大学人事档案管理规定
长春理工大学 毕业生档案管理办法
毕业生档案管理办法
一、档案接收
1．凡与吉林省高等学校毕业生就业指导中心(以下简称中心)签订就业代理协议的毕业生档案由档案所在单位密封完整统一转递至中心综合业务部；
2．省外高校回省就业的毕业生档案由毕业学校转递至中心综合业务部。
二、档案查询及出具相关证明
毕业生凭《就业代理协议书》或《报到证》，用人单位凭档案查询介绍信到我中心查询档案及申请出具相关证明。
三、档案借阅
用人单位借阅档案须出具介绍信和借阅人有效身份证件，借出的档案须密封后按期归还。
四、档案转出
办理毕业生档案转出须出具就业《报到证》或接收单位人事部门调档函同时需出示调档人有效身份证件（如代办取档手续需提供档案所有人开据的授权书及身份证复印件），并提供档案转递详细地址。
办公地点:吉林省高等学校毕业生就业指导中心5楼502室。
联系人：王玲联系电话：0431--84685993。
北京师范大学档案管理办法
（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（六）开展档案的开放和利用工作；
（七）开展档案工作人员的业务培训；
（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
（九）开展档案学术研究和交流活动。
第六条学校各单位的基本职责：
北京师范大学档案管理办法
师校发〔2009〕1号
北京师范大学
关于印发《北京师范大学档案管理办法》的通知
校内各单位：
为加强学校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用为学校及社会各界服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及教育部、国家档案局联合公布的《高等学校档案管理办法》（第27号令）等法规，学校制定了《北京师范大学档案管理办法》，现予以印发。
第八条档案工作人员要遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和现代化管理技能。
第九条
对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，按照法律法规的有关规定予以补助；采取有效的防护措施，防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇。
第十条建立档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作。
共印200份
（一）各单位领导班子中要确定一名领导分管档案工作，建立健全档案管理制度；确立一名专职或兼职档案员负责具体的档案工作；
（二）贯彻执行《北京师范大学档案管理办法》及其它档案工作文件；
（三）开展档案宣传工作，提高师生员工的档案意识；
（四）按时移交档案，做到立卷规范，归档材料齐全、完整。
第七条
如有需要，学校二级单位可以设置档案分馆，由本单位领导并接受档案馆业务指导。档案分馆负责本单位的档案收集、整理、保管、利用工作，定期向档案馆移交档案。档案分馆配备专职或兼职档案员。
大学教职工个人档案
大学教职工个人档案概述大学教职工个人档案是指记录教职工个人信息以及工作履历的重要文件。
个人档案的建立和管理对于大学来说至关重要，能够确保教职工个人信息的完整性和准确性，为大学提供管理和服务的依据。
档案内容大学教职工个人档案应包含以下内容：1. 基本信息：包括姓名、性别、出生日期、籍贯、民族等个人基本信息。
2. 联系方式：包括住址、电子邮箱、电话号码等联系方式，方便与教职工进行沟通和联系。
3. 教育背景：记录教职工的教育经历，包括学历、学位以及所学专业等内容。
4. 工作履历：记录教职工的工作经历，包括任职单位、任职职位以及工作时间等信息。
5. 奖惩记录：记录教职工在工作中获得的奖励以及违纪违法行为的处罚等记录。
6. 培训记录：记录教职工参加过的培训课程和研究活动，包括培训机构、培训内容以及培训时间等信息。
7. 资格证书：记录教职工取得的各类资格证书，包括教师资格证、专业技术职称证书等。
档案管理大学教职工个人档案的管理应该遵循以下原则：1. 统一管理：设立专门档案管理部门负责教职工个人档案的建立、归档和管理工作。
2. 保密性原则：教职工个人档案应妥善保密，只能由授权人员查阅和使用，未经授权不得泄露或传播。
3. 完整性与准确性：教职工个人档案应保持完整和准确，及时更新档案信息，确保档案信息的真实性和有效性。
4. 存档期限：教职工个人档案应按照相关规定进行存档，定期进行整理和归档工作，确保档案的长期保存和安全性。
使用与查询大学教职工个人档案的使用和查询应遵循相关政策和规定，确保合法合规。
一般情况下，教职工可以通过以下途径对个人档案进行查询：1. 内部查询：教职工可以向档案管理部门申请查询个人档案信息。
2. 个人申请：教职工可以向档案管理部门提交申请，查询自己的个人档案信息。
