传递到对应的责任部门或指示传递路线，并记录。
4）外部信息交流可采用电话、文字、信函、电子邮件等形式。
对无文件规定的信息，可通过“业务联络单”进行沟通。
5）公司重要环境因素&重大危险源的信息由责任部门将其相关部份对其相关方进行信息交流，非相关部分不主动对外交流，若外部相关方提出获取要求时，需经管理者代表批准后方可进行对外交流（仅限查阅，不对外分发，环保行政主管部门和认证机构除外）。
表2 外部信息交流一览表----《目标、指标和方案控制程序》----《合同评审程序》----《采购控制程序》----《环境因素识别与环境影响评价程序》----《危险源辨识﹑风险评价控制程序》----《法律法规和其他要求控制程序》----《应急准备和响应控制程序》----《会议记录》。
信息交流控制程序
RR服装洗漂实业有限公司环境管理体系程序文件信息交流控制程序（本受控文件之规定，相关部门应严格、有效执行。
未经批准，不得复制和向外提供）1•目的通过在公司内部各层次和职能之间，以及公司与外部相关方之间建立有效的沟通渠道, 确保环境信息交流的及时、有效，并保持环境管理体系的持续有效。
2 •适用范围适用于公司内外部环境信息的交流。
3.职责3.1贯标办：a）内外部环境信息交流的归口管理部门；b）负责发布、收集和传递内外部环境信息；c）负责内外部环境信息交流的总体协调安排；3.2各相关部门：负责内外部环境信息的接收、传达、处理、回复、宣传。
3.3环境管理者代表：负责对有关外部信息交流的决策。
4.工作程序4.1信息交流的方式：（不局限于）a）工作例会或环境管理会议；b）报告分发；c）培训方式；d）合理化建议；e）客户投诉通报；f）公告栏；g）环境公告；h）相关政府部门的联系。
4.2内部信息交流4.2. 1内部信息交流内容可包括：（不局限于）a）环境方针、目标、指标、方案；b）适用之法律、法规和其他要求；c）环境因素及重要环境因素；d）环境监测和测量结果；e）公司环境绩效；f）管理评审、内/外部环境管理体系审核结果；g）其他。
4. 2. 2贯标办负责将国家法律法规要求，政府环境部门的要求，客户对我公司的新的环境要求等通过各种会议（工作例会、环境管理会议）及公司公告栏，或制订/修订文件和对相关人员进行培训，传达到相关场所和人员。
4. 2. 3通过执行《环境监测和测量控制程序》，贯标办收集、传达和交流环境绩效的数据，实现对环境表现的监督。
4. 2. 4公司全体员工对所发现的环境问题及重要的环境信息，有责任向所在部门的主管、厂长或经理报告，如环境问题和信息涉及到其直接领导者，也可直接向贯标办或环境管理者代表汇报。
4. 2. 5如环境信息涉及到公司的重要环境因素，贯标办应对其进行详细记录，并报告环境管理者代表召开对策会议，研究对策呈报总经理批准后，落实到责任部门实施。
信息交流控制程序
编号：QE/ZCJ2.06 版次/修订：A/01. 目的为了及时、准确地收集、传递和反馈有关信息,并作好对信息交流的管理,特制定本程序。
2. 适用范围本程序适用于公司管理体系运行中所涉及的各种内部信息的交流,外部信息收集后在公司内部的交流,以及与外部各相关方的信息交流。
3. 职责3.1 办公室负责信息交流的归口管理。
3.2 采购部、经营部等相关部门负责各自相关方信息的交流与收集。
3.3 各部门负责工作范围内有关信息的交流。
3.4 总经理负责紧急信息的处理。
4. 工作程序4.1 信息的分类按信息来源可分为外部信息和内部信息。
按信息性质可分为正常信息、不符合信息或潜在不符合信息、紧急信息等。
4.1.1 外部信息指公司外部与管理体系、产品质量或环境绩效有关的信息,主要包括：a)地方监测站、环保局、质量技术监督局、商检局、公证处、认证机构等监测或检查的结果及其反馈的信息；b)与管理体系或产品有关的法律、法规、政策、标准类信息,如环境法律、法规、质量法律、法规、条例、产品标准等；c)顾客反馈的信息（包括顾客抱怨）,如投诉、表扬、建议等；d)其他相关方（供方、主管部门、废物收购方、计量单位、媒体等）反馈的信息,如计量器具检定报告；e)其它外部信息,如各部门直接从外部获取的有关环境、质量改进技术、管理等方面的信息。
