学校档案管理制度三篇
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学校档案管理制度三篇
篇一：学校档案管理制度
为了加强我校档案工作业务建设，完整系统地保存学校在工作中形成的各种门类
载体的档案，提高归档文件的质量，更好地为学校各项工作服务，根据国家、省、
市档案部门有关档案管理的规定，特制定档案管理制度。
一、档案建立
（一）建立健全学校各类档案，目的主要在于为学校各级领导、上级领导部门分
析、总结、部署及调度学校工作和对学校工作作出决策提供准确、可靠的依据。
由校长亲自具体负责和指导资料的收集、分析、筛选、整理、立卷、归档建档工
作。
（二）学校建立档案资料室，由档案员管理。
（三）全面系统地建立健全学校档案、教师档案和学生档案。学校档案按类以时
间为序建立，教师的一般人事档案和业务档案按人头建立，学生学籍档案按届、
按班分类建立。
二、档案立卷
（一）档案人员应按档案资料收集范围及时收集各种档案资料，并将筛选后的资
料分类、装订、编制目录，进盒入档。档案盒、档案卷的规格要符合上级有关部
门统一要求。
（二）卷宗必须注明保存期限，凡注明“暂存”的资料一般以一年为限；注明“短
期”的一般三年为限；注明“长期”的由学校根据实际需要决定保存期限。
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（三）凡档案资料收集范围目录中未编入，但确有使用、保存价值的其它资料，
学校可根据需要自行决定是否留存。
三、档案补充
（一）教职工任免、考核、晋升专业技术职务，获得学位、学衔、调资、入党入
团、奖惩等材料要及时收入个人档案。
（二）外来文件、函件应统一分类编号登记，交校有关领导阅后即立卷归档。
（三）校内印发的资料是档案补充的重点，平时各年级办公室应将此类文件分类
保存，每学期结束时，集中交档案人员立卷归档。
四、档案转递
教职工因工作调动，需要转递档案，必须按上级有关部门通知的转递项目逐项登
记，严密包封，并加盖密封章，通过机要转达递，不得公开邮寄或交本人自带。
五、档案查阅
（一）校外人员来校查阅档案，必须持有单位介绍信，经学校主要领导批准后方
可到档案资料室查阅档案；查阅者不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料须经档
案资料室人员仔细核对签署意见；查阅者不得将档案材料拿出档案资料室。
（二）校内人员借阅业务性档案、学生学籍档案须经有关领导同意后方可查阅，
并要办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。
六、档案安全保密
（一）档案材料室门窗要加固，要备有消防器材，保持整洁、干燥自然通风，严
禁吸烟和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。
（二）档案管理人员不得将无关人员带进档案资料室，不得外泄档案中的机密，
档案人员在工作中所用的各种稿、废纸等，不得乱扔，应按保密纸处理或销毁。
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篇二：学校档案管理制度
档案资料管理是学校常规管理的一个重要组成部分。它既是学校管理和教育、教
学、财务工作的历史纪录，又是全校教职工工作成绩的客观见证，是学校常规管
理的重要基础工程。为此，制订制度如下：
1、成立档案资料工作领导小组。由有关人员专管，校长具体负责，学校有关人
员协助工作。
2、健全文书档案，坚持专人收拆，及时登记、签批、承办，保证文件资料齐全
完整，及时办理。
