关于公共档案馆服务社会化的思考
社会化管理企业退休人员人事档案工作的实践和思考
社会化管理企业退休人员人事档案工作的实践和思考摘要：企业退休人员的人事档案管理是一项严谨的专业管理工作，又是一项严肃的政治工作，文章在企业退休人员档案管理实践的基础上，提出了做好企业退休人员人事档案管理工作的具体办法和思路。
关键词：社会化管理退休人员档案管理实践和思考中图分类号：g271文献标识码：a文章编号：1004-4914（2013）04-283-022003年，中共中央办公厅、国务院办公厅发布《关于积极推进企业退休人员社会化管理服务工作的意见》（中办发[2003]16号），各地积极贯彻落实文件精神，企业退休人员实行社会化管理的工作稳步推进。
中办发[2003]16号文件中明确规定“社会化管理服务工作主要包括：……集中管理企业退休人员的人事档案……”，退休人员人事档案实施归口、集中管理势在必行。
人事档案是党和国家的机密，企业的宝贵财富，人事档案管理既是一项严谨的专业管理工作，又是一项严肃的政治工作，我们应认真研究如何做好退休人员人事档案管理工作这一重要课题，使退休人员档案得到更有效地保护和利用。
本文试从以下几方面阐述自己的一些看法。
一、建设档案室，选调管理人员，组织好退休人员人事档案移交接收工作档案移交接收工作是做好退休人员人事档案管理工作的基础。
首先，根据《档案库房技术管理暂行规定》（国档发[1987]19号）、档案馆建筑设计规范（jgj25-2000）和《干部档案工作条例》的有关规定，选定符合要求的场所，建设退休人员人事档案室，配备必要的管理设施、设备，如：除湿器、空调、温湿度记录仪、恒温仪等。
使档案室符合防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温、防鼠的要求，做到档案存放、阅档、工作人员办公三室分开；第二，选调政治上可靠、作风正派、责任心强、具有中专以上学历的共产党员从事退休人员人事档案管理工作，应优先考虑具备档案管理工作经验的工作人员；第三，工作人员要本着对退休人员高度负责的态度，根据退休人员人事档案移交清单，认真逐卷核对，做到移交清单要与移交人事档案名单相符合，档案目录要与档案内容相符合，确保退休人员人事档案的完整。
关于档案信息化管理建设的思考
要较大 的档案室进行存放 。档案信 息化主要借 无序状态 。 随着计算机技术的发展 ， 档案管理正 助于硬盘 、 光盘等存储介质来实现的 ， 这些存储 在逐步 由实体化管理向信息化管理发展。但 目 介质体积小 、 大， 容量 仅需要少量的消磁柜等专 前 大部分单 位 的电子文 件仍 处于无 序管 理状 用设备进行存放即可 。档案信息化在存储上 的 态。主要表现在对 于 自己单位通过网上发送的 优势是显而易见的。 文件仍实行双轨制 ， 即发送 电子文件 ， 纸质文件 ２ 维护优势 。 ． ２ 传统档案管理方式下 ， 每年 存档 ，对于从网上接收的其他单位的来文则只 都要组织人员集 中时 间对上年度的纸质资料进 存打 印出的纸质文 件。有的甚至因计算机系统 行分类 、 整理、 筛选 、 归档 ， 所耗费的时问和精力 的存储容量不够 ， 了接收新的电子文件 已开 为 是相 当巨大的。而档案信息化管理是将 电子文 始清除部分原有的电子文件 ，这样做完全破坏 档在文件办理结案后随时进行归档 ，或在某一 了档案信息的统一性 、 完整性 。由此可见 ， 电子 时问周期定 时统一归档 ，由文件形成部 门通过 文件的管理并不像纸质的管理那样规范。 网络传送给档案部门 ，并用电子数码签名封签 档案信息化建设中的管理人员素 质问题 。 室 普遍存在着人 员少 、 文化 素质 出了更新更高的要求 ， 档案管理由传统方式向 认证 ， 由档案工作人员接收登记 ， 由原则给 目前档 案馆 （ ） 按事 信息化管理转变已迫在眉捷 。 出档案分类号 ， 设定访问限制级别 ， 以便将来用 低 、 身体素质差 的现象 。 