4.1.2 内部信息指公司内部与管理体系、产品质量或环境有关的信息,主要包括：a)与管理体系运行有关的信息,如相关方情况的变化、设计更改、内部审核报告等信息；b)与管理体系有效性有关的信息,如质量要求的变化、管理目标、指标的变化、发生的质量、环境方面的问题、环境绩效等；c)与产品质量、环境绩效有关的信息,如产品质量特征、管理方针、管理目标、指标、重要环境d)因素、法律、法规与其它要求等；编号：QE/ZCJ2.06 版次/修订：A/0e)其它方面的信息,如过程能力、人力资源、设备状况、员工的合理化建议等。
信息交流控制程序、工作流程图表
信息交流控制程序1、目的为规范质量、环境及职业健康安全管理信息交流与协商渠道，确保体系的有效运行，特制定本程序。
2、适用范围本程序适用于公司质量、环境与职业健康安全管理体系的信息交流与协商。
3、职责3.1 经理办公室负责公司质量、环境、职业健康安全管理体系方面的信息交流工作。
3.2 工会组织作为公司员工利益的代表，参与相关职业健康安全管理事务的处理。
3.3 各职能管理部门负责相应业务范围内的内、外部信息交流。
3.4 紧急状态下的交流与协商由产生单位直接传递公司主管领导和政府部门。
3.5 管理者代表负责重大信息处理的审批，并与总经理进行信息交流。
5、工作程序5.1 信息交流分为内部信息交流和外部信息交流。
5.2 信息交流与协商的途径可以是口头或书面文件以及一切可以利用的宣传工具。
5.3 内部信息交流的主要内容是：5.3.1 QEOHSMS方针、目标、指标、管理方案；5.3.2 重大环境因素和信息；5.3.3 重大危险因素和信息；5.3.4 职责和权限的信息；5.3.5 培训信息；5.3.6 监测、测量信息；5.3.7 不符合与纠正信息；5.3.8 内、外审、管理评审信息；5.3.9 相关法律法规及其他要求的信息；5.3.10 紧急状态及应急的响应信息；5.3.11 员工的抱怨信息等；5.3.12 QEOHSMS事故及其处置信息。
5.4 外部信息交流的主要内容是：5.4.1 质量、环境与职业健康安全方针通告相关方；5.4.2 QEOHSMS法律法规和其他要求的信息；5.4.3 QEOHSMS监测与测量的信息；5.4.4 认证与监督检查的信息；5.4.5 顾客对产品质量的抱怨或要求、相关方的投诉等信息；5.4.6 来自上级公司、行业、协会的信息；5.4.7 其他外部相关方的信息。
5.5 信息提出者可以是相关方，公司内部的所有员工或职能部门。
5.6 内部信息交流管理5.6.1 公司的QEOHSMS方针、QEOHSMS有关要求、知识，相关部门和单位可用多种形式（例如文件、手册、画册、电子网络、张贴于门前、写于外围墙）传达到每个员工，增强员工健康安全及环保意识。
信息交流控制程序
1 目的保证质量、环境/职业健康安全信息在公司内外及时、顺畅地传递和交流，以展示公司提高产品质量、增强顾客满意度、改善环境/职业健康安全绩效的承诺和所做出的努力，促进质量、环境/职业健康安全管理体系的持续改进。
2 范围适用于公司内部各部门之间和公司与外部的信息交流。
3 职责3.1 管理者代表及ISO标准办公室负责公司质量、环境/职业健康安全管理体系运行情况的内、外部信息交流。
3.2 质量管理部负责公司质量管理方面内、外部的信息交流。
3.3 环保部负责公司环境管理方面内、外部的信息交流。
3.4 安全部负责公司职业健康安全管理方面内、外部的信息交流。
3.5 人力资源部负责公司人力资源管理、劳动保险管理等方面内、外的信息交流。
3.6 装备管理部负责公司装备维护、保养管理的内、外信息交流。
3.7 工会负责公司员工及其代表所反馈的职业健康安全信息的交流。
3.8 装备供应部、供运部负责采购需求及与供方的信息交流。
