秘书学理论与实务

❖ 现代秘书的职责
不同类秘书的工作职责以及工作内容不尽相 同。
例如，文字秘书主要以文字工作为主；机 要秘书专管机密文件和负责机密性事务；行 政秘书要协助领导者处理各种行政事务等等。
案例分析
❖ 请阅读“小姜的疑惑”案例故事。 ❖ 发表下自己的意见。
第二节 秘书机构
❖ 秘书机构 隶属于领导机关，并在机关内为领导工作
❖ 秘书综合服务职能
（一）“办文”服务 （二）“办会”服务 （三）“办事”服务
1.常规事务 2.随机事务 3.受权处理事务
第二节 秘书职能环境建设
❖ 秘书职能环境的含义
工作涉及方方面面，具有鲜明的综合性特点。 概括来说，主要体现在工作内容的多样性，
综合服务的全的分工配合 基本原则：
根据需求划分工作班子； 明确分工的职责范围、质量标准、规范和时 限要求等； 以负责人为主体形成有效的指挥调度系统； 强化整体意识、敬业意识、服务意识和责任 意识
二、秘书工作的主要特征
❖ 角色意识多重性 ❖ 公共事务操办性 ❖ 职能活动中介性 ❖ 作息边界模糊性
❖ 主辅运作协同性 ❖ 工作绩效隐透性
三、秘书工作的作用
❖ 参谋、助手作用 ❖ 枢纽作用 ❖ 协调作用 ❖ 形象作用 ❖ 耳目作用
本节作业
❖ 阅读“杨修之死”，成文作答下列问题： 1.现代人为什么要研究杨修之死？ 2.从现代职业秘书的角度来分析杨修所遇到的
（二）秘书辅助决策
1.决策准备阶段 从领导者产生决策意向进行决策准备开始，秘书 的参谋辅助就可同步进行。在准备阶段，秘书可协 助领导者做好以下工作。
1）作出此项决策是否必需和应该 2）据以决策的信息是否全面、真实、充分 3）此项决策在何时作出最恰当 4）看决策目标是否有实现的可能 5）看决策内容是否规范和系统 6）预测此项决策所取得的预期效果
2.秘书辅助督促检查的意义 既有利于领导者直接掌握执行情况，又有利于 秘书发挥近身综合辅助的优势；既有利于上情下达， 是执行者正确理解领导意图，又有利于下情上达， 使领导者全面把握执行情况。
3.秘书辅助督促检查的种类 1）一般性督促检查 2）专门性督促检查
4.秘书督促检查的要领 1）重点督察 2）坚持原则 3）及时反馈
第三节 秘书工作的内容、特点和作用
❖ 阅读案例“微软秘书—露宝”，说说露宝为 什么受到比尔盖茨等人的欢迎。
❖ 说说自己印象中秘书应当承担的工作内容有 哪些？
一、秘书的工作内容
❖ 秘书工作，是以为领导者和领导中枢的 工作运转和决策服务为目的，由秘书完 成的一系列综合性、辅助性工作的统称。
❖ 秘书工作的主要内容 文书工作(撰文、办文) 会务操办(会前、会中、会后) 信息工作(调查研究、信息采集) 督促检查(决策的执行过程) 综合协调(消除分歧、协商沟通) 信访工作 公务接洽(与其他单位联系) 事务办理(领导交办) 参谋辅助
每件事的处置方式 3.如果你是杨修，怎样做才能摆脱被诛杀的命
运？
第二章 秘书工作职 能范畴
第一节 秘书工作职能
❖ 秘书辅助管理职能
（一）辅助获取并利用信息 1.获取并利用信息 领导者必须站在全局的高度开展管理活动，而
不少领导者由于工作繁忙往往很难做到全面地获取 和利用信息。秘书需注意做好以下工作。
（四）辅助协调 1.协调的内容 2.秘书协调的作用 1）对一般性的、浅层次的失调 2）对突发性的、重大的失调 3）对严重的、深层次的失调 3.秘书协调辅助的要领 1）协调要与组织的目标相一致。 2）协调要适应环境条件的变化 3）协调要注意所处的地位和权限 4）要注意协调的职责范畴 5）要注意沟通协调的疏导性 6）协调要注意量力的适度性
5.按秘书自身的特长可分为智囊型秘书、事 务型秘书、公共关系型秘书、技术型秘书、 秀才型秘书和综合型秘书等。
6.按秘书的精力投入情况分，可分为专职秘 书和兼职秘书；
7.按工作性质和工作内容分，可分为文字秘 书、机要秘书、行政秘书、通信秘书、生活 秘书、事务秘书、法律秘书、信访秘书、科 技秘书、外事秘书等。
2.决策形成阶段 在决策形成阶段，秘书可以在许多方面进行参谋 辅助。
3.决策实施阶段 决策必须通过有效的实施，才能使设想变成现实。 1）决策目标无法实现的因素 2）秘书在决策实施阶段的辅助作用
（三）辅助督促检查 1.督促检查的内容 秘书对督促检查的辅助，主要是在领导者的主
持下，按照领导确定的督促检查内容和目的，操办 具体的事务。
秘书学理论与实务
第一章 绪论
第一节 秘书的含义和职业特征
❖ 秘书的含义
（一）秘书是在一种职务或者职业
国际职业秘书组织定义：秘书是具有熟练的办公室工 作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、 干练果敢、在授权范围内作正确决定的经理助手。
（二）秘书是一种职务名称
不同层次的秘书
❖ 官员秘书 ❖ 秘书部门负责人 ❖ 领导人的专职秘书 ❖ 高级秘书 ❖ 中级秘书 ❖ 初级秘书
和机关日常事务提供公务服务的综合性办公 机构。
❖ 秘书机构的设置
❖ 秘书机构的任务
一、辅助性管理 管理系统中，领导者处于主导地位，秘书
则处于为领导中心和领导者的工作创造便利 条件的地位上。
因此秘书工作具有了辅助性、全过程性、 被动性和幕后性这几个职业特征。
❖ 秘书机构的任务
二、综合性服务 秘书部门是综合性服务部门，因此秘书的
1）在获取信息的方向上参谋辅助 2）在扩大信息数量上的参谋辅助 3）在优化信息结构方面的参谋辅助
2.排除信息干扰 各种形式的信息干扰是造成领导和管理工作失误 的重要原因。秘书有责任协助领导者排除来自各方 面的信息干扰。
1）排除思想障碍造成的干扰 2）排除感情障碍造成的干扰 3）排除利益冲突造成的干扰 4）排除时空因素造成的信息干扰
不同领域的秘书
❖ 社会政治领域 ❖ 社会经济领域 ❖ 科技文化领域
❖ 更为具体的现代秘书的分类
1.按照服务对象和经济来源分为公务秘书和 私人秘书；
2.按不同行业或所属部门分类，可分为党务、 行政、经济、军事、司法、文教秘书等。
3.按业务范围宽窄可分为通用秘书和专业秘 书；
4.按辅助对象不同可分为集体秘书和个人秘 书；