特别是档案室的档案管 档案 信息化 管理是顺应 电子信 息科技 发 户查找利用 ，既方便快捷又能保证归档率和完 理人员多数不是专职档案员 ，无暇顾及档案工 展 的产物 ， 是通过数字化技术 、 算机技术 、 计 网 整率。 作， 而且大多也 只停 留在手工操作水平上。 由于 络技术和远程通信技术等现代先进技术 的有机 电子档案的收集 、 存 、 保 维护 与利 ２ 利用优势。 ． ３ 在传统档案管理方式下 ， 查 对 电子文 件、 整合所构成的档案信息远程传输和社会共享 的 询、 阅档案都需要办理 繁琐 的手续 、 借 经过复杂 用接触太少 ， 档案管理人员能熟练使用微 机的 完整服务体系。如何认清当前档案信 息化管理 的程 序到档案室进行 ； 档案 的检索主要依 靠人 为数不多 ，能承担程序设计和数据维护的更是 的现状 ，从而更好地提 出加快推行档案信息化 工查 询卡片实现 ， 给档案利用带来诸多不便 。 档 少之又少， 致使档案信息化程度仍然很低 ， 档案 管理建设工作 ， 了如下思考。 做 案信息化管理在对电子文件归档的同时进 行主 资源中蕴藏 的丰富信息还没有得到充分挖 掘和 ｌ传统档案管理 的缺陷 题 词标 引、 著录 ， 如有 需要 可以编制多角度 、 全 利用 ， 能满足经济建设和社会发展 Ｅ 增长 不 ｔ 益 传统的档案数 据库中分类 信息复杂 ， 需靠 方位 的检索工具 ， 方便检索查询信息。 利用者只 的需要 。 手工查询纸张原件 ， 响应速度慢。 由于档案量巨 须提供文件分类号或 主题词即可获得相应 的文 ４促进档案信息化管理的途径 大， 当需要 查询 档案时 ， 需花费几个小 时 ， 甚至 件和相关的上下级行文及附件 ，从而大大减轻 档案信 息化建设是 一项 需要运用 多种 学 天的时间在档案室查找。耗 时、 耗力 。 档案工作人员的劳动强度 ， 缩短查询时间 ， 高 科知识 、 提 多专业 配合、 多部门协作 、 多环节配套 档案需要 长期保 存， 为避 免可能造成的文 工作效率。 此外 ， 信息化档案可 以通过复制并 存 的复杂 系统工程。因此 ， 我们还 从多方 面努力 ， 档纸张受潮 、 虫蚀以及火灾 等灾害 ， 需要不断优 储于不同介质之 中， 利用者只要获得允许 ， 可 做很多实际工作 ，从而叉好 又快地 推动档 案信 就 化存储环境 ，每年大量投入文档的保管经费已 以随时随地调出查阅所需的档案信息 。 息化建设步伐 ，使其 与社会信息化建设协 调发 在所难免 ， 且传统文档缺乏备份 ， 如若丢失不可 ３档案信息化管理的现状及不 足 展。 复原， 失极大。 损 在档案 信息化管 理建 设的进 程中 ， 经过一 第一 ， 加快意识 和观念 的转变。档案工作 反复 查 阅档 案不可避 免会造成 原件受 损 段时间的建设 ，档案信息化管 理工作取得 了一 者必须强化信息意识和信息观念，变静 态档案 或遗失 ，给文档的保管与利用带来管理上的困 定的成绩， 但一定程度上 ， 在主观和客观两方面 信息为动态信息 ， 搞好信 息资源 的开发和 利用 。 扰。 在已认知 的低档平板扫描仪 录入的方式下 ， 都存在一定 的问题 ： 尽管传统档案管理将存在相 当一段 时间，但档 大 量文 档的电子化进程是不可想 象和解决 的 ， 档案信息化建设观念 相对落后 。 国相 当 案管理者不能因此而 轻视档 案的数字化 、 自 我 动 且大量电子化文档如何管理 、 查阅 、 用有待全 部分领导 的档案意识 淡薄 ， 应 认为档案无足轻 化 、 网络化建设。 而应积极寻求新形 势下档案管 面解决。信息化是 当今世界经济和社会 发展 的 重 ， 没有多大用途。因此 ， 档案事业难 以得到应 理的新方式 ， 设法改 变条件 ， 着力构建档案信息 大趋势。计算 机技术 的快速发展使我们 步人 了 有的重视 ， 造成档案事业 的先天不足 ， 经费投入 化平台 。 