3.9 销售部、进出口部负责与顾客的信息交流。
3.10 V分厂负责公司工程维修及施工、建设等方面的内、外信息交流与协商。
3.11 各职能部门、分厂、车间、班组负责本级与其相关的质量、环境/职业健康安全的信息收集、发出、接收、传递、处理。
4管理内容与要求4.1信息传递的渠道和方式(1) 每月一次的经营计划会议；(2) 每周一次的生产调度会议；(3) 各种会议；(4) 文本文件；(5) 各种记录、报表；(6) 电话联络；(7) 会议纪要、通知、通报、公告板等；(8) 宣传手册、广告、联谊会、报告等；(9) 内联网及互网络；(10) 其它形式。
4.2各类信息交流的对象、交流的主题和内容4.2.1内部信息(1) 公司质量方针、环境与职业健康安全方针以文件形式传达到所有为公司或代表公司工作的人员；(2) 体系运行中有关规定、要求分别以相关的程序文件或第三层次文件的形成向各部门传达；(3) 年度目标、指标及管理方案以文件形式传达到各个部门；(4) 公司生产经营计划、管理工作计划、管理层有关质量、环境、职业健康安全活动的重要决定和要求，由公司管理层召开月度经营计划会或以专题会议、文件形式向中层管理人员通报；(5) 环境因素和危害的辨识、评价和控制方法的信息，由环保部、安全部、ISO标准办公室以清单的形式向各部门和相关方进行传达和交流；(6) 生产实现过程中关键工序的质量控制情况的信息由各分厂、车间通过岗位操作记录、流水作业卡、分析报表等形式向有关部门进行交流；(7) 生产实现过程中关键工序的质量监测信息，原料、产品的检验信息，由分析中心站、质检站以各类分析记录和分析报告单的形式向有关部门进行交流；(8) 环境监测信息，由环保部在内部网上公布ZC/EMSD-28-13《环境参数监测月报表》，供各部门查询；(9) 设备检修、维护保养情况的信息由装备管理部和V分厂通过检修计划、设备维修卡等形式向有关分厂、车间、部门进行交流；(10) 监视和测量装置的控制信息由V3车间通过各种在线监测记录、各种检定、校准记录和其他形式向有关分厂、车间、部门进行交流；(11) 法律法规和其他要求等外来文件、资料的信息，按ZC/QMB-02《法律法规和其他要求控制程序》、ZC/QMB-01《文件和记录控制程序》的规定进行交流；(12) 员工及其代表反映的各类信息可直接向工会或通过ZC/QMD-01-32《信息反馈单》向主管部门进行交流；(13) 内审、外审及管理评审信息，ISO标准办公室以审核计划、审核报告及管理评审计划、管理评审报告的形式向各部门进行交流；(14) “不符合”信息的传递：1) 审核中发现的不符合，开具“不符合报告”，向发生不符合项的单位传达。
信息交流控制程序
信息交流控制程序1、目的为了确保公司一体化信息的及时、准确地收集、传递及反馈，作好信息的管理工作，特制定本程序。
2、适用范围适用于公司内部信息的传递与处理，以及与外部各方的信息交流。
3、职责3.1 管理者代表负责本程序的归口管理。
3.2 市场部负责统筹公司对内、对外有关质量、环境的信息收集、传递和处理。
3.3 各部门负责与其上级主管部门的信息交流及内部员工反映问题的反馈工作。
4、工作程序4.1 信息的分类4.1.1 外部信息4.1.1.1地方监测站、环保局、质量技术监督局、地方劳动部门、总工会、消防局、当地政府、认证机构网上，购买公司产品的顾客等监测或检查的结果及反馈的信息；4.1.1.2 政策法规标准类信息，如环境法律法规、条例、产品标准等；4.1.1.3 相关方反馈的信息及其投诉等，相关方指顾客、供应商、废物收购方、社区居民、员工家属等；4.1.1.4 其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关环境、质量技术等管理方面的信息。
