公司管理体系文件编号规则
体系文件编号规则
一、 公司代码：JDDSY
二、 模块代码:
1、 研究论证：YJ
2、 规划设计：GH
3、 营销企划：YQ
4、 招商管理：ZS
5、 工程管理：GC
6、 营运管理：YY
7、 客服管理：KF
8、 安全管理：AQ
9、 消防管理：XF
10、 保洁管理：BJ
11、 财务管理：CW
12、 收银管理：SY
13、 信息管理：XX
14、 人力资源：RL
15、 行政管理：XZ
16、 审计管理：SJ
三、 文件类型代码:
1、 流程：LC
2、 指引：ZY
3、 制度/规范/办法：ZD
4、 表单/附件：R
5、 组织管控：GK
四、 编号示例
1、 流程：公司代码-流程模块代码-LC-顺序号
JDDSY-YJ-LC-01
2、 指引：公司代码-流程模块代码–ZY-顺序号
JDDSY-YJ–ZY-01
3、 制度：公司代码-流程模块代码-ZD-顺序号
JDDSY-YJ-ZD-01
4、 表单/附件：JDDSY-R-模块名称-顺序号
某一模块中涉及到的表单：JDDSY-R-模块名称-顺序号
注：如果一个表单在多个流程/指引中出现，按照价值链的顺序，以在第一个流程
中出现的表单编号为准，在其他流程中出现的该表单也用上一流程中出现的编号,
保证每个表单的编号唯一。某一模块中涉及到的表单统一放在同一个文件夹中“相
关记录”，加上“00模块名称表单记录目录”。（如：00行政管理表单记录目录）
5、 组织管控：公司代码-GK-顺序号
JDDSY-GK-01
质量管理体系文件分类与编号规定
质量管理体系文件分类与编号规定为规范山东凤凰城发展有限公司质量管理体系文件的分类与编号，便于文件的控制、使用与保存，制定本规定。
第二条本规定适用于山东凤凰城发展有限公司所有质量管理体系文件。
第二章文件分类第三条质量管理体系文件包括：1、质量方针和质量目标；2、质量手册；3、程序文件；4、制度、办法、作业指导书等管理性文件；5、标准、规范、图样等技术性文件；6、相关外来文件；7、质量记录表式等其它文件。
第三章编号规则第四条代号释义Ｑ－－－质量管理体系FHC－－－凤凰城SC－－－质量手册CX－－－程序文件GL－－－制度、办法、指南等管理性文件JS------标准、规范、图纸等技术性文件JL------质量记录A,B,C---版本第五条质量手册编号格式Q/FHC.SC--XXXX发布时间发布时间以“年”为限。
第六条程序文件编号格式Q/FHC.CX.XX--XXXX发布时间文件顺序号发布时间以“年”为限。
第七条制度、办法、指南等管理性文件编号格式Q/FHC.GL.XX文件顺序号第八条标准、规范、图纸等技术性文件使用技术资料编号办法，即按项目性质、地点、内容等编号。
第九条外来文件中如有编号，则沿用原编号，无编号的执行第七条规定，其中，技术性文件执行第八条规定。
（国家法律法规不再加编号）第十条质量记录表式编号格式FHC.JL.XXX顺序号第十一条第一版本文件为A版，以后换版依次为B、C、D……。
第四章分发号规则第十二条各职能部门由公司办公室统一分配一个部门代号，分发号即使用部门代号。
文件需二次发放的，各部门建立分发记录。
第十三条对“受控”文件，文件发放部门加盖“受控文件”专用章（红色）和分发号（红色）；技术图纸使用技术资料专用章（红色）；通过办公网或电子邮件发送的第三层次文件，在文件首页右上方加“受控”专用标识,标识为：受控分发号：部门内部文件由使用部门确认受控方式。
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XXXX公司文件编号规则
文件编号规则1. 目的加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。
2. 适用范围适用于公司文件的编号管理和控制。
a)技术类文件：是指在公司的研发、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料；b)管理类文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。
3. 编号办法3.1 公司名称约定公司全称：北京XX科技有限公司简称：**KJ3.2 日期表示格式：yyyy-mm-dd或yyyymmddyyyy:年份：用四位数字表示公元年份，如2020表示公元2020年。