个信息化的时代 ， 无论是从政治、 经济 、 文化 、 得 不到保证 。 同时 ， 档案工作者对档案信息化意 第二 ， 加快档案信息化基础设施 建设 。常 科技、军 事等多个领域还是到人类生活 的各个 识不够 ， 缺少服务意识 ， 档案信息化建设过程 中 言道 ：工欲善其事， “ 必先利其器 。没有计算机 ， ” 角落 ， 信息技术无不显示其独特的魅力 ， 成为现 非积极投入及非规范行为 ，最终会造成档案信 或者说有了计算 机而没有进入 网络 ，档案信息 代社会和现代生活不可缺少的工具 。 以说 ， 可 现 息化建设的延缓 ， 造成档案信息交流的障碍 ， 影 化管理只能 是一句空话 。随着档案信息量的剧 代信 息技术成为实现科学开发档案信息资源的 响档案信息化建设 目 的实现 。 标 增 ，人们需要采用先进的计算机技术实现档案 关键条件 。 档案信 息化建设 的基础设施相对薄弱 。 档 全方位 、 多层次 、 多功能 的现代 化管理 。 尤其是 ２档案信息化管理的优势 案信息化建设必须具备一定的硬件条件 ，如要 使用多媒体技术 ，传统的纸质载体 的档案材料 纸张发 明以来 ， 纸质档案逐 步取代 其他 材 配备计算机 ， 建立局域网 ， 需要 大容量 的服务 转化为全文 、 图 、 全 全声的光 盘储 存 ， 并实 现全 料成为档案的主要载体 。随着办公 自动化的不 器 ，建立数据库等 ；开发研制档 案管理专用 软 屏幕 自动检索 。 所以 ， 计算机及其配套设施必须 断深入 ， 电子文档将 逐步取代纸质文档 ， 成为档 件 ， 加强网络 日 常管理与维护等 ， 这些都需要 大 跟上 ， 足档案管理信息化的起码要求 。 以满 案资料的主体。档案信息化管理具有传 统管理 量的资金投入 。 前档案管理机构吃财政饭 ， 目 没 第 三 ， 开发和利用现有信息 资源。在 加快 首先要克服“ 的思想 。 等” 不能因为档 方式不可 比拟的优 势 ， 也将会逐步成为档案管 有能力通过提供社会化服务增加适 当收入 。一 这一方 面， 理 的主要方式。 旦国家未能投入 ，档案信息化建设再好 的蓝 图 案管理要实现信息化便将现在的所有 档案材料 ２ 存储优势 。传统档案管理是对纸质 资 也 难 以实 现 。 ． １ 藏于“ 死库 ”抛弃 不用 ， ， 一切 从“ 开始 ， 要 零” 而 料进行分类 、 整理 、 筛选 、 归档的 ， 数量庞大 ， 需 档案信息 化建设 中的 电子 文件管 理处 于 重视其继承性 ， 要对现有的 （ 下转 ３７页 ） １
档案培训的心得体会5篇
档案培训的心得体会5篇（经典版）编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
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档案馆公共服务能力提升新途径：档案志愿服务
彭枝芳胡燕（苏州大学社会学院，江苏苏州，215123）档案馆公共服务能力提升新途径：档案志愿服务*［摘要］志愿服务已经成为一种社会风尚。
档案馆引入志愿服务能够为档案服务社会化带来全新的视角，为提升档案馆公共服务能力提供新的途径。
档案馆应该抓住机遇，加强档案志愿者管理，完善档案志愿服务内容，努力形成档案志愿服务体系，为档案馆的社会化发展提供更多动力与支持。
