阐述书面沟通的优缺点
书面沟通的特征
任务名称：书面沟通的特征1. 引言书面沟通是人类社会中非常重要的一种交流方式，它通过文字和符号来传递思想、观点和信息。
与口头沟通相比，书面沟通具有其独特的特征和优势。
本文将探讨书面沟通的特征，包括准确性、持久性、可追踪性、可编辑性和多样性。
2. 准确性书面沟通的首要特征是准确性。
文字可以被反复推敲和斟酌，具有更高的表达精确度。
写作者可以选择合适的单词、词组和语法结构来准确地表达自己的意思。
此外，书面材料可以被多次修改和校对，从而降低错误的可能性。
2.1 使用精确的语言书面沟通要求使用精确的语言，避免模棱两可的表达和歧义。
作者需要选择恰当的词汇和措辞，确保读者能够准确理解所传达的信息。
2.2 书面材料的校对与修改书面沟通允许作者在发送之前对其作品进行校对和修改。
这种审查过程可以纠正语法和拼写错误，提高文本的准确性。
3. 持久性书面沟通的特征之一是其持久性。
一旦文字被记录下来，它可以长期保存并被多个人阅读。
这为信息的长期存储和传播提供了方便。
3.1 文字的保存书面沟通可以通过印刷、电子文件等方式将文字保存下来。
这样，文字信息不会因时间的推移而消失，人们可以随时查阅和回顾。
3.2 信息的长期传播书面材料可以被多次阅读、传播和分享。
它们可以被复制、转发和存档，以便在需要时进行参考和使用。
这种持久性使得书面沟通成为历史、文化和知识的传承工具。
4. 可追踪性书面沟通具有可追踪性的特点。
每一段文字都可以追溯到发送者和接收者，这有助于确保信息的可信度和责任。
4.1 作者和接收者的身份书面沟通可以通过署名、电子邮件地址等方式准确地确定作者和接收者的身份。
这有助于在沟通过程中建立信任和责任感。
4.2 文字的传递路径书面材料可以通过邮件、博客、论坛等方式传递。
这些传递路径能够记录信息的传输轨迹，使得信息的来源和传递过程可以被追踪。
5. 可编辑性与口头沟通不同，书面沟通具有可编辑性的特征。
文字可以被删除、添加和修改，以改进表达和提高交流效果。
书面语言沟通已修改
2 20 5 23 13
要几秒钟？
（5）表中3的倍数有几个？找出它们的位置，最短需要
16 21
8
11
7
几秒钟？
9 4 17 19 24
舒利泰表
阅读速度自测：
（1）阅读有没有发声或做出轻微发生动作的习惯？ （2）能否一次眼停就可认识一个短语或短句，并能整体理解它的意思？这样每分钟能阅读 多少字？是否养成了把目光射到句子中间进行整体认识的习惯？ （3）有没有回视、停留或用手指、笔尖指着阅读的习惯？能否准确而又均匀地控制视线， 在读物中间垂直地迅速滑动？ （4）能否根据字形和构词法，以及词语在句中或上下文的位置推测词义？用压缩和转换的 方法以及利用关联词理解长句和复句，从而迅速地抓住句群中重要信息，提高对语段的预 测能力？ （5）能否迅速地抓住中心句和提示语把握段意？根据文章标题、重点段、重点句迅速抓住 全文的中心思想？
• 根据<中华人民共和国执业医师法>第十四条的规定。***的违规行为 应由*******医院承担法律责任，而*******医院已取得医疗机构执 业许可证，故上诉人***等认为*******医院的行为构成非法行医， 没有法律依据，本院不予支持。《医疗事故处理条例》第二条规定， 医疗事故是指医疗机构及其医务人员在医疗活动中，违反医疗卫生 管理法律、行政法规、部门规章和诊疗护理规范、常规，过失造成 患者人身损害的事故。经福建省医学会鉴定，本病例属于一级甲等 医疗事故。《最高人民法院关于参照<医疗事故处理条例审理医疗纠 纷民事案件的通知第一条规定：“条例施行后发生的医疗事故引起 的医疗赔偿纠纷，诉到法院的，参照条例的有关规定办理； 因医 疗事故以外的原因引起的其他医疗赔偿纠纷，适用民法通则的规 定。”