4.1.2 内部信息4.1.2.1 正常信息，如方针目标、绩效测量和监视记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其他记录等；4.1.2.2 （潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等；4.1.2.3 紧急信息，如出现火灾等情况下的信息与记录；4.1.2.4 其他内部信息（如员工的建议等）。
4.2 信息的收集与处理信息可采用书面资料、记录、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯等方式予以传递。
4.2.1 外部信息的收集与处理4.2.1.1 各部门负责与地方监测站、环保局、质量技术监督局、地方劳动部门、总工会、消防局、当地政府、认证机构等监测、检查结果及反馈信息的收集，由公司相关部门传递到有关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照相关程序文件的要求进行处理。
4.2.1.2 各相关部门按其业务范围将收到的上级主管部门文件呈报部门主管后做出相应的处理，若直接从外部获取的有关的法律、法规和标准等管理信息时，应在一周内以《信息联络处理单》反馈到市场部，由其负责分类、整理，根据需要传递到相关部门。
003---信息交流控制程序
1 目的建立和保持有效的协商和沟通机制，确保本公司质量管理体系对内、外的有效沟通及质量管理体系有效地运行。
2 范围适用于本公司内部及外部有关信息的交流与沟通工作。
3 定义无4 职责4.1业务部：负责与客户的信息交流与沟通。
4.2采购：负责对供应商的信息交流与沟通。
4.3相关部门：负责职责范围内的协商和沟通及相关信息的接收、传递和处理工作。
5 作业内容5.1流程图：无5.2 信息交流与沟通的内容信息交流与沟通的内容可分为内部信息交流和外部信息交流。
5.2.1内部信息交流包括以下内容：5.2.1.1相关部门的质量管理体系文件的执行情况；5.2.1.2质量、工作环境及安全管理方面的实施情况；5.2.1.3法律、法规、标准及其它要求的变化情况；5.2.1.4检查、考核结果及处理情况；5.2.1.5事件和事故信息；5.2.1.6内审、外审、管理评审结果；5.2.1.7员工建议和意见；《合理化建议表》；5.2.1.8其它方面的信息。
5.2.2外部信息交流包括以下内容5.2.2.1与产品有关的法律、法规及标准的变化情况；5.2.2.2与公司有关的法律、法规变化情况；5.2.2.3 ROHS的相关信息；5.2.2.4与客户及供应商的产品信息等情况；5.2.2.5来自上级和政府部门的要求、规定等信息；5.2.2.6来自相关方的信息；5.2.2.7需要向上级和政府部门传递的信息；5.2.2.8与相关方面协商处理工作中的相关问题；5.2.2.9顾客和相关方提出的意见或建议；5.2.2.10其它方面的信息。
5.3信息交流的方式5.3.1内部信息交流的方式5.3.1.1建立例会制度。
通过定期召开例会，及时了解工作动态、发现存在问题、制订处理方案、安排工作计划等；5.3.1.2日常工作检查及其它的内部审查。
例如通过内部质量审核，检查体系运行动态，了解质量管理体系的有效性和改进的需求；5.3.1.3公司内部的联络主要通过《联络单》的方式、辅助以通知、会议、公告、内线电话、群号、内部邮件等方式进行联系；5.3.1.4公司内部关于质量管理体系的各种信息，各相关部门通过《联络单》等形式的记录、审核并发放，使内部交流信息文件化，以便追溯；5.3.1.5《联络单》一般在生产工艺、生产计划或订单等有所更改时使用，公司内部的有关信息如相关事宜等，也可以使用《联络单》；5.3.1.6上、下级之间的沟通可以通过《联络单》进行，原则上逐级上报，非特殊情况不得越级上报；5.3.1.7各级人员收到《联络单》后，最多两个工作日内需做出处理或回复相关事项，若在规定的时间内未回复处理，则原沟通人员可越级联络，直到问题解决为止；5.3.1.8所有有关内部信息的交流和沟通内容需要作记录的，均要记录并保存，并及时得到审核、发放与通知；5.3.1.9培训：公司的培训事项由行政部统一规划，各部门要全力配合并实施。