3. 授权查询：经过教职工本人授权，他人可以代为查询个人档案信息。
总结大学教职工个人档案是重要的管理文件，对于保证教职工信息的完整性和准确性具有重要意义。
毕业生档案管理制度全(4篇)
毕业生档案管理制度全____字的版本如下：第一章总则第一条为了规范毕业生档案管理工作，确保毕业生档案的安全、完整和准确，维护毕业生的合法权益，提高办学质量和管理水平，根据有关规定，制定本制度。
第二条本制度适用于本校的毕业生档案管理工作。
第三条档案管理机构负责毕业生档案管理工作。
第四条毕业生档案应按照公开、平等、合理、准确、严密的原则进行管理。
第五条毕业生应当如实提供个人信息并保证信息的准确性。
对于提供虚假信息或故意隐瞒重要信息的毕业生，档案管理机构有权采取相应处理措施。
第二章档案的建立第六条毕业生档案由毕业生的个人信息、在校成绩单、证书、奖励处分等材料组成。
第七条档案管理机构应当在毕业生入学时，向其提供个人信息登记表，并在规定的时间内收集、整理、归档毕业生的相关材料。
第八条个人信息登记表应包括毕业生的姓名、性别、出生日期、籍贯、家庭住址、联系电话等基本信息，还应包括入学时间、专业、班级、指导教师等相关信息。
第九条在校成绩单是毕业生档案的重要组成部分，应当详细记录毕业生在学期间所修课程的成绩、学分、排名等信息。
第十条毕业生证书是毕业生档案的重要证明文件，应当按照毕业生所学专业的要求进行制作。
证书应包括毕业生的姓名、专业、学历层次、毕业时间等信息。
第十一条毕业生奖励处分材料是毕业生档案的重要内容，应当如实记录毕业生的奖励和处分情况。
第十二条档案管理机构应当依据学校有关规定，按照毕业生个人选择的方式，将档案纸质件和电子件进行归档。
第三章档案的保管第十三条毕业生档案应当由专门的档案管理机构负责保管。
档案管理机构应当制定相应的管理制度，确保档案的安全。
第十四条毕业生档案应当分别进行纸质件和电子件的保管。
纸质件应当存放在防火、防潮、防盗的专用档案柜中，电子件应当存放在专门的服务器中，并设有密码和权限管理。
第十五条毕业生档案的保密工作应当严格按照国家有关法律法规的要求进行，不得泄露或随意提供给任何单位和个人。
电子科技大学档案管理规定(WORD7页)
电子科技大学档案管理规定第一章总则第一条为了加强对学校档案工作的领导，搞好科学管理，更好地为各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》(27号令)和《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，结合我校工作实际，特制定本规定。
第二条我校的档案是指在党群、行政、教学、科研、基本建设、财务会计、设备管理、产品生产与科技开发、外事、出版等工作过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体的文件材料、实物史料。
第三条我校形成的各类档案，是全校师生员工劳动智慧的结晶，又是国家和学校的宝贵财富。
学校对档案实行统一管理，确保档案的完整、准确、系统、安全，以利开发利用。
各部门必须定期向校档案馆移交档案，任何个人不得将档案材料据为己有或借故拖延归档。
第四条学校档案工作是学校工作的组成部分，是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要尺度，是维护学校历史真实面貌的一项重要工作，是一项科学文化事业。
各部门必须加强档案工作的领导和管理，对文件材料的形成、积累、整理、归档工作，要列入各单位和有关人员岗位责任制，实行部门和科研课题组立卷归档制度。
做到“三纳入”、“四同步”：纳人学校规划和计划，纳入管理制度，纳入有关人员职责范围；在布臵、检查、总结、验收各项工作的同时，布臵、检查、总结、验收档案工作。
第二章管理体制和任务第五条按照集中统一管理的原则，学校设档案馆。
校档案馆为直属事业单位，对全校档案实行统一管理，有关部门、学院、校办公司经批准可设分室。
分室档案业务受校档案馆和行政主管部门双重领导。
第六条校档案工作由一名校领导负责分管，各有关部、处、学院由一名领导具体负责本部门的档案工作，并设兼职档案工作人员，负责本单位档案的收集、整理和移交工作，并把做好档案工作，纳入有关人员的职责范围，作为检查工作、考核干部的重要内容之一。
第七条校档案馆的基本任务是：一、贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，规划全校档案工作；二、制订本校档案工作规章制度，监督、指导、检查全校各部门执行情况；三、负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料；四、开展档案的开发利用工作；五、配备必要的现代化管理设备，负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源；六、参加档案工作协作、学术研究和交流活动；七、建立、健全学校档案工作网络，培训全校专(兼)职档案工作人员；八、开展档案宣传工作和利用者教育与咨询活动。