mm月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。
dd 某日：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。
例如：2020-10-12或20201012 表示（2020年10月12日）3.3 文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1.一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自1.0，版本编号不断变化为：1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2等。
3.4 技术文件命名格式：FIRST-AA-NN-YYYYMMFIRST：公司名称缩写AA：项目名称NN：版本号，参见3.3节YYYYMM：年月3.5 管理类文件的编号3.5.1 公司规章制度和管理文件公司规章制度等管理文件的编号格式为：FIRST(-DN)-TT-nnn-dd-YYDN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。
文件制度编号规则
管理制度文件名：文件制度编号规则德鲁克管理咨询（济南）有限公司发布本文件版权为德鲁克管理咨询（济南）有限公司所有，未经德鲁克管理咨询（济南）有限公司许可，不得复制、转发或引用。
修改记录文件制度编号规则1 目的为了控制文件制度的有效性、规范性，便于管理检索，特制定本规定。
2 范围适用于德鲁克管理咨询（济南）有限公司所有文件制度的编号管理。
3 定义无4 职责4.1 企管办负责本规则的归口管理。
4.2 其他各中心/ 分公司按此规则编制各中心/ 分公司内文件。
5 规定5.1 管理体系文件编号规则XX - X - XX XX - XXX X/X 公司名称缩写，两位，用LB 表示文件属性，一位；见属性表；文件类型简写，两位；见文件类型表；文件顺序号，两位，从01 开始；文件编制年度，四位；文件版本号，一位，文件版本号，用A、B、C表示版本号的第一、第二版、第三版、以此类推文件修改次数，从0 开始；5.2 管理规章制度编号规则XX - XX - XX XX - XXX X/X公司名称缩写，两位，用LB 表示文件属性，两位；见属性表；中心部门/ 分公司简写，两位；见简称代号表；文件顺序号，两位，从01 开始；文件编制年度，四位；文件版本号，一位，文件版本号，用A、B、C表示版本号的第一、第二版、第三版、以此类推文件修改次数，从0 开始；XX - XX- XX XX - XXX X /X 公司名称缩写，两位，用LB 表示文件属性，两位（不足，可三位）；见属性表；中心部门/ 分公司简写，两位；见 5.2 代号表；文件顺序号，两位（不足可补），从01 开始；文件编制年度，四位；文件版本号，一位，文件版本号，用A、B、C表示版本号的第一、第二版、第三版、以此类推文件修改次数，从0 开始；5.4 文件内容规范体系和管理规章制度文件，应按模板及内容格式进行规范，模板见附件，文件内容格式要求：文件字体：页眉用小四黑体，正文标题用二号宋体（加粗），正文内容用小四宋体；行距设置值为 1.5 倍行间距；页眉内容：公司LOGO、名称，文件名称、编号，发、自（部门）；页脚：页码，底端居中。
有限公司质量体系文件编号规则
质量体系文件编号规则1．目的：为了规范****信息技术有限公司（以下简称**信息）质量体系文件的编号规则，特制定本规定。
2．适用范围：信息质量体系内的所有文件。
3．引用标准：信息《质量手册》。
4．职责：人力行政部负责制定编号规则，并负责编号工作。
信息各部门负责将本部门的作业指导书和质量记录汇总上报给人力行政部。
5．程序：5.1体系文件的构成：质量体系文件由四级文件构成，分别为：第一级：质量手册第二级：程序文件第三级：作业指导书，与客户相关的各类规定、制度。
第四级：质量记录5.2编号规则：5.2.1质量管理体系文件的编号方法：BDXY-QM-AXX；第一字段BDXY-为公司代号，第二字段QM-为质量；第三字段AXX-中A 为文件层次，XX-为文件序号。