信息交流控制程序
xxx企业标准环境、职业健康安全管理体系程序文件ISO14001:2004/OHSAS18001:2007信息交流控制程序xxxx发布 xxxx实施前言本标准根据公司《环境、职业健康安全管理手册》的要求而编写的，是公司环境、职业健康安全管理体系运行中的具体操作性文件，它是第4个程序文件。
本标准由总经理室提出；本标准由行政管理部归口；本标准由管理者代表批准。
本标准起草部门：行政管理部本标准主要起草人：xxx,xxx信息交流控制程序1.目的为了规范环境、职业健康安全信息交流，确保体系的有效运行，特制订本程序。
2.范围本程序适用于公司各部门对各类环境、职业健康安全信息的传递和处理。
3.权责3.1.质量控制部是信息的综合管理部门，负责公司内外交流的监督管理，并定期检查处理的结果。
3.2.各部门负责相应业务范围内的信息交流、接收、传递和处理。
3.3.管理者代表负责重大环境和安全事故相关信息的交流、处理的审核。
3.4.安全代表参与各类事故的调查和分析。
4.定义4.1.内部信息相关者：指本公司员工。
4.2.外部信息相关者：指政府机关、附近居民、客户、供应商、承包商及其他相关方等。
5.内容5.1.内部信息交流5.1.1.内部信息相关者如有对公司环境、职业健康安全管理有任何意见或改进建议，可以以书面形式填写《xx家园沟通联系书》，提交至质量控制部或管理者代表，质量控制部根据信息内容，移交各相关部门答复，并根据情况对采纳的合理化建议或意见按公司有关规定予以公布和奖励；5.1.2.公司应将方针、目标、指标、重大环境因素和危险源、重大环境和安全事故以及环境和安全的绩效，在适当的时候以会议、宣传栏、网络或书面资料等形式进行宣导。
5.1.3.外部信息信息交流5.1.3.1.对相关方的信息交流：a) 当相关方因业务需要进入公司时，首先应将公司的环境、职业健康安全方针，环境和安全须知传达给相关方，当相关方在公司内部进行具体的活动或作业，如箱体安装、运输原材料、搬运产品、安装或维修设备设施、射线探伤、建筑施工等，还应将与从事活动有关的环境因素和危险源，具体的控制要求明确告知对方，并保留有证据，确保活动过程符合规定的环境和安全要求。
信息交流控制程序
6.6.1在内部审核时对信息沟通方式进行验证。信息沟通是否达到促进质量和环境管理体系运作有效性，是作为判定内部沟通方式是否适宜的依据。如内审结果反映沟通方式不适宜时，管理者代表对沟通方式进行纠正。
6.6.2如有必要时，各相关部门在信息沟通后确认信息沟通的有效性，或由相关人士/管理者代表确认信息沟通的效果，将确认结果反馈给信息发出的部门。
6.4.1.8直属副总经理每月份分别主持召开四次管理例会，会议的范围包括但不限于：新产品项目导入成效，产品质量、成品状况，改进项目的成效回顾与总结，教育培训、资源的可持续发展、员工福利、人身安全。
6.4.1.9当过程出现紧急异常情况时，各部门可实时召集相关部门开会讨论，并由责任部门落实相关的会议决议。
6.7信息沟通有效性评估结果记录
信息沟通有效性评估结果将于每次内审或管理评审的报告中加以总结体现。
7、附件
《会议记录表》
《内部联络单》
《签到登记表》
8、附件：
附件一：信息交流控制流程图
项目
相关部门
TQM
DCC
控制点
适用表单
每周
《会议记录表》
/
《文件发放登记表》
/
《文件管制总览表》
2次/年
《管理评审报告》/《内审报告》
6.4.3文件交流
DCC按《文件控制程序》把有关的系统运作文件发送到相关部门，各相关部门按文件控制程序进行操作。
6.4.4公司内线电话/电子邮件联络/视频会议
各部门的日常工作联络性沟通可通过内线电话、电子邮件或视频会议进行联络沟通，电话、电子邮件的联络只作为沟通性联络；电子邮件联络如作为约束性联络文件，必须有备份经签名批准且在电邮上说明或采用签名后进行扫描处理，方能生效。
信息交流控制程序