［关键词］档案馆公共服务档案志愿服务［分类号］G279.2A New Approach for Promoting the Public Service Abilityof Archives:Archive Volunteer ServicePeng Zhifang ，Hu Yan（School of Society of Suzhou University,Suzhou,Jiangsu,215123）Abstract:The development of volunteer service has become a social fashion ，introducingArchives of volunteer service brings a whole new light for archives service socialization,and offers a new approach for ascension archives of public service capacity.Therefore,archives should seize the opportunity,in order to strengthen the management of archives volunteers,perfect the archives volunteer service,and efforts to form archive volunteer service system,provide more power andsupport for the development of archive utility.Keywords:Archives ；Public Service ；Archive Volunteer Service1引言志愿服务是当今社会文明发展程度的重要标志，是公众参与社会活动的有效途径。
档案服务外包的实践与思考
照片要求 ， 包括图片构 图位置 、 摄对象 拍
特征、 相幅大小、 验收要求等。 其次， 档案 部门要统一操作与验 收标准， 加强项 目档 案专业操作 培训 ， 从观 念 和标准上促 进 承包者明确外包项 目的操作 技能。 第三 ， 要建立健全和执行外包审查与审批制度。 档 案部门不仅需要加强对 外包服务监督 指导， 而且重点要求档案部门人员和外包 人员认真执行档案服务审查与审批制度， 确保档案安全。 四， 第 建立外包项 目评审 机制，召开监督小组 或专家评审会议 ， 确 保 承包者按照标准施工， 按照审批制度开 展 业务， 向社会向群众提供更好更多更高 的服务品质。 三是加强档案社会宣传， 促进档案外 包服务 的开放性。 对社会和基层来讲， 档 案服务外包的认知程度 ， 仍然参差不齐。 档案部门应当持之 以恒加强与社会互动，
个 相 关部 门参 与 ， 编 研 成 果 真正 成 为 公 使
社会专业 人员 ， 加地 区声像 档案拍 摄 参 制作专题 培训， 推介档案服务 的目的与需 求， 建立起 区内档案社会服务人员网络。 经过培训与挑选， 区档案馆采用外包合同 和 长期特约 拍摄 协议 的方 式 ， 委托合格 的地 区声像制作公司， 负责 区内各镇 、 街
迅速 ， 空间 巨大。 开展档 案服务外包 ， 是 创 建档案服务 新优 势和提高档 案部门服
务能力的手段。 首先，“ 档案库房管理、 档 案整理 与验 收 ， 以及史料 编研 与查 阅利 用” 等操作 事务， 需要 推 向社 会， 引进社
２６ 巾国档寨 ２１ ７ ０ ０．
档 案库房 管理 ， 办理 档案 验收与查 阅利 ； 责区内声像档案拍摄制作事务。 区档案馆 用， 实现档 案事务社 会化操作。 针对 馆内人力有限的现状 ， 召集本地 区熟
档案编研为公众服务的一次有益尝试及启示
资源的深度和广度 ，并使档案 信息最大限度地回归社会 、服
务 社 会 ，为 社 会 民众 所 获 知 和
利用 ，从而实现其价值。具体 到 档 案 部 门 的档 案 信 息 开 发 工
作 ，笔 者 认 为 ，现 有 的档 案 信 息 编研 工作 与档 案信 息 社 会化
服务还有一 定的距离 ，档 案编 研部 门必须树立起服务社 会大
动爆发９ 周年之际，《 ０ 北京档案史 料》编
辑 部 与 北 京 青 年 报 共 同 策 划 ， 以北 京
市档案馆馆藏五四档案史料为依托， 组织
本馆档案编研人员撰写文章， （Ｉ 在 Ｃｌ ￣ 京青 年报》 上成功推 出 “ 五四之光——档案解