3、学校行政人秘档案包括行政会议记录、文书档案、人事档案各种计划与安排，
各种会议学习记录。由专任教师整理、装订、归档。
4、学校教导档案包括教师业务档案、学生学籍档案、教育教学档案、体育卫生
档案、等由教导处有关人员负责收集、整理交档案资料室，由档案资料员整理装
订、归档。
5、学校总档案包括处会议记录、校舍、校产档案、财务档案、校园建设档案、
人员考核档案、基建档案等。由事务处有关人员负责收集、整理，交档案资料室，
由档案资料员整理装订、归档。
6、学校的常规管理资料和财会档案注重平时收集，一般每学期或每学年整理归
档。由教导主任或资料员负责归档立卷。
7、积极做好档案资料的“四平时”（收集、整理、鉴定、立卷）工作，按照档案
立卷的原则和要求做好分类、组卷、编目、装订工作。
8、档案资料室坚持做到“五防”：防火、防潮、防虫、放光、防盗，确保档案安
全。
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9、积极提供利用，严格执行借阅制度。借阅档案要办理登记手续，外单位查阅
档案须凭介绍信和本单位领导同意，并在本室查阅。查阅档案不得随意借出，不
得涂改、抽换和拆散，不得损坏。
10、按照保密制度的有关规定加强保密工作，严格注意保密，不得泄密。
11、按照上级有关规定，努力创建合格档案资料室和先进档案资料室。
小学档案室管理规章制度模版（三篇）
小学档案室管理规章制度模版第一章总则第一条为规范小学档案室的运行管理，确保学校档案的安全、完整及有效利用，特制定本规定。
第二条档案室作为学校的关键部门，负责全面管理各类档案及文书资料，包括学生档案、教师档案及行政档案等。
档案室的工作人员应具备高度的责任心和专业素养，严格遵守本规定要求。
第三条档案室的管理工作应遵循科学、规范、公开和安全的原则，确保档案的正确归档、整理、保管和使用，同时保护档案的完整性和机密性。
第二章档案室管理职责第四条档案室的主要职责如下：1. 负责学校档案管理，制定并执行档案管理相关规定；2. 组织档案的收集、整理和归档，确保档案的准确性和完整性；3. 制定并实施档案借阅规定，指导和监督档案的正确使用；4. 负责档案的安全防护工作，如防火、防潮，确保档案的安全；5. 组织年度档案审查，确保档案的及时更新和归档。
第三章档案室管理规定第五条档案室的设施应满足档案管理需求，确保档案的安全性和保存质量。
第六条档案室工作人员应具备专业的档案管理知识和技能，定期接受培训，提升工作能力，确保管理工作的高效和准确。
第七条档案室需建立科学的档案管理制度，明确各类档案的归档标准、整理方法和借阅流程。
第八条档案室应设立专门岗位，工作人员应严格按照档案管理制度执行档案整理和归档工作。
第四章档案的归档和借阅第九条档案室应建立完整的档案编目系统，对各类档案进行分类、整理和编目，建立档案目录和索引。
第十条档案应使用专业存储设备，进行标识和编号，便于归档和检索。
第十一条档案的鉴定和评估应遵循相关规定，确保档案的准确性和完整性。
第十二条档案借阅需填写申请表并经负责人审批，一般借阅期限不超过一个月。
第十三条借阅人应遵守借阅程序，妥善保管档案，不得擅自复制或篡改档案内容。
第五章档案的保管和利用第十四条档案室应设定档案保存期限和销毁程序，确保档案的安全和完整。
第十五条档案室应建立保密制度，保护档案的机密性和隐私性，防止信息泄露。
学校教职工档案管理制度模版（三篇）
学校教职工档案管理制度模版第一章总则第一条为规范学校教职工档案管理工作，维护教职工的合法权益，保证教职工档案的安全和完整性，制定本制度。
第二条本制度适用于学校所有在编、外聘、临聘或合同制的教职工的档案管理工作。