大学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
大学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定第一条为便于学院各立档单位界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映本院主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《机关文件材料归档范围和保管期限规定》，制定本规定。
第二条本规定中的文件材料是指本院在工作活动过程中形成的具有保存价值的各种门类和不同载体的文件材料。
第三条本院形成的教学、人事、科研、基建、财会等专门档案的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。
第四条本院文件材料应实行纸质档案和电子档案双轨归档管理制度。
应归档的纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。
本院对应归档的电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档，电子文件归档办法按《电子公文归档管理暂行办法》执行。
第五条文件材料归档范围是：（一）反映本院主要职能活动和基本历史面貌的，对本院工作、社会和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）本院工作活动中直接形成的在维护学院、社会和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本院需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;（四）其他对本院工作具有查考价值的文件材料。
第六条文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需办理的文件材料，上级机关征求意见，未定稿的文件材料；任免、奖惩非本院工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次院对稿；未经会议讨论、未经院领导审阅、签发的未生效的文件材料；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，负责人兼任外单位职务形成的与本院无关的文件材料;（三）同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料，以参考为目的从各方面收集来的文件材料。
大学生高校档案管理制度
一、总则第一条为了规范高校档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我校所有大学生档案的管理工作，包括学生学籍档案、奖惩档案、科研成果档案等。
第三条高校档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案内容的完整，不得遗漏、损毁或篡改。
2. 准确性原则：确保档案信息的准确无误，不得虚假记载。
3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案实体和信息安全。
4. 利用性原则：充分发挥档案的作用，为学校教育教学、科学研究、管理决策提供有力支持。
二、档案管理组织机构及职责第四条成立大学生档案管理领导小组，负责全校大学生档案工作的统筹规划、组织协调和监督检查。
第五条大学生档案管理领导小组下设档案管理办公室，负责具体实施大学生档案管理工作。
第六条档案管理办公室职责：1. 负责制定大学生档案管理制度，并组织实施。
2. 负责档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。
3. 负责档案信息化建设，提高档案管理效率。
4. 负责档案保密工作，确保档案信息安全。
5. 定期对档案管理工作进行检查、总结和改进。
三、档案收集与整理第七条档案收集范围：1. 学生学籍档案：包括入学登记表、学籍变动表、毕业证书、学位证书等。
2. 奖惩档案：包括奖励证书、处分决定、优秀学生干部、三好学生等材料。
3. 科研成果档案：包括论文、专利、科研成果等。
4. 其他有关材料：包括实习鉴定、社会实践报告等。
第八条档案整理要求：1. 按照档案分类、编号、装订等规定进行整理。
2. 档案资料应完整、准确、规范。
3. 档案整理过程中，对破损、褪色、字迹模糊的档案，应进行修复、复制或拍照存档。
四、档案保管与利用第九条档案保管要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗。
2. 档案存放应分类、分架、分盒，方便查找和利用。