读 ”系列 专 题 ， 引起 了 社 会 公众 的广 泛 关
的关 注 。 四档 案 解 读 专 题 选 在 ４ 份 推 五 月 出， 是 公 众 对 五 四的 关 注 度 逐 步 提 高 而 恰 其他 媒体 的隆 重报道 还 未推 出之 时， 不 仅 正 合 时 宜 ， 且 抢 占了先 机 ， 得 了社 而 赢 会 公众 的广 泛 关注 。
为６ ０ 余字， 月ｌ 日至４ ８ ００ 从４ ３ 月１ 日连续 在
ｑ Ｙ？ 互依存， ￣－ Ｈ 使得信息的传递迅速而广 ｉ 泛， 尤其是热 点信息的传播速度 、 广度 及
皆 知 的 奇 效 。 其 中 网 络 传 播 发 挥 的 作 这 用 尤 大 ， 民不 再 单 纯 是 信 息 的 接 受 者， 网
关 注档 案 馆 。 文 章 刊 登 后 ， 德 珩 的女 ｊ 影 响 力 都 极 其惊 人 ， 时 间就 能 达 到 天 下 当 许 一
以满足广大民众的需求。 在今后的工作中， ｉ 笔者认为还有以下两点需要引起重视： 首先 ， 档案 机 构在 向社会 公众传 递
以民为本——档案馆服务民生策略研究
次， 这无疑是中国档 案工作重要 的观念拓展 。 二、 档案馆服务 民生的 策略 ２０ ０ ７年 １ ２月 ， 国家档 案局印发 的《 关于加强 民生档案工 作 的意见》 强调 ， 要努力建 立覆 盖 人民群众 的档 案资源体 系 ， 确保 民生档案齐全完整 ；要着 力建立服务人 民群众的档案利 用体系 ， 确保民生档案造 福民生。 对 于信息服务业而言 ， “ 谁拥 有用户谁就拥有发展前景 ，档 案馆 以其具有特殊重要价值 的
主体 的变化和档案工作服务对 象扩 展的必然性 ， 是政治 民主 、
社 会 进 步 的重 要 表 现 。 一直 以来 ， 案 馆 处 于 深 宫 大 院 之 中 ， 档
服务 民生 策 略
关键词 ： 案馆பைடு நூலகம்档
会——文化档案概念 的变化 。 ③ ” 自改革开放 以来 ， 我国的档案 事业经 历着从 “ 国家模式 ” 社会模 式” 向“ 过渡 的巨大变革 ， 档 案现在是 “ 民治 、 民有 、 民享” 是 为人 民服务 的 ， ， 不再 只是统治 阶级 的专属 品。 在普通 民众看来 ， 档案为他们提供 “ 根源感 、 身 份感 、 地方感和集体记忆。” 统的“ 传 国家档案 观” 已经成 为档 案馆服务 民生 的一大思想 障碍 ，社会档案观 ”已悄悄成为 主 “
脉 相 承 的 。 在第 十 六 届 国 际 档 案大 会 上 ， 国家 档 案 局 局 长杨 冬
权发表演讲 ， 明确了我国档案服务方 向的新选择 ， 即服务民生。
然而 ， 现代 档案工作 者为社会精心保存 的档案 ， 却很少 引
起 民众的关注。“ 档案这种记录信息 的最古老而持久的形式 ， 虽
累积 了大量 的 经验 ， 因为 它 具备 服 务 民 生 的理 论 基 础 。 案 更 档
信息社会档案馆公共服务功能的拓展
案部门由后台走 向前台 ， 成为电子文件 、 电子档案收集 、 存储 、 管理的基地 ， 为信息资源整合 、 成 配送 、 利用 的基地 ， 成为事实
上的电子文件管理中心 ，从而真正实现信息资源的全 区域 、 全 时段 的共享 ， 真正发挥出档案的利用效能。 要实现这一 目的 ， 必 须在以下方面作出努力 ： 一是构建功能齐全 、 资源丰 富的数据 库。二是做好网络平台及应用系统的建设 。由于部分医疗档案
（ 加大资金投入 ， 四） 完善档案管理设施设备
县级医疗机构在加大硬件设施资金投入的ｆ时 ， 司 要适 当考 虑加大对档案管理工作的资金投人 ， 以完善档案管理的硬件设 施。今年是全国医疗基层基础建设年 ， 不少医院正在新建或改 造房物 ， 我们应抓住这一契机 ， 在建造 门诊楼 、 住院楼 、 改善 医 疗条件时 ， 立足长远做好档案库房的设计 ， 预先考虑好库房 面
信息社会档案馆公共服务功能的拓展