信息交流控制程序1 目的保证信息的收集、传递、分析、处理、归档按规定的方法和程序在受控状态下进行。
2 适用范围适用于本公司内、外部信息的管理。
3 职责3.1 市场部、行政部、保障部等部门负责收集企业外部信息。
3.2 各部门负责工作范围内信息的传递和收集。
3.3安全小组统筹内外部信息的传递和处理，做好信息的汇总、保存工作，并对信息的执行情况进行监督。
4 程序4.1 信息的分类4.1.1 外部信息a. 产品检查机构、质量技术监督局、认证机构等检查或监测的结果及反馈的信息。
b. 市场动态。
c. 顾客、供应商等反馈的信息及其投诉等。
d. 政策法规、标准类信息，如法律、法规、条例、产品标准等。
e. 其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关产品质量等方面的信息。
4.1.2 内部信息a. 生产过程情况、产品检查报告、体系情况、方针目标的实施情况等。
b. 其他内部信息（如员工的建议等）。
4.2 信息的收集和处理信息可通过报告、记录、电子媒体、通讯等方式予以传递。
4.2.1 外部信息的收集和处理a. 安全小组负责产品检查机构、质量技术监督局、认证机构等检查或监测结果及反馈信息的收集，汇总并传递到公司相关部门。
当检查或监测结果出现不符合情况，按照《纠正预防措施控制程序》的要求进行处理。
b. 政策法规、标准类的资料信息，由安全小组及行政人事部等相关部门负责收集、更新、整理，交文控中心保存。
详见《文件控制程序》。
c. 市场信息、顾客满意和不满意信息、客户投诉的处理详见《顾客满意控制程序》。
d. 供应商提供物料的质量记录及有关信息，由研发加工部传递到品质部及有关部门。
e. 各部门直接从外部获取的其他信息，以“信息联络单”的方式反馈给安全小组。
4.2.2 内部信息的收集和处理a. 日常信息由各部门按相关文件的规定定期收集并传递。
b. 异常的突发信息，由发现者填写“信息联络单”交由安全小组处理。
如发现问题严重，安全小组应适时采取纠正和预防措施，详见《纠正预防措施控制程序》。
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1 目的与适用范围
1.1 目的
为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，做好信息的管理，特制定本程序。
1.2 适用范围
本程序适应于公司内部信息的沟通、处理以及与外部各方的信息交流。
2 职责
2.1 综合办公室为信息交流控制的归口管理部门。
2.2 业务部负责收集、传递和记录销售和售后服务过程中出现的内、外部信息，负责与顾客进行交流和沟通；供应部负责与供方、承包方的信息交流。
2.3 各部门负责本部门的信息收集并接受来自外部相关方的信息,负责与相关部门进行信息交流和传递,并做好记录。
2.4 综合办公室负责生产、服务信息的沟通和管理，对不符合情况落实纠正和预防措施，以持续满足顾客要求。
2.5 综合办公室负责接收上级部门和环保、卫生、消防机构的发文及相关方的意见、投诉，做好记录、及时处理。
3 工作程序
3.1 信息的分类
3.1.1 按信息的发生状况分为：常规信息、异常信息
常规信息是指日常的反馈及上报的各类以报表为载体的信息；异常信息是指在产品、服务或活动中由于突发事件而产生的信息。
异常信息根据其影响程度分为紧急、重要、轻度三类。
紧急异常信息指严重影响产品性能，危及人身安全，引起相关方强烈抱怨，不符合国家法律、法规，影响大、损失较严重的事故等方面的信息；重要异常信息指影响生产、危害环境和职工健康安全，对体系有
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影响、相关方要求及时解决并采取纠正措施的信息；轻度异常信息指涉及某部门，影响范围小，一般的不合格或差异项、相关方偶尔抱怨的信息。
3.1.2 按信息来源分为：内部信息、外部信息
3.1.2.1 内部信息