第三条学校根据国家有关法律法规、教育主管部门的规定和本制度，建立并健全教职工档案管理系统。
第四条学校将建立集中管理、分级负责的教职工档案管理制度，明确各个管理环节的职责和权限。
第五条教职工档案应当严格保密，不得随意查阅和泄露。
第六条学校领导注重教职工档案的管理工作，建立教职工档案管理督导机构，定期对档案管理工作进行检查和评估。
第七条本制度自颁布之日起正式实施，并由学校相关部门严格执行。
第二章教职工档案的分类与存放第八条学校教职工档案按照以下类别进行分类存放：1.在编教职工档案；2.外聘教职工档案；3.临聘教职工档案；4.合同制教职工档案；5.其他变动情况教职工档案。
第九条各类别教职工档案应当分开存放，每类档案均应有专门的存放区域。
第十条所有教职工档案均应设有保密措施，存放有冷却设备、防火设备和防水设备，并有专门人员负责定期检查和维护。
第十一条所有教职工档案的存放场所应当符合安全、整洁、干燥的要求，不得有潮湿、霉变、蘑菇生长或其他有害物质存在。
第十二条新进教职工档案应当及时存入归档区，并按照规定的程序进行整理和编号。
第十三条教职工调动或离职时，原工作单位应当将其档案及时整理并移交到新单位。
第十四条所有教职工档案都应当定期进行整理和清理工作，确保档案的有序和完整。
第三章教职工档案的管理第十五条学校建立教职工档案管理工作领导小组，负责档案管理工作的规划和协调。
第十六条学校教职工档案管理员应当熟悉有关法律法规和规章制度，具有相关的档案管理专业知识和技能。
第十七条学校各个部门和单位应当配备专职或兼职的教职工档案管理人员，负责本部门或单位教职工档案的管理工作。
第十八条教职工档案管理员应当对各个管理环节进行严格监督，确保档案的安全和完整性。
毕业生档案管理制度全(三篇)
毕业生档案管理制度全第一章总则为规范毕业生档案的管理，保护毕业生个人信息，提升毕业生就业竞争力，制定本制度。
第二章毕业生档案的建立和管理第一节毕业生档案的建立1. 毕业生档案建立的依据是毕业生的个人信息和学籍档案。
2. 毕业生个人信息包括姓名、性别、身份证号码等基本信息，以及学习成绩、获奖情况等相关信息。
3. 学籍档案包括毕业生在校期间的学习、生活、思想等方面的各类档案。
第二节毕业生档案的管理1. 毕业生档案由学校负责管理，建立毕业生档案管理系统，确保档案的安全和完整。
2. 毕业生档案管理系统应具备保密性和备份功能，确保毕业生个人信息的安全。
3. 学校应定期对毕业生档案进行审查和整理，确保档案的及时更新和完善。
4. 毕业生可以根据需要查阅自己的档案，但必须遵守档案管理规定。
第三章毕业生档案的利用第一节个人利用1. 毕业生可以根据需要申请出具毕业证书、学位证书等相关证明文件。
2. 毕业生可以向学校申请查阅个人档案，但必须提供合法的证明文件。
第二节学校利用1. 学校可以根据需要利用毕业生档案进行就业推荐和人才培养工作。
2. 学校可以向用人单位提供毕业生档案，但必须经过毕业生本人同意并遵守相关法律法规。
第四章档案的归档和保管1. 毕业生档案归档的原则是按照学年、专业、个人进行分类。
2. 档案保管单位应建立健全的档案保管制度，确保档案的安全和完整。
3. 档案保管单位应定期对档案进行检查和整理，确保档案的有序和方便查阅。
4. 毕业生档案的保管期限为毕业后50年。
第五章法律责任和监督管理1. 违反本制度的行为将受到相应的法律责任和纪律处分。
2. 学校应设立相应的部门负责毕业生档案的监督管理工作，并接受社会的监督。
第六章附则本制度自颁布之日起实施，如有需要修改的，经学校高层批准后进行修订。
毕业生档案管理制度全（二）毕业生档案管理制度是高校管理体系中的重要组成部分，对于毕业生的信息记录、档案归档及管理工作具有关键性意义。