• 这种不负责任和推卸责任的行为院方要负完全责任，赔偿死者家 属一切损失及追究有关责任人责任。
商务沟通中的书面沟通
第二节常用商务文件的写作
备忘录 备忘录是一种记录会议、谈活内容或关于特定问题观点的商 务文件。备忘录的功能不仅仅是作为记忆的辅助手段，同时 也是一种相互交流的手段。与信函或报告相比，备忘录的主 要特点在于去掉了一些烦琐的格式和礼貌方面的要求，采取 了一些方便查阅的格式。 介绍信(咨询信)、证明信(推荐信)、回复信 介绍信、证明信、回复信都属于对外使用的一些简短文件， 其形式和内容大同小异。
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第二节常用商务文件的写作
报告的目的 一般来说，报告的目的有提供信息、档案记录、回答问题、 提出建议、影响他人意见、公开宣传、完成法律义务等。 报告的基本结构 报告的形式虽然多种多样，但其基本结构则大同小异，报告 通常包括三个基本的部分，即报告简介、报告正文和报告结 尾。 报告简介 报告简介的作用在于给报告的阅读者一个清晰的概括性认识。
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第二节常用商务文件的写作
按照报告的正式程度，可以将报告分为非正式报告和正式报 告等。 按照提交报告的周期，可以将报告分为每日报告、每周报告、 月度报告、季度报告、年度报告等。 按照报告内容的紧迫性，可以将报告分为日常报告、特殊报 告和紧急报告 按照报告的写作文体，可以将报告分为叙述性报告、说明性 报告述性报告、图解性报告和统计性报告等。 按照报告涉及的业务范围，可以将报告分为工程报告、财务 报告评故报告等。 按照报告的使用范围，可以将报告分为公开报告和内部报告 等。
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第二节常用商务文件的写作
口头沟通与书面沟通
口头沟通与书面沟通一、口头沟通绝大部分的信息是通过口头传递的。
口头沟通方式灵活多样，既可以是两人间的娓娓深谈，也可以是群体中的雄辩舌战；既可以是正式的磋商，也可以是非正式的聊天；既可以是有备而来，也可以是即兴发挥。
口头沟通是所有沟通形式中最直接的方式。
它的优点是快速传递和即时反馈。
在这种方式下，信息可以在最短时间内被传递，并在最短时间内得到对方回复。
如果接收者对信息有疑问，迅速的反馈可使发送者及时检查其中不够明确的地方并进行改正。
此外，上级同下属会晤可使下属感到被尊重、受重视。
显而易见，非正式沟通可以极大地帮助人们了解问题。
口头沟通也有其不足。
信息在从发送者到接收者的一段段接力式的传送过程中，存在着巨大的失真的可能性。
每个人都以自己的偏好增删信息，以自己的方式诠释信息，当信息经长途跋涉到达终点时，其内容往往与最初的涵义存在重大偏差。
如果组织中的重要决策通过口头方式，沿着权力等级链上下传递，则信息失真可能性相当大。
此外，这种沟通方式并不是总能省时，正如那些参加了毫无结果、甚至也不需要结果的会议的主管所了解的那样，按照时间与费用而论，这些会议代价很大。
因此，在信息量大、传递环节多的情况下，口头沟通要慎用二、书面沟通书面记录具有有形展示、长期保存、法律防护依据等优点。
一般情况下，发送者与接收者双方都拥有沟通记录，沟通的信息可以长期保存下去。
如果对信息的内容有疑问，过后的查询是完全可能的。
对于复杂或长期的沟通来说，这尤为重要。
一个新产品的市场推广计划可能需要好几个月的大量工作，以书面的方式记录下来，可以使计划的构思者在整个计划的实施过程中有一个依据。
把东西写出来，可以促使人们对自己要表达的东西更加认真地思考。
因此，书面沟通显得更加周密，逻辑性强，条理清楚。
