生产企业存货管理现状及对策分析

生产企业存货管理现状及对策分析 生产企业存货管理现状及对策分析

作者简介：谭正圆（1990-），女，浙江嵊州人，浙江财经大学会计学院研究生。

摘 要：近年来，由于受金融危机的影响，我国很多生产企业由于资金周转不灵而使生产经营陷入困顿，难以维持正常的运作，很多企业将其原因归咎于筹集不到资金。从实际来看，这些陷入运转不灵泥淖的企业，存货积压过多也是其资金占用过多，造成企业缺乏周转资金的一个主要原因。基于此，生产企业应该探寻自身存货管理方面问题，根据问题寻求解决问题的对策，从而合理降低存货占用资金。 关键词：生产企业；存货管理；问题；对策 中图分类号：F2 文献标识码：A 文章编号：16723198（2014）03003003 1 引言 存货是企业流动资产的重要组成部分，存货管理的好坏，直接影响到企业短期偿债能力，资金占用水平。不仅如此，存货还联结了产品的生产与销售，对企业的生存发展至关重要，所以存货的效率管理应得到一定重视。但从目前现状来看，我国生产企业存货管理问题重重，本文主要从存货管理的目标、方法出发，针对存货管理存在的缺陷，提出对策建议。 2 生产企业存货管理问题分析 2.1 生产企业存货管理存在的问题 为查清生产企业存货管理现状，针对生产行业进行观察，发现生产行业存货管理主要存在以下问题： （1）财务管理环节导致的存货管理问题。 财务人员将账内一定比例材料和产品调出企业生产经营的实体，归入可以随时令自己调用的“蓄水池”。主要手法有：购进存货时，即作待摊费用或者生产费用处理，尚未使用便计入相关的成本费用；回收的废料和边角料不作账务处理；接受捐赠的物品和盘盈不作账务处理；自制的材料不作账务处理；委托加工退回材料的余料不作账务处理；领用材料计入生产费用，假退料和退库不记账等；于是这些资金便越积越多，设在账外的“小金库”也不断增值。 存在多报盘亏、隐藏盘盈的问题；或将盘盈盘亏不作处理账务处理；或为满足个人利益，作出不符合规范的账务处理，将其计入营业外收入，其他业务收入；或通过将盘盈盘亏与物资储备中发生的溢出金额或非常损失互相冲销的手段，不作“进项税额”相应转出，以此来增加进项税额抵扣数。 （2）存货管理规划方面问题。 从目前企业存货管理现状来看，销售部门不仅希望企业持有大量存货，以避免存货短缺带来损失；还希望企业产品存货品种齐全，以满足客户对产品种类的要求。生产部门则希望持有较高的原材料存货水平，以避免因存货短缺造成停工。采购部门希望采购大量的原材料和半成品，以取得价格上的优惠和减少采购费用的开支。但是，为保证企业资金有效、充分合理的利用，财务部门则希望存货资金越少越好，以便减少贷款利息，提高资金利用效率。因此，一个优良的存货管理需要购、产、销、财务等部门相互协调配合，使企业达到利润最大化和管理最优化。 2.2 企业存货管理存在问题的原因分析 （1）企业存货采购计划安排不合理。 一方面，没有制定严格、科学合理的采购计划，导致相关人员有机可乘。据观察和研究企业存货管理的重点，发现在原材料的采购和成品销售上，忽视了存货的成本和资金的占用，没有采用存货的限额责任管理。这都体现在操作程序上，没有切实可行的采购计划可以遵循，没有对存货的需求量进行严格计算，而是存货管理人员“拍脑袋”做决策，当感觉材料不够时，派遣采购员购买，将存货储存在仓库；当临时需要存货时，发现存货不够用，又马上通知采购员购置，在买回之后再补填申购单报批。在这种存货申购条件下，不能按照物资需求量来提出采购申请的情况时有发生。 另一方面，企业不能根据外界市场环境变化作出相应调整。例如，药品行业的存货管理，一些疾病的发病期存在明显的季节性。比如哮喘一类的病症多在6到9月份，而脑血管之类的病症多发生在11、12月间。在这些外界因素的影响下，迫切需要制药企业对制造的药品做出及时的调整，那就对采购人员能够及时采购好符合季节性变化的原材料提出了更高的要求。但是，大多数采购人员专业知识欠缺，又不深入了解情况，常常使得不能及时调整库存药品的尴尬情况出现，导致企业失去很多重要的市场机会。 （2）企业的内部控制责任不明确。 企业内部控制是通过对企业的经营管理活动加以监督和调整，来达到促进企业加强内部监督，遵守国家法律法规，维护企业合法权益，改善经营管理，提高经济效益的目的的。然而，企业在建立内部控制制度时，相互牵制这一内控的核心内容制定得还欠具体，使得其执行效果大打折扣：存货管理职责和岗位分工不够明确以及对于存货的仓储与保管不加重视，报废和领用的环节控制不够严格。例如，企业采购人员和存货验收人系同一人，作弊现象发生可能性将大大增加。再者，材料的领用管理不严，材料被盗或被工人私自用可能性很大，将会造成企业的经济损失。归根到底，就是企业内控的责任不明确，没有把责任落实到各个岗位，以及各个岗位间的监督制度还欠完善，才导致了这一系列的问题。 