5.2.2《质量手册》的编号为BDXY-QM-1005.2.3《程序文件》的编号由三个字段构成。
其中第一个字段固定为BDXY，第二个字段为两位为QM，第三字段为2××，范围从01至99，三个字段之间用“-”连接。
如《文件资料控制程序》的编号为BDXY－QM-201。
5.2.4作业指导书的编号由三个字段构成：其中第一个字段固定定为BDXY，第二个字段也是两位固定的QM，第三字段为3××，范围从01至99，三个字段之间用“-”连接。
如《质量体系文件编号规则》的编号为BDXY-QM-301。
5.2.5质量记录的编号由三个字段构成。
其中第一个字段固定定为BDXY，第二个字段也是两位固定的QM，第三字段为4××，范围从01至99，三个字段之间用“-”连接。
如《受控文件清单》的编号为BDXY-QM-401。
5.3文件编号的流程：人力行政部负责质量体系文件的编号工作。
各部门将本部门的作业指导书及其质量记录清单报送人力行政部，并由人力行政部编号，经审核、批准后方可使用。
需要增加或减少作业指导书或质量记录时，需报送人力行政部进行编号，并依据质量体系文件的有关规定修订有关质量体系文件。
文件编号管理规定
文件编号管理规定一、目的为了规范各部门和各管理体系文件的编号及文件的日常管理工作，使文件在使用过程中不发生内容重复、遗留，便于文件的检索和存档，特制定本办法。
二、合用范围合用于君霖纺织所有文件&制度的编号。
三、术语根据文件性质分为体系文件、技术文件、合同文件、文书文件四类。
1、体系文件指质量手册、程叙文件、管理文件、管理通知、质量记录等与质量体系有关的文件。
2、技术文件指产品技术文件、工艺技术文件、检验技术文件、外来技术文件和其它技术文件五大类。
3、合同文件指中标通知书、专用合同条款、通用合同条款、经合同双方确认进入合同的其他文件。
4、文书文件指公司行政文件、行政规章、各种请示、一次性的通知等其它与质量体系无直接关联的文件。
四、职责1、办公室负责体系文件、技术文件的编号和归口管理。
2、人力资源部负责文书文件的编号和归口管理。
3、财务部负责合同文件的编号和归口管理。
五、正文1、文件编号规则1.1 外来文件执行原编号。
1.2 体系文件根据体系文件编号规则进行编号，例：JLFZ-QM-1701。
1.3 技术文件根据技术文件编号规则进行编号，例：JLFZ-JS-1701。
1.4 合同文件根据合同文件编号规则进行编号，例：JLFZ-RZ-1701。
1.5 文书文件根据文书文件编号规则进行编号，例：JLFZ-CW-1701。
2、文件编写规范2.1 文件分为标题→编号→ 目的→合用范围→术语→职责→正文→接口文件→记录→ 附则等十部份(严格执行以上编写顺序)，可依据文件性质进行适当删减。
2.2 体系文件编写规范(见附件一)2.3 技术文件根据技术文件编写规范进行编写。
2.4 合同文件根据合同文件编写规范进行编写。
2.5 文书文件编写规范2.5.1 红头文件编写规范(见附件二)2.5.2 报告/请示编写规范(见附件三)2.5.3 会议记要编写规范(见附件四)2.5.4 普通性通知编写规范(见附件五)2.5.5 通报编写规范(见附件六)六、附则6.1 本办法从2022 年4 月10 日开始执行。
文件编号规定
文件编号规定为便于文件识别和存档管理，按业务职能类别、公司部门设置，对文件的编号进行统一规定。
本规定适用于公司各种业务职能、各管理体系所有文件（含各种记录和表格）的编号编制。
1 文件编号1.1 公司行政公文（即红头文件），按如下规则编号：重凯特〔××××〕××号顺序号，2位阿拉伯数字年号，4位阿拉伯数字公司中文简称或缩写1.2 公司实施的质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系的手册（或管理手册）和体系程序，按如下规则编号：1.2.1 手册或管理手册Q/QYZ·××M—××××年号即版本号，4位阿拉伯数字体系类别号公司标准代号1.2.2 汇编的体系程序Q/QYZ·××P—××××年号即版本号，4位阿拉伯数字体系类别号公司标准代号1.2.3 单个体系程序Q/QYZ·××P ××—××—××年号即版本号，2位阿拉伯数字顺序号，2位阿拉伯数字对应标准章节号体系类别号公司标准代号1.3 管理类文件、作业类文件编号1.3.1 公司的相关管理制度、业务职能所属按公司级发布的文件，按如下规则编号：KR—××—××—××××年号，4位阿拉伯数字顺序号，2位阿拉伯数字（超过，按实际位数）业务职能类别代码公司代号1.4 不列入业务职能，部门内部管理需要，由部门自行编制并实施的部门文件，按如下规则编号：××—××—××××年号，后2位阿拉伯数字顺序号，2位阿拉伯数字部门代号1.5 记录编号公司贯标实施的相关管理体系和生产经营所需的表单卡，按如下规则编号：KR/JL—××—×××顺序号，3位阿拉伯数字部门代号公司记录代号2 业务职能代码和部门代号设置2.1 业务职能代码，见表1。