a) 各部门之间的日常联系、常规报表、其他信息通报、员工意见反馈等；
b) 生产现场的更改信息、相关的法律、法规及其他要求变更的信息；
c) 管理体系的内部审核、外审及管理评审信息，管理体系过程的监视和测量的信息，不符合、纠正与预防措施及实施情况信息；
d) 方针、目标、指标和管理方案的制订、评审和修改信息；
e)环境因素及危险源更新信息、重要环境因素、重大危险源及其运行控制信息；
f)紧急事态及应急的响应信息，事故及其处置信息。
3.1.2.2 外部信息
a)顾客对产品的投诉和要求、现场服务人员为顾客服务的结果反馈；
b) 来自供方和承包方的信息；
c)上级部门对质量\环境\职业健康安全管理工作的要求（包括法律法规和标准）及检查结果；
d)来自相关方有关公司的环境\职业健康安全管理的信息，如：环境问题投诉等。
3.2信息交流的方式和手段
3.2.1 内部信息交流
综合办公室受理各部门的信息，并向领导层传递。
管理者代表将管理体系运行情况与总经理交流和沟通。
公司内书面信息传达,有记录表格的按记录排序送达，无记录表单的采用《信息联络处理单》和通知等形式；无须书面传达的沟通可采用：电话或谈话、例会、告示或意见箱、
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内部网络等方式。
3.2.2 外部信息交流
合同预算部、业务部负责与顾客交流和沟通，可采用电话、传真、联系函、电子邮件等形式。
供应部与供应商、承包方的信息交流亦可采取上述形式。
综合办公室负责接收上级部门（包括政府、主管部门、行业协会等）和环保、卫生、消防机构的发文，接受相关方的意见、投诉。
公司的重大环境因素包括对重要环境因素的控制情况不对外交流。
但对于外来的重要环境因素应及时进行识别和处理，并保持记录。
公司就有关环境信息进行外部交流，上级和相关方要求公司提供有关环境管理的信息时，只要不涉及商业和技术机密，应及时提供。
其他外部相关方的信息由公司对应部门接收。
3.3 信息的传递和反馈
3.3.1 与顾客沟通的信息和售后服务信息传递，按《用户联系制度》、《售后服务管理规定》。
3.3.2 不符合信息传递。
按《质量不符合、纠正和预防措施控制程序》、《环境、事故、事件、不符合纠正和预防措施控制程序》处理。
3.3.3 与供方、承包方的信息传递，按《采购过程控制程序》和《相关方环境、职业健康安全要求》处理。
3.3.4 上级部门的发文和相关方的意见和投诉由综合办公室统一收集，综合办公室登记后传递到相关部门。
3.3.5 各部门收集来自相关方的信息，由各部门主管领导签署意见后做出处理。
各部门应及时向员工传达公司的内外部信息，听取员工意见和建议，以达成共识。
3.4 信息的分析和处理
003-3
******有限公司程序号003
信息交流控制程序
页数第4页，共4页版次/修改状态A/0
3.4.1 各部门对接收的信息应作好记录,必要时向责任部门进行传递，传递时应告知接收到的外部信息及联系渠道,由责任部门根据实际情况做出处置。
对不符合信息责任部门应制定相应的纠正措施。
各部门接到紧急异常信息应向综合办公室汇报，相关人员经会议研究决定意见后批复，批复意见要迅速向有关部门传达,并要求各有关部门制定纠正改善方案,立即实施并对效果验证。
3.5 信息传递和处理时间的规定
3.5.1 对紧急异常信息，发现人或责任人应立即报告所在部门负责人，所在部门应立即告知主管领导，并在一小时内填写《信息联络处理单》，并于第二天将事故事件描述、处理情况等以《事故、事件报告》的形式报综合办公室，由综合办公室执行《事故调查与处理规定》。
3.6 信息交流的记录及保管
各部门应将《信息联络处理单》和有关信息记录分类保管。
信息记录执行《记录控制程序》。
4 相关文件
5 记录
综表006 信息联络处理单
综表007 事故、事件报告
综表008 会议纪要
工表023 客户意见登记表
安表015 产品质量纠正联系单
003-4。