学校教职工档案管理制度范文（三篇）
学校教职工档案管理制度范文第一章总则第一条为加强学校教职工档案管理，规范档案的建设、整理、利用和保管，保障教职工权益，提高管理水平，特制定本制度。
第二条学校教职工档案是学校对教职工进行档案管理工作的基本依据和重要载体。
第三条学校教职工档案管理遵循保密、科学、规范和便于查询的原则。
第四条学校教职工档案管理包括档案的建立、档案的整理、档案的利用和档案的保管等。
第五条学校教职工档案管理委托人员必须具备档案管理专业知识和经验。
第二章档案的建立第六条学校应当建立健全教职工档案建立制度，明确档案建立的程序和要求。
第七条教职工入职时，应当向学校提供申请表、个人简历、身份证等相关证件，并在学校内完成档案建立手续。
第八条教职工档案的建立程序包括如下步骤：（一）教职工向学校提供个人申请表、个人简历和相关证件；（二）学校对教职工提供的申请材料进行审核和核实；（三）学校依据审核和核实结果，将教职工的个人档案建立并编制档案编号；（四）学校将教职工档案的相关信息录入电子数据库。
第九条学校教职工档案的内容包括个人基本信息、职称聘任信息、学历学位信息、工作履历和专业技术资格等。
第十条学校教职工档案建立完成后，由学校档案管理委托人员负责保管。
第三章档案的整理第十一条学校教职工档案的整理工作应当定期进行，确保档案的信息完整、准确和及时。
第十二条教职工档案的整理工作应当按照档案管理规范和要求进行，包括分类、分卷、装订和标识等。
第十三条教职工档案的整理工作应当由学校档案管理委托人员负责，并与教职工本人进行沟通和确认。
第十四条教职工档案的整理应当根据不同的内容进行归类，确保档案的有序和便捷管理。
第十五条教职工档案的整理工作应当记录档案整理的过程和结果，并做好档案整理的相关文件。
第十六条学校教职工档案的整理资料应当备案，以备查阅和核实。
第四章档案的利用第十七条学校教职工档案的利用应当遵循有关法律法规的规定，确保档案的安全和保密。
第十八条学校教职工档案可以用于组织机构调整、人事管理、学术评价和学术研究等方面的工作。
档案安全管理制度(3篇)
档案安全管理制度一、档案库房要有“八防”措施，即防盗、防火、防潮、防虫、防霉、防光、防水、防尘。
二、库房内应保持清洁卫生，随时对档案装具进行除尘，以防止有害物质的侵蚀。
三、库房内严禁吸烟及存放易燃物品。
四、定期检查档案保管状况，做好日常温湿度记录，发现问题及时采取措施。
五、严格遵守档案的审批、鉴定、销毁制度。
销毁档案时，重要文件要逐份登记造册，并在指定地点专人监督销毁。
六、对馆藏档案每年进行一至二次全面检查，主要核实帐、物、卡是否相符，以防档案长期借出造成丢失，发现问题及时报告、处理。
七、对计算机内的档案信息要做到安全管理，定期检查、清理信息，以防信息的丢失与损坏。
八、配备灭火设备。
九、对库房内电线、电路经常进行维护。
档案安全管理制度（2）是组织或机构为保护和管理其档案资料而制定的一套规章制度。
该制度旨在确保档案的机密性、完整性、可靠性和可审计性，以防止档案遭到滥用、泄露、损毁或丧失。
以下是一个可能包括的档案安全管理制度的要点：1. 档案保密规定：明确规定了档案的保密级别和相应的保密措施，以保护档案中的敏感信息。
2. 档案存储和访问控制：规定了档案的存储、检索和访问的权限和程序，包括对档案的物理和网络安全的要求。
3. 档案备份和恢复：规定了定期备份档案的程序和要求，并制定了应急恢复计划，以防止档案的意外丢失或损坏。
4. 档案传输和交接：规定了档案传输和交接的程序和要求，确保档案在移交、借阅或归还过程中的安全性。