3 解决企业存货管理问题的对策 3.1 制定严谨的采购计划 在讲解如何制定严谨的采购计划前，需要明晰的是，有哪些指标影响着企业的采购计划。影响企业采购计划指标的，大致有以下4个指标：财务类指标、内部运营类指标、客户类指标、学习发展类指标。 其中财务类指标标准体现在采购成本和呆物料金额上。内部运营类指标标准体现在材料价格的合理性、采购物资检验合格率、物资库存周转天数、物料使用不良率和物料退货率上。客户类指标标准体现在优秀供应商的比率、部门协作满意度和供应商满意度上。学习发展类指标标准体现在培训计划完成率上。 （1）采取适当的订货方法。 存货的管理应该作多方面的考虑，存货过多会占用资金，降低资金使用效率；存货过少又会影响生产的工期、周转等要求，二者都会给企业造成不必要的损失。所以应该根据企业自身的状况，采用合理适当的订货方法。对于一些容易采购的，且供应商也极易配货的物资，最好采取零库存的储备方式，将供应商的库存作为企业的库存，这样可以降低仓储成本，使得一些存货的仓储成本下降为零。在合理确定招投标的范围、标准、实施程序和评标规则的前提下，对大宗采购采取招标的方式；小额零星物资或劳务等的采购可以采用直接购买等方式；采用询价或定向采购的方式并签订合同协议来应对一般物资和劳务的采购。 （2）合理控制存货量。 良好的存货采购计划，是必要的，根据生产需要，以发展的科学测量经济订购量（EOQ）的产品采购。换句话说，企业根据经济订货批量制定采购计划，以实现订货成本和储存成本的减少。确定经济采购批量，成本的因素包括进货成本变动（以下简称采购成本）、存储成本变动（简称储存成本）以及允许存货短缺的缺货成本。经济订货量的测量，建立在许多假设的基础之上，包括缺货费用无限大；当存储降至零时，可以补充；需求是连续的、均衡的；每个订单数量相同，订货费不变；存储的单位成本不变。存货订购批量、批次直接关系到订货费用和储存成本。在这种方式中，采购成本与储存成本总和最低水平下的订货批量，就是经济订货批量。 3.2 建立严格的企业内控制度 （1）建立健全内控制度加强会计核算和财务分析。 建立健全内控制度，可以提高企业存货管理的水平。企业可以结合自身的生产和管理特点，从严格采购制度出发，规范采购、销售、库存、供应方的信息，加强其信誉，资质管理，严格执行不相容岗位分离的原则，发挥相互牵制的存货内部控制系统的作用，进一步明确工作职责。根据企业存货的基本情况，企业可以采取永续盘存制，会计和库存管理人员，都按批次设立存货账户，建立各种药品的库存记录，即分别按照规格设置明细账，逐笔逐日登记发出的药品，做到能在账面上随时反映出药品存货结存的数量。药品的收入、发出、结存情况，可以通过会计和库存管理人员的账簿资料来动态地反映。这便有利于账账核对，定期盘点，更清楚地使管理人员掌握每批药品的在库时间。也便于通过“先进先出”检查出久储的药品、加强货源组织的合理性，加速资金周转。这样的方法，还可以有效地落实各方面的责任，也有利于查清溢余或者短缺的原因。为了使各仓库中库存的药品账面余额与实际库存相符，每个季度，都应该对药品进行一次全面的盘点和清查。 （2）对企业的各个管理环节采取严格的控制手段。 企业对合格的供应商的选择，可以通过对供应商的科学评价和准入制度。在初步选定供应商之后，与选定的供应商签署质量保证协议，建立起相关的供应商管理的系统，对供应商的各种信息，包括提供货物的质量、供应商的信誉状况、交货的时间、商品的价格等重要信息作出相关的评价，然后再根据评价结果对初步选定的供应商作出调整。 根据企业生产经营的计划和材料请购单，采购部门编制采购计划，经主管经营计划的负责人审核后，报主管领导审批，保证存货采购业务按计划申报程序进行。计划外采购须经严格审批，遇有重大事项还需采取集体联签制度。 存货入库前，企业的仓储部门应当在存货的质量、数量和规格等方面进行严格的检查，在通过检查以后，方可入库。有较高技术含量的货物，在必要时可以聘任具有专业水平的专家和机构进行查验。仓管人员在清点存货的数量和品种后，应填制连续编号的入库单，经交接双方签字后登记存货明细账并入库保管，存货按品种规格分别整齐堆放，每个品种规格的存货都应挂有标签，记载存货详细信息。企业应当建立存货保管制度，定期对存货进行检查，对保管环境加以维护，从而加强存货日常保管工作，严格限制未经授权人员接触存货。企业应当明确存货发出和领用的审批权限，并按照不同情况规定消耗定额。大批存货、贵重物品或危险品的发出应当实行特别授权。 财务部门要建立严格的稽核制度，财务部门应审核销货清单和入库验收单是否一致，名称、规格、数量、单价等是否相符，进货发票是否真实，审核无误后，予以办理相关手续并进行记录。 （3）建立存货管理的信息系统。 企业存货信息包罗万象，种类与数量繁多。如此庞大的信息量，如果仅仅依靠人工的简单处理，肯定远远不够。人工的计算处理，不