3. 定期对档案进行清理、消毒，确保档案实体安全。
(完整)高校学生档案管理办法
学生档案管理办法（草稿）第一章总则第一条为进一步加强学生档案管理，实现档案管理的制度化、规范化、科学化，提高档案管理水平，维护档案的真实性、严肃性，完善学校学生档案管理服务体系，有效地建立、保护和利用档案,充分发挥档案在学生管理中的作用, 保障学生正当权益。
依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《干部人事档案材料收集归档规定》及相关法律法规，结合学校实际，制订本办法。
第二条学生档案是学生在校期间形成的，反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况、家庭政治及经济状况的个人档案材料。
学生档案是学校考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。
学生档案管理工作，是贯彻执行党的教育方针，为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。
第三条本办法适用于我校各专业层次在校大学生。
第二章档案管理机构、原则及其职责第四条全体在校大学生档案由学务部档案管理中 > 匚、集中负责管理。
第五条学生档案管理坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行归口负责和集中管理相结合。
第六条学务部学生档案管理职责：（一）接收、鉴别和整理学生档案材料；（二）办理学生档案的查阅、借阅；（三）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生情况；（四）做好学生档案的安全、保密、保管工作；（五）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析统计工作；（六）办理其它有关学生档案事项。
第七条院系及相关职能部门的职责：（一）教务部、各院系要及时向学务部提交新生数据，以便对学生档案进行接收、核对、编号和保存；（二）各院系及各相关职能部门按照要求做好新生档案、平时归档材料的收集、整理和移交工作。
（三）就业指导服务中心负责毕业生档案管理及转递工作。
第三章档案的保管与保护第八条根据安全保密、便于查找的原则要求，对于学生档案应严密、科学地保管，严防档案的毁损、失散和泄密第九条做好档案室的防火、防潮、防蛀、防盗、防光等工作（一）学生档案要用铁皮档案柜存放，要有防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等设施。
大学高校档案工作管理制度
XX大学档案管理办法第一章总则第一条为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《档案法》及其《实施办法》、《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）、《XX省高等学校档案管理实施办法》等有关法规精神，结合学校具体情况，制定本办法。
第二条学校档案是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的，对师生员工、学校和社会有保存利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子等不同形式和载体的历史记录。
第三条学校档案是评估教学质量、衡量管理水平、促进科学研究、维护学校权益以及编写校史等的重要依据，是国家、社会和学校宝贵的历史文化财富，必须坚持集中统一管理的原则，做到完整、准确、系统、安全和有效开发利用，资源共享。
第四条加强对档案工作的领导和管理，将档案工作纳入学校整体发展规划，纳入相关管理制度，纳入整体考核指标体系。
第二章管理体制和任务第五条坚持党委领导、校长负责、档案机构集中管理和组织协调、各部门共同参与的档案工作体系。
设立档案工作委员会，校长任委员会主任，分管档案工作的校领导任副主任，相关职能部门的负责人任委员。
档案工作委员会负责组织、协调、咨议全校档案工作。
委员会办公室设在学校档案馆。
第六条负责档案工作的校长职责：（一）贯彻执行国家、教育部和XX省关于档案管理的法律法规和方针政策，批准和颁布实施学校档案工作的规章制度；（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，使其与学校其他工作同步发展；（三）建立健全与学校办学规模相适应的档案管理机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备和经费；（四）研究、决定学校档案工作的奖惩和其他重大事项。