5. 档案销毁和归档：规定了档案销毁和归档的程序和要求，包括对无用档案的安全销毁和对永久档案的妥善归档。
6. 档案审计和监督：建立了档案审计和监督的机制，对档案的安全管理进行定期或不定期的检查和评估。
7. 档案安全培训和意识：开展针对档案保密和安全管理的培训和宣传，提高员工对档案安全的意识和能力。
8. 档案安全 incident response：制定了档案安全事件应对的程序和要求，包括应急联络人、事件报告和调查等。
中学档案室管理制度范文(三篇)
中学档案室管理制度范文序言：中学档案室是学校重要的管理部门之一，负责学生档案的收集、整理、归档和查询工作。
一个规范、高效的档案室管理制度对于保护学生隐私、加强信息管理、提高工作效率具有重要意义。
本文将提出一套中学档案室管理制度范文，以供参考。
一、档案室组织机构1. 档案室设立档案室主任、档案管理员和助理档案管理员。
2. 档案室主任负责档案室管理工作的协调和监督，组织档案的收集、整理和归档工作，负责档案借阅的审批和归还的登记。
3. 档案管理员负责档案室的日常管理工作，包括档案的分类、整理和编目，负责档案室的安全保密工作。
4. 助理档案管理员负责协助档案管理员进行档案的收集、整理和查询工作，负责档案馆文档的复制和传递工作。
二、档案室管理职责1. 收集档案：档案室负责收集各类学生档案资料，包括学生个人信息、学籍档案、奖惩记录等。
2. 整理档案：收到档案后，档案管理员负责对档案进行分类整理、编目和编号，确保档案的整洁有序。
3. 归档档案：整理完成后，档案管理员负责将档案归入相应的档案柜中，并记录档案的位置和出入记录。
4. 登记借阅：负责审批档案借阅申请，核实借阅人身份和目的，记录借阅档案的日期和归还日期。
5. 保密管理：档案室负责学生档案的保密工作，防止未经授权的人员查阅和泄露档案信息。
6. 档案维护：档案室定期进行档案保养和修复工作，确保档案的保存质量和长期可用性。
7. 信息查询：档案室负责学生档案的查询工作，回答学生、教师和家长的档案查询请求。
三、档案室管理流程1. 档案收集：学生档案包括学生个人信息、学籍档案、奖惩记录等，由各班级、年级负责收集并统一交给档案室。
2. 档案整理：档案管理员负责对收到的档案进行分类整理、编目和编号，并记录档案的状态和位置。
3. 档案归档：整理完成后，档案管理员将档案归入相应的档案柜中，按照编号和年度顺序排列。
4. 档案借阅：教师、学生和家长可以根据需要向档案室提交借阅申请，档案管理员负责审批申请并记录借阅信息。
2024年教师档案管理制度（三篇）
2024年教师档案管理制度(一)、要明确一位副校长分管档案工作，应建立综合档案室合和建综合室档案专柜。
配备政治素质好、业务能力强、热爱档案工作的专(兼)职人员，并保持相对稳定。
(二)、要将档案工作和档案上等级工作纳入学校工作的议事日程;纳入分管领导和档案员工作职责;纳入教职工范围和考核奖惩制度。
(三)、档案人员的主要任务:1、负责单位文书、教学、教育、会计、后勤材料的收集、整理、保存、统计、利用和鉴定销毁工作。
文书档案:是指学校党、政、工、团(队)在实际工作中形成的文件材料。
教学档案:是指学校及教师个人在全部教学活动中形成的文件材料。
教育档案:是指学校对学生进行教育管理中形成的文件材料。
会计档案:是指学校的财务工作中形成的帐、表、凭证等材料。
后勤档案:是指学校的基础建设、生产、科研等方面形成的材料。
2、凡学校工作中形成的具有保存价值的文件材料，均由各部门进行收集、整理、立卷、归档。
任何部门和个人不得擅自处理。
3、学校综合档案的归档时间:文书、会计档案材料每年____月份进行立卷归档;教学、教育档案材料每学年结束后立卷归档。