书面语言在正式发表之前能够反复修改，直至作者满意。
作者所欲表达的信息能被充分、完整地表达出来，减少了情绪、他人观点等因素对信息传达的影响。
书面沟通的内容易于复制、传播，这对于大规模传播来说，是一个十分重要的条件。
书面沟通的特征
书面沟通的特征一、引言书面沟通是人类交流中最为重要的一种方式，它具有许多独特的特征和优点。
本文将从不同角度探讨书面沟通的特征，以期更好地了解和应用书面沟通。
二、书面沟通的定义书面沟通是指通过文字、符号等表达信息和思想的一种交流方式。
与口头交流相比，它更加正式、明确、准确，并且可以被记录下来。
三、书面沟通的特征1.明确性在书面沟通中，信息传递更加明确准确。
因为写作需要经过反复推敲和修改，作者可以选择最恰当、最清晰的表达方式来传达自己的意思。
而在口头交流中，由于时间和环境等限制，信息传递可能会出现模糊或误解。
2.规范性书面沟通具有规范性，即符合语言文字规范和规定格式。
这样可以使读者更容易理解和接受信息，并且避免出现歧义或误解。
3.持久性书面沟通能够被记录下来并长期保存。
这对于重要文件或信息具有重要意义，因为它们可以随时被查阅或作为证据使用。
而口头交流则无法像书面沟通那样被长期保存。
4.形式多样性书面沟通的形式非常多样，包括信函、报告、公告、备忘录等。
不同形式的书面沟通适用于不同场合和目的，可以更好地满足读者的需求。
5.可编辑性在书面沟通中，作者可以随时修改和编辑自己的文字。
这对于调整表达方式或更正错误非常有帮助，因为它可以避免出现不必要的误解或歧义。
6.传播范围广泛通过互联网等现代技术，书面沟通可以迅速传播到全球各地。
这使得信息交流变得更加便捷和高效。
四、如何提高书面沟通能力1.学习语言文字规范掌握语言文字规范是提高书面沟通能力的基础。
只有遵循语言文字规范才能使自己的文字更加清晰明确，并且被读者所接受。
2.练习写作技巧写作技巧是提高书面沟通能力的重要手段。
通过大量练习和不断改进，可以逐步提高自己的写作水平和表达能力。
3.注重编辑和校对编辑和校对是书面沟通中不可忽视的环节。
只有经过认真的编辑和校对，才能确保自己的文字表达准确无误，并且被读者所理解。
4.多读多写多读多写是提高书面沟通能力的有效途径。
通过阅读优秀的文献和不断地写作，可以提高自己的语言文字能力和表达能力。
商务书面沟通概述
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负面性信函的写作技巧（结构）
开头段
中间段 提及坏消息
结尾段
并作出解释
对 读 者 的 影 为坏消息 响 设置背景
引向 坏消息
提及坏消息 中积极方面
减少坏消息 影响的陈述
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尊敬的田波先生： 您好！ 我对于贵公司在今年5月份即将举办的公司交流研讨会的计划
准备阶段
初稿阶段
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修改成稿阶段
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拟订提纲
1、确立目标 2、确定主题 3、分析读者 4、列出提纲
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、收集资料
（一）确定需要哪些资料 1、明确写作目的
2、了解读者对象
3、确定文书性质
（二）明确资料来源
1、书面媒体
2、非书面媒体
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
3、现代媒体