一 曲靖 师范学 院档 案馆
摘 要 ： 文针 对信 息 化 社 会 中档 案 馆 开展 公 共 服 务 存 本
杨
敏
络 化 和 个 性化 的方 向迈 进 ， 主要 表 现 在 ：
在的 问题 、 面临 的发展 与 变化等进 行分析 ， 讨拓展 档案信 探
息 服 务 功 能 的 具体 措 施 。 关键词 ： 案馆 档 公共服务 功 能拓展
息、 知识 ） 的提供和集成 。 正如毕马威公司（ＭＫ 知识管理副 Ｐ Ｇ） 主任塞里 ・ 休斯（ ｅｉ Ｃｒ Ｈｕｈｓ所言 ：知识 管理舞台正越来越 ｇｅ ） “
方式 以及管理观念 的变革。这些变革使得档案馆传统 的服务
新时期档案馆社会功能再认识
２ ］历史记忆功能
２ ． ３社会教育功 能 信息 技术为主要标 志的科技进步 日新月 异，知识经 济初见端倪 ， 使全球经济 、社会 促 的发展 至人 们生活方式不 断发生重大 变革， 为适应世界 湖流，碰接新 的挑战 ， 把我 目经济 建 设的推动 力转移到依靠科 技进步和提 高劳动 者 素质的轨道 上来，档案馆 应当承担起传 播科 学文化知识 ， 高公民科学文化 素质的重任 。 提
策 、 散 、 术 社
ｔ 十 ｉ
所谓 “ 历史 记忆功能”即具 有记载历史 、
保存历 史记录的功 能 从整个人 类文明的进步
进 ７ 究 考 ，提 Ｔ融 管 十 ｇ
镕 社 自一 勺 ， 新 目
而言 ，档案是人类 文明在有记载 的领域所达到 的程度 的 种反 映和记录。园此 ，档案是 “ 人
应做到 从纵向而言 ．要尽可能 延伸档案所涉
及的时 间跨度 ． 不但应 该有现代 的 案和近代 档 的档案 ，甚至还应该 有古代的档 案，从横向而 言 ． 应尽可能拓展挡 索所涉及 的领域的广度 则 和深度 ， 其能完整地记 录和反映历史 ａ 使 ２２ ． 资政 决策功能 档 案馆为资政决 策服务 ， 也是社会设立 这 档案馆 的 个 很重 要的原 困。 为了使 人们的 各项活动 能顺利地进行 ，国家机器得 以正常的 运转 ， 会的组织和领 导者都将不 断地调整有 社
关的方针 、政策 ， 以使社 会朝着预期 的目标向
前发展 。对社会化大生 产带来的社会 活动的根
新 时期档案馆社会功能再认识
Ｒ ｈｉｋｎｇ ｅｔ ｎ ｉ ａｂｏｕｔｔ Ｓ ｈｅ ｏｃｉ ｕｎｃｔ ｓｏｆ ａｌ Ｆ ｉ ｏｎ Ｎｅｗ ｉ ｅｓＡｒ ｖｅｓ Ｔｍ ｃｈｉ
高校档案馆社会化服务功能刍议
２ ．高校 档案工作 的快速 发展是档案信息服务社 会化 的 内在动力。美国数学家维纳 曾明确指 出， 息的价值 在于传 信
、ｌ ，』
Ａ哪 Ａ双ｅ ￣ ＶＥｆ ｌ ；
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务， 一是不仅要提供一次档案信息 ， 还要提供各 类二次、 三次
文 献 。 据 馆 藏 资 源 的 实 际 ， 对 社 会 的 需 求 ， 过 整 合 加 工 根 针 经
随着 社会的发展和 现代信息、 网络和虚拟技 术在档 案工 作 中的运用 ， 档案馆 的本体功 能在 内涵扩展 的同时走外延拓 展 之路 ， 实现 保管主 体的 分层 次化和 多元 化 同时保 管客体 （ 对象） 始由传统 的“ 开 实存 ” 形式向现在的“ 实存 ” 虚拟 ” 与“ 形 式并 存方向发展。档 案馆 本体功能的发展 ， 必然推进档案 也
３充分利用网络提供社会化服务。 ． 建立信息网络平 台， 开 展档案 网上服务， 实现档案馆馆藏 资源的共享 ， 是实现档 案馆 服务社会化 的重要途径。高校档案馆 应积极采用现代计算机 技术和通信 手段 ， 建设 内容丰 富、 功能齐 全、 充满个性化 的网 站。网站建设过程 中， 应更多地 为访 问者考虑 ， 真正做 到以人 为本。利用服务手段要与时俱进 ， 完善档案数字化建设 ， 扩大
供针对性服务。 这样 ， 通过 自身特 色化建设 ， 使馆 藏信息资源