第七条明确分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作，其主要职责：（一）组织制定实施学校档案工作长期发展规划和年度计划；（二）组织、协调学校各单位的档案工作，保证档案工作的有效运行和科学发展；（三）贯彻执行档案工作规章制度，为学校档案工作发展创造条件；（四）监督、检查、评估学校档案工作；第八条学校档案馆是永久保存和提供利用学校档案的专门机构，其管理职责是：（一）贯彻执行国家、教育部、XX省和学校有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；（二）拟定学校档案工作规章制度，并贯彻落实；（三）接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管各类档案及有关资料；（四）编制档案检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；（五）开展档案信息化建设和电子文件归档工作；（六）开展档案的开放和利用工作；（七）开展专兼职档案人员的业务培训；（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；（九）开展校内外档案学术研究和交流活动；（十）对学校所属机构的档案工作进行监督和指导。
【推荐范例】广播电视大学人事档案管理制度(WORD3页)
广播电视大学人事档案管理制度为了做好我校人事档案管理工作，提高科学管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为我校干部人事工作服务。
根据人事档案有关规定，特制订本管理制度。
一、档案材料的收集、鉴别与归档（一）为了使干部档案能够适应干部工作的需要，要经常通过有关部门收集干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映干部德、能、勤、绩的材料，充实档案内容。
（二）根据工作需要及档案中缺少材料的情况，有计划地布置填写干部履历表，做鉴定，写自传等，并及时将这些材料补充进干部档案。
（三）凡收集归档的材料，必须经过认真的鉴别。
归档的材料应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确，手续完备。
凡规定由组织审查盖章的，须有组织盖章；规定须经本人见面签字包括组织鉴定、审查结论、处分决定、评议考核等材料，一般应由本人签字，本人见面后未签字的由组织注明。
盖章或签字后方能归入干部档案。
（四）不属于规定归档范围的材料不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。
凡销毁材料，必须详细登记，并报请主管负责人审查批准。
（五）凡属于应归入干部档案的材料，均应按照中组部、省组织部《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。
（六）干部档案材料，须统一使用16开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔，或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。
二、人事档案的保管与保护（一）人事档案应根据安全保密、便于查找的原则进行严密、科学、规范的保管。
要建立坚固的防火、防潮的专用档案室，配置铁质的档案柜、空调机、去湿机、灭火器等设备。
（二）要经常检查档案室的防火、防潮、防蛀、防盗、防晒、防高温等设施和安全措施。
保持室内的清洁、卫生和适宜的温、湿度（要求：温度14℃-24℃，相对湿度45-65%）。
（三）根据档案管理的要求，设置的档案库室、阅档室和办公室“两室分开”，非档案人员不得随便进入档案室。
（四）对所保管的档案，都应逐个进行编号登记。
新调入人员档案进库要登记，调出人员档案出库要注销，要填人事档案转出登记表，并注明时间以及转递去向。
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大学人事档案管理规定一、总则（一）为了加强学校人事档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为全校教学、科研服务，制定本规定。
（二）本规定所称的人事档案，是指在组织人事管理活动中形成，并经组织审查或认可的，记录、反映人员经历和德才表现等原貌，以个人为单位立卷归档保存的文字、声音、图像、照片等形式的档案。
它是国家档案的重要组成部分。
（三）遵照档案法的有关规定，学校的任何单位、个人以及校外利用者都有保护档案的义务。
（四）人事档案工作接受中组部、国家教委以及学校统一领导，维护学校人事档案完整与安全，开展人事档案的利用工作。
二、部门职责学校各部门在将人事档案工作纳入各自职责范围内的情况下应当履行下列职责：（一）档案馆(人事档案科)1．贯彻执行国家关于人事档案工作的政策法规，规范、指导和管理全校人事档案工作。
2．参加学校信息工作的整体化建设，采用先进技术，积极开发人事档案信息资源。
逐步实现人事档案工作管理的科学化和现代化。