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（三）资料收集的一般技巧 1、从身边的资料开始收集 2、尽量利用高科技手段 3、平时注重积累 4、保持适度的资料数量
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一、从沟通者出发的基本策略
• 沟通者，作为书面沟通的发起人，是书 面沟通过程基本要素之一。
• 从沟通者的角度出发，主要考虑三方面 因素：写作目的、主要内容和搜集材料。
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二、从读者出发的基本策略
• 从读者出发，以受众为导向是进行书面 沟通最重要的策略。
• 为了使书面沟通更有效，必须要考虑以 下四方面的因素：读者的特征、读者需 要什么信息、读者的反应以及如何激发 读者。
书面沟通基本知识
▪ （4）公司接到了顾客投诉产品质量的信函， 你是售后服务经理，如何与该顾客沟通？
5.1.2 书面沟通和口头沟通优劣比 较
▪ （1）优势：书面沟通和口头沟通优劣 比较.doc
▪ （2）劣势：同上
5.1.3 商务写作的特点
▪ （1）目的性 ▪ （2）说服力 ▪ （3）简单明了 ▪ （4）以读者为重
▪ 材料4：某公司总裁斯米特应其朋友某公司主管 会计的要求，为其推荐了一名业务经理安德森。 请写出斯米特的推荐函。推荐函.doc
（5）通知类：
▪ 通知是所有的商务信函中应用最广泛、频率最 高的一种书面沟通类型。会议、要求、具体事 项、商品价格调整、政策（措施）的实施等都 可以用通知这种书面沟通形式。
▪ 材料1： × ×股份有限公司决定于2009年5月 28日召开全体股东大会，地点在公司总部大型 报告厅。会议主要讨论公司2008年度利润分配 方案，修订公司章程，选举公司董事。请各位 股东准时参加。会议通知.doc
▪ 小结：会议通知中应该写到：会议的内容；开 会的时间、地点；报道的时间、地点；参加会 议的人员。
▪ 材料2：你所在的酒店本周五上午将因为一 个300人的会议结束，代表们需要结账而可 能出现排队或拥挤的情况。为避免出现因 结账而造成拥堵，引起大家的抱怨，请给 每位房客写一份告知信函，请大家错开时 间结账。
▪ 尊敬的顾客.doc
5.5.2 积极性信函
▪ 在日常工作中，因为某公司开业、成立庆典， 或者某人、某公司获得某荣誉称号，作为业务 伙伴或管理机构应该给对方发出祝贺信函，以 示对对方的友好或表示对方所取得的成绩的肯 定。祝贺信在工作中运用的好可以增进彼此的 情感，加强联系，树立自身的形象。
写作沟通的优点 -回复
写作沟通的优点-回复题目：写作沟通的优点导言：在现代社会，沟通是人际关系和信息传递的重要手段。
无论是在商业环境中还是日常生活中，有效的沟通都是成功的关键之一。
而写作沟通作为一种重要形式，具有独特的优点和价值。
本文将逐步解析写作沟通的优点,从创造力、明确性、持久性、反思性和情感表达五个方面展开讨论。
一、创造力写作沟通是一种表达思想和观点的艺术，它为人们提供了一个创造力丰富的平台。
在文字中，人们可以通过选择合适的词汇、构建连贯的句子和建立丰富的修辞手法来表达自己的独特风格。
用适当的形象比喻和生动的描述，可以使读者更容易理解和记住作者的意图。
此外，写作还可以激发人们的想象力和创造力，扩展思维的边界，帮助人们发现新的观点和解决问题的方法。
二、明确性与口头沟通相比，写作沟通在明确性方面具有显著优势。
通过精确选择每个词语和句子的结构，作者可以清楚地传达自己的意图，而读者也可以准确地理解作者的思想。
此外，在书面表达中，人们可以反复修改和编辑自己的作品，以确保表达的准确性和清晰性。
相比之下，口头表达存在着许多因声音、语速、语调等因素造成的理解偏差和歧义。