更为丰富 ， 为进 行 社 会 化 服 务 提 供 信 息 保 障 。
参 考文 献 ：
【 冯惠玲 ， １ 】 张辑哲 ． 档案 学概论 ［ ． Ｍ】 北京 ： 中国人 民大 学
出版 社 ， ０ １４ －４ ． ２ ０ ．６ ７
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索 探 务
高校档案馆社会化服务功能刍议 ＊
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关于公共档案馆服务社会化的思考
发表时间：
2012-07-17T10:03:35.010Z 来源：《赤子》2012年第10期供稿 作者： 潘建军
[导读] 信息只有附着在一定的物质形式上才能存在。政府信息大多是以文件和档案的形式存在的。
潘建军（北安市城建档案馆，黑龙江
北安 164000）
摘
要：随着政府信息公开日渐成为当今社会的热点问题，各级国家综合档案馆能不能抓住这个机遇，发挥自己的特点和优势，积极参与到
政府信息公开工作中，逐步把档案馆建设成为政务信息中心成为关注的焦点。
关键词：公共档案馆；社会化；服务
1
由各级综合档案馆组建政务信息中心具有可操作性和经济性
1.1
档案馆具有一定的信息基础，有利于政府信息的集中收集和综合管理
（1）信息只有附着在一定的物质形式上才能存在。政府信息大多是以文件和档案的形式存在的。经过50多年的努力，各级档案馆己
将同级机关
10年（省级机关20年）以前形成的档案全部接收进馆，已成为各级政府部门历史记录的集中保管地。进入21世纪以来，各级档
案部门与时俱进，不断创新服务机制，积极开展现行文件的提供利用服务，并设置有现行文件阅览室，方便社会利用。因此，各级国家综
合档案馆既集中保存了各级政府的历史记录，又保存有各级政府的现行文件，已成为事实上的政府信息保管基地。
（2）档案馆为各级政府部门文件与档案的形成与管理提供规范指导，使其具有统一的格式，便于政府信息的统一收集、管理和利
用。
（3）档案馆公布政府信息相对于其他部门自身公布的政府信息而言，具有一定的综合性。公众到档案馆可以获得一揽子源自不同政
府机关的各类信息。这些都为履行政务信息中心职能奠定了信息基础。
1.2
档案馆具有强大的信息能力
首先，政务信息中心要具有广泛的信息收集能力。政府信息是动态的，又分散于政府的各个部门，没有强有力的信息收集能力是无法
将各种信息从其形成部门收集起来的。在《档案法》、《档案馆通则》、《机关档案工作条例》等法律法规的支持下，档案馆已建立了通
畅的档案接收进馆渠道和一套十分有效的档案信息采集方法，具备了相当的档案信息收集能力。
其次，政务信息中心要具有一定的信息加工整合能力。作为一个信息工作部门，经过多年的努力，档案馆已具备了强大的信息加工能
力。档案馆拥有强有力的领导班子，拥有一批政治素质高、业务能力强的档案信息整编队伍，形成了一套科学的工作机制，积累了丰富的
信息加工整合经验。
第三，要想成为政务信息中心，就必须拥有高效的信息提供利用渠道和方式。经过多年的摸索，档案馆已建有多套信息检索工具，开
发有信息检索系统，并能够提供网络检索服务。
1.3
档案馆的现行文件阅览室具备了政府信息开放的条件和经验，有利于降低政府信息开放的成本
现在全国许多城市档案馆均设有现行文件阅览室，面向社会公众开放。档案馆向社会开放的现行文件一般是指市委、市政府还在执行
和使用的规范性文件及行政规章，市人大常委会通过的地方性法规、规章和市政协通过的工作规则、通则，市直机关制发的规范性文件。
虽与政府信息公开范围不同，但信息开放目的和性质相似，都是为了增加工作透明度，保障人民群众的知情权，改善经济发展软环境。另
外，现行文件阅览室工作人员积累了办理文件信息公开事项的经验，所以依托各级档案馆在现行文件阅览室的基础上建设政府公开信息阅