3．收集、鉴别、整理、分类、转递和保管全校各类人员档案及有关资料。
4．开展人事档案的利用工作。
（二）学校人事、组织、纪检和保卫以及与人事档案工作有关的部门1．严格执行人事档案管理的有关规定，认真做好人事档案材料的收集、立卷和归档工作。
2．加强与学校档案部门的联系，相互配合。
保证归档材料的系统与完整。
3．负责向档案馆移交本部门的人事档案材料。
三、人事档案材料收集与归档（一）归档范围1．组织、人事工作中形成的履历表、登记表、简历表等材料。
2．自传和属于自传性质的材料。
3．工作中形成的有关材料：民主评议，考察、考核、鉴定材料。
4．审计工作中形成的有关材料：干部个人的审计报告、审计意见材料，离任、审计考核材料。
5．国民教育、成人教育、党校、军校考生的登记表，学生登记表，学习成绩表，毕业生登记表，授予学位的材料，学历证明，培训结业成绩登记表，学习鉴定，博士（后）和研究人员工作期满登记表等材料。
6．经组织审核后签章的、有中外文对照的留学成绩，毕业证书，学位证明。
7．评聘各类专业技术职称和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料：专业技术资格考试成绩合格登记表，申请表，业务自传，评聘专业技术职务审批表，评审专业技术职务资格申报表，套改晋升专业技术职务审批表等材料。
8．创造发明、科研成果鉴定材料，各种著作，译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文的目录。
9．政审工作中形成的材料：调查报告，审查结论，上级批复，本人对结论的意见，检查交代或情况说明材料，作为结论依据的调查证明，论据材料，甄别、复查结论。
10．更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加工作时间等工作中形成的有关材料：个人申请，组织审查报告及所依据的证明材料，上级批复等材料。
11．党、团组织建设工作中形成的有关材料：（1）入党志愿书和申请书，预备党员转正申请书，综合性政审材料及有关的证明、考察材料，党员登记表，民主评议党员组织意见、登记表，整党工作中不予登记的决定、组织意见，民主评议党员中认定不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料，取消预备党员资格的组织意见，退党材料。
（2）入团志愿书和申请书，团员登记表，退团材料。
（3）加入民主党派的有关材料。
12．表彰奖励活动过程中形成的有关材料：劳动模范，先进工作者，有突出贡献优秀专家、学者，国家科技奖，市级优秀青年教师，优秀青年教育工作者，优秀党务工作者，优秀党、团员等审批（呈报）表，先进事迹材料，校处级先进工作者，立功、受勋、嘉奖、通报表扬等及在其他工作中形成的表彰材料。
13．纪检、监察、法院、公安、保卫、组织人事等行政管理部门工作中形成的有关材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查）报告，本人检查、交待、对处分决定的意见，撤消处分的有关材料，通报批评材料，法院判决书，复查甄别报告、决定（结论），上级批复，学生留级、跳级、休学和复学等有关材料。
14．干部任免、调动、军队干部转业安置过程中形成的有关材料：干部任免审批表，授予（晋升）军（警）衔审批表，转业鉴定，军队转业干部审批表，定级定工工资材料，退离休人员审批表等材料。
15．考试录用和聘用干部过程中形成的有关材料：报考登记表，招、聘干部的审批表，合同书，政审结论和有关证明材料，续聘、延聘、解聘、辞退材料。
16．办理工资、待遇、职称变动等工作中形成的有关材料：见习、转正定级审批表，各类工资变动申请表，提职、晋级和奖励工资审批表，享受专家特殊津贴的呈报表，解决各种待遇问题的审批表、上级批复等材料。
高校毕业生就业派遣通知书。
17．办理出国（出境）审批工作中形成的有关材料：因公出国（出境）审批表，政审表，国外的鉴定及有关表现材料，因私出国（出境）审批表等材料。
18．参加区县及以上党代会、人代会、政协会和工、青、妇等群众团体代表会以及参加民主党派代表会的有关材料，代表登记表，委员简历，政绩材料等。
19．健康检查和处理工伤事故中形成的有关材料：有严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料；因病提前退休人员的个人申请及医院证明；新录用干部体检表。
20．办理丧事形成的有关材料；悼词，生平，报纸报道消息，讣告，非正常死亡的调查报告，医院证明及遗书等。
21．其他对考察、了解使用各类人员有参考价值的材料。
（二）归档要求1．归档的材料必须是办理完毕的正式材料，且齐全、真实、文字清楚，对象明确，有材料形成日期。
组织上形成的材料，如奖惩、鉴定、晋升、任命、录用及各种审批表等，必须注明批准机关、材料形成和审批的时间、文号等，并加盖公章。
规定要同本人见面的材料（如审查结论，复查结论，处分决定或意见，组织鉴定等），应当有本人的签字。