三、持久性写作的另一个优点是其持久性。
一旦文字被记录下来，它们可以被长期保存和传播。
这使得写作沟通成为一种通过时间和空间传递思想的工具。
无论是发表在印刷媒体中的文章，还是在电子平台上的博客、社交媒体上的帖子，都可以被读者在需要的时候重复阅读。
与口头交流相比，文字能够更好地跨越时间和地域的限制，有助于传递信息和知识。
四、反思性写作过程中的反思性是其独特的优势之一。
通过书面表达，作者可以慢下来思考自己的观点和逻辑，深入剖析自己的思维过程。
这种反思性使得作者有机会重新审视自己的立场，并通过对文字的修改和调整来改进自己的表达。
此外，读者也可以通过阅读作者的作品进行反思，从而深入了解问题的不同角度和复杂性。
五、情感表达写作沟通的另一个优点是其情感表达的能力。
在文字中，作者可以使用不同的文学技巧和修辞手法来传达情感和感受。
沟通管理的工具和渠道
沟通管理的工具和渠道沟通管理是现代管理中不可或缺的一项重要技能，通过有效的沟通，能够促进组织的和谐发展，加强员工之间的协作与沟通，提升工作效率。
本文将探讨沟通管理的工具和渠道，包括书面沟通、面对面沟通、电子沟通等，并且分析它们的优缺点以及适用场景，最后总结沟通管理的重要性。
一、书面沟通书面沟通是一种传统的沟通方式，它以文字为媒介进行信息传递。
书面沟通具有明确、可记录、可查证的特点，适用于需要正式记录的信息交流，如工作报告、会议纪要、职业发展计划等。
此外，书面沟通还可以作为组织内外沟通的重要渠道，通过公告、新闻稿等形式向内外界传递信息。
二、面对面沟通面对面沟通是一种直接的、双向的沟通方式，它通过语言、面部表情、肢体语言等多种方式交流信息。
相比于书面沟通，面对面沟通更具亲密性，有利于建立良好的人际关系，强调双方的开放性和反馈机制。
在组织中，面对面沟通常用于重要决策的讨论、团队合作等需要即时性和互动性较强的场景。
三、电子沟通随着信息技术的发展，电子沟通成为了一种越来越重要的沟通方式。
电子邮件、即时通讯工具、社交媒体等成为了组织和个人之间沟通的重要工具。
电子沟通具有快捷、便利的特点，可以跨越时间和空间的限制，促进信息的高效传递。
然而，电子沟通也存在信息不明确、容易被忽略的问题，需要注意信息的准确性和传递方式的选择。
四、沟通工具的优缺点每种沟通工具都有其独特的优缺点。
书面沟通具有明确、可记录的特点，但信息传递速度相对较慢，容易引发误解。
面对面沟通能够促进双方的真实反馈和理解，但在规模较大、跨地域、时间不方便的情况下效率低下。
电子沟通快捷便利，但信息的准确性和传递方式需要谨慎选择，容易造成信息过载。
五、沟通渠道的适用场景根据不同的沟通目的和情境，选择合适的沟通渠道非常重要。
对于需要记录的重要信息或者面向广大人员的公告，书面沟通是最佳选择。
而对于需要即时反馈和互动的场景，如项目讨论、团队合作，面对面沟通更为合适。
五种沟通方式
五种沟通方式引言沟通是人类社会中不可或缺的一部分，可以帮助我们与他人建立联系、共享信息和理解彼此。
在日常生活和工作中，我们使用多种方式进行沟通。
本文将讨论五种常见的沟通方式，包括口头沟通、书面沟通、非语言沟通、面对面沟通和远程沟通。
我们将探讨每种方式的特点、优缺点以及如何有效地运用它们。
口头沟通口头沟通是我们最常用的沟通方式之一。
它通过口头语言直接传递信息和思想。
以下是口头沟通的特点：•实时性：口头沟通是即时的，可以迅速传递和接收信息。
•直观性：借助面部表情、声音和语气等非语言因素，我们能更准确地理解对方的意图和情感。
•互动性：在口头沟通中，我们可以立即回应对方并进行双向交流。
然而，口头沟通也存在一些缺点：•易被误解：口头语言容易受到语音、重音和口音等因素的干扰，导致信息传递不准确。
•临时性：口头沟通是暂时的，除非记录下来，否则难以形成持久的记录。