览室既顺理成章，又经济实用。如上海市政府要求直属部门定期将必须公开的政府信息纸质目录和电子目录报送市档案馆，从而使得设在
市档案馆的现行文件开放利用中心在不增加人员编制和经费的情况下，同时发挥了政务信息中心的功能。
2
积极把档案馆建设成为政务信息中心
档案馆虽然具有成为政务信息中心的有利条件，但要建设成为真正的政务信息中心，应着重做好三项工作:
2.1
做好信息储备，把档案馆建设成为政务信息资料的存储基地
建设政务信息中心要从满足社会信息需求出发，规划建设档案馆馆藏。在档案文件的接收范围上要囊括所有的党政机关和有行政管理
职能的事业单位；信息内容上要囊括人民群众、社会组织所需要的各种政府信息；信息形态上要包括纸质、电子等各种载体，并逐步由以
纸质为主向以电子为主转变；时间跨度上要完整，历史和现行信息全部收集，不能间断。
2.2
加强信息化建设，提高信息处理能力
网上信息中心是未来政务信息中心的基本模式。为此，档案馆应加紧信息化工程建设，尽快实现管理的现代化，把档案馆建成网上政
务信息中心。
一是要积极争取把档案馆信息化建设纳入政府信息化规划和重点建设计划，为档案馆信息化建设寻求政策和资金支持。二是要加强信
息基础设施建设。档案管理信息化建设离不开计算机软、硬件和网络技术支持。要加大经费投入，配备满足数量要求和配置要求的计算
机、扫描仪、光盘刻录机、激光打印机、复印机等设备，选用统一的高质量的应用软件，建立标准化的数据库，这样才能实现档案收集、
整理、编目、检索、利用等主要服务功能的信息化管理。三是要改革现有的工作模式，不断增强信息处理能力。政务信息中心向社会提供
的是系统的政府信息，提供的是信息产品，不再是传统意义上的档案文献，而且提供利用的数量也会越来越大，档案馆必须具备强大的信
息处理能力才能满足工作需要。目前档案馆管理模式、管理手段和管理方法都是在传统档案文献管理的基础上建立起来的，离政务信息中
心的要求还有一定的差距。档案馆必须根据新的角色要求进行全方位的改革，在先进的信息管理理论指导下，遵循信息工作规律进行流程
再造，借助网络信息技术，开发档案信息管理系统，逐步实现档案信息采集、加工整合和提供利用的自动化、网络化，不断提高档案馆的
信息处理效率。四是要积极实施数字化工程，丰富数字信息。网上政务信息中心是以数字信息为基础的。传统的档案馆馆藏大多是以纸质
档案文件的形式存在的，必须加快其数字化步伐，为建立网上政务信息中心做好信息准备。馆藏信息数字化包括馆藏档案文件数字化和档
案目录数字化。馆藏档案文件的数字化应从两方面、通过两个渠道来实现。一要抓好馆藏档案的数字化，通过数字化技术，将馆藏纸质档
案、照片档案、录音录像档案转化为电子档案；二要大力接收现行电子文件。当务之急是制发电子文件收集整理和归档办法，要求各机关
档案室收集积累本单位形成的电子文件，并随同现行文件移交档案馆。档案目录数字化通过对档案文献内容和形式的分析，著录标引档案
文件的检索特征，建立馆藏档案文件目录数据库，为信息的检索利用提供基础保障。
此外，在信息化、数字化的社会大背景下，电子文件的数量急剧增加，档案管理工作应将电子文件的归档管理工作纳入电子政务和办
公自动化建设的总体规划，进行同步设计、同步实施，实现文档管理一体化，通过政府门户网站政务公开栏目设置
“申请公开”分栏目，网上
受理政府信息申请，并实现政府信息的网上公开。
2.3
要尽快建立和完善档案数据标准，实现信息共享
政务信息中心比传统意义的档案馆更强调馆际交流和协作，要求信息的交流和共享更加顺畅。要实现馆际的统一行动和信息的共享，
除加强系统内的组织协调外，更重要的是要建立一整套的档案数据标准，用技术规范统一系统内档案数据格式，包括电子文件格式和档案
目录数据格式，为系统内的信息共享奠定基础。
参考文献
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[2]
蔡艳红.政府信息公开与档案工作[J].档案学通讯，2005（3）.