特殊情况下，本人见面后不签字的，应由组织部门注明。
2．国外留学成绩、证书，要求既要有原件也要有翻译件，经院、系领导核实、签字、加盖公章后一并归档。
3．毕业生成绩单以及补考成绩必须加盖院、系公章；姓名字迹不清的，有关部门应当填写清楚并补盖公章。
4．本人档案上的姓名必须与户口簿、身份证上的姓名保持一致，需要签字的地方必须签字。
对于肄业学生，各院、系领导应当在“组织意见”一栏中加以说明，并在高校毕业生登记表封面上注明并加盖公章。
5．对于有曾用名的学生，要求本人注明；对于重名的学生，要求各院、系注明该人的学号、籍贯和性别予以区分。
6．人事档案归档材料，一律用16开规格(B5)的办公用纸，材料左边应当留出2.25厘米装订边。
文字需要用铅印、胶印、油印或蓝黑墨水、碳素墨水、签字笔或墨汁书写。
除电传材料复印存档外，一般不得用复印件代替。
7．各归档部门应当认真填写“归档材料登记表”，与档案管理人员逐一核对归档材料后方可归档。
8．任何部门和个人不得积压、损毁、丢失、涂改、伪造人事档案材料，违反规定的，档案馆将视情节轻重予以严肃处理。
9．根据中组部有关规定，组织、人事部门应当适时布置全校教职工填写履历表，及时充实个人档案内容。
10．对调离我校，但未到档案馆办理离校手续的，校人事部门应当及时督查并通知档案馆；对人来档未到的，人事部门应当及时催要，以免影响对这些人员的考察和调动。
（三）归档时间1．人事处形成教职工档案材料的移交时间：（1）职称晋升档案材料，于当年12月中旬之前移交档案馆。
（2）调入人员档案，于当年10月中旬之前移交档案馆。
（3）退休人员审批表，于当年2月或9月移交档案馆。
（4）调出人员工资变动审批表，在调出人员离校之前移交档案馆。
（5）死亡人员通知单，于当年11月中旬移交档案馆。
（6）干部任免审批表，于材料形成后一个月内移交档案馆。
（7）留校硕士研究生档案，于当年10月底之前从档案馆转送全国人才交流中心。
2．组织部形成干部档案材料的移交时间：（1）干部任免审批表、干部审查、离休审批表等有关材料，于每年3月中旬之前移交档案馆。
（2）参加党代会、人代会、政协会议等代表会的代表登记表，于形成材料后一个月内移交档案馆。
（3）表彰材料，于材料形成后一个月内移交档案馆。
（4）各总支形成的入党材料、表彰材料等，在材料形成后一个月内移交档案馆。
3．审计、纪检委、工会、保卫处等部门工作中形成的教职工档案材料，于材料形成后一个月内移交档案馆。
4．各院、系及有关部门形成学生档案材料的移交时间：（1）各院、系辅导员应当签收新生自带档案（学籍表、入党志愿书、入团志愿书等），并于接收档案的10天之内移交档案馆。
对于学生的毕业材料、入党材料应当在学生毕业当年的6月中旬之前移交档案馆。
错过集体转档时间的，由各院、系自行解决。
（2）研究生处应当在每年的10月下旬将研究生（新生）档案移交档案馆。
（3）招生办公室应当在每年的9月20日之前将本科生（新生）档案移交档案馆。
（4）教务处应当在每年的10月15日之前将学生跳级、留级、休学、复学证明送交档案馆。
（5）学生处应当在每年的1月15日前将学生奖惩材料移交档案馆，毕业班学生的奖惩材料应当于学生毕业当年的5月15日之前移交档案馆。
四、人事档案利用（一）查阅借用干部人事档案必须是中共党员。
非党领导干部和非组织、人事部门不得跨部门、单位查阅干部人事档案。
因工作需要要了解干部情况时，需经党委、组织或人事部门同意后，由人事档案部门提供情况。
（二）查阅人事档案应当按干部管理权限阅档，一般下级不应当查阅本部门上级领导干部的档案，同级不能查阅同级档案（组织、人事、保卫、纪检、监察、专职档案干部因工作需要除外）。
（三）在一般情况下，任何人不得查阅借用本人及亲属的档案。
（四）专职辅导员可借阅所管辖的院、系学生档案。
（五）各院系党支部因发展工作需要，须利用有关人员入党材料时，利用者应当持有本院系总支书记签字并盖有公章的介绍信，来馆办理借阅手续。
（六）本校教职工因特殊原因需要查阅本人成绩或开具本人成绩单的，须出示院系、人事处或研究生处介绍信。
（七）外调人员需要查阅我校人员档案时，应当出示县、处级以上党委组织部门或人事部门的阅档介绍信，信上要注明来人政治面貌、阅档目的和范围，并且需要经过我校有关部门负责人的签章批准。
（八）用人单位需要查阅学生档案，应当出示所在单位人事部门开具的、注明来人政治面貌、阅档目的和范围的介绍信，同时需要经过我校研究生处或学生处负责人的签章批准。
（九）利用者应当在指定的阅览室查阅档案。
查阅档案时不得随意摘抄。
因工作需要须摘抄档案内容时，应当经过档案管理人员同意，所摘抄的材料用后应当及时销毁，不得丢失或私自存放。
（十）利用者不得擅自拆散档案，不得涂改、圈划、乱加批注、撤换材料。
（十一）利用者不得擅自拍摄、复制档案内容。
因工作需要，须从档案中取证的，应当经档案主管人员批准。
（十二）利用者应当严格遵守保密制度，阅档时只限翻阅与工作有关的内容，不准给无关人员翻阅或向无关人员泄露及擅自向外公布档案内容。