•限制性：当人数较多时，口头沟通可能会受到沟通噪音的干扰，难以保证信息的准确传递。
书面沟通书面沟通是通过书面文字传递信息和思想的方式。
以下是书面沟通的特点：•持久性：书面文字可以长期保存，方便后续查阅和复查。
•准确性：书面文字可以精确表达思想和信息，避免口头沟通中的不准确性。
•非实时性：书面沟通不像口头沟通那样即时，需要等待对方的反馈和回复。
不过，书面沟通也有一些限制：•缺乏非语言信息：没有面部表情和语气等非语言因素的支持，容易导致信息理解的误差。
•沟通障碍：某些人可能不擅长书面表达，导致信息传递不清晰或不完整。
•漏洞和误解：由于书面语言的歧义性，读者可能会对作者的意图产生误解或误解。
非语言沟通非语言沟通是通过身体语言、面部表情、姿势和手势等非语言形式进行信息交流。
以下是非语言沟通的特点：•增强理解：借助面部表情和肢体语言，我们能更好地理解对方的情感和意图。
•补充口头沟通：非语言沟通可以与口头沟通结合，共同传达更多的信息。
•跨文化通信：某些非语言信号可能在不同文化背景中具有相似的含义，有助于跨文化交流。
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阐述书面沟通的优缺点
书面沟通就是文字沟通，优点在于比较正确、详尽，具有权威性，而且容易永久保存。
一般而言，文字沟通在时间、费用方面，都较为经济。
适用于下列各种情况：
1.受讯人多，而且愿意花费时间阅读和了解。
2.受讯人分散，不可能集中口头沟通。
3.受讯人需要较长时间，以便充分研究讯息的内容。
4.受讯人需要保留书面的记录，以利查询或当作凭据。
5.受讯人需要按照一些程序去作业，最好有书面的说明，可以按部就班，随时查阅。
6.受讯人听力有障碍，不善于口头沟通，或者特别喜欢书面沟通。
然而，书面沟通也容易造成下列缺失，必须小心预防。
1.收受者无心阅读，顺手放在桌上或抽屉里，根本不去管它。
问起时则以没有收到，或者还没有看为理由，来推卸责任。
2.不想看的文件，看完可以装成没有看到。
3.不想配合的文件，可以装成看不懂或者看错了，做出自己想做的动作，却具有相当的理由。
4.可以用书面来拒绝，比口头拒绝容易得多。
若干说不出口的东西，比较容易以书面来表达。
我们在面对面的口头沟通时，经常发现听者对于数字和事实，往往有听不清楚或事后记不清楚，甚至于忘记的情况，所以利用书面资料，来作为口头沟通的补充资料，也是一种常用的方式。
文字沟通最大的障碍，是受讯者不想看、看不懂，或者不予重视。
为了使受讯者想看，必须提高他的阅读兴趣，因此除建立书面讯息的公信力之外，尚需注意下述八点：
1.简明的主旨，引人注意的字句。
2.尽量口语化，亲切、活泼，而且清楚、明白。
3.避免令人不悦的措辞，以免引起不良的情绪反应。
4.事先模拟阅读者可能产生的疑惑，适当地在书面中给予解答。
5.依照书面沟通的内容切实执行，增强书面文件的可信度与公信力，使大家自动想看，而又给予相当的重视。
6.必要时指定询问或联系的电话或人员，以利查询。
7.可以明确指明受讯人，然后以电话追踪其是否收到，有无任何困难或意见，使受讯人无从推脱。
8.在文件的形式、内容方面，力求趣味化，也可以配合彩色的变化，以吸引受讯人的注意，并增加其阅读兴趣。
有时候把书面沟通和口头沟通配合使用，可以收到很好的效果。
特别是内容比较复杂，或者有资料必须作为计算的依据时，通常先口头沟通，再把书面文件交给受讯人。
让他听完之后，还可以查阅书面资料，十分方便，也比较正确。
采取口头或书面的方式，主要应该依据受讯人的习惯和事情的性质。
不可以随着发讯人的意见，以免产生不良的后果。
受讯人喜欢口头的方式，尽量以口头为主，以书面为辅。
反过来说，受讯人习惯于使用眼睛，不喜欢用耳朵听，那就应该以书面为主。