后勤档案和设备、仪器档案材料均在工作结束后和设备、仪器安装试用后立卷归档。
4、学校档案分为永久、长期、短期三个保管期限。
5、卷内文件应齐全完整。
收文应有正文、附件、办理结果;发文应有定稿、印本、附件;来往文书应有请示、批复;处分材料应有综合、旁证、个人交待和处理结果。
6、卷内文件排列要正文在前，附件在后;印本在前、底稿在后;批复在前，请求在后。
各类案卷均要填写卷内目录。
卷内文件要编写张次号。
归档的文件材料字迹清楚，纸质优良、签署完备。
不准用铅笔、圆珠笔和复写纸书写，并拆除卷内金属物。
7、案卷装订要整齐美观。
标题一般应有作者、问题、名称，能反映卷内文件内容，政治上无误，文词上简明确切。
封面要用毛笔正楷字填写，字迹要工整清洁。
8、文件材料归档后，档案人员应本着便于保管、方便利用的原则对案卷进行必要的加工整理、编目、登记和统记，做到排列有序，并按年代和保管期限编号。
学校安全工作档案管理制度范文（三篇）
学校安全工作档案管理制度范文是为了保障学校安全，规范安全工作，建立和完善学校安全工作档案管理制度。
主要包括以下内容：1.档案管理的目的和基本原则：明确学校安全工作档案管理的目标，明确档案保存的原则和要求。
2.档案管理的组织机构：设立档案管理部门负责学校安全档案的管理和维护，明确各部门的职责和权限。
3.档案管理的范围和内容：明确学校安全工作档案的范围，包括安全隐患排查、事故预防与应急处置、安全演练、安全培训等各方面的档案管理。
4.档案管理的制度和流程：制定档案管理的具体制度和流程，包括档案的录入、整理、归档和借阅等各个环节的规定。
5.档案的保存和销毁：明确档案的保存期限、保存形式和保存地点，规定档案销毁的条件和程序，以确保档案的安全和完整性。
6.档案查询和利用：明确档案的查询和利用权限和程序，尽可能提高档案的使用价值。
7.档案管理的监督和评估：建立监督检查机制，定期对档案管理工作进行评估和总结，及时发现问题并加以整改。
通过制定和完善学校安全工作档案管理制度，可以规范学校安全工作，加强安全管理，提高事故防范和应急处置的能力，保障师生员工的生命安全和财产安全。
学校安全工作档案管理制度范文（二）一、概述本制度旨在规范学校的安全工作档案管理工作，确保学校各项安全工作的记录与管理有序、完整并便于查询。
有效管理学校的安全档案，是保障师生安全的重要措施之一。
二、档案管理职责1. 学校安全办公室负责学校安全档案的全面管理工作，具体职责如下：（1）负责编制学校安全档案管理制度，并定期进行修订与完善；（2）负责建立学校安全档案管理系统，确保档案的安全存储与传递；（3）负责对各类安全事件的档案进行归档和管理；（4）定期进行档案检查与盘点，确保档案的完整性和准确性。
2. 各单位和部门负责自身相关安全档案的管理工作，具体职责如下：（1）主要负责人要切实履行档案管理的责任，并组织开展各项安排；（2）做好安全工作的记录和汇总，及时向学校安全办公室报备；（3）定期对档案进行整理、分类和归档，并编制档案目录；（4）确保档案的完整性和准确性，杜绝档案丢失或损毁等情况。
小学学校档案管理制度(三篇)
小学学校档案管理制度第一章总则第一条为规范小学学校的档案管理工作，保障学校档案的安全、完整和有效利用，制定本制度。
第二条学校档案管理应遵循依法、科学、规范、统一的原则，确保学校档案的真实、准确和完整。
第三条学校档案管理的范围包括学校办学行政、教学活动、学生管理等各方面。
第四条学校档案管理是学校管理的重要组成部分，对学校的办学目标、发展计划、决策实施等具有重要的参考价值。
第五条学校档案管理应遵守国家有关法律法规、政策和规章制度，按照有关规定认真履行档案管理的职责和义务。