ISO9001体系文件编写及编号规则
文件制修订记录1.0目的为公司属下各职能部门开展文件编写、编号工作而制定的，使文件的编写与编号规范、标准的统一化。
2.0范围适用于公司各部门。
3.0职责各部门按本文件的要求进行文件编写和编号。
4.0内容4.1文件的格式。
本文件的格式就是按照标准模板编制的。
程序文件和管理办法的格式按本文件执行。
4.1.1刊头部份采用统一的格式（见本文件的刊头）。
4.1.2质量手册正文中各款描述的格式：a)标准条款的编号；b)标准条款的描述内容；c)有关程序文件。
4.1.3程序文件和管理办法的正文格式：a)目的；b)范围；c)职责；d)内容；e)相关文件；f)记录。
4.2文件的内容：4.2.1刊头内容：a)标题：文件名称。
b)文件号：每一份正式文件都必须具有独立、唯一的编号。
质量手册、程序文件、管理办法的编号、流水号统一由品质部制定；每页填写同一编号。
c)版本号：以A、B、C……表示，如手册换版，手册的版号由“A”改为“B”。
d)修改号：以0、1、2……表示，如需改手册的某章节内容，修改后的相应的修改标识由“0”改为“1”。
e)页码号：应标明文件当前页码及文件的累积页数。
f)质量记录模板的第一次修改，表示方法是在表格的表号中顺序号后加“A”，第二次修改则加“B”，……以此类推。
4.2.2质量手册的内容：a)名称、范围和适用领域；b)目次；c)公司简介；d)质量管理手册的颁布令；e)质量方针和目标；f)组织机构、职责和权限；g)质量管理体系要求各条款的描述和程序文件的引用；h)引用标准和术语（定义）；i)质量手册管理办法。
4.2.3程序文件和管理办法正文部分：a)目的：为什么要开展此项活动；b)范围：文件适用（或不适用）于哪些范围（含部门、活动、人员和产品）；c)职责：指负责实施该文件的部门或人员的职责、权限互相关系；d)相关文件：明确文件涉及的相关程序、管理办法或技术文件等；e)内容：依序阐述开展职能活动的内容和方法；f)记录：明确文件使用记录或报告。
关于对公司文件进行统一编号管理的规定
关于对公司文件进行统一编号管理的规定为加强管理，提高管理的科学化、规范化，特对涉及公司管理方面的制度、流程、表单、合同以及体系管理方面的文件实行统一编号，实现文件编码唯一性。
一、 编号规则：文件号由主文件号和辅文件号组成，辅文件号根据需要设置，在 主文件号的基础上制定。
主文件号由五部分组成，辅合同号由三部分组成。
示例如下：□ □ □ □ □ - □ □ □1 2 3 4 5 6 7 8说明：由1、2、3、4、5组成主文件号；6、7、8组成辅文件号。
主文件号部分1、公司代号：集团：YT子文件顺序号 子文件代号 业务部门代号文件顺序号文件类别代号 公司代号流水号 文件分项代号 公历年号牡丹：MD2、文件类别代号：用字母表示TX-公司体系管理文件HT-公司合同管理文件ZD-公司制度管理文件WJ-公司其他文档文件3、业务部门代号：A-公司B-运行管理中心C-商务支持中心D-资本运营中心E-市场营销中心F-项目管理中心G-计算机事业部H-光电事业部J-系统集成部4、文件年号：指文件编发日的日历年，如2010年签定的合同，合同年号为20105、文件顺序号：数字表示，从001到999辅文件号部分6、文件分项代号：根据需要对主文件类别再分类或分项。
其中：公司体系管理文件分类Q- 质量体系H-环境体系E-职业健康体系公司合同管理文件：字母R-Z表示R-软件开发类合同S-运维服务类合同T-集成（工程）项目类合同U-商务事务类合同V-物资采购类合同X-产品销售类合同Y-合作协议类合同Z-其他类合同公司制度管理文件W-文本文件L-流程文件B-表单文件公司其他文档文件待定。
