电子文件管理流程的变化及其引发的思考

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2003年第5期

内容摘要本文将从时间、内容和顺序等3个角度分析电子文件管理流程的变化,并在此基础上,探讨电子文件管理流程的重组问题。

关键词电子文件

管理流程

文件管理流程是指在整个文件生命周期中一系列有联系的文件管理活动,包括鉴定、归档、整理、保护、检索(著录和查询)、提供利用等多项业务内容。与纸质文件管理流程相比,电子文件管理流程正在发生一些值得关注的变化,很多为人们所熟知的经典管理环节正在经历多方位的改变。

一、电子文件管理流程在时间上变化11提前。

这是所有电子文件管理流程变化中最明显也是最普遍的一种表现。考虑到电子文件信息更改、易流逝,如果还像过去一样,按照生成、积累、立卷、鉴定、归档、分类、著录等顺序按部就班地管理电子文件,那么结果很可能是很多工作还未来得及开展之前,电子文件就被更改甚至删除了,导致文件流失、失真等现象的发生。并且,还会造成重复劳动,如形成者在对文件形成时已提取了主题词,归档后的还会有主题标引的工作。此外,甚至可能导致额外劳动,如为了弥补电子文件管理前期管理不善的后果而采

取一些补救措施,耗费不应消耗的资源。因此,应把需要和可能实现的管理功能尽早实现,如提前到电子文件形成阶段。目前,比较普遍的提前的管理活动包括:

(1)归档。纸质文件的归档时间一般分为两类,一是文件形成后第二年上半年归档,主要适用于行政文件,二是项目结束后归档,主要适用于科技文件。这种情况在电子环境中发生了变化,归档时间明显提前。如首都机场集团公司,其文书文件处理完毕后存入有关数据库,只要工作时间允许,档案人员可以随时将之归入档案数据库,档案之前需要增加一些管理性信息,如分类号、档号等,而不必再等到第二年的上半年。笔者曾先后走访过航天集团501所、信息产业部38所等单位,为了保证信息资产免遭流失,这些企业规定设计部门的所有图纸最后都必须由档案部门控制输出,即实现“集中出图”。而集中出图的前提就是CAD 电子文件的实时归档,即电子文件在形成后,即刻向档案部门移交。设计人员完成设计任务后,或通过网络将CAD 文件传送到档案部门,或采用送交磁盘的方法将CAD 文件先行集中到档案部门,由档案部门打印底图,送各主管人员签署,签署后的底图,晒印成蓝图后分发给生产部门。实时归档除了避免了设计任务结束后设计人员将原来文件删除的现象,保证了CAD 电子文件的齐全和完整;还及时集中了设计成果,在此

●张晶静

电子文件管理

流程的变化及其引发的思考

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基础上,通过组织数据库、开发检索系统等措施,可以尽快实现设计信息在企业内的共享。

(2)鉴定。归档是鉴定结果的一项执行活动,归档的提前必然要求鉴定工作的提前。最理想的情况是由计算机自动鉴定,即在电子文件管理系统设计的调查阶段,便着手开始办保管期限表的指定工作,根据机构的主要职能活动、重要工作内容和关键的工作步骤;根据业务流程图中所展示的电子文件生成节点,明确电子文件的种类;结合机构的主要职能活动、重要工作内容和关键的工作步骤,将这些职能、工作、环节中生成的电子文件作为有价值的文件保存,其他文件酌情考虑;将上述结果反映在电子文件保管期限表中,并将电子文件保管期限表纳入管理系统,即按照规定的文件种类(名称)、区分这些不同种类(名称)文件价值的依据、保管期限,开发自动鉴定的功能模块。文件一旦生成,系统便将文件与保管期限表的条款对照判断,然后文件才能进入正常的处理流程;如果系统不能自动判断文件的保存价值,系统则及时提醒文件管理人员或档案人员人工鉴定。目前完全实现自动鉴定的事例较少见,但是已有不少单位通过制度规定文件形成人员具有鉴定的职责,届时系统会自动提醒或要求其判断电子文件的保管期限。

(3)著录。为了保证著录信息的准确,减少重复劳动,很多单位要求在文件形成之时由形成者完成一些著录项目的编制工作,这一功能最好设计到电子文件管理系统中,由系统给形成者提要求,不完成此工作,无法进入下一个流程。比如北京市政设计院的电子文件管理系统中,从设计工作的开始阶段,设计人员必须完成由档案部门设计的著录单(记录设计项目的名称、时间、来源、责任者、设计者等),方可进入设计系统的界面开始工作。在机构中,为了方便文件形成部门的著录,保证这项工作的标准化,以便档案部门将著录数据纳入统一的数据库中,档案部门可以与文件形成部门合作,将需要著录的项目编制成统一的表格软件,发给(或置于内部网上)文件形成者。保证著录信息的高质量;同时也避免了档案工作者在文件归档后的底效率劳动。目前,有一种管理思路是利用元数据技术,将电子文件管理所要求的元数据嵌入文件管理系统,由系统自动完成大部分的著录工作,这种工作对用户是透明的,不会造成文件形成者的反感。

21延长。

一些原来只在某一个时间点上完成的工作现在需要在一个连续的时间段上完成,这个时间段有时甚至跨越电子文件的整个生命周期。最典型的是著录。著录将贯穿于电子文件的编制、处理、归档、迁移、利用等整个生命周期,这种时间上的延长与著录内容的变化息息相关。

二、电子文件管理流程在内容上的变化

11简化。

快速运算和高密度存贮是计算机的长处,利用这些长处,一些原来可以帮助文件管理者做很多事情,从而减少有关工作量,如实体整理。实体整理是对文件实体分门别类,实现馆、室藏排列的有序化。在纸质文件管理中,它是工作任务最为繁重的一部分,因为实体整理的结果与调阅查询直接相关。而电子文件信息存贮的高密度导致了文件存贮空间的减少,实体整理仅指为对脱机保存的磁盘、磁带、光盘的简单归类,整理的结果与联机检索中的信息查询无直接关系。

21复杂。

(1)信息整理。信息整理是与实体整理相对的一个概念,指从文件内容反映的主题概念等出发对文件的种类加以区分,目的在于为用户提供多个检索途径。纸质环境中,信息整理的目的是解决实体单线排列和检索角度多元化的矛盾。而电子文件具有信息与特定载体之间的可分离性,在计算机联机设备中,不存在所谓的文件“单线排列”,可以实现信息的一次输入,多次逻辑输出,每次输出的依据(从查询方来讲,就是检索途径)都可以不同。数据库技术和W W W技术的综合应用为电子文件信息的组织提供了很大的空间。

(2)鉴定。为了同时保证电子文件的有用