第二章学校档案的分类和管理第六条学校档案分为行政档案、教学档案、学生档案和其他档案等。
第七条行政档案主要包括学校的发展计划、决策会议记录、管理制度、规章制度、人事档案等。
第八条教学档案主要包括教师的教学计划、教学课件、教学评价等。
第九条学生档案主要包括学生个人信息、学籍档案、奖惩记录、发展评价等。
第十条其他档案包括学校的会计档案、设备档案、校园设施维护档案等。
第十一条学校应根据档案的类别和重要性进行合理的分类和整理，制定相应的管理规范和措施。
第十二条档案管理部门负责对学校档案进行管理、收集、整理、保存和提供相关服务，应配备专业人员。
第十三条学校档案应统一编号、整理、归档，建立档案目录和档案检索系统，实现档案的检索和利用。
第三章学校档案的保存与销毁第十四条学校档案的保存应遵循法定保存期限和技术要求，确保档案的安全和完整。
第十五条学校档案的保存期限按照相关法律法规的规定执行，档案管理部门应及时制定档案的销毁计划。
第十六条档案管理部门应建立档案保管的安全制度，做好防火、防盗、防腐等工作，确保档案的安全。
第十七条学校档案的销毁应按照规定的程序进行，由档案管理部门组织实施，销毁过程应记录并保存相关文件。
第十八条档案销毁必须经过档案管理部门审批，并报学校行政主管部门备案。
第四章学校档案的利用与服务第十九条学校档案应有序、合法地提供给有关部门和个人申请查阅使用。
毕业生档案管理制度全模版（三篇）
第 1 页 共 8 页 毕业生档案管理制度全模版 引言 随着高等教育的普及和毕业生人数的持续增长，毕业生档案管理已成为高等院校管理工作中的关键环节。为了规范毕业生档案管理流程，本文特制定了一套毕业生档案管理制度，旨在对毕业生档案的收集、保存、查询及使用等关键环节作出明确规范，以提升档案管理的质量和效率。 第一章 收集与整理 1.1 毕业生基本信息采集 为构建完善的毕业生档案体系，学校将在每年指定时间向即将毕业的学生发放毕业生信息采集表，要求学生提供个人基本信息，包括姓名、性别、学号、专业及联系方式等。学校承诺对所收集信息予以保密，仅限于毕业生档案管理之用。 1.2 学业成绩和证书收集 毕业生档案应涵盖学生在校期间的学业成绩及所获得的各类证书。学校负责全面收集每位毕业生的学业成绩和证书，并确保其真实性和准确性。收集的学业成绩包括各学期课程成绩、考试成绩及综合评价等；收集的证书则包括学位证书、成绩单、荣誉证书等。 1.3 奖惩情况登记 学校将记录毕业生的奖励和处分情况，并将其纳入毕业生档案中保存。学校应及时通知毕业生相关奖惩情况，并要求其签字确认。 第二章 档案保存与归档 2.1 档案材料的保存 第 2 页 共 8 页
学校将毕业生档案材料依据既定的分类和编号体系进行保存。档案材料应存放在安全、干燥、防火、防潮的环境中，以保障档案的安全与完整。 2.2 档案借阅及查阅 毕业生档案的借阅和查阅应遵循相关法律法规及学校规定。学校需制定借阅和查阅的详细流程，并对借阅和查阅人员进行管理与监督，以确保档案的隐私和机密性。 2.3 档案归档 毕业生档案的归档应按照毕业年度和学生学号顺序进行。学校需制定归档的详细流程，明确归档人员的职责和操作规范。归档后的档案应进行备份，并存放在专用档案室中。 第三章 档案利用与保密 3.1 档案利用 毕业生档案的利用应遵循相关法律法规及学校规定。档案利用主要包括提供毕业生资料、用于学术研究、就业服务等方面。学校应建立档案利用申请和审批制度，确保档案利用的合法性与安全性。 3.2 档案保密 学校将毕业生档案的保密视为至关重要的任务。学校应建立完善的档案保密制度，并对档案管理人员进行保密培训，严禁泄露或滥用毕业生档案信息。 第四章 档案销毁与转移 4.1 档案销毁 第 3 页 共 8 页