7、子文件代号：实施分项文件时需再分类拆解形成子文件，用数字1到9表示。
其中：合同分项中子文件代号规定：1-工程分包合同2-劳务分包合同3-采购合同4-订货合同5-商务合同6-服务合同7-其他合同其他分项子文件代号各部门可自行规定，报体系运行管理办公室备案。
文件编号规则
文件编号规则1.目的明确和执行公司文件编号规则，确保每个文件都有唯壹的标识，以便于控制和管理。
2.适用范围适用于本公司管理体系要求所有文件的（包括记录）编号控制。
3.职责3.1人事部负责所有受控文件（不包括技术文件、记录表式和合同）的编号、文件发放和原始版本的保存；3.2质保部负责记录表式的编号、发放与保存；3.3技术部负责技术文件的编号，人事部负责复核；3.4市场部负责销售合同的编号，采供部负责采购合同的编号；3.5各部门负责对文件编号正确性的检查。
4.工作内容4.1文件编号规则4.1.1 质量手册、计量手册、（项目）质保大纲、质量计划的编号规则：4.1.2 程序文件、管理规定的编号规则：更新的文件（如目标、合格供方目录清单、监查计划等），在流水序号后加当年年号。
4.1.3技术文件、作业指导书的编号规则：4.1.4 记录的编号规则:记录编号由质保部根据此编号规则统一编号发放。
对同一表格需要重复发放时，（如各类抽样试验报告，各类试验记录等）由记录发放部门按xxxx（年份）xx(月份)xxx（顺序号）依次发放并做好记录，如201705008即为2017年5月份发放的第8份报告。
4.1.5各类合同的编号规则: 按当年合同的流水顺序号，从来00001开始以五位数确定，不足的在前面用0补齐。
(采购合同用G表示，销售合同用A表示）4.2文件版本号编号规则文件版本为A，B,C……，修改状态为0，1，2，3……9,首次版本为A，修改状态为0。
当存在下列情况时，应对文件进行升版：A、当执行文件涉及标准换版时；B、当文件修改篇幅较大时；C、当文件修改状态已升到9时。
4.3现有文件编号的确定4.3.1现行有效文件在执行过程中，仍用原编号。
4.3.2当文件需要修改时或增加新文件时，按本文中编号规则进行编号。
4.3.3文件编号规则发生改变后，为了便于溯源，文件修改时，仍沿用原文件的流水序号。
4.3.4文件修订时，将修改后文件的版本号确定为B版，修订状态为0。
质量管理体系文件记录编号规则
质量管理体系文件—记录编号规则．、目的1使每份对文件和记录的编号作出明确的规定，便于文件记录的识别文件和记录都有规定的编号，和检索。
、适用范围2适用于公司质量管理体系有关文件和质量管施工过程记录和工程质量记录的理体系运行记录、编号。
3、职责质量管理部负责质量管理体系文件和管理体3.1系运行记录编号的控制与管理。
生产技术部负责工程技术文件和施工过程记3.2 录和工程质量记录编号的控制与管理。
公司办公室负责公司文件及其相关文件和记3.3录编号的控制与管理。
其他相关单位负责本单位的文件和记录编号3.4的控制与管理。
、编号规则4 质量手册编号4.14.2 程序文件编号例：管理评审控制程序的编号YSJA/CX—56同一条款下有多种程序文件按以下方式编号YSJA—CX—□□—□例：材料采购控制程序的编号YSJA/CX—74—1 4.3 作业指导书、技术交底编号公司发布的通用作业指导书编号4.3.1例：质量计划编制指南编号YSJA/ZY—044.3.2 各单位、部门编制的专业作业指导书编号例：机电安装公司编制的专用作业指导书编号JA机电/ZY—05—014.3.3 技术交底编号例：第一项目部2010年编制的第一份技术交底JA一项/JD—2010—01—01质量管理体系文件／记录编号规则YSJA/ZY－2010A板－03 4.4 质量计划、施工组织设计、施工方案、质量通报编号例：2011年编制的第一份施工方案YSJA/SF—2011—01—034.5 公司管理制度编号4.6 公司文件、合同文件等其他公司内部自制文件编号按公司行政文件编号的相关要求执行。
4.7 质量记录编号程序文件下的记录编号4.7.1通用作业指导书下的记录编号4.7.2 032010A YSJA/ZY－板－质量管理体系文件／记录编号规则4.7.3 专用作业指导书下的记录编号4.7.4 各项管理制度下的记录编号外来文件记录的编号4.8外来文件，国家标准、规范规定的记录使4.8.1用其原编号或按